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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Tik Tok y su aplicación en empresas tradicionales

By Podcast No Comments

2020 fue sin duda el año del despegue de Tik Tok. Debido al Coronavirus y la necesidad de quedarnos en casa, muchos de nosotros nos abrimos esa red social pensando únicamente en ver de qué se reían los adolescentes y más jóvenes de la casa.

Lo que nos encontramos, espanta y refresca a partes casi iguales. Lo que nadie podía sospechar es que entre tanto creador de contenido, hay empresas que lo están haciendo realmente bien y son empresas tradicionales, de las de a pie de calle.

Tik Tok es fácil de usar y sólo necesitas un móvil para hacerlo. Lo «difícil» como siempre, es el contenido. Y eso lo he puesto entre comillas con razón.

En este episodio espero que encuentres inspiración, para que comprendas que hasta en esa red social, una empresa de electrodomésticos o un garaje de los de toda la vida, lo pueden hacer muy muy bien. Para muestra, las notas del episodio.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio quiero inspirarte, quiero que conozcas que hay un montón de casos de éxito de gente normal, de gente que tiene un supermercado, de gente que tiene una tienda de electrodomésticos, que lo están petando en sus negocios gracias a utilizar redes sociales tan sumamente distintas como pueden ser por ejemplo Tik Tok. Es posible que te estalle la cabeza cuando te diga esto pero sí, se puede estar en directo sin hacer el idiota. Se puede estar haciendo contenido interesante, divertido y útil para tu usuario. El mismo contenido o un contenido muy parecido al que podrías hacer en Youtube, puede ser utilizado en una plataforma tan radicalmente nueva, por decirlo así, (y estoy hablando entre comillas) como Tik Tok.

Así que si te interesa cómo puedes sacar partido a esta red social teniendo en cuenta que tú lo que tienes es un negocio a pie de calle, no dejes de escuchar este episodio.

Origen de Tik Tok

Lo primero es definir Tik Tok. Para aquellos que todavía no conozcáis esta red social, nació hace un tiempo ya En China de la mano de dos emprendedores que decidieron crear una red social para los adolescentes americanos. Me explico. voy a poner un ejemplo que he puesto antes muchas veces cuando hablaba de Tik Tok en alguna conferencia para padres. Si tuvisteis una adolescencia o juventud relacionada con los años 90, sabréis que existe una serie llamada Blossom donde la protagonista, en aquel momento (una adolescente Mayim Bialik a la que posteriormente habéis conocido como Amy Farrah Fowler en The Big Bang Theory), aparecía en la cabecera de la serie con una videocámara cantando y bailando.

Inspirados en esa idea de que a los americanos les gusta la cámara más que un tonto un lápiz (hablando mal y pronto) y que todos tenemos ese puntito creativo y con ganas de mostrarnos a los demás tal y como somos y que nos premien con un like por ello (dopamina ven a mí) decidieron crear una red social donde básicamente tú te pones delante de la cámara y haces cosas. En principio cantabas. Ahora ya hay muchísimo genio en Tik Tok.

Diferencias con otras redes sociales

Además la aplicación tiene muchísimos más filtros que Instagram, y muchísimas más canciones que podías añadir a lo que ya estabas haciendo. Así han surgido cosas como los bailes de Tik Tok en los que un grupo de personas inicia un hilo viral donde todo el mundo empieza a bailar de la misma manera la misma canción. Este es el origen de Tik Tok. ¿Qué pasa? Que hoy en día se ha expandido mucho más y podemos considerar que es una red social donde la creatividad manda. No necesitas hacer bailes de Tik Tok para estar presente en esa red. No necesitas saber la última tendencia de moda de baile o de canción que se lleva para estar en esa red. Tik Tok ha acercado a tu móvil lo que otras personas estaban haciendo ya en Youtube, con una diferencia: que aquí los vídeos son más cortos.

De esta forma han aparecido muchísimos médicos, enfermeras, psicólogos y muchísimas muchísimas personas que se dedican al marketing, hacer una mezcla de bailes con letras que aparecen flotando por la pantalla intentando que tú aprendas algo. Quedémonos con esto porque esto es lo realmente interesante.

Muchas veces nos olvidamos de esas redes sociales visuales como son Youtube principalmente, que podemos utilizar para resolver dudas y cuestiones que tenemos en nuestra casa. Quién no ha ido alguna vez a buscar un video de Youtube a ver cómo se arregla una persiana o a ver cómo cambiar un grifo, cómo puedo solucionar un problema que tengo con un radiador que no está funcionando correctamente y quiero ver cómo se puede purgar, ya que estamos en invierno.

Toda esa clase de material, toda esa clase de información, está efectivamente en Youtube. Yo he cambiado grifos enteros utilizando un canal concreto de Youtube. Pero qué pasa cuando el video de Youtube es demasiado largo. Pues ahí surge Tik Tok.

Cómo usar Tik Tok

¿Necesitas bailar para informar de qué le ocurre a tu nevera cuando no la limpias? No, no necesitas ponerte a bailar pero efectivamente puedes informar a tus clientes sobre curiosidades del mantenimiento de cualquier cosa, que no te lleve más de treinta segundos explicar y hacerlo de forma visual.

¿Tienes que seguir las modas del último baile? No. ¿Tienes que utilizar el último filtro? No. Basta con que te pongas delante de la cámara y empieces, con la práctica que tengas, a hacer vídeos.

Y si no me crees te animo desde aquí a que utilices el enlace que te he puesto en las notas del podcast para ver qué están haciendo en esta red social empresas tan tradicionales como es un taller mecánico o una tienda de electrodomésticos. Y cómo están subiendo de número de seguidores, lo que a su vez implica más clientes.

Qué tener en cuenta

La creatividad

En estas redes sociales de vídeos debes tener en cuenta que prima la creatividad. Si no te consideras una persona creativa, te voy a hacer un apunte: déjame decirte que estás muy equivocado. Todo el mundo somos creativos. Todos tenemos imaginación. Otra cosa es que esa imaginación no aparezca en el momento que quieres porque quizás estás bloqueado con otros pensamientos. Pero para eso hay una solución: para un momento, date tiempo, respira, piensa, imagina. Estoy segura de que tienes ciertas preguntas frecuentes que hacen tus clientes. Empieza por ahí: qué preguntas son las que te hacen normalmente.

La forma de comunicar

Hay una habilidad todavía más importante que la creatividad: la forma de comunicar. Si eres capaz de hacer una comunicación sencilla, que tu cliente sepa exactamente de lo que estás hablando cuando estás hablando, ¡enhorabuena! ya tienes mucho ganado.

¿Hace falta que salgas tú en persona? No. Solo tienes que fijarte en vídeos que sube gente como el Forn Sant Francesc de Inca a Instagram. Joan, la persona detrás del horno, prácticamente nunca sale en el video.

Y si no tienes miedo a la cámara (y esto te aseguro que se entrena) y eres buen comunicador, yo te animaría a que lo hagas. Esto es cuestión de probar. La verdad es que, por experiencia propia, te diré que mis primeros vídeos son una auténtica basura. Pero hay que probar.

Probar y aprender

Y además hay otra cosa: al principio no vas a tener nada más que tus amigos alrededor, con lo cual aprovecha. Aprovecha con todos esos errores y todas esas cosas que te van diciendo tus amigos.

Yo te recomiendo sí o sí que tengas un plan de contenido calendarizado. Para eso, puedes utilizar cualquiera de las herramientas que hay en la nube y de las que hemos hablado cientos de veces. Tienes Google Drive, Onedrive, Notion, etcétera, etcétera. Para programar comunicaciones hay herramientas como puede ser Hootsuite (como siempre el enlace en las notas del episodio). Y ojo: es importante saber qué tienes que publicar y cuándo en cada red social.

Si crees de verdad que cualquier Tik Tok de los mayores influencers de este país no está previamente medido, analizado y teniendo exactamente controlado cuándo el mayor número de sus seguidores está conectado a esa red social, y piensas que realmente se han levantado así y lo han publicado en el mismo momento, déjame decirte que estás bastante equivocado.

Muchos expertos, como por ejemplo Gaby Castellano, que me parece uno de los máximos referentes en publicidad hoy en día, dicen que no necesitas programar. Eso depende. Las herramientas están ahí por algo. Si tú eres la única persona encargada de gestionar tus redes sociales y no tienes tiempo para hacer una publicación más o menos a la hora en la que el mayor número de tus seguidores está conectado, te recomiendo que programes.

