fbpx
Tag

podcast archivos > Vanesa Ramos

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Tik Tok y su aplicación en empresas tradicionales

By Podcast No Comments

2020 fue sin duda el año del despegue de Tik Tok. Debido al Coronavirus y la necesidad de quedarnos en casa, muchos de nosotros nos abrimos esa red social pensando únicamente en ver de qué se reían los adolescentes y más jóvenes de la casa.

Lo que nos encontramos, espanta y refresca a partes casi iguales. Lo que nadie podía sospechar es que entre tanto creador de contenido, hay empresas que lo están haciendo realmente bien y son empresas tradicionales, de las de a pie de calle.

Tik Tok es fácil de usar y sólo necesitas un móvil para hacerlo. Lo «difícil» como siempre, es el contenido. Y eso lo he puesto entre comillas con razón.

En este episodio espero que encuentres inspiración, para que comprendas que hasta en esa red social, una empresa de electrodomésticos o un garaje de los de toda la vida, lo pueden hacer muy muy bien. Para muestra, las notas del episodio.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio quiero inspirarte, quiero que conozcas que hay un montón de casos de éxito de gente normal, de gente que tiene un supermercado, de gente que tiene una tienda de electrodomésticos, que lo están petando en sus negocios gracias a utilizar redes sociales tan sumamente distintas como pueden ser por ejemplo Tik Tok. Es posible que te estalle la cabeza cuando te diga esto pero sí, se puede estar en directo sin hacer el idiota. Se puede estar haciendo contenido interesante, divertido y útil para tu usuario. El mismo contenido o un contenido muy parecido al que podrías hacer en Youtube, puede ser utilizado en una plataforma tan radicalmente nueva, por decirlo así, (y estoy hablando entre comillas) como Tik Tok.

Así que si te interesa cómo puedes sacar partido a esta red social teniendo en cuenta que tú lo que tienes es un negocio a pie de calle, no dejes de escuchar este episodio.

Origen de Tik Tok

Lo primero es definir Tik Tok. Para aquellos que todavía no conozcáis esta red social, nació hace un tiempo ya En China de la mano de dos emprendedores que decidieron crear una red social para los adolescentes americanos. Me explico. voy a poner un ejemplo que he puesto antes muchas veces cuando hablaba de Tik Tok en alguna conferencia para padres. Si tuvisteis una adolescencia o juventud relacionada con los años 90, sabréis que existe una serie llamada Blossom donde la protagonista, en aquel momento (una adolescente Mayim Bialik a la que posteriormente habéis conocido como Amy Farrah Fowler en The Big Bang Theory), aparecía en la cabecera de la serie con una videocámara cantando y bailando.

Inspirados en esa idea de que a los americanos les gusta la cámara más que un tonto un lápiz (hablando mal y pronto) y que todos tenemos ese puntito creativo y con ganas de mostrarnos a los demás tal y como somos y que nos premien con un like por ello (dopamina ven a mí) decidieron crear una red social donde básicamente tú te pones delante de la cámara y haces cosas. En principio cantabas. Ahora ya hay muchísimo genio en Tik Tok.

Diferencias con otras redes sociales

Además la aplicación tiene muchísimos más filtros que Instagram, y muchísimas más canciones que podías añadir a lo que ya estabas haciendo. Así han surgido cosas como los bailes de Tik Tok en los que un grupo de personas inicia un hilo viral donde todo el mundo empieza a bailar de la misma manera la misma canción. Este es el origen de Tik Tok. ¿Qué pasa? Que hoy en día se ha expandido mucho más y podemos considerar que es una red social donde la creatividad manda. No necesitas hacer bailes de Tik Tok para estar presente en esa red. No necesitas saber la última tendencia de moda de baile o de canción que se lleva para estar en esa red. Tik Tok ha acercado a tu móvil lo que otras personas estaban haciendo ya en Youtube, con una diferencia: que aquí los vídeos son más cortos.

De esta forma han aparecido muchísimos médicos, enfermeras, psicólogos y muchísimas muchísimas personas que se dedican al marketing, hacer una mezcla de bailes con letras que aparecen flotando por la pantalla intentando que tú aprendas algo. Quedémonos con esto porque esto es lo realmente interesante.

Muchas veces nos olvidamos de esas redes sociales visuales como son Youtube principalmente, que podemos utilizar para resolver dudas y cuestiones que tenemos en nuestra casa. Quién no ha ido alguna vez a buscar un video de Youtube a ver cómo se arregla una persiana o a ver cómo cambiar un grifo, cómo puedo solucionar un problema que tengo con un radiador que no está funcionando correctamente y quiero ver cómo se puede purgar, ya que estamos en invierno.

Toda esa clase de material, toda esa clase de información, está efectivamente en Youtube. Yo he cambiado grifos enteros utilizando un canal concreto de Youtube. Pero qué pasa cuando el video de Youtube es demasiado largo. Pues ahí surge Tik Tok.

Cómo usar Tik Tok

¿Necesitas bailar para informar de qué le ocurre a tu nevera cuando no la limpias? No, no necesitas ponerte a bailar pero efectivamente puedes informar a tus clientes sobre curiosidades del mantenimiento de cualquier cosa, que no te lleve más de treinta segundos explicar y hacerlo de forma visual.

¿Tienes que seguir las modas del último baile? No. ¿Tienes que utilizar el último filtro? No. Basta con que te pongas delante de la cámara y empieces, con la práctica que tengas, a hacer vídeos.

Y si no me crees te animo desde aquí a que utilices el enlace que te he puesto en las notas del podcast para ver qué están haciendo en esta red social empresas tan tradicionales como es un taller mecánico o una tienda de electrodomésticos. Y cómo están subiendo de número de seguidores, lo que a su vez implica más clientes.

Qué tener en cuenta

La creatividad

En estas redes sociales de vídeos debes tener en cuenta que prima la creatividad. Si no te consideras una persona creativa, te voy a hacer un apunte: déjame decirte que estás muy equivocado. Todo el mundo somos creativos. Todos tenemos imaginación. Otra cosa es que esa imaginación no aparezca en el momento que quieres porque quizás estás bloqueado con otros pensamientos. Pero para eso hay una solución: para un momento, date tiempo, respira, piensa, imagina. Estoy segura de que tienes ciertas preguntas frecuentes que hacen tus clientes. Empieza por ahí: qué preguntas son las que te hacen normalmente.

La forma de comunicar

Hay una habilidad todavía más importante que la creatividad: la forma de comunicar. Si eres capaz de hacer una comunicación sencilla, que tu cliente sepa exactamente de lo que estás hablando cuando estás hablando, ¡enhorabuena! ya tienes mucho ganado.

¿Hace falta que salgas tú en persona? No. Solo tienes que fijarte en vídeos que sube gente como el Forn Sant Francesc de Inca a Instagram. Joan, la persona detrás del horno, prácticamente nunca sale en el video.

Y si no tienes miedo a la cámara (y esto te aseguro que se entrena) y eres buen comunicador, yo te animaría a que lo hagas. Esto es cuestión de probar. La verdad es que, por experiencia propia, te diré que mis primeros vídeos son una auténtica basura. Pero hay que probar.

Probar y aprender

Y además hay otra cosa: al principio no vas a tener nada más que tus amigos alrededor, con lo cual aprovecha. Aprovecha con todos esos errores y todas esas cosas que te van diciendo tus amigos.

Yo te recomiendo sí o sí que tengas un plan de contenido calendarizado. Para eso, puedes utilizar cualquiera de las herramientas que hay en la nube y de las que hemos hablado cientos de veces. Tienes Google Drive, Onedrive, Notion, etcétera, etcétera. Para programar comunicaciones hay herramientas como puede ser Hootsuite (como siempre el enlace en las notas del episodio). Y ojo: es importante saber qué tienes que publicar y cuándo en cada red social.

Si crees de verdad que cualquier Tik Tok de los mayores influencers de este país no está previamente medido, analizado y teniendo exactamente controlado cuándo el mayor número de sus seguidores está conectado a esa red social, y piensas que realmente se han levantado así y lo han publicado en el mismo momento, déjame decirte que estás bastante equivocado.

Muchos expertos, como por ejemplo Gaby Castellano, que me parece uno de los máximos referentes en publicidad hoy en día, dicen que no necesitas programar. Eso depende. Las herramientas están ahí por algo. Si tú eres la única persona encargada de gestionar tus redes sociales y no tienes tiempo para hacer una publicación más o menos a la hora en la que el mayor número de tus seguidores está conectado, te recomiendo que programes.

Por el contrario, si crees que en determinado momento tienes esa chispa de creatividad y te apetece subir un video, precisamente esta es una de las grandes ventajas que tiene Tik Tok. Es muy rápido y bastante sencillo de utilizar. Aquí te estoy hablando únicamente de Tik Tok. Pero esto mismo que te estoy diciendo es válido para Instagram y es válido para Youtube. La única diferencia es la longitud de la información. Quizás de un video de Youtube puedes sacar tres o cuatro vídeos de Tik Tok o de Instagram.

Por qué usar Tik Tok

Y como siempre tu web es tu casa. Todo el núcleo de tu negocio pasa por tu página web. De nada sirve tener toda tu tienda en una red social si el día de mañana cambian las condiciones de esta red social. Porque como siempre digo, esa red social no es tuya. Tú subes contenido a ella para llamar la atención sobre tu web, para que la gente sepa que tu web está ahí y que en el caso de determinados tipos de empresas, puedes hacer la compra online.

Solo tienes que probar, fijarte en otros, y confiar en ti. El resto es aprender.

Notas:

La vida de tres negocios tras viralizarse Tik Tok

Forn Sant Francesc

hootsuite.com

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Digitalización aplicada: dame 10 minutos y digitalizo tu despacho profesional

By Podcast No Comments

,

Siguiendo con el «arco» de la digitalización aplicada, hoy os digitalizo los despachos profesionales en 10 minutos de nada. Sirva este episodio como ejemplo de dónde y en qué parte del proceso aplicar muchas de las herramientas que he ido mencionando hasta ahora.

Por lo general los despachos profesionales suelen tener una alta movilidad, trabajan en varios proyectos o clientes al mismo tiempo y colaboran con externos a su empresa para gestionar dichos proyectos. En esta clasificación nos encontramos con abogados, arquitectos, asesores, contables, etc. Espero que te sirva de ayuda y sobre todo, te anime a darle un meneo a esos procesos que vienes haciendo hasta ahora porque «esto siempre lo he hecho así».

