¿Qué pasa si la única persona que sabe hacer ese proceso clave en tu empresa se va? Es una pregunta que todos los empresarios deberían plantearse en algún momento y de eso trataremos aquí. ¿Qué hacer si los trabajadores no comparten la información, se guardan datos o procedimientos?. Y por supuesto, como siempre, tienes herramientas en el apartado Notas del final, para que puedas empezar desde ya, a aplicar la gestión del conocimiento en tu empresa.
Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast y Youtube.
Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.
Hoy voy a dedicar un rato, un café contigo, al hecho de la necesidad de gestionar el conocimiento en tu empresa. Este podcast sale de una pregunta muy repetida en el ámbito empresarial. ¿Qué pasa si esa persona, la única que puede hacer eso, mañana se va de la empresa? Y digo «mañana se va», pero todos sabemos que pueden ser muchas otras causas y no quiero ponerme negativa. ¿Qué ocurre cuando esa persona se va de la empresa? ¿Qué ocurre con el trabajador? Espero darte ideas en el episodio de hoy.
No te voy a contar qué es la gestión del conocimiento. Creo que a estas alturas es innecesario. Lo que voy a sugerirte es cómo lidiar con una situación en la que los trabajadores no comparten la información, se guardan datos o procedimientos.
Lamentablemente es una situación que se da en muchas empresas. En una gran mayoría al menos, provocada por la sensación de “sólo yo lo sé, así soy indispensable y no me pueden echar”. Bueno, si tú en algún momento te sientes así guardando información o no compartiéndola, déjame decirte una cosa: nadie, absolutamente nadie, es indispensable.
Evidentemente, a las empresas lo que les interesa, lo que nos interesa, es que todo el mundo sepa de todo para evitar justo esto: que si una persona, por la razón que sea, no está presente, la empresa pueda seguir funcionando.
Y hay empleados, hay trabajadores que disimulan, que ocultan sin querer o queriendo lo que saben porque compartir, como digo, da una sensación de “dejar de controlar”. Ese soltar que tanto miedo nos da.
La importancia de compartir el conocimiento
Hay artículos científicos que aseguran que compartir el conocimiento estimula la creatividad y se mejoran los resultados. Porque al final, si todos compartimos el conocimiento, nos vemos estimulados con las ideas y los pensamientos de los otros y crecemos como empresas y personas.
En otro estudio que también os dejo linkado en las notas del podcast, afirmaban que aquellas tareas donde las personas necesitan procesar grandes cantidades de datos y resolver problemas complejos, se fomenta el intercambio de información. Los investigadores afirman que es más interesante y puede promover las conversaciones sobre el asunto.
Pero evidentemente, cuando alguien está en una posición donde otros compañeros dependen de ellos, se tiende a proteger ese conocimiento, al menos en parte. Porque al mismo tiempo se sienten presionados por sus compañeros para compartir dicha información.
También hay un punto interesante en este estudio y es algo que creo que todos hemos sufrido e incluso pecado de ello. Cuando tienes gente a tu cargo, a veces es más rápido hacerlo tú que explicarles a ellos qué tienen que hacer. Y estas peticiones constantes hacen que, sin querer, te guardes información.
Obstáculos y soluciones para la gestión del conocimiento
Obstáculos que hemos visto hasta ahora: falta de tiempo, resistencia al cambio, procesos que no se pueden describir fácilmente o documentar, miedo por supuesto…
Entonces, cómo hacemos para que los trabajadores puedan compartir este conocimiento. Bueno, la buena noticia es que si hay un clima de compartir es mucho más fácil que se haga que si presionas a la gente para que lo haga.
Hazlo fácil: que se pueda hacer de forma rápida y eficiente, que no tengamos que perder tiempo para documentar algo.
Hazlo útil: Que se vea desde el primer día que es beneficioso para todos.
Un punto importante es encontrar, dentro del equipo de trabajo a la persona o personas que tengan esa predisposición a enseñar y a comunicar. Ellas, serán quienes faciliten el acceso precisamente a ese conocimiento. Puedes aprovechar por ejemplo, charlas internas o reuniones para poner en común el conocimiento y luego documentarlo. Crea un documento de conocimientos base dentro de tu empresa. Y pregunta a tus empleados si les están resultando útiles esos conocimientos. Involúcralos, que te digan cómo podrían mejorarse.
Después, como siempre, vienen las herramientas.
Herramientas para la gestión del conocimiento
Para mí y después de haber estado en algunas empresas grandes, la mejor fue la que tuvimos en Orizonia. Una Wikipedia súper extensa y muy interesante, montada en la intranet de la empresa, que nos ayudaba con todos los procedimientos.
Cuando ocurría algo que no estaba documentado, simplemente entrabas y registrabas el caso.
Para ello, sin tener que crear realmente una wiki, puedes usar Notion o Evernote. Son herramientas que permiten mantener una base de datos de conocimientos y cuando no tienes recursos para hacerlo a una escala un poco más grande, es una gran solución. Sin embargo, montarse nuestra propia wikipedia es muy mucho más sencillo de lo que crees. Hay plataformas como MediaWiki que es el sistema sobre el que está montado la Wikipedia que todos conocemos. También puedes utilizar recursos de Office 365 con el Sharepoint y a través de una intranet. Es verdad, esto requiere algo de programación.
Pero hay muchas otras que puedes usar prácticamente cualquier software colaborativo como Google Drive te puede ayudar. Lo importante es que tenga un buen buscador que permita a alguien encontrar lo que está buscando de primeras y sin dificultad.
Atlassian, tiene Confluence U (si has trabajado con Jira lo conocerás de primera mano), que es un espacio de trabajo colaborativo donde se puede centralizar toda la información por equipos, por ejemplo. En la web que te dejo enlazada, verás un vídeo explicativo. Además es gratis hasta 10 usuarios.
Soy un poco friki de Jira. Me gusta mucho. Es un sistema estupendo de gestión de proyectos y comunicación con los clientes. Y Confluence tiene una pinta estupenda, aunque particularmente nunca la he llegado a usar.
Y sí, vuelvo a recomendar Zapiens. Es una aplicación, que está creada para que toda la información de la empresa sea accesible y pueda moverse entre los diferentes miembros de tu empresa. Además que te sirve para ayudar a formar a tus empleados.
Independientemente de la herramientas que uses, lo importante, como te he contado antes, es realizar una gestión efectiva del conocimiento: que toda la organización pueda compartir ese conocimiento y evidentemente, que lo vea útil. Los beneficios para la empresa son muchos. E incluso los trabajadores podrán aprovecharse de ello si ven que sus conocimientos ayudan a otros. Y a su vez, tienen un feedback positivo por parte de sus compañeros.
Notas:
Enlaces a los diferentes artículos donde se trata el tema:
https://retina.elpais.com/retina/2019/08/23/talento/1566573513_733591.html
https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S1053482209000904
https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1002/job.2364
Herramientas: