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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Teams: consejos después de un año de uso

By Podcast, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Hoy voy a hablarte de Teams, otra herramienta que se han puesto de moda para teletrabajar y sobre todo ¡hacer videoconferencias!.

Teams es mucho más que una herramienta para hacer videoconferencias, es una plataforma completamente integrada en Office 365. Cuenta además con bots y más de 200 herramientas con las que se integra. Y siguen creciendo día a día.

Si quieres conocer un poco más a fondo Teams, ya sabes. ¡Dale al play!

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¿Qué es Teams?

Teams es la herramienta que proporciona Microsoft para la comunicación de las empresas. Realmente, es un ecosistema propio. Una plataforma que unifica las necesidades de la comunicación de cualquier empresa en una única herramienta.

Si estás utilizando Office 365, conocerás el gestor documental de Sharepoint. Pues bien, Teams te permite tener el Sharepoint de la empresa totalmente integrado.

Además, sin salir de Teams podrás modificar o crear documentos de office, compartirlos, subirlos al Sharepoint o al OneDrive…

Por cierto, que si no sabes qué digo cuando hablo de Sharepoint esta es la mejor definición que he encontrado.

Antes era sólo el gestor documental que te permitía tener controlado toda la documentación de una empresa y ahora es eso con mucha más información.

Para qué está pensado Teams

Para colaborar

  • Por un lado, dispones de un chat para comunicarte con todos los miembros de la empresa.
  • Además, tienes los espacios de trabajo que son los canales de la organización: la parte que te comentaba donde podrás tener reuniones, trabajar con los documentos de Office, etc.
  • También tenemos integraciones: que permiten ampliar las funcionalidades de Teams, por ejemplo, tienes integraciones con herramientas como Asana o Trello de las que hablaré en podcasts posteriores.

Qué puedes hacer con Teams

No necesitamos nada más que Teams para acceder a toda la documentación de la organización.

Puedes crear documentos de Word, Excel o Porwerpoint. Colaborar con los documentos de otros compañeros de trabajo, compartir notas y añadir comentarios. Incluso puedes comenzar un chat desde dentro de un documento para hablar sobre un punto concreto.

¿La competencia de Slack?

En el episodio anterior, te contaba las 7 características de Slack para barrer a su competencia… pues bien. Aquí está la competencia.

Es posible que lo consiga en determinadas organizaciones, sobre todo, por la flexibilidad de uso con respecto a su propio ecosistema.

Es de las mejores plataformas que he probado para videollamadas.

Además de una gran calidad de video y audio, tienes la posibilidad incluso de hacer traducción simultánea de la persona que está hablando y añadir subtítulos. Puedes grabar las conferencias que quedan disponibles para la organización en su propio canal de Youtube” digámoslo así para que todos lo entendamos, que se llama Stream.

Y puedes compartir una pizarra. Es decir, dispones de la opción de escribir en la pantalla (en caso de usar una pantalla táctil) y que al mismo tiempo todos los miembros de la reunión lo vean.

Igual que en Slack puedes invitar a otras personas al chat o a la reunión que se crea para hablar con ellos. Aunque esto tiene que ser coordinado por el administrador de Office 365 ya que por defecto sólo los miembros de la organización tienen permiso para acceder a las reuniones de teams.

¿Desventajas?

No es nada amigable para el usuario. Posiblemente sea más compleja que otras herramientas como zoom o el propio slack. Esta falta de usabilidad se compensa por la potencia de uso.

El consejo más importante

El consejo más importante que puedo darte con respecto a Teams es este

Utiliza todos los recursos que pone a tu disposición Microsoft para aprender a manejar la herramienta. Si la tienes disponible en tu organización, no desistas. Forma a los usuarios o dales todas las herramientas para que lo hagan. Te aseguro que si te das tiempo para aprender te va a sorprender muchísimo.

Otro consejo después de llevar más de un año usando Teams es que no toques lo que no conoces.

Parece una tontería, pero realmente, cuando entiendes Teams como el sistema en el que se integra el Sharepoint y el resto de las herramientas de Microsoft, entiendes que quizás no necesitas crear un nuevo canal si ya han uno creado para ello. Crear un canal supone crear un nuevo Sharepoint. Y a tu administrador puede que no le guste…

Los Bots y las integraciones

Una de las cosas que más me gusta de Teams es el acceso a aplicaciones externas sin salir de la aplicación. Por ejemplo, si escribes en el buscador “@weather” puedes ver el tiempo siempre que este esté integrado en tu aplicación. O @Wikipedia Search, que permite hacer una búsqueda directamente en la wikipedia.

Esto se debe a las más de 200 aplicaciones que se integran con Teams. Has leído bien, 200.

Tienes incluso, bots conversacionales.

Un ejemplo es “Who” un bot que te ayuda a encontrar información sobre cualquier persona de tu organización.

Hay otro llamado Icebreaker:  facilita el acercamiento de tu equipo, emparejando al azar a dos miembros del equipo cada semana para que se reúnan, personalmente o bien online. El bot facilita la programación, sugiriendo automáticamente horarios libres que sean adecuados para ambos miembros. Esta aplicación es súper interesante si trabajas de forma remota, permitiéndote así reforzar las conexiones personales.

Vuelvo a mi primer consejo, asegúrate de conocer a fondo la herramienta, como te he comentado, estoy segura que te va a sorprender.

Con respecto a la privacidad y la seguridad… poco se puede decir. Estamos hablando de Microsoft. Una de las mayores empresas del mundo que no puede permitirse caídas o problemas de intento de acceso a sus sistemas porque serían el hazmerreir de buena parte de la industria.

Espero que con todo lo que te he contado veas que Teams va mucho más allá de un simple chat o sistema para hacer reuniones o videollamadas. Es realmente un competidor muy fuerte contra Slack.

Cada día van añadiendo nuevas integraciones a las ya existentes para hacer de Teams el punto central de colaboración y coordinación de tu empresa.

Te dejo a continuación todos los enlaces a los que hago referencia en el podcast:

Ebook para aprender Microsoft Teams

Qué son los bots conversacionales y cómo pueden ayudarte

Inicio rápido a Microsoft Teams

No voy a decir que sea gran experta en Teams pero, algo sé. Así que si quieres que hablemos de ello… ¡ya sabes dónde contactar conmigo!

¡Nos vemos en el próximo podcast!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

7 características de Slack que hacen que barra a la competencia

By Podcast, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Las 7 características de Slack que le permiten barrer a su competencia es el tema central del episodio número 9 del podcast Transforma tu empresa. 

En episodios anteriores ya dejábamos claro que nos estábamos comunicando como nunca por texto.

Slack se ha convertido, en apenas 7 años en una herramienta imprescindible en grandes y pequeñas empresas. IBM, Fox, BBC… son los nombres de algunos de sus principales clientes. Si esas grandes compañías la eligen para unificar su comunicación y depender poco o nada del email, algo tendrá.

¿Quieres saber las 7 características que lo hacen imbatible? ¡Dale al play!

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¿Qué es Slack?

Antes de entrar en las 7 características de slack que la hacen mejor que las herramientas de su competencia, déjame explicarte de qué estoy hablando.

Slack es una aplicación disponible en web, móvil y para el ordenador, que te ayudará a sustituir el correo electrónico cuando te comuniques con tu equipo. Es algo parecido a un chat pero que permite trabajar con diferentes equipos, clientes o proyectos.

7 características de Slack que le permiten barrer a la competencia

1

Puedes agrupar las conversaciones por temas gracias a los canales.

