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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Qué es Trello y cómo dominarlo

By Emprendimiento, Podcast, Proyectos, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Trello es el programa del que te hablo en el podcast y artículo de hoy.

Dominar Trello puede llevarte al éxito en tus proyectos. A que puedas pasar de ilusiones y deseos a hechos realizados.

Trello es fácil, intuitiva y sencilla de usar. ¡Si quieres conocer cómo puedes dominarlo, no lo dudes y dale al play! Como siempre además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

Trello es una gran herramienta de gestión de proyectos con la que aplicar el método posiblemente más sencillo de gestionar, que no es otro que Kanban.

Como te conté en el episodio 12, los gestores de proyecto pueden ayudarte a pasar de ”deseos” a objetivos cumplidos. Y en el episodio 13 te expliqué cómo puede ayudarte Asana a gestionar tus tareas y tus proyectos.

Hoy le toca el turno a Trello.

Trello es también una aplicación web y móvil con el que puedes tener control absoluto del proyecto permitiéndote usar la metodología de gestión más sencilla (dicho entre comillas) de las que hay en este mundo nuestro de la gestión de proyectos. Está dicho entre comillas. Porque para aplicarlo a nuestro caso, en realidad, he quitado mucho “condimento”, he quitado mucho de la salsa que hace realmente a Kanban muy interseante, pero para lo que nos interesa, que es gestionar tareas de nuestro día a día que nos lleven a lograr un objetivo final, nos vale.

En esta metodología, tenemos en su modo más sencillo, tres columnas. Las tareas, se apuntan en un post-it o tarjeta, física o virtual y se mueven de una columna a otra.

Las columnas más sencillas serían “pendiente”, “en curso”, “finalizado”.

A diferencia de la metodología en cascada, aquí no esperamos a una tarea para arrancar otra, salvo que sea demasiado dependiente entre sí. Lo ideal es ir haciendo pequeños cambios. Lo veremos todo ahora con un ejemplo.

Cómo usar Trello para gestionar tus proyectos

Trello es un gestor de tareas online intuitivo, sencillo y gratuito. Se basa en lista de tareas y trabaja con los tableros de Kanban. Estos tableros, como te he explicado antes, en el mundo real serían tableros físicos y habría uno por proyecto.

Es decir, el proyecto “crear mi web para vender por el online” tendrá un tablero, distinto al proyecto “escribir en el blog”

Esos tableros en los que insisto tanto se dividen en columnas y de la manera que mejor se ajuste a cada caso.

Una vez te des de alta en la web de Trello, la propia aplicación te hace de guía. Esto es algo que deberían copiar otras muchas herramientas. Esa guía lo primero que te explica es que debes crear un tablero.

Los tableros pueden ser públicos o privados y puedes invitar a miembros, externos a tu organización, a que visualicen un tablero. Por supuesto, cuentas con gestión de permisos para que vean sólo lo que necesiten ver.

Usando tableros y tarjetas

Una vez tengas el tablero creado, toca crear la lista de tareas o columnas. No es obligatorio, no está escrito en piedra, que tengan que ser “pendiente”, “en curso” y “hecho”. Si trabajas en una empresa donde claramente hay una cadena de trabajo en un proyecto, puedes dividir las columnas por secciones o departamentos.

En este caso el tablero sería toda la cadena de producción. Y cada columna, los estados o departamentos por los que pasa el producto.

Después añadiremos las tarjetas, que son las tareas donde queda recogido qué es lo que hay que hacer. Y en este punto, es donde Trello despliega su magia, por decirlo así.

Asociada a cada tarjeta puedes añadir todo lo que se te ocurra.

  • Puedes crear comentarios asociados a la tarea.
  • Asignar a una o más personas del equipo para que la lleven a cabo.
  • Puedes adjuntar ficheros.
  • Añadir fechas de vencimiento.
  • O indicar etiquetas con colores…

Las etiquetas te sirven para identificar de forma visual qué tipo de tarea es, o por ejemplo, en una empresa, qué equipo está involucrado en la misma.

Mediante los colores, de un vistazo puedes comprobar quién tiene que hacer qué y cuándo. Que al final es en lo que se basa toda la herramienta. En hacer algo fácil y visual que te permita llevar el control del proyecto.

Lo vemos todo con un ejemplo

Recuperemos de nuevo el ejemplo que te puse en el episodio 12 del podcast donde una persona quería crear la página web de su empresa para entrar en el mundo online.

En este caso, el proyecto y tablero sería: Crear la web.

Las diferentes columnas podrían ser perfectamente

  • Por hacer
  • En curso
  • Finalizado

Una de sus tareas, era contratar a un programador y aquí hay dos opciones, según te guste.

O bien indicas en la tarjeta “contratar a un programador” y añades dentro de la tarjeta las diferentes tareas mediante un checklist como te explicaré a continuación o aplicas la metodología kanban y mediante pequeños cambios incrementales, especificas las subtareas como tarjetas.

Mi recomendación es precisamente, desglosar en las tarjetas las subtareas a hacer. En este caso, serían:

  • Realizar una búsqueda en google para encontrar programadores en mi zona.
  • Contactar con tres programadores.
  • Revisar los presupuestos.
  • Contactar con el programador elegido.

Recuerda lo de pequeños cambios incrementales. Que parece que no digo nada pero digo mucho. Aquí sí que tiene sentido desglosar tan a fondo porque al final, lo que da sensación de avance del proyecto es mover la tarjeta de “realizar la búsqueda en google” de la columna “Pendiente” a “Hecho”.

Porque una cosa que no te he dicho es que sí, la tarjeta se mueve físicamente de una a otra columna.

Puedes moverla directamente al final, puedes moverla de final a principio… como quieras. Pero siempre tienes que tener la tarjeta en el punto en el que estés.

En caso de que la tarea sea larga, por ejemplo de varias horas de duración, puedes dejarla en la columna correspondiente. Si tienes una tarjeta que es: escribir un artículo para el blog, puedes dejarla en la columna de “en curso” durante el tiempo en que la estés haciendo.