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio voy a ponerte ejemplos de digitalización aplicada. Voy a contarte cómo digitalizar en pequeños despachos de profesionales independientes: arquitectos, abogados… etc. Profesionales que pasan su día trabajando en una oficina, ya sea en un despacho con otros profesionales, un coworking o algo similar a un despacho propio. Todos tienen una alta movilidad porque lo mismo pueden trabajar en casa del cliente que en su propia casa. Esta movilidad les exige tener bien claro dónde está la información de sus clientes. Suelen ser profesionales que trabajan en varios proyectos paralelos y que tratan con más de un cliente evidentemente al mismo tiempo.

En estos casos tenemos varios puntos que podemos digitalizar. Si te interesa, quédate a leer el episodio de hoy.

A quién va dirigida esta digitalización

Como digo se trata de profesionales independientes que tienen que tratar a varios clientes al mismo tiempo. También entran en este tipo de digitalización aplicada asesorías fiscales, laborales, pequeños despachos, en resumen, que trabajan con mucho papel, muchos clientes a la vez y métodos arrastrados del “esto siempre se ha hecho así”.

Desde la entrada del proyecto hasta la salida del mismo se puede digitalizar muchísima gestión.

En el caso de los arquitectos, por ejemplo, muchos colegios ya les piden la generación de los proyectos en formato digital. También la firma y el visado se realizan con aplicaciones propias. En el caso de los abogados, está Lexnet que es el intento de digitalización del Ministerio de Justicia. Y digo intento porque el tema da para un podcast aparte.

Estos profesionales, por lo general, utilizan el correo electrónico como herramienta principal de consulta y atención a sus clientes. Hablo de modo muy genérico por los profesionales que he ido conociendo hasta ahora. Tienen carpetas en su disco duro donde por cada proyecto redactan la documentación y en su caso, utilizan herramientas externas para gestionar dichos documentos, pero no suelen tener un gestor documental integrado en el sistema, sólo el buscador del propio sistema operativo. Esto resta velocidad a la hora de encontrar algo similar a lo que están haciendo porque al final, todos los trabajos que suelen hacer son muy repetitivos.

Una vez gestionado el proyecto, o bien pasan a sus colegios profesionales (como he explicado antes, es el caso de un proyecto de arquitectura) o bien gestionan la documentación y finalizan el proyecto.

Para gestionar el proyecto, no usan herramientas adicionales, de nuevo, muy general todo. Un Excel con apuntes de cómo van las cosas y eso en el mejor de los casos.

Y por último emisión de factura, finales o recurrentes y gestión con sus asesorías contables.

Pasos para la digitalización aplicada a estos profesionales

Algo aparentemente tan sencillo puede dar mucho para digitalizar. Para empezar, tendríamos que revisar los procesos y ver dónde podemos mejorar el negocio.

Un ejemplo sería la opción de pasar a tener un CRM donde saber en qué estado está cada cliente que llega a tu mesa. Con Gmail puedes tener un CRM totalmente integrado en el sistema que te permite conocer el estado de los clientes de forma visual. Esto lo vemos en profundidad en mi curso de productividad con Gmail. También puedes usar opciones externas como Hubspot que te da la opción de gestionar tus contactos de una forma muy sencilla y rápida o Zoho CRM que también te permite emitir facturas.

Para la gestión del proyecto en sí, puedes utilizar herramientas de gestión. Siempre recomiendo Trello o Asana, de las cuales tienes un episodio dedicado a cada una, pero baste decir que te permiten obtener estadísticas y datos para revisar dónde se te van las horas y en qué punto está cada proyecto (muy útil si tienes compañeros o asociados que hacen partes de esos trabajos).

Todos estos gestores te dan la opción de subir documentos asociados a las tareas que componen el proyecto (y para esto, necesitamos conocer todos los procesos que se realizan en la empresa) pero mi recomendación es que uses o Google Workspace que se llamaba Google Suite cuando empecé este podcast o Microsoft Office 365.

Ambas, las conoces, son las herramientas que estas empresas ponen a tu disposición para gestionar la nube. Y aquí déjame decirte varias cosas:

  • Son mucho menos caras de lo que piensas. Por 15€ por usuario al mes puedes tener toda la información subida a la nube si lo necesitas dándote fiabilidad, seguridad y buscadores que son parte de gestores documentales en sí mismos.
  • Puedes hacer que todo esté sincronizado: ambas te ofrecen la posibilidad de trabajar sólo en la nube, sin pisar tu disco duro jamás (no es la idea) o de trabajar de forma sincronizada mediante programas de sincronización que hacen que lo que escribes en un documento o cuando guardas un pdf, quede sincronizado directamente en los servidores remotos. Un arquitecto puede generar todos los planos desde el AutoCad en formato PDF a una carpeta que está en la nube para poder enseñárselos desde una Tablet a su cliente, por ejemplo. Aquí atacamos directamente a la movilidad de este tipo de profesionales.
  • Puedes ahorrar espacio en el disco duro. Me explico: hay una opción que te permite tener la información en la nube y que cuando trabajes sobre ella se descargue a tu disco duro y luego se vuelva a subir, desapareciendo de tu disco duro… o no. Puedes decirle en este caso que quieres trabajar todo el rato en local pero con sincronización. De la primera forma, si no tienes internet, no tienes datos. Ese es el principal inconveniente. Pero hoy en día si no tienes internet estamos casi sin manos. Y siempre tienes los datos del móvil.
  • Son amigables. No tienen mayor misterio a la hora de instalar o darnos de alta en estos sistemas. Todos hemos usado Word y Excel en diferentes formas. La barrera de entrada, por tanto, es muy baja. Salvo, Teams. Teams no, pero ahora no hablamos de Teams. Teams tiene una barrera de entrada altita, pero os prometo que compensa, tenéis un hermoso episodio dedicado a él, como siempre en las notas del podcast.

Ya tenemos digitalizadas tres de las cuatro patas de este tipo de despachos:

  • La gestión de clientes en el mail con CRM’s integrados o no.
  • Gestión de proyectos profesionalizados con Asana o Trello.
  • Gestión de carpetas en la nube.

Nos queda el cierre, la factura, el lacito. De esto, justo te hablé la semana pasada. Te expliqué en el episodio anterior las opciones que existen hoy en día para generar facturas automáticamente. Tienes herramientas que además te permiten integrarlas con software contable de diferentes empresas y que puedes gestionarlo todo de una forma más eficiente con ellas. Como ya te hablé de ellas en el episodio 61 no voy a darte más la turra por aquí.

Como ves, he digitalizado tu despacho en unos 10 minutos.

Otras posibilidades de digitalización

¿Hay más cosas a tener en cuenta? Pues seguro que sí, esto al final es un episodio que sale de mis experiencias hasta ahora pero no profundiza porque como digo para profundizar necesitamos (tú y yo) saber qué haces, por qué lo haces y cómo lo haces.

Y fíjate que en ningún momento he puesto la atención en el exterior, en cómo atraes tus clientes (¿te he dicho ya que tienes que tener una web y una ficha de Google MyBusiness?), tu marketing online (para un arquitecto tener Instagram es casi fundamental porque bien trabajado es un escaparate perfecto… un abogado, quizá deba ir directamente vía Linkedin… ) o que hacer vídeos de determinadas preguntas frecuentes… o un podcast junto con un blog… puedan ser vías de atracción de clientes muy interesantes.

Porque sigo insistiendo, de nada sirve tener una web preciosa si luego pierdes los clientes porque nadie está leyendo el e-mail que tienes en la web o te llegan a spam y no los gestionas… o directamente, pierdes información una y otra vez porque todo lo haces a través de Whatsapp… Mal, por cierto.

La gestión NO se puede hacer por Whatsapp. Olvídate de enviar presupuestos a través de Whatsapp, no es su cometido. Puedes resolver dudas, gestionar citas, hablar con los clientes pero NO enviar facturas y presupuestos. Eso es una auténtica aberración. Es un mal uso de las herramientas que tienes disponibles que son mucho más eficientes que Whatsapp en ese tema porque además, si cambias de móvil y no tienes copia de seguridad lo pierdes todo y esto puede ser un drama. Además, que si cambias de iPhone a Android o al revés, es posible que las copias sean irrecuperables.

En fin, olvídate del Whatsapp, pásate a la nube y vive con mucho, muchísimo menos estrés.

Notas:
Episodios anteriores sobre Asana, Trello y por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día.

Por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día – EP 12

Cómo usar Asana para gestionar tus proyecto – EP 13

Qué es Trello y cómo dominar – EP 14

Descubriendo la nube de Google – EP 34

Las mejores herramientas de Microsoft en la nube al descubierto – EP 35

Preguntas que hacerte para elegir un buen CRM – EP 39

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Automatización y contabilización de facturas

By Podcast No Comments

,

¿Hay algo más engorroso que la facturación en una empresa? Pocas cosas, me temo.

La gran mayoría de profesionales trabajamos con expertos asesores que se encargan de este tramo de nuestro negocio. Externalizamos porque nosotros ni podemos ni queremos hacerlo.

Esto mismo ocurre con muchas pequeñas empresas que bastante tienen con su propio negocio. Seguimos arrastrando procesos de hace años, cuando no existía tanto software y tanta automatización.

Este episodio, es sin filtros. Tómatelo como un sacudidor. Como si te agarrara por los hombros y te dijera: ¡¿qué demonios estás haciendo?! Porque esa es exactamente mi intención. Sacudir un poco la manera de hacer las cosas y enseñarte que hay formas de hacerlo que son muchísimo más fáciles y sencillas.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Este es otro de esos podcast que va un poquito en crudo. Los podcasts en crudo son aquellos que directamente no tienen guion y salen de mi boca y de mi cabeza de forma directa. Últimamente estoy yendo a muchas empresas, afortunadamente, a ver cómo están digitalizadas y lo que más me llama la atención es que sobre todo en las que son pymes o incluso micro pymes(1, 2,… hasta 5 o 6 personas), veo en todas el mismo gran, gran problema, que es la emisión de las facturas y la integración en los sistemas contables.

Ocurre que normalmente este tipo de empresas tienen contratado o tienen externalizado el servicio de contabilidad. Yo misma lo tengo así. Tenemos ese servicio externalizado, primero porque no somos expertos en hacer la contabilidad de la empresa y luego porque, al final, las políticas fiscales van cambiando y ese cambio indica que yo tendría que estar completamente actualizado. Que nosotros tendríamos que estar todo el rato conociendo las nuevas normas. Para eso pagamos un precio y hay un experto que nos lo lleva.

