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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Procesos operativos: ideas para automatizar

By Podcast No Comments

Los procesos operativos son aquellos que permiten desarrollar los productos o los servicios a las diferentes empresas. Hay muchos otros procesos, pero quizás estos son los que podemos empezar a automatizar antes. Reconocerlos es importante para empezar a trabajar en ellos.

Os pongo tres ejemplos de empresas totalmente diferentes con sus procesos operativos. Y hablo no sólo de ellos si no también de elementos que se pueden empezar a sistematizar y después, automatizar.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La semana pasada te contaba cómo podíamos identificar procesos y para qué nos podía servir identificarlos. Esta semana quiero darte ejemplos comunes de procesos operativos, con la idea de que puedas identificar procesos similares y puedas mejorarlos.

Como te comenté, uno de los «para qué», era la optimización de tu trabajo, la mejora de la eficiencia. Esto es fácil de conseguir si tienes claro qué procesos haces en tu empresa. Hoy en día hay muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a conseguir una mejora de la eficiencia sin apenas tocar nada.

También te explicaba que los que más nos pueden importar de primeras, sobre todo a nosotros (pymes, micropymes, empresarios individuales), son los procesos operativos. Digo de primeras porque, evidentemente, si tienes procesos de soporte también tendrían que ser tenidos en cuenta, pero como digo, los operativos van delante.

Empecemos por los procesos operativos, los que forman el núcleo de la producción. Luego podremos pasar a los demás.

Ejemplo 1: Diseñadores, programadores o empresas de software

No me enrollo más. Empezamos con los procesos y subprocesos correspondientes a un diseñador gráfico freelance. Este mismo ejemplo es válido para programadores o empresas que desarrollen software.

  • Análisis: se analizan las solicitudes del cliente: qué quiere diseñar (un logo, una marca completa con papelería… ), si es un diseño desde cero o si se trata de un rediseño, qué colores priman, qué misión y que valores tiene la marca… Asumamos que se trata del diseño de una marca desde cero.
  • Producción: El diseñador se sienta y hace su magia. Arrancar los trabajos.
  • Entrega del producto: el momento en el que el diseñador entrega al cliente el diseño y las diferentes aplicaciones del mismo.
  • Postventa: posibles cambios en el diseño, entrega física de tarjetas, papelería, manual de marca, etc.

Podéis preguntaros dónde está el proceso de facturación. La facturación sería un claro ejemplo de un subproceso de un proceso aún más grande y que os comenté que iría antes del proceso de análisis, que es el proceso comercial.

Relación entre procesos operativos

Los procesos están relacionados entre sí. En el proceso comercial, tenemos la presentación del presupuesto pero también la gestión de la facturación, tanto a clientes como a proveedores.

Y a su vez, el proceso de entrega del producto puede generar varios subprocesos, como por ejemplo:
Creación de presentación para el cliente 🡪 reunión con el cliente y realización de la presentación 🡪 entrega de la presentación con la información para el estudio por parte del cliente.

Como os comentaba en el anterior episodio, hay que tener en cuenta que hay que sacarlo de nuestras cabezas y plasmarlo en diagramas de flujo, para tener claro qué hay que hacer en cada momento. Esto parece sencillo de decir y es difícil de hacer, no os engaño, porque al ser tareas que tenemos automatizadas, no caemos en que son procesos y tareas.

Para el caso de una empresa de software, el proceso operativo es similar. Cambian ligeramente los subprocesos. Aunque lo de hacer magia se mantiene. Y en este caso, incluso cobra más sentido hacer una documentación para que, tareas repetitivas, todo el mundo pueda hacerlas sin pérdida (lo que viene siendo una wikipedia)

¿Más procesos que podemos tener? Formación, por ejemplo. Que estaría dentro del proceso de soporte o apoyo.

Una vez identificados los procesos operativos

En cualquier caso, cuando tengamos claros los procesos, podremos hacernos preguntas:

  • ¿Dónde pierdo tiempo? ¿Puedo mejorar el subproceso de la presentación del cliente? ¿Puedo crear, por ejemplo, una plantilla estándar y cambiarla para cada presentación? ¿Qué pasa si llega alguien nuevo al equipo? Si le doy esta información a otra persona para que trabaje conmigo y haga esta parte, ¿lo entiende fácilmente o tengo que explicárselo con detalle? ¿Cómo puedo mejorar ese aprendizaje? ¿Convendría tenerlo todo en un manual o no hace falta?

Uno de los procesos más fácilmente optimizables es el de facturación. Hay muchas herramientas online para hacer una facturación automatizada al 100%. ¿Qué implica? Que llega fin de mes y no voy cliente a cliente recopilando las facturas, enviándoselas, etc. Si no que cada vez que le dé a un botón, el sistema me saque automáticamente todas las facturas y me las envíe.

Otros sistemas te permiten crear presupuestos, que el cliente los acepte con un clic y cuando finaliza el proceso, se cobra o se factura de forma automática.

