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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

El bloqueo de tiempo: técnicas de productividad

By Podcast, Proyectos, Tecnologías No Comments

La técnica del bloqueo del tiempo es una de esas técnicas que en cuanto aplicas más te sorprenden.

La técnica de bloqueo de tiempo consiste en algo tan sencillo como dedicarte a hacer una única cosa a la vez.

Espero que en el último episodio de la temporada de este podcast te lleves  la sensación de que vas a poder ponerlo en práctica sin problema.

Encuentras el episodio en Spotify y además, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Este es el último episodio de la temporada, ya os adelanto que en Septiembre retomamos con fuerza y tengo un montón de episodios pensados y planificados.

Así que como broche final a la primera temporada del podcast voy a hablaros sobre una de las técnicas que particularmente más me han sorprendido. Si aplicas esta técnica (o estas técnicas), te aseguro que tu rendimiento, tu productividad, crecerá mucho más de lo que podías imaginarte.

No hay mejor forma de hacer crecer tu empresa que planificando y centrándote en ello. Pero como managers, o directivos, autoempleados, no hay cosa más complicada que precisamente esa, verdad? Centrarte es todo un logro.

Las constantes interrupciones, las reuniones con clientes, proveedores… La gran cantidad de trabajo que vamos acumulando día tras día no nos permite enfocarnos.

Por eso, trabajar en mejorar este aspecto acaba proporcionando grandes resultados. Aunque te pongas tres pequeños objetivos cada día, si lo multiplicas por 365 día… Más de 1000 objetivos conseguidos en un año. Tenemos que acostumbrarnos a ver las cosas a largo plazo.

En el episodio anterior, os decía que había que conocerse a uno mismo. Que nuestro propio cuerpo nos dice cuándo es mejor para nosotros crear o levantar pesas. El problema es que no nos prestamos atención. Vamos con las orejeras puestas y no nos paramos a mirar para adentro.

Así que lo primero es conocerse, parar y entender cuándo hacer según qué.

Una vez que te conoces es cuando puedes emplear técnicas y herramientas para trabajar aún mejor de lo que ya lo estás haciendo.

Por ejemplo, la automatización o la programación de correos electrónicos. Herramienta que no existía hasta hace unos años y que nos hace la vida más sencilla a muchos.

Descansar es necesario, por supuesto, pero ponerte dos horas un domingo a adelantar trabajo no implica que tus clientes, tus empleados o tus proveedores tengan que saber que lo estás haciendo.

Hay técnicas llamadas “inbox zero” que te dan paz mental. Y que directamente consisten en dejar la bandeja de entrada limpia cada día. Para ello, utilizan herramientas como la de posponer, que permite que un correo que llega a tu bandeja de entrada si no puede ser tratado hoy, sea reenviado de nuevo en unos días para tratarlo más adelante.

En qué consiste el bloqueo de tiempo

Hay diferentes técnicas de bloqueo de tiempo pero todas se basan en lo mismo.

La técnica del pomodoro

Si me sigues en instagram o en alguna otra red social, seguro que me has oído hablar de ella. El pomodoro se basa en dividir las horas en tiempos de 25 minutos descansando 5 entre bloques. Es decir, te pones a trabajar sólo 25 minutos. Pasado ese tiempo, descansas 5 y vuelves con otros 25. Te costará dejar de trabajar una vez estés centrado.

Después de una hora, te tomas un descanso algo más largo de unos 15 o 20 minutos.

Esta técnica, se usa mucho para estudiar porque nos da algo de respiro cada 25 minutos de estudio intenso.

Y se basa en el conocimiento de que nos cuesta ponernos con algo. Sobre todo si es algo pesado y costoso de hacer o incluso aburrido. Pero como sólo son 20 minutos…

La técnica 52/17 y la 90/20

Otra técnica más es la del 52/17 que consiste en trabajar 52 minutos y descansar esos 17. Y esos 17 son desconexión total, te vas a dar un paseo, hablas con tus compañeros, lees… lo que quieras. Otra más, la de 90/20. Trabajas 90 minutos y recuperas 20.

Estas técnicas sólo son posibles si eliminas las distracciones, si dejas tu móvil en silencio por un rato, aunque nos cueste hacerlo.

Biológicamente, no podemos mantener la atención durante más de 90-120 minutos. No tiene sentido forzarnos a trabajar tres horas seguidas a la máxima concentración. No lo lograremos. Salvo que seas Elon Musk. O Bill Gates.

Todo esto al final, no son más que técnicas de bloqueo de tiempo.

¿Cómo aplicamos estas técnicas de bloqueo de tiempo a un calendario sobre saturado de cosas?

No nos queda otra.

Bloqueando, eliminando y delegando. Hay que aprender a decir no.

No es lo mismo ser eficaz que ser eficiente, ya lo vimos en el episodio anterior. Además, la productividad es muy subjetiva. Pero creo que convienes conmigo en que tener la agenda llenas de cosas por hacer sólo consigue una cosa. Agobiarte.

Para saber realmente si una tarea tienes que hacerla tú o no te recomiendo la matriz de Eisenhower, es una herramienta muy sencilla de aplicar que te ayudará a tener una visión más clara de si algo merece la pena o no.

Una vez determines de esa lista interminable de tareas si lo que tienes que hacer merece la pena que lo hagas o no, es el momento de dedicarte a bloquear tu tiempo.

¿Cómo lo hacemos?

Hemos visto por encima distintas técnicas de bloqueo de tiempo. Ahora, se trata de ajustar y utilizar la que más te guste.

Vete probando, tal vez la técnica 90/20 sea demasiado para ti porque tus obligaciones te lo impiden.

Por lo general, con tareas que no requieren mucha concentración la pomodoro, funciona muy bien.

Vale, todo esto es la teoría, lo sé. Toca la práctica. Y te aseguro que vas a tener muchísimas resistencias a la hora de ponerlo en marcha. Sé consistente. Hazlo una semana. No lo dejes al tercer día, créeme, merecerá la pena.

La idea que vamos a trabajar aquí es: en este rato sólo me voy a dedicar a esto y a nada más.

Por nada más, se entiende nada de interrupciones. Nada de llamadas de teléfono, nada de e-mail. Nada. Sólo una cosa.

Para empezar vamos a pillar tu calendario. Me da igual si llevas una agenda, si usas el calendario de google, el de Outlook… no importa. Empieza eligiendo un día para planificar. Puede ser el lunes a primera hora o el domingo a última hora. Hay mucha gente a la que la tarde del domingo le viene bien porque la planificación le ayuda a liberarse de la ansiedad de precisamente la “tarde de domingo”.

Es lo primero que vas a bloquear en tu calendario. Tu rato de planificación.

Lo siguiente es… tu rato de descanso. El tiempo que vas a dedicar a comer, a hacerte la comida, a descansar, a leer, a relajarte, a hacer ejercicio.Es algo que se nos olvida y jamás debemos olvida que la salud, es lo primero y más importante. Así que ponlo en tu calendario.

Ahora, sabiendo ya cómo se mueve tu energía, qué horas son tus horas pico, bloquealas a esas tareas que son duras, las más importantes.

Esto ya lo tocamos cuando te expliqué cómo planificar tu tiempo, trabaja en tareas de máximo una hora de duración. A la hora de estimar, no te preocupes, todos fallamos.

Estimando, estimando… me la di patinando

Elon Musk estimaba que en 3 o 4 años tendría Space X funcionando y tardaron 6 años en hacer su primera órbita. 15 años más tarde, lograron reutilizar un cohete. Y recientemente, 18 años después, lograron llevar a gente a la Estación Internacional.

He de confesar que conocer esto a mi me ha ayudado a relajarme, uno de los principales problemas que los gestores tenemos siempre son precisamente las estimaciones. Y mira, si un tipo con la cabeza de Elon Musk puede fallar, también podemos el resto de los mortales.

Fallamos todos a la hora de estimar. Una estimación es eso, una estimación.

No te juzgues pero tampoco te sientes a remolonear.

Ahí está la ley de Parkinson que dice que una tarea se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para realizarla.

Es decir, si crees que puedes hacer una tarea en 6 horas, seguramente será cierto. Y posiblemente podrías haberla hecho en 3. Exactamente la misma tarea.

Cuando planifiques, tenlo en cuenta. Pero no te juzgues, que estamos en proceso de aprendizaje constante.

Si te puedo dar un consejo, si bloqueas una hora, no lo hagas de forma completa, es decir bloquea 50 minutos. Los otros 10 son “cambio de contexto”.

Y por supuesto, sé flexible. No somos máquinas.

Si te llama uno de tus mejores clientes en medio de tu hora de gestionar el correo electrónico, pues tendrás que atenderle. Y no pasa nada. Pero comprende el valor de tu tiempo. Igual tu mejor cliente no tendría que estar hablando contigo para según qué. Quizás tienes que delegarlo a otra persona. Quizás puedas atenderle 5 minutos pero pasarle la tarea a alguien más.

Acostumbra a tus clientes y a tus empleados, si los tienes, a que entiendan que hay un horario de consulta. Un horario en el que vas a responder y un horario en el que no.

Por último, otro mito que nos vamos a cargar hoy… la multitarea no existe. A poco que estudies un poco sobre el funcionamiento del cerebro humano te darás cuenta de que es un mito. Y lo peor, esas interrupciones son negativas para nuestro cerebro.

Reflexiones finales sobre el bloqueo de tiempo

  • Conócete, comprueba qué horas son mejores para qué.
  • Planifica
  • Bloquea tu calendario, bloquea tu tiempo con la estrategia que más te guste.
  • Elimina al máximo las distracciones.
  • Trabaja en una única cosa a la vez.