Creo que es obvio pero hay que mencionarlo.

Como te contaba antes, si la tarea es compleja, puedes añadirle una checklist, una lista de subtareas, que puedes ir tachando. Siguiendo con el ejemplo de la web, una de las tarjetas podría ser

Contactar con tres programadores y pedirle presupuesto

Y a su vez esta tendría las siguientes subtareas:

  • Buscar en google
  • Contactar con los programadores

Si vas marcando como realizadas esa lista de tareas, tendrás una visual de cómo de avanzado está el tema gracias a un porcentaje en forma de línea que se va rellenando.

A la hora de nombrar las tareas, y dado que es algo muy visual, lo ideal sería que el título y la descripción quedaran perfectamente definido para que de un simple vistazo, vuelvo a lo mismo, entiendas de qué va el tema. Si quieres entrar en detalle, pincha dentro de la tarea.

En la vista de tablero, dentro de cada tarjeta, un icono representará todo lo que has incluido.

Si has añadido ficheros adjuntos, como pueden ser los presupuestos, aparecerá el icono del clip típico. Si está asignada a una persona, aparece su foto o su icono.

¿Qué pasa si quieres eliminar definitivamente una tarjeta?

Pues puedes archivarla para que desaparezca de tu vista o borrarla definitivamente.

Cuando estableces fechas de vencimiento en la tarjeta, Trello envía avisos a modo de recordatorio ya sea mediante la app o por e-mail. Esto es totalmente configurable.

Sólo con esto, ya podríamos empezar a manejar todos nuestros proyectos en Trello pero por supuesto, hay mucho más.

Podríamos, pinchando en el nombre de un miembro del equipo, ver toda la actividad que ha realizado.

Si pinchas en tu propio nombre dentro del tablero, puedes ver y organizar, todas las tarjetas que tienes asignadas.

Su buscador es otra herramienta bien potente que te permite encontrar lo que buscas en cualquier parte en la que se encuentre.

Y cómo no, integraciones:

Es difícil explicar aquí todas las integraciones disponibles, lo mejor es que lo busques directamente con trello pero como te puedes imaginar, tiene integraciones o power-ups como ellos les llaman con las principales herramientas de trabajo colaborativo como Google Drive, que  te permite crear y adjuntar toda clase de archivos de google que aparecerán en el reverso de la tarjeta.

O Slack, para compartir con el equipo tarjetas.

Con Microsoft Teams, con Mailchimp, Evernote, Google Calendar o Dropbox.

Incluso con otras herramientas con las que no tienen integraciones, como Toggl, la cual mencioné en el episodio anterior como un buen sistema de revisión de tiempo dedicado a las tareas, la puedes integrar a través de otra herramienta externa llamada Zapier.

Zapier, por dejarla definida, es una aplicación web que permite conectar herramientas entre sí

Automatizaciones con Butler

Butler o Mayordomo es una herramienta que te permite automatizar tareas. Puedes crear botones, reglas y órdenes programadas para realizar acciones dentro de los tableros.

Ejemplos:

Podríamos crear una regla de forma que, cuando alguien introduzca una tarjeta en la columna de “pendiente” automáticamente se asigne un miembro del equipo a la tarjeta y se mueva a la primera posición de la lista de tareas de esa persona.

Estas automatizaciones están limitadas, es decir, en la versión gratis de la herramienta se hace 1 automatización por tipo. En las notas del podcast te dejo el enlace al funcionamiento de Butler y su coste.

Como en todas estas herramientas, tienes versión gratis y luego diferentes niveles de pago. Como última recomendación, si quieres conocer Trello a fondo, no dudes en consultar su base de datos de conocimiento que te dejo entre las notas.

Notas del podcast:

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Asana: cómo usarlo para para gestionar tus proyectos

By Podcast, Proyectos, Tecnologías No Comments

Asana es una herramienta de gestión de proyectos que te ayudará a controlar, planificar y sacar adelante todos los proyectos que te propongas. Ya sean empresariales o personales. En su versión gratuita contiene muchísimas funcionalidades que te harán mucho más fácil la gestión de tus proyectos.

Si quieres conocer cómo puedes usar Asana para gestionar tus proyectos, dale al play.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

 

Como te he contado, el objetivo del episodio de hoy es que conozcas un poco más qué es Asana y cómo puedes usarlo para gestionar tus proyectos.

En el episodio 12 te conté que los gestores de proyecto pueden ayudarte a pasar de ”deseos” a objetivos cumplidos. Por eso hoy y en el siguiente podcast voy a hablarte de las dos herramientas que te pueden ayudar a gestionar cualquier proyecto que te propongas.

Asana, es el primero de ellos. Se trata de una aplicación web y móvil con el que puedes tener control absoluto del proyecto permitiéndote usar diferentes metodologías.

En el podcast anterior, si recuerdas, te hablé de las dos metodologías que más fácilmente podemos aplicar en nuestro día a día ya sea empresarial o no.

Son la metodología de “cascada” donde una tarea se hace detrás de otra y la metodología “kanban” donde las tareas, pasan de una columna a otra. De pendiente a estamos trabajando en ello y de ahí a finalizado.

Cómo usar Asana para gestionar tus proyectos

Asana es intuitivo y fácil de usar. Se basa en listas de tareas.

Para empezar tienes que crear un espacio de trabajo y tu propio proyecto y a partir de ahí puedes empezar a añadir todas las tareas del mundo.

Partimos de una tarea “grande” y la vamos separando en tareas que se pueden que realizar de forma independiente.

Es decir, partimos de una tarea principal. En el ejemplo que te puse en el episodio 12 donde una persona quería crear la página web de su empresa para entrar en el mundo online, una tarea principal sería, por ejemplo:

Contratar a un programador.

Y como subtareas podríamos tener:

  • Realizar una búsqueda en google para encontrar programadores en mi zona.
  • Hablar con X para que me diga que programador le creó la web.
  • Contactar con tres programadores.
  • Revisar los presupuestos.
  • Contactar con el programador elegido.