¿Qué ocurre? Que lo que veo una y otra vez es que estas empresas generan facturas, las imprimen y las llevan a la oficina de estas asesorías, de estas gestorías. Y estas gestorías o las vuelven a escanear o directamente pican a mano toda la información contable. Es decir, no hay ninguno tipo de automatización en el proceso.

Ahora vamos a ponernos un poco en la piel de esa gestoría: qué ocurre si tiene a su vez 304050 pequeñas empresas qué hacen exactamente lo mismo. Pues que acaban el mes con una cantidad ingente de documento físico impreso que luego tienen que escanear por su cuenta o directamente tienen que introducir y picar a mano la información en los sistemas contables y esto es una pérdida de tiempo tan grande y tan fácilmente solucionable que, sinceramente, no entiendo cómo demonios es que todavía estamos así.

Automatización en la generación de facturas

Así que de eso vamos a hablar hoy: vamos a hablar de cómo demonios agilizar estos procesos, de cómo llevar a cabo su automatización. Para empezar, si tienes tres o cuatro facturas que emites mensualmente, yo entiendo (soy la primera que lo haría) que generes esa factura tú a mano con tu Word, con tu Excel, etcétera etcétera. Pero a partir de determinado nivel de facturación, a partir de determinado número de facturas al mes, tienes que plantearte muy seriamente meter un programa que te ayude a generar esas facturas, que te ayude con la automatización de ese proceso.

Además es que hay cientos de programas de este tipo que lo pueden hacer. Simplemente plantéate cuánto tiempo echas tú en generar 10 facturas, en crear esas 10 facturas. De verdad, te animo a que con un cronómetro te pongas desde el minuto 1 a crear las 10 facturas que tienes que emitir y verás cuánto tiempo tardas. Si tardas más de una hora en emitir todas las facturas que tienes para este mes, en serio, plantéate contratar una plataforma que te ayude a crear dichas facturas. Plataformas para crear facturas hay 200: está Quaderno, está Billin, está Zoho que además es un CRM,…

Todas ellas tienen un sistema muy sencillo por el cual tú has de dar la información fiscal de tus clientes, y luego generas las facturas con solo darle a un botón. Claro que tienes que perder algo de tiempo en meter los datos de tus clientes, pero ya que pierdes una hora generando tus facturas, por lo menos intenta perder esa hora creando una información contable o creando la información de tus clientes en el sistema contable: en Billing, como digo, o en Quaderno. Y después le das a un botón que generará automáticamente todas las dichosas facturas. Y estoy hablando de verdad, o sea, le das a un botón y generas las facturas. De hecho, es más, Quaderno te las genera automáticamente a final de mes. Zoho se puede incluso automatizar más.

Si pierdes una hora en emitir tus facturas, plantéate ahora mismo cuánto te cuesta al mes una de estas plataformas y que te lo generen ellas. Esto es un software que ha sido desarrollado específicamente para hacerte la vida más fácil, así que, por favor, no seas rata y paga un poquito ¿vale?

Dicho esto, imaginemos que ya tenemos un sistema externo que se encarga de la automatización de la emisión de facturas. Os he dicho 3 pero hay cientos de plataformas que te ayudan a facturar de forma automatizada. En serio, que no merece la pena perder el tiempo haciéndolo tú mismo. Piensa cuánto cobras tú una hora y cuál es el coste de estar emitiendo las facturas o creándolas. Si te lleva más de una hora, contrata un sistema automático.

Todas estas plataformas son altamente configurables. Algunas tienen un modelo freemium donde puedes emitir un número de facturas gratis pero no puedes añadir, por ejemplo, tu logo. A veces vale más pagar. Yo entiendo que cuando estamos empezando esto es muy complicado pero es que según vas creciendo, según vamos haciendo crecer el negocio, no tiene sentido seguir con un sistema de antes que solamente nos da problemas. Porque nos quita tiempo y el tiempo es lo más preciado que tenemos. Por favor seamos conscientes. Esto es un típico caso de «siempre lo he hecho así». Bueno pues plantéate que es el momento de cambiar. Si tienes una facturación que va creciendo empieza a meter ya un sistema de facturación automatizada.

Las gestorías

Por otro lado tenemos la parte de las gestorías. Me sorprende ver cuántas gestorías hay todavía en este país que están haciendo las cosas picándolas a mano. Y ahora te hablo a ti, persona que estás dando de alta esa información en tu sistema contable. Porque tú sí tienes y estoy segura de que tienes porque lo normal es que haya sido comprobado por Hacienda.

Hacienda está pidiendo ya que todo lo generemos de forma digital. Entonces por qué demonios sigues haciendo las cosas a mano, es que no lo entiendo. Qué pérdida más tonta de tiempo. Tu trabajo no es picar cosas a mano. Tu trabajo es aprender, saber que hay una nueva subvención que uno de tus clientes puede aprovechar. Sacar la información contable para estas pequeñas y medianas empresas, para que puedan gestionar sus negocios, para que puedan pedir créditos. Ese es tu trabajo, no picar la información a mano. Y me enfado mucho con este tema pero es que tenemos que ser conscientes de que esto se hacía hace 20 años.

Si tú tienes ya un sistema contable dónde estás dando de alta la información, estoy prácticamente convencida de que tiene alguna forma de integración automática de datos. Y me explico: igual que las remesas a los bancos se envían a través de archivos XML que se generan en los programas, exactamente igual se puede hoy importar la información o exportar. Aquí la parte que nos interesa es la de importación. Te puedo asegurar que prácticamente el 80% de los sistemas contables o las plataformas que hay hoy en día en este país, tienen algún sistema de integración.

Es decir, la historia está en que hables con tu cliente y que tu cliente hable contigo. Es tan fácil como poneros a hablar más allá de «oye, te voy a mandar las facturas». Pregunta «¿qué sistema contable utilizas?» «Pues utilizo Contaplus, o utilizo A3, o Solmicro». «Muy bien, pues ¿cómo puedo hacer que la carga sea más rápida?, ¿genero un fichero en XML o genero un fichero CSV o puedo generar un fichero de algún tipo para que se integre directamente la información y no tengas que picar todos esos datos?…» Eso el cliente.

Pero por el otro lado, tú como contable, puedes hablar con el soporte de Contaplus o de A3, o de Solmicro o de cualquiera de los sistemas que estés utilizando. Y puedes preguntarle «oye ¿hay alguna forma de que yo pueda integrar la información más fácilmente, más rápidamente, que estoy hasta el moño de picar datos?». Con lo que te diga el Soporte te vas a los clientes y les dices «esto es lo que me han dicho de Soporte que podemos hacer: necesitas un sistema que te permita exportar en XML o generar CSV (que es un archivo separado por puntos y comas)». Al final hay que buscar un sistema integrado, hay que buscar una manera en que ambos programas se hablen.

Sistemas OCR

Imaginemos el caso extremo: no me bajo del burro. No tengo ninguna plataforma porque vivo todavía con cuatro facturas mensuales y no merece la pena comprar una plataforma porque las genero muy rápido, bla, bla, bla. Imaginemos que no quiero emitir un CSV, no quiero emitir los datos en XML, me da todo igual, no quiero ningún tipo de automatización. Pues entonces el tema está en que yo como contable puedo hablar con el proveedor del sistema de software o con el Soporte de alguno de estos sistemas contables y preguntarles ¿oye tenéis un OCR?

OCR es un sistema de reconocimiento de datos. A3 lo tiene integrado y si no plantéate pagar uno. Pagas un sistema OCR que te ayude. Que funcionan estupendamente, ya no son como hace 20 años cuando empezamos a utilizar estos sistemas y te diría incluso más que 20 años. ¿Verdad que tú no eres igual que hace 20 años? Seguramente seas mejor. Pues en la informática pasa lo mismo. Según vamos avanzando, vamos mejorando y ahora mismo los sistemas de OCR, funcionan estupendamente.

Plantéate comprar un software OCR que permita que todas las facturas que recibas queden correctamente integradas en el sistema. Es cierto que hay casos donde no vas a poder pasar un sistema OCR (que son los menos) o imaginemos que en nuestro caso los clientes que me llevan las facturas en un túper. Pues aún así puedes realizar la automatización e integrar todas las facturas de proveedor vía OCR en tu sistema contable y eso ya te quita bastante carga de trabajo.

Este verano estuve haciendo un análisis precisamente para una asesoría contable sobre qué sistemas de reconocimiento de datos podíamos tener. Saqué una lista de tres y solo saqué tres porque no investigue más. De los tres me quedo con uno, si acaso dos, pero uno me pareció bastante, bastante bien trabajado y que funcionaba muy bien. No es caro y de nuevo os resultará muy fácil y el beneficio final que obtienes es tiempo.

Tiempo para hacer tu trabajo. Que tu trabajo no es dar de alta estas cosas. Tu trabajo es hacer que todo fluya con tu cliente. Es hacer un análisis de la información, es ver cómo va en el nivel de ingresos, ver si hay subvenciones a las que se pueda agarrar,… De verdad, planteáoslo muy seriamente: primero podrás emitir las facturas de una forma mucho más automatizada con las herramientas que te he comentado y por otro lado, si eres una gestoría habla con tu cliente, habla con el Soporte de tu empresa y mira a ver si podéis realizar la automatización del proceso. Porque os aseguro que el 80% de las plataformas lo permiten.

Plantéate estas cosas porque me estoy dando cuenta de que uno de los mayores problemas que tenemos en la pequeña y mediana empresa es que seguimos haciendo las cosas como hace 20 años, cuando ya no somos los que éramos hace 20 años. Aprovechemos la tecnología para lo que realmente tenemos que hacer: ganar tiempo para otras cosas.

Notas:

Billin

Quaderno

Invoice

Si quieres conocer software de OCR pregúntame a través de mi correo o mis redes sociales.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Digitalización en empresas locales: bares, centros de estética, peluquerías, etc

By Podcast No Comments

,

Empezamos con la serie dedicada a digitalización. No tanto por sectores, si no más bien mirando de cerca los diferentes tipos de empresa. Empezamos por los servicios, aquellos que nos ofrecen los bares, restaurantes, centros de estética, fisioterapeutas, peluquerías, etc.