Ejemplo 2: Bares y cafeterías

Os voy a poner el ejemplo de una empresa ligeramente diferente: un bar o una cafetería. Podríamos tener los siguientes procesos:

  • Proceso de análisis: qué quiere el cliente. Esto implica la atención del cliente en la barra o en la mesa y analizar la solicitud del mismo.
  • Proceso de producción: preparación de los pedidos.
  • Proceso de entrega: donde servimos el pedido a los clientes.
  • Proceso de postventa: donde podemos atender dudas o reclamaciones una vez entregado el producto.

Pero, hay más procesos. ¿Qué pasa con el stock?

  • Ahí entra el proceso de compras: acudir a los proveedores que nos sirven para la gestión de las mismas.

Y alguno más como el mantenimiento de las máquinas necesarias para hacer la producción que encajaría en el proceso de soporte.

Hay empresas que pueden no tener un servicio postventa. Por ejemplo, un notario, si hay dudas una vez finalizada la entrega del servicio entraríamos en un nuevo ciclo de producción. Una vez realizado el servicio, ahí se acaba. Otra cosa es la notaría que puede decir que una persona se encargue durante X tiempo de las dudas que puedan surgirle a una persona concreta, pero un notario como tal, acaba su proceso productivo entregado el servicio.

Ejemplo 3: Gestorías

Tercer ejemplo: Una gestoría fiscal y laboral.

  • Proceso de análisis: revisión de las necesidades que tienen los clientes.
  • Proceso de producción: Cuando se empieza a llevar la gestión administrativa de la empresa, podemos hablar de asesoramiento, cobros y pagos, seguimiento a morosos si los hubiera, peticiones que pueda tener el cliente, etc.
  • Proceso de entrega del servicio: Entrega de los libros de cuentas cuando el cliente los solicite, presentación de la contabilidad y ante las las entidades legales correspondientes, etc. (El famoso trimestre de hacienda en España, por ejemplo).

Por supuesto, hay procesos de apoyo, informáticos, de personal, formación

Este es un ejemplo de uno de ese tipo de empresas que no tiene un servicio postventa porque está integrado dentro del propio proceso de producción.

Ideas de automatización de procesos operativos

Como os he dicho, una de las tareas más fácilmente optimizables, es la correspondiente al proceso comercial. Automatización de emisión de facturas y cobro de las mismas. Automatización de los contactos con el cliente, automatización de la gestión de las facturas de proveedor, creación de los libros de cuentas…

Hoy en día no hay necesidad de hacer nada de esto a mano… Mejora la eficiencia y te ahorrará disgustos porque es más fácil que nos equivoquemos nosotros que lo haga una máquina.

Las llamadas a los posibles clientes, esas que nos han molestado a todos alguna vez, las hace un sistema automático conectado al CRM de la empresa. Se ha automatizado ese apartado, hasta que llega el humano a hablar con el otro humano al otro lado de la línea. Se deja marcado si el contestador salta, si no contesta al teléfono de forma automática. Y se programa otra llamada para dentro de X horas también de forma automática…

Automatizar el proceso de ventas puede ser tan fácil como automatizar la creación de una base de datos de clientes potenciales (os suena la fórmula de página web + lead magnet o pieza gratis a cambio de nuestros datos, ¿verdad?)

De ahí pasa a un CRM que a su vez envía de forma automática el e-mail con lo requerido por el cliente y, dependiendo de su funcionamiento, tres mails más para conocer más a fondo a la persona. Estamos más que familiarizados ya con el proceso…

También se puede automatizar la agenda, por ejemplo.

Caso particular: el subproceso de selección

Un proceso que también se ha automatizado mucho es el subproceso de selección dentro del proceso correspondiente a recursos humanos. Aquí hay mucha controversia. Se sabe que los programadores que han creado la automatización de algunos procesos, tienen sesgos, prejuicios, y sin darse cuenta por más que a veces huyan de ello, en ocasiones, lo plasman en estas automatizaciones. Hoy en día, raro es el reclutador que mira un CV sin haber pasado antes por una máquina que analiza si lo que se ha indicado se ajusta a lo solicitado. Cuando llega a un reclutador ya es una fase II.

Hace dos años salió una noticia que indicaba que Amazon, mejor dicho, la IA de Amazon no seleccionaba mujeres para los puestos. ¿Qué ocurría? Que a la IA que utilizaban para ello, se le había enseñado a examinar a los solicitantes nuevos revisando los patrones de los CV enviados a la compañía durante los anteriores 10 años. Y como la mayoría eran hombres…. acabó penalizando aquellos que incluían la palabra “femenino”.

Conclusión

Como ves, hay mucha tela que cortar, como decía mi madre, en todo este tema de procesos. Quédate con lo importante:

  • Aprende a identificar los diferentes procesos de tu empresa. Haz un esbozo de los mismos, aunque sea.
  • Ponte un objetivo, no quieras sistematizar todo a la vez.
  • Empieza a preguntarte cómo puedes hacer ese proceso más ágil.