Volveré como te he prometido en Septiembre con muchas más técnicas y herramientas que te ayudarán a hacer crecer tu empresa.

Un abrazo fuerte y nos vemos, pronto.

Notas del podcast:

¡Nos vemos en Septiembre!

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Qué entendemos por productividad. Técnicas para ser más productivo

By Podcast, Proyectos, Tecnologías No Comments
¿Qué entendemos por productividad? ¿Cómo se puede medir la productividad?
A estas preguntas voy a intentar dar respuesta en este episodio.
Te dejo el episodio, en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Y ojo que vengo a desterrar mitos! Sobre todo a la hora de hablar de esas técnicas que algunos gurús de la productividad te explican. Si quieres aprender un poquito más sobre cómo enfocamos esto algunos profesionales, no te preocupes que te lo cuento todo ahora.

¿Qué es la productividad? ¿Qué entendemos por productividad?

Pues bien, la definición que más me gusta es la que da la RAE: Relación entre lo producido y los medios empleados

Aplicado a nuestro mundo empresarial, está claro, ¿verdad?

Si hablamos de una empresa de servicios, sería cuánto trabajo sacamos adelante en las horas que tenemos destinadas para ello.

Si hablamos de una empresa de productos, cuántos productos creamos a lo largo del tiempo. Bien sea al día, la hora, el mes…

En la productividad empresarial entran factores tanto internos como externos a la propia empresa. Por ejemplo, para crear un producto, por lo general, tenemos que disponer de materias primas, de la infraestructura necesaria para trasladarlos a nuestra empresa, incluso de las diferentes políticas gubernamentales que pueden afectar…

En la productividad personal, tenemos que conocernos, fundamentalmente.

Y por supuesto, la productividad empresarial depende también de como de productivo sea tu personal…

Podemos pensar, y estamos en lo cierto, que la productividad tiene mucho que ver con la eficacia o la eficiencia.

Ser eficaz implica que hemos alcanzado unos objetivos fijados, no importa cómo.

Ser efectivo, es ser eficaz con el menor uso de tus recursos. Por ejemplo, en el menor tiempo posible, o en con el mínimo gasto energético.

¿Cómo se puede medir la productividad?

Depende de en qué entorno o sobre qué tipo de empresa estemos hablando. En una empresa que produce bienes no podemos pensar sólo en cuánto sale de la fábrica cada hora por ejemplo. También tenemos tener en cuenta el volumen de ventas de nuestro equipo.

Además, depende absolutamente de la complejidad. No es lo mismo una fábrica de electrodomésticos, que un despacho de abogados.

Además, nosotros podemos utilizar diferentes indicadores.

Los programadores a veces usamos algo tan “tonto” como contar cuántas líneas de código escribíamos en una hora para estimar cuánto nos podía llevar un programa y a partir de ahí, determinar si estabas siendo o no productivo.

Cuántas palabras escribes en una hora. Cuántos correos respondes. Cuánto tiempo has dedicado a escribir los posts de tu empresa en RRSS.

Y en muchas ocasiones, las personas que entregamos servicios, los psicólogos, abogados, arquitectos, lo tenemos aún más difícil que una empresa más tradicional para conocer nuestra productividad.

Si trabajamos con un ordenador o en el móvil, déjame recomendarte herramientas como Toggl o Tracking Time para ayudarte a determinar cuánto tiempo le dedicas a una tarea.

Recuerda que lo que no se mide, no se conoce.

¿Cómo podemos ser más productivos?

Hay múltiples formas que aplican a los diferentes ámbitos que estamos tratando en este episodio.

Desde instalar un gestor de proyectos (como los que te expliqué en los dos episodios anteriores) a tener un entorno de trabajo agradable con buena ventilación y una gran iluminación, darles ratos de ocio a nuestros empleados o permitir que teletrabajen cuando lo necesiten…

Y aquí entro en la parte de productividad personal que quiero tratar ahora.

Es en estos casos donde nos encontramos con uno de esos mitos que quiero desterrar en este podcast.

Muchos gurús te dirán: levántate temprano, aprovecha tu mañana, a las 5 en pie, vamos, que sólo te arrastrarás los primeros días… haz ejercicio, medita, y ya está, ¡a trabajar!

Y lo siento, pero no. No puedo levantarme a las 5 de la mañana, si no es para tomar un avión. Y lo hago dormida. No puedo tomarme un zumo verde o un bullet cofee (que para los no iniciados, es un café con mantequilla de ghee) para empezar motivado. Sólo me entra el café, con el objetivo de hacer que mi melatonina reaccione…

Y es que, sorpresa sorpresa, no funcionan las mismas técnicas para todos.

Tenemos que conocernos.

Y sobre todo, no luchar contra nosotros mismos. Particularmente, dejarme llevar en este sentido, supuso un alivio. Hay mucha, muchísima gente que sabe de esto, diciendo: levántate a las 5. Medita, aprovecha tu día…

Y los que literalmente, no podemos hacerlo, ¡nos sentimos hasta mal! He pensado muchas veces, soy una inútil. Y no, no se trata de eso. Es que mi cuerpo no da.

Tenemos que ser capaces de ver dónde están nuestras horas pico y nuestras horas valle. Tenemos que comprender que hay gente que rinde mejor por la mañana que por la tarde, otros, al revés.

Cronotipos al poder

Asumo que conoces o has oído hablar de los cronotipos y como en este podcast estoy desterrando mitos, desterremos el mito de los búhos y las alondras.

Conocer tu cronotipo, conocer cómo funciona tu cuerpo, es fundamental para esto de la productividad. Michael Breus, psicólogo, al que conocí por Sandra Guerrero (todos los enlaces en la parte final) establece que existen cuatro tipos de personas.

En el artículo de la Vanguardia que te enlazo, explican de una forma resumida los cuatro tipos que este psicólogo propone.

Si no tienes aún claro qué cronotipo eres, siempre puedes hacer el test (está en inglés pero es sencillo) o comprar su libro.

Por qué te hablo de todo esto… pues porque esta es la razón por la que algunas personas somos “amables” y “activos” a partir de las 10 de la mañana y no a las 7 como muchos proponen.

Déjame darte ejemplo:

Puedo pasar sin desayunar. Dame un café. Y déjame dar vueltas por la casa, sin hacer nada hasta mi hora de trabajo… de hecho, mis horas picos son a partir de las 12 del medio día… Tengo un pequeño bajón pasadas las 16h y a las 18 ya estoy en marcha otra vez…

Una de mis mejores amigas, es de las que se despiertan a las 5:30 de la mañana, desayuna, hace ejercicio y se va a trabajar… Ole ella.

Conozco a otra persona que es claramente un delfín, como lo define el Dr. Breus. Literalmente, su energía va pegando botes durante las 24 horas.

Todos estos diferentes cronotipos y comportamientos te darán pistas sobre cómo puedes mejorar tu productividad.

No luches contra tu cuerpo, de verdad.

Procura adaptarte, porque al final todos tenemos que adaptarnos a un horario, pero no luches intentando levantarte a las 5 cuando no puedes. Igual necesitas permanecer despierto de noche, estirarla un poco, cuando los demás duermen, para conseguir avanzar en lo que te hayas propuesto hacer.

Incluso atado a un horario, puedes ajustarte… Si no puedes empezar a las 8 de la mañana con una reunión, retrásala un poco. A media mañana o antes de comer… Si trabajas de cara al público y por la mañana estás creativo, aprovecha para crear… lo que sea que hagas, desde los posts en tus redes sociales a pasteles…

Lo principal en cuanto a la productividad personal, es conocerse a uno mismo.

Luego podemos empezar a trabajar en mejorar.

¿Qué técnicas podemos utilizar para mejorar la productividad de nuestra empresa o de nosotros mismos?

Si tienes una empresa, algo que siempre siempre te ayudará a mejorar la productividad es tener empleados motivados y animados. Invierte tiempo en su formación, trabaja en la comunicación interna y procura tener una buena organización que permita que tus empleados sean proactivos. Cosas como tener una wikipedia interna para que todos conozcan cómo están organizados y sistematizados los procesos de la empresa, es súper útil.

Motivar a tus empleados, pasa por trabajar con ellos desde el plano emocional y mental. Escúchales, que se sientan involucrados. Dales reconocimiento y cuando puedas, prémiales. Ten en cuenta, que el tema dinero, en muchas ocasiones, no es lo más importante.

Procura modernizarte, innova con tu empresa. Planifica, por supuesto, trabaja en tareas y proyectos tal y como te he contado en el episodio 12 del podcast.

En cuanto a la productividad personal

Empieza por centrarte. Determina qué vas a hacer. Planifica, establece metas y recompensas. Y céntrate. Nuestro cerebro es un vaguete, ya me lo has oído decir en alguna píldora y le cuesta centrarse pero luego le cuesta dejar esa concentración.

Pon el modo avión si lo necesitas y no dejes que las notificaciones te molesten. Intenta trabajar en periodos de tiempo de 20 o 40 minutos haciendo pequeñas paradas cada hora.

Usa herramientas para programar tus correos o para posponer los que tengas que tratar. Hay algunos programas que te indican cuántos e-mails tienes en la bandeja de entrada, sin entrar en la bandeja de entrada.

Una de las técnicas que mejor funciona para ser súper productivos es el sistema de bloqueo de tiempo o time blocking. Lo recomiendo muchísimo y lo aplico de forma diaria. De esta técnica en concreto te hablaré la semana que viene en el último podcast de la temporada.

