fbpx

,

Siguiendo con el «arco» de la digitalización aplicada, hoy os digitalizo los despachos profesionales en 10 minutos de nada. Sirva este episodio como ejemplo de dónde y en qué parte del proceso aplicar muchas de las herramientas que he ido mencionando hasta ahora.

Por lo general los despachos profesionales suelen tener una alta movilidad, trabajan en varios proyectos o clientes al mismo tiempo y colaboran con externos a su empresa para gestionar dichos proyectos. En esta clasificación nos encontramos con abogados, arquitectos, asesores, contables, etc. Espero que te sirva de ayuda y sobre todo, te anime a darle un meneo a esos procesos que vienes haciendo hasta ahora porque «esto siempre lo he hecho así».

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio voy a ponerte ejemplos de digitalización aplicada. Voy a contarte cómo digitalizar en pequeños despachos de profesionales independientes: arquitectos, abogados… etc. Profesionales que pasan su día trabajando en una oficina, ya sea en un despacho con otros profesionales, un coworking o algo similar a un despacho propio. Todos tienen una alta movilidad porque lo mismo pueden trabajar en casa del cliente que en su propia casa. Esta movilidad les exige tener bien claro dónde está la información de sus clientes. Suelen ser profesionales que trabajan en varios proyectos paralelos y que tratan con más de un cliente evidentemente al mismo tiempo.

En estos casos tenemos varios puntos que podemos digitalizar. Si te interesa, quédate a leer el episodio de hoy.

A quién va dirigida esta digitalización

Como digo se trata de profesionales independientes que tienen que tratar a varios clientes al mismo tiempo. También entran en este tipo de digitalización aplicada asesorías fiscales, laborales, pequeños despachos, en resumen, que trabajan con mucho papel, muchos clientes a la vez y métodos arrastrados del “esto siempre se ha hecho así”.

Desde la entrada del proyecto hasta la salida del mismo se puede digitalizar muchísima gestión.

En el caso de los arquitectos, por ejemplo, muchos colegios ya les piden la generación de los proyectos en formato digital. También la firma y el visado se realizan con aplicaciones propias. En el caso de los abogados, está Lexnet que es el intento de digitalización del Ministerio de Justicia. Y digo intento porque el tema da para un podcast aparte.

Estos profesionales, por lo general, utilizan el correo electrónico como herramienta principal de consulta y atención a sus clientes. Hablo de modo muy genérico por los profesionales que he ido conociendo hasta ahora. Tienen carpetas en su disco duro donde por cada proyecto redactan la documentación y en su caso, utilizan herramientas externas para gestionar dichos documentos, pero no suelen tener un gestor documental integrado en el sistema, sólo el buscador del propio sistema operativo. Esto resta velocidad a la hora de encontrar algo similar a lo que están haciendo porque al final, todos los trabajos que suelen hacer son muy repetitivos.

Una vez gestionado el proyecto, o bien pasan a sus colegios profesionales (como he explicado antes, es el caso de un proyecto de arquitectura) o bien gestionan la documentación y finalizan el proyecto.

Para gestionar el proyecto, no usan herramientas adicionales, de nuevo, muy general todo. Un Excel con apuntes de cómo van las cosas y eso en el mejor de los casos.

Y por último emisión de factura, finales o recurrentes y gestión con sus asesorías contables.

Pasos para la digitalización aplicada a estos profesionales

Algo aparentemente tan sencillo puede dar mucho para digitalizar. Para empezar, tendríamos que revisar los procesos y ver dónde podemos mejorar el negocio.

Un ejemplo sería la opción de pasar a tener un CRM donde saber en qué estado está cada cliente que llega a tu mesa. Con Gmail puedes tener un CRM totalmente integrado en el sistema que te permite conocer el estado de los clientes de forma visual. Esto lo vemos en profundidad en mi curso de productividad con Gmail. También puedes usar opciones externas como Hubspot que te da la opción de gestionar tus contactos de una forma muy sencilla y rápida o Zoho CRM que también te permite emitir facturas.

Para la gestión del proyecto en sí, puedes utilizar herramientas de gestión. Siempre recomiendo Trello o Asana, de las cuales tienes un episodio dedicado a cada una, pero baste decir que te permiten obtener estadísticas y datos para revisar dónde se te van las horas y en qué punto está cada proyecto (muy útil si tienes compañeros o asociados que hacen partes de esos trabajos).

Todos estos gestores te dan la opción de subir documentos asociados a las tareas que componen el proyecto (y para esto, necesitamos conocer todos los procesos que se realizan en la empresa) pero mi recomendación es que uses o Google Workspace que se llamaba Google Suite cuando empecé este podcast o Microsoft Office 365.