Por el contrario, si crees que en determinado momento tienes esa chispa de creatividad y te apetece subir un video, precisamente esta es una de las grandes ventajas que tiene Tik Tok. Es muy rápido y bastante sencillo de utilizar. Aquí te estoy hablando únicamente de Tik Tok. Pero esto mismo que te estoy diciendo es válido para Instagram y es válido para Youtube. La única diferencia es la longitud de la información. Quizás de un video de Youtube puedes sacar tres o cuatro vídeos de Tik Tok o de Instagram.

Por qué usar Tik Tok

Y como siempre tu web es tu casa. Todo el núcleo de tu negocio pasa por tu página web. De nada sirve tener toda tu tienda en una red social si el día de mañana cambian las condiciones de esta red social. Porque como siempre digo, esa red social no es tuya. Tú subes contenido a ella para llamar la atención sobre tu web, para que la gente sepa que tu web está ahí y que en el caso de determinados tipos de empresas, puedes hacer la compra online.

Solo tienes que probar, fijarte en otros, y confiar en ti. El resto es aprender.

Notas:

La vida de tres negocios tras viralizarse Tik Tok

Forn Sant Francesc

hootsuite.com

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Digitalización aplicada: dame 10 minutos y digitalizo tu despacho profesional

By Podcast No Comments

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Siguiendo con el «arco» de la digitalización aplicada, hoy os digitalizo los despachos profesionales en 10 minutos de nada. Sirva este episodio como ejemplo de dónde y en qué parte del proceso aplicar muchas de las herramientas que he ido mencionando hasta ahora.

Por lo general los despachos profesionales suelen tener una alta movilidad, trabajan en varios proyectos o clientes al mismo tiempo y colaboran con externos a su empresa para gestionar dichos proyectos. En esta clasificación nos encontramos con abogados, arquitectos, asesores, contables, etc. Espero que te sirva de ayuda y sobre todo, te anime a darle un meneo a esos procesos que vienes haciendo hasta ahora porque «esto siempre lo he hecho así».

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio voy a ponerte ejemplos de digitalización aplicada. Voy a contarte cómo digitalizar en pequeños despachos de profesionales independientes: arquitectos, abogados… etc. Profesionales que pasan su día trabajando en una oficina, ya sea en un despacho con otros profesionales, un coworking o algo similar a un despacho propio. Todos tienen una alta movilidad porque lo mismo pueden trabajar en casa del cliente que en su propia casa. Esta movilidad les exige tener bien claro dónde está la información de sus clientes. Suelen ser profesionales que trabajan en varios proyectos paralelos y que tratan con más de un cliente evidentemente al mismo tiempo.

En estos casos tenemos varios puntos que podemos digitalizar. Si te interesa, quédate a leer el episodio de hoy.

A quién va dirigida esta digitalización

Como digo se trata de profesionales independientes que tienen que tratar a varios clientes al mismo tiempo. También entran en este tipo de digitalización aplicada asesorías fiscales, laborales, pequeños despachos, en resumen, que trabajan con mucho papel, muchos clientes a la vez y métodos arrastrados del “esto siempre se ha hecho así”.

Desde la entrada del proyecto hasta la salida del mismo se puede digitalizar muchísima gestión.

En el caso de los arquitectos, por ejemplo, muchos colegios ya les piden la generación de los proyectos en formato digital. También la firma y el visado se realizan con aplicaciones propias. En el caso de los abogados, está Lexnet que es el intento de digitalización del Ministerio de Justicia. Y digo intento porque el tema da para un podcast aparte.

Estos profesionales, por lo general, utilizan el correo electrónico como herramienta principal de consulta y atención a sus clientes. Hablo de modo muy genérico por los profesionales que he ido conociendo hasta ahora. Tienen carpetas en su disco duro donde por cada proyecto redactan la documentación y en su caso, utilizan herramientas externas para gestionar dichos documentos, pero no suelen tener un gestor documental integrado en el sistema, sólo el buscador del propio sistema operativo. Esto resta velocidad a la hora de encontrar algo similar a lo que están haciendo porque al final, todos los trabajos que suelen hacer son muy repetitivos.

Una vez gestionado el proyecto, o bien pasan a sus colegios profesionales (como he explicado antes, es el caso de un proyecto de arquitectura) o bien gestionan la documentación y finalizan el proyecto.

Para gestionar el proyecto, no usan herramientas adicionales, de nuevo, muy general todo. Un Excel con apuntes de cómo van las cosas y eso en el mejor de los casos.

Y por último emisión de factura, finales o recurrentes y gestión con sus asesorías contables.

Pasos para la digitalización aplicada a estos profesionales

Algo aparentemente tan sencillo puede dar mucho para digitalizar. Para empezar, tendríamos que revisar los procesos y ver dónde podemos mejorar el negocio.

Un ejemplo sería la opción de pasar a tener un CRM donde saber en qué estado está cada cliente que llega a tu mesa. Con Gmail puedes tener un CRM totalmente integrado en el sistema que te permite conocer el estado de los clientes de forma visual. Esto lo vemos en profundidad en mi curso de productividad con Gmail. También puedes usar opciones externas como Hubspot que te da la opción de gestionar tus contactos de una forma muy sencilla y rápida o Zoho CRM que también te permite emitir facturas.

Para la gestión del proyecto en sí, puedes utilizar herramientas de gestión. Siempre recomiendo Trello o Asana, de las cuales tienes un episodio dedicado a cada una, pero baste decir que te permiten obtener estadísticas y datos para revisar dónde se te van las horas y en qué punto está cada proyecto (muy útil si tienes compañeros o asociados que hacen partes de esos trabajos).

Todos estos gestores te dan la opción de subir documentos asociados a las tareas que componen el proyecto (y para esto, necesitamos conocer todos los procesos que se realizan en la empresa) pero mi recomendación es que uses o Google Workspace que se llamaba Google Suite cuando empecé este podcast o Microsoft Office 365.

Ambas, las conoces, son las herramientas que estas empresas ponen a tu disposición para gestionar la nube. Y aquí déjame decirte varias cosas:

  • Son mucho menos caras de lo que piensas. Por 15€ por usuario al mes puedes tener toda la información subida a la nube si lo necesitas dándote fiabilidad, seguridad y buscadores que son parte de gestores documentales en sí mismos.
  • Puedes hacer que todo esté sincronizado: ambas te ofrecen la posibilidad de trabajar sólo en la nube, sin pisar tu disco duro jamás (no es la idea) o de trabajar de forma sincronizada mediante programas de sincronización que hacen que lo que escribes en un documento o cuando guardas un pdf, quede sincronizado directamente en los servidores remotos. Un arquitecto puede generar todos los planos desde el AutoCad en formato PDF a una carpeta que está en la nube para poder enseñárselos desde una Tablet a su cliente, por ejemplo. Aquí atacamos directamente a la movilidad de este tipo de profesionales.
  • Puedes ahorrar espacio en el disco duro. Me explico: hay una opción que te permite tener la información en la nube y que cuando trabajes sobre ella se descargue a tu disco duro y luego se vuelva a subir, desapareciendo de tu disco duro… o no. Puedes decirle en este caso que quieres trabajar todo el rato en local pero con sincronización. De la primera forma, si no tienes internet, no tienes datos. Ese es el principal inconveniente. Pero hoy en día si no tienes internet estamos casi sin manos. Y siempre tienes los datos del móvil.
  • Son amigables. No tienen mayor misterio a la hora de instalar o darnos de alta en estos sistemas. Todos hemos usado Word y Excel en diferentes formas. La barrera de entrada, por tanto, es muy baja. Salvo, Teams. Teams no, pero ahora no hablamos de Teams. Teams tiene una barrera de entrada altita, pero os prometo que compensa, tenéis un hermoso episodio dedicado a él, como siempre en las notas del podcast.

Ya tenemos digitalizadas tres de las cuatro patas de este tipo de despachos:

  • La gestión de clientes en el mail con CRM’s integrados o no.
  • Gestión de proyectos profesionalizados con Asana o Trello.
  • Gestión de carpetas en la nube.

Nos queda el cierre, la factura, el lacito. De esto, justo te hablé la semana pasada. Te expliqué en el episodio anterior las opciones que existen hoy en día para generar facturas automáticamente. Tienes herramientas que además te permiten integrarlas con software contable de diferentes empresas y que puedes gestionarlo todo de una forma más eficiente con ellas. Como ya te hablé de ellas en el episodio 61 no voy a darte más la turra por aquí.

Como ves, he digitalizado tu despacho en unos 10 minutos.

Otras posibilidades de digitalización

¿Hay más cosas a tener en cuenta? Pues seguro que sí, esto al final es un episodio que sale de mis experiencias hasta ahora pero no profundiza porque como digo para profundizar necesitamos (tú y yo) saber qué haces, por qué lo haces y cómo lo haces.