Como has podido leer, por si no estaba suficientemente claro al principio, la productividad empresarial está íntimamente relacionada con la productividad personal.

Es lógico, somos personas, somos humanos intentando dar lo mejor de nosotros mismos aunque a veces no lo consigamos.

Espero que mi punto de vista sobre la productividad y las técnicas y herramientas de las que te he hablado te ayuden a ser más productivo y sobre todo, a conocerte mejor.

¡¡El próximo viernes, último episodio del podcast por esta temporada!!

Notas del podcast:

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Qué es Trello y cómo dominarlo

By Emprendimiento, Podcast, Proyectos, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Trello es el programa del que te hablo en el podcast y artículo de hoy.

Dominar Trello puede llevarte al éxito en tus proyectos. A que puedas pasar de ilusiones y deseos a hechos realizados.

Trello es fácil, intuitiva y sencilla de usar. ¡Si quieres conocer cómo puedes dominarlo, no lo dudes y dale al play! Como siempre además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

Trello es una gran herramienta de gestión de proyectos con la que aplicar el método posiblemente más sencillo de gestionar, que no es otro que Kanban.

Como te conté en el episodio 12, los gestores de proyecto pueden ayudarte a pasar de ”deseos” a objetivos cumplidos. Y en el episodio 13 te expliqué cómo puede ayudarte Asana a gestionar tus tareas y tus proyectos.

Hoy le toca el turno a Trello.

Trello es también una aplicación web y móvil con el que puedes tener control absoluto del proyecto permitiéndote usar la metodología de gestión más sencilla (dicho entre comillas) de las que hay en este mundo nuestro de la gestión de proyectos. Está dicho entre comillas. Porque para aplicarlo a nuestro caso, en realidad, he quitado mucho “condimento”, he quitado mucho de la salsa que hace realmente a Kanban muy interseante, pero para lo que nos interesa, que es gestionar tareas de nuestro día a día que nos lleven a lograr un objetivo final, nos vale.

En esta metodología, tenemos en su modo más sencillo, tres columnas. Las tareas, se apuntan en un post-it o tarjeta, física o virtual y se mueven de una columna a otra.

Las columnas más sencillas serían “pendiente”, “en curso”, “finalizado”.

A diferencia de la metodología en cascada, aquí no esperamos a una tarea para arrancar otra, salvo que sea demasiado dependiente entre sí. Lo ideal es ir haciendo pequeños cambios. Lo veremos todo ahora con un ejemplo.

Cómo usar Trello para gestionar tus proyectos

Trello es un gestor de tareas online intuitivo, sencillo y gratuito. Se basa en lista de tareas y trabaja con los tableros de Kanban. Estos tableros, como te he explicado antes, en el mundo real serían tableros físicos y habría uno por proyecto.

Es decir, el proyecto “crear mi web para vender por el online” tendrá un tablero, distinto al proyecto “escribir en el blog”

Esos tableros en los que insisto tanto se dividen en columnas y de la manera que mejor se ajuste a cada caso.

Una vez te des de alta en la web de Trello, la propia aplicación te hace de guía. Esto es algo que deberían copiar otras muchas herramientas. Esa guía lo primero que te explica es que debes crear un tablero.

Los tableros pueden ser públicos o privados y puedes invitar a miembros, externos a tu organización, a que visualicen un tablero. Por supuesto, cuentas con gestión de permisos para que vean sólo lo que necesiten ver.

Usando tableros y tarjetas

Una vez tengas el tablero creado, toca crear la lista de tareas o columnas. No es obligatorio, no está escrito en piedra, que tengan que ser “pendiente”, “en curso” y “hecho”. Si trabajas en una empresa donde claramente hay una cadena de trabajo en un proyecto, puedes dividir las columnas por secciones o departamentos.

En este caso el tablero sería toda la cadena de producción. Y cada columna, los estados o departamentos por los que pasa el producto.

Después añadiremos las tarjetas, que son las tareas donde queda recogido qué es lo que hay que hacer. Y en este punto, es donde Trello despliega su magia, por decirlo así.

Asociada a cada tarjeta puedes añadir todo lo que se te ocurra.

  • Puedes crear comentarios asociados a la tarea.
  • Asignar a una o más personas del equipo para que la lleven a cabo.
  • Puedes adjuntar ficheros.
  • Añadir fechas de vencimiento.
  • O indicar etiquetas con colores…

Las etiquetas te sirven para identificar de forma visual qué tipo de tarea es, o por ejemplo, en una empresa, qué equipo está involucrado en la misma.

Mediante los colores, de un vistazo puedes comprobar quién tiene que hacer qué y cuándo. Que al final es en lo que se basa toda la herramienta. En hacer algo fácil y visual que te permita llevar el control del proyecto.

Lo vemos todo con un ejemplo

Recuperemos de nuevo el ejemplo que te puse en el episodio 12 del podcast donde una persona quería crear la página web de su empresa para entrar en el mundo online.

En este caso, el proyecto y tablero sería: Crear la web.

Las diferentes columnas podrían ser perfectamente

  • Por hacer
  • En curso
  • Finalizado

Una de sus tareas, era contratar a un programador y aquí hay dos opciones, según te guste.

O bien indicas en la tarjeta “contratar a un programador” y añades dentro de la tarjeta las diferentes tareas mediante un checklist como te explicaré a continuación o aplicas la metodología kanban y mediante pequeños cambios incrementales, especificas las subtareas como tarjetas.

Mi recomendación es precisamente, desglosar en las tarjetas las subtareas a hacer. En este caso, serían:

  • Realizar una búsqueda en google para encontrar programadores en mi zona.
  • Contactar con tres programadores.
  • Revisar los presupuestos.
  • Contactar con el programador elegido.

Recuerda lo de pequeños cambios incrementales. Que parece que no digo nada pero digo mucho. Aquí sí que tiene sentido desglosar tan a fondo porque al final, lo que da sensación de avance del proyecto es mover la tarjeta de “realizar la búsqueda en google” de la columna “Pendiente” a “Hecho”.

Porque una cosa que no te he dicho es que sí, la tarjeta se mueve físicamente de una a otra columna.

Puedes moverla directamente al final, puedes moverla de final a principio… como quieras. Pero siempre tienes que tener la tarjeta en el punto en el que estés.

En caso de que la tarea sea larga, por ejemplo de varias horas de duración, puedes dejarla en la columna correspondiente. Si tienes una tarjeta que es: escribir un artículo para el blog, puedes dejarla en la columna de “en curso” durante el tiempo en que la estés haciendo.

Creo que es obvio pero hay que mencionarlo.

Como te contaba antes, si la tarea es compleja, puedes añadirle una checklist, una lista de subtareas, que puedes ir tachando. Siguiendo con el ejemplo de la web, una de las tarjetas podría ser

Contactar con tres programadores y pedirle presupuesto

Y a su vez esta tendría las siguientes subtareas:

  • Buscar en google
  • Contactar con los programadores

Si vas marcando como realizadas esa lista de tareas, tendrás una visual de cómo de avanzado está el tema gracias a un porcentaje en forma de línea que se va rellenando.

A la hora de nombrar las tareas, y dado que es algo muy visual, lo ideal sería que el título y la descripción quedaran perfectamente definido para que de un simple vistazo, vuelvo a lo mismo, entiendas de qué va el tema. Si quieres entrar en detalle, pincha dentro de la tarea.

En la vista de tablero, dentro de cada tarjeta, un icono representará todo lo que has incluido.

Si has añadido ficheros adjuntos, como pueden ser los presupuestos, aparecerá el icono del clip típico. Si está asignada a una persona, aparece su foto o su icono.

¿Qué pasa si quieres eliminar definitivamente una tarjeta?

Pues puedes archivarla para que desaparezca de tu vista o borrarla definitivamente.

Cuando estableces fechas de vencimiento en la tarjeta, Trello envía avisos a modo de recordatorio ya sea mediante la app o por e-mail. Esto es totalmente configurable.

Sólo con esto, ya podríamos empezar a manejar todos nuestros proyectos en Trello pero por supuesto, hay mucho más.

Podríamos, pinchando en el nombre de un miembro del equipo, ver toda la actividad que ha realizado.

Si pinchas en tu propio nombre dentro del tablero, puedes ver y organizar, todas las tarjetas que tienes asignadas.

Su buscador es otra herramienta bien potente que te permite encontrar lo que buscas en cualquier parte en la que se encuentre.

Y cómo no, integraciones:

Es difícil explicar aquí todas las integraciones disponibles, lo mejor es que lo busques directamente con trello pero como te puedes imaginar, tiene integraciones o power-ups como ellos les llaman con las principales herramientas de trabajo colaborativo como Google Drive, que  te permite crear y adjuntar toda clase de archivos de google que aparecerán en el reverso de la tarjeta.

O Slack, para compartir con el equipo tarjetas.

Con Microsoft Teams, con Mailchimp, Evernote, Google Calendar o Dropbox.

Incluso con otras herramientas con las que no tienen integraciones, como Toggl, la cual mencioné en el episodio anterior como un buen sistema de revisión de tiempo dedicado a las tareas, la puedes integrar a través de otra herramienta externa llamada Zapier.

Zapier, por dejarla definida, es una aplicación web que permite conectar herramientas entre sí

Automatizaciones con Butler

Butler o Mayordomo es una herramienta que te permite automatizar tareas. Puedes crear botones, reglas y órdenes programadas para realizar acciones dentro de los tableros.

Ejemplos:

Podríamos crear una regla de forma que, cuando alguien introduzca una tarjeta en la columna de “pendiente” automáticamente se asigne un miembro del equipo a la tarjeta y se mueva a la primera posición de la lista de tareas de esa persona.