Por lo general todos estos locales de proximidad tienen un problema bastante grande: la gran cantidad de procesos manuales que todavía mantienen. En cualquier caso, hoy vengo a dar pistas sobre cómo empezar a menear tu empresa para automatizar cada vez más determinados procesos y liberarte algo más el único recurso que nunca retorna: el tiempo.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La finalidad de hoy es hablar sobre cómo se puede llevar a cabo la digitalización en empresas locales, en empresas tradicionales donde la innovación viene de productos que se ofrecen en el local. Por ejemplo: peluquerías, salones de estética, bares, restaurantes, fisioterapeutas, etc.

En todas estas empresas, la innovación viene de los productos y del servicio en sí mismo. De las nuevas máquinas que tengan para mejorar los resultados de los clientes, de nuevas técnicas,… En definitiva, de algo nuevo, nuevos productos, para ofrecer a sus clientes.

En este tipo de empresas, por lo general, los procesos son manuales. Un peluquero tiene que hacer su trabajo, pero al mismo tiempo tiene que hacer otras muchas más cosas. Lo mismo le ocurre a un fisioterapeuta. O a un bar o una cafetería.

Digitalización en empresas locales: cómo lo hacemos

Cómo digitalizamos estos negocios locales, generalmente regentados por una o dos personas, sin procesos estandarizados y con mucho trabajo “manual”, como puede ser emitir facturas, contabilización de tickets, etc.

Primer paso: registrar procesos

Para empezar, si quieres crecer, tienes que tener claros que tus procesos deben estar recogidos en un manual. Llegará el momento en que puedas crecer y necesitarás incorporar otras personas a tu negocio. Querrás que esas personas lo hagan exactamente igual que tú. O al menos lo más cercano que puedas a como lo venías haciendo hasta ahora, porque el perder clientes por un trabajo distinto, no es contemplable. Ojo, esto no tiene que ver con que la persona nueva no pueda aportar su visión a la hora de hacer las cosas. Al contrario, es perfecto que puedas incorporar nuevas formas de hacer las cosas siempre que tú como jefe, veas que está alineado con tus valores y con lo que quieres transmitir. Al final, es tu empresa.

Tómate un tiempo para registrar esos procesos. ¿Qué procesos? Pues en realidad todo lo que haces. ¿Cómo haces lo que haces? ¿De qué forma tratas a tu cliente? ¿Cómo le haces sentir cómodo al entrar en tu local? ¿De qué manera lo recibes? ¿Cómo le atiendes? ¿Cuál es la manera que tienes de hacer el café para que sepa diferente al café del de al lado? ¿O qué le pones para tomar junto al café? ¿Atiendes con una sonrisa (en la medida de lo posible)? ¿Ofreces un café a tus clientes mientras están esperando? Todo eso que tú haces y que solo sabes hacer tú, tiene que quedar registrado.

Te he hablado de Notion o de Evernote, pero la tecnología puede ayudarnos de mil maneras: puedes tomar notas de voz, puedes escribir, puedes hacer un vídeo,.. Déjalo en una nube, en Drive, en Dropbox y organízalo para que tus empleados o futuros empleados puedan acudir ahí en caso de duda. Esto te puede ayudar incluso cuando no puedas darle formación. Porque puedes tener un sitio donde darle información incluso aunque no puedas dedicarle todo el tiempo que te gustaría.

Hemos pasado la primera fase: registrar procesos. Vamos a por la segunda.

Segundo paso

Todo negocio tiene que registrar ventas, generar facturas o tickets y realizar contabilidad. Y todo eso puede ser digitalizado. Qué sistema contable tiene tu gestor, ¿lo sabes? ¿Cómo estás pasándole la información? ¿Cómo estás generando facturas?

Hoy en día, hay programas online que se encargan de generar las facturas automáticamente y así mismo generan un fichero que sólo hay que enviar para que el sistema contable de tu gestor, lo recepcione y lo registre de forma automatizada. Además, existen lectores OCR que permiten leer la información de dichas facturas y contabilizarlas.

Técnicas de márketing

Controladas las ventas, falta encontrar clientes. Aquí hablo de algunas técnicas de marketing que todo emprendedor o autónomo debería tener en cuenta:

  • Tienes que tener una web. Si, la pesada de la web. Tienes que estar ahí. Puede que tú pases de ella, pero sólo tienes que hacer que alguien se encargue. O bien subcontratas el trabajo o bien lo realizas tú, pero hay un refrán que en este caso aplica y mucho: zapatero a tus zapatos. ¿Necesito una web si estoy vendiendo ya por Instagram? Bueno, siempre digo lo mismo, Instagram no es tuyo y la web sí. Asegúrate de crearla en WordPress (hay mil razones para hacerlo así) y cuenta con el pago anual de hosting y dominio.
  • SEO. Engancha la web a Google Analytics y Google Search Console. Eso si vives en la mitad del mundo que está controlada por Google. Bing y Yandex en otro caso. En cualquier caso, asegúrate de tener un registro de qué gente llega a tu web. No se trata de tener por tener. Todo lo que se registra puede ser analizado por un analista de datos para darte mucha información acerca de lo que funciona y lo que no, de tu tipo de cliente, etc. Mi recomendación es hacer las cosas bien desde el principio, aunque suponga un importe adicional al comienzo.
  • Redes sociales: todas requieren una estrategia diferente que de nuevo no tienes porqué hacer tú.
    1. Facebook.
    2. Instagram.
    3. Tik Tok.
    4. Linkedin.

    No es lo mismo que tu cliente esté en una red social o en otra.
    En Facebook están sobre todo mayores de 40.
    En Instagram, alrededor de 40. La gente más joven ya empieza a verlo un poquito viejo.
    Tienes que estar en Tik Tok si tu audiencia es joven, alrededor de 20 años, incluso un poquito menos,…Y claro que puedes generar gran contenido en Tik Tok.
    Y por supuesto Linkedin, para los que trabajamos sobre todo con empresas.

  • Google My Business: todo negocio con local físico, tiene que estar en Google My Business. No sólo sirve para que los clientes te localicen, si no también para que te encuentre gente que busca empresas similares cerca de tu localización. No descartes a toda la gente nueva que necesita algo de ti y que aún no te conoce.
  • Publicidad online/offline. Tan importante es el offline como el online. En el online sabes cuánta gente se interesa en lo que tú ofreces, pero el off es tremendamente importante. Los luminosos, las pancartas, los folletos… En el online, ojo con las empresas que te ofrecen estos servicios pero realmente sólo te venden alcance e impresiones. No queremos alcance, recuérdalo. Para empezar, el alcance (que es el número de personas a las que llegas) depende de lo que pagues. Así que no es una buena técnica. Y las impresiones es el número de veces que una persona repite. Si una persona ve un anuncio dos veces, el alcance es 1 y las impresiones 2.
    También ten en cuenta que el análisis de los intereses de las personas es un cajón y que ahí lo mismo hay gente que le interesa lo que tú haces y gente que no.

Céntrate en la parte que puedes controlar: sobre todo, lo que más tiempo nos quita por lo general: emisión de facturas, tickets,… Céntrate en automatizar los procesos que más tiempo te quiten. Tu área de creatividad, tu ikigai, no está ahí.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

La inteligencia artificial en el derecho: herramientas disruptivas en profesiones tradicionales

By Podcast No Comments

,

La inteligencia artificial en el derecho ¿Sabes cómo pueden afectar las herramientas disruptivas como la inteligencia artificial o blockchain en una profesión tan tradicional?

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy voy a hablarte de un tema que estaba preparando durante más tiempo del que en general me preparo para un podcast: cómo afecta la inteligencia artificial en el derecho, una profesión tan tradicional.

Hace mucho tiempo, como dos o tres años, estuve en un networking donde una empresa de abogados indicaba que uno de sus fuertes era aplicar una herramienta disruptiva como es la inteligencia artificial, para saber si un determinado juez iba a fallar a favor o en contra en un determinado juicio.

La verdad es que me llamó muchísimo la atención. Pero hasta hoy, hasta estas últimas semanas, no me he puesto en serio a revisar un poco qué era lo que quería decir con esto de aplicar la inteligencia artificial o el blockchain, en un despacho de abogados.

Y precisamente de eso voy a hablar hoy. De cómo se aplican algunas herramientas disruptivas, como es la inteligencia artificial y el blockchain, en una profesión tan tradicional como es el derecho.

Antes de continuar, déjame decirte que este episodio va a suponer un punto y seguido en el podcast, ya que quiero empezar a hablar de casos reales de clientes, de empresas en las que se ha apostado por la digitalización. Evidentemente, teniendo en cuenta que nunca hablo de mis clientes más allá de las cosas superficiales. La confidencialidad conmigo está asegurada al cien por cien, creo que esto es obvio. Es decir voy a empezar a hablar de digitalización aplicada a partir de la semana que viene.

Vamos ahora sí, a meternos de lleno en la inteligencia artificial aplicada al derecho.

Inteligencia artificial en el derecho

Uno de los puntos fuertes de la inteligencia artificial es la posibilidad de hacer cosas de forma repetitiva sin tener ningún problema en hacerlo con una fiabilidad a veces mucho mayor que la que tenemos los propios humanos. Y precisamente el lenguaje jurídico que se puede escribir a través de código, encaja dentro de esta descripción.

Otro punto fuerte es la posibilidad de ver patrones que nosotros no podemos ver. Podemos entender, por tanto, que nos sirve para realizar análisis y por supuesto para tomar decisiones.

Un gran porcentaje del tiempo de los abogados se dedica precisamente a estas tareas: a realizar análisis, a tomar decisiones y a escribir cosas en lenguaje jurídico. Si podemos aprovechar la inteligencia artificial para que se ocupe ella de estos problemas, liberaremos tiempo que podremos usar para generar valor. Al final es lo que se está buscando siempre, cómo podemos generar más valor para nuestros clientes, en lugar de estar ocupados en hacer cosas tremendamente repetitivas.

Los últimos años, con la posibilidad de internet y todas las ventajas que nos ofrece la tecnología, podemos hacer cosas tales como ofrecer servicios legales a través de internet. Todos conocemos empresas que ofrecen una tarifa plana para que tengas siempre un abogado (por decirlo así) a tu lado. Y así, cosas tan aburridas como hacer un testamento, pueden ser generadas por internet recibiendo toda la documentación en tu correo electrónico.

Tenemos entonces que la inteligencia artificial puede automatizar documentos, ser usada para predecir el resultado de un litigio, analizar información, desde el historial de un juez a tendencias y patrones de jurisprudencia ya pasada y algunas cosas más que seguro que ahora no se me ocurren.