Ambas, las conoces, son las herramientas que estas empresas ponen a tu disposición para gestionar la nube. Y aquí déjame decirte varias cosas:

  • Son mucho menos caras de lo que piensas. Por 15€ por usuario al mes puedes tener toda la información subida a la nube si lo necesitas dándote fiabilidad, seguridad y buscadores que son parte de gestores documentales en sí mismos.
  • Puedes hacer que todo esté sincronizado: ambas te ofrecen la posibilidad de trabajar sólo en la nube, sin pisar tu disco duro jamás (no es la idea) o de trabajar de forma sincronizada mediante programas de sincronización que hacen que lo que escribes en un documento o cuando guardas un pdf, quede sincronizado directamente en los servidores remotos. Un arquitecto puede generar todos los planos desde el AutoCad en formato PDF a una carpeta que está en la nube para poder enseñárselos desde una Tablet a su cliente, por ejemplo. Aquí atacamos directamente a la movilidad de este tipo de profesionales.
  • Puedes ahorrar espacio en el disco duro. Me explico: hay una opción que te permite tener la información en la nube y que cuando trabajes sobre ella se descargue a tu disco duro y luego se vuelva a subir, desapareciendo de tu disco duro… o no. Puedes decirle en este caso que quieres trabajar todo el rato en local pero con sincronización. De la primera forma, si no tienes internet, no tienes datos. Ese es el principal inconveniente. Pero hoy en día si no tienes internet estamos casi sin manos. Y siempre tienes los datos del móvil.
  • Son amigables. No tienen mayor misterio a la hora de instalar o darnos de alta en estos sistemas. Todos hemos usado Word y Excel en diferentes formas. La barrera de entrada, por tanto, es muy baja. Salvo, Teams. Teams no, pero ahora no hablamos de Teams. Teams tiene una barrera de entrada altita, pero os prometo que compensa, tenéis un hermoso episodio dedicado a él, como siempre en las notas del podcast.

Ya tenemos digitalizadas tres de las cuatro patas de este tipo de despachos:

  • La gestión de clientes en el mail con CRM’s integrados o no.
  • Gestión de proyectos profesionalizados con Asana o Trello.
  • Gestión de carpetas en la nube.

Nos queda el cierre, la factura, el lacito. De esto, justo te hablé la semana pasada. Te expliqué en el episodio anterior las opciones que existen hoy en día para generar facturas automáticamente. Tienes herramientas que además te permiten integrarlas con software contable de diferentes empresas y que puedes gestionarlo todo de una forma más eficiente con ellas. Como ya te hablé de ellas en el episodio 61 no voy a darte más la turra por aquí.

Como ves, he digitalizado tu despacho en unos 10 minutos.

Otras posibilidades de digitalización

¿Hay más cosas a tener en cuenta? Pues seguro que sí, esto al final es un episodio que sale de mis experiencias hasta ahora pero no profundiza porque como digo para profundizar necesitamos (tú y yo) saber qué haces, por qué lo haces y cómo lo haces.

Y fíjate que en ningún momento he puesto la atención en el exterior, en cómo atraes tus clientes (¿te he dicho ya que tienes que tener una web y una ficha de Google MyBusiness?), tu marketing online (para un arquitecto tener Instagram es casi fundamental porque bien trabajado es un escaparate perfecto… un abogado, quizá deba ir directamente vía Linkedin… ) o que hacer vídeos de determinadas preguntas frecuentes… o un podcast junto con un blog… puedan ser vías de atracción de clientes muy interesantes.

Porque sigo insistiendo, de nada sirve tener una web preciosa si luego pierdes los clientes porque nadie está leyendo el e-mail que tienes en la web o te llegan a spam y no los gestionas… o directamente, pierdes información una y otra vez porque todo lo haces a través de Whatsapp… Mal, por cierto.

La gestión NO se puede hacer por Whatsapp. Olvídate de enviar presupuestos a través de Whatsapp, no es su cometido. Puedes resolver dudas, gestionar citas, hablar con los clientes pero NO enviar facturas y presupuestos. Eso es una auténtica aberración. Es un mal uso de las herramientas que tienes disponibles que son mucho más eficientes que Whatsapp en ese tema porque además, si cambias de móvil y no tienes copia de seguridad lo pierdes todo y esto puede ser un drama. Además, que si cambias de iPhone a Android o al revés, es posible que las copias sean irrecuperables.

En fin, olvídate del Whatsapp, pásate a la nube y vive con mucho, muchísimo menos estrés.

Notas:
Episodios anteriores sobre Asana, Trello y por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día.

Por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día – EP 12

Cómo usar Asana para gestionar tus proyecto – EP 13

Qué es Trello y cómo dominar – EP 14

Descubriendo la nube de Google – EP 34

Las mejores herramientas de Microsoft en la nube al descubierto – EP 35

Preguntas que hacerte para elegir un buen CRM – EP 39

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

Leave a Reply

Abrir chat