Estas automatizaciones están limitadas, es decir, en la versión gratis de la herramienta se hace 1 automatización por tipo. En las notas del podcast te dejo el enlace al funcionamiento de Butler y su coste.

Como en todas estas herramientas, tienes versión gratis y luego diferentes niveles de pago. Como última recomendación, si quieres conocer Trello a fondo, no dudes en consultar su base de datos de conocimiento que te dejo entre las notas.

Notas del podcast:

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día

By Podcast, Recomendaciones, Redes sociales, Tecnologías No Comments

Hoy voy a hablarte de una de mis tareas favoritas, la gestión y el gestor de proyectos.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Te dejo con el episodio!

 

La gestión de proyectos es una vorágine formada por los clientes, los trabajadores y en ocasiones, los jefes. Y todos piden lo mismo. Resultados. Pero más que de la gestión en sí, quiero hablarte de por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día. No creas que por ser un autónomo sin equipo o una persona que no tiene empresa, ni proyecto… este podcast no es para ti.

Verás que es algo que nos afecta a todos, que todos podemos aplicarlo y os aseguro que muchos de vosotros ya lo estáis haciendo pero no le ponéis nombre. Para empezar por el principio, vamos a definir qué es la gestión del proyecto. Voy a tirar de mi admirada Wikipedia:

La gestión de proyectos es la disciplina que estudia el planeamiento, la organización, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.

Dicho así parece cosa de grandes empresas, de mucha gente… y sí, es así en algunos casos… pero….

Pero.

Cuando se acerca el 1 de Enero o el 1 de Septiembre, nos motivamos con nuevos objetivos anuales. Dejar de fumar. Hacer ejercicio. Ir más al cine. ¿Cuántos de vosotros habéis logrado completar uno de esos objetivos? ¿Lo habéis logrado alguna vez?

Si la respuesta es no es porque eso, son deseos. No objetivos. Los proyectos son algo que se emprende para alcanzar objetivos. Si revisamos de nuevo la Wikipedia podemos ver que si los limitamos en tiempo, si los definimos bien y los planificamos… podremos aterrizar esos “deseos” en algo conseguible a través de proyectos.

¿Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día?

Es fácil, para trabajar los objetivos que quieres cumplir. Si no pones control, el “dejar de fumar” no sirve. Hay que meterle mano a ese deseo. Porque si no, se queda en eso, un deseo, algo que ojalá ocurra sólo… que no tenga yo que currar, eh? Ps, twitter haz tu magia…

Como digo, gestionar esos deseos como objetivos, como proyectos, harán que llegues al éxito. Es necesario planificar. Con la planificación pasamos de un  “deseo” a algo tangible, algo con lo que empezar a trabajar.

¿Pero cómo lo hacemos si no sabemos ni por dónde empezar? Pues para eso está el gestor de proyecto. Antes de seguir, voy a sentar las bases de la gestión  y lo vamos a hacer con un ejemplo.

Imaginemos que soy un emprendedor y a 1 de Enero en mi lista de deseos escribo: vender más con mi tienda.

Reformulemos esto a algo con lo que podamos trabajar… una de las cosas que puedo hacer es pasar del mundo físico al mundo online y vender así mis productos. Entonces, el proyecto será: crear una página web para empezar a vender los productos físicos de mi tienda en el mundo online.

Vale, eso, dicho así, parece mucho más real que “vender más”. También es verdad que quizás, no sea tan fácil. No hay sólo que crear una página web, eso es toda una rama de marketing que no voy a tratar aquí y que es bastante compleja, así que vamos a creernos que por tener una web con tienda online, vamos a vender más.

Ya tenemos nuestro objetivo.

Ahora debemos empezar a planificar. Tenemos que establecer, cuándo lo queremos funcionando. Pongamos, tres meses. Ahora hay que dar un paso más, ¿qué tengo que hacer para que, en tres meses, pueda tener una web funcionando?

Necesito hablar con un diseñador. Que me de un presupuesto. Necesito hablar con un programador y que me de un presupuesto. Tomar la decisión de si puedo embarcarme en el proyecto o no. Si puedo embarcarme en el proyecto, les doy el sí a ambos y podemos empezar a trabajar. Ambos tienen que indicarme qué necesitan de mí.

Cuando me lo pasen, tengo que gestionarlo y enviárselo de nuevo… Revisar cómo van las cosas, también es necesario… Y podríamos seguir bajando más y más… Tengo que sacar fotos a los productos o hacer que otros me las saquen.

Una vez tenga esa enorme lista de tareas, hay que ponerle horas. Si no quieres ponerle horas, tienes que agendarlo y bloquear un tiempo de cómo mínimo, una hora. Pongamos que ya lo tienes en marcha. Cuántos productos vas a poner a la venta? Cuántas fotos necesitas, 15, 20? Pues te toca añadir en tu agenda un día y bloquear horas, para sacar las fotos. O para crear los textos…

De eso se trata la planificación.

De definir cuándo y cómo vas a llevar a cabo todas las tareas que necesitas para sacar adelante ese proyecto. Y ahí es donde entran los gestores de proyectos. 

Esto es una visión bastante sencilla. Es la del día a día de cualquiera de nosotros. Cuando se trata de proyectos muy grandes con muchas personas involucradas, puede complicarse bastante.

Incluso en un proyecto “pequeño” como el del ejemplo, vemos que hay tareas interdependientes. El programador no puede empezar hasta que no tenga el diseño. Y cuando lo tenga, seguramente habrá cosas que cambiar (tamaños, por ejemplo)

Para ayudarnos en esta gestión, hay diferentes métodos, metodologías, que podemos aplicar.

No me voy a meter muy a fondo en ellas, sólo quiero decirte que existen y que todas son adecuadas dependiendo del tipo de proyecto que tengas. Te voy a hablar de tres, dos muy comunes y aplicables a nuestro día a día y el tercero el friki.

Metodologías de gestión de proyectos

  • Metodología Waterfall o cascada: Es la más tradicional. Se utiliza en productos manufacturados, en construcción… y en nuestro día a día común. Se trata de desglosar las tareas en secuencias con un inicio y un fin y sólo saltas a una nueva tarea cuando has completado la anterior. En el caso del ejemplo que os he dado, por ejemplo, no podemos meter los productos en la web, hasta que no esté programada la web, ni esta esté diseñada. ¿Veis la cascada? Primero sería el diseño, luego la programación y por último añadir los productos.
  • Kanban: Esta es mi otra gran favorita por su sencillez de uso. Necesitas un tablero ya sea físico como una pizarra o virtual (como los gestores de los que te hablaré en los dos próximos podcast) y un montón de post-its o tarjetas. El tablero más básico se divide en tres columnas: por hacer, en proceso y hecho. Las tareas se escriben en los post-its y se van pasando de la primera columna “por hacer” a la última “hecho”. La idea es hacer cambios incrementales en el proyecto, es decir, tareas muy pequeñas que puedas ir pasando rápidamente de un estado a otro. Este flujo, puede ser todo lo complejo que quieras. Ejemplo, en una empresa que involucra tres departamentos, puedes tener tranquilamente seis columnas que empiecen por toma de requisitos, pasen por las diferentes fases del proyecto hasta acabar en, facturación.
  • Y ahora la aportación friki, Pert: Fue inventado por la oficina de proyectos especiales de la Marina de Guerra del Dpto. de Defensa de EEUU. Qué os imagináis que estaban intentando crear cuando se les ocurrió esto? Si habéis dicho un misil, estáis en lo cierto. El Pert funciona muy bien con productos manufacturados. Empiezas definiendo las tareas a ejecutar según los requisitos, cuál va delante de cual y la duración esperada de cada una de esas tareas. Trabajas con tiempos: Estimas cuánto vas a tardar en el mejor y en el peor caso. Y eso te lleva a deducir una fecha en la que tengas finalizado el proyecto. Es decir, lo que todo el mundo quiere saber: cuándo está lo mío. Pero como esta es más para empresas de producción, la vamos a dejar como anécdota.

Para tener claro qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y quién tiene que hacerlo, es necesario meter un gestor de proyecto. Por mucho que nos guste, las listas de tareas se pueden volverse complejas y eternas. No vemos el final. Con un gestor de proyecto, tenemos el final claro.

Aplicando cualquiera de las metodologías explicadas o alguna más de las que comparto en las notas del podcast, tendrás garantizado el correcto funcionamiento de tu empresa. O de cualquier proyecto que quieras emprender de esta forma.

¿Dónde entran el gestor de proyecto?

Los gestores de proyectos te permiten revisar y analizar el flujo de trabajo de tu empresa (o de tu vida). Te permiten visualizarlo, verlo es tremendamente importante, así como también establecer límites de tiempo.

Saber cuándo es probable que tengas terminado el proyecto es tan importante como saber por dónde vas.

En los dos próximos podcasts hablaré de dos herramientas que uso y recomiendo a todo el mundo que permiten gestionar proyectos como si fueras un maestro.

Estoy segura que si me seguís en redes me habréis oído hablar de ellas más de una vez. Son Asana y Trello.

Espero que el podcast de hoy te haya resultado útil y hayas visto que incluir un gestor de proyecto en tu día a día te ayudará a visualizar y sacar adelante esos proyectos que, hasta ahora, se habían quedado parados en “deseos”. Te animo desde aquí a ponerlo en marcha. Y si necesitas mi ayuda, no dudes en contactarme.

Notas del podcast:

Para conocer un poco más a fondo Kanban, no dudes en consultar este enlace.