Y fíjate que en ningún momento he puesto la atención en el exterior, en cómo atraes tus clientes (¿te he dicho ya que tienes que tener una web y una ficha de Google MyBusiness?), tu marketing online (para un arquitecto tener Instagram es casi fundamental porque bien trabajado es un escaparate perfecto… un abogado, quizá deba ir directamente vía Linkedin… ) o que hacer vídeos de determinadas preguntas frecuentes… o un podcast junto con un blog… puedan ser vías de atracción de clientes muy interesantes.

Porque sigo insistiendo, de nada sirve tener una web preciosa si luego pierdes los clientes porque nadie está leyendo el e-mail que tienes en la web o te llegan a spam y no los gestionas… o directamente, pierdes información una y otra vez porque todo lo haces a través de Whatsapp… Mal, por cierto.

La gestión NO se puede hacer por Whatsapp. Olvídate de enviar presupuestos a través de Whatsapp, no es su cometido. Puedes resolver dudas, gestionar citas, hablar con los clientes pero NO enviar facturas y presupuestos. Eso es una auténtica aberración. Es un mal uso de las herramientas que tienes disponibles que son mucho más eficientes que Whatsapp en ese tema porque además, si cambias de móvil y no tienes copia de seguridad lo pierdes todo y esto puede ser un drama. Además, que si cambias de iPhone a Android o al revés, es posible que las copias sean irrecuperables.

En fin, olvídate del Whatsapp, pásate a la nube y vive con mucho, muchísimo menos estrés.

Notas:
Episodios anteriores sobre Asana, Trello y por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día.

Por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día – EP 12

Cómo usar Asana para gestionar tus proyecto – EP 13

Qué es Trello y cómo dominar – EP 14

Descubriendo la nube de Google – EP 34

Las mejores herramientas de Microsoft en la nube al descubierto – EP 35

Preguntas que hacerte para elegir un buen CRM – EP 39

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Automatización y contabilización de facturas

By Podcast No Comments

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¿Hay algo más engorroso que la facturación en una empresa? Pocas cosas, me temo.

La gran mayoría de profesionales trabajamos con expertos asesores que se encargan de este tramo de nuestro negocio. Externalizamos porque nosotros ni podemos ni queremos hacerlo.

Esto mismo ocurre con muchas pequeñas empresas que bastante tienen con su propio negocio. Seguimos arrastrando procesos de hace años, cuando no existía tanto software y tanta automatización.

Este episodio, es sin filtros. Tómatelo como un sacudidor. Como si te agarrara por los hombros y te dijera: ¡¿qué demonios estás haciendo?! Porque esa es exactamente mi intención. Sacudir un poco la manera de hacer las cosas y enseñarte que hay formas de hacerlo que son muchísimo más fáciles y sencillas.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Este es otro de esos podcast que va un poquito en crudo. Los podcasts en crudo son aquellos que directamente no tienen guion y salen de mi boca y de mi cabeza de forma directa. Últimamente estoy yendo a muchas empresas, afortunadamente, a ver cómo están digitalizadas y lo que más me llama la atención es que sobre todo en las que son pymes o incluso micro pymes(1, 2,… hasta 5 o 6 personas), veo en todas el mismo gran, gran problema, que es la emisión de las facturas y la integración en los sistemas contables.

Ocurre que normalmente este tipo de empresas tienen contratado o tienen externalizado el servicio de contabilidad. Yo misma lo tengo así. Tenemos ese servicio externalizado, primero porque no somos expertos en hacer la contabilidad de la empresa y luego porque, al final, las políticas fiscales van cambiando y ese cambio indica que yo tendría que estar completamente actualizado. Que nosotros tendríamos que estar todo el rato conociendo las nuevas normas. Para eso pagamos un precio y hay un experto que nos lo lleva.

¿Qué ocurre? Que lo que veo una y otra vez es que estas empresas generan facturas, las imprimen y las llevan a la oficina de estas asesorías, de estas gestorías. Y estas gestorías o las vuelven a escanear o directamente pican a mano toda la información contable. Es decir, no hay ninguno tipo de automatización en el proceso.

Ahora vamos a ponernos un poco en la piel de esa gestoría: qué ocurre si tiene a su vez 304050 pequeñas empresas qué hacen exactamente lo mismo. Pues que acaban el mes con una cantidad ingente de documento físico impreso que luego tienen que escanear por su cuenta o directamente tienen que introducir y picar a mano la información en los sistemas contables y esto es una pérdida de tiempo tan grande y tan fácilmente solucionable que, sinceramente, no entiendo cómo demonios es que todavía estamos así.

Automatización en la generación de facturas

Así que de eso vamos a hablar hoy: vamos a hablar de cómo demonios agilizar estos procesos, de cómo llevar a cabo su automatización. Para empezar, si tienes tres o cuatro facturas que emites mensualmente, yo entiendo (soy la primera que lo haría) que generes esa factura tú a mano con tu Word, con tu Excel, etcétera etcétera. Pero a partir de determinado nivel de facturación, a partir de determinado número de facturas al mes, tienes que plantearte muy seriamente meter un programa que te ayude a generar esas facturas, que te ayude con la automatización de ese proceso.

Además es que hay cientos de programas de este tipo que lo pueden hacer. Simplemente plantéate cuánto tiempo echas tú en generar 10 facturas, en crear esas 10 facturas. De verdad, te animo a que con un cronómetro te pongas desde el minuto 1 a crear las 10 facturas que tienes que emitir y verás cuánto tiempo tardas. Si tardas más de una hora en emitir todas las facturas que tienes para este mes, en serio, plantéate contratar una plataforma que te ayude a crear dichas facturas. Plataformas para crear facturas hay 200: está Quaderno, está Billin, está Zoho que además es un CRM,…

Todas ellas tienen un sistema muy sencillo por el cual tú has de dar la información fiscal de tus clientes, y luego generas las facturas con solo darle a un botón. Claro que tienes que perder algo de tiempo en meter los datos de tus clientes, pero ya que pierdes una hora generando tus facturas, por lo menos intenta perder esa hora creando una información contable o creando la información de tus clientes en el sistema contable: en Billing, como digo, o en Quaderno. Y después le das a un botón que generará automáticamente todas las dichosas facturas. Y estoy hablando de verdad, o sea, le das a un botón y generas las facturas. De hecho, es más, Quaderno te las genera automáticamente a final de mes. Zoho se puede incluso automatizar más.

Si pierdes una hora en emitir tus facturas, plantéate ahora mismo cuánto te cuesta al mes una de estas plataformas y que te lo generen ellas. Esto es un software que ha sido desarrollado específicamente para hacerte la vida más fácil, así que, por favor, no seas rata y paga un poquito ¿vale?

Dicho esto, imaginemos que ya tenemos un sistema externo que se encarga de la automatización de la emisión de facturas. Os he dicho 3 pero hay cientos de plataformas que te ayudan a facturar de forma automatizada. En serio, que no merece la pena perder el tiempo haciéndolo tú mismo. Piensa cuánto cobras tú una hora y cuál es el coste de estar emitiendo las facturas o creándolas. Si te lleva más de una hora, contrata un sistema automático.

Todas estas plataformas son altamente configurables. Algunas tienen un modelo freemium donde puedes emitir un número de facturas gratis pero no puedes añadir, por ejemplo, tu logo. A veces vale más pagar. Yo entiendo que cuando estamos empezando esto es muy complicado pero es que según vas creciendo, según vamos haciendo crecer el negocio, no tiene sentido seguir con un sistema de antes que solamente nos da problemas. Porque nos quita tiempo y el tiempo es lo más preciado que tenemos. Por favor seamos conscientes. Esto es un típico caso de «siempre lo he hecho así». Bueno pues plantéate que es el momento de cambiar. Si tienes una facturación que va creciendo empieza a meter ya un sistema de facturación automatizada.

Las gestorías

Por otro lado tenemos la parte de las gestorías. Me sorprende ver cuántas gestorías hay todavía en este país que están haciendo las cosas picándolas a mano. Y ahora te hablo a ti, persona que estás dando de alta esa información en tu sistema contable. Porque tú sí tienes y estoy segura de que tienes porque lo normal es que haya sido comprobado por Hacienda.

Hacienda está pidiendo ya que todo lo generemos de forma digital. Entonces por qué demonios sigues haciendo las cosas a mano, es que no lo entiendo. Qué pérdida más tonta de tiempo. Tu trabajo no es picar cosas a mano. Tu trabajo es aprender, saber que hay una nueva subvención que uno de tus clientes puede aprovechar. Sacar la información contable para estas pequeñas y medianas empresas, para que puedan gestionar sus negocios, para que puedan pedir créditos. Ese es tu trabajo, no picar la información a mano. Y me enfado mucho con este tema pero es que tenemos que ser conscientes de que esto se hacía hace 20 años.