Añadir y quitar a usuarios (tu equipo) de los canales es muy fácil y en ningún caso, se pierden los mensajes que se han hablado en ese canal. Todas las conversaciones que tengas en un canal, son públicas para todos los miembros de ese canal. Y evidentemente, alguien que esté en el canal de “contabilidad” no tiene porqué estar en el canal de “recursos humanos”. Eso sí, siempre tienes disponible un canal general que contendrá a todos los empleados de tu empresa. Los canales, además, pueden ser públicos (visibles a todos los integrantes de la empresa o privados, visibles únicamente para aquellos que estén dentro del canal.
2

Puedes crear hilos

Dentro de un canal, puedes responder únicamente a un usuario concreto. Es decir, puedes tener la información organizada respondiendo a un sólo usuario pero siempre visible a todo el mundo que esté en ese canal.
3

Dispones de acceso directo a los documentos

No necesitas bajarte el documento a tu disco duro o a tu móvil para poder visualizarlo. Todo está en un mismo lugar y es accesible desde cualquier parte
4

Las integraciones

Si además de tener disponible los documentos en tu espacio de Slack la quieres subir a Google Drive o a One Drive, puedes hacerlo. Si quieres que una conversación esté asociado a un proyecto del que llevas la gestión del mismo en otra herramienta, puedes hacerlo… Por ejemplo, cada vez que alguien sube algún documento a Slack puedes enviarla directamente a tu Dropbox. Puedes crear una reunión de forma rápida en tu calendario o mantener tu estado de forma que, si en el calendario de Outlook o de Google estás reunido, aparecerás como reunido en la aplicación. Si has creado una reunión en Zoom, te aparece en el canal el recordatorio de que hay reunión por Zoom y te ofrecerá el enlace para acceder. Y así con muchas más aplicaciones. Todo esto ocurre gracias a que Slack está integrado con múltiples herramientas de proveedores externos.
5

El buscador

El buscador de Slack permite localizar en un periodo de tiempo casi inexistente qué hablaste con quién en qué momento. En su versión gratuita permite almacenar hasta 11.000 mensajes. Puedes buscar canales, personas, archivos, mensajes… el buscador es extremadamente potente y versátil.
6

Te permite centralizar la comunicación con tu equipo

Además de organizar por canales, o por mensajes privados toda la comunicación, Slack te permite añadir fuentes externas. Canales de información de tipo “RSS”. Esto es útil por ejemplo, si eres periodista y trabajas con información de determinados periódicos. Puedes tener un canal sólo para que se llene con las últimas noticias. O incluso, en caso de trabajar con redes sociales, puedes tener un canal asociado a la red social de un cliente de tal forma que nos llegue un mensaje si alguien hace algún comentario negativo o despectivo. Incluso puedes hacer que todos los mensajes de e-mail que recibas en una cuenta, se envíen automáticamente a Slack.
7

Ahorras tiempo y te permite mejorar la productividad

Puedes crear canales por proyectos, reuniendo allí a la gente y la información que necesitas. Puedes conectarla con herramientas externas que te permiten permanecer en una única herramienta y no ir saltando de un lado a otro. Se mejora la productividad, habrá mayor conexión en el equipo y tendrás disponible toda la información necesaria sobre un proyecto o cliente en el momento.

Si te preocupa la seguridad y la privacidad de la herramienta, debes saber que Slack cumple con la normativa de protección de datos y servicios en la nube con lo que se aseguran así de que la información de la empresa y de los clientes se mantenga totalmente protegida.

¿Tiene desventajas?

También, no voy a negarlo.

Al ser una herramienta en tiempo real y de texto, las principales desventajas son que “queremos contestar a todo de forma rápida y sin pararnos a pensar” y como he venido hablando en otros podcasts, el texto se interpreta de una forma diferente a como haríamos viéndonos las caras.

Esto lo podemos paliar con los emojis pero seguimos teniendo que tener en cuenta esta opción.

Además, si eres una persona que está en un montón de canales puedes acabar teniendo que leerte un montón de notificaciones. Algo que también harías con tu correo electrónico, siendo sinceros, verdad?

Conclusión: con Slack tu equipo será más productivo al comunicarte mejor.

¡Espero que las 7 ventajas que te he explicado hayan servido para que le des una oportunidad! Si aún dudas de cómo puede ayudarte la herramienta a mejorar la productividad y ahorrar tiempo, te recomiendo que veas la demo que ellos mismos han creado en su web.

Y por qué no, date de alta y prueba. Juega con la herramienta. ¿Recuerdas aquello de “abrirse a la curiosidad”?

Espero haberte convencido de que Slack es una gran gran herramienta para conectar con tu equipo. Si tienes dudas o preguntas, ¡contacta conmigo y hablamos!

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Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa

By Podcast, Tecnologías No Comments

Es viernes y hay podcast… y en este caso, con un artículo donde amplío aún más todo lo que te cuento en él.

En el episodio 07 del podcast no te hablo sobre cómo implementar el teletrabajo en tu empresa. En él, te cuento consejos fáciles para teletrabajar. Dado que ya tengo un artículo con este tema que puedes consultar desde este enlace, voy a complementarlo con un artículo extra. 

La comunicación es uno de los pilares en los que tiene que apoyarse cualquier proyecto. No es el principal, pero es el menos valorado, el más dejado de la mano y el que más resultados positivos da a poco que apliques alguno de los trucos y consejos que te doy.

Antes de continuar con el «extra» del episodio, te lo dejo a continuación. Está disponible en  Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast Youtube y Spotify.

Como complemento y dado que se trata de algo que ya he tratado, voy a darte unos cuantos consejos más sobre cómo implementar el teletrabajo en tu empresa.

¿Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa?

  • Prepara tu empresa: De nada sirve que quieras teletrabajar si tu empresa no está preparada para ello. ¿Tienes un servidor propio? Entonces habla con tu equipo o proveedor de sistemas para hacer que todo el mundo pueda conectarse al mismo. Internet se inventó para esto, ¡aprovéchalo!
  • Asegúrate de que tus empleados pueden teletrabajar: ¿tienen el equipo necesario para ello? ¿los accesos a los programas? Si trabajan con un portátil de empresa es más fácil, ya que toda la seguridad ya estará implementada. Si tienen que trabajar desde un ordenador propio, lamento decir que no es ni lo más seguro, ni lo más adecuado.
  • Decide cómo vas a comunicarte con tus empleados: Precisamente de eso va el artículo que te dejé aquí. Recuerda que no es necesario estar reunido todos los días.
  • Decide también cómo quieres tener controlado al equipo: Es decir, saber qué está haciendo cada uno, en qué proyecto o trabajo está, cuánto le queda por acabar o si necesita ayuda.
  • Establece los objetivos a nivel de equipo y trabajador: Recuerda que los objetivos tienen que ser ‘SMART’, específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un plazo determinado de tiempo para cumplirlo.
  • Da formación a tus empleados: Todos los empleados tienen que saber manejar no sólo las herramientas que ya manejan en su día a día, si no las nuevas que estás utilizando para teletrabajar.
  • Controla los horarios: Particularmente, no soy muy fan de controlar todo lo que ocurre con un trabajador. Estoy en contra de los controles horarios porque prefiero que se autogestionen. Pero si eres un maniático del control o alguno te ha dado problemas (esto es así) recuerda que puedes utilizar herramientas para controlar el tiempo que dedican a trabajar en la empresa. El control horario se debe registrar como si fuera presencial. Y atención: ¡¡Tienen derecho a desconectarse!! Utilizar la excusa del «es que como estás en casa, podrías hacer un poquito más» no sólo es ilegal, es completamente inmoral y carente de ética.

Espero que con estos consejos tengas ya suficientemente claro cómo implementar el teletrabajo en tu empresa y puedas seguir teletrabajando cuando el virus nos dé permiso de volver a la oficina.