Por lo general, mis subtareas tienen una duración de 1 hora. Si hay algo que no puedo hacer en una hora, es porque hay que dividirla un poco más.

Aquí ya entra en juego cómo gestiones tu tiempo. En el caso anterior, podríamos unir realizar la búsqueda en google y contactar con los programadores en la misma tarea porque no tardas una hora en hacer una búsqueda en google…

Cuando creas las tareas en Asana, en el momento de crearlas, le das un título y aparece una casilla de verificación, la típica de “check” que te sirve para dar la tarea como finalizada. Cuando haces clic ahí una vez has acabado la tarea y sólo si tienes suerte, podrás ver una criatura unicorniana y con mucho brillibrilli y arcoíris que le encantaría a La Vecina Rubia.

Después de creada la tarea, en un panel desplegable que aparece a la derecha puedes hacer lo siguiente:

  • Asignársela a la persona responsable de hacer la tarea. Si eres tú pues tú mismo. Es recomendable hacerlo porque tienes una vista particular donde podrás ver ordenadas por fechas de entrega, todas las tareas.
  • Añadir una fecha de vencimiento.
  • Puedes añadir una descripción, poner etiquetas, añadir comentarios y algo interesante: añadir archivos.

A las tareas, puedes añadirles, subtareas. ¿Cuándo sería útil esto?

Por ejemplo, digamos que tienes que ir hacer un trámite con varios papeles que tienes que conseguir en diferentes sitios. Podrías crear subtareas con la lista de documentación que tienes que preparar e incluso, una vez los tengas, ir añadiéndolos en formato pdf, o Word… Incluso puedes crear una subtarea para que te envíe una notificación una semana antes de la gestión de forma que te recuerde que tienes que tener toda la documentación preparada para esa fecha.

A la hora de subir archivos, tienes que saber que no hay límite. Puedes subir todos los archivos que quieras. Incluso en el plan gratuito. Eso sí, el límite por fichero es de 100mb.

Otra opción que necesitas conocer es que puedes poner las tareas como recurrentes.

En mi caso, tengo una tarea que es “Escribir el guión de un episodio para el podcast”. Esta tarea, que hago una vez a la semana, la tengo establecida como recurrente de forma que, cuando la completo una semana, automáticamente me vuelve a aparecer en la lista con fecha de entrega de la siguiente semana. Y quien dice semana, dice mes…

Una vez que tenemos todas las tareas introducidas con una fecha de vencimiento necesitas echarle un vistazo a la vista de tareas y mejor aún, a la vista de Calendario. Hasta que no llegas a este punto es probable que no descubras lo mal que te organizas. Desde esta vista, puedes reorganizar las fechas de entrega para que sean equilibradas. A mí me pasa, me cargo de tareas los primeros 7 días del mes y luego… el vacío. Hasta que no llego a ver en el calendario cómo está el tema de distribuido, no veo realmente, cómo está la situación.

Además de la vista del calendario, tienes la opción de crear un cronograma. para poder tener claro quién hace qué y cuando puede hacerlo. Un cronograma es básicamente un calendario de trabajo donde se representa de forma gráfica el tiempo de duración de una tarea y las tareas previas y posteriores que hay que realizar. Esta opción del cronograma, también es verdad que sólo te dejan usarla en los planes de pago, pero es interesante saber que está ahí.

Integraciones

Por supuesto, Asana también cuenta con integraciones.

Puedes crear y compartir archivos y documentos con el resto de tu equipo con herramientas como Dropbox o Google Drive.

Una integración muy muy interesante es la que tienen con herramientas de control de horas. Por ejemplo, con Toggl. Toggl es una herramienta que permite controlar el tiempo que dedicas a una tarea. Con esta integración, podemos usar Asana para llevar dicho registro.

Esto es muy útil cuando trabajas para varios clientes o en diferentes proyectos, por horas. Te permite conocer cómo gastas tu tiempo porque muchas veces pensamos que tardamos tres horas en hacer una tarea y realmente estás tardando 6 u 8. Y sí, estos desvíos son totalmente normales. La tecnología falla.

Otra integración que puedes usar y que recomiendo encarecidamente es la integración con los calendarios, ya sea Google Calendar o Outlook Calendar. Con esta integración, las tareas aparecen en la fecha de vencimiento establecidas de forma conjunta al resto de tu día a día.

Otra interesante, para aquellos que llevamos la vida en el e-mail es que tanto en Gmail como en Outlook podemos integrar Asana con el propio correo.  Por ejemplo, puedes agregar e-mails a tareas ya existentes, o crear tareas a raíz de un e-mail. Luego, en el gestor, ya podrás convertirla en proyecto o enviarla a uno que ya estuviera creado, añadiendo subtareas, fechas, etc.

Si te preguntas si puedes usar Kanban con Asana, la respuesta es sí. Puedes gestionar tableros sin problemas.

Incluso indicarle a la herramienta que te envíe un correo con lo que tienes planificado para acabar esa semana.

Automatizaciones

Los programadores de Asana han empezado a hacer automatizaciones. Las tareas más rutinarias, esas que hay que hacer una y otra vez (añadir una tarea en un proyecto, por ejemplo) ahora se hacen de forma automática. De momento sólo tienen 5 automatizaciones pero está claro que van a seguir trabajando en más. Esto lo encontrarás en la versión de pago.

Al ser colaborativo, Asana permite reducir la cantidad de e-mails que se envían entre los miembros del equipo.

Otro punto interesante es que puedes añadir invitados. Estos usuarios sólo tendrán acceso limitado al espacio de trabajo o proyecto.

Sé que no es lo mismo que yo te cuente todo esto como verlo en acción así que te dejo aquí las notas del podcast donde podrás ver vídeos de aprendizaje de la herramienta.

Y otra cosa, que no tiene que ver con el programa en sí.