Si tú tienes ya un sistema contable dónde estás dando de alta la información, estoy prácticamente convencida de que tiene alguna forma de integración automática de datos. Y me explico: igual que las remesas a los bancos se envían a través de archivos XML que se generan en los programas, exactamente igual se puede hoy importar la información o exportar. Aquí la parte que nos interesa es la de importación. Te puedo asegurar que prácticamente el 80% de los sistemas contables o las plataformas que hay hoy en día en este país, tienen algún sistema de integración.

Es decir, la historia está en que hables con tu cliente y que tu cliente hable contigo. Es tan fácil como poneros a hablar más allá de «oye, te voy a mandar las facturas». Pregunta «¿qué sistema contable utilizas?» «Pues utilizo Contaplus, o utilizo A3, o Solmicro». «Muy bien, pues ¿cómo puedo hacer que la carga sea más rápida?, ¿genero un fichero en XML o genero un fichero CSV o puedo generar un fichero de algún tipo para que se integre directamente la información y no tengas que picar todos esos datos?…» Eso el cliente.

Pero por el otro lado, tú como contable, puedes hablar con el soporte de Contaplus o de A3, o de Solmicro o de cualquiera de los sistemas que estés utilizando. Y puedes preguntarle «oye ¿hay alguna forma de que yo pueda integrar la información más fácilmente, más rápidamente, que estoy hasta el moño de picar datos?». Con lo que te diga el Soporte te vas a los clientes y les dices «esto es lo que me han dicho de Soporte que podemos hacer: necesitas un sistema que te permita exportar en XML o generar CSV (que es un archivo separado por puntos y comas)». Al final hay que buscar un sistema integrado, hay que buscar una manera en que ambos programas se hablen.

Sistemas OCR

Imaginemos el caso extremo: no me bajo del burro. No tengo ninguna plataforma porque vivo todavía con cuatro facturas mensuales y no merece la pena comprar una plataforma porque las genero muy rápido, bla, bla, bla. Imaginemos que no quiero emitir un CSV, no quiero emitir los datos en XML, me da todo igual, no quiero ningún tipo de automatización. Pues entonces el tema está en que yo como contable puedo hablar con el proveedor del sistema de software o con el Soporte de alguno de estos sistemas contables y preguntarles ¿oye tenéis un OCR?

OCR es un sistema de reconocimiento de datos. A3 lo tiene integrado y si no plantéate pagar uno. Pagas un sistema OCR que te ayude. Que funcionan estupendamente, ya no son como hace 20 años cuando empezamos a utilizar estos sistemas y te diría incluso más que 20 años. ¿Verdad que tú no eres igual que hace 20 años? Seguramente seas mejor. Pues en la informática pasa lo mismo. Según vamos avanzando, vamos mejorando y ahora mismo los sistemas de OCR, funcionan estupendamente.

Plantéate comprar un software OCR que permita que todas las facturas que recibas queden correctamente integradas en el sistema. Es cierto que hay casos donde no vas a poder pasar un sistema OCR (que son los menos) o imaginemos que en nuestro caso los clientes que me llevan las facturas en un túper. Pues aún así puedes realizar la automatización e integrar todas las facturas de proveedor vía OCR en tu sistema contable y eso ya te quita bastante carga de trabajo.

Este verano estuve haciendo un análisis precisamente para una asesoría contable sobre qué sistemas de reconocimiento de datos podíamos tener. Saqué una lista de tres y solo saqué tres porque no investigue más. De los tres me quedo con uno, si acaso dos, pero uno me pareció bastante, bastante bien trabajado y que funcionaba muy bien. No es caro y de nuevo os resultará muy fácil y el beneficio final que obtienes es tiempo.

Tiempo para hacer tu trabajo. Que tu trabajo no es dar de alta estas cosas. Tu trabajo es hacer que todo fluya con tu cliente. Es hacer un análisis de la información, es ver cómo va en el nivel de ingresos, ver si hay subvenciones a las que se pueda agarrar,… De verdad, planteáoslo muy seriamente: primero podrás emitir las facturas de una forma mucho más automatizada con las herramientas que te he comentado y por otro lado, si eres una gestoría habla con tu cliente, habla con el Soporte de tu empresa y mira a ver si podéis realizar la automatización del proceso. Porque os aseguro que el 80% de las plataformas lo permiten.

Plantéate estas cosas porque me estoy dando cuenta de que uno de los mayores problemas que tenemos en la pequeña y mediana empresa es que seguimos haciendo las cosas como hace 20 años, cuando ya no somos los que éramos hace 20 años. Aprovechemos la tecnología para lo que realmente tenemos que hacer: ganar tiempo para otras cosas.

Notas:

Billin

Quaderno

Invoice

Si quieres conocer software de OCR pregúntame a través de mi correo o mis redes sociales.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Digitalización en empresas locales: bares, centros de estética, peluquerías, etc

By Podcast No Comments

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Empezamos con la serie dedicada a digitalización. No tanto por sectores, si no más bien mirando de cerca los diferentes tipos de empresa. Empezamos por los servicios, aquellos que nos ofrecen los bares, restaurantes, centros de estética, fisioterapeutas, peluquerías, etc.

Por lo general todos estos locales de proximidad tienen un problema bastante grande: la gran cantidad de procesos manuales que todavía mantienen. En cualquier caso, hoy vengo a dar pistas sobre cómo empezar a menear tu empresa para automatizar cada vez más determinados procesos y liberarte algo más el único recurso que nunca retorna: el tiempo.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La finalidad de hoy es hablar sobre cómo se puede llevar a cabo la digitalización en empresas locales, en empresas tradicionales donde la innovación viene de productos que se ofrecen en el local. Por ejemplo: peluquerías, salones de estética, bares, restaurantes, fisioterapeutas, etc.

En todas estas empresas, la innovación viene de los productos y del servicio en sí mismo. De las nuevas máquinas que tengan para mejorar los resultados de los clientes, de nuevas técnicas,… En definitiva, de algo nuevo, nuevos productos, para ofrecer a sus clientes.

En este tipo de empresas, por lo general, los procesos son manuales. Un peluquero tiene que hacer su trabajo, pero al mismo tiempo tiene que hacer otras muchas más cosas. Lo mismo le ocurre a un fisioterapeuta. O a un bar o una cafetería.

Digitalización en empresas locales: cómo lo hacemos

Cómo digitalizamos estos negocios locales, generalmente regentados por una o dos personas, sin procesos estandarizados y con mucho trabajo “manual”, como puede ser emitir facturas, contabilización de tickets, etc.

Primer paso: registrar procesos

Para empezar, si quieres crecer, tienes que tener claros que tus procesos deben estar recogidos en un manual. Llegará el momento en que puedas crecer y necesitarás incorporar otras personas a tu negocio. Querrás que esas personas lo hagan exactamente igual que tú. O al menos lo más cercano que puedas a como lo venías haciendo hasta ahora, porque el perder clientes por un trabajo distinto, no es contemplable. Ojo, esto no tiene que ver con que la persona nueva no pueda aportar su visión a la hora de hacer las cosas. Al contrario, es perfecto que puedas incorporar nuevas formas de hacer las cosas siempre que tú como jefe, veas que está alineado con tus valores y con lo que quieres transmitir. Al final, es tu empresa.

Tómate un tiempo para registrar esos procesos. ¿Qué procesos? Pues en realidad todo lo que haces. ¿Cómo haces lo que haces? ¿De qué forma tratas a tu cliente? ¿Cómo le haces sentir cómodo al entrar en tu local? ¿De qué manera lo recibes? ¿Cómo le atiendes? ¿Cuál es la manera que tienes de hacer el café para que sepa diferente al café del de al lado? ¿O qué le pones para tomar junto al café? ¿Atiendes con una sonrisa (en la medida de lo posible)? ¿Ofreces un café a tus clientes mientras están esperando? Todo eso que tú haces y que solo sabes hacer tú, tiene que quedar registrado.

Te he hablado de Notion o de Evernote, pero la tecnología puede ayudarnos de mil maneras: puedes tomar notas de voz, puedes escribir, puedes hacer un vídeo,.. Déjalo en una nube, en Drive, en Dropbox y organízalo para que tus empleados o futuros empleados puedan acudir ahí en caso de duda. Esto te puede ayudar incluso cuando no puedas darle formación. Porque puedes tener un sitio donde darle información incluso aunque no puedas dedicarle todo el tiempo que te gustaría.