Recuerda que además, siempre puedes contar con mi ayuda para sacarlo adelante. ¿Quieres saber cómo? Nos hacemos un café cuando tú quieras 😉

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Dominar el miedo al cambio: las mejores estrategias

By Podcast, Tecnologías No Comments

¡Bienvenido sea un viernes más de podcast! Y ojo que aquí te voy a hablar de las mejores estrategias para dominar el miedo al cambio.

Es aplicable a todo el mundo, sean empresarios o emprendedores, porque hablo directamente de las mejores estrategias para dominar el miedo al cambio en cualquier ámbito.

Te dejo con el podcast en Spotify aunque ya sabes que lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast y las principales plataformas de podcasting, además de en mi canal de Youtube.

Como te decía, hoy quiero compartir contigo mis mejores estrategias para gestionar el miedo al cambio.

Lo vengo hablando durante los últimos podcasts. El miedo es sano, nos ha traído hasta aquí. El problema no es el miedo en sí. Es lo que nos hace ese miedo. No nos gusta cambiar y hay razones físicas para ello. No nos gusta el cambio porque desconocemos lo que hay detrás.

Nuestro cerebro busca la comodidad y la seguridad.

Todos tenemos miedo a cambiar pero el cambio forma parte de nosotros desde que estamos aquí. Estamos cambiando constantemente. No somos inmutables y si alguien cree que lo es, permíteme dirigirme a ti concretamente y decirte que sólo crees que lo eres. Tus células cambian. Tus neuronas cambian… Tu forma de ver la vida con el paso de los años, cambian…

¿Cómo dominar el miedo al cambio?

La primera estrategia que yo utilizo para que tus empleados adopten las nuevas tecnologías, es explicarles en qué les va a ayudar esa tecnología. Y te recomendaba que tuvieras reuniones con tus empleados donde poder ponerse al día.

La primera estrategia para dominar el miedo al cambio es cuestionar si es realmente malo ese cambio.

En esas reuniones que te comentaba, aparecerán cientos de razones negativas para no implantar esa herramienta. Es miedo al cambio. Así que oblígales a que se cuestionen cómo de horrible es ese cambio. ¿Qué es lo peor que podría pasar?

Anota todo lo que les salga. Haz un brainstorming ahí mismo, que te digan qué es lo peor que les puede pasar. Y rebate punto a punto cada una de sus objeciones. Si quieres hacerlo bien, llévate todas sus ideas negativas y haz otra reunión donde habléis en un entorno abierto, de todo lo que ha surgido.

  • ¿Tienen miedo a que la herramienta les quite el trabajo y ellos se vayan a la calle? Explícales qué esperas que hagan tras la implantación de la herramienta.
  • ¿Tienen miedo a que ellos no sepan adaptarse? Comprométete a darles formación. Trabaja en la confianza de tus empleados.
  • ¿Tienen miedo a que haya un castigo? Explícales que el trabajo es en equipo y que los fallos son oportunidades de mejora. De hecho, si puedes, quita de tu vocabulario la palabra error o fracaso y sustitúyela por mejoras.
  • ¿Tienen miedo, incluso, a que después de hecho el esfuerzo de aceptar el cambio no se recompense? La empresa es un barco, o remamos todos o nos vamos a pique. Todos los esfuerzos deben recompensarse.

Dales aquello que están buscando: seguridad

Comunicación

La segunda estrategia que siempre utilizo para dominar el miedo al cambio es la comunicación.

Comunicar e incluso sobre comunicar. Vale más que seas un pesado explicando las cosas que quedarte con la información y que tu equipo no sepa por qué ni para qué todo lo que están pasando.

Porque no nos engañemos: no he visto jamás y llevo más de 10 años trabajando en esto, ningún sólo cambio o implantación que sea fácil y sencillo. Siempre siempre hay problemas. Siempre.

Así que prepárate para estar todo el rato sobrecomunicando.

También tendrás que plantearte quién tiene que hacer esa comunicación: Depende muchísimo del tamaño de la empresa. Si eres el gerente de una micropime quizás no haya una persona clara que tenga que ser tu “guía” y necesitas a alguien externo que te ayude a ello. En una pyme los “estratos” o niveles pueden estar algo más definidos y ahí podrás elegir a un grupo de personas, un equipo, que te ayuden a trasladar toda la información por todas las partes de la empresa. Además, te ayudarán a vencer las resistencias de los trabajadores.

Se trata de ser lo más transparente posible.

Además, volvemos al punto anterior. La comunicación es una calle bidireccional y más en cualquier proceso de implantación o cambio. Escucha qué te dicen. Recibe todo el feedback que puedas y trabaja de nuevo sobre ello.

Esta retroalimentación te ayudará a comprobar cómo estáis avanzando en los cambios.

Y las dos últimas estrategias que quiero explicarte hoy: Establecer siempre objetivos a corto plazo y ser persistentes.

Sí, el final es que tengamos esa herramienta que mejora el proceso X de la empresa instalado y funcionando al cien por cien, en el menor tiempo posible.

Si me admites una recomendación, aumenta un 40% ese “menor tiempo posible” y tendrás una primera visión del tiempo real de implantación.

Repito, como siempre, todo esto depende de la empresa pero hablando en líneas generales.

Ese objetivo final, lleva asociados elementos que hay que verificar con el paso de los días para ver si realmente se está consiguiendo. Tenemos una meta final. A la que sólo podemos llegar pasando etapas. Como la vuelta ciclista.

En muchos casos la definición de las etapas y de los objetivos ya estarán bastante definidas.

Si no están, toca definir las etapas y explicarlas a las personas implicadas.

Y siempre, haz un seguimiento del tema. Ya seas tú mismo quien se encargue de llevarlo a cabo o ese equipo que te he propuesto anteriormente, hay que hacer un seguimiento cada cierto tiempo para ver cómo se van quemando etapas.

Esas etapas, esos objetivos a corto plazo, son los que tienen que llevarse a cabo en el día a día.

Al final, tras pasar por todas las etapas, tendremos cumplido el objetivo principal sin darnos cuenta.

Cuando creas que ya se han cumplido, recompensa a tus trabajadores de alguna forma. Todos los éxitos por pequeños que sean, han de ser recompensados.

Dominar el miedo al cambio… si no eres una empresa

Hasta ahora te he dado estrategias para aplicar si eres una pime o micropime. Pero las mismas, con algunos cambios, son las que tenemos que utilizar cuando queremos hacer cambios en el terreno personal o de autónomos.

Podemos cambiar una, la de comunicación, por otra que he tocado por encima: ser consistente o disciplinado, pero el resto de estrategias podemos aplicarlas exactamente igual.

El miedo al cambio puede gestionarse de una forma muy sencilla. Planteémonos si realmente eso nuevo que quiero instalar en mi día a día es tan terrible.

¿Qué es lo peor que puede ocurrir? ¿Que no puedas adaptarte? Te puedo asegurar que hay mucha gente que ya lo ha hecho y lo más seguro es que haya un tutorial en Youtube explicándote cómo hacerlo.

Comunicar el por qué y para qué, quizás no sea, como apuntaba antes, del todo necesario pero no viene mal tener un pos-it, una nota, una imagen, algo que te recuerde cuál es el motivo por el que estás implementando ese cambio o esa mejora.

Vas a liberar tiempo. Vas a dedicar dos horas a hacer las facturas en vez de siete… piensa en una imagen o escribe una frase que te lo recuerde.

Porque esa es otra trampa de nuestro cerebro: es un poco mentirosillo y de repente, te olvidas por qué estás haciendo ese cambio salvo que lo tengas tremendamente interiorizado o ya lo hayas conseguido.

