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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

¿Necesitas un jefe de proyecto?

By Podcast No Comments

Me hayo en un momento de reflexión a raíz de las últimas experiencias vividas y quiero compartir este aprendizaje. ¿Necesitas un jefe de proyecto para poner algo en marcha? ¿Es necesaria esta figura? ¿Cuáles son sus principales tareas?

Todo eso y algo más es lo que comparto contigo en este episodio.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

¿Piensas que en determinados proyectos no se necesita a nadie? ¿Qué pasa si pones a alguien a liderar un proyecto y luego lo quitas?
Últimamente me centro mucho en hacer reflexiones. En hacer preguntas con la esperanza de que tú también te las hagas y juntos le demos la vuelta a las cosas.

Y hace unos días, reflexionaba en cómo los proyectos pueden acabar yéndose a la porra porque no hay nadie que los lidere, porque no hay un jefe de proyecto. En el episodio de hoy, voy a hablar precisamente de este tema.

Este es uno de esos episodios a los que llamo «de café». Un episodio donde sale todo casi sin guión y sin pensar. Así como si estuviéramos tomándonos un café, hablando de la vida en general y de tu empresa o emprendimiento en particular.

En el mundo emprendedor todos empezamos siendo Juan Palomo: lo hacemos todo nosotros y con las dificultades que se pasan al inicio, no es difícil ver que llega un momento donde o soltamos o nos estancamos. Ahí empiezan las dificultades, ¿montas un equipo o colaboras? Dependerá de tu naturaleza y de la naturaleza de tu emprendimiento. Muchas veces es mejor buscar colaboradores que un equipo desde el principio. Esto me da para otro café, así que lo voy a dejar un momento de lado.

Nuevas necesidades en la empresa

Hablemos de la empresa. Hablemos del entorno donde ya está formado el equipo y todo el mundo sabe hacer su trabajo. Habéis estado años desarrollando el trabajo de determinada manera pero te das cuenta que últimamente, no fluye todo tan bien. Hay mucho más trabajo que hace un año y eres consciente de que tienes que mejorar la forma de trabajar de tus clientes internos porque no dan más de sí.

Te planteas, por tanto, incorporar una nueva herramienta tecnológica. Y a continuación, te haces preguntas: ¿quién se va a hacer cargo de esto? ¿Busco a alguien interno o externo? Bueno, quizá interno no pueda ser porque estamos todos hasta arriba de trabajo. O quizá no.

Hasta ahora el equipo ha sido autosuficiente. No ves la razón por la que no puedas ponerlo tú en marcha. Te pones a ello y… problemas. Para empezar, tú tienes tu propio trabajo y responsabilidades. Y el resto del equipo, también. Ser autosuficiente implica que ahora tu equipo trabaja por su cuenta, en islas separadas sin tener en cuenta a los demás.

Quieres poner en marcha esa nueva herramienta, eres consciente que la necesitas pero… no funciona.

Beneficios de tener un jefe de proyecto

¿Qué hubiera ocurrido si hubieras puesto a alguien, interno o externo, a ello? ¿Si hubieras puesto un jefe de proyecto? Habría alguien empujando por dicho proyecto. Una persona que se encargara de tomar en consideración todos los cambios que hay que hacer. Alguien que reuniera a la gente bajo un único punto de presión: sacar adelante ese proyecto.

Motivación, equipo, objetivos, responsabilidades,… todo eso es lo que gestiona un jefe de proyecto. Lo de las tareas y el tiempo dedicado, es accesorio.

Eso sí, para elegirlo dentro de tu equipo tienes que ser consciente de que hay que hacer un cambio de responsabilidades. No puedes exigirle eso y además que haga lo otro. O uno o lo otro, porque no somos máquinas y a todos nos gusta irnos con la sensación de un trabajo bien hecho, sí, pero pudiendo conciliar.

Sé que muchas veces no parece así, sé que muchas veces en un proyecto donde hay varias personas da la sensación de que no es necesario nadie que impulse dicho proyecto. ¿Pero qué pasa cuando sacas a esa persona del equipo? ¿Qué pasa cuando no tienes a nadie que lidere ese proceso? Pues que el proyecto se va a la porra.

La realidad es que durante toda nuestra vida nos han enseñado a hacer las cosas bajo el mando de una persona. El profesor. El jefe.
Trabajar en equipo con gente autogestionada es un gusto y un lujo. Y tengo la convicción de que las nuevas generaciones irán más enfocadas hacia la autogestión. Que un equipo que esté todo el rato preguntando qué es lo siguiente que tiene que hacer, no ayuda, entorpece.

Pero, hay muchos casos donde se necesita todavía esa estructura. Igual momentáneamente, correcto, pero siempre teniendo en mente que necesitas a alguien para tomar las riendas y las decisiones que el equipo autogestionado no puede hacer por su cuenta. Gestionar las tareas que tiene que hacer cada uno, definir las acciones a llevar a cabo, definir los procesos, asignar las tareas, revisar que se cumplen y pedir responsabilidades cuando no es así. Todo eso lo puede hacer, como digo alguien interno o externo. Pero es vital que alguien lo haga. Es vital para tu empresa.

¿Pero qué pasa cuando el equipo no está motivado, ni está integrado ni quiere saber nada de dicho proyecto? Cuando el equipo lleva años autogestionándose, aparecen los miedos a que ese agente externo le quite el trabajo o le robe «su parcela». O no quieren trabajar juntos, nadie les ha «ordenado» y me duele decir está palabra, que todo debe cambiar. Digo ordenado por la manía que te decía antes del atender a una persona.

No digo que no pueda hacerse con un equipo autogestionado, ¡al contrario! Es maravilloso conseguirlo así. Eso sí, como jefe, como líder, tienes que ver que no puedes exigirles al equipo que hagan su trabajo y además, lo otro.

¿El jefe de proyecto es siempre necesario?

¿Debe ocurrir siempre así? ?¿Debe haber siempre una persona liderando ese proyecto, proceso o cambio? Bueno, depende de dicho proyecto, proceso o cambio. Por lo general un cambio, sea el que sea, requiere de alguien que se ponga al mando de la situación. Si son organizaciones ágiles donde una idea no te parezca mal y des tiempo a tus trabajadores a innovar y a moverse hacia donde les mueve sus intereses y sus valores pero dentro de tu empresa, oye, sin problema. Siempre encontrarás a alguien dispuesto a hacer cambios. Los problemas vienen con empresas de larga trayectoria donde «esto se ha hecho así» y no pueden ver las mejoras.

En ocasiones, necesitas una mano izquierda que ayude a que ese proyecto tan vital para la empresa, llegue a buen puerto. En ocasiones, sucede que sin esa figura, sin ese líder, el proyecto no llega a buen puerto y se desmorona por el camino. Y en otras ocasiones, necesitas repensar cómo operas en tu empresa, desmontarla y volver a crearla de nuevo.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Cinco claves para mejorar la comunicación externa de tu empresa

By Podcast No Comments

¿Cómo puedo mejorar la comunicación de la empresa si no sé cómo se comunica uno en determinada red social? ¿Qué pasa con el blog? ¿Y con el correo? ¿Tengo que contestar a todo lo que me dicen? ¿Y de qué hablo?

A todo esto te contesto a continuación, porque, si algo me apasiona a mí en la vida a parte de la tecnología, es la comunicación.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En el episodio de hoy hablamos de uno de esos temas que me apasionan y que si la vida no me hubiera llevado por el terreno de la informática, creo que me hubiera dedicado a ello profesionalmente.

Estoy hablando de la comunicación. He mencionado en episodios anteriores del Podcasts, cómo podemos buscar la forma de comunicarnos mejor, no solamente con tus clientes externos, sino también con tus clientes internos.

Ya sabes que como clientes internos, pienso siempre en tus trabajadores. Es una de esas patas a las que hago referencia cuando hablo de transformación digital: clientes internos, mejora de procesos, mejoras de la vida en general de tus clientes internos en primer lugar. Y después ya hablaremos de cómo comunicarnos con los clientes externos: aquí es donde entra el marketing online, que simplemente es una rama muchísimo más pequeña de lo que te puedas imaginar al respecto de lo que en realidad es el marketing.

Sobre comunicación con tus clientes internos, tengo varios episodios al respecto que te dejo en las notas del podcast para que lo puedas revisar.

Comunicación con clientes externos

En cuanto a clientes externos, también tengo unos cuantos episodios pero hoy quiero darte unas cuantas pinceladas adicionales.
Y es que este episodio nace de una reflexión. Por mi trabajo, veo muchas empresas. Afortunadamente. El caso es que cuando hablamos de redes sociales, muchos gerentes, dicen que ellos no son usuarios de las redes sociales. Y de aquí surge dicha reflexión ¿cómo puede ser que quieras abrir ese canal para comunicarte con tus usuarios o clientes si no sabes cómo se hace?

Es necesario que seas usuario de redes sociales si lo que pretendes es empezar a trabajar esa área de la comunicación en tu empresa. Necesitas entender las dinámicas, necesitas entender qué es lo que se explica, cómo se hablan en una red social. No te comunicas igual en Twitter que en TikTok o Instagram. Si no sabes cómo funciona una red social es probable que lo que esperes de ella o le pidas a los que la gestionen para tu empresa, esté totalmente alejado de la realidad. ¿Cuántas veces nos encontramos con errores de comunicación así? Vemos empresas que se empeñan en “vender” cuando lo que necesitan hablar es de experiencias. O empresas que no dirigen su comunicación al tipo de usuarios en dicha red social… Sobre esto, nadie mejor que Gaby Castellanos y su cuenta de Instagram. Te la dejo también linkeada.

Crear cuentas en redes sociales

Primera recomendación… Créate una cuenta en esa red de la que todo el mundo habla y empieza a investigar cómo lo hacen otras marcas. Crea una cuenta personal en la red social que te interese (ojo, Facebook no es una buena idea… está dejando de ser utilizada. Digamos que Zuckerberg tiene un problema gigante.)

Una vez hayas investigado, y aquí date un tiempo… no es de tres días… pasamos a la segunda fase.

Ok, ya hemos visto qué está pasando y cómo otras empresas se comunican en la red social en la que están mis usuarios. Ahora llega mirar hacia tu empresa. Esto es un ejercicio de reflexión: ¿Tú qué haces? ¿Qué hace tu empresa? ¿Cómo lo hace?

Ten claro qué haces, cómo lo haces y qué puedes comunicar. Y ojo que he dicho puedes y no debes o quieres. Los arranques está bien que lo hagas de la mano de alguien y luego con un tiempo quizás puedes hacerlo dentro de casa. Eso sí, tiempo y conocimientos y requiere gestión de forma directa.