Hemos pasado la primera fase: registrar procesos. Vamos a por la segunda.

Segundo paso

Todo negocio tiene que registrar ventas, generar facturas o tickets y realizar contabilidad. Y todo eso puede ser digitalizado. Qué sistema contable tiene tu gestor, ¿lo sabes? ¿Cómo estás pasándole la información? ¿Cómo estás generando facturas?

Hoy en día, hay programas online que se encargan de generar las facturas automáticamente y así mismo generan un fichero que sólo hay que enviar para que el sistema contable de tu gestor, lo recepcione y lo registre de forma automatizada. Además, existen lectores OCR que permiten leer la información de dichas facturas y contabilizarlas.

Técnicas de márketing

Controladas las ventas, falta encontrar clientes. Aquí hablo de algunas técnicas de marketing que todo emprendedor o autónomo debería tener en cuenta:

  • Tienes que tener una web. Si, la pesada de la web. Tienes que estar ahí. Puede que tú pases de ella, pero sólo tienes que hacer que alguien se encargue. O bien subcontratas el trabajo o bien lo realizas tú, pero hay un refrán que en este caso aplica y mucho: zapatero a tus zapatos. ¿Necesito una web si estoy vendiendo ya por Instagram? Bueno, siempre digo lo mismo, Instagram no es tuyo y la web sí. Asegúrate de crearla en WordPress (hay mil razones para hacerlo así) y cuenta con el pago anual de hosting y dominio.
  • SEO. Engancha la web a Google Analytics y Google Search Console. Eso si vives en la mitad del mundo que está controlada por Google. Bing y Yandex en otro caso. En cualquier caso, asegúrate de tener un registro de qué gente llega a tu web. No se trata de tener por tener. Todo lo que se registra puede ser analizado por un analista de datos para darte mucha información acerca de lo que funciona y lo que no, de tu tipo de cliente, etc. Mi recomendación es hacer las cosas bien desde el principio, aunque suponga un importe adicional al comienzo.
  • Redes sociales: todas requieren una estrategia diferente que de nuevo no tienes porqué hacer tú.
    1. Facebook.
    2. Instagram.
    3. Tik Tok.
    4. Linkedin.

    No es lo mismo que tu cliente esté en una red social o en otra.
    En Facebook están sobre todo mayores de 40.
    En Instagram, alrededor de 40. La gente más joven ya empieza a verlo un poquito viejo.
    Tienes que estar en Tik Tok si tu audiencia es joven, alrededor de 20 años, incluso un poquito menos,…Y claro que puedes generar gran contenido en Tik Tok.
    Y por supuesto Linkedin, para los que trabajamos sobre todo con empresas.

  • Google My Business: todo negocio con local físico, tiene que estar en Google My Business. No sólo sirve para que los clientes te localicen, si no también para que te encuentre gente que busca empresas similares cerca de tu localización. No descartes a toda la gente nueva que necesita algo de ti y que aún no te conoce.
  • Publicidad online/offline. Tan importante es el offline como el online. En el online sabes cuánta gente se interesa en lo que tú ofreces, pero el off es tremendamente importante. Los luminosos, las pancartas, los folletos… En el online, ojo con las empresas que te ofrecen estos servicios pero realmente sólo te venden alcance e impresiones. No queremos alcance, recuérdalo. Para empezar, el alcance (que es el número de personas a las que llegas) depende de lo que pagues. Así que no es una buena técnica. Y las impresiones es el número de veces que una persona repite. Si una persona ve un anuncio dos veces, el alcance es 1 y las impresiones 2.
    También ten en cuenta que el análisis de los intereses de las personas es un cajón y que ahí lo mismo hay gente que le interesa lo que tú haces y gente que no.

Céntrate en la parte que puedes controlar: sobre todo, lo que más tiempo nos quita por lo general: emisión de facturas, tickets,… Céntrate en automatizar los procesos que más tiempo te quiten. Tu área de creatividad, tu ikigai, no está ahí.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Procesos operativos: ideas para automatizar

By Podcast No Comments

Los procesos operativos son aquellos que permiten desarrollar los productos o los servicios a las diferentes empresas. Hay muchos otros procesos, pero quizás estos son los que podemos empezar a automatizar antes. Reconocerlos es importante para empezar a trabajar en ellos.

Os pongo tres ejemplos de empresas totalmente diferentes con sus procesos operativos. Y hablo no sólo de ellos si no también de elementos que se pueden empezar a sistematizar y después, automatizar.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La semana pasada te contaba cómo podíamos identificar procesos y para qué nos podía servir identificarlos. Esta semana quiero darte ejemplos comunes de procesos operativos, con la idea de que puedas identificar procesos similares y puedas mejorarlos.

Como te comenté, uno de los «para qué», era la optimización de tu trabajo, la mejora de la eficiencia. Esto es fácil de conseguir si tienes claro qué procesos haces en tu empresa. Hoy en día hay muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a conseguir una mejora de la eficiencia sin apenas tocar nada.

También te explicaba que los que más nos pueden importar de primeras, sobre todo a nosotros (pymes, micropymes, empresarios individuales), son los procesos operativos. Digo de primeras porque, evidentemente, si tienes procesos de soporte también tendrían que ser tenidos en cuenta, pero como digo, los operativos van delante.

Empecemos por los procesos operativos, los que forman el núcleo de la producción. Luego podremos pasar a los demás.

Ejemplo 1: Diseñadores, programadores o empresas de software

No me enrollo más. Empezamos con los procesos y subprocesos correspondientes a un diseñador gráfico freelance. Este mismo ejemplo es válido para programadores o empresas que desarrollen software.

  • Análisis: se analizan las solicitudes del cliente: qué quiere diseñar (un logo, una marca completa con papelería… ), si es un diseño desde cero o si se trata de un rediseño, qué colores priman, qué misión y que valores tiene la marca… Asumamos que se trata del diseño de una marca desde cero.
  • Producción: El diseñador se sienta y hace su magia. Arrancar los trabajos.
  • Entrega del producto: el momento en el que el diseñador entrega al cliente el diseño y las diferentes aplicaciones del mismo.
  • Postventa: posibles cambios en el diseño, entrega física de tarjetas, papelería, manual de marca, etc.

Podéis preguntaros dónde está el proceso de facturación. La facturación sería un claro ejemplo de un subproceso de un proceso aún más grande y que os comenté que iría antes del proceso de análisis, que es el proceso comercial.

Relación entre procesos operativos

Los procesos están relacionados entre sí. En el proceso comercial, tenemos la presentación del presupuesto pero también la gestión de la facturación, tanto a clientes como a proveedores.

Y a su vez, el proceso de entrega del producto puede generar varios subprocesos, como por ejemplo:
Creación de presentación para el cliente 🡪 reunión con el cliente y realización de la presentación 🡪 entrega de la presentación con la información para el estudio por parte del cliente.

Como os comentaba en el anterior episodio, hay que tener en cuenta que hay que sacarlo de nuestras cabezas y plasmarlo en diagramas de flujo, para tener claro qué hay que hacer en cada momento. Esto parece sencillo de decir y es difícil de hacer, no os engaño, porque al ser tareas que tenemos automatizadas, no caemos en que son procesos y tareas.

Para el caso de una empresa de software, el proceso operativo es similar. Cambian ligeramente los subprocesos. Aunque lo de hacer magia se mantiene. Y en este caso, incluso cobra más sentido hacer una documentación para que, tareas repetitivas, todo el mundo pueda hacerlas sin pérdida (lo que viene siendo una wikipedia)

¿Más procesos que podemos tener? Formación, por ejemplo. Que estaría dentro del proceso de soporte o apoyo.

Una vez identificados los procesos operativos

En cualquier caso, cuando tengamos claros los procesos, podremos hacernos preguntas:

  • ¿Dónde pierdo tiempo? ¿Puedo mejorar el subproceso de la presentación del cliente? ¿Puedo crear, por ejemplo, una plantilla estándar y cambiarla para cada presentación? ¿Qué pasa si llega alguien nuevo al equipo? Si le doy esta información a otra persona para que trabaje conmigo y haga esta parte, ¿lo entiende fácilmente o tengo que explicárselo con detalle? ¿Cómo puedo mejorar ese aprendizaje? ¿Convendría tenerlo todo en un manual o no hace falta?

Uno de los procesos más fácilmente optimizables es el de facturación. Hay muchas herramientas online para hacer una facturación automatizada al 100%. ¿Qué implica? Que llega fin de mes y no voy cliente a cliente recopilando las facturas, enviándoselas, etc. Si no que cada vez que le dé a un botón, el sistema me saque automáticamente todas las facturas y me las envíe.