Establece también objetivos a corto plazo y revisa que los vayas cumpliendo. Y no dudes en plantearte un sistema de recompensas.

Y sé consistente en la utilización de la herramienta y vencer el miedo al cambio.

Es verdad que cuanto más sencilla es la herramienta más fácil es utilizarla y menos disciplina vas a necesitar para seguir utilizándola. Por eso, no busquemos herramientas complejas. Útiles, sencillas de usar y fáciles de entender.

Como conclusión, te recuerdo aquí las estrategias a utilizar:

  • Haz que tus empleados cuestionen cómo de malo es ese cambio y dales seguridad.
  • Sobrecomunica, sé lo más transparente posible.
  • Establece objetivos a corto plazo
  • Haz seguimiento y sé consistente en el tiempo.

Como siempre, si tienes dudas o quieres que te ayude a poner en práctica estas técnicas, ya sabes, contáctame

¡Gracias!

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Tres técnicas para que tus empleados amen la tecnología

By Podcast, Tecnologías No Comments

¡Un viernes más hay podcast en la casa! Hoy te voy a compartir tres técnicas. Tres recomendaciones cruciales y 100% efectivas para que tus empleados acaben amando la tecnología que quieres implantar.

Como siempre te dejo con el podcast en Spotify y lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y  las principales plataformas de podcasting.

 

Cuando nos liamos a implantar algo, si nos damos cuenta, podemos ver muchos muchos miedos.

Todos esos miedos están relacionados con el aprendizaje: tenemos miedo al fracaso. Miedo a arriesgarnos. Miedo a que nos echen la bronca por hacerlo, miedo a cometer errores.

Y el más grande de todos: el miedo a las propias competencias.

Todos esos miedos hacen que se vea la tecnología como algo “para otra gente”. Personas que saben de qué va el tema. Y nosotros, lo acabamos viendo como algo complicado, complejo…

Estas técnicas que hoy comparto contigo son las mismas técnicas que llevo aplicando los últimos años para hacer que personas que odian la tecnología, pasen a aceptarlas y en algunos casos… ¡a amarlas!

La primera técnica

La primera técnica 100% efectiva para hacer que tus empleados acaben adaptando la tecnología que quieres implantar no es otra que:

Explicarles en qué les va a ayudar esa tecnología.

Ante el primer momento de rechazo es fundamental que les expliques por qué y para qué estáis implantando esa nueva tecnología.

En el episodio cuatro te ponía el ejemplo de un trabajador que de repente ve liberada su mañana porque una herramienta automatizada hace en tres minutos un informe que a él le llevaba tres horas Y te conté que la respuesta del trabajador fue “no lo quiero y no lo necesito”.

En esa empresa, la herramienta no se llegó a implantar porque esa persona era la responsable de tomar esa decisión. Y ante el miedo, optó por el refrán de “virgencita virgencita, que me quede como estoy”

¿Qué podíamos haber hecho mejor?

Para empezar, explicarle por qué queríamos esa herramienta en la empresa. Queríamos esa herramienta porque no es necesario que una persona dedique tres horas a pintar cosas en un Excel. Eso es desaprovechar a la persona.

Hay que hablar con esos trabajadores que van a utilizar esas nuevas herramientas tecnológicas que de base son un no. Y aquí entras tú o el responsable directo del trabajador… Quien mejor les conoce tiene que explicarles las razones de ese cambio.

Y una recomendación adicional, la imposición no funciona a largo plazo. Puede funcionar a corto, pero a largo acabará olvidándose.

En algunos casos incluso llegarán a sabotear la herramienta y tu empresa acabará con un “mueble” precioso, un rolls royce por el que estás pagando una pasta pero al que, al final, no le sacas partido porque a tu chófer le gusta más el coche que estáis usando ahora.

Es una analogía muy simplista pero creo que funciona para ilustrar lo que quiero explicarte.

Tienen que entender y ver lo que tú ves cuando hablas de esa nueva herramienta tecnológica que quieres implantar. Explica claramente los beneficios que van a obtener:

  • Reduciremos costes de almacenamiento
  • Serás más rápido y eficiente haciendo la tarea
  • Más tiempo para dedicarle a tareas más interesantes
  • Mejorarás tu currículum.

Hay mil razones que puedes esgrimir. Tienes que encontrar la que mejor funcione a cada caso.

Explicarles de forma razonada para que entiendan por qué y para qué se está implantando una nueva herramienta puede hacer que abran la puerta a empezar a utilizarla. Pero hay que ser constantes y consistentes y aquí entra la segunda idea.

La segunda de las técnicas

No es otra que:

formación, formación y formación.

De base, no nos gusta aquello que desconocemos. Entonces, por qué dejar que se enfrenten solos a algo que es completamente nuevo y que no habían visto nunca?

Creo en una formación continua. Creo en un soporte a largo plazo. Una formación de dos o tres horas para procesos que en cualquier empresa son más o menos complejos, no son válidas.

Necesitas tener a una persona “al otro lado de la línea” con una paciencia infinita y que te ayude a que tus empleados aprendan a manejar esa tecnología.

La formación y que ellos puedan hacer las preguntas durante más tiempo del planteado inicialmente son absolutamente necesarias.

¿Por qué digo esto?

He comprobado que por mucha formación que hagas siempre va a haber casos que no aparezcan en las mismas.

De por sí todas las formaciones se quedan cortas, te lo puedo asegurar. Además, durante las formaciones y he dado muchas durante los últimos 10 años, los empleados están más preocupados en cómo hacen ellos ahora las cosas que en aprender las nuevas formas que la herramienta les ofrece.

Esto provoca a su vez desconfianza en la herramienta y en sus propias capacidades.

Y empiezan las dudas.

No son capaces a ver que todo tiene solución. Si hay algún proceso que ahora es redundante y con esa nueva tecnología lo cambian, van a corregir un problema. Si no es redundante y la nueva herramienta no lo hace, se puede añadir…

Y en cualquier caso, google tiene respuestas para todo. Siempre encontrarás un tutorial gratuito que poder usar. Hay muchas herramientas que tienen incorporada una base de datos de aprendizaje y te permiten aprender por ti mismo. Aprovéchalas.

La tercera técnica

Y por último, la tercera de las técnicas que quiero compartir contigo es esta:

Trabaja la confianza de tus empleados.

Hay muchas formas de darles y transmitirles esa confianza. Muchas fórmulas y técnicas que puedes usar.

Pero todas pasan por darles espacio. Que sean conscientes de que los errores, existen, van a existir durante un tiempo y no pasa nada… que haya un lugar donde poder hacer pruebas sin miedo, es absolutamente necesario. Un entorno donde podamos jugar con la herramienta, ver sus capacidades y cómo funciona… Ver los posibles casos de errores y procesos que no acaban de encajar… Dedicar tiempo en el día a día a que puedan entrenar con la herramienta es casi obligación.

Que sean conscientes que estamos aprendiendo, que el aprendizaje humano es a base de prueba y error. Dales libertad para que puedan investigar y aprender por su cuenta.

Y si hay errores, repito, no pasa nada. Estamos aprendiendo. De todos los errores se aprenden cosas.

Paso a paso, utilizando el juego para despertar esa curiosidad que les hará adaptar la tecnología que quieres implantar en tu empresa.

Reúnete con ellos para que te pongan al día de los problemas que tienen con la herramienta, que vean que estás interesado en su funcionamiento y en su utilización. Que vean implicación por parte de los directivos es necesario.

Gracias por estar ahí y como siempre, si tienes dudas o quieres que te ayude a poner en práctica estas herramientas, contáctame

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Miedo a la tecnología o tecnofobia. ¿Cómo vencerla?