Comentarios y opiniones

Dice Gaby Castellanos que hay que contestar cada mensaje, cada comentario y cada opinión. Yo creo lo mismo y abogo por la transparencia. Es difícil en ocasiones porque lo que tú esperas es que a todo el mundo le encante tu marca pero no siempre ocurre así. Estoy pensando ahora mismo en una marca de ropa femenina de nicho, muy pequeña, con vestidos para invitadas de boda que tienen vestidos a 400€ y las reseñas de google son… bastante malas. ¿Por qué? Porque si pagas 400€ esperas calidad. Y hay gente que no se la ha encontrado, intenta hablar con la empresa y oh, sorpresa, nadie contesta en redes… ni por lo visto, en el teléfono…

Sobre los comentarios y opiniones, está el que está muy contento con tu empresa y el que está muy enfadado. Hay que entender por qué te dicen lo que te dicen, tanto uno como otro. Los comentarios desfavorables son los más interesantes, hay que entender qué ha pasado y pensar que puede tener razón. Hay que distinguir entre comentario que busca una respuesta y el que busca visibilidad, que le hagan caso.

Recientemente, en una cuenta que ayudo a gestionar, nos estuvimos debatiendo una mañana entera con una crítica negativa que nos habían dejado en redes. No teníamos constancia de que hubiera habido un problema ese día, ni las fotos que habían subido parecían de ese día… Siendo sinceros, ni siquiera podíamos pensar que fueran de dicho establecimiento. El caso es que repasamos durante dos horas qué había sucedido con aquello a la que ésta crítica hacía referencia y llegamos a la conclusión de que era un caso 2: está buscando casito.

Aún así, se contestó de buenas formas a lo que este supuesto cliente había puesto en la red social. No puedes dejar las críticas negativas sin contestación. Perdimos tres horas, eso también es verdad.

Reseñas y recomendaciones

Sobre pedir o no pedir, reseñas y recomendaciones. Lo primero es tener claro que estás dando un buen producto o servicio. Como marca, a veces, es mejor dar visibilidad a un comentario positivo que pedir reseñas. Esa estrategia… pues oye… alimenta el ego de cada uno, ¿no? nos da gustito. A todos nos gusta ver que aparecemos en otros sitios y eso anima al resto a dejar reseñas, sobre todo, repito, si tienes un buen producto u ofreces un buen servicio.

También se puede dar un beneficio adicional como me has dejado un comentario positivo, te doy este beneficio. O algún tipo de ventaja u ofertas exclusivas.

Un blog

Te he hablado en ocasiones sobre tener un blog que hable de lo que tu empresa hace bien pero no sólo eso. Hay muchas personas que se preguntan si en 2022 sigue siendo útil dedicar tiempo y energía a generar un contenido como ese. La respuesta es sí. Aunque no lo parezca.

Hay muchos trucos. Un buen post de un blog puede ser convertido en 4 o 5 piezas para Instagram, Linkedin o vídeos para TikTok. En una empresa, la generación de contenido es la forma para comunicarse con los demás. ¿Cuál es el principal error? Que cuando digo “lo que tu empresa hace bien” tiene que ser orientado hacia tu cliente. No tienes que hablar de la empresa si no de lo que los clientes quieren escuchar de ti. Y esto tiene que ver muchísimo con cómo resuelves el problema. Sí, con tu producto o servicio, pero apelando a su problema.

Hay muchos tipos de contenido, informativo, educativo,… Y como digo, una publicación puede convertirse en 4 o 5 contenidos diferentes. En cualquier caso, y esto siempre es así, tienes que hablar de aquello que le duele a tu cliente. Estoy segura que a estas alturas no te descubro nada, pero siempre viene bien recordarlo.

El correo

Y por último: qué pasa con el correo… Está comprobadísimo que el correo electrónico, ese que suele acabar en la bandeja de promociones o foros de Gmail, sigue funcionando. Aunque haya mucho ruido (o a tí te lo parezca) el e-mail marketing sigue funcionando muy bien en la comunicación con tu cliente, pero siempre bien utilizado. Tienes que pensar que ésto le llega directamente al cliente. No depende de que tu cliente esté conectado ni de que sea seguidor tuyo en la red social X. No dependes de un maldito algoritmo. Estás entrando directamente a la bandeja de entrada del cliente. Pero… No seas pesado ni egoísta. Tampoco busques constantemente un beneficio. No busques todo el tiempo VENDER.

Y transparencia: Es fundamental que los usuarios puedan tener claro en cualquier momento que se pueden dar de baja de la newsletter. Es fundamental que entiendan para qué se están utilizando sus datos. Máxima transparencia de cara a los usuarios. Cómo has obtenido ese correo, cómo lo vas a usar,… Tdo esto, en la web explicado, no en unos términos farragosos que nadie entiende. Y en el final del mail, por supuesto.

Conclusiones

Cualquier canal, e-mail, red social, etc, te sirve para aprender más de tus usuarios y te permite establecer un canal de comunicación con ellos. La comunidad es importante, creo que no te descubro nada si te digo que cada vez más. No es lo mismo un seguidor que un potencial cliente. Lo normal es que si te siguen, un tanto por ciento de esos seguidores muestre interés por lo que haces.

Y aquí otra reflexión: ¿qué pasa con lo de aumentar seguidores, tiene sentido? A ver, si tenemos en cuenta que de ese número total tus publicaciones se muestran a un porcentaje muy reducido… Para que te hagas una idea, imagina que tienes 100 seguidores. De esos 100 igual el contenido se muestra a un 2% (es inventado pero no debe andar muy lejos de la realidad). Es decir a 2 personas. Si esas personas interactúan con tu contenido, se le va a mostrar a un % más grande… Así más o menos es como funciona todo esto. A mayor número de seguidores más aumentará el primer alcance. Pero ojo, si el contenido no vale para nada, poco vas a hacer.
Buen contenido que le hable a tu cliente. Y a partir de ahí, lo demás.

Notas:

Cuenta de Instagram de Gaby Castellanos

Mejorar la comunicación por texto: los mejores trucos

Mejora la comunicación con tu equipo

Teletrabajo y motivación: apoya a tus clientes internos

10 beneficios de tener un blog corporativo

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Ciberseguridad: preguntas para empezar a proteger nuestra empresa

By Podcast No Comments

La ciberseguridad debe ser uno de los principales puntos a tratar dentro de nuestras empresas. En este episodio te traigo, no sólo una definición si no también ideas, en forma de pregunta, para empezar a proteger tu empresa y por supuesto, ayuda.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio vamos a hablar de ciberseguridad y de cómo intentar (y digo intentar) proteger tu empresa lo máximo posible.

Qué es la ciberseguridad

Lo primero que hay que definir es qué es la ciberseguridad. Es el conjunto de técnicas para que los datos de tu empresa y tu empresa en general esté lo más protegida posible ante las ciberamenazas. ¿Y qué son las ciberamenazas? Cualquier cosa que intente secuestrar tus datos, fingir que eres tú, robar tu información, etc.

Desde el principio de los tiempos hemos tenido virus, troyanos, software malicioso,… Quizá pienses que eso ha cambiado desde que está Internet funcionando. Pues es justo lo contrario. Debido a que la información es cada vez más accesible a todo el mundo, tenemos un problema grave.

Posibles amenazas

Todos conocemos diferentes amenazas: todos sabemos lo que es el phishing (o al menos espero que lo sepas). El phishing es el intento de secuestro de tu identidad. Se hace a través de sms, correo electrónico,… Seguro que sabes de un montón de empresas que te dicen que no contestes a estos mensajes, que ellos no piden información: bancos, empresas de logística,…

Todos hemos oído hablar también del ransomware. El ransomware secuestra la información mediante un ataque, una invulnerabilidad de tu servidor, de tu disco duro donde guardas los datos de tu empresa,…

En todos estos casos hay que estar preparados y protegidos al máximo posible. Pero hay que tener claro que no hay un 100% de protección.

Primeras preguntas de ciberseguridad

Imaginemos que tienes toda la información de tu empresa en un disco duro:

  • ¿Tienes un antivirus?
  • ¿Está actualizado?
  • ¿Tienes copias de seguridad?
  • ¿Están separadas en un disco duro externo? Esto es muy importante porque si hay un ataque y de repente un virus llega a tu disco duro, es crucial que ese virus no ataque a otro disco duro externo que tengas enganchado, porque puedes pasarle el virus al disco duro externo y que no solo te cifren los datos de tu ordenador sino también los del disco duro externo.
  • ¿Cada cuánto tiempo haces copias de seguridad? Imagínate que secuestran tu ordenador. ¿Cuánta información pierdes? Quizá tengas que plantearte copias diarias y ten en cuenta que tienen que estar en un disco duro externo. Si usas una nube pública (Drive, Dropbox, Onedrive,…), todas las plataformas que te ofrecen una nube tienen cierto nivel de cumplimiento de seguridad, es decir, ellos te aseguran la infraestructura. Pero no van a asegurar tus datos. Tú eres el responsable de esa información. Tienes que tener claro que todos los accesos han de ir lo más protegidos posibles, es decir, es inútil que tengas todos los datos en Google Drive si luego la contraseña de acceso es 123456.

Ciberseguridad en la Web y las Redes Sociales

En la web, por lo general, tienes dos partes: la base de datos y los ficheros. Si secuestran hoy tu web ¿sabes si la puedes recuperar al día siguiente? ¿Sabes si tienes una copia de seguridad de la base de datos o de los ficheros? ¿Dónde están esas copias? ¿Las puedes recuperar mañana mismo?

Lo mismo pasa en las redes sociales aunque aquí hay una diferencia fundamental: en el caso de las redes sociales, lo más urgente es que estén protegidas con un doble factor de autentificación, es decir, que cuando yo me logueo, me llegue un sms (u otro sistema) que me avise de que alguien se está logueando y que pida un código (que a todos nos llega via sms). Hay otro sistema como es el Google Autenticator, que es una aplicación que genera códigos aleatorios cada minuto, donde tú puedes decirle a Facebook, a Amazon, Paypal,etc que el doble factor de autentificación se hace con esta herramienta. Así por ejemplo, cuando entras a Paypal, y haces cualquier tipo de transacción siempre hay que meter el código de verificación que genera Google Autenticator. Si en un minuto no lo meto, no pasa nada, sigue generando más códigos. Te comento esta aplicación porque es la más extendida pero hay más.

Conclusiones

¿Y todo esto para qué? Para proteger los datos. Si no tengo la copia de seguridad desde la que tengo que recuperar la información o la copia de seguridad falla, voy a tardar mucho más en volver a tener el sistema funcionando otra vez.

Ocurre mucho que en las pequeñas empresas se paga cuando ocurre un ransomware. No es buena idea. Tú no tienes la seguridad de que si un atacante te dice «por 300 dólares yo te devuelvo los datos» lo hagan realmente. Y lo más seguro es que hoy te saquen 300 y mañana te pidan 200 más, porque son ciberdelincuentes.