No te agobies, no pasa nada si no cumples con algo. Una cosa es que este tipo de herramientas ayuden a controlar el proyecto y otra que te fustiguen porque no eres capaz a cumplirlo.

En el podcast de la semana que viene hablaremos de la otra gran aplicación que recomiendo a todo el mundo que no es otra que Trello.

Si tienes curiosidad con cómo puedes aplicar Asana en tu día a día, no dudes en contactar conmigo.

Notas del podcast:

Qué es Asana y cómo usarlo

Conoce más sobre las automatizaciones

Guía de uso de Asana

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Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día

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Hoy voy a hablarte de una de mis tareas favoritas, la gestión y el gestor de proyectos.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Te dejo con el episodio!

 

La gestión de proyectos es una vorágine formada por los clientes, los trabajadores y en ocasiones, los jefes. Y todos piden lo mismo. Resultados. Pero más que de la gestión en sí, quiero hablarte de por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día. No creas que por ser un autónomo sin equipo o una persona que no tiene empresa, ni proyecto… este podcast no es para ti.

Verás que es algo que nos afecta a todos, que todos podemos aplicarlo y os aseguro que muchos de vosotros ya lo estáis haciendo pero no le ponéis nombre. Para empezar por el principio, vamos a definir qué es la gestión del proyecto. Voy a tirar de mi admirada Wikipedia:

La gestión de proyectos es la disciplina que estudia el planeamiento, la organización, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.

Dicho así parece cosa de grandes empresas, de mucha gente… y sí, es así en algunos casos… pero….

Pero.

Cuando se acerca el 1 de Enero o el 1 de Septiembre, nos motivamos con nuevos objetivos anuales. Dejar de fumar. Hacer ejercicio. Ir más al cine. ¿Cuántos de vosotros habéis logrado completar uno de esos objetivos? ¿Lo habéis logrado alguna vez?

Si la respuesta es no es porque eso, son deseos. No objetivos. Los proyectos son algo que se emprende para alcanzar objetivos. Si revisamos de nuevo la Wikipedia podemos ver que si los limitamos en tiempo, si los definimos bien y los planificamos… podremos aterrizar esos “deseos” en algo conseguible a través de proyectos.

¿Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día?

Es fácil, para trabajar los objetivos que quieres cumplir. Si no pones control, el “dejar de fumar” no sirve. Hay que meterle mano a ese deseo. Porque si no, se queda en eso, un deseo, algo que ojalá ocurra sólo… que no tenga yo que currar, eh? Ps, twitter haz tu magia…

Como digo, gestionar esos deseos como objetivos, como proyectos, harán que llegues al éxito. Es necesario planificar. Con la planificación pasamos de un  “deseo” a algo tangible, algo con lo que empezar a trabajar.

¿Pero cómo lo hacemos si no sabemos ni por dónde empezar? Pues para eso está el gestor de proyecto. Antes de seguir, voy a sentar las bases de la gestión  y lo vamos a hacer con un ejemplo.

Imaginemos que soy un emprendedor y a 1 de Enero en mi lista de deseos escribo: vender más con mi tienda.

Reformulemos esto a algo con lo que podamos trabajar… una de las cosas que puedo hacer es pasar del mundo físico al mundo online y vender así mis productos. Entonces, el proyecto será: crear una página web para empezar a vender los productos físicos de mi tienda en el mundo online.

Vale, eso, dicho así, parece mucho más real que “vender más”. También es verdad que quizás, no sea tan fácil. No hay sólo que crear una página web, eso es toda una rama de marketing que no voy a tratar aquí y que es bastante compleja, así que vamos a creernos que por tener una web con tienda online, vamos a vender más.

Ya tenemos nuestro objetivo.

Ahora debemos empezar a planificar. Tenemos que establecer, cuándo lo queremos funcionando. Pongamos, tres meses. Ahora hay que dar un paso más, ¿qué tengo que hacer para que, en tres meses, pueda tener una web funcionando?

Necesito hablar con un diseñador. Que me de un presupuesto. Necesito hablar con un programador y que me de un presupuesto. Tomar la decisión de si puedo embarcarme en el proyecto o no. Si puedo embarcarme en el proyecto, les doy el sí a ambos y podemos empezar a trabajar. Ambos tienen que indicarme qué necesitan de mí.

Cuando me lo pasen, tengo que gestionarlo y enviárselo de nuevo… Revisar cómo van las cosas, también es necesario… Y podríamos seguir bajando más y más… Tengo que sacar fotos a los productos o hacer que otros me las saquen.

Una vez tenga esa enorme lista de tareas, hay que ponerle horas. Si no quieres ponerle horas, tienes que agendarlo y bloquear un tiempo de cómo mínimo, una hora. Pongamos que ya lo tienes en marcha. Cuántos productos vas a poner a la venta? Cuántas fotos necesitas, 15, 20? Pues te toca añadir en tu agenda un día y bloquear horas, para sacar las fotos. O para crear los textos…

De eso se trata la planificación.

De definir cuándo y cómo vas a llevar a cabo todas las tareas que necesitas para sacar adelante ese proyecto. Y ahí es donde entran los gestores de proyectos. 

Esto es una visión bastante sencilla. Es la del día a día de cualquiera de nosotros. Cuando se trata de proyectos muy grandes con muchas personas involucradas, puede complicarse bastante.

Incluso en un proyecto “pequeño” como el del ejemplo, vemos que hay tareas interdependientes. El programador no puede empezar hasta que no tenga el diseño. Y cuando lo tenga, seguramente habrá cosas que cambiar (tamaños, por ejemplo)

Para ayudarnos en esta gestión, hay diferentes métodos, metodologías, que podemos aplicar.

No me voy a meter muy a fondo en ellas, sólo quiero decirte que existen y que todas son adecuadas dependiendo del tipo de proyecto que tengas. Te voy a hablar de tres, dos muy comunes y aplicables a nuestro día a día y el tercero el friki.