By Podcast, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

¡Miedo! Ese es el tema del cuarto podcast de Transforma tu empresa con Vanesa Ramos. El miedo a la tecnología o tecnofobia que al contrario de lo que puedas suponer existe y en diferentes grados.

Es el episodio que completa el primer mes del podcast. Para mi es el más especial hasta ahora porque toco un tema que trato mucho en mi trabajo diario con usuario y personas que sienten un rechazo profundo hacia los cambios.

Como siempre te dejo con el podcast en Spotify y lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y  las principales plataformas de podcasting.

Miedo a la tecnología o tecnofobia

La Wikipedia la define de esta forma:

La tecnofobia o miedo a la tecnología, es el miedo o aversión hacia las nuevas tecnologías o dispositivos complejos, especialmente ordenadores. Y la misma wikipedia da tres posibles tipos de tecnófobos.

Los «usuarios incómodos», los «tecnofóbicos cognitivos» y «tecnofóbicos ansiosos»

Se han hecho estudios sobre la tecnofobia… y queda claro no es una fobia como otras… además, es curioso que tenga más que ver con el ordenador que con otras herramientas tecnológicas… hablando llanamente, podríamos definir la tecnofobia como “el repelús” que nos da cuando nos enfrentamos a algo nuevo.

Pero ese “algo nuevo” es… ¡TODO!

Al margen del tema tecnológico

Los primeros médicos (allá por el siglo I) eran considerados brujos y daban miedo (la verdad es que algunos sí lo daban). Las medicinas… la electricidad? Miedo. El tren… los médicos tuvieron miedo del ferrocarril porque decían, que al pasar rápidamente de un clima a otro, las vías respiratorias no lo aguantarían.

Y por supuesto, el hecho de la existencia misma del tren era absurda porque:

quién pagaría por ir de un lado a otro en una hora cuando puede ir en su caballo de forma gratuita

La cita es del Rey Guillermo I de Prusia allá hacia 1851

Las vacunas… hace falta que hablemos del movimiento antivacunas? Miedo.

¿Por qué ocurre esto?

Por si tienes curiosidad, te dejo un artículo que resume muy bien cómo funciona el miedo en nuestro cerebro

Nuestro cerebro no ha evolucionado tan rápidamente como lo hemos hecho nosotros. Y hemos evolucionado principalmente porque una parte de nuestro cerebro se encarga de meternos miedo. La parte de nuestro cerebro que antes nos protegía de un león en la sabana, es la misma que hoy nos protege de no acabar bajo de un coche al cruzar la calle.

No nos gusta cambiar y hay una razón física para ello.

Esa parte más visceral es la que de primeras rechaza todos los cambios. Solo cuando el cambio se ha revelado inofensivo y demuestra un beneficio es cuando nuestro cerebro nos da la luz verde de “tranquilo, todo va bien”

¿Qué ocurre con nosotros y nuestras empresas?

De primeras, cualquier cambio es un no. Y puede ser un no más o menos duro dependiendo de nuestro grado de flexibilidad ante el mismo.

Pensemos ahora en una empresa donde un empleado, una vez a la semana, tienen que redactar un informe de resultados sobre las ventas que les proporcionan todos y cada uno de los productos que tienen en el catálogo. Digamos que no son muchos y que son tres horas de la vida semanal de un trabajador, es decir, tres horas dedicadas a recopilar la información y pintarla bonita en un Excel.

Llega a la empresa una mejora, un sistema que dándole a un botón, te genera el resultado esperado en 3 minutos. ¿Qué piensas que dice el usuario que dedica sus tres horas a hacer ese informe?

No. Yo esto no lo quiero. Me quita trabajo. ¿Qué hago yo entonces?

Os puedo asegurar que estas palabras son literales.

Ese es el problema. Que cuando una nueva herramienta se implanta hay que dejarles muy claro a nuestros empleados el por qué y el para qué.

Somos creativos. Usemos esa creatividad para trabajar codo con codo con la tecnología. Aprovechemos esas tres horas de tiempo extra que nos han salido para investigar, para mejorar alguna área que quieras que se mejore…

Vale, Vanesa, pero me hablas todo el rato de empresas…

Sí, pero como autónomos, ¿acaso no pasamos por los mismos problemas? Cada vez que aparece algo nuevo en el horizonte el rechazo aparece.

¿Cómo vencemos este miedo?

Debemos ser flexibles… y curiosos… esa curiosidad que teníamos de niños por todas las cosas nuevas, esa es la que nos ayudará a adaptarnos a estos tiempos inciertos donde todo promete ser automatizado.

Si nos ponemos del lado de la curiosidad estamos sí o sí más abiertos a los cambios. Seremos más creativos, porque esa misma curiosidad hace que nos abramos a la espontaneidad y a la imaginación…

Seamos curiosos con la tecnología. Y también, responsables a la hora de manejarla, cuanto más responsables seamos más seguros podemos estar.

Es igual que manejar los cuchillos a la hora de cocinar, o nuestros antepasados con el fuego!

Tenemos que ser conscientes de que hay peligros, sí, llamese phising, heredero africano o robo de datos. Pero igual que con el fuego o los cuchillos… cuando aprendamos a manejarlo se abrirá ante nosotros un mundo de posibilidades.

Ábrete a la curiosidad. Ábrete a descubrir posibilidades. Ábrete a la creatividad. Y confía en tu instinto, sé responsable usando las nuevas tecnologías pero confía en ellas.

No tengamos miedo a que algo nuevo llegue porque hasta que no aprendamos sobre eso  vamos a tener algo de recelo. Y es normal, es nuestro cerebro protegiéndonos.

Lo que no podemos hacer es crear un muro ante esa innovación o cambio porque en ese caso, si no eres flexible, si no te adaptas, es cuando estás perdido.

Te espero en el próximo episodio y de momento, nos vemos por las redes. Estoy en Linkedin, Instagram, Twitter y Youtube, todas accesibles desde aquí.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Inversión o coste: ¿qué es la transformación digital?

By Podcast, Transformación Digital No Comments

¡Hola a todos!

Vamos a por el tercer episodio del podcast Transforma tu empresa con Vanesa Ramos, que está estrechamente unido al episodio anterior. Si no lo has oído, te recomiendo que vayas ahora mismo a la entrada anterior y lo hagas. Es un episodio más corto que el anterior donde voy a intentar convencerte de por qué la transformación digital no se trata de un coste si no de una inversión.

Una de las principales barreras que tiene el impulsar la transformación digital es el coste. Sin embargo, teniendo en cuenta que el coste real de no llevarlo a cabo puede ser el cierre de la empresa, debemos empezar a verlo como una inversión en nuestro propio futuro.

Te dejo con el podcast de hoy en Spotify como cada viernes. Recuerda además, que lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y las principales plataformas de podcasting.

Inversión, ¿sí o no?

Hace un tiempo apareció un estudio de la empresa Siemens que te dejo disponible aquí, donde se analizaba el reto de la transformación digital y su impacto en la economía.

En este documento, se llegaban a una serie de conclusiones que quiero compartir contigo.

Por un lado, el 21% de las empresas encuestadas al respecto del proceso de transformación digital indica que el coste, es una de las principales barreras a la hora de llevarla a cabo. Hay más barreras, el cambio, es la primera.

En el estudio de se da a su vez una estimación de los beneficios de la digitalización en el sector industrial.

Y los datos son muy interesantes:

  • Los costes de producción y de logística pueden bajar entre un 10 y un 20%
  • El coste de inventario entre un 30 y un 50%.
  • El coste de complejidad se puede reducir hasta en un 70%
  • Los costes de calidad y mantenimiento pueden bajar entre un 10 y un 20%

Pero los beneficios de la transformación digital no se reducen al impacto en resultados operativos sino que van más allá y nos hablan de nuestros empleados.