Si es algo donde no se necesita la empatía y donde no se necesitan las emociones humanas, seguramente podrá ser digitalizado y realizado por una máquina.

Ejemplos de la aplicación de la inteligencia artificial en el derecho

Hay países donde existen servicios como DONOTPAY.com que es un robot abogado. Te ofrece servicios simples que se pueden gestionar de forma automatizada. Por ejemplo, multas de tráfico. Más o menos esto funciona así: tú le ofreces una serie de datos al sistema y el sistema decide si tienes razón o no. Y en caso de que haya posibilidad de recurrir la multa, se haría de forma automatizada. Piensa que, al final esto de recurrir la multa, no es nada más que rellenar un formulario y enviarlo al lugar adecuado. Por tanto, es programable.

Lo mismo te sirve para recurrir multas que para litigar con una empresa aeronáutica que te ha perdido el equipaje. Incluso para apelar en redes sociales el baneo (la prohibición de escribir o comentar) de una cuenta. Os recomiendo echar un vistazo a la web que está en las notas.

La verdad es que es impresionante todo lo que puedes hacer de forma automática. Aunque juegan un poco al despiste porque dicen claramente «el primer robot abogado» y sin embargo, en la sección de privacidad, queda claro que no es un servicio de abogados. Es un servicio que te ayuda a rellenar papeles.

Vamos todavía un poquito más allá. Existen máquinas, por decirlo así, que analizan el tono de voz o hacia dónde miran los ojos de un jurado en el momento de hacer determinadas declaraciones o en el momento de seleccionarlo, como ocurre en Estados Unidos. La inteligencia artificial puede ver detalles de una forma muy precisa. Y al final, para tomar determinadas decisiones a veces es mejor la máquina que un grupo de inexpertos. Incluso se plantea la posibilidad de sustituir al jurado por una máquina. De hecho en Estados Unidos existen algoritmos para decidir si se pone o no a alguien bajo fianza o se envía a prisión. Aunque hay que considerar que son algoritmos bastante polémicos porque tenemos que tener en cuenta quién lo ha programado.

Cómo funciona el algoritmo de fianzas

Este sistema analiza 9 factores que van desde la edad en el momento del arresto a si existe un cargo pendiente, si hay condenas previas, si son delitos menores o mayores, sentencias previas al encarcelamiento… etc.

Todos estos factores tienen un peso asignado y además guardan relación con el resultado previo al juicio que se está tratando. Al final de esta evaluación se suman los puntos por cada resultado y luego se convierten en escalas de puntuaciones. Las puntuaciones más bajas indican una mayor probabilidad de éxito previo al juicio.

El caso es que al final, después de tanto punto y tanto mareo, lo que obtienes es un número que te da la posibilidad de irte con fianza, sin fianza y por supuesto el precio de la misma. Si tienes curiosidad, vete a las notas.

Inconvenientes

Como ocurre y ha ocurrido otras veces, aquí hay que tener en cuenta que hay personas que programan las inteligencias artificiales y que, por tanto, entran en juego nuestros sesgos. Te pongo el caso de lo que ocurrió en Amazon con la recepción de currículums vitae para determinadas posiciones tecnológicas donde la inteligencia artificial solamente elegía a hombres.

Hay muchas críticas al respecto de cómo funcionan este tipo de algoritmos. Los más fuertes son aquellos que indican que la desigualdad racial en los patrones de arresto implica que en los algoritmos de fianza, al tener en cuenta los antecedentes penales, discriminan por raza.

Hay un artículo muy interesante de Wired que te dejaré en las notas del episodio. Este artículo habla precisamente de cómo estos algoritmos que iban a arreglar el sistema de fianzas no lo han logrado. En este artículo se habla del Estado de New Jersey donde las cifras estatales publicadas hace un par de años muestran que la población carcelaria se redujo casi a la mitad después de los cambios que entraron en vigor en 2017 cuando se introdujo este sistema. Pero la demografía de los acusados que permanecen en la cárcel se mantuvo prácticamente igual: el 50% eran negros y el 30% blancos.

Hay estudios adicionales de otros Estados como Virginia y Kentucky que fueron de los primeros en adoptar este tipo de algoritmos, que indican que a los acusados blancos se les ofrece libertad sin fianza con mucha más frecuencia que a los negros. Y que las disparidades raciales aumentaron entre aquellos que utilizaban este tipo de algoritmos.

Tenemos que pensar que si algo se puede programar es factible que se esté creando algo para ello. Y que ninguna profesión puede librarse de esta apisonadora llamada tecnología, ni siquiera algo tan tradicional como es la aplicación del derecho.

Notas:

Episodios anteriores hablando de blockchain e inteligencia artificial

Blockchain para humanos: Qué es y cómo funciona

Aplicaciones de Blockchain: Contratos inteligentes – YouTube

Inteligencia Artificial en 10 minutos

Aplicaciones de la Inteligencia Artificial

Aplicaciones y artículos relacionados con este episodio

DoNotPay

Advancing Pretrial

Algorithms Were Supposed to Fix the Bail System

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Evernote como herramienta de gestión de conocimiento

By Podcast No Comments

,

Evernote es la forma más sencilla, la que no te permite utilizar ninguna excusa, para empezar a recopilar los procesos de tu empresa. Cierto, en empresas más grandes, Evernote no sería la herramienta más recomendable. Evernote funciona muy bien para recopilar información de la web. Puedes capturar una página de forma rápida y sencilla con una de las mejores herramientas que nadie ha inventado jamás: web clipper.

Con Evernote, no tienes excusa para empezar a guardar todas aquellas cosas que están automatizadas en nuestro día a día.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Si en el anterior episodio, hablamos de Notion y todo lo que es capaz de hacer, esta semana hablaremos de otras herramientas para gestionar el conocimiento de la empresa.

Te recuerdo que hay un episodio del podcast que habla de cómo gestionar el conocimiento. Cómo hacer que la información se quede en tu empresa y no perdida por ahí y dependiente de una única persona. La única forma de hacerlo es sacarlo de la cabeza de dicha persona y ponerlo claro en algún lado. Ese algún lado, debe ser accesible a todo el mundo. Por tanto debería poder ser una web o un documento interno que permita encontrar la información de manera rápida y sencilla.

Y ahí es donde entran herramientas como Notion o Evernote. Como te comentaba en el anterior episodio, hablo de estas dos fundamentalmente porque son muy sencillas de utilizar. Además están disponibles con planes gratuitos que no te dejan tener ninguna excusa a la hora de crear tu propio sistema de gestión del conocimiento.

En qué destaca Evernote

Pues entre otras muchas, la sencillez de uso que te permite crear notas, bien escribiendo, bien a través de correo electrónico (mediante el envío de un correo electrónico a una dirección determinada) o bien haciendo capturas directamente con un plugin adicional (llamado web Clipper) de la propia empresa de Evernote, que te permite seleccionar un trozo y automáticamente coger ese artículo destacado e introducirlo dentro del propio Evernote.

Al arrancar Evernote tienes un notebook, una libreta principal donde irás poniendo tus nuevas notas. Y además tienes algo que es similar a los sticky notes (o posts de toda la vida), que es una libreta adicional donde puedes añadir ideas de forma rápida. Hay una herramienta nueva que es la opción de crear Tareas. Y también es nuevo la interacción que tiene con otros elementos Google como Google Drive o el Calendario, de forma que, por ejemplo, cuando creas una nota puedes vincularla a un evento del calendario y acceder a ella de forma más rápida.

También puedes integrarlo con Slack, que es un sistema de chat para poder eliminar correos electrónicos y te permite combinar los mensajes de Slack con las notas relacionadas, capturando conversaciones importantes dentro de Evernote, algo que puedes hacer también con Teams. ¿Para qué sirve esto? Pues para tener un contexto de lo que has estado hablando en dicho chat.

Algo que me encanta de Evernote son las etiquetas. A cada una de las notas que tú crees, puedes añadirle una etiqueta que te servirá para localizar todas las notas de esa misma etiqueta de una manera muy sencilla. Ejemplos de etiquetas pueden ser «leer porque está pendiente» o «información importante», el proyecto al que pertenece esa nota,… etcétera etcétera.

Tipos de notas

En cuanto al tipo de notas que puedes crear, admite:

  • vídeos
  • fotos
  • url’s que puedes capturar, es decir, páginas web que puedes capturar de forma directa.

Otras ventajas de Evernote

Por supuesto puedes compartir notas con otras personas fuera de la organización.

Otra cosa que me encanta de Evernote es el web Clipper con el que puedes directamente guardar artículos o páginas web mediante capturas de pantalla de forma directa. Tú te descargas este pequeño plugin y en el momento de estar visitando una página web, le das a un punto determinado de tu navegador y automáticamente te guarda la captura de pantalla con las páginas enteras o solo aquellas partes que tú desees, sin anuncios ni barras laterales que distraigan la atención. Es decir, puedes personalizar las capturas de pantalla que hagas de los sitios web para tenerlo todo más organizados dentro de Evernote. El web clipper es una de las mejores ideas que a nadie se le ocurrido jamás.

La opción de crear tareas y asignarlas marcándolas como finalizadas e incluir una fecha de finalización, es mediante pago. Es verdad que tienes 30 días gratuitos para utilizar esa herramienta y ver si te gusta pero luego hay que pagar por ella, es decir, es una opción adicional.

¿Para qué te animo yo a que utilices Evernote?

Bueno pues, para capturar todos aquellos procesos, todas aquellas informaciones que hay que hacer de forma recurrente en tu empresa. Procesos que pueden ser complejos y que requieren de una serie de pasos, independientemente de que luego puedas hacer la nota más bonita o no.

Vamos a ponernos en modo imaginativo: imaginemos que en tu empresa, como en una gran mayoría de las empresas de este mundo, la verdad, tienes que hacer facturas y para poder hacer el cierre contable necesitas introducir facturas de proveedor en tu sistema. Y al mismo tiempo, emitir facturas. Ojo que dejo de lado los impuestos y demás pero eso también sería un proceso. Vamos a ir con el proceso de las facturas.

¿Qué es lo que hace tu contable en el mismo momento de recepcionar una factura de un proveedor? Imagina que recibe la factura por correo electrónico: ¿la descarga? ¿la pasa por un software ocr y automáticamente queda integrado en el sistema? Eso sería lo ideal, ¿verdad? Por lo general tienes que recepcionar la factura, leer lo que hay ahí e irte al software contable para introducir los datos: número de factura, base imponible, etcétera etcétera. Sí estoy hablando de un proceso muy sencillo pero es que realmente todos estos procesos son los que hay que capturar: desde el más sencillo hasta el más complicado o complejo.