Metodologías de gestión de proyectos

  • Metodología Waterfall o cascada: Es la más tradicional. Se utiliza en productos manufacturados, en construcción… y en nuestro día a día común. Se trata de desglosar las tareas en secuencias con un inicio y un fin y sólo saltas a una nueva tarea cuando has completado la anterior. En el caso del ejemplo que os he dado, por ejemplo, no podemos meter los productos en la web, hasta que no esté programada la web, ni esta esté diseñada. ¿Veis la cascada? Primero sería el diseño, luego la programación y por último añadir los productos.
  • Kanban: Esta es mi otra gran favorita por su sencillez de uso. Necesitas un tablero ya sea físico como una pizarra o virtual (como los gestores de los que te hablaré en los dos próximos podcast) y un montón de post-its o tarjetas. El tablero más básico se divide en tres columnas: por hacer, en proceso y hecho. Las tareas se escriben en los post-its y se van pasando de la primera columna “por hacer” a la última “hecho”. La idea es hacer cambios incrementales en el proyecto, es decir, tareas muy pequeñas que puedas ir pasando rápidamente de un estado a otro. Este flujo, puede ser todo lo complejo que quieras. Ejemplo, en una empresa que involucra tres departamentos, puedes tener tranquilamente seis columnas que empiecen por toma de requisitos, pasen por las diferentes fases del proyecto hasta acabar en, facturación.
  • Y ahora la aportación friki, Pert: Fue inventado por la oficina de proyectos especiales de la Marina de Guerra del Dpto. de Defensa de EEUU. Qué os imagináis que estaban intentando crear cuando se les ocurrió esto? Si habéis dicho un misil, estáis en lo cierto. El Pert funciona muy bien con productos manufacturados. Empiezas definiendo las tareas a ejecutar según los requisitos, cuál va delante de cual y la duración esperada de cada una de esas tareas. Trabajas con tiempos: Estimas cuánto vas a tardar en el mejor y en el peor caso. Y eso te lleva a deducir una fecha en la que tengas finalizado el proyecto. Es decir, lo que todo el mundo quiere saber: cuándo está lo mío. Pero como esta es más para empresas de producción, la vamos a dejar como anécdota.

Para tener claro qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y quién tiene que hacerlo, es necesario meter un gestor de proyecto. Por mucho que nos guste, las listas de tareas se pueden volverse complejas y eternas. No vemos el final. Con un gestor de proyecto, tenemos el final claro.

Aplicando cualquiera de las metodologías explicadas o alguna más de las que comparto en las notas del podcast, tendrás garantizado el correcto funcionamiento de tu empresa. O de cualquier proyecto que quieras emprender de esta forma.

¿Dónde entran el gestor de proyecto?

Los gestores de proyectos te permiten revisar y analizar el flujo de trabajo de tu empresa (o de tu vida). Te permiten visualizarlo, verlo es tremendamente importante, así como también establecer límites de tiempo.

Saber cuándo es probable que tengas terminado el proyecto es tan importante como saber por dónde vas.

En los dos próximos podcasts hablaré de dos herramientas que uso y recomiendo a todo el mundo que permiten gestionar proyectos como si fueras un maestro.

Estoy segura que si me seguís en redes me habréis oído hablar de ellas más de una vez. Son Asana y Trello.

Espero que el podcast de hoy te haya resultado útil y hayas visto que incluir un gestor de proyecto en tu día a día te ayudará a visualizar y sacar adelante esos proyectos que, hasta ahora, se habían quedado parados en “deseos”. Te animo desde aquí a ponerlo en marcha. Y si necesitas mi ayuda, no dudes en contactarme.

Notas del podcast:

Para conocer un poco más a fondo Kanban, no dudes en consultar este enlace.

Y si quieres conocer más metodologías de gestión de proyectos aquí hablan de las 12 principales.

Además, la definición de la Wikipedia sobre qué es la gestión de proyectos, la tienes aquí.

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Qué es Whatsapp Business y cómo dominarlo

By Podcast, Recomendaciones, Redes sociales, Tecnologías No Comments

Whatsapp Business es la herramienta que traigo en este nuevo espisodio del podcast.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Te dejo con el episodio!

Si recuerdas, en episodios anteriores, te hablé de Teams y de Slack,  y hoy le llega el turno a Whatsapp pero no la versión que todos tenemos en nuestros móviles, si no la versión para negocios conocida como Whatsapp Business.

Utilizada para lo que realmente es, se convertirá un aliado para tu empresa. Una forma sencilla y eficiente de comunicarte con tus clientes y de vender más.

¿Qué es Whatsapp Business?

Como su propio nombre indica es la versión que tienen para los negocios los creadores de Whatsapp. En la versión para empresas, dispones de una serie de funciones y características que la convierten en una gran opción para atender a tus clientes las 24 horas los 7 días de la semana.

Al ser una aplicación ampliamente conocida y usada desde hace años para comunicarnos con nuestros amigos y familiares, elimina una de las principales barreras de entrada que pueden tener tus clientes a la hora de comunicarse con tu empresa.

Te permite ofrecer un gran servicio postventa. Ten en cuenta, que con Whatsapp Business estás llegando al móvil de tus clientes de forma directa. Igual que si fueras un amigo más. Esa cercanía y confianza te permite mejorar la relación con ellos y llegarles de forma directa y sin intermediarios.

Whatsapp es la red social más utilizada en España, en su mayoría la usan mujeres aunque está muy igualada con los hombres y nos conectamos a ella más de 6 veces al día.

¿Por qué la versión de empresa?

Hay bastantes diferencias entre el Whatsapp normal y la versión de empresa.

Una característica que lo diferencia, es que puedes tenerlo activo en un teléfono móvil o en un teléfono fijo. Cuando te instalas la aplicación, puedes indicarle que no quieres usar el número de la tarjeta del móvil donde la has instalado. La verificación del número de teléfono, la haces mediante una llamada telefónica.

De esta forma, asocias al teléfono fijo de tu empresa el whatsapp, sin necesidad de disponer de un móvil específico para ello.