Los efectos son muy positivos en cuanto a mejora de la productividad de los empleados, satisfacción, compromiso conciliación y ambiente laboral. Recordemos además que se refuerzan también sus capacidades y conocimientos.

Ejemplos:

Vamos a pensar en el ahorro que vas a conseguir por no utilizar tanto papel cuando consigas tener toda tu documentación en la nube.

No me alejo mucho de la realidad si pienso que al menos tienes dos armarios llenos de AZ’s con la información fiscal, de tu empresa. Ya sean facturas recibidas o emitidas.

Lo mismo si tienes expedientes con la documentación de tus clientes. Todo lo que has hecho con ellos. Quizás si tu empresa tiene más de 20 años, me puedo arriesgar a decir que tienes MUCHO papel.

¿Cuanto gasto tienes en papel, mantenimiento de impresoras, tinta o tóner al cabo del año?

Depende de tu empresa, obviamente, pero el gasto de la nube privada o pública, se aleja bastante de ese precio. Para que te hagas una idea, en Google, pagando 10€/mes por una cuenta tienes almacenamiento ilimitado.

Pongamos 10 empleados, 10€/mes, 12 meses: 1200€

Me niego a creer que anualmente, gastes menos de ese presupuesto en papel. De nuevo, depende de la empresa.

Añádele además los siguientes beneficios:

Ahorro de espacio, información siempre actualizada, seguridad documental con copias de resguardo y registro de quién ha cambiado qué, acceso a los documentos desde cualquier lugar…

Con respecto a tus empleados, el simple hecho de cambiar de gestor de correo hace que mejoren los tiempos de respuesta para con tus clientes. Un gestor de correo potente, consigue reducir el tiempo que tardas en localizar un e-mail que sabes que enviaste hace uno o dos años… O que te permite hacer seguimiento de si el usuario lo ha leído o no.

O por ejemplo, automatizar la toma de notas de una reunión de forma que en cuanto se acabe cada asistente tiene en su mail el resumen de la misma.

Y por supuesto la conciliación. Todos tenemos, en mayor o menor medida, niños, sobrinos, padres o abuelos que necesitan ayuda en un momento determinado.

El poder estar en casa, con acceso a toda la información de nuestro trabajo, es perfectamente posible (a la vista está).

No verás un retorno de la inversión de forma inmediata. Pero cuando inviertas en transformación digital, tienes que tener en cuenta que estás invirtiendo en hacer tu empresa más ágil y más competitiva de forma que las disrupciones en el sector donde se mueve no le afecte o le afecten lo menos posible.

Por eso se trata de una inversión.

Te espero en el próximo episodio y de momento, nos vemos por las redes. Estoy en Linkedin, Instagram, Twitter y Youtube, todas accesibles desde aquí.

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Transformación digital: Qué es y qué no es

By Podcast, Transformación Digital No Comments

¡Hola a todos!

Para este segundo episodio del podcast Transforma tu empresa con Vanesa Ramos, he elegido uno de esos temas que parece que nadie repara… hasta que me oyen soltar por la boca las cuatro verdades 🙂

Si empezamos a buscar información sobre transformación digital en Google, nos vamos a encontrar con que el concepto está enmarañado. En la mayoría de los casos, el concepto de transformación digital se queda corto porque se asocia de forma errónea a marketing digital. Es decir, a tener redes sociales, a tener una web donde poder vender online… y lamentablemente, el marketing digital es sólo una herramienta.

Te dejo con el podcast de hoy en Spotify. Recuerda además, que lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y otras plataformas de podcasting.

Definiciones de Transformación Digital

La Wikipedia define la transformación digital como:

La transformación digital es el cambio asociado con la aplicación de tecnología digital en todos los aspectos de sociedad humana. La transformación digital puede ser considerada como la tercera etapa de adoptar las tecnologías digitales: la competencia digital → el uso digital → la transformación digital, con la capacidad de uso y de transformación transformadora que brinda la alfabetización digital.

Se trata del resultado de adoptar tecnologías digitales, empezamos por competencias digitales pasamos al uso digital y por último llegamos a la transformación digital.

El problema viene de traducir mal los conceptos en inglés: son tres términos diferentes: Digitization, Digitalization y Digital transformation

Este es el artículo de Forbes donde se explica el tema.

Empezamos pasando todo a ceros y unos. Luego, al evolucionar los ordenadores, también evolucionó su uso. Y como consecuencia de estos efectos, tenemos la transformación digital.

«La transformación digital es el efecto social total y global de la digitalización». Es lo que ha ocurrido cuando hemos pasado por los dos procesos anteriores.

La transformación digital implica un cambio de mentalidad, se trata de crear una cultura (social y empresarial) que acepte el cambio.

Ejemplos, los bancos

Primero pasamos de escribir a lápiz y papel a introducir la información en los ordenadores.

Como consecuencia del desarrollo de las redes de telefonía, los propios ordenadores y más tarde internet y los smartphones, tenemos acceso online a nuestro saldo bancario. Y pasamos a hacer operaciones sin levantarnos del asiento, en cualquier momento y lugar gracias a las apps y a la conexión a internet de nuestros móviles.

Gracias a todas esas innovaciones, la sociedad de hoy no se parece en nada a la de 1980. La sociedad ha cambiado. Y las empresas, los bancos, también.

Cada vez acudimos menos a los bancos. ¿Qué ha implicado esto?

Los bancos han dejado de abrir oficinas y han empezado a cerrar, donde había 10 empleados ahora hay tres… Y todo ello derivado de los profundos cambios que algo tan aparentemente sencillo como el no necesitar acudir en persona a hacer una transferencia.

En Planeta Tándem dan otra definición que también me gusta mucho:

La transformación digital se puede definir como la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas de una empresa para cambiar su forma de funcionar. El objetivo es optimizar los procesos, mejorar su competitividad y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes. Por tanto, no se trata simplemente de comprar ordenadores más potentes, almacenar datos en la nube o instalar un ERP. La transformación digital implica un cambio en la mentalidad de los directivos y los empleados de las organizaciones. Es una apuesta de futuro hacia nuevos métodos de trabajo que aprovechen todo el potencial de la digitalización.

Se trata del proceso que consigue un cambio en la mentalidad porque al final de lo que se trata es de que sobrevivamos a la famosa ola que nos viene encima.

¿Qué se busca con la transformación digital en una empresa?

Que la empresa siga siendo rentable de aquí a 20 años, que no tenga que cerrar sus puertas. Las transformaciones se van a dar sí o sí, como empresas y como personas, necesitamos saber adaptarnos a los cambios que vienen.

¿Están los cambios provocados únicamente por la tecnología?

A la vista está que no… Hasta hace unos meses os hubiera hablado de las innovaciones en cualquier ámbito, la rueda fue una innovación en su día. La necesidad de cambio puede producirse por cientos de razones. Sólo tenemos que asomarnos a la ventana ahora mismo.

No es un proceso sencillo.

Hay que reorganizar los métodos de trabajo y las estrategias empresariales pero como resultado tenemos un mayor beneficio. Se busca conseguir aprovechar al máximo las innovaciones digitales para aprovechar oportunidades que antes no existían.

Las palabras no son mías, son de Jose Facchin.

Después de todo esto, no podemos seguir creyendo que la transformación digital sea una interpretación. No podemos pensar que únicamente estamos hablando de tener redes sociales y de aprovechar la venta online.

El mal uso de las palabras, al final consigue precisamente eso, que lo que sea un proceso complejo se interprete con que «tienes que tener una web responsive y crear redes sociales». No se trata de «tecnología por tecnología».