Y si quieres conocer más metodologías de gestión de proyectos aquí hablan de las 12 principales.

Además, la definición de la Wikipedia sobre qué es la gestión de proyectos, la tienes aquí.

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Qué es Whatsapp Business y cómo dominarlo

By Podcast, Recomendaciones, Redes sociales, Tecnologías No Comments

Whatsapp Business es la herramienta que traigo en este nuevo espisodio del podcast.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Te dejo con el episodio!

Si recuerdas, en episodios anteriores, te hablé de Teams y de Slack,  y hoy le llega el turno a Whatsapp pero no la versión que todos tenemos en nuestros móviles, si no la versión para negocios conocida como Whatsapp Business.

Utilizada para lo que realmente es, se convertirá un aliado para tu empresa. Una forma sencilla y eficiente de comunicarte con tus clientes y de vender más.

¿Qué es Whatsapp Business?

Como su propio nombre indica es la versión que tienen para los negocios los creadores de Whatsapp. En la versión para empresas, dispones de una serie de funciones y características que la convierten en una gran opción para atender a tus clientes las 24 horas los 7 días de la semana.

Al ser una aplicación ampliamente conocida y usada desde hace años para comunicarnos con nuestros amigos y familiares, elimina una de las principales barreras de entrada que pueden tener tus clientes a la hora de comunicarse con tu empresa.

Te permite ofrecer un gran servicio postventa. Ten en cuenta, que con Whatsapp Business estás llegando al móvil de tus clientes de forma directa. Igual que si fueras un amigo más. Esa cercanía y confianza te permite mejorar la relación con ellos y llegarles de forma directa y sin intermediarios.

Whatsapp es la red social más utilizada en España, en su mayoría la usan mujeres aunque está muy igualada con los hombres y nos conectamos a ella más de 6 veces al día.

¿Por qué la versión de empresa?

Hay bastantes diferencias entre el Whatsapp normal y la versión de empresa.

Una característica que lo diferencia, es que puedes tenerlo activo en un teléfono móvil o en un teléfono fijo. Cuando te instalas la aplicación, puedes indicarle que no quieres usar el número de la tarjeta del móvil donde la has instalado. La verificación del número de teléfono, la haces mediante una llamada telefónica.

De esta forma, asocias al teléfono fijo de tu empresa el whatsapp, sin necesidad de disponer de un móvil específico para ello.

Whatsapp Business cuenta con las siguientes características adicionales:

  • Ajustes del negocio: puedes indicar qué tipo de negocio tienes, qué productos y servicios ofreces, dónde se encuentra físicamente (asociándolo a un mapa), el horario de atención al público y la página o páginas web del mismo.
  • Puedes crear un catálogo de productos. Esto permite enviar los productos directamente desde tu catálogo a tus clientes cuando te preguntan por alguno de ellos. De forma similar a las páginas de productos de Facebook, puedes añadir fotos, descripción y los precios. Cuando alguien te pregunte por qué producto tienes disponibles sólo tienes que compartirlo.
  • Puedes crear un enlace directo, una URL para que puedan iniciar un chat de Whatsapp contigo. Ejemplo, quieres que te manden un whatsapp desde una publicidad que haces online (u offline). Pondrías el enlace de whatsapp busines y listo.
  • Mensajes: De forma similar a otras aplicaciones puedes indicar mensajes de bienvenida, cuando alguien te escribe por primera vez, o de ausencia, cuando estés de vacaciones.
  • Respuestas rápidas: Si quieres escribir, por ejemplo, gracias por tu compra, esperamos volver a verte, no necesitas más que escribir /gracias. Puedes añadir tus propios atajos o respuestas rápidas a preguntas tales como: cuánto cuenta este producto. Hacéis envíos a domicilio? Hasta que hora estáis abiertos? ¿Qué tenéis en la carta?

De cara a los clientes, esa cercanía de la que te hablaba antes, la posibilidad de usar un tono profesional pero a la vez cercano es tremendamente beneficioso.

Ya sabes que es más difícil retener a los clientes que crear nuevos. Al usar esta aplicación, estás dando aún más confianza a tus clientes ya que tu perfil contiene toda la información correspondiente a la empresa. Al cliente le sirve para saber si es una empresa real quien está al otro lado de la línea y no alguien que intenta estafarle.

¿Cómo utilizo Whatsapp Business para dar a conocer mis productos o servicios?

Una de las cosas que necesitas hacer sí o sí es mantener una base de datos de clientes que puedan estar interesados en conocer nuevas ofertas o productos.

Ahí es donde entra esta herramienta.

En teoría cuando el contacto se pone en comunicación con vosotros, ya tenéis su consentimiento para enviarle información. Esto es muy teoría, sería cuestión de aclararlo con un experto en protección de datos.

En principio, para cumplir con la ley de protección de datos, cuando se recaba la información de un cliente, tenéis que indicar de forma expresa para qué van a ser utilizados esos datos. En este caso, tendríais que pedirle permiso para comunicaros con ese cliente vía telefónica y/o vía e-mail, etc.

Igual que en el Whatsapp normal, a través de esta herramienta puedes enviar un mensaje distribuido mediante la opción de “difusión”, que no es más que un mensaje de envío a diferentes contactos que no se verán entre ellos. Es decir, no es un grupo.

Con una buena segmentación de tus clientes unida a esta difusión, podrías enviar un mensaje, por ejemplo, a todos los clientes que te han comprado el producto A, por ejemplo, diciéndoles que ha salido un nuevo modelo o que tienes una oferta.

Aquí hay una línea fina entre spam y venta. No spameeis, pero no seáis tontos. Siempre que se trate de vuestros propios productos y vuestros clientes estén interesados, no debería haber problema.

Puedes lanzar una campaña con códigos de descuento. Felicitarles por su cumpleaños y darles un bono de regalo. Comunicar las ofertas que tengas en ese momento.

Eso sí, hazlo siempre a través de difusión y nunca en grupo.

Si los clientes te consideran spam, no te preocupes, que te lo harán saber. Te bloquearán y listo. Y tú no te enterarás. Hasta que te bloqueen la cuenta, lo cual ocurrirá si muchos de tus clientes te reportan como spammer.

Como te imaginarás, van a seguir introduciendo mejoras. 

El año pasado por estas fechas, Chris Daniels vicepresidente de la compañía, confirmó que para 2020 las empresas tendrían la opción de crear anuncios directamente en los estados de Whatsapp.

El sistema está pensado para las pequeñas y medianas empresas de forma que estas puedan ponerse en contacto con los clientes de una forma aún más directa.

La publicidad únicamente aparecerá en la pestaña de estados de los usuarios, así que sí, puede ser fácilmente ignorada. Sin embargo no debemos olvidar que hay mucha gente que sí consulta dicha pestaña. Más de 450 millones de personas según cálculos de la compañía.

Esto es lo que está confirmado.

Lo que aún no se sabe es si se van a mostrar los anuncios en medio de conversaciones entre usuarios. Es algo que está preparado pero aún no se han decidido a poner en marcha.

Facebook está haciendo muchos cambios, dentro de nada, ya lo están haciendo en EEUU van a poner en marcha Facebook Shop, que permitirá realizar pagos a través de la plataforma. Es decir, pondrás tus productos en Facebook y sin salir de Facebook, los clientes te comprarán y te pagarán.

Como ves, entre los planes a futuro de Facebook está la opción de integrar publicidad para pequeñas y medianas empresas en Whatsapp así que tenlo en cuenta.

Además, apenas unas semanas para cuando escuchéis este podcast, han anunciado que se permitirá el envío de dinero a través de Whatsapp. De ahí a permitir que hagas pagos a través de Whatsap Business comprando directamente del catálogo de tus productos, hay un paso.

Ponte ya a trabajar en tu estrategia de marketing con Whatsapp Business cuanto antes empieces, mejor posicionado estarás frente a tu competencia.

Aquí Chris Daniels hablando de la publicidad en Whatsapp

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Teams: consejos después de un año de uso

By Podcast, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Hoy voy a hablarte de Teams, otra herramienta que se han puesto de moda para teletrabajar y sobre todo ¡hacer videoconferencias!.

Teams es mucho más que una herramienta para hacer videoconferencias, es una plataforma completamente integrada en Office 365. Cuenta además con bots y más de 200 herramientas con las que se integra. Y siguen creciendo día a día.

Si quieres conocer un poco más a fondo Teams, ya sabes. ¡Dale al play!

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¿Qué es Teams?

Teams es la herramienta que proporciona Microsoft para la comunicación de las empresas. Realmente, es un ecosistema propio. Una plataforma que unifica las necesidades de la comunicación de cualquier empresa en una única herramienta.

Si estás utilizando Office 365, conocerás el gestor documental de Sharepoint. Pues bien, Teams te permite tener el Sharepoint de la empresa totalmente integrado.

Además, sin salir de Teams podrás modificar o crear documentos de office, compartirlos, subirlos al Sharepoint o al OneDrive…

Por cierto, que si no sabes qué digo cuando hablo de Sharepoint esta es la mejor definición que he encontrado.

Antes era sólo el gestor documental que te permitía tener controlado toda la documentación de una empresa y ahora es eso con mucha más información.

Para qué está pensado Teams

Para colaborar

  • Por un lado, dispones de un chat para comunicarte con todos los miembros de la empresa.
  • Además, tienes los espacios de trabajo que son los canales de la organización: la parte que te comentaba donde podrás tener reuniones, trabajar con los documentos de Office, etc.
  • También tenemos integraciones: que permiten ampliar las funcionalidades de Teams, por ejemplo, tienes integraciones con herramientas como Asana o Trello de las que hablaré en podcasts posteriores.