Todo el proceso que hace tu contable desde el mismo momento en que recepciona una factura y que para esa persona está automatizado en su cabeza, es lo que tienes que guardar en Evernote. Así, si le ocurre algo a esta persona, no tendrás un problema a la hora de facturar.

Cosas como: a este cliente le tengo que emitir la factura al día porque si no, me ha dicho que no le llega correctamente. O un cliente al que no le puedo facturar hasta dentro de 3 meses porque es a 30, 60, 90 días. Ojo que estoy hablando desde un punto de vista donde no se tiene un sistema contable automático que te hace todas estas gestiones. Pero es que todas esas cosas que en el día a día tu contable hace, son las que tienes que introducir en Evernote.

¿Hay otras herramientas que permitan hacer lo mismo?

Hay otras herramientas donde poder introducir este conocimiento, pero para micro pymes y autónomos, Evernote, junto con Notion son de las más sencillas. Porque por lo general las pymes ya tenéis un sistema de facturación un poco más automatizado donde los procesos son más rápidos. Pero aún así hay muchos procesos que este tipo de empresas no tenéis en cuenta y que dependen de una única persona. Cuando esa persona no está (porque está de baja o tiene que ir a un determinado sitio) y hay que hacer algo en ese mismo momento, no lo tenéis registrado en ningún lugar y se pierde. Se pierde con esa persona.

Evernote es sencillo y fácil de utilizar y lo puedes usar tanto a nivel empresarial como a nivel privado. De hecho, como te digo, en mi caso lo he estado utilizando durante años para gestionar procesos recurrentes y dudas que me iban surgiendo. Pero a nivel personal también lo he usado muchísimo. Por ejemplo, cuando me apuntaba a un curso nuevo, tenía una nota, o una serie de notas en Evernote, indicando todas las webs que me gustaría leer y que estaban relacionadas con ese curso. Con el web Clipper todo esto es súper sencillo de capturar.

Diferencias con Notion

La principal diferencia es que Notion es muchísimo más potente que Evernote. Notion no solamente te permite crear notas, sino que también puedes crear calendarios, webs, etc.

Al final lo más importante en cuanto a la gestión del conocimiento, no es la herramienta (que también) si no que todos tus empleados sepan que hay que ir guardando todo lo que pase por sus manos en el día a día de la oficina.

Las ventajas de gestionar el conocimiento de la empresa en un único lugar y de diferentes formas, ya sea mediante una intranet, a través de vídeos, a través de preguntas y respuestas es que nos permite tener una empresa muchísimo más ágil y no dependiente de las personas que la forman. Y sí, aquí también entra el miedo de cada una de esas personas con las que hay que trabajar para que su conocimiento forme parte del núcleo de la empresa y no se agarren a él pensando que así se hacen imprescindibles. Porque realmente en una empresa imprescindible no hay nadie y te puedo asegurar que lo he visto una y otra vez. Tardarás más o tardarás menos, pero saldrás del problema en el que se ha metido la empresa en el momento en que una persona que se suponía que era imprescindible ya no está.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Principales características de Notion

By Podcast No Comments

Notion es una de esas herramientas que empiezan pareciéndote ser una cosa pero acaban siendo muchas, muchísimas más.

La puedes utilizar para tantas cosas que es prácticamente imposible que entre todo en un episodio. Sobre todo porque lo interesante de Notion es probar a usarla y trastear con ella. Su gran cantidad de plantillas, la comunidad y amantes de la aplicación y la versatilidad de uso, hacen de ella una herramienta indescriptible para gestionar el conocimiento o aumentar tu productividad.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy vengo a hablarte de una herramienta que se ha convertido en una de esas herramientas top típicas de ranking de las 20 Mejores herramientas para productividad que hay ahora mismo en el mercado.

Entre otras muchas cosas, tiene un diseño muy limpio y una funcionalidad que, de primeras no te esperas. Y te aviso ya que voy a dedicarle a este tipo de herramientas al menos un par de episodios del podcast. Las voy a clasificar como herramientas de gestión de documentos pero ojo que la herramienta que hoy te traigo precisamente está entre las top de productividad por que es mucho, muchísimo más. La herramienta de la que te vengo a hablar hoy es Notion.

Por qué usar una herramienta como Notion

Desde hace mucho tiempo, desde que comenzé en informática, he ido llevando un registro de las cosas típicas que suelen ocurrir de forma estandarizada. Por ejemplo, qué hacer para formatear un ordenador. Piensa que antes la información no la teníamos más que en nuestras cabezas y en revistas… sí, hablo de la era pre-internet.

Supongo que por eso cuando entré a trabajar empecé a apuntar las tareas, los procesos… en una libreta y cuando llegó internet y este tipo de herramientas a nuestras vidas, seguí haciéndolo. Cuando estaba trabajando hace unos años en una consultoría, teníamos muchos procesos, que eran muy repetitivos. Había que hacer siempre prácticamente lo mismo.

Había cosas como que cada vez que llegaba una nueva empresa había que configurar el sistema de una manera. O había que dar de alta una serie de parámetros para que el sistema fuera multi idioma.

Hablo no sólo de procesos manuales, también guardaba las consultas que hacía a la base de datos para recuperar determinada información.

Procesos repetitivos de las empresas

Creo que todos somos conscientes de que en las empresas tenemos muchos procesos repetitivos y que conllevan una serie de pasos determinados. Ocurre por lo general que suelen estar dentro de las cabezas de las personas que los realiza. Por eso, cuando llega un nuevo empleado y tienes que enseñarle cómo funciona todo, cómo se hacen determinados pasos, cómo se ejecutan determinados procesos, las cosas se complican.

Además, corremos el riesgo de que si esa persona se va pues… nos deje fastidiados, por decirlo finamente.

Esta recopilación de procesos, esta documentación, pocas empresas la tienen bien resuelta. Ahora se están poniendo de moda hacer vídeos. Soy partidaria de hacerlos cuando es algo muy concreto: un proceso que tiene una curva de complejidad que sea más fácil explicarlo visualmente, por ejemplo, que hacer un manual. Ya sé que nos cuesta mucho leer, pero donde esté un buen manual que se quite lo demás.

Opciones a utilizar

Vamos al grano. ¿Qué herramientas podemos utilizar para hacer este tipo de recopilación de datos? Pues Evernote y Notion, por ejemplo.

Particularmente, al principio utilizaba Evernote para tener localizados siempre todos los procesos que son repetitivos. Ejemplo: la llegada de un nuevo cliente al programa de facturación, qué tienes que hacer, hay que darla de alta en esta base de datos, hay que configurar el nivel, hay que indicar el tipo de facturación que tenía, etcétera, etcétera.

Igual que está Evernote, en otras empresas existen las wikipedias internas con el objetivo de hacer exactamente lo mismo. Es decir, tener una base de conocimientos común, de forma que cuando tú te encontrabas con un problema buscabas en esta wiki interna la información y simplemente recuperabas lo que otra persona había escrito sobre eso.

Evernote, lo vamos a dejar para otro día, así que hoy voy directamente a hablarte de Notion y las principales características que hacen que Notion se haya comido con patatas a otro tipo de herramientas como la misma Evernote.

Características de Notion

La principal característica de Notion es su gran variedad de plantillas, igual que Evernote te sirve para tomar notas (o al menos servía) por ejemplo, Evernote utilizaba muchísimo cuando quería leer determinados artículos y quería acordarme de que tengo una serie de artículos para leer. Cogía el enlace y lo ponía en un punto concreto y una vez a la semana me dedicaba a leer todos esos artículos. Pues Notion permite hacer lo mismo en una lista.

Pero al mismo tiempo lo puedes utilizar para muchísimas otras cosas más.

Tienes plantillas para hacer tableros kanban. Un tablero kanban es aquello que también hace, Trello.

También tienes plantillas para hacer páginas web. Literalmente, puedes hacer tu página web con pocos clics y tenerla funcionando en Google en horas.

Plantillas para hacer listas de tareas (sustituye a otras grandes aplicaciones como remember the Milk o Wunderlist o Todoist).

Puedes utilizar Notion como bloc de notas, como calendario, como wiki, etc.

La verdad es que en la gran cantidad de plantillas que tiene es lo que marca la diferencia de Notion sobre todo lo demás.

Puedes gestionar proyectos enteros. Dentro de las páginas, puedes añadir comentarios para guiar a tus compañeros en el momento de estar trabajando e incluso utilizarlo para mandarte recordatorios a ti mismo.

Y algo que me gusta mucho, es que puedes bloquear páginas de Notion para evitar notificaciones que es algo que muchas herramientas no te permiten hacer.

¿Lo puedes utilizar como CRM? Por supuesto. Otro tutorial que te voy a dejar dentro de las notas de podcasts

Otra gran característica es que, igual que ocurre con otras aplicaciones que hemos hablado en este mismo podcasts como Drive Dropbox, es que puedes compartir tu contenido con otros usuarios, ya sea que estén dentro de la misma aplicación o con personas externas.

Puedes añadir imágenes vídeos puedes añadir audio,… Cada vez que pones una URL en una página de Notion te pregunta si quieres que se convierta en un marcador (bookmark) y te saca un pequeño texto para que veas las primeras líneas de dicha url. Puedes hacer lo mismo con vídeos y se convierte en embed, es decir, integrado dentro de la propia Notion.

De verdad que no te puedes perder esta aplicación porque va a mejorar tu productividad. Tener un único lugar donde poder hacer tantas cosas distintas nos centra, nos ofrece foco. Y el foco es tu gran amigo en cuestiones productivas.

¿Cómo puedes utilizar Notion dentro de una empresa como gestor del conocimiento?

Cuando algo ocurra, cuando un proceso sea repetitivo, simplemente añádela a Notion. Lo ideal sería que todas las personas de tu organización lo hicieran.

Otro punto importante es que puedes importar contenido de otras aplicaciones, en mi caso, como ya te he contado y utilizaba Evernote. En determinado momento a raíz de una noticia, decidí buscar otras opciones. Notion permite hacer una importación directa desde muchas aplicaciones: Evernote, Asana, incluso documentos de Google Docs.