Es extremadamente necesario ponerse al día con la ciberseguridad. Además a partir de este año entra una ley por la que todas las empresas tienen que dar formación en ciberseguridad a todos sus empleados.

Y te recomiendo que visites y utilices los sistemas que pone a tu disposición INCIBE el Instituto de Ciberseguridad de España. Están haciendo un trabajo buenísimo para proteger a las empresas. Además tienen un test de diagnóstico que te dejo en las notas del podcast con el que en cinco minutos puedes saber qué nivel de riesgo tienes en tu empresa y dependiendo del nivel te dan ideas para proteger tu información.

Notas:

Test de riesgos del INCIBE

Google Authenticator, qué es y cómo configurarlo

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Tik Tok y su aplicación en empresas tradicionales

By Podcast No Comments

2020 fue sin duda el año del despegue de Tik Tok. Debido al Coronavirus y la necesidad de quedarnos en casa, muchos de nosotros nos abrimos esa red social pensando únicamente en ver de qué se reían los adolescentes y más jóvenes de la casa.

Lo que nos encontramos, espanta y refresca a partes casi iguales. Lo que nadie podía sospechar es que entre tanto creador de contenido, hay empresas que lo están haciendo realmente bien y son empresas tradicionales, de las de a pie de calle.

Tik Tok es fácil de usar y sólo necesitas un móvil para hacerlo. Lo «difícil» como siempre, es el contenido. Y eso lo he puesto entre comillas con razón.

En este episodio espero que encuentres inspiración, para que comprendas que hasta en esa red social, una empresa de electrodomésticos o un garaje de los de toda la vida, lo pueden hacer muy muy bien. Para muestra, las notas del episodio.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio quiero inspirarte, quiero que conozcas que hay un montón de casos de éxito de gente normal, de gente que tiene un supermercado, de gente que tiene una tienda de electrodomésticos, que lo están petando en sus negocios gracias a utilizar redes sociales tan sumamente distintas como pueden ser por ejemplo Tik Tok. Es posible que te estalle la cabeza cuando te diga esto pero sí, se puede estar en directo sin hacer el idiota. Se puede estar haciendo contenido interesante, divertido y útil para tu usuario. El mismo contenido o un contenido muy parecido al que podrías hacer en Youtube, puede ser utilizado en una plataforma tan radicalmente nueva, por decirlo así, (y estoy hablando entre comillas) como Tik Tok.

Así que si te interesa cómo puedes sacar partido a esta red social teniendo en cuenta que tú lo que tienes es un negocio a pie de calle, no dejes de escuchar este episodio.

Origen de Tik Tok

Lo primero es definir Tik Tok. Para aquellos que todavía no conozcáis esta red social, nació hace un tiempo ya En China de la mano de dos emprendedores que decidieron crear una red social para los adolescentes americanos. Me explico. voy a poner un ejemplo que he puesto antes muchas veces cuando hablaba de Tik Tok en alguna conferencia para padres. Si tuvisteis una adolescencia o juventud relacionada con los años 90, sabréis que existe una serie llamada Blossom donde la protagonista, en aquel momento (una adolescente Mayim Bialik a la que posteriormente habéis conocido como Amy Farrah Fowler en The Big Bang Theory), aparecía en la cabecera de la serie con una videocámara cantando y bailando.

Inspirados en esa idea de que a los americanos les gusta la cámara más que un tonto un lápiz (hablando mal y pronto) y que todos tenemos ese puntito creativo y con ganas de mostrarnos a los demás tal y como somos y que nos premien con un like por ello (dopamina ven a mí) decidieron crear una red social donde básicamente tú te pones delante de la cámara y haces cosas. En principio cantabas. Ahora ya hay muchísimo genio en Tik Tok.

Diferencias con otras redes sociales

Además la aplicación tiene muchísimos más filtros que Instagram, y muchísimas más canciones que podías añadir a lo que ya estabas haciendo. Así han surgido cosas como los bailes de Tik Tok en los que un grupo de personas inicia un hilo viral donde todo el mundo empieza a bailar de la misma manera la misma canción. Este es el origen de Tik Tok. ¿Qué pasa? Que hoy en día se ha expandido mucho más y podemos considerar que es una red social donde la creatividad manda. No necesitas hacer bailes de Tik Tok para estar presente en esa red. No necesitas saber la última tendencia de moda de baile o de canción que se lleva para estar en esa red. Tik Tok ha acercado a tu móvil lo que otras personas estaban haciendo ya en Youtube, con una diferencia: que aquí los vídeos son más cortos.

De esta forma han aparecido muchísimos médicos, enfermeras, psicólogos y muchísimas muchísimas personas que se dedican al marketing, hacer una mezcla de bailes con letras que aparecen flotando por la pantalla intentando que tú aprendas algo. Quedémonos con esto porque esto es lo realmente interesante.

Muchas veces nos olvidamos de esas redes sociales visuales como son Youtube principalmente, que podemos utilizar para resolver dudas y cuestiones que tenemos en nuestra casa. Quién no ha ido alguna vez a buscar un video de Youtube a ver cómo se arregla una persiana o a ver cómo cambiar un grifo, cómo puedo solucionar un problema que tengo con un radiador que no está funcionando correctamente y quiero ver cómo se puede purgar, ya que estamos en invierno.

Toda esa clase de material, toda esa clase de información, está efectivamente en Youtube. Yo he cambiado grifos enteros utilizando un canal concreto de Youtube. Pero qué pasa cuando el video de Youtube es demasiado largo. Pues ahí surge Tik Tok.

Cómo usar Tik Tok

¿Necesitas bailar para informar de qué le ocurre a tu nevera cuando no la limpias? No, no necesitas ponerte a bailar pero efectivamente puedes informar a tus clientes sobre curiosidades del mantenimiento de cualquier cosa, que no te lleve más de treinta segundos explicar y hacerlo de forma visual.

¿Tienes que seguir las modas del último baile? No. ¿Tienes que utilizar el último filtro? No. Basta con que te pongas delante de la cámara y empieces, con la práctica que tengas, a hacer vídeos.

Y si no me crees te animo desde aquí a que utilices el enlace que te he puesto en las notas del podcast para ver qué están haciendo en esta red social empresas tan tradicionales como es un taller mecánico o una tienda de electrodomésticos. Y cómo están subiendo de número de seguidores, lo que a su vez implica más clientes.

Qué tener en cuenta

La creatividad

En estas redes sociales de vídeos debes tener en cuenta que prima la creatividad. Si no te consideras una persona creativa, te voy a hacer un apunte: déjame decirte que estás muy equivocado. Todo el mundo somos creativos. Todos tenemos imaginación. Otra cosa es que esa imaginación no aparezca en el momento que quieres porque quizás estás bloqueado con otros pensamientos. Pero para eso hay una solución: para un momento, date tiempo, respira, piensa, imagina. Estoy segura de que tienes ciertas preguntas frecuentes que hacen tus clientes. Empieza por ahí: qué preguntas son las que te hacen normalmente.

La forma de comunicar

Hay una habilidad todavía más importante que la creatividad: la forma de comunicar. Si eres capaz de hacer una comunicación sencilla, que tu cliente sepa exactamente de lo que estás hablando cuando estás hablando, ¡enhorabuena! ya tienes mucho ganado.

¿Hace falta que salgas tú en persona? No. Solo tienes que fijarte en vídeos que sube gente como el Forn Sant Francesc de Inca a Instagram. Joan, la persona detrás del horno, prácticamente nunca sale en el video.

Y si no tienes miedo a la cámara (y esto te aseguro que se entrena) y eres buen comunicador, yo te animaría a que lo hagas. Esto es cuestión de probar. La verdad es que, por experiencia propia, te diré que mis primeros vídeos son una auténtica basura. Pero hay que probar.

Probar y aprender

Y además hay otra cosa: al principio no vas a tener nada más que tus amigos alrededor, con lo cual aprovecha. Aprovecha con todos esos errores y todas esas cosas que te van diciendo tus amigos.

Yo te recomiendo sí o sí que tengas un plan de contenido calendarizado. Para eso, puedes utilizar cualquiera de las herramientas que hay en la nube y de las que hemos hablado cientos de veces. Tienes Google Drive, Onedrive, Notion, etcétera, etcétera. Para programar comunicaciones hay herramientas como puede ser Hootsuite (como siempre el enlace en las notas del episodio). Y ojo: es importante saber qué tienes que publicar y cuándo en cada red social.

Si crees de verdad que cualquier Tik Tok de los mayores influencers de este país no está previamente medido, analizado y teniendo exactamente controlado cuándo el mayor número de sus seguidores está conectado a esa red social, y piensas que realmente se han levantado así y lo han publicado en el mismo momento, déjame decirte que estás bastante equivocado.

Muchos expertos, como por ejemplo Gaby Castellano, que me parece uno de los máximos referentes en publicidad hoy en día, dicen que no necesitas programar. Eso depende. Las herramientas están ahí por algo. Si tú eres la única persona encargada de gestionar tus redes sociales y no tienes tiempo para hacer una publicación más o menos a la hora en la que el mayor número de tus seguidores está conectado, te recomiendo que programes.

Por el contrario, si crees que en determinado momento tienes esa chispa de creatividad y te apetece subir un video, precisamente esta es una de las grandes ventajas que tiene Tik Tok. Es muy rápido y bastante sencillo de utilizar. Aquí te estoy hablando únicamente de Tik Tok. Pero esto mismo que te estoy diciendo es válido para Instagram y es válido para Youtube. La única diferencia es la longitud de la información. Quizás de un video de Youtube puedes sacar tres o cuatro vídeos de Tik Tok o de Instagram.

Por qué usar Tik Tok

Y como siempre tu web es tu casa. Todo el núcleo de tu negocio pasa por tu página web. De nada sirve tener toda tu tienda en una red social si el día de mañana cambian las condiciones de esta red social. Porque como siempre digo, esa red social no es tuya. Tú subes contenido a ella para llamar la atención sobre tu web, para que la gente sepa que tu web está ahí y que en el caso de determinados tipos de empresas, puedes hacer la compra online.

Solo tienes que probar, fijarte en otros, y confiar en ti. El resto es aprender.

Notas:

La vida de tres negocios tras viralizarse Tik Tok

Forn Sant Francesc

hootsuite.com

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Digitalización aplicada: dame 10 minutos y digitalizo tu despacho profesional

By Podcast No Comments

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Siguiendo con el «arco» de la digitalización aplicada, hoy os digitalizo los despachos profesionales en 10 minutos de nada. Sirva este episodio como ejemplo de dónde y en qué parte del proceso aplicar muchas de las herramientas que he ido mencionando hasta ahora.

Por lo general los despachos profesionales suelen tener una alta movilidad, trabajan en varios proyectos o clientes al mismo tiempo y colaboran con externos a su empresa para gestionar dichos proyectos. En esta clasificación nos encontramos con abogados, arquitectos, asesores, contables, etc. Espero que te sirva de ayuda y sobre todo, te anime a darle un meneo a esos procesos que vienes haciendo hasta ahora porque «esto siempre lo he hecho así».