Y cualquier duda que tengas, me llamas y me preguntas.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.[/vc_column_text]

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Identificar los procesos de trabajo de una empresa

By Podcast No Comments

Es importante conocer qué procesos de trabajo hay en tu empresa, cómo identificarlos y sobre todo, qué hacer con ellos. 

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Siempre que hablamos de digitalizar, hablamos de procesos. Es la primera cosa que soltamos prácticamente. Al menos yo, porque para mí es el núcleo de cualquier organización y por donde se debe empezar a atacar algo tan complejo como la digitalización de una pyme.

Pero claro, cómo reconocer esos procesos de trabajo y cómo documentarlos y sobre todo el para qué meternos en este «fregao», es algo que no se suele decir de primeras. 

Analizar procesos de trabajo no es fácil, obviamente depende mucho de tu empresa o emprendimiento. Sobre todo cuando estás empezando, que empezamos siempre siendo hombres (o mujeres) «orquesta». Donde todo lo hacemos nosotros y tal y como nos gusta hacerlo a nosotros. Y cuando alguien nuevo llega al equipo, explicarle todo eso nos cuesta horrores. 

Cuando se trata de una pyme, con años ya de vida, es aún más complicado. Normalmente, no hay unas guías que te dicen cómo hacer las cosas. Si tienes suerte, te sientan con alguien que te da formación durante un tiempo. 

Digo normalmente, porque es raro donde haya algún manual que te explique cómo se hacen las cosas. Raro, no implica que no exista.  Y digo si tienes suerte por lo mismo, porque muchas veces al llegar a una empresa, es el nuevo quien tiene que mover el culo para aprender… 

Pero bueno, a lo que voy.

Necesidad de identificar los procesos de trabajo

Ya tenéis el para qué:

  • Si sois emprendedores y hombres/mujeres orquesta… Es la forma perfecta para sistematizar y estructurar lo que hacéis para que, cuando llegue alguien al equipo, que llegará, sepa cómo se hacen las cosas exactamente.
  • Si sois gerentes o directores de pyme: además de aplicar lo mismo que para los emprendedores, tenéis una razón aún más poderosa y es que no haya procesos duplicados ni repetidos ni redundantes. Conocer si hay diferencias entre lo que se está haciendo y lo que se debería estar haciendo. Y sobre todo, medir la eficiencia.

Pasa en todas las empresas, se empiezan a hacer las cosas de una manera porque siempre se ha hecho así y nadie te ha explicado que eso quizá ya no tenga sentido, porque ha pasado algo que te cambia la forma de trabajar. O tienes procesos duplicados porque “es que a veces la máquina falla y hay que revisarlo” y te quedas con la sensación que eso hay que controlarlo.

Si quieres ser más productivo, si quieres que tus trabajadores no pierdan el tiempo, es obligatorio revisar los procesos de tu empresa. 

Que realmente, esto mismo se aplica independientemente del número de trabajadores, salvo que, como digo, seamos orquesta y nosotros lo hagamos todo. Aunque el tema de medir eficiencia ya os digo que lo necesitáis porque puede, que tú no seas la persona más eficiente del mundo para hacer lo que estás haciendo…. 

Qué son los procesos de trabajo

Empecemos, entonces.

Por si no lo sabes, un proceso, tal y como se define en varias fuentes es el conjunto de actividades y recursos que transforman elementos de entrada en elementos de salida, añadiendo valor para el cliente o el usuario.

Es decir, lo que haces cuando recibes un e-mail con una petición de presupuesto, la generación de dicho presupuesto y el envío del mismo, no es un proceso en sí mismo. Es un subproceso de la fase de análisis. ¿Por qué? Porque no hay valor añadido para el cliente. 

Fases de los procesos

Si ese proceso continúa, si el cliente te da el ok, podemos decir que hemos empezado el proceso en sí mismo. Es decir normalmente tenemos las siguientes fases:

  • Análisis: se revisan las peticiones o requisitos del cliente y se determinan sus necesidades.
  • Incluso podemos decir que hay una fase previa a todo esto que es la comercial, donde el cliente solicita un producto o servicio.
  • Producción: se comienza la producción del producto final o de los servicios.
  • Entrega: le das el producto o el servicio al cliente.
  • Postventa: donde atiendes los posibles problemas, errores, etc.

Al final, no es más que una secuencia de tareas que se realizan una detrás de la otra para alcanzar una meta concreta.

Hay muchos tipos de procesos. El caso que te he puesto serían procesos operativos porque producen algo, ya sea un producto o servicio. Pero hay muchos otros procesos como: los estratégicos, que son los que ayudan a determinar las metas de la empresa, o procesos de apoyo, donde entrarían recursos humanos, mantenimiento de instalaciones, informática, etc.

Y ojo que las personas que lo realizan