Otros sistemas te permiten crear presupuestos, que el cliente los acepte con un clic y cuando finaliza el proceso, se cobra o se factura de forma automática.

Ejemplo 2: Bares y cafeterías

Os voy a poner el ejemplo de una empresa ligeramente diferente: un bar o una cafetería. Podríamos tener los siguientes procesos:

  • Proceso de análisis: qué quiere el cliente. Esto implica la atención del cliente en la barra o en la mesa y analizar la solicitud del mismo.
  • Proceso de producción: preparación de los pedidos.
  • Proceso de entrega: donde servimos el pedido a los clientes.
  • Proceso de postventa: donde podemos atender dudas o reclamaciones una vez entregado el producto.

Pero, hay más procesos. ¿Qué pasa con el stock?

  • Ahí entra el proceso de compras: acudir a los proveedores que nos sirven para la gestión de las mismas.

Y alguno más como el mantenimiento de las máquinas necesarias para hacer la producción que encajaría en el proceso de soporte.

Hay empresas que pueden no tener un servicio postventa. Por ejemplo, un notario, si hay dudas una vez finalizada la entrega del servicio entraríamos en un nuevo ciclo de producción. Una vez realizado el servicio, ahí se acaba. Otra cosa es la notaría que puede decir que una persona se encargue durante X tiempo de las dudas que puedan surgirle a una persona concreta, pero un notario como tal, acaba su proceso productivo entregado el servicio.

Ejemplo 3: Gestorías

Tercer ejemplo: Una gestoría fiscal y laboral.

  • Proceso de análisis: revisión de las necesidades que tienen los clientes.
  • Proceso de producción: Cuando se empieza a llevar la gestión administrativa de la empresa, podemos hablar de asesoramiento, cobros y pagos, seguimiento a morosos si los hubiera, peticiones que pueda tener el cliente, etc.
  • Proceso de entrega del servicio: Entrega de los libros de cuentas cuando el cliente los solicite, presentación de la contabilidad y ante las las entidades legales correspondientes, etc. (El famoso trimestre de hacienda en España, por ejemplo).

Por supuesto, hay procesos de apoyo, informáticos, de personal, formación

Este es un ejemplo de uno de ese tipo de empresas que no tiene un servicio postventa porque está integrado dentro del propio proceso de producción.

Ideas de automatización de procesos operativos

Como os he dicho, una de las tareas más fácilmente optimizables, es la correspondiente al proceso comercial. Automatización de emisión de facturas y cobro de las mismas. Automatización de los contactos con el cliente, automatización de la gestión de las facturas de proveedor, creación de los libros de cuentas…

Hoy en día no hay necesidad de hacer nada de esto a mano… Mejora la eficiencia y te ahorrará disgustos porque es más fácil que nos equivoquemos nosotros que lo haga una máquina.

Las llamadas a los posibles clientes, esas que nos han molestado a todos alguna vez, las hace un sistema automático conectado al CRM de la empresa. Se ha automatizado ese apartado, hasta que llega el humano a hablar con el otro humano al otro lado de la línea. Se deja marcado si el contestador salta, si no contesta al teléfono de forma automática. Y se programa otra llamada para dentro de X horas también de forma automática…

Automatizar el proceso de ventas puede ser tan fácil como automatizar la creación de una base de datos de clientes potenciales (os suena la fórmula de página web + lead magnet o pieza gratis a cambio de nuestros datos, ¿verdad?)

De ahí pasa a un CRM que a su vez envía de forma automática el e-mail con lo requerido por el cliente y, dependiendo de su funcionamiento, tres mails más para conocer más a fondo a la persona. Estamos más que familiarizados ya con el proceso…

También se puede automatizar la agenda, por ejemplo.

Caso particular: el subproceso de selección

Un proceso que también se ha automatizado mucho es el subproceso de selección dentro del proceso correspondiente a recursos humanos. Aquí hay mucha controversia. Se sabe que los programadores que han creado la automatización de algunos procesos, tienen sesgos, prejuicios, y sin darse cuenta por más que a veces huyan de ello, en ocasiones, lo plasman en estas automatizaciones. Hoy en día, raro es el reclutador que mira un CV sin haber pasado antes por una máquina que analiza si lo que se ha indicado se ajusta a lo solicitado. Cuando llega a un reclutador ya es una fase II.

Hace dos años salió una noticia que indicaba que Amazon, mejor dicho, la IA de Amazon no seleccionaba mujeres para los puestos. ¿Qué ocurría? Que a la IA que utilizaban para ello, se le había enseñado a examinar a los solicitantes nuevos revisando los patrones de los CV enviados a la compañía durante los anteriores 10 años. Y como la mayoría eran hombres…. acabó penalizando aquellos que incluían la palabra “femenino”.

Conclusión

Como ves, hay mucha tela que cortar, como decía mi madre, en todo este tema de procesos. Quédate con lo importante:

  • Aprende a identificar los diferentes procesos de tu empresa. Haz un esbozo de los mismos, aunque sea.
  • Ponte un objetivo, no quieras sistematizar todo a la vez.
  • Empieza a preguntarte cómo puedes hacer ese proceso más ágil.

Y cualquier duda que tengas, me llamas y me preguntas.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.[/vc_column_text]

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Identificar los procesos de trabajo de una empresa

By Podcast No Comments

Es importante conocer qué procesos de trabajo hay en tu empresa, cómo identificarlos y sobre todo, qué hacer con ellos. 

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Siempre que hablamos de digitalizar, hablamos de procesos. Es la primera cosa que soltamos prácticamente. Al menos yo, porque para mí es el núcleo de cualquier organización y por donde se debe empezar a atacar algo tan complejo como la digitalización de una pyme.

Pero claro, cómo reconocer esos procesos de trabajo y cómo documentarlos y sobre todo el para qué meternos en este «fregao», es algo que no se suele decir de primeras. 

Analizar procesos de trabajo no es fácil, obviamente depende mucho de tu empresa o emprendimiento. Sobre todo cuando estás empezando, que empezamos siempre siendo hombres (o mujeres) «orquesta». Donde todo lo hacemos nosotros y tal y como nos gusta hacerlo a nosotros. Y cuando alguien nuevo llega al equipo, explicarle todo eso nos cuesta horrores. 

Cuando se trata de una pyme, con años ya de vida, es aún más complicado. Normalmente, no hay unas guías que te dicen cómo hacer las cosas. Si tienes suerte, te sientan con alguien que te da formación durante un tiempo. 

Digo normalmente, porque es raro donde haya algún manual que te explique cómo se hacen las cosas. Raro, no implica que no exista.  Y digo si tienes suerte por lo mismo, porque muchas veces al llegar a una empresa, es el nuevo quien tiene que mover el culo para aprender… 

Pero bueno, a lo que voy.

Necesidad de identificar los procesos de trabajo

Ya tenéis el para qué:

  • Si sois emprendedores y hombres/mujeres orquesta… Es la forma perfecta para sistematizar y estructurar lo que hacéis para que, cuando llegue alguien al equipo, que llegará, sepa cómo se hacen las cosas exactamente.
  • Si sois gerentes o directores de pyme: además de aplicar lo mismo que para los emprendedores, tenéis una razón aún más poderosa y es que no haya procesos duplicados ni repetidos ni redundantes. Conocer si hay diferencias entre lo que se está haciendo y lo que se debería estar haciendo. Y sobre todo, medir la eficiencia.

Pasa en todas las empresas, se empiezan a hacer las cosas de una manera porque siempre se ha hecho así y nadie te ha explicado que eso quizá ya no tenga sentido, porque ha pasado algo que te cambia la forma de trabajar. O tienes procesos duplicados porque “es que a veces la máquina falla y hay que revisarlo” y te quedas con la sensación que eso hay que controlarlo.

Si quieres ser más productivo, si quieres que tus trabajadores no pierdan el tiempo, es obligatorio revisar los procesos de tu empresa. 

Que realmente, esto mismo se aplica independientemente del número de trabajadores, salvo que, como digo, seamos orquesta y nosotros lo hagamos todo. Aunque el tema de medir eficiencia ya os digo que lo necesitáis porque puede, que tú no seas la persona más eficiente del mundo para hacer lo que estás haciendo…. 

Qué son los procesos de trabajo

Empecemos, entonces.

Por si no lo sabes, un proceso, tal y como se define en varias fuentes es el conjunto de actividades y recursos que transforman elementos de entrada en elementos de salida, añadiendo valor para el cliente o el usuario.