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio voy a ponerte ejemplos de digitalización aplicada. Voy a contarte cómo digitalizar en pequeños despachos de profesionales independientes: arquitectos, abogados… etc. Profesionales que pasan su día trabajando en una oficina, ya sea en un despacho con otros profesionales, un coworking o algo similar a un despacho propio. Todos tienen una alta movilidad porque lo mismo pueden trabajar en casa del cliente que en su propia casa. Esta movilidad les exige tener bien claro dónde está la información de sus clientes. Suelen ser profesionales que trabajan en varios proyectos paralelos y que tratan con más de un cliente evidentemente al mismo tiempo.

En estos casos tenemos varios puntos que podemos digitalizar. Si te interesa, quédate a leer el episodio de hoy.

A quién va dirigida esta digitalización

Como digo se trata de profesionales independientes que tienen que tratar a varios clientes al mismo tiempo. También entran en este tipo de digitalización aplicada asesorías fiscales, laborales, pequeños despachos, en resumen, que trabajan con mucho papel, muchos clientes a la vez y métodos arrastrados del “esto siempre se ha hecho así”.

Desde la entrada del proyecto hasta la salida del mismo se puede digitalizar muchísima gestión.

En el caso de los arquitectos, por ejemplo, muchos colegios ya les piden la generación de los proyectos en formato digital. También la firma y el visado se realizan con aplicaciones propias. En el caso de los abogados, está Lexnet que es el intento de digitalización del Ministerio de Justicia. Y digo intento porque el tema da para un podcast aparte.

Estos profesionales, por lo general, utilizan el correo electrónico como herramienta principal de consulta y atención a sus clientes. Hablo de modo muy genérico por los profesionales que he ido conociendo hasta ahora. Tienen carpetas en su disco duro donde por cada proyecto redactan la documentación y en su caso, utilizan herramientas externas para gestionar dichos documentos, pero no suelen tener un gestor documental integrado en el sistema, sólo el buscador del propio sistema operativo. Esto resta velocidad a la hora de encontrar algo similar a lo que están haciendo porque al final, todos los trabajos que suelen hacer son muy repetitivos.

Una vez gestionado el proyecto, o bien pasan a sus colegios profesionales (como he explicado antes, es el caso de un proyecto de arquitectura) o bien gestionan la documentación y finalizan el proyecto.

Para gestionar el proyecto, no usan herramientas adicionales, de nuevo, muy general todo. Un Excel con apuntes de cómo van las cosas y eso en el mejor de los casos.

Y por último emisión de factura, finales o recurrentes y gestión con sus asesorías contables.

Pasos para la digitalización aplicada a estos profesionales

Algo aparentemente tan sencillo puede dar mucho para digitalizar. Para empezar, tendríamos que revisar los procesos y ver dónde podemos mejorar el negocio.

Un ejemplo sería la opción de pasar a tener un CRM donde saber en qué estado está cada cliente que llega a tu mesa. Con Gmail puedes tener un CRM totalmente integrado en el sistema que te permite conocer el estado de los clientes de forma visual. Esto lo vemos en profundidad en mi curso de productividad con Gmail. También puedes usar opciones externas como Hubspot que te da la opción de gestionar tus contactos de una forma muy sencilla y rápida o Zoho CRM que también te permite emitir facturas.

Para la gestión del proyecto en sí, puedes utilizar herramientas de gestión. Siempre recomiendo Trello o Asana, de las cuales tienes un episodio dedicado a cada una, pero baste decir que te permiten obtener estadísticas y datos para revisar dónde se te van las horas y en qué punto está cada proyecto (muy útil si tienes compañeros o asociados que hacen partes de esos trabajos).

Todos estos gestores te dan la opción de subir documentos asociados a las tareas que componen el proyecto (y para esto, necesitamos conocer todos los procesos que se realizan en la empresa) pero mi recomendación es que uses o Google Workspace que se llamaba Google Suite cuando empecé este podcast o Microsoft Office 365.

Ambas, las conoces, son las herramientas que estas empresas ponen a tu disposición para gestionar la nube. Y aquí déjame decirte varias cosas:

  • Son mucho menos caras de lo que piensas. Por 15€ por usuario al mes puedes tener toda la información subida a la nube si lo necesitas dándote fiabilidad, seguridad y buscadores que son parte de gestores documentales en sí mismos.
  • Puedes hacer que todo esté sincronizado: ambas te ofrecen la posibilidad de trabajar sólo en la nube, sin pisar tu disco duro jamás (no es la idea) o de trabajar de forma sincronizada mediante programas de sincronización que hacen que lo que escribes en un documento o cuando guardas un pdf, quede sincronizado directamente en los servidores remotos. Un arquitecto puede generar todos los planos desde el AutoCad en formato PDF a una carpeta que está en la nube para poder enseñárselos desde una Tablet a su cliente, por ejemplo. Aquí atacamos directamente a la movilidad de este tipo de profesionales.
  • Puedes ahorrar espacio en el disco duro. Me explico: hay una opción que te permite tener la información en la nube y que cuando trabajes sobre ella se descargue a tu disco duro y luego se vuelva a subir, desapareciendo de tu disco duro… o no. Puedes decirle en este caso que quieres trabajar todo el rato en local pero con sincronización. De la primera forma, si no tienes internet, no tienes datos. Ese es el principal inconveniente. Pero hoy en día si no tienes internet estamos casi sin manos. Y siempre tienes los datos del móvil.
  • Son amigables. No tienen mayor misterio a la hora de instalar o darnos de alta en estos sistemas. Todos hemos usado Word y Excel en diferentes formas. La barrera de entrada, por tanto, es muy baja. Salvo, Teams. Teams no, pero ahora no hablamos de Teams. Teams tiene una barrera de entrada altita, pero os prometo que compensa, tenéis un hermoso episodio dedicado a él, como siempre en las notas del podcast.

Ya tenemos digitalizadas tres de las cuatro patas de este tipo de despachos:

  • La gestión de clientes en el mail con CRM’s integrados o no.
  • Gestión de proyectos profesionalizados con Asana o Trello.
  • Gestión de carpetas en la nube.

Nos queda el cierre, la factura, el lacito. De esto, justo te hablé la semana pasada. Te expliqué en el episodio anterior las opciones que existen hoy en día para generar facturas automáticamente. Tienes herramientas que además te permiten integrarlas con software contable de diferentes empresas y que puedes gestionarlo todo de una forma más eficiente con ellas. Como ya te hablé de ellas en el episodio 61 no voy a darte más la turra por aquí.

Como ves, he digitalizado tu despacho en unos 10 minutos.

Otras posibilidades de digitalización

¿Hay más cosas a tener en cuenta? Pues seguro que sí, esto al final es un episodio que sale de mis experiencias hasta ahora pero no profundiza porque como digo para profundizar necesitamos (tú y yo) saber qué haces, por qué lo haces y cómo lo haces.

Y fíjate que en ningún momento he puesto la atención en el exterior, en cómo atraes tus clientes (¿te he dicho ya que tienes que tener una web y una ficha de Google MyBusiness?), tu marketing online (para un arquitecto tener Instagram es casi fundamental porque bien trabajado es un escaparate perfecto… un abogado, quizá deba ir directamente vía Linkedin… ) o que hacer vídeos de determinadas preguntas frecuentes… o un podcast junto con un blog… puedan ser vías de atracción de clientes muy interesantes.

Porque sigo insistiendo, de nada sirve tener una web preciosa si luego pierdes los clientes porque nadie está leyendo el e-mail que tienes en la web o te llegan a spam y no los gestionas… o directamente, pierdes información una y otra vez porque todo lo haces a través de Whatsapp… Mal, por cierto.

La gestión NO se puede hacer por Whatsapp. Olvídate de enviar presupuestos a través de Whatsapp, no es su cometido. Puedes resolver dudas, gestionar citas, hablar con los clientes pero NO enviar facturas y presupuestos. Eso es una auténtica aberración. Es un mal uso de las herramientas que tienes disponibles que son mucho más eficientes que Whatsapp en ese tema porque además, si cambias de móvil y no tienes copia de seguridad lo pierdes todo y esto puede ser un drama. Además, que si cambias de iPhone a Android o al revés, es posible que las copias sean irrecuperables.

En fin, olvídate del Whatsapp, pásate a la nube y vive con mucho, muchísimo menos estrés.

Notas:
Episodios anteriores sobre Asana, Trello y por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día.

Por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día – EP 12

Cómo usar Asana para gestionar tus proyecto – EP 13

Qué es Trello y cómo dominar – EP 14

Descubriendo la nube de Google – EP 34

Las mejores herramientas de Microsoft en la nube al descubierto – EP 35

Preguntas que hacerte para elegir un buen CRM – EP 39

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Automatización y contabilización de facturas

By Podcast No Comments

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¿Hay algo más engorroso que la facturación en una empresa? Pocas cosas, me temo.

La gran mayoría de profesionales trabajamos con expertos asesores que se encargan de este tramo de nuestro negocio. Externalizamos porque nosotros ni podemos ni queremos hacerlo.

Esto mismo ocurre con muchas pequeñas empresas que bastante tienen con su propio negocio. Seguimos arrastrando procesos de hace años, cuando no existía tanto software y tanta automatización.

Este episodio, es sin filtros. Tómatelo como un sacudidor. Como si te agarrara por los hombros y te dijera: ¡¿qué demonios estás haciendo?! Porque esa es exactamente mi intención. Sacudir un poco la manera de hacer las cosas y enseñarte que hay formas de hacerlo que son muchísimo más fáciles y sencillas.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Este es otro de esos podcast que va un poquito en crudo. Los podcasts en crudo son aquellos que directamente no tienen guion y salen de mi boca y de mi cabeza de forma directa. Últimamente estoy yendo a muchas empresas, afortunadamente, a ver cómo están digitalizadas y lo que más me llama la atención es que sobre todo en las que son pymes o incluso micro pymes(1, 2,… hasta 5 o 6 personas), veo en todas el mismo gran, gran problema, que es la emisión de las facturas y la integración en los sistemas contables.

Ocurre que normalmente este tipo de empresas tienen contratado o tienen externalizado el servicio de contabilidad. Yo misma lo tengo así. Tenemos ese servicio externalizado, primero porque no somos expertos en hacer la contabilidad de la empresa y luego porque, al final, las políticas fiscales van cambiando y ese cambio indica que yo tendría que estar completamente actualizado. Que nosotros tendríamos que estar todo el rato conociendo las nuevas normas. Para eso pagamos un precio y hay un experto que nos lo lleva.