Whatsapp Business cuenta con las siguientes características adicionales:

  • Ajustes del negocio: puedes indicar qué tipo de negocio tienes, qué productos y servicios ofreces, dónde se encuentra físicamente (asociándolo a un mapa), el horario de atención al público y la página o páginas web del mismo.
  • Puedes crear un catálogo de productos. Esto permite enviar los productos directamente desde tu catálogo a tus clientes cuando te preguntan por alguno de ellos. De forma similar a las páginas de productos de Facebook, puedes añadir fotos, descripción y los precios. Cuando alguien te pregunte por qué producto tienes disponibles sólo tienes que compartirlo.
  • Puedes crear un enlace directo, una URL para que puedan iniciar un chat de Whatsapp contigo. Ejemplo, quieres que te manden un whatsapp desde una publicidad que haces online (u offline). Pondrías el enlace de whatsapp busines y listo.
  • Mensajes: De forma similar a otras aplicaciones puedes indicar mensajes de bienvenida, cuando alguien te escribe por primera vez, o de ausencia, cuando estés de vacaciones.
  • Respuestas rápidas: Si quieres escribir, por ejemplo, gracias por tu compra, esperamos volver a verte, no necesitas más que escribir /gracias. Puedes añadir tus propios atajos o respuestas rápidas a preguntas tales como: cuánto cuenta este producto. Hacéis envíos a domicilio? Hasta que hora estáis abiertos? ¿Qué tenéis en la carta?

De cara a los clientes, esa cercanía de la que te hablaba antes, la posibilidad de usar un tono profesional pero a la vez cercano es tremendamente beneficioso.

Ya sabes que es más difícil retener a los clientes que crear nuevos. Al usar esta aplicación, estás dando aún más confianza a tus clientes ya que tu perfil contiene toda la información correspondiente a la empresa. Al cliente le sirve para saber si es una empresa real quien está al otro lado de la línea y no alguien que intenta estafarle.

¿Cómo utilizo Whatsapp Business para dar a conocer mis productos o servicios?

Una de las cosas que necesitas hacer sí o sí es mantener una base de datos de clientes que puedan estar interesados en conocer nuevas ofertas o productos.

Ahí es donde entra esta herramienta.

En teoría cuando el contacto se pone en comunicación con vosotros, ya tenéis su consentimiento para enviarle información. Esto es muy teoría, sería cuestión de aclararlo con un experto en protección de datos.

En principio, para cumplir con la ley de protección de datos, cuando se recaba la información de un cliente, tenéis que indicar de forma expresa para qué van a ser utilizados esos datos. En este caso, tendríais que pedirle permiso para comunicaros con ese cliente vía telefónica y/o vía e-mail, etc.

Igual que en el Whatsapp normal, a través de esta herramienta puedes enviar un mensaje distribuido mediante la opción de “difusión”, que no es más que un mensaje de envío a diferentes contactos que no se verán entre ellos. Es decir, no es un grupo.

Con una buena segmentación de tus clientes unida a esta difusión, podrías enviar un mensaje, por ejemplo, a todos los clientes que te han comprado el producto A, por ejemplo, diciéndoles que ha salido un nuevo modelo o que tienes una oferta.

Aquí hay una línea fina entre spam y venta. No spameeis, pero no seáis tontos. Siempre que se trate de vuestros propios productos y vuestros clientes estén interesados, no debería haber problema.

Puedes lanzar una campaña con códigos de descuento. Felicitarles por su cumpleaños y darles un bono de regalo. Comunicar las ofertas que tengas en ese momento.

Eso sí, hazlo siempre a través de difusión y nunca en grupo.

Si los clientes te consideran spam, no te preocupes, que te lo harán saber. Te bloquearán y listo. Y tú no te enterarás. Hasta que te bloqueen la cuenta, lo cual ocurrirá si muchos de tus clientes te reportan como spammer.

Como te imaginarás, van a seguir introduciendo mejoras. 

El año pasado por estas fechas, Chris Daniels vicepresidente de la compañía, confirmó que para 2020 las empresas tendrían la opción de crear anuncios directamente en los estados de Whatsapp.

El sistema está pensado para las pequeñas y medianas empresas de forma que estas puedan ponerse en contacto con los clientes de una forma aún más directa.

La publicidad únicamente aparecerá en la pestaña de estados de los usuarios, así que sí, puede ser fácilmente ignorada. Sin embargo no debemos olvidar que hay mucha gente que sí consulta dicha pestaña. Más de 450 millones de personas según cálculos de la compañía.

Esto es lo que está confirmado.

Lo que aún no se sabe es si se van a mostrar los anuncios en medio de conversaciones entre usuarios. Es algo que está preparado pero aún no se han decidido a poner en marcha.

Facebook está haciendo muchos cambios, dentro de nada, ya lo están haciendo en EEUU van a poner en marcha Facebook Shop, que permitirá realizar pagos a través de la plataforma. Es decir, pondrás tus productos en Facebook y sin salir de Facebook, los clientes te comprarán y te pagarán.

Como ves, entre los planes a futuro de Facebook está la opción de integrar publicidad para pequeñas y medianas empresas en Whatsapp así que tenlo en cuenta.

Además, apenas unas semanas para cuando escuchéis este podcast, han anunciado que se permitirá el envío de dinero a través de Whatsapp. De ahí a permitir que hagas pagos a través de Whatsap Business comprando directamente del catálogo de tus productos, hay un paso.

Ponte ya a trabajar en tu estrategia de marketing con Whatsapp Business cuanto antes empieces, mejor posicionado estarás frente a tu competencia.

Aquí Chris Daniels hablando de la publicidad en Whatsapp

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Teams: consejos después de un año de uso

By Podcast, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Hoy voy a hablarte de Teams, otra herramienta que se han puesto de moda para teletrabajar y sobre todo ¡hacer videoconferencias!.

Teams es mucho más que una herramienta para hacer videoconferencias, es una plataforma completamente integrada en Office 365. Cuenta además con bots y más de 200 herramientas con las que se integra. Y siguen creciendo día a día.