Otra característica más, la comunidad es una pasada, la cantidad de gente que utiliza notion y que además te ayuda a crear y a mejorar tu propio uso de tu aplicación. Por ejemplo, si quieres saber cómo crear una agenda, simplemente vas a un video de Youtube y lo ves. Si quieres ver cómo crear una pizarra, un dashboard con toda la información porque resulta que tienes un montón de documentos muy desordenados en diferentes carpetas en distintas plataformas, pues podemos tenerlo todo incorporado en la misma página de Notion. Te dejo un vídeo enlazado en las notas.

Notion es una aplicación web que además también tiene una aplicación que puedes utilizar en tu móvil. Es evidente que está todo sincronizado. Además, si te gusta el diseño minimalista, pues enhorabuena, porque es literalmente una página en blanco y negro, sin estridencias y súper simple.

Planes de pago

¿Cuánto cuesta? Tienes varios planes. En todos los planes la parte de páginas y de bloques, que es lo que puedes usar para crear todo lo que necesites, son ilimitadas, es decir, esas siempre vas a tener acceso a ellas, independientemente del plan que tengas contratado. En el plan gratuito para una única persona con hasta 5 colaboradores externos y hasta 5MB de ficheros que puedes incluir.

Y ojo que en las versiones de pago, ¡tienes versionado! Es decir, que te mantienen las versiones anteriores de los cambios que has hecho registrando fecha, hora y persona que ha hecho el cambio.

Notion es una aplicación brutal que no te puedes perder si sueles almacenar las cosas en listas que luego, nunca encuentras o si quieres mejorar tu productividad o empezar a gestionar el conocimiento de tu empresa.

Notas:

Cómo crear mi dashboard de empresa en Notion – YouTube

Using Notion as a CRM – YouTube

Dónde buscar plantillas gratuitas para usar con Notion (hipertextual.com)

Cómo crear una página web con Notion en pocos pasos (hipertextual.com)

Gestión del conocimiento en la empresa > Vanesa Ramos

Procesos de trabajo de una empresa: cómo identificarlos > Vanesa Ramos

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Internet de las cosas: qué es y ejemplos prácticos

By Podcast No Comments

Seguro que has oído hablar del Internet de las cosas o IOT. Pues bien, en este episodio, voy a darte ejemplos de cómo aplicarlo en industrias para convertirlas en eso llamado «4.0».

Hablamos de sensorización, de vacas, de lechugas… bueno, no directamente, pero sí…

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy quiero acercarte a cómo puede implementarse el conocido internet de las cosas en una empresa. Y ojo porque digo empresas en general, sé que no es lo mismo una factoría de coches, que nuestro restaurante favorito. Voy a dar ejemplos concretos, pero hay que tener en cuenta una cosa: aquí la imaginación va al poder .

Puedes controlar tantas y tantas cosas y sacarle tanto partido a este sistema tecnológico que me quedaré corta. Y voy a empezar por una definición aunque salvo que seas mi abuela, no creo que no sepas de qué estoy hablando.

Qué es el internet de las cosas

Tirando de Wikipedia se define como la conexión a internet de elementos físicos, es decir, objetos. Estos objetos, proporcionan datos que nos permitirán tomar decisiones. Ya seas, tú quien las tome o una inteligencia artificial porque sí, podemos extender esto hasta enlazarlo con el big data.

Al hablar de objetos, hablamos fundamentalmente de la industria. Aunque tú también estás conectado. ¿Llevas una pulsera o un reloj inteligente? Ahí lo tienes. A través de esa pulsera se toman datos que dan lugar a decisiones, ¿verdad? El termostato inteligente que tenemos en casa, que podemos programar desde nuestro móvil para que se encienda o apague a determinadas horas. Las luces inteligentes. Todo esto funciona a través de sensores que llevan conexión a internet, creo que eso está claro.

Pues es lo mismo, pero a gran escala.

Algunos ejemplos

Un ejemplo fácilmente entendible son los sensores (y lo pongo entre comillas) en los autobuses que nos permiten conocer en tiempo real a través de una aplicación o en la propia marquesina cuánto va a tardar.

Ahora imagínate que todos esos datos, la de todos los autobuses, se traslada a un cuadro de mando que permite detectar dónde hay un embotellamiento, qué líneas de autobuses son las más utilizadas, qué líneas nuevas necesita porque aumenta la demanda, qué autobús va más lento de lo habitual e incluso, si determinado autobús tiene problemas, pudiendo enviar el siguiente un poco antes para recoger a los usuarios que se han quedado tirados.

Sin darnos cuenta el mundo se ha sensorizado.

Todo esto puede ser aún más grande. Imagina que tienes todos esos datos en tiempo real. Ahora magina, que puedes actuar sobre ellos. Piensa la cantidad de información que vas a tener después de 1 año. Y ahora, usa un sistema de big data para mejorar procesos.

Las Smart cities van más allá de sensorizar farolas para que se enciendan cuando una persona se acerca. En un proyecto desarrollado en Chicago en colaboración con Mastercard, analizaron el colapso de tráfico provocado en la ciudad cuando hay un partido de los Cups y determinaron que mediante avisos a los conductores mejoraban un 5% la gestión de la demanda del tráfico.

Qué te permite el IOT

El Internet de las cosas te permite:

  • Adquisición de datos en tiempo real sobre variables críticas
  • Mapas de calor y gráficas
  • Históricos, notificaciones y alertas

Imagínate que estás en tu empresa y antes de que abras la puerta sabes, porque te ha llegado un sms, que un equipo está funcionando de manera incorrecta porque, basado en los datos históricos, está consumiendo demasiado.

Es decir, gracias a la sensorización puedes realizar un mantenimiento preventivo que, evidentemente, permite reducir las averías y bajar el coste. Puedes conocer si la potencia contratada es la optima y si estás pagando de más. Bueno, ahora mismo con los precios de la luz a una escala nunca vista, estamos pagando MUCHO todos.

Si controlas los costes energéticos, inmediatamente haces tu empresa más sostenible.

Más ejemplos

Voy a seguir poniendo ejemplos y que conste que son 100% reales: Una planta de procesado de jamón ibérico, un lugar donde es importante controlar las variables climáticas: puedes revisar desde cualquier lugar del mundo, gracias al internet de las cosas, el grado de temperatura y humedad que hay actualmente en tu planta.

Otro caso: ganadería. Hay proyectos pilotos en España que permiten, a través de sensores aplicados en los collares de los animales, la ubicación y su estado. Te permite reducir la pérdida de los animales, reducir desplazamiento de los empleados para el control de las mismas, optimizar la alimentación del animal…

Imagínate que eres agricultor. Gracias a los sensores que instalas en tu planta, puedes saber en todo momento cuánto agua estás consumiendo. De nuevo, los datos históricos, te permiten tener información sobre cuándo estás consumiendo de más y detectar las fugas. No sólo eso, puedes capturar mediante drones con visión artificial qué producciones están listas para ser consumidas y enviar de forma automatizada a tractores recolectores. Puedes controlar el grado de humedad de cada campo e incluso cada planta. Sabiendo que no llueve, no necesitas regar,¿ verdad? De nuevo el IOT puede ayudarte, el sistema reconoce si está lloviendo y en ese caso, no se pone en marcha.

¿Crees que me estoy pasando? En absoluto. Es sólo un ejemplo adicional. Y es real. Mira los enlaces que te dejo en las notas del podcast.

En qué campos se puede aplicar el Internet de las cosas

Hay empresas muy conocidas que producen a gran escala que ya tienen estos sistemas implementados, pero también hay pequeñas industrias, que ya lo están aplicando.

Sí, te he dado ejemplos de agricultura y ganadería, pero, esto es la imaginación al poder. Todo puede ser medible, y si es medible, es susceptible de ser tratado, monitorizado, revisado y mejorado.

Otra gran ventaja en este tipo de sistemas es que se hace un trabajo a medida. El cuadro de mandos en el que por lo general se vuelcan estos datos es totalmente configurable.

Además, en estos últimos tiempos, en España se está apostando por la Industria 4.0 a través de subvenciones para la digitalización de la empresa. Es fácil acceder a una línea de ayudas que te permita analizar y adoptar esta transformación y de nuevo, no veamos todo esto como un coste, es una inversión a medio largo plazo que te permitirá ser más eficiente, sostenible…

Notas:

Internet de las cosas – Wikipedia, la enciclopedia libre

Hispasat: La Agricultura 4.0 llega a España para quedarse (red2030.com)

Las vacas de Ávila que se vigilan desde el espacio – El Independiente

IoT en agricultura: el Internet de las Cosas en el campo español (hablemosdeempresas.com)

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Cómo llegar a tu vecino sin tener una web gracias a Google MyBusiness e Instagram

By Podcast No Comments

Me ha quedado el título largo pero exactamente de eso va este episodio: de cómo usar Google MyBusiness e Instagram para venderle al público más cercano a ti. Pero ojo, todo pasa por establecer una relación. Si no hay relación, no hay venta, si no hay confianza, tampoco.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Soy muy pesada con respecto a tener una web. Creo que todo el mundo debería tener una web. Es una obligación. Pero es cierto que ahora mismo, con la cantidad de plataformas que nos permiten ofrecer nuestro trabajo al mundo, hay muchas opciones para petarlo sin tener una web.

Y de eso vamos a hablar hoy: en concreto de técnicas para ofrecerte fácilmente a tus clientes locales, usando dos mejores plataformas para ello: Google MyBusiness e Instagram. ¿Empezamos?

Google MyBusiness

Partiendo de la base de que todo el centro de nuestra estrategia digital debe ser nuestra web, sabemos que hoy en día tenemos otras plataformas: Google MyBusiness es la plataforma de Google para hacer que aparezcas en búsquedas locales.

La estrategia de Google siempre pasa por ofrecer delante de todo lo demás, aquello que está más cerca de ti. Incluso casi te diría que lo primero que hace a la hora de ofrecerte resultados es revisar si lo que estás buscando está en su plataforma de negocio local, es decir, en Google MyBusiness. Y si tienes la ubicación activada, más aún. Y si haces las búsquedas dentro del propio mapa de Google Maps, ya ni te digo.

La ficha de Google MyBusiness

Crear una buena ficha para una empresa en Google MyBusiness es muy sencillo. Hay que seguir una serie de pasos por los que el sistema te va guiando. Aún así, tienes un enlace en las Notas del final, que te lleva a una sección de recursos en la web donde hay un manual para darte de alta en Google MyBusiness.