¿Qué ocurre? Que lo que veo una y otra vez es que estas empresas generan facturas, las imprimen y las llevan a la oficina de estas asesorías, de estas gestorías. Y estas gestorías o las vuelven a escanear o directamente pican a mano toda la información contable. Es decir, no hay ninguno tipo de automatización en el proceso.

Ahora vamos a ponernos un poco en la piel de esa gestoría: qué ocurre si tiene a su vez 304050 pequeñas empresas qué hacen exactamente lo mismo. Pues que acaban el mes con una cantidad ingente de documento físico impreso que luego tienen que escanear por su cuenta o directamente tienen que introducir y picar a mano la información en los sistemas contables y esto es una pérdida de tiempo tan grande y tan fácilmente solucionable que, sinceramente, no entiendo cómo demonios es que todavía estamos así.

Automatización en la generación de facturas

Así que de eso vamos a hablar hoy: vamos a hablar de cómo demonios agilizar estos procesos, de cómo llevar a cabo su automatización. Para empezar, si tienes tres o cuatro facturas que emites mensualmente, yo entiendo (soy la primera que lo haría) que generes esa factura tú a mano con tu Word, con tu Excel, etcétera etcétera. Pero a partir de determinado nivel de facturación, a partir de determinado número de facturas al mes, tienes que plantearte muy seriamente meter un programa que te ayude a generar esas facturas, que te ayude con la automatización de ese proceso.

Además es que hay cientos de programas de este tipo que lo pueden hacer. Simplemente plantéate cuánto tiempo echas tú en generar 10 facturas, en crear esas 10 facturas. De verdad, te animo a que con un cronómetro te pongas desde el minuto 1 a crear las 10 facturas que tienes que emitir y verás cuánto tiempo tardas. Si tardas más de una hora en emitir todas las facturas que tienes para este mes, en serio, plantéate contratar una plataforma que te ayude a crear dichas facturas. Plataformas para crear facturas hay 200: está Quaderno, está Billin, está Zoho que además es un CRM,…

Todas ellas tienen un sistema muy sencillo por el cual tú has de dar la información fiscal de tus clientes, y luego generas las facturas con solo darle a un botón. Claro que tienes que perder algo de tiempo en meter los datos de tus clientes, pero ya que pierdes una hora generando tus facturas, por lo menos intenta perder esa hora creando una información contable o creando la información de tus clientes en el sistema contable: en Billing, como digo, o en Quaderno. Y después le das a un botón que generará automáticamente todas las dichosas facturas. Y estoy hablando de verdad, o sea, le das a un botón y generas las facturas. De hecho, es más, Quaderno te las genera automáticamente a final de mes. Zoho se puede incluso automatizar más.

Si pierdes una hora en emitir tus facturas, plantéate ahora mismo cuánto te cuesta al mes una de estas plataformas y que te lo generen ellas. Esto es un software que ha sido desarrollado específicamente para hacerte la vida más fácil, así que, por favor, no seas rata y paga un poquito ¿vale?

Dicho esto, imaginemos que ya tenemos un sistema externo que se encarga de la automatización de la emisión de facturas. Os he dicho 3 pero hay cientos de plataformas que te ayudan a facturar de forma automatizada. En serio, que no merece la pena perder el tiempo haciéndolo tú mismo. Piensa cuánto cobras tú una hora y cuál es el coste de estar emitiendo las facturas o creándolas. Si te lleva más de una hora, contrata un sistema automático.

Todas estas plataformas son altamente configurables. Algunas tienen un modelo freemium donde puedes emitir un número de facturas gratis pero no puedes añadir, por ejemplo, tu logo. A veces vale más pagar. Yo entiendo que cuando estamos empezando esto es muy complicado pero es que según vas creciendo, según vamos haciendo crecer el negocio, no tiene sentido seguir con un sistema de antes que solamente nos da problemas. Porque nos quita tiempo y el tiempo es lo más preciado que tenemos. Por favor seamos conscientes. Esto es un típico caso de «siempre lo he hecho así». Bueno pues plantéate que es el momento de cambiar. Si tienes una facturación que va creciendo empieza a meter ya un sistema de facturación automatizada.

Las gestorías

Por otro lado tenemos la parte de las gestorías. Me sorprende ver cuántas gestorías hay todavía en este país que están haciendo las cosas picándolas a mano. Y ahora te hablo a ti, persona que estás dando de alta esa información en tu sistema contable. Porque tú sí tienes y estoy segura de que tienes porque lo normal es que haya sido comprobado por Hacienda.

Hacienda está pidiendo ya que todo lo generemos de forma digital. Entonces por qué demonios sigues haciendo las cosas a mano, es que no lo entiendo. Qué pérdida más tonta de tiempo. Tu trabajo no es picar cosas a mano. Tu trabajo es aprender, saber que hay una nueva subvención que uno de tus clientes puede aprovechar. Sacar la información contable para estas pequeñas y medianas empresas, para que puedan gestionar sus negocios, para que puedan pedir créditos. Ese es tu trabajo, no picar la información a mano. Y me enfado mucho con este tema pero es que tenemos que ser conscientes de que esto se hacía hace 20 años.

Si tú tienes ya un sistema contable dónde estás dando de alta la información, estoy prácticamente convencida de que tiene alguna forma de integración automática de datos. Y me explico: igual que las remesas a los bancos se envían a través de archivos XML que se generan en los programas, exactamente igual se puede hoy importar la información o exportar. Aquí la parte que nos interesa es la de importación. Te puedo asegurar que prácticamente el 80% de los sistemas contables o las plataformas que hay hoy en día en este país, tienen algún sistema de integración.

Es decir, la historia está en que hables con tu cliente y que tu cliente hable contigo. Es tan fácil como poneros a hablar más allá de «oye, te voy a mandar las facturas». Pregunta «¿qué sistema contable utilizas?» «Pues utilizo Contaplus, o utilizo A3, o Solmicro». «Muy bien, pues ¿cómo puedo hacer que la carga sea más rápida?, ¿genero un fichero en XML o genero un fichero CSV o puedo generar un fichero de algún tipo para que se integre directamente la información y no tengas que picar todos esos datos?…» Eso el cliente.

Pero por el otro lado, tú como contable, puedes hablar con el soporte de Contaplus o de A3, o de Solmicro o de cualquiera de los sistemas que estés utilizando. Y puedes preguntarle «oye ¿hay alguna forma de que yo pueda integrar la información más fácilmente, más rápidamente, que estoy hasta el moño de picar datos?». Con lo que te diga el Soporte te vas a los clientes y les dices «esto es lo que me han dicho de Soporte que podemos hacer: necesitas un sistema que te permita exportar en XML o generar CSV (que es un archivo separado por puntos y comas)». Al final hay que buscar un sistema integrado, hay que buscar una manera en que ambos programas se hablen.

Sistemas OCR

Imaginemos el caso extremo: no me bajo del burro. No tengo ninguna plataforma porque vivo todavía con cuatro facturas mensuales y no merece la pena comprar una plataforma porque las genero muy rápido, bla, bla, bla. Imaginemos que no quiero emitir un CSV, no quiero emitir los datos en XML, me da todo igual, no quiero ningún tipo de automatización. Pues entonces el tema está en que yo como contable puedo hablar con el proveedor del sistema de software o con el Soporte de alguno de estos sistemas contables y preguntarles ¿oye tenéis un OCR?

OCR es un sistema de reconocimiento de datos. A3 lo tiene integrado y si no plantéate pagar uno. Pagas un sistema OCR que te ayude. Que funcionan estupendamente, ya no son como hace 20 años cuando empezamos a utilizar estos sistemas y te diría incluso más que 20 años. ¿Verdad que tú no eres igual que hace 20 años? Seguramente seas mejor. Pues en la informática pasa lo mismo. Según vamos avanzando, vamos mejorando y ahora mismo los sistemas de OCR, funcionan estupendamente.

Plantéate comprar un software OCR que permita que todas las facturas que recibas queden correctamente integradas en el sistema. Es cierto que hay casos donde no vas a poder pasar un sistema OCR (que son los menos) o imaginemos que en nuestro caso los clientes que me llevan las facturas en un túper. Pues aún así puedes realizar la automatización e integrar todas las facturas de proveedor vía OCR en tu sistema contable y eso ya te quita bastante carga de trabajo.

Este verano estuve haciendo un análisis precisamente para una asesoría contable sobre qué sistemas de reconocimiento de datos podíamos tener. Saqué una lista de tres y solo saqué tres porque no investigue más. De los tres me quedo con uno, si acaso dos, pero uno me pareció bastante, bastante bien trabajado y que funcionaba muy bien. No es caro y de nuevo os resultará muy fácil y el beneficio final que obtienes es tiempo.

Tiempo para hacer tu trabajo. Que tu trabajo no es dar de alta estas cosas. Tu trabajo es hacer que todo fluya con tu cliente. Es hacer un análisis de la información, es ver cómo va en el nivel de ingresos, ver si hay subvenciones a las que se pueda agarrar,… De verdad, planteáoslo muy seriamente: primero podrás emitir las facturas de una forma mucho más automatizada con las herramientas que te he comentado y por otro lado, si eres una gestoría habla con tu cliente, habla con el Soporte de tu empresa y mira a ver si podéis realizar la automatización del proceso. Porque os aseguro que el 80% de las plataformas lo permiten.

Plantéate estas cosas porque me estoy dando cuenta de que uno de los mayores problemas que tenemos en la pequeña y mediana empresa es que seguimos haciendo las cosas como hace 20 años, cuando ya no somos los que éramos hace 20 años. Aprovechemos la tecnología para lo que realmente tenemos que hacer: ganar tiempo para otras cosas.

Notas:

Billin

Quaderno

Invoice

Si quieres conocer software de OCR pregúntame a través de mi correo o mis redes sociales.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Digitalización en empresas locales: bares, centros de estética, peluquerías, etc

By Podcast No Comments

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Empezamos con la serie dedicada a digitalización. No tanto por sectores, si no más bien mirando de cerca los diferentes tipos de empresa. Empezamos por los servicios, aquellos que nos ofrecen los bares, restaurantes, centros de estética, fisioterapeutas, peluquerías, etc.

Por lo general todos estos locales de proximidad tienen un problema bastante grande: la gran cantidad de procesos manuales que todavía mantienen. En cualquier caso, hoy vengo a dar pistas sobre cómo empezar a menear tu empresa para automatizar cada vez más determinados procesos y liberarte algo más el único recurso que nunca retorna: el tiempo.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La finalidad de hoy es hablar sobre cómo se puede llevar a cabo la digitalización en empresas locales, en empresas tradicionales donde la innovación viene de productos que se ofrecen en el local. Por ejemplo: peluquerías, salones de estética, bares, restaurantes, fisioterapeutas, etc.

En todas estas empresas, la innovación viene de los productos y del servicio en sí mismo. De las nuevas máquinas que tengan para mejorar los resultados de los clientes, de nuevas técnicas,… En definitiva, de algo nuevo, nuevos productos, para ofrecer a sus clientes.