La transformación digital va mucho más allá.

Hablamos de Inteligencia Artificial, de coches autónomos, de robotización y automatización y de contratos inteligentes.

Lamentablemente, no podemos esperar. Estamos en un punto donde debemos ser conscientes de que hay mucho todavía por hacer. Y más cuando hablamos de pymes, micropymes o autónomos.

No es arriesgado decir que nos enfocamos en sobrevivir, cuando deberíamos estar enfocándonos en muchas otras cosas.

Por esto siempre digo que el centro de la transformación digital, son las personas.

Dónde encaja el marketing digital

Como te he comentado, el marketing digital no es la transformación digital que muchos quieren venderte.

El marketing digital es una herramienta más, que encaja en tu proceso productivo como una pieza adicional. Antes hay que analizar procesos, revisar qué hace cada persona, revisar qué herramientas se pueden aplicar, revisar innovaciones…

Como las cosas importantes de la vida, se trabaja de adentro hacia afuera.

La página web, las redes sociales, es la parte más externa de la empresa, es el último paso.

¿Tiene lógica tener una página web si no tienes optimizada la parte interna de tu proceso productivo? ¿Tiene lógica tener redes sociales si no puedes dedicarte a ellas?

Y aquí me da igual si eres autónomo, empresa de producto, de servicio, una cafetería o un spa. Una vez tengas optimizados tus procesos internos empezaremos a hablar de lo que ven los demás.

Cómo saber el grado de digitalización de mi empresa

Bueno, quizás no es necesario mirarlo en grados, puede que tu intuición ya te diga en qué nivel estás.

Por ejemplo, ¿todo el mundo tiene que tener una página web?

Dependiendo del tipo de negocio, teniendo en cuenta que puede ser un local pequeño o que no realiza venta de productos en su local… pues igual con aparecer en Google My Business es suficiente. Tener una web no es sólo tener una web, es mantenerla como te he contado antes y más sabiendo cómo funciona Google.

Lo siento pero no podemos empezar a hacer la casa por el tejado.

Si quieres que me una a tu equipo para ayudarte a analizar los procesos de tu empresa, recuerda que tienes disponible mi servicio de Consultoría para la innovación

Te espero en el próximo episodio y de momento, nos vemos por las redes. Estoy en Linkedin, Instagram, Twitter y Youtube, todas accesibles desde aquí.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Procesos ágiles y eficientes con la tecnología adecuada

By Podcast, Tecnologías No Comments

Procesos más ágiles y eficientes con la tecnología adecuada

¡Hola a todos!

Hoy sí, comienza ya oficialmente, el podcast de Transforma tu empresa con Vanesa Ramos: Gana en eficiencia y agilidad en los procesos de tu empresa con la tecnología adecuada.

En este primer episodio del podcast te contaré por qué es necesario revisar los procesos de tu empresa antes de tomar decisiones sobre qué tecnología implantar.

Tenemos que tener siempre en cuenta que la tecnología es el medio con el que tu empresa va a ser más eficiente y productiva pero no podemos dar este paso sin conocer cómo están trabajando nuestros empleados. Aunque no los tengamos.

Además, te doy ejemplos reales de cómo la tecnología puede ayudarte en tu empresa.

Te dejo ya con el podcast, como siempre, lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, Apple Podcast y por supuesto, Spotify.

 

Procesos empresariales

Un proceso empresarial es el trabajo secuencial que la organización da para producir el resultado esperado. El proceso predice quién va a realizar cada actividad, con qué herramientas, cómo debe hacerlo y el resultado que se espera al ejecutarlo. Los procesos no son más que la forma por la que se hacen las cosas en tu empresa.

Todos los procesos de la empresa deberían estar definidos al 100%. Es costoso de hacer pero los beneficios que se obtienen una vez hechos, están bastante claros. Incluso los autónomos sin nadie en nuestro equipo, debemos tener definidos todos los procesos que realizamos.

Cuando están bien definidos, los procesos reducen el coste de las operaciones y te permiten aprovechar mucho mejor los recursos de la empresa eliminando acciones innecesarias o duplicadas.

Cómo debemos analizar los procesos de la empresa

Es necesario hablar con los empleados y que uno a uno vayan explicando o documentando qué hace. Es normal que se olviden casos, por eso es necesario, mantener abierta la documentación para que cuando ocurra un nuevo caso, pueda indicarlo.

Una vez revisados, verás puntos de mejoras pero sólo cuando hayas obtenido una foto de lo que ocurre en la empresa, tendrás información para poder pararte a analizar:

¿es necesario? ¿Puede hacerse de otra forma? ¿Es más rápido que lo gestione otra persona del equipo? ¿o tiene que ser obligatoriamente esa? ¿Se puede eliminar este paso? ¿Es automatizable?

Sólo cuando esté completamente revisado, podemos empezar a buscar las mejores herramientas tecnológicas para ayudarnos a mejorar los procesos.

Ventajas de aplicar la tecnología

Te ayuda reduciendo el tiempo y los errores al ejecutar los procesos, te permite eliminar o sustituir tareas. Y puedes añadir nuevas funciones que aporten valor a los procesos que ya existen.

Buscamos automatizar al máximo los pasos que conforman todo el ciclo de creación, distribución y venta de los productos o servicios de tu empresa. Aumentar la eficacia y eficiencia de todos y cada uno de los miembros de la empresa, minimizar errores, automatizar procesos repetitivos… Todo esto es lo que se busca cuando introducimos herramientas tecnológicas.

Ejemplos

  • ¿Es necesario imprimir tanto papel? Teniendo acceso a las nubes privadas o públicas, lo que antes era imprimir, sellar y volver a escanear, ahora sólo es enviar, firmar online y enviar de nuevo. Ahorramos tiempo, papel y espacio físico en la oficina.
  • Utiliza un gestor de proyecto para tener una visión de lo que está haciendo cada persona de la empresa. Además de analizar el tiempo que dedica cada trabajador, puedes integrarlo con el sistema contable. De esta forma, sabrás si el cliente es un coste o un beneficio.
  • Utiliza herramientas para gestionar las comunicaciones de tu empresa, entre los miembros del equipo, no tiene sentido utilizar el mail.
  • Hay sistemas que te permiten realizar reuniones más ágiles generando de forma automatizada el acta de la misma.
  • El acceso al puesto de trabajo, no tiene por qué hacerse desde la oficina. Con herramientas de escritorio remoto o vpn’s, podemos usar nuestros equipos sin estar físicamente en las mismas. No estoy diciendo que dejemos de acudir a la oficina, pero acudir todos los días quizás  no sea necesario.
  • Poder acceder a las facturas o a la información de un cliente mientras estás hablando con él en una reunión para aclarar puntos, acaba dando la sensación de control y personalización que el cliente espera de nosotros. Para eso sólo necesitas usar el móvil siempre que tengas acceso a tu gestor contable.
  • Comprueba si puedes automatizar el pago de facturas y ten en cuenta que puedes incorporar un lector de documentos para agilizar la entrada de las facturas de los proveedores.

Como ves, sólo habiendo revisado los procesos que tienen lugar en tu empresa podemos empezar a trabajar en qué herramientas son las más útiles. No tiene sentido intentar mejorar los costes de producción de algo, si no sabes exactamente qué es lo que ocurre con ese algo. Espero que te haya quedado claro al menos, por dónde empezar. Gracias por escucharme y si te ha gustado el capítulo, ya sabes, dale a me gusta, comparte y comenta.