Qué puedes hacer con Teams

No necesitamos nada más que Teams para acceder a toda la documentación de la organización.

Puedes crear documentos de Word, Excel o Porwerpoint. Colaborar con los documentos de otros compañeros de trabajo, compartir notas y añadir comentarios. Incluso puedes comenzar un chat desde dentro de un documento para hablar sobre un punto concreto.

¿La competencia de Slack?

En el episodio anterior, te contaba las 7 características de Slack para barrer a su competencia… pues bien. Aquí está la competencia.

Es posible que lo consiga en determinadas organizaciones, sobre todo, por la flexibilidad de uso con respecto a su propio ecosistema.

Es de las mejores plataformas que he probado para videollamadas.

Además de una gran calidad de video y audio, tienes la posibilidad incluso de hacer traducción simultánea de la persona que está hablando y añadir subtítulos. Puedes grabar las conferencias que quedan disponibles para la organización en su propio canal de Youtube” digámoslo así para que todos lo entendamos, que se llama Stream.

Y puedes compartir una pizarra. Es decir, dispones de la opción de escribir en la pantalla (en caso de usar una pantalla táctil) y que al mismo tiempo todos los miembros de la reunión lo vean.

Igual que en Slack puedes invitar a otras personas al chat o a la reunión que se crea para hablar con ellos. Aunque esto tiene que ser coordinado por el administrador de Office 365 ya que por defecto sólo los miembros de la organización tienen permiso para acceder a las reuniones de teams.

¿Desventajas?

No es nada amigable para el usuario. Posiblemente sea más compleja que otras herramientas como zoom o el propio slack. Esta falta de usabilidad se compensa por la potencia de uso.

El consejo más importante

El consejo más importante que puedo darte con respecto a Teams es este

Utiliza todos los recursos que pone a tu disposición Microsoft para aprender a manejar la herramienta. Si la tienes disponible en tu organización, no desistas. Forma a los usuarios o dales todas las herramientas para que lo hagan. Te aseguro que si te das tiempo para aprender te va a sorprender muchísimo.

Otro consejo después de llevar más de un año usando Teams es que no toques lo que no conoces.

Parece una tontería, pero realmente, cuando entiendes Teams como el sistema en el que se integra el Sharepoint y el resto de las herramientas de Microsoft, entiendes que quizás no necesitas crear un nuevo canal si ya han uno creado para ello. Crear un canal supone crear un nuevo Sharepoint. Y a tu administrador puede que no le guste…

Los Bots y las integraciones

Una de las cosas que más me gusta de Teams es el acceso a aplicaciones externas sin salir de la aplicación. Por ejemplo, si escribes en el buscador “@weather” puedes ver el tiempo siempre que este esté integrado en tu aplicación. O @Wikipedia Search, que permite hacer una búsqueda directamente en la wikipedia.

Esto se debe a las más de 200 aplicaciones que se integran con Teams. Has leído bien, 200.

Tienes incluso, bots conversacionales.

Un ejemplo es “Who” un bot que te ayuda a encontrar información sobre cualquier persona de tu organización.

Hay otro llamado Icebreaker:  facilita el acercamiento de tu equipo, emparejando al azar a dos miembros del equipo cada semana para que se reúnan, personalmente o bien online. El bot facilita la programación, sugiriendo automáticamente horarios libres que sean adecuados para ambos miembros. Esta aplicación es súper interesante si trabajas de forma remota, permitiéndote así reforzar las conexiones personales.

Vuelvo a mi primer consejo, asegúrate de conocer a fondo la herramienta, como te he comentado, estoy segura que te va a sorprender.

Con respecto a la privacidad y la seguridad… poco se puede decir. Estamos hablando de Microsoft. Una de las mayores empresas del mundo que no puede permitirse caídas o problemas de intento de acceso a sus sistemas porque serían el hazmerreir de buena parte de la industria.

Espero que con todo lo que te he contado veas que Teams va mucho más allá de un simple chat o sistema para hacer reuniones o videollamadas. Es realmente un competidor muy fuerte contra Slack.

Cada día van añadiendo nuevas integraciones a las ya existentes para hacer de Teams el punto central de colaboración y coordinación de tu empresa.

Te dejo a continuación todos los enlaces a los que hago referencia en el podcast:

Ebook para aprender Microsoft Teams

Qué son los bots conversacionales y cómo pueden ayudarte

Inicio rápido a Microsoft Teams

No voy a decir que sea gran experta en Teams pero, algo sé. Así que si quieres que hablemos de ello… ¡ya sabes dónde contactar conmigo!

¡Nos vemos en el próximo podcast!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

7 características de Slack que hacen que barra a la competencia

By Podcast, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Las 7 características de Slack que le permiten barrer a su competencia es el tema central del episodio número 9 del podcast Transforma tu empresa. 

En episodios anteriores ya dejábamos claro que nos estábamos comunicando como nunca por texto.

Slack se ha convertido, en apenas 7 años en una herramienta imprescindible en grandes y pequeñas empresas. IBM, Fox, BBC… son los nombres de algunos de sus principales clientes. Si esas grandes compañías la eligen para unificar su comunicación y depender poco o nada del email, algo tendrá.

¿Quieres saber las 7 características que lo hacen imbatible? ¡Dale al play!

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¿Qué es Slack?

Antes de entrar en las 7 características de slack que la hacen mejor que las herramientas de su competencia, déjame explicarte de qué estoy hablando.

Slack es una aplicación disponible en web, móvil y para el ordenador, que te ayudará a sustituir el correo electrónico cuando te comuniques con tu equipo. Es algo parecido a un chat pero que permite trabajar con diferentes equipos, clientes o proyectos.

7 características de Slack que le permiten barrer a la competencia

1

Puedes agrupar las conversaciones por temas gracias a los canales.

Añadir y quitar a usuarios (tu equipo) de los canales es muy fácil y en ningún caso, se pierden los mensajes que se han hablado en ese canal. Todas las conversaciones que tengas en un canal, son públicas para todos los miembros de ese canal. Y evidentemente, alguien que esté en el canal de “contabilidad” no tiene porqué estar en el canal de “recursos humanos”. Eso sí, siempre tienes disponible un canal general que contendrá a todos los empleados de tu empresa. Los canales, además, pueden ser públicos (visibles a todos los integrantes de la empresa o privados, visibles únicamente para aquellos que estén dentro del canal.
2

Puedes crear hilos

Dentro de un canal, puedes responder únicamente a un usuario concreto. Es decir, puedes tener la información organizada respondiendo a un sólo usuario pero siempre visible a todo el mundo que esté en ese canal.
3

Dispones de acceso directo a los documentos

No necesitas bajarte el documento a tu disco duro o a tu móvil para poder visualizarlo. Todo está en un mismo lugar y es accesible desde cualquier parte
4

Las integraciones

Si además de tener disponible los documentos en tu espacio de Slack la quieres subir a Google Drive o a One Drive, puedes hacerlo. Si quieres que una conversación esté asociado a un proyecto del que llevas la gestión del mismo en otra herramienta, puedes hacerlo… Por ejemplo, cada vez que alguien sube algún documento a Slack puedes enviarla directamente a tu Dropbox. Puedes crear una reunión de forma rápida en tu calendario o mantener tu estado de forma que, si en el calendario de Outlook o de Google estás reunido, aparecerás como reunido en la aplicación. Si has creado una reunión en Zoom, te aparece en el canal el recordatorio de que hay reunión por Zoom y te ofrecerá el enlace para acceder. Y así con muchas más aplicaciones. Todo esto ocurre gracias a que Slack está integrado con múltiples herramientas de proveedores externos.
5

El buscador

El buscador de Slack permite localizar en un periodo de tiempo casi inexistente qué hablaste con quién en qué momento. En su versión gratuita permite almacenar hasta 11.000 mensajes. Puedes buscar canales, personas, archivos, mensajes… el buscador es extremadamente potente y versátil.
6

Te permite centralizar la comunicación con tu equipo

Además de organizar por canales, o por mensajes privados toda la comunicación, Slack te permite añadir fuentes externas. Canales de información de tipo “RSS”. Esto es útil por ejemplo, si eres periodista y trabajas con información de determinados periódicos. Puedes tener un canal sólo para que se llene con las últimas noticias. O incluso, en caso de trabajar con redes sociales, puedes tener un canal asociado a la red social de un cliente de tal forma que nos llegue un mensaje si alguien hace algún comentario negativo o despectivo. Incluso puedes hacer que todos los mensajes de e-mail que recibas en una cuenta, se envíen automáticamente a Slack.
7

Ahorras tiempo y te permite mejorar la productividad

Puedes crear canales por proyectos, reuniendo allí a la gente y la información que necesitas. Puedes conectarla con herramientas externas que te permiten permanecer en una única herramienta y no ir saltando de un lado a otro. Se mejora la productividad, habrá mayor conexión en el equipo y tendrás disponible toda la información necesaria sobre un proyecto o cliente en el momento.

Si te preocupa la seguridad y la privacidad de la herramienta, debes saber que Slack cumple con la normativa de protección de datos y servicios en la nube con lo que se aseguran así de que la información de la empresa y de los clientes se mantenga totalmente protegida.

¿Tiene desventajas?

También, no voy a negarlo.

Al ser una herramienta en tiempo real y de texto, las principales desventajas son que “queremos contestar a todo de forma rápida y sin pararnos a pensar” y como he venido hablando en otros podcasts, el texto se interpreta de una forma diferente a como haríamos viéndonos las caras.