En este tipo de empresas, por lo general, los procesos son manuales. Un peluquero tiene que hacer su trabajo, pero al mismo tiempo tiene que hacer otras muchas más cosas. Lo mismo le ocurre a un fisioterapeuta. O a un bar o una cafetería.

Digitalización en empresas locales: cómo lo hacemos

Cómo digitalizamos estos negocios locales, generalmente regentados por una o dos personas, sin procesos estandarizados y con mucho trabajo “manual”, como puede ser emitir facturas, contabilización de tickets, etc.

Primer paso: registrar procesos

Para empezar, si quieres crecer, tienes que tener claros que tus procesos deben estar recogidos en un manual. Llegará el momento en que puedas crecer y necesitarás incorporar otras personas a tu negocio. Querrás que esas personas lo hagan exactamente igual que tú. O al menos lo más cercano que puedas a como lo venías haciendo hasta ahora, porque el perder clientes por un trabajo distinto, no es contemplable. Ojo, esto no tiene que ver con que la persona nueva no pueda aportar su visión a la hora de hacer las cosas. Al contrario, es perfecto que puedas incorporar nuevas formas de hacer las cosas siempre que tú como jefe, veas que está alineado con tus valores y con lo que quieres transmitir. Al final, es tu empresa.

Tómate un tiempo para registrar esos procesos. ¿Qué procesos? Pues en realidad todo lo que haces. ¿Cómo haces lo que haces? ¿De qué forma tratas a tu cliente? ¿Cómo le haces sentir cómodo al entrar en tu local? ¿De qué manera lo recibes? ¿Cómo le atiendes? ¿Cuál es la manera que tienes de hacer el café para que sepa diferente al café del de al lado? ¿O qué le pones para tomar junto al café? ¿Atiendes con una sonrisa (en la medida de lo posible)? ¿Ofreces un café a tus clientes mientras están esperando? Todo eso que tú haces y que solo sabes hacer tú, tiene que quedar registrado.

Te he hablado de Notion o de Evernote, pero la tecnología puede ayudarnos de mil maneras: puedes tomar notas de voz, puedes escribir, puedes hacer un vídeo,.. Déjalo en una nube, en Drive, en Dropbox y organízalo para que tus empleados o futuros empleados puedan acudir ahí en caso de duda. Esto te puede ayudar incluso cuando no puedas darle formación. Porque puedes tener un sitio donde darle información incluso aunque no puedas dedicarle todo el tiempo que te gustaría.

Hemos pasado la primera fase: registrar procesos. Vamos a por la segunda.

Segundo paso

Todo negocio tiene que registrar ventas, generar facturas o tickets y realizar contabilidad. Y todo eso puede ser digitalizado. Qué sistema contable tiene tu gestor, ¿lo sabes? ¿Cómo estás pasándole la información? ¿Cómo estás generando facturas?

Hoy en día, hay programas online que se encargan de generar las facturas automáticamente y así mismo generan un fichero que sólo hay que enviar para que el sistema contable de tu gestor, lo recepcione y lo registre de forma automatizada. Además, existen lectores OCR que permiten leer la información de dichas facturas y contabilizarlas.

Técnicas de márketing

Controladas las ventas, falta encontrar clientes. Aquí hablo de algunas técnicas de marketing que todo emprendedor o autónomo debería tener en cuenta:

  • Tienes que tener una web. Si, la pesada de la web. Tienes que estar ahí. Puede que tú pases de ella, pero sólo tienes que hacer que alguien se encargue. O bien subcontratas el trabajo o bien lo realizas tú, pero hay un refrán que en este caso aplica y mucho: zapatero a tus zapatos. ¿Necesito una web si estoy vendiendo ya por Instagram? Bueno, siempre digo lo mismo, Instagram no es tuyo y la web sí. Asegúrate de crearla en WordPress (hay mil razones para hacerlo así) y cuenta con el pago anual de hosting y dominio.
  • SEO. Engancha la web a Google Analytics y Google Search Console. Eso si vives en la mitad del mundo que está controlada por Google. Bing y Yandex en otro caso. En cualquier caso, asegúrate de tener un registro de qué gente llega a tu web. No se trata de tener por tener. Todo lo que se registra puede ser analizado por un analista de datos para darte mucha información acerca de lo que funciona y lo que no, de tu tipo de cliente, etc. Mi recomendación es hacer las cosas bien desde el principio, aunque suponga un importe adicional al comienzo.
  • Redes sociales: todas requieren una estrategia diferente que de nuevo no tienes porqué hacer tú.
    1. Facebook.
    2. Instagram.
    3. Tik Tok.
    4. Linkedin.

    No es lo mismo que tu cliente esté en una red social o en otra.
    En Facebook están sobre todo mayores de 40.
    En Instagram, alrededor de 40. La gente más joven ya empieza a verlo un poquito viejo.
    Tienes que estar en Tik Tok si tu audiencia es joven, alrededor de 20 años, incluso un poquito menos,…Y claro que puedes generar gran contenido en Tik Tok.
    Y por supuesto Linkedin, para los que trabajamos sobre todo con empresas.

  • Google My Business: todo negocio con local físico, tiene que estar en Google My Business. No sólo sirve para que los clientes te localicen, si no también para que te encuentre gente que busca empresas similares cerca de tu localización. No descartes a toda la gente nueva que necesita algo de ti y que aún no te conoce.
  • Publicidad online/offline. Tan importante es el offline como el online. En el online sabes cuánta gente se interesa en lo que tú ofreces, pero el off es tremendamente importante. Los luminosos, las pancartas, los folletos… En el online, ojo con las empresas que te ofrecen estos servicios pero realmente sólo te venden alcance e impresiones. No queremos alcance, recuérdalo. Para empezar, el alcance (que es el número de personas a las que llegas) depende de lo que pagues. Así que no es una buena técnica. Y las impresiones es el número de veces que una persona repite. Si una persona ve un anuncio dos veces, el alcance es 1 y las impresiones 2.
    También ten en cuenta que el análisis de los intereses de las personas es un cajón y que ahí lo mismo hay gente que le interesa lo que tú haces y gente que no.

Céntrate en la parte que puedes controlar: sobre todo, lo que más tiempo nos quita por lo general: emisión de facturas, tickets,… Céntrate en automatizar los procesos que más tiempo te quiten. Tu área de creatividad, tu ikigai, no está ahí.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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La inteligencia artificial en el derecho: herramientas disruptivas en profesiones tradicionales

By Podcast No Comments

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La inteligencia artificial en el derecho ¿Sabes cómo pueden afectar las herramientas disruptivas como la inteligencia artificial o blockchain en una profesión tan tradicional?

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy voy a hablarte de un tema que estaba preparando durante más tiempo del que en general me preparo para un podcast: cómo afecta la inteligencia artificial en el derecho, una profesión tan tradicional.

Hace mucho tiempo, como dos o tres años, estuve en un networking donde una empresa de abogados indicaba que uno de sus fuertes era aplicar una herramienta disruptiva como es la inteligencia artificial, para saber si un determinado juez iba a fallar a favor o en contra en un determinado juicio.

La verdad es que me llamó muchísimo la atención. Pero hasta hoy, hasta estas últimas semanas, no me he puesto en serio a revisar un poco qué era lo que quería decir con esto de aplicar la inteligencia artificial o el blockchain, en un despacho de abogados.

Y precisamente de eso voy a hablar hoy. De cómo se aplican algunas herramientas disruptivas, como es la inteligencia artificial y el blockchain, en una profesión tan tradicional como es el derecho.

Antes de continuar, déjame decirte que este episodio va a suponer un punto y seguido en el podcast, ya que quiero empezar a hablar de casos reales de clientes, de empresas en las que se ha apostado por la digitalización. Evidentemente, teniendo en cuenta que nunca hablo de mis clientes más allá de las cosas superficiales. La confidencialidad conmigo está asegurada al cien por cien, creo que esto es obvio. Es decir voy a empezar a hablar de digitalización aplicada a partir de la semana que viene.

Vamos ahora sí, a meternos de lleno en la inteligencia artificial aplicada al derecho.

Inteligencia artificial en el derecho

Uno de los puntos fuertes de la inteligencia artificial es la posibilidad de hacer cosas de forma repetitiva sin tener ningún problema en hacerlo con una fiabilidad a veces mucho mayor que la que tenemos los propios humanos. Y precisamente el lenguaje jurídico que se puede escribir a través de código, encaja dentro de esta descripción.

Otro punto fuerte es la posibilidad de ver patrones que nosotros no podemos ver. Podemos entender, por tanto, que nos sirve para realizar análisis y por supuesto para tomar decisiones.

Un gran porcentaje del tiempo de los abogados se dedica precisamente a estas tareas: a realizar análisis, a tomar decisiones y a escribir cosas en lenguaje jurídico. Si podemos aprovechar la inteligencia artificial para que se ocupe ella de estos problemas, liberaremos tiempo que podremos usar para generar valor. Al final es lo que se está buscando siempre, cómo podemos generar más valor para nuestros clientes, en lugar de estar ocupados en hacer cosas tremendamente repetitivas.

Los últimos años, con la posibilidad de internet y todas las ventajas que nos ofrece la tecnología, podemos hacer cosas tales como ofrecer servicios legales a través de internet. Todos conocemos empresas que ofrecen una tarifa plana para que tengas siempre un abogado (por decirlo así) a tu lado. Y así, cosas tan aburridas como hacer un testamento, pueden ser generadas por internet recibiendo toda la documentación en tu correo electrónico.

Tenemos entonces que la inteligencia artificial puede automatizar documentos, ser usada para predecir el resultado de un litigio, analizar información, desde el historial de un juez a tendencias y patrones de jurisprudencia ya pasada y algunas cosas más que seguro que ahora no se me ocurren.

Si es algo donde no se necesita la empatía y donde no se necesitan las emociones humanas, seguramente podrá ser digitalizado y realizado por una máquina.

Ejemplos de la aplicación de la inteligencia artificial en el derecho

Hay países donde existen servicios como DONOTPAY.com que es un robot abogado. Te ofrece servicios simples que se pueden gestionar de forma automatizada. Por ejemplo, multas de tráfico. Más o menos esto funciona así: tú le ofreces una serie de datos al sistema y el sistema decide si tienes razón o no. Y en caso de que haya posibilidad de recurrir la multa, se haría de forma automatizada. Piensa que, al final esto de recurrir la multa, no es nada más que rellenar un formulario y enviarlo al lugar adecuado. Por tanto, es programable.

Lo mismo te sirve para recurrir multas que para litigar con una empresa aeronáutica que te ha perdido el equipaje. Incluso para apelar en redes sociales el baneo (la prohibición de escribir o comentar) de una cuenta. Os recomiendo echar un vistazo a la web que está en las notas.