Ahora, y esto es muy importante: ¿tienes en cuenta cómo te localizan tus clientes potenciales? Aplica eso a la hora de crear la ficha. ¿Por qué digo esto? Puede que tú estés pensando que a ti te buscan con el nombre de tu empresa y sin embargo, lo están haciendo con otras combinaciones de palabras. Utiliza esas combinaciones para crear la ficha de Google MyBusiness.

Si no tienes web, en la propia plataforma te dejan crear algo muy sencillito, una especie de tarjeta de presentación en forma de web pero ojo, no es una web y se queda bastante corta. Pero bueno, algo es algo, y estoy segura de que posiciona muchísimo mejor que si fuera una web externa.

Es muy interesante también hacer una visita 360° a tu negocio, para que el cliente pueda hacerse a la idea de qué es lo que hay ahí dentro.

Reseñas en Google MyBusiness

Cuando crees la ficha, hay que mantenerla viva. Lo ideal sería mantener la información actualizada, un esquema del horario, explicar cuándo estás abierto y cerrado, etc, pero sobre todo, hacer publicaciones y super super importante contestar a las reseñas.

Con respecto a este tema de las reseñas, ten en cuenta que todos los negocios tienen buenas y malas reseñas. El punto más negativo de Google MyBusiness es que el back del sistema de gestión de reseñas se queda muy corto. Es decir, ¿qué pasa si llega la competencia y se pone a escribir reseñas negativas bajo diferentes pseudónimos? Pues solo puedes denunciar y esperar a que lo investiguen. ¿Qué pasa con los exempleados que han salido descontentos de una empresa? Pues lo mismo: denunciar y esperar.

Todos los comentarios deben ser respondidos. TODOS.

Si tienes una buena ficha de Google MyBusiness, vas a aparecer por delante de los anuncios destacados de Google.

Además de gestionar reseñas, puedes ver cuántas personas han llegado, cuántas han interactuado con tu perfil, han usado el botón de llamar por teléfono, etc.

Instagram

Vamos ahora a por Instagram. En este caso, el usuario está muy conectado a la plataforma, para lo bueno y para lo malo. Está probado que cuánto más tiempo pasas en Instagram, más contenido te ofrece.

Básicamente hay que subir contenido todos los días, historias, vídeos(¡sobre todo vídeos! Porque es el contenido que más promocionan y el que más triunfa. Eso sí, los vídeos que sean cortitos). Tienes los rings que se prestan mucho a contenido creativo.
Puedes hacer vídeos de tus productos, de cómo se hacen, cómo se empaquetan, cómo los reciben los clientes,…. Y cuida los detalles: la iluminación, el sonido,….

Además, Instagram ofrece la posibilidad de geolocalizar no solo los vídeos, sino también las historias. Esta geolocalización permite que personas que están dentro de tu zona de servicio, vean tus publicaciones con mayor facilidad.

Combinar Google MyBusiness e Instagram

Entonces, pensando en la estrategia, ¿por qué no publicas en Google MyBusiness contenido que ya hayas publicado en Instagram?

Cuando algún cliente haga contenido donde te etiquete, si es contenido positivo, no dudes en mandarle un mensaje o dejarle un comentario o un like. Invítale a que te deje una reseña en Google MyBussines, de hecho, dale el enlace. Por lo general, si están tan contentos como para hacer contenido positivo, estarán encantados de ayudar a hacer crecer la marca con una reseña positiva. Pero pídesela, porque a los clientes se nos olvida.

Esto es superimportante: tienes que interactuar con tus clientes.

Si logras crear un hastag para que vaya teniendo cada vez más publicaciones asociadas, repásalo e interactúa con tus clientes. Da like, comenta las fotos,… tienes que mantener una relación con tus clientes. Cuanta más gente comparta tu contenido, a más clientes potenciales llegarás.

Esto son solo un par de pinceladas que te llevarán a aprovechar Google MyBusiness e Instagram y te llevarán a hacer crecer tu negocio local.

Notas:

Recursos gratuitos

Does IFTTT support Google My Business?

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

10 beneficios de tener un blog corporativo

By Podcast No Comments

Tener un buen blog corporativo en tu empresa te ayudará en muchas maneras a mejorar el posicionamiento. Además, es fácil de crear, mantener y Google siempre está a la caza de datos nuevos en las webs.

En el episodio de hoy, te cuento 10 beneficios de contar con un blog corporativo en tu web. Por que… ¿tienes una web, no?

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Como sabes, una parte importante de tus clientes, busca información sobre servicios y productos a través de los buscadores de internet. Tú también lo haces. Hace mucho tiempo que esta forma es la habitual de encontrar empresas. Entonces ¿por qué todavía no tienes un blog?

Ya hablé anteriormente de la necesidad de que todo el mundo tenga una web. Ahora voy a intentar convencerte, por los beneficios que supone, no solo tener una web, si no también tener un blog corporativo.

Las razones para tener una web ya te las expliqué en el episodio que tienes enlazado en las notas del final, así que hoy voy a profundizar en los beneficios de tener un blog corporativo.

Beneficios de tener un blog corporativo

Para empezar, hablar de tener una web, implica hablar de cómo posicionarte de forma orgánica en buscadores. Si vives en España, el 90% de las búsquedas se hacen en Google. Ya hemos hablado también de los posicionamientos SEO, SEM, etc… (tienes el enlace en las notas del final), no nos vamos a meter ahora en esto.

Vamos a hablar directamente de beneficios:

Primer beneficio

El primero es que es muchísimo más fácil posicionar a través de un blog que de una página corporativa. Las páginas corporativas están centradas en ofrecer información de la empresa. Independientemente del sector, las palabras que se usan en una web empresarial son similares a las palabras que se usan en la web de la competencia. Fíjate un poco. La Home (la página principal) puede ser diferente, pero el número de palabras que contiene suele ser siempre menor que el número de palabras que normalmente contiene un blog. La Home está hecha para posicionar en un grupo grande. Los blogs van a un nicho más pequeño, más específico.

Hablar de lo que eres experto en un blog hará que tus posibles clientes te encuentren de una forma más fácil.

Segundo beneficio

El segundo beneficio importante es que lograrás diferenciarte de tu competencia. Si explicas cómo haces tu trabajo, cómo te mueves entre el resto de tus competidores, tu cliente podrá conocerte más a fondo. Puede que ese post le lleve a pensar en tí y a contratarte.

La diferenciación solo se consigue a base de conocer muy bien a tu propia empresa. Tienes que tener muy claro qué hace a tu producto o servicio diferente de los demás y transmitirlo.

Tercer beneficio

Gracias a un blog puedes convertirte en un referente de tu sector. El blog sirve para comunicar qué haces, por qué lo haces, cómo lo haces,… todo eso te ayuda a exponerte en el mercado y por tanto, a mostrarte como el experto que eres.

Cuarto beneficio

Un blog corporativo es la mejor forma de aumentar la reputación de la marca. La idea de tener un blog es que el cliente te tenga en mente cuando piense en algo referido a tu servicio o producto. Eso sí, como siempre, contenido de calidad, contenido que ayude al cliente y que sea de su interés.

Quinto beneficio

El blog es un instrumento genial para conseguir clientes, eso sí, antes tienes que establecer una relación de confianza con ellos, porque todos compramos basándonos en esa emoción: en la confianza. Si no me fío de una empresa, no voy a comprar en dicha empresa. La forma más fácil de construir esa confianza es mediante la publicación en tu blog corporativo.

Sexto beneficio

Puedes aprovechar el post que vayas a escribir para, a su vez, crear diferentes publicaciones en redes sociales. De un buen contenido, fácilmente puedes sacar tres o cuatro trozos que te servirán para crear más contenido en otros medios. Esta es una estrategia que puedes ver fácilmente en los mayores creadores de contenido de internet.

Séptimo beneficio

El blog puede ayudarte a fortalecer la relación con tus clientes. Dejando los comentarios abiertos, pueden ayudarte a generar más ideas, más tráfico hacia tu web o más links. Y (vuelvo a un punto anterior), eso te ayuda a generar más confianza con tu cliente.

Octavo beneficio

Cuando tienes un gran número de clientes ya tienes prácticamente el contenido hecho: resuelve sus dudas a través del blog. Lo más fácil es generar contenido con las preguntas comunes.

Por ejemplo, en un despacho de abogados puedes hablar de por qué un procedimiento es de esta manera, qué partes hay implicadas en este proceso, casos de éxito, cómo y cuándo tienes que presentar determinada documentación,…

Ojo, para esto es muy importante que todos tus empleados puedan registrar en algún sitio, las preguntas comunes que les hacen los clientes para, a partir de ahí, generar los contenidos. Usad herramientas colaborativas como Notion o Evernote.

Noveno beneficio

Un blog corporativo te permite conocer a tu audiencia: quién te sigue, qué es lo que más se lee en el blog, qué temas tienen más comentarios…Y a raíz de ahí, puedes crear más contenido.

Décimo beneficio

Piensa…¿quién mejor que tú para promocionar tus productos o servicios? Siempre y cuando lo que estás promocionando sea bueno para tus lectores, no hay nada de malo en explicar sus ventajas y las diferencias con tu competencia. Y también puedes comunicar cómo utilizar tu producto o servicio.

También puedes crear un blog apoyándote en otras plataformas. Veamos por ejemplo, el caso de una tienda de bicicletas. Esta tienda puede tener un canal de YouTube explicando cómo realizar un cambio de frenos. Mejor todavía si son los frenos que se venden en la propia tienda.

Otro ejemplo: un despacho de abogados con un canal donde se explique fiscalidad para autónomos o pequeños empresarios. Si ese video lo enlazas a tu web corporativa, estarás obteniendo posicionamiento en dos lugares: YouTube, que es un gran buscador y en tu propia web.

Al final se trata de crear contenido asociado a tu web corporativa.

No dejes de lado la creación de un blog. Eso sí, cuando lo vayas a hacer hazlo bien: nada de errores ortográficos, cuida la presentación, incluye negritas o viñetas para facilitar la lectura.

Si crees que en tu empresa no tenéis material o tiempo para hacerlo te recomendaría preguntar primero a tus empleados y luego a tus clientes. Mantener un blog corporativo es muy sencillo. Puedes hacerlo dentro de tu empresa o contratarlo fuera de ella. A veces merece la pena una visión externa.

Notas:

Todo el mundo debería tener una web

Tendencias SEO: recomendaciones

Diferencias entre SEO y SEM

Herramientas:

Notion

Evernote

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.