Esto lo podemos paliar con los emojis pero seguimos teniendo que tener en cuenta esta opción.

Además, si eres una persona que está en un montón de canales puedes acabar teniendo que leerte un montón de notificaciones. Algo que también harías con tu correo electrónico, siendo sinceros, verdad?

Conclusión: con Slack tu equipo será más productivo al comunicarte mejor.

¡Espero que las 7 ventajas que te he explicado hayan servido para que le des una oportunidad! Si aún dudas de cómo puede ayudarte la herramienta a mejorar la productividad y ahorrar tiempo, te recomiendo que veas la demo que ellos mismos han creado en su web.

Y por qué no, date de alta y prueba. Juega con la herramienta. ¿Recuerdas aquello de “abrirse a la curiosidad”?

Espero haberte convencido de que Slack es una gran gran herramienta para conectar con tu equipo. Si tienes dudas o preguntas, ¡contacta conmigo y hablamos!

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Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa

By Podcast, Tecnologías No Comments

Es viernes y hay podcast… y en este caso, con un artículo donde amplío aún más todo lo que te cuento en él.

En el episodio 07 del podcast no te hablo sobre cómo implementar el teletrabajo en tu empresa. En él, te cuento consejos fáciles para teletrabajar. Dado que ya tengo un artículo con este tema que puedes consultar desde este enlace, voy a complementarlo con un artículo extra. 

La comunicación es uno de los pilares en los que tiene que apoyarse cualquier proyecto. No es el principal, pero es el menos valorado, el más dejado de la mano y el que más resultados positivos da a poco que apliques alguno de los trucos y consejos que te doy.

Antes de continuar con el «extra» del episodio, te lo dejo a continuación. Está disponible en  Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast Youtube y Spotify.

Como complemento y dado que se trata de algo que ya he tratado, voy a darte unos cuantos consejos más sobre cómo implementar el teletrabajo en tu empresa.

¿Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa?

  • Prepara tu empresa: De nada sirve que quieras teletrabajar si tu empresa no está preparada para ello. ¿Tienes un servidor propio? Entonces habla con tu equipo o proveedor de sistemas para hacer que todo el mundo pueda conectarse al mismo. Internet se inventó para esto, ¡aprovéchalo!
  • Asegúrate de que tus empleados pueden teletrabajar: ¿tienen el equipo necesario para ello? ¿los accesos a los programas? Si trabajan con un portátil de empresa es más fácil, ya que toda la seguridad ya estará implementada. Si tienen que trabajar desde un ordenador propio, lamento decir que no es ni lo más seguro, ni lo más adecuado.
  • Decide cómo vas a comunicarte con tus empleados: Precisamente de eso va el artículo que te dejé aquí. Recuerda que no es necesario estar reunido todos los días.
  • Decide también cómo quieres tener controlado al equipo: Es decir, saber qué está haciendo cada uno, en qué proyecto o trabajo está, cuánto le queda por acabar o si necesita ayuda.
  • Establece los objetivos a nivel de equipo y trabajador: Recuerda que los objetivos tienen que ser ‘SMART’, específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un plazo determinado de tiempo para cumplirlo.
  • Da formación a tus empleados: Todos los empleados tienen que saber manejar no sólo las herramientas que ya manejan en su día a día, si no las nuevas que estás utilizando para teletrabajar.
  • Controla los horarios: Particularmente, no soy muy fan de controlar todo lo que ocurre con un trabajador. Estoy en contra de los controles horarios porque prefiero que se autogestionen. Pero si eres un maniático del control o alguno te ha dado problemas (esto es así) recuerda que puedes utilizar herramientas para controlar el tiempo que dedican a trabajar en la empresa. El control horario se debe registrar como si fuera presencial. Y atención: ¡¡Tienen derecho a desconectarse!! Utilizar la excusa del «es que como estás en casa, podrías hacer un poquito más» no sólo es ilegal, es completamente inmoral y carente de ética.

Espero que con estos consejos tengas ya suficientemente claro cómo implementar el teletrabajo en tu empresa y puedas seguir teletrabajando cuando el virus nos dé permiso de volver a la oficina.

Recuerda que además, siempre puedes contar con mi ayuda para sacarlo adelante. ¿Quieres saber cómo? Nos hacemos un café cuando tú quieras 😉

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Dominar el miedo al cambio: las mejores estrategias

By Podcast, Tecnologías No Comments

¡Bienvenido sea un viernes más de podcast! Y ojo que aquí te voy a hablar de las mejores estrategias para dominar el miedo al cambio.

Es aplicable a todo el mundo, sean empresarios o emprendedores, porque hablo directamente de las mejores estrategias para dominar el miedo al cambio en cualquier ámbito.

Te dejo con el podcast en Spotify aunque ya sabes que lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast y las principales plataformas de podcasting, además de en mi canal de Youtube.

Como te decía, hoy quiero compartir contigo mis mejores estrategias para gestionar el miedo al cambio.

Lo vengo hablando durante los últimos podcasts. El miedo es sano, nos ha traído hasta aquí. El problema no es el miedo en sí. Es lo que nos hace ese miedo. No nos gusta cambiar y hay razones físicas para ello. No nos gusta el cambio porque desconocemos lo que hay detrás.

Nuestro cerebro busca la comodidad y la seguridad.

Todos tenemos miedo a cambiar pero el cambio forma parte de nosotros desde que estamos aquí. Estamos cambiando constantemente. No somos inmutables y si alguien cree que lo es, permíteme dirigirme a ti concretamente y decirte que sólo crees que lo eres. Tus células cambian. Tus neuronas cambian… Tu forma de ver la vida con el paso de los años, cambian…

¿Cómo dominar el miedo al cambio?

La primera estrategia que yo utilizo para que tus empleados adopten las nuevas tecnologías, es explicarles en qué les va a ayudar esa tecnología. Y te recomendaba que tuvieras reuniones con tus empleados donde poder ponerse al día.

La primera estrategia para dominar el miedo al cambio es cuestionar si es realmente malo ese cambio.

En esas reuniones que te comentaba, aparecerán cientos de razones negativas para no implantar esa herramienta. Es miedo al cambio. Así que oblígales a que se cuestionen cómo de horrible es ese cambio. ¿Qué es lo peor que podría pasar?

Anota todo lo que les salga. Haz un brainstorming ahí mismo, que te digan qué es lo peor que les puede pasar. Y rebate punto a punto cada una de sus objeciones. Si quieres hacerlo bien, llévate todas sus ideas negativas y haz otra reunión donde habléis en un entorno abierto, de todo lo que ha surgido.

  • ¿Tienen miedo a que la herramienta les quite el trabajo y ellos se vayan a la calle? Explícales qué esperas que hagan tras la implantación de la herramienta.
  • ¿Tienen miedo a que ellos no sepan adaptarse? Comprométete a darles formación. Trabaja en la confianza de tus empleados.
  • ¿Tienen miedo a que haya un castigo? Explícales que el trabajo es en equipo y que los fallos son oportunidades de mejora. De hecho, si puedes, quita de tu vocabulario la palabra error o fracaso y sustitúyela por mejoras.
  • ¿Tienen miedo, incluso, a que después de hecho el esfuerzo de aceptar el cambio no se recompense? La empresa es un barco, o remamos todos o nos vamos a pique. Todos los esfuerzos deben recompensarse.

Dales aquello que están buscando: seguridad

Comunicación

La segunda estrategia que siempre utilizo para dominar el miedo al cambio es la comunicación.

Comunicar e incluso sobre comunicar. Vale más que seas un pesado explicando las cosas que quedarte con la información y que tu equipo no sepa por qué ni para qué todo lo que están pasando.

Porque no nos engañemos: no he visto jamás y llevo más de 10 años trabajando en esto, ningún sólo cambio o implantación que sea fácil y sencillo. Siempre siempre hay problemas. Siempre.

Así que prepárate para estar todo el rato sobrecomunicando.

También tendrás que plantearte quién tiene que hacer esa comunicación: Depende muchísimo del tamaño de la empresa. Si eres el gerente de una micropime quizás no haya una persona clara que tenga que ser tu “guía” y necesitas a alguien externo que te ayude a ello. En una pyme los “estratos” o niveles pueden estar algo más definidos y ahí podrás elegir a un grupo de personas, un equipo, que te ayuden a trasladar toda la información por todas las partes de la empresa. Además, te ayudarán a vencer las resistencias de los trabajadores.

Se trata de ser lo más transparente posible.

Además, volvemos al punto anterior. La comunicación es una calle bidireccional y más en cualquier proceso de implantación o cambio. Escucha qué te dicen. Recibe todo el feedback que puedas y trabaja de nuevo sobre ello.

Esta retroalimentación te ayudará a comprobar cómo estáis avanzando en los cambios.

Y las dos últimas estrategias que quiero explicarte hoy: Establecer siempre objetivos a corto plazo y ser persistentes.

Sí, el final es que tengamos esa herramienta que mejora el proceso X de la empresa instalado y funcionando al cien por cien, en el menor tiempo posible.

Si me admites una recomendación, aumenta un 40% ese “menor tiempo posible” y tendrás una primera visión del tiempo real de implantación.

Repito, como siempre, todo esto depende de la empresa pero hablando en líneas generales.

Ese objetivo final, lleva asociados elementos que hay que verificar con el paso de los días para ver si realmente se está consiguiendo. Tenemos una meta final. A la que sólo podemos llegar pasando etapas. Como la vuelta ciclista.

En muchos casos la definición de las etapas y de los objetivos ya estarán bastante definidas.

Si no están, toca definir las etapas y explicarlas a las personas implicadas.