Y si quieres que me una a tu equipo para ayudarte a analizar los procesos de tu empresa, recuerda que tienes disponible mi servicio de Consultoría para la innovación

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el teletrabajo lleva unidos problemas de comunicación

Teletrabajo: Mejora la comunicación con tu equipo

By Proyectos, Recomendaciones, Tecnologías, Transformación Digital No Comments

El coronavirus ha lanzado a muchas empresas al teletrabajo.

Es posible que puedas hacer gran parte del trabajo de tu empresa de forma remota, conectándose a VPN’s y a escritorios virtuales… De todo esto, sabe mucho más alguien de sistemas que yo y no pienso meterme en esos charcos.

Donde sí voy a procurar poner un poco de luz es en la parte de gestión que es sobre lo que controlo.

De acuerdo, ya tienes a todo el mundo en su casa con teletrabajo.

¿Y ahora qué?

Con un equipo a distancia, el rendimiento no depende de la tecnología si no de la persona que la utiliza. De nada sirve hacer teletrabajo si tu equipo no sabe exactamente qué debe hacer y cuándo tiene que hacerlo.

Pero hay mucho más, por supuesto.

La comunicación

Pasamos de una comunicación cara a cara, física, a una comunicación online y esto no es nada sencillo. Debemos recordar que lo que lees se interpreta según la emoción que tú tienes en ese momento. Y la misma frase cambia estés de un humor u otro. Igual que la sonrisa de la Mona Lisa.

¿Qué herramientas de comunicación utilizas?

Tenemos cientos, Teams, Skype, Hangouts, Telegram, Whatsapp, Slack, el e-mail, Teamviewer, Yarooms, Zoom, Workplace (de FB), Facetime…

Hay tecnologías que se adaptan mejor que otras a nuestra forma de trabajar y elegir la incorrecta, acaba dando problemas. En el online se pierde la capacidad de “ver” a la otra persona, de escuchar su tono de voz, de sentir su humor, todas esas claves no verbales que nos ayudan en nuestro día a día. En esta crisis estoy segura de que muchos vais a recuperar las llamadas telefónicas.

¿Qué necesitas? ¿Dar y recibir feedback? ¿Evitar malentendidos? Todo esto se debe tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de comunicación online.

Si se trata de hacer circular la información o compartir ideas, hay que utilizar medios de texto.

El e-mail, debe quedar rezagado a lo mínimo posible. No necesitas enviar un e-mail para dar un ok.

Si alguien se ha equivocado y le ha mandado la información incorrecta a otra persona, si no ha cumplido con su tarea o ha hecho algo que ha molestado a alguien del equipo, hay que tirar de videoconferencia.

No te olvides de disponer de un lugar común (equivalente a la fuente de agua o la máquina del café de tu oficina) donde poder chismorrear un rato. Yuval Noah Harari, autor de Sapiens, sostiene que el cotilleo nos hizo sobrevivir como especie porque es la forma que tienes de conocer al resto del grupo y la manera de saber si esa persona es de fiar o no.

Por eso es recomendable ese lugar común donde preguntarle al compañero cómo va todo fuera del trabajo y mantener las relaciones interpersonales. Aunque sea virtual.

Por cierto, una cosa es cotillear y otra despellejar.

Busca un rato para conectarte con tu equipo en persona y hablar, o incluso tomar un café virtual. Debes encontrar la forma de mantener al grupo unido y motivado. Y esto, solo lo podrás hacer cara a cara.

Ojo con el texto

Hoy en día, nos comunicamos por texto más que en los últimos 40 años. El problema, es que la persona receptora lo filtra por sus creencias, por sus prejuicios, por su estado de ánimo… Y puede acabar provocando malentendidos y graves problemas en el equipo.

Cuando escribes, eres menos precavido, nos lanzamos a decir cosas que en persona no diríamos nunca. Como no ves la cara de la que recibe el mensaje, en muchas ocasiones nos ponemos a decir cosas negativas. Es más fácil quejarse y enfadarse. Lo que viene siendo «dejar salir al troll que todos llevamos dentro».

Esa falta de filtros a la hora de escribir va en ambos sentidos, por lo general, en el otro lado, nos situamos a la defensiva y las palabras recibidas hacen que nos sintamos atacados de forma más negativa que la que el remitente pretendía. ¿No os ha pasado? De repente lees un e-mail y el corazón te da un vuelco.

Esto se debe a que las emociones se transmiten por señales no verbales.

Hay investigaciones que sugieren que, al recibir un e-mail que intenta emitir emociones positivas, la interpretación a menudo es neutra. Y cuando se transmiten emociones negativas, el receptor lo interpreta en modo “hijo del infierno”.

Esto ocurre porque al leer un texto de otra persona, pensamos que los demás se centrarán en cosas que para nosotros son importantes. Y no tiene por qué ser así.

Si quieres mejorar en este punto, antes de enviar un e-mail, revisa el correo y confirma que estás usando el tono correcto, que has indicado todas las cosas importantes que quieres que se hagan o lo que contestas.

Acostúmbrate a resaltar las partes clave. Usa las negritas, da formato al e-mail y asegúrate de cubrir todos los puntos sin pasarte de negativo. Y usa emojis si son necesarios. No te pases, pero úsalos.

Falta de información

Cuando empezamos con teletrabajo perdemos el contacto del día a día y pueden ir ocurriendo situaciones en las que al final, la información no se distribuya uniformemente.

Ejemplo, en una empresa, si envías un e-mail a un grupo de personas y no a otras, es probable que alguno se de cuenta de que falta incluir a alguien y se lo lea al compañero en voz alta si comparten oficina. Esto, se nos puede ir de la cabeza cuando dejamos de vernos y de estar en compañía. Es necesario seguir manteniendo informados a todos los compañeros de qué está pasando o en qué situación se encuentra un proyecto. Si la información no fluye el agujero que se puede formar es grande… Porque por lo general como hemos visto antes, pensamos lo peor…

Por eso, se debe priorizar mantener la comunicación entre todos los miembros del equipo. Comparte toda la información que puedas sobre qué está ocurriendo, qué problemas y qué prioridades existen. Confirma siempre la recepción del mensaje (usa sistemas para «trackear» la llegada del mismo) y procura no sacar conclusiones precipitadas. Si alguien no te confirma que le ha llegado el mensaje después de un tiempo, pregúntale. Puede que no lo haya recibido porque la tecnología… ¡Falla!

La confianza

Confiar en los compañeros, es fundamental en un trabajo en equipo. Cuando arrancas con el teletrabajo, esa confianza se puede llegar a perder porque el compañero, “no está a tu lado”. Ayudar a establecerla en estas situaciones es prioritario. Algunas estrategias pueden ser:

  • Mantener un tono positivo y de apoyo en las comunicaciones.
  • Animar a responder a las peticiones de los compañeros lo más pronto posible.
  • Alentar a que reflexionen y aporten su punto de vista de forma positiva.
  • Sugerir soluciones a problemas por los que el equipo esté pasando.

El teletrabajo hace que los miembros del grupo no establezcan vínculos de manera sencilla. Puedes pedirles que compartan sus sugerencias y sus puntos de vista. Y si tienes que resolver diferencias de opinión intenta hacerlo, uniendo las mejores ideas del grupo. ¡Aliéntalos a que hablen entre ellos!

Para poder hacer un buen teletrabajo, es necesario un conjunto de habilidades de las llamadas “soft skill”: responsabilidad, capacidad de organización, el propio compromiso…

Si el equipo es pequeño, tendrás más posibilidades de trabajar con éxito en estos tiempos de coronavirus.

Espero haberte ayudado y si tienes cualquier duda o pregunta sobre cómo enfrentarse al teletrabajo y comunicarte mejor con el equipo, déjamela en los comentarios o contacta conmigo.

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