Si quieres conocer un poco más a fondo Teams, ya sabes. ¡Dale al play!

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¿Qué es Teams?

Teams es la herramienta que proporciona Microsoft para la comunicación de las empresas. Realmente, es un ecosistema propio. Una plataforma que unifica las necesidades de la comunicación de cualquier empresa en una única herramienta.

Si estás utilizando Office 365, conocerás el gestor documental de Sharepoint. Pues bien, Teams te permite tener el Sharepoint de la empresa totalmente integrado.

Además, sin salir de Teams podrás modificar o crear documentos de office, compartirlos, subirlos al Sharepoint o al OneDrive…

Por cierto, que si no sabes qué digo cuando hablo de Sharepoint esta es la mejor definición que he encontrado.

Antes era sólo el gestor documental que te permitía tener controlado toda la documentación de una empresa y ahora es eso con mucha más información.

Para qué está pensado Teams

Para colaborar

  • Por un lado, dispones de un chat para comunicarte con todos los miembros de la empresa.
  • Además, tienes los espacios de trabajo que son los canales de la organización: la parte que te comentaba donde podrás tener reuniones, trabajar con los documentos de Office, etc.
  • También tenemos integraciones: que permiten ampliar las funcionalidades de Teams, por ejemplo, tienes integraciones con herramientas como Asana o Trello de las que hablaré en podcasts posteriores.

Qué puedes hacer con Teams

No necesitamos nada más que Teams para acceder a toda la documentación de la organización.

Puedes crear documentos de Word, Excel o Porwerpoint. Colaborar con los documentos de otros compañeros de trabajo, compartir notas y añadir comentarios. Incluso puedes comenzar un chat desde dentro de un documento para hablar sobre un punto concreto.

¿La competencia de Slack?

En el episodio anterior, te contaba las 7 características de Slack para barrer a su competencia… pues bien. Aquí está la competencia.

Es posible que lo consiga en determinadas organizaciones, sobre todo, por la flexibilidad de uso con respecto a su propio ecosistema.

Es de las mejores plataformas que he probado para videollamadas.

Además de una gran calidad de video y audio, tienes la posibilidad incluso de hacer traducción simultánea de la persona que está hablando y añadir subtítulos. Puedes grabar las conferencias que quedan disponibles para la organización en su propio canal de Youtube” digámoslo así para que todos lo entendamos, que se llama Stream.

Y puedes compartir una pizarra. Es decir, dispones de la opción de escribir en la pantalla (en caso de usar una pantalla táctil) y que al mismo tiempo todos los miembros de la reunión lo vean.

Igual que en Slack puedes invitar a otras personas al chat o a la reunión que se crea para hablar con ellos. Aunque esto tiene que ser coordinado por el administrador de Office 365 ya que por defecto sólo los miembros de la organización tienen permiso para acceder a las reuniones de teams.

¿Desventajas?

No es nada amigable para el usuario. Posiblemente sea más compleja que otras herramientas como zoom o el propio slack. Esta falta de usabilidad se compensa por la potencia de uso.

El consejo más importante

El consejo más importante que puedo darte con respecto a Teams es este

Utiliza todos los recursos que pone a tu disposición Microsoft para aprender a manejar la herramienta. Si la tienes disponible en tu organización, no desistas. Forma a los usuarios o dales todas las herramientas para que lo hagan. Te aseguro que si te das tiempo para aprender te va a sorprender muchísimo.

Otro consejo después de llevar más de un año usando Teams es que no toques lo que no conoces.

Parece una tontería, pero realmente, cuando entiendes Teams como el sistema en el que se integra el Sharepoint y el resto de las herramientas de Microsoft, entiendes que quizás no necesitas crear un nuevo canal si ya han uno creado para ello. Crear un canal supone crear un nuevo Sharepoint. Y a tu administrador puede que no le guste…

Los Bots y las integraciones

Una de las cosas que más me gusta de Teams es el acceso a aplicaciones externas sin salir de la aplicación. Por ejemplo, si escribes en el buscador “@weather” puedes ver el tiempo siempre que este esté integrado en tu aplicación. O @Wikipedia Search, que permite hacer una búsqueda directamente en la wikipedia.

Esto se debe a las más de 200 aplicaciones que se integran con Teams. Has leído bien, 200.

Tienes incluso, bots conversacionales.

Un ejemplo es “Who” un bot que te ayuda a encontrar información sobre cualquier persona de tu organización.

Hay otro llamado Icebreaker:  facilita el acercamiento de tu equipo, emparejando al azar a dos miembros del equipo cada semana para que se reúnan, personalmente o bien online. El bot facilita la programación, sugiriendo automáticamente horarios libres que sean adecuados para ambos miembros. Esta aplicación es súper interesante si trabajas de forma remota, permitiéndote así reforzar las conexiones personales.

Vuelvo a mi primer consejo, asegúrate de conocer a fondo la herramienta, como te he comentado, estoy segura que te va a sorprender.

Con respecto a la privacidad y la seguridad… poco se puede decir. Estamos hablando de Microsoft. Una de las mayores empresas del mundo que no puede permitirse caídas o problemas de intento de acceso a sus sistemas porque serían el hazmerreir de buena parte de la industria.

Espero que con todo lo que te he contado veas que Teams va mucho más allá de un simple chat o sistema para hacer reuniones o videollamadas. Es realmente un competidor muy fuerte contra Slack.

Cada día van añadiendo nuevas integraciones a las ya existentes para hacer de Teams el punto central de colaboración y coordinación de tu empresa.

Te dejo a continuación todos los enlaces a los que hago referencia en el podcast:

Ebook para aprender Microsoft Teams

Qué son los bots conversacionales y cómo pueden ayudarte

Inicio rápido a Microsoft Teams

No voy a decir que sea gran experta en Teams pero, algo sé. Así que si quieres que hablemos de ello… ¡ya sabes dónde contactar conmigo!