Y siempre, haz un seguimiento del tema. Ya seas tú mismo quien se encargue de llevarlo a cabo o ese equipo que te he propuesto anteriormente, hay que hacer un seguimiento cada cierto tiempo para ver cómo se van quemando etapas.

Esas etapas, esos objetivos a corto plazo, son los que tienen que llevarse a cabo en el día a día.

Al final, tras pasar por todas las etapas, tendremos cumplido el objetivo principal sin darnos cuenta.

Cuando creas que ya se han cumplido, recompensa a tus trabajadores de alguna forma. Todos los éxitos por pequeños que sean, han de ser recompensados.

Dominar el miedo al cambio… si no eres una empresa

Hasta ahora te he dado estrategias para aplicar si eres una pime o micropime. Pero las mismas, con algunos cambios, son las que tenemos que utilizar cuando queremos hacer cambios en el terreno personal o de autónomos.

Podemos cambiar una, la de comunicación, por otra que he tocado por encima: ser consistente o disciplinado, pero el resto de estrategias podemos aplicarlas exactamente igual.

El miedo al cambio puede gestionarse de una forma muy sencilla. Planteémonos si realmente eso nuevo que quiero instalar en mi día a día es tan terrible.

¿Qué es lo peor que puede ocurrir? ¿Que no puedas adaptarte? Te puedo asegurar que hay mucha gente que ya lo ha hecho y lo más seguro es que haya un tutorial en Youtube explicándote cómo hacerlo.

Comunicar el por qué y para qué, quizás no sea, como apuntaba antes, del todo necesario pero no viene mal tener un pos-it, una nota, una imagen, algo que te recuerde cuál es el motivo por el que estás implementando ese cambio o esa mejora.

Vas a liberar tiempo. Vas a dedicar dos horas a hacer las facturas en vez de siete… piensa en una imagen o escribe una frase que te lo recuerde.

Porque esa es otra trampa de nuestro cerebro: es un poco mentirosillo y de repente, te olvidas por qué estás haciendo ese cambio salvo que lo tengas tremendamente interiorizado o ya lo hayas conseguido.

Establece también objetivos a corto plazo y revisa que los vayas cumpliendo. Y no dudes en plantearte un sistema de recompensas.

Y sé consistente en la utilización de la herramienta y vencer el miedo al cambio.

Es verdad que cuanto más sencilla es la herramienta más fácil es utilizarla y menos disciplina vas a necesitar para seguir utilizándola. Por eso, no busquemos herramientas complejas. Útiles, sencillas de usar y fáciles de entender.

Como conclusión, te recuerdo aquí las estrategias a utilizar:

  • Haz que tus empleados cuestionen cómo de malo es ese cambio y dales seguridad.
  • Sobrecomunica, sé lo más transparente posible.
  • Establece objetivos a corto plazo
  • Haz seguimiento y sé consistente en el tiempo.

Como siempre, si tienes dudas o quieres que te ayude a poner en práctica estas técnicas, ya sabes, contáctame

¡Gracias!

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Tres técnicas para que tus empleados amen la tecnología

By Podcast, Tecnologías No Comments

¡Un viernes más hay podcast en la casa! Hoy te voy a compartir tres técnicas. Tres recomendaciones cruciales y 100% efectivas para que tus empleados acaben amando la tecnología que quieres implantar.

Como siempre te dejo con el podcast en Spotify y lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y  las principales plataformas de podcasting.

 

Cuando nos liamos a implantar algo, si nos damos cuenta, podemos ver muchos muchos miedos.

Todos esos miedos están relacionados con el aprendizaje: tenemos miedo al fracaso. Miedo a arriesgarnos. Miedo a que nos echen la bronca por hacerlo, miedo a cometer errores.

Y el más grande de todos: el miedo a las propias competencias.

Todos esos miedos hacen que se vea la tecnología como algo “para otra gente”. Personas que saben de qué va el tema. Y nosotros, lo acabamos viendo como algo complicado, complejo…

Estas técnicas que hoy comparto contigo son las mismas técnicas que llevo aplicando los últimos años para hacer que personas que odian la tecnología, pasen a aceptarlas y en algunos casos… ¡a amarlas!

La primera técnica

La primera técnica 100% efectiva para hacer que tus empleados acaben adaptando la tecnología que quieres implantar no es otra que:

Explicarles en qué les va a ayudar esa tecnología.

Ante el primer momento de rechazo es fundamental que les expliques por qué y para qué estáis implantando esa nueva tecnología.

En el episodio cuatro te ponía el ejemplo de un trabajador que de repente ve liberada su mañana porque una herramienta automatizada hace en tres minutos un informe que a él le llevaba tres horas Y te conté que la respuesta del trabajador fue “no lo quiero y no lo necesito”.

En esa empresa, la herramienta no se llegó a implantar porque esa persona era la responsable de tomar esa decisión. Y ante el miedo, optó por el refrán de “virgencita virgencita, que me quede como estoy”

¿Qué podíamos haber hecho mejor?

Para empezar, explicarle por qué queríamos esa herramienta en la empresa. Queríamos esa herramienta porque no es necesario que una persona dedique tres horas a pintar cosas en un Excel. Eso es desaprovechar a la persona.

Hay que hablar con esos trabajadores que van a utilizar esas nuevas herramientas tecnológicas que de base son un no. Y aquí entras tú o el responsable directo del trabajador… Quien mejor les conoce tiene que explicarles las razones de ese cambio.

Y una recomendación adicional, la imposición no funciona a largo plazo. Puede funcionar a corto, pero a largo acabará olvidándose.

En algunos casos incluso llegarán a sabotear la herramienta y tu empresa acabará con un “mueble” precioso, un rolls royce por el que estás pagando una pasta pero al que, al final, no le sacas partido porque a tu chófer le gusta más el coche que estáis usando ahora.

Es una analogía muy simplista pero creo que funciona para ilustrar lo que quiero explicarte.

Tienen que entender y ver lo que tú ves cuando hablas de esa nueva herramienta tecnológica que quieres implantar. Explica claramente los beneficios que van a obtener:

  • Reduciremos costes de almacenamiento
  • Serás más rápido y eficiente haciendo la tarea
  • Más tiempo para dedicarle a tareas más interesantes
  • Mejorarás tu currículum.

Hay mil razones que puedes esgrimir. Tienes que encontrar la que mejor funcione a cada caso.

Explicarles de forma razonada para que entiendan por qué y para qué se está implantando una nueva herramienta puede hacer que abran la puerta a empezar a utilizarla. Pero hay que ser constantes y consistentes y aquí entra la segunda idea.

La segunda de las técnicas

No es otra que:

formación, formación y formación.

De base, no nos gusta aquello que desconocemos. Entonces, por qué dejar que se enfrenten solos a algo que es completamente nuevo y que no habían visto nunca?

Creo en una formación continua. Creo en un soporte a largo plazo. Una formación de dos o tres horas para procesos que en cualquier empresa son más o menos complejos, no son válidas.

Necesitas tener a una persona “al otro lado de la línea” con una paciencia infinita y que te ayude a que tus empleados aprendan a manejar esa tecnología.

La formación y que ellos puedan hacer las preguntas durante más tiempo del planteado inicialmente son absolutamente necesarias.

¿Por qué digo esto?

He comprobado que por mucha formación que hagas siempre va a haber casos que no aparezcan en las mismas.

De por sí todas las formaciones se quedan cortas, te lo puedo asegurar. Además, durante las formaciones y he dado muchas durante los últimos 10 años, los empleados están más preocupados en cómo hacen ellos ahora las cosas que en aprender las nuevas formas que la herramienta les ofrece.

Esto provoca a su vez desconfianza en la herramienta y en sus propias capacidades.

Y empiezan las dudas.

No son capaces a ver que todo tiene solución. Si hay algún proceso que ahora es redundante y con esa nueva tecnología lo cambian, van a corregir un problema. Si no es redundante y la nueva herramienta no lo hace, se puede añadir…

Y en cualquier caso, google tiene respuestas para todo. Siempre encontrarás un tutorial gratuito que poder usar. Hay muchas herramientas que tienen incorporada una base de datos de aprendizaje y te permiten aprender por ti mismo. Aprovéchalas.

La tercera técnica

Y por último, la tercera de las técnicas que quiero compartir contigo es esta:

Trabaja la confianza de tus empleados.

Hay muchas formas de darles y transmitirles esa confianza. Muchas fórmulas y técnicas que puedes usar.

Pero todas pasan por darles espacio. Que sean conscientes de que los errores, existen, van a existir durante un tiempo y no pasa nada… que haya un lugar donde poder hacer pruebas sin miedo, es absolutamente necesario. Un entorno donde podamos jugar con la herramienta, ver sus capacidades y cómo funciona… Ver los posibles casos de errores y procesos que no acaban de encajar… Dedicar tiempo en el día a día a que puedan entrenar con la herramienta es casi obligación.

Que sean conscientes que estamos aprendiendo, que el aprendizaje humano es a base de prueba y error. Dales libertad para que puedan investigar y aprender por su cuenta.

Y si hay errores, repito, no pasa nada. Estamos aprendiendo. De todos los errores se aprenden cosas.

Paso a paso, utilizando el juego para despertar esa curiosidad que les hará adaptar la tecnología que quieres implantar en tu empresa.

Reúnete con ellos para que te pongan al día de los problemas que tienen con la herramienta, que vean que estás interesado en su funcionamiento y en su utilización. Que vean implicación por parte de los directivos es necesario.

Gracias por estar ahí y como siempre, si tienes dudas o quieres que te ayude a poner en práctica estas herramientas, contáctame

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