Es decir, lo que haces cuando recibes un e-mail con una petición de presupuesto, la generación de dicho presupuesto y el envío del mismo, no es un proceso en sí mismo. Es un subproceso de la fase de análisis. ¿Por qué? Porque no hay valor añadido para el cliente. 

Fases de los procesos

Si ese proceso continúa, si el cliente te da el ok, podemos decir que hemos empezado el proceso en sí mismo. Es decir normalmente tenemos las siguientes fases:

  • Análisis: se revisan las peticiones o requisitos del cliente y se determinan sus necesidades.
  • Incluso podemos decir que hay una fase previa a todo esto que es la comercial, donde el cliente solicita un producto o servicio.
  • Producción: se comienza la producción del producto final o de los servicios.
  • Entrega: le das el producto o el servicio al cliente.
  • Postventa: donde atiendes los posibles problemas, errores, etc.

Al final, no es más que una secuencia de tareas que se realizan una detrás de la otra para alcanzar una meta concreta.

Hay muchos tipos de procesos. El caso que te he puesto serían procesos operativos porque producen algo, ya sea un producto o servicio. Pero hay muchos otros procesos como: los estratégicos, que son los que ayudan a determinar las metas de la empresa, o procesos de apoyo, donde entrarían recursos humanos, mantenimiento de instalaciones, informática, etc.

Y ojo que las personas que lo realizan también forman parte del proceso. 

¿Qué sería lo ideal? Tener lo que se conoce como mapa de procesos para tener bien claro qué proceso es de un tipo y de otro.

Te dejo en las notas del podcast un blog donde explican de forma más exhaustiva todo esto del mapa de procesos. Es muy interesante y estoy segura que le sacarás partido.

Cómo podemos identificar esos procesos

Bien, hay varias formas. Partimos que normalmente, vuelvo a lo de antes, dependiendo del tamaño de la empresa, por lo general se realizan muchas tareas distintas. Y todas las tareas, por más pequeñas o nimias que sean, forman parte de un proceso

Qué pasa, que, por lo general, el proceso global, no se desconoce. Esto nos pasa mucho en informática, y es algo que siempre me he empeñado en erradicar. Hay empresas donde hay una persona que toma los requisitos y le dice al programador qué tiene que hacer. Y algunos analistas (los menos) se quedan en eso, en decirle al programador qué debe hacer sin tener en cuenta que posiblemente ese programador tenga más conocimiento que el que hace los requisitos… La información ha de compartirse, el objetivo del proceso también. Porque no conocer la situación de la tarea dentro del proceso evita las posibles mejoras que pueden realizarse.

Puedes identificar los procesos relacionando las tareas que realizan las personas, luego se agrupan y se asocian a un proceso.

Y al revés, identificas un proceso a partir del producto o servicio que se presta. De cada resultado final, se va para atrás: quién lo hace y cómo lo hace. De ahí te salen las tareas que engloban cada proceso.

Otra forma más es identificar los procesos operativos y luego buscar el resto de procesos de la empresa.

Haz las siguientes preguntas:

  • Cuál es el objetivo de ese proceso.
  • Qué le llega
  • Lo que sale de ese proceso: qué se produce.
  • Recursos (materiales e inmateriales) que se necesita para hacerlo.
  • El proceso en sí mismo, los detalles del proceso.

Qué hacer una vez identificados los procesos de trabajo

Cuando los tengas identificados, hay que documentarlos. ¿Hace falta todo? En principio los clave, los operativos sí necesitaría documentarse, por lo que te he dicho en los primeros minutos del podcast. 

Hay varias formas de documentar los procesos de trabajo, pero la más común es establecer un diagrama de flujo y crear fichas de procesos. 

En la ficha de procesos, se determina el para qué ese proceso, cuándo se inicia y cuándo finaliza. Quién tiene que hacerlo, qué otras personas intervienen, qué controles existen para confirmar que es correcto lo que se está haciendo, qué tareas se hacen, dónde puede haber problemas y algo muy importante: el indicador, o KPI en el mundo anglosajón, que te servirá para medir si ese proceso cumple con el objetivo. 

Ese indicador ha de medirse de forma periódica para saber si vas por el buen camino o algo se está torciendo.

Ejemplos de indicadores si estuviéramos, por ejemplo, en una empresa de artes gráficas sería:

  • Nivel de satisfacción de los clientes con el servicio prestado.
  • Tiempo medio de realización del producto o del presupuesto.

Si fuera un despacho de abogados podríamos medir el tiempo medio de resolución de un expediente… Si hablamos de incidencias, porcentaje de incidencias resueltas al mes.

Una vez tengamos las fichas de los procesos toca revisar y empezar a hacerse preguntas:

  • ¿Qué herramientas hay para hacer esto más sencillo?
  • ¿Se puede acortar algún paso sin pérdida de información?
  • ¿Puedo automatizar algo mediante algún software para hacer este proceso más ágil?
  • ¿Merece la pena hacer un manual para que no se pierda información?

Después toca analizar esos procesos, controlarlos de forma regular para comprobar que las mejoras, si las ha habido, surten efecto, o simplemente para saber si las cosas siguen marchando como estaba previsto.

Algunas ineficiencias en los procesos de trabajo y soluciones

Y como no quiero cerrar el podcast así, te voy a dar unas pistas unas ideas de dónde puede haber ineficiencia en los procesos de trabajo y cómo solucionarlos:

  • Dónde están los datos. Esto es algo a lo que nos enfrentamos todos, desde empresas individuales a empresas grandes. Cuando tienes que recopilar información, ¿dónde la pones? Muchas veces, donde cuadra y acabas teniendo tres blocs de notas diferentes con un Excel, el sistema contable por un lado, el CRM por el otro… Concentra los datos. Recopila toda la información en un único punto. Si usas diferentes software, mira de integrarlos todos en un único sistema de información. Si simplemente quieres tener un único sitio donde ir recopilando notas, tienes Evernote y Notion, por ejemplo. Ambas estupendas aplicaciones para recopilar datos. O One Note, si eres de Microsoft.
  • Trabajo duplicado. Imagina que una persona de tu empresa aprende a hacer algo nuevo o a mejorar algo de su proceso pero no se lo transmite a nadie más. Pues puede ocurrir que estén duplicando el esfuerzo en la realización de las tareas y vuelva ineficiente al equipo. Todo por no transmitir información, así que ya sabes. Hay que mejorar la comunicación interna y que toda la información sea compartida. Y si me permites recomendarte una aplicación, Zapiens es una herramienta brutal para compartir el conocimiento.
  • Latencias. Esto los gamers lo conocen bien. El lag, el tiempo que tardas entre hacer algo y que ese algo pase, no es sólo propio de la informática o los gamers. También se da en las empresas. Supongamos que en el proceso hay varias personas implicadas. El tiempo que tarda X en enviar la tarea a Y puede ser mayor del necesario por muchas razones: algo no funciona y hay un retraso, le interrumpen… El tiempo es un recurso limitado. Esa ineficiencia puede ser solventable fácilmente con una automatización, de forma que si X acaba el trabajo y pasado un tiempo no se le ha enviado a Y, automáticamente se envíe.

Otros ejemplos

Estos son sólo tres ejemplos pero tienes muchos más: normalmente, si hay un trabajo manual hay un proceso susceptible de ser mejorado. Si  hay alguien emitiendo facturas de forma manual, revisando papeles o validando datos generados, ahí tienes una amplia posibilidad de mejora.

Notas:

Sobre mapeo de procesos: https://aprendiendocalidadyadr.com/mapeo-de-procesos-iso-90012015/

Gestión del conocimiento en una organización: https://zapiens.ai/que-es-zapiens/

Para tomar notas y crear una base de datos de conocimiento básica:

Evernote: https://evernote.com/

Notion: https://www.notion.so/

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Digitalización de la empresa: por dónde empezar

By Podcast No Comments

La digitalización de una empresa es una tarea fácil si sabes cómo hacerlo. Si no sabes por dónde empezar o sí, pero no estás convencido del todo, aquí tienes las claves para hacer realidad la digitalización de tu empresa. 

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En qué consiste la digitalización de una empresa

En episodios atrás, os hablé de la diferencia entre digitalización, digitación y transformación digital. No hay forma de ponerlo en castellano. Son dos derivados del inglés y te expliqué la diferencia en el episodio 2 del podcast.

En qué consiste digitalizarse, entonces. Consiste en utilizar las tecnologías para trabajar con menos esfuerzo y sobre todo de forma más eficiente. Por supuesto, nos tenemos que adaptar a las necesidades de los clientes. Abrir nuevos canales de comunicación, como las redes sociales, sería una de esas formas, una de esas patas más bien.