La verdad es que es impresionante todo lo que puedes hacer de forma automática. Aunque juegan un poco al despiste porque dicen claramente «el primer robot abogado» y sin embargo, en la sección de privacidad, queda claro que no es un servicio de abogados. Es un servicio que te ayuda a rellenar papeles.

Vamos todavía un poquito más allá. Existen máquinas, por decirlo así, que analizan el tono de voz o hacia dónde miran los ojos de un jurado en el momento de hacer determinadas declaraciones o en el momento de seleccionarlo, como ocurre en Estados Unidos. La inteligencia artificial puede ver detalles de una forma muy precisa. Y al final, para tomar determinadas decisiones a veces es mejor la máquina que un grupo de inexpertos. Incluso se plantea la posibilidad de sustituir al jurado por una máquina. De hecho en Estados Unidos existen algoritmos para decidir si se pone o no a alguien bajo fianza o se envía a prisión. Aunque hay que considerar que son algoritmos bastante polémicos porque tenemos que tener en cuenta quién lo ha programado.

Cómo funciona el algoritmo de fianzas

Este sistema analiza 9 factores que van desde la edad en el momento del arresto a si existe un cargo pendiente, si hay condenas previas, si son delitos menores o mayores, sentencias previas al encarcelamiento… etc.

Todos estos factores tienen un peso asignado y además guardan relación con el resultado previo al juicio que se está tratando. Al final de esta evaluación se suman los puntos por cada resultado y luego se convierten en escalas de puntuaciones. Las puntuaciones más bajas indican una mayor probabilidad de éxito previo al juicio.

El caso es que al final, después de tanto punto y tanto mareo, lo que obtienes es un número que te da la posibilidad de irte con fianza, sin fianza y por supuesto el precio de la misma. Si tienes curiosidad, vete a las notas.

Inconvenientes

Como ocurre y ha ocurrido otras veces, aquí hay que tener en cuenta que hay personas que programan las inteligencias artificiales y que, por tanto, entran en juego nuestros sesgos. Te pongo el caso de lo que ocurrió en Amazon con la recepción de currículums vitae para determinadas posiciones tecnológicas donde la inteligencia artificial solamente elegía a hombres.

Hay muchas críticas al respecto de cómo funcionan este tipo de algoritmos. Los más fuertes son aquellos que indican que la desigualdad racial en los patrones de arresto implica que en los algoritmos de fianza, al tener en cuenta los antecedentes penales, discriminan por raza.

Hay un artículo muy interesante de Wired que te dejaré en las notas del episodio. Este artículo habla precisamente de cómo estos algoritmos que iban a arreglar el sistema de fianzas no lo han logrado. En este artículo se habla del Estado de New Jersey donde las cifras estatales publicadas hace un par de años muestran que la población carcelaria se redujo casi a la mitad después de los cambios que entraron en vigor en 2017 cuando se introdujo este sistema. Pero la demografía de los acusados que permanecen en la cárcel se mantuvo prácticamente igual: el 50% eran negros y el 30% blancos.

Hay estudios adicionales de otros Estados como Virginia y Kentucky que fueron de los primeros en adoptar este tipo de algoritmos, que indican que a los acusados blancos se les ofrece libertad sin fianza con mucha más frecuencia que a los negros. Y que las disparidades raciales aumentaron entre aquellos que utilizaban este tipo de algoritmos.

Tenemos que pensar que si algo se puede programar es factible que se esté creando algo para ello. Y que ninguna profesión puede librarse de esta apisonadora llamada tecnología, ni siquiera algo tan tradicional como es la aplicación del derecho.

Notas:

Episodios anteriores hablando de blockchain e inteligencia artificial

Blockchain para humanos: Qué es y cómo funciona

Aplicaciones de Blockchain: Contratos inteligentes – YouTube

Inteligencia Artificial en 10 minutos

Aplicaciones de la Inteligencia Artificial

Aplicaciones y artículos relacionados con este episodio

DoNotPay

Advancing Pretrial

Algorithms Were Supposed to Fix the Bail System

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Evernote como herramienta de gestión de conocimiento

By Podcast No Comments

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Evernote es la forma más sencilla, la que no te permite utilizar ninguna excusa, para empezar a recopilar los procesos de tu empresa. Cierto, en empresas más grandes, Evernote no sería la herramienta más recomendable. Evernote funciona muy bien para recopilar información de la web. Puedes capturar una página de forma rápida y sencilla con una de las mejores herramientas que nadie ha inventado jamás: web clipper.

Con Evernote, no tienes excusa para empezar a guardar todas aquellas cosas que están automatizadas en nuestro día a día.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Si en el anterior episodio, hablamos de Notion y todo lo que es capaz de hacer, esta semana hablaremos de otras herramientas para gestionar el conocimiento de la empresa.

Te recuerdo que hay un episodio del podcast que habla de cómo gestionar el conocimiento. Cómo hacer que la información se quede en tu empresa y no perdida por ahí y dependiente de una única persona. La única forma de hacerlo es sacarlo de la cabeza de dicha persona y ponerlo claro en algún lado. Ese algún lado, debe ser accesible a todo el mundo. Por tanto debería poder ser una web o un documento interno que permita encontrar la información de manera rápida y sencilla.

Y ahí es donde entran herramientas como Notion o Evernote. Como te comentaba en el anterior episodio, hablo de estas dos fundamentalmente porque son muy sencillas de utilizar. Además están disponibles con planes gratuitos que no te dejan tener ninguna excusa a la hora de crear tu propio sistema de gestión del conocimiento.

En qué destaca Evernote

Pues entre otras muchas, la sencillez de uso que te permite crear notas, bien escribiendo, bien a través de correo electrónico (mediante el envío de un correo electrónico a una dirección determinada) o bien haciendo capturas directamente con un plugin adicional (llamado web Clipper) de la propia empresa de Evernote, que te permite seleccionar un trozo y automáticamente coger ese artículo destacado e introducirlo dentro del propio Evernote.

Al arrancar Evernote tienes un notebook, una libreta principal donde irás poniendo tus nuevas notas. Y además tienes algo que es similar a los sticky notes (o posts de toda la vida), que es una libreta adicional donde puedes añadir ideas de forma rápida. Hay una herramienta nueva que es la opción de crear Tareas. Y también es nuevo la interacción que tiene con otros elementos Google como Google Drive o el Calendario, de forma que, por ejemplo, cuando creas una nota puedes vincularla a un evento del calendario y acceder a ella de forma más rápida.

También puedes integrarlo con Slack, que es un sistema de chat para poder eliminar correos electrónicos y te permite combinar los mensajes de Slack con las notas relacionadas, capturando conversaciones importantes dentro de Evernote, algo que puedes hacer también con Teams. ¿Para qué sirve esto? Pues para tener un contexto de lo que has estado hablando en dicho chat.

Algo que me encanta de Evernote son las etiquetas. A cada una de las notas que tú crees, puedes añadirle una etiqueta que te servirá para localizar todas las notas de esa misma etiqueta de una manera muy sencilla. Ejemplos de etiquetas pueden ser «leer porque está pendiente» o «información importante», el proyecto al que pertenece esa nota,… etcétera etcétera.

Tipos de notas

En cuanto al tipo de notas que puedes crear, admite:

  • vídeos
  • fotos
  • url’s que puedes capturar, es decir, páginas web que puedes capturar de forma directa.

Otras ventajas de Evernote

Por supuesto puedes compartir notas con otras personas fuera de la organización.

Otra cosa que me encanta de Evernote es el web Clipper con el que puedes directamente guardar artículos o páginas web mediante capturas de pantalla de forma directa. Tú te descargas este pequeño plugin y en el momento de estar visitando una página web, le das a un punto determinado de tu navegador y automáticamente te guarda la captura de pantalla con las páginas enteras o solo aquellas partes que tú desees, sin anuncios ni barras laterales que distraigan la atención. Es decir, puedes personalizar las capturas de pantalla que hagas de los sitios web para tenerlo todo más organizados dentro de Evernote. El web clipper es una de las mejores ideas que a nadie se le ocurrido jamás.

La opción de crear tareas y asignarlas marcándolas como finalizadas e incluir una fecha de finalización, es mediante pago. Es verdad que tienes 30 días gratuitos para utilizar esa herramienta y ver si te gusta pero luego hay que pagar por ella, es decir, es una opción adicional.

¿Para qué te animo yo a que utilices Evernote?

Bueno pues, para capturar todos aquellos procesos, todas aquellas informaciones que hay que hacer de forma recurrente en tu empresa. Procesos que pueden ser complejos y que requieren de una serie de pasos, independientemente de que luego puedas hacer la nota más bonita o no.

Vamos a ponernos en modo imaginativo: imaginemos que en tu empresa, como en una gran mayoría de las empresas de este mundo, la verdad, tienes que hacer facturas y para poder hacer el cierre contable necesitas introducir facturas de proveedor en tu sistema. Y al mismo tiempo, emitir facturas. Ojo que dejo de lado los impuestos y demás pero eso también sería un proceso. Vamos a ir con el proceso de las facturas.

¿Qué es lo que hace tu contable en el mismo momento de recepcionar una factura de un proveedor? Imagina que recibe la factura por correo electrónico: ¿la descarga? ¿la pasa por un software ocr y automáticamente queda integrado en el sistema? Eso sería lo ideal, ¿verdad? Por lo general tienes que recepcionar la factura, leer lo que hay ahí e irte al software contable para introducir los datos: número de factura, base imponible, etcétera etcétera. Sí estoy hablando de un proceso muy sencillo pero es que realmente todos estos procesos son los que hay que capturar: desde el más sencillo hasta el más complicado o complejo.

Todo el proceso que hace tu contable desde el mismo momento en que recepciona una factura y que para esa persona está automatizado en su cabeza, es lo que tienes que guardar en Evernote. Así, si le ocurre algo a esta persona, no tendrás un problema a la hora de facturar.

Cosas como: a este cliente le tengo que emitir la factura al día porque si no, me ha dicho que no le llega correctamente. O un cliente al que no le puedo facturar hasta dentro de 3 meses porque es a 30, 60, 90 días. Ojo que estoy hablando desde un punto de vista donde no se tiene un sistema contable automático que te hace todas estas gestiones. Pero es que todas esas cosas que en el día a día tu contable hace, son las que tienes que introducir en Evernote.

¿Hay otras herramientas que permitan hacer lo mismo?

Hay otras herramientas donde poder introducir este conocimiento, pero para micro pymes y autónomos, Evernote, junto con Notion son de las más sencillas. Porque por lo general las pymes ya tenéis un sistema de facturación un poco más automatizado donde los procesos son más rápidos. Pero aún así hay muchos procesos que este tipo de empresas no tenéis en cuenta y que dependen de una única persona. Cuando esa persona no está (porque está de baja o tiene que ir a un determinado sitio) y hay que hacer algo en ese mismo momento, no lo tenéis registrado en ningún lugar y se pierde. Se pierde con esa persona.