¡Nos vemos en el próximo podcast!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

7 características de Slack que hacen que barra a la competencia

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Las 7 características de Slack que le permiten barrer a su competencia es el tema central del episodio número 9 del podcast Transforma tu empresa. 

En episodios anteriores ya dejábamos claro que nos estábamos comunicando como nunca por texto.

Slack se ha convertido, en apenas 7 años en una herramienta imprescindible en grandes y pequeñas empresas. IBM, Fox, BBC… son los nombres de algunos de sus principales clientes. Si esas grandes compañías la eligen para unificar su comunicación y depender poco o nada del email, algo tendrá.

¿Quieres saber las 7 características que lo hacen imbatible? ¡Dale al play!

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¿Qué es Slack?

Antes de entrar en las 7 características de slack que la hacen mejor que las herramientas de su competencia, déjame explicarte de qué estoy hablando.

Slack es una aplicación disponible en web, móvil y para el ordenador, que te ayudará a sustituir el correo electrónico cuando te comuniques con tu equipo. Es algo parecido a un chat pero que permite trabajar con diferentes equipos, clientes o proyectos.

7 características de Slack que le permiten barrer a la competencia

1

Puedes agrupar las conversaciones por temas gracias a los canales.

Añadir y quitar a usuarios (tu equipo) de los canales es muy fácil y en ningún caso, se pierden los mensajes que se han hablado en ese canal. Todas las conversaciones que tengas en un canal, son públicas para todos los miembros de ese canal. Y evidentemente, alguien que esté en el canal de “contabilidad” no tiene porqué estar en el canal de “recursos humanos”. Eso sí, siempre tienes disponible un canal general que contendrá a todos los empleados de tu empresa. Los canales, además, pueden ser públicos (visibles a todos los integrantes de la empresa o privados, visibles únicamente para aquellos que estén dentro del canal.
2

Puedes crear hilos

Dentro de un canal, puedes responder únicamente a un usuario concreto. Es decir, puedes tener la información organizada respondiendo a un sólo usuario pero siempre visible a todo el mundo que esté en ese canal.
3

Dispones de acceso directo a los documentos

No necesitas bajarte el documento a tu disco duro o a tu móvil para poder visualizarlo. Todo está en un mismo lugar y es accesible desde cualquier parte
4

Las integraciones

Si además de tener disponible los documentos en tu espacio de Slack la quieres subir a Google Drive o a One Drive, puedes hacerlo. Si quieres que una conversación esté asociado a un proyecto del que llevas la gestión del mismo en otra herramienta, puedes hacerlo… Por ejemplo, cada vez que alguien sube algún documento a Slack puedes enviarla directamente a tu Dropbox. Puedes crear una reunión de forma rápida en tu calendario o mantener tu estado de forma que, si en el calendario de Outlook o de Google estás reunido, aparecerás como reunido en la aplicación. Si has creado una reunión en Zoom, te aparece en el canal el recordatorio de que hay reunión por Zoom y te ofrecerá el enlace para acceder. Y así con muchas más aplicaciones. Todo esto ocurre gracias a que Slack está integrado con múltiples herramientas de proveedores externos.
5

El buscador

El buscador de Slack permite localizar en un periodo de tiempo casi inexistente qué hablaste con quién en qué momento. En su versión gratuita permite almacenar hasta 11.000 mensajes. Puedes buscar canales, personas, archivos, mensajes… el buscador es extremadamente potente y versátil.
6

Te permite centralizar la comunicación con tu equipo

Además de organizar por canales, o por mensajes privados toda la comunicación, Slack te permite añadir fuentes externas. Canales de información de tipo “RSS”. Esto es útil por ejemplo, si eres periodista y trabajas con información de determinados periódicos. Puedes tener un canal sólo para que se llene con las últimas noticias. O incluso, en caso de trabajar con redes sociales, puedes tener un canal asociado a la red social de un cliente de tal forma que nos llegue un mensaje si alguien hace algún comentario negativo o despectivo. Incluso puedes hacer que todos los mensajes de e-mail que recibas en una cuenta, se envíen automáticamente a Slack.
7

Ahorras tiempo y te permite mejorar la productividad

Puedes crear canales por proyectos, reuniendo allí a la gente y la información que necesitas. Puedes conectarla con herramientas externas que te permiten permanecer en una única herramienta y no ir saltando de un lado a otro. Se mejora la productividad, habrá mayor conexión en el equipo y tendrás disponible toda la información necesaria sobre un proyecto o cliente en el momento.

Si te preocupa la seguridad y la privacidad de la herramienta, debes saber que Slack cumple con la normativa de protección de datos y servicios en la nube con lo que se aseguran así de que la información de la empresa y de los clientes se mantenga totalmente protegida.

¿Tiene desventajas?

También, no voy a negarlo.

Al ser una herramienta en tiempo real y de texto, las principales desventajas son que “queremos contestar a todo de forma rápida y sin pararnos a pensar” y como he venido hablando en otros podcasts, el texto se interpreta de una forma diferente a como haríamos viéndonos las caras.

Esto lo podemos paliar con los emojis pero seguimos teniendo que tener en cuenta esta opción.

Además, si eres una persona que está en un montón de canales puedes acabar teniendo que leerte un montón de notificaciones. Algo que también harías con tu correo electrónico, siendo sinceros, verdad?

Conclusión: con Slack tu equipo será más productivo al comunicarte mejor.

¡Espero que las 7 ventajas que te he explicado hayan servido para que le des una oportunidad! Si aún dudas de cómo puede ayudarte la herramienta a mejorar la productividad y ahorrar tiempo, te recomiendo que veas la demo que ellos mismos han creado en su web.

Y por qué no, date de alta y prueba. Juega con la herramienta. ¿Recuerdas aquello de “abrirse a la curiosidad”?

Espero haberte convencido de que Slack es una gran gran herramienta para conectar con tu equipo. Si tienes dudas o preguntas, ¡contacta conmigo y hablamos!

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