Inciso: digo tecnologías y no “nuevas tecnologías” porque a estas alturas, llamar nueva tecnología a un sistema de OCR pues no es. Es algo que salió en los años 80. Hace 40 años, era nuevo, hoy no. Hasta los móviles llevan un OCR, si me apuras.

Nueva tecnología es la IA porque aún no está implementada o desarrollada en su amplitud. Nueva tecnología es Blockchain, por lo mismo.

Pero hoy hablo de tecnología, la normal, la que venimos utilizando los últimos años.

Por qué llevar a cabo la digitalización de tu empresa

Te decía, usar la tecnología para ser más eficiente a la hora de trabajar. Bien. Digitalizar tu empresa aporta flexibilidad (podremos cambiar más rápidamente la estrategia si estamos digitalizados), permite ser más competitiva, nos permite crecer… y por supuesto personalizar la experiencia del cliente con respecto a nuestro producto o servicio.

Si es algo tan fácil, por qué el 80% de las pymes no están digitalizadas aún? 

Por varias razones:

  • El miedo al cambio.
  • El dinero que nos va a costar llevarlo todo a cabo.
  • No tener ni idea de por dónde empezar.

Con respecto al dinero, tengo un episodio de la temporada anterior del podcast que os puede ayudar a ver que realmente se trata de una inversión y no un gasto. A medio/largo plazo nos va a reportar beneficios. No se trata de algo que no vaya a tener retorno. Al contrario, aunque sea en satisfacción de tus empleados… La digitalización siempre tiene un retorno de la inversión. Te hablo de ello en el episodio 3.

Con respecto al miedo al cambio, tienes dos episodios, el 4 y el 5 donde te ayudo a desterrar estos mitos. Así que sólo me queda desterrar uno: por dónde empezamos.

Paso 1: conocer el estado de madurez digital de tu empresa

Pues bien, voy a tomar de base una guía, la correspondiente a la Cámara de Comercio, que nos permite ir paso a paso en este proceso de digitalizar tu empresa. Y sobre todo voy a ampliar mucho de lo que nos dice esa guía porque está bien, pero… es una guía que se puede quedar un poco corta cuando no sabes por dónde empezar.

En la guía, la Cámara nos dice que el primer punto es: «Conocer el estado de madurez digital de tu pyme». Es decir, dónde estás ahora. Cómo de digitalizado estás. 

Teniendo claro cómo está la empresa de digitalizada, la Cámara nos propone definir objetivos y por último elegir los socios adecuados a los objetivos marcados.

Para ayudarte un poco con el primer punto, he desarrollado una guía que está disponible en la sección de recursos y que te dará una idea de cómo de digitalizada está tu empresa. En ella te propongo diferentes preguntas, desde si tienes una web a si haces copia de seguridad y backups, pasando por qué medios de pago se permiten. Todo esto te dará, como digo, una idea. Cuantos más “no” hayas respondido, más hay que trabajar. 

Además, el gobierno tiene a nuestra disposición el sistema HADA, que permite evaluar de una manera mucho más profunda este estado. Te dejo la información en las notas del podcast. Está más enfocada a industria 4.0 pero hace un repaso sobre procesos e infraestructuras más en profundidad. 

Paso 2: establecer objetivos

Entonces, una vez tengamos claro cómo está la situación, tendremos que ponernos las pilas en cuanto a objetivos. ¿Qué quieres conseguir con la digitalización?

Básicamente, todos queremos lo mismo:

  • Ahorrar. O bajar costes.
  • Ganar más, o mejorar las ventas.
  • Trabajar menos pero ganar más. O aumentar la productividad, ser más eficiente.

Pero puede haber más objetivos: aprovechar los datos recogidos durante todo el proceso de negocio para tomar mejores decisiones utilizando tecnologías de Business Inteligence y Big Data.

Para empezar, los tres objetivos que propone la Cámara de Comercio en su guía, son más que adecuados. 

Orden de consecución de los objetivos

Y ojo que para mí hay un orden. Si logras aumentar la productividad, es muy probable que ganes más dinero. Pero no necesariamente ganar más dinero hace que mejore tu productividad, ¿me explico?

Hay un orden. Todo debe comenzar por el orden interno: mejora la productividad, haz que tus empleados sean más eficientes y como consecuencia trabajarán mejor y ganarás más dinero. Y para ser más eficiente, no hace falta gastar muchos recursos económicos. Por ahí viene también, de forma transversal, el ahorro de costes. 

Tú mejor que nadie tienes que saber qué quieres conseguir con tu empresa. Pero a veces el primer objetivo “aumentar ventas” no es el más urgente e importante. Sobre todo porque en muchas ocasiones, como digo, uno es el resultado de otro.

Ten en cuenta además, que estos objetivos son muy genéricos. La productividad, por ejemplo, incluye desde tener dispositivos móviles que accedan a todas las partes del proceso productivo (de forma que si alguien de tu fuerza de ventas está delante de un cliente, pueda conectarse y revisar en ese momento su pedido, por ejemplo), a revisar cómo comunicarnos dentro de la propia empresa. Eso implica, además, conexión móvil para tu fuerza de ventas, ¿verdad? ¿Tienes tarifa plana? ¿Cuántos móviles en tu empresa? 

Por supuesto, deberías tener clara la incorporación de un CRM. Y lo que es más importante: informar a tus empleados de cómo se utiliza y de que es absolutamente necesario mantenerlo al día.

Tener una empresa más eficiente, logrará fidelizar a tus clientes actuales al darles un servicio mucho más rápido.

Análisis de cada objetivo

Analizar cada uno de estos objetivos te va a llevar tiempo. No se puede tomar a la ligera. 

Aumentar las ventas, incluye por ejemplo, el cómo te comunicas con el cliente. ¿Tienes un sistema de soporte? ¿Das servicio de chat o de whatsapp (business, por favor)? ¿Dónde están comprando tus clientes? ¿Cómo está vendiendo tu competencia? Tienes que tener un canal online, ok, pero si vendes a otras empresas, no necesitas un carrito de la compra en tu web. Pero sí un gran canal de comunicación. Da a conocer tu empresa en el medio digital. Quizás necesites dar formación a personas dentro de tu empresa o buscar a profesionales que lo hagan. 

Como te explico, son muchas cosas las que hay que revisar cuando decides “mejorar las ventas”. Qué significa esto, exactamente…. Ahí es donde hay que mojarse.

Y entramos en la automatización. ¿Tienes un sistema de facturación? ¿O lo haces de forma “antigua”? Es decir, ¿uno a uno y a mano?

Piensa en el tiempo que ahorras si tu sistema de emisión de facturas te permitiese generar y enviar por correo electrónico todas las facturas en el momento en que tú lo determines. O bien apretando un botón.

Es totalmente posible hoy en día. Menos errores, menos problemas, menos gastos ineficientes de tiempo y dinero… 

Paso 3: elegir socios adecuados para la digitalización

Bueno, ¿tienes ya claro qué quieres conseguir? Pues el tercer punto no es otro que buscar socios. Y desde mi experiencia te diría algo más: busca en tu empresa quién puede llevar a cabo todo este proceso. Si no lo tienes dentro de tu empresa, puedes encontrarlo fuera. Yo mismamente. 

En este punto ya entra el tema tecnológico por fin. Desde tus objetivos, habrá que empezar a comprobar qué puedes ir mejorando. 

Por ejemplo: Conectividad -> está claro que tienes internet fija, ¿pero cuántos móviles tienes y quienes los tienen?

El CRM, para mi una parte fundamental, ¿cuál usar? Depende de muchas cosas, del tamaño de la empresa, de la facilidad de uso… Hay muchas herramientas en el mercado. 

El sistema contable y el ERP, lo mismo. Busca aquellos que se ajusten lo máximo posible a tu empresa porque siempre habrá problemas. Ninguna implantación ha ido como la seda jamás. Te lo digo desde mis más de 10 años de experiencia. Mejoras sí, claro. Siempre que esté bien definido, perfecto. Lo que particularmente intento es que los problemas sean mínimos. Pero problemas, siempre va a haber.

Sobro todo porque hay que gestionar a los humanos que hay detrás de todas las herramientas tecnológicas que se vayan a implantar. Hay que gestionar sus miedos, sus frustraciones y sus deseos.

Y esta es la parte más complicada de todo, gestionar a tus empleados para que vean como tú ves, que la digitalización es necesaria porque la otra opción es… el cierre de la compañía.

Notas:

Test de autodiagnóstico de madurez digital

Guía básica para la transformación digital de la pyme

Autodiagnóstico para la industria conectada

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.