Evernote es sencillo y fácil de utilizar y lo puedes usar tanto a nivel empresarial como a nivel privado. De hecho, como te digo, en mi caso lo he estado utilizando durante años para gestionar procesos recurrentes y dudas que me iban surgiendo. Pero a nivel personal también lo he usado muchísimo. Por ejemplo, cuando me apuntaba a un curso nuevo, tenía una nota, o una serie de notas en Evernote, indicando todas las webs que me gustaría leer y que estaban relacionadas con ese curso. Con el web Clipper todo esto es súper sencillo de capturar.

Diferencias con Notion

La principal diferencia es que Notion es muchísimo más potente que Evernote. Notion no solamente te permite crear notas, sino que también puedes crear calendarios, webs, etc.

Al final lo más importante en cuanto a la gestión del conocimiento, no es la herramienta (que también) si no que todos tus empleados sepan que hay que ir guardando todo lo que pase por sus manos en el día a día de la oficina.

Las ventajas de gestionar el conocimiento de la empresa en un único lugar y de diferentes formas, ya sea mediante una intranet, a través de vídeos, a través de preguntas y respuestas es que nos permite tener una empresa muchísimo más ágil y no dependiente de las personas que la forman. Y sí, aquí también entra el miedo de cada una de esas personas con las que hay que trabajar para que su conocimiento forme parte del núcleo de la empresa y no se agarren a él pensando que así se hacen imprescindibles. Porque realmente en una empresa imprescindible no hay nadie y te puedo asegurar que lo he visto una y otra vez. Tardarás más o tardarás menos, pero saldrás del problema en el que se ha metido la empresa en el momento en que una persona que se suponía que era imprescindible ya no está.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Principales características de Notion

By Podcast No Comments

Notion es una de esas herramientas que empiezan pareciéndote ser una cosa pero acaban siendo muchas, muchísimas más.

La puedes utilizar para tantas cosas que es prácticamente imposible que entre todo en un episodio. Sobre todo porque lo interesante de Notion es probar a usarla y trastear con ella. Su gran cantidad de plantillas, la comunidad y amantes de la aplicación y la versatilidad de uso, hacen de ella una herramienta indescriptible para gestionar el conocimiento o aumentar tu productividad.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy vengo a hablarte de una herramienta que se ha convertido en una de esas herramientas top típicas de ranking de las 20 Mejores herramientas para productividad que hay ahora mismo en el mercado.

Entre otras muchas cosas, tiene un diseño muy limpio y una funcionalidad que, de primeras no te esperas. Y te aviso ya que voy a dedicarle a este tipo de herramientas al menos un par de episodios del podcast. Las voy a clasificar como herramientas de gestión de documentos pero ojo que la herramienta que hoy te traigo precisamente está entre las top de productividad por que es mucho, muchísimo más. La herramienta de la que te vengo a hablar hoy es Notion.

Por qué usar una herramienta como Notion

Desde hace mucho tiempo, desde que comenzé en informática, he ido llevando un registro de las cosas típicas que suelen ocurrir de forma estandarizada. Por ejemplo, qué hacer para formatear un ordenador. Piensa que antes la información no la teníamos más que en nuestras cabezas y en revistas… sí, hablo de la era pre-internet.

Supongo que por eso cuando entré a trabajar empecé a apuntar las tareas, los procesos… en una libreta y cuando llegó internet y este tipo de herramientas a nuestras vidas, seguí haciéndolo. Cuando estaba trabajando hace unos años en una consultoría, teníamos muchos procesos, que eran muy repetitivos. Había que hacer siempre prácticamente lo mismo.

Había cosas como que cada vez que llegaba una nueva empresa había que configurar el sistema de una manera. O había que dar de alta una serie de parámetros para que el sistema fuera multi idioma.

Hablo no sólo de procesos manuales, también guardaba las consultas que hacía a la base de datos para recuperar determinada información.

Procesos repetitivos de las empresas

Creo que todos somos conscientes de que en las empresas tenemos muchos procesos repetitivos y que conllevan una serie de pasos determinados. Ocurre por lo general que suelen estar dentro de las cabezas de las personas que los realiza. Por eso, cuando llega un nuevo empleado y tienes que enseñarle cómo funciona todo, cómo se hacen determinados pasos, cómo se ejecutan determinados procesos, las cosas se complican.

Además, corremos el riesgo de que si esa persona se va pues… nos deje fastidiados, por decirlo finamente.

Esta recopilación de procesos, esta documentación, pocas empresas la tienen bien resuelta. Ahora se están poniendo de moda hacer vídeos. Soy partidaria de hacerlos cuando es algo muy concreto: un proceso que tiene una curva de complejidad que sea más fácil explicarlo visualmente, por ejemplo, que hacer un manual. Ya sé que nos cuesta mucho leer, pero donde esté un buen manual que se quite lo demás.

Opciones a utilizar

Vamos al grano. ¿Qué herramientas podemos utilizar para hacer este tipo de recopilación de datos? Pues Evernote y Notion, por ejemplo.

Particularmente, al principio utilizaba Evernote para tener localizados siempre todos los procesos que son repetitivos. Ejemplo: la llegada de un nuevo cliente al programa de facturación, qué tienes que hacer, hay que darla de alta en esta base de datos, hay que configurar el nivel, hay que indicar el tipo de facturación que tenía, etcétera, etcétera.

Igual que está Evernote, en otras empresas existen las wikipedias internas con el objetivo de hacer exactamente lo mismo. Es decir, tener una base de conocimientos común, de forma que cuando tú te encontrabas con un problema buscabas en esta wiki interna la información y simplemente recuperabas lo que otra persona había escrito sobre eso.

Evernote, lo vamos a dejar para otro día, así que hoy voy directamente a hablarte de Notion y las principales características que hacen que Notion se haya comido con patatas a otro tipo de herramientas como la misma Evernote.

Características de Notion

La principal característica de Notion es su gran variedad de plantillas, igual que Evernote te sirve para tomar notas (o al menos servía) por ejemplo, Evernote utilizaba muchísimo cuando quería leer determinados artículos y quería acordarme de que tengo una serie de artículos para leer. Cogía el enlace y lo ponía en un punto concreto y una vez a la semana me dedicaba a leer todos esos artículos. Pues Notion permite hacer lo mismo en una lista.

Pero al mismo tiempo lo puedes utilizar para muchísimas otras cosas más.

Tienes plantillas para hacer tableros kanban. Un tablero kanban es aquello que también hace, Trello.

También tienes plantillas para hacer páginas web. Literalmente, puedes hacer tu página web con pocos clics y tenerla funcionando en Google en horas.

Plantillas para hacer listas de tareas (sustituye a otras grandes aplicaciones como remember the Milk o Wunderlist o Todoist).

Puedes utilizar Notion como bloc de notas, como calendario, como wiki, etc.

La verdad es que en la gran cantidad de plantillas que tiene es lo que marca la diferencia de Notion sobre todo lo demás.

Puedes gestionar proyectos enteros. Dentro de las páginas, puedes añadir comentarios para guiar a tus compañeros en el momento de estar trabajando e incluso utilizarlo para mandarte recordatorios a ti mismo.

Y algo que me gusta mucho, es que puedes bloquear páginas de Notion para evitar notificaciones que es algo que muchas herramientas no te permiten hacer.

¿Lo puedes utilizar como CRM? Por supuesto. Otro tutorial que te voy a dejar dentro de las notas de podcasts

Otra gran característica es que, igual que ocurre con otras aplicaciones que hemos hablado en este mismo podcasts como Drive Dropbox, es que puedes compartir tu contenido con otros usuarios, ya sea que estén dentro de la misma aplicación o con personas externas.

Puedes añadir imágenes vídeos puedes añadir audio,… Cada vez que pones una URL en una página de Notion te pregunta si quieres que se convierta en un marcador (bookmark) y te saca un pequeño texto para que veas las primeras líneas de dicha url. Puedes hacer lo mismo con vídeos y se convierte en embed, es decir, integrado dentro de la propia Notion.

De verdad que no te puedes perder esta aplicación porque va a mejorar tu productividad. Tener un único lugar donde poder hacer tantas cosas distintas nos centra, nos ofrece foco. Y el foco es tu gran amigo en cuestiones productivas.

¿Cómo puedes utilizar Notion dentro de una empresa como gestor del conocimiento?

Cuando algo ocurra, cuando un proceso sea repetitivo, simplemente añádela a Notion. Lo ideal sería que todas las personas de tu organización lo hicieran.

Otro punto importante es que puedes importar contenido de otras aplicaciones, en mi caso, como ya te he contado y utilizaba Evernote. En determinado momento a raíz de una noticia, decidí buscar otras opciones. Notion permite hacer una importación directa desde muchas aplicaciones: Evernote, Asana, incluso documentos de Google Docs.

Otra característica más, la comunidad es una pasada, la cantidad de gente que utiliza notion y que además te ayuda a crear y a mejorar tu propio uso de tu aplicación. Por ejemplo, si quieres saber cómo crear una agenda, simplemente vas a un video de Youtube y lo ves. Si quieres ver cómo crear una pizarra, un dashboard con toda la información porque resulta que tienes un montón de documentos muy desordenados en diferentes carpetas en distintas plataformas, pues podemos tenerlo todo incorporado en la misma página de Notion. Te dejo un vídeo enlazado en las notas.

Notion es una aplicación web que además también tiene una aplicación que puedes utilizar en tu móvil. Es evidente que está todo sincronizado. Además, si te gusta el diseño minimalista, pues enhorabuena, porque es literalmente una página en blanco y negro, sin estridencias y súper simple.

Planes de pago

¿Cuánto cuesta? Tienes varios planes. En todos los planes la parte de páginas y de bloques, que es lo que puedes usar para crear todo lo que necesites, son ilimitadas, es decir, esas siempre vas a tener acceso a ellas, independientemente del plan que tengas contratado. En el plan gratuito para una única persona con hasta 5 colaboradores externos y hasta 5MB de ficheros que puedes incluir.

Y ojo que en las versiones de pago, ¡tienes versionado! Es decir, que te mantienen las versiones anteriores de los cambios que has hecho registrando fecha, hora y persona que ha hecho el cambio.

Notion es una aplicación brutal que no te puedes perder si sueles almacenar las cosas en listas que luego, nunca encuentras o si quieres mejorar tu productividad o empezar a gestionar el conocimiento de tu empresa.

Notas:

Cómo crear mi dashboard de empresa en Notion – YouTube

Using Notion as a CRM – YouTube

Dónde buscar plantillas gratuitas para usar con Notion (hipertextual.com)

Cómo crear una página web con Notion en pocos pasos (hipertextual.com)

Gestión del conocimiento en la empresa > Vanesa Ramos

Procesos de trabajo de una empresa: cómo identificarlos > Vanesa Ramos

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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