Kaizen no es una herramienta de productividad. Kaizen es una filosofía. Kaizen es un sistema que permite realizar una mejora de forma continua. Es, como su propio nombre indica, japonesa. Nació en 1952 y busca refinar el proceso hasta que sea lo más perfecto posible en términos de calidad.
Aquí te explico cómo aplicarlo para que puedas mejorar tu empresa o quitarte un mal hábito.
Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast y Youtube.
Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.
Vamos a tratar una técnica que si bien no es de productividad en sí, sí puede ayudarnos a mejorar nuestro día a día y nuestra empresa. Se llama Kaizen. Si quieres saber cómo esta técnica puede ayudarte en tu crecimiento personal y profesional, quédate hasta el final. Como siempre, más referencias y enlaces en las notas del podcast. ¿Empezamos?
Qué es Kaizen
El Kaizen es un método de gestión de calidad muy conocido en el mundo de la industria que se basa en un proceso de mejora continua.
Las acciones son concretas y simples y en una empresa involucran a todo el mundo, desde el jefe hasta el último trabajador. Es, por tanto, una filosofía. Y como te puedes estar ya imaginando, una palabra y una idea japonesa. Tienes el enlace de la Wikipedia en las notas por si quieres conocer más sobre su historia.
Esta filosofía tiene distintas formas de aplicación, pero todas parten de la misma base: Mejora todos los días el proceso y mejorarás el resultado.
La teoría dice que necesitas tener la filosofía implantada en todo el equipo en el núcleo de tu empresa y a la vez, debería existir un sentimiento de grupo. Pero bueno, que si quieres aplicarlo tú mismo como sistema de mejora continua, nadie te va a decir nada.
Como te digo, esta técnica está originada y pensada para procesos industriales donde hay una cadena de montaje, por ejemplo.
Nos centramos, como otras veces he comentado en el podcast, en los procesos de la empresa. O en tus propios procesos, ya me entiendes.
Principios básicos
Hay una serie de principios básicos, por ejemplo:
- Estandarizar las tareas: Aplicando revisiones visuales a los procesos estandarizados.
- Nivelar la carga de trabajo: la carga de trabajo debe ser precisa y uniforme en el tiempo.
- Usar tarjetas tipo Kanban: para que los problemas estén a la vista.
- Cuando se encuentre un problema, se debe parar para arreglarlo: incluso aunque eso implique parar todo el proceso. Esto implica que cualquier trabajador tiene el deber de decir «he encontrado un error».
- Desarrolla el liderazgo de tus trabajadores: para que entiendan y faciliten a otros estas creencias.
- Transparencia (he de confesar que a mi esto me gusta mucho): sé transparente y respeta a tus socios, proveedores y clientes.
Si trabajamos en los procesos lo demás vendrá sólo. ¿Y cómo lo hacemos? Revisando ABSOLUTAMENTE TODO. Incluyendo los procesos de tus proveedores y clientes.
Como siempre, sólo puedes mejorar si mides lo que está ocurriendo en los procesos y conoces qué ocurre con esos procesos.
Si investigáis un poco más sobre el Kaizen, leeréis que Toyota lo lleva implementando años en su organización. Traigo esto a colación porque leeréis también las “5 eses” de Kaizen, bueno, en realidad las 5 eses de Toyota.
No voy a ahondar en este tema, pero si tu empresa es industrial te interesa conocerlo mucho más en profundidad. Te dejo entre las notas, un lugar donde puedes informarte.
Pasos a seguir
Ahora, ¿por dónde empezar?:
- Planificar: debemos conocer la situación actual del negocio. Una vez tienes claro cuál es tu problema, se trata de definir un plan de ejecución.
- Hacer: el siguiente punto, definir las acciones concretas del plan y ponerlas en marcha.
- Verificar: comprobación de los resultados: toca analizar los resultados de esas acciones y sólo si el objetivo está cumplido puedes avanzar. Si no, vuelves al inicio, a la casilla de salida.
- Actuar: ¿Qué ocurre con aquellas acciones que han obtenido el resultado esperado? Pues que se deben estandarizar para que queden fijadas a los procesos. En la siguiente iteración, estas acciones son en las que tienes que basarte para pensar cómo mejorar.
Y así seguimos iterando, hasta lograr reducir, por ejemplo, cualquier actividad innecesaria. O cualquier hábito innecesario.
Ejemplo práctico
Si trasladamos estos puntos que he comentado previamente (planificar, hacer, verificar y actuar), veremos que es muy fácil trasladarlo a hábitos que queramos dejar atrás. Ejemplo: dejar de fumar. Y pongo este ejemplo porque no es fácil.
Planificar
Propongamos un plan de acción para dejar de fumar. Tenemos claro que es un mal hábito con consecuencias negativas para nuestra salud y queremos eliminarlo de una vez por todas. ¿Qué necesitamos? Apoyo para empezar. Lo primero sería acudir a la consulta del médico que nos orientará sobre cómo podemos dejar de fumar.
Intuimos que dejar de fumar conlleva un aumento de peso. Así que podemos querer apuntarnos a un gimnasio y comer de forma más sana.
Incluso puede que necesitemos la ayuda de otros profesionales cuando la ansiedad se eleve… Vamos a asumir que podemos con ello.
Podríamos, entonces, planificar:
- El día 15, consulta con el médico para que me de las pautas a seguir.
- El día 20, consulta con un nutricionista para que revise mi caso y me oriente.
- El día 25, apuntarse al gimnasio (podría ser contratar a un entrenador personal)
Hacer
A la hora de hacer, podemos especificar qué días seguir en la consulta del médico, ejecutar los menús del nutricionista y por supuesto, ir al gimnasio los días establecidos.
Verificar
Podemos establecer fechas desde/hasta y como nos toca verificar, cada cierto tiempo, analizaremos los resultados de las acciones anteriores: podemos revisar cuántos paquetes fumábamos el día 1 y cuántos el día 40. Si hemos cumplido o no con los menús. Si hemos acudido al gimnasio. Podemos analizar cuántos kilos de pesas o minutos corriendo hacíamos el primer día y cuántos en el día 40…
Después de esos primeros días podemos ver si estamos teniendo en cuenta menos cosas de las que deberíamos tener, por ejemplo, puede que la ansiedad sea demasiado para nosotros y necesitemos apoyo psicológico. Podemos añadir esa nueva tarea dentro del plan de acción y ejecutarla. Así se comienza de nuevo.
Actuar
Con el paso del tiempo los hábitos quedan fijados en nuestro cerebro, ya lo hemos comentado en otras ocasiones, el tema de cambiar de hábitos es muy complicado y no podemos frustrarnos con el proceso. Pero sí podemos asegurarnos de hacer lo máximo posible cada día para llegar a ese punto que queremos.
Este es el resumen, así rápido y en 10 minutos, planifica, haz, verifica, actúa e itera con lo aprendido. Centrémonos en el proceso, seamos consistentes con dicho proceso y lograremos mejorar de forma continua.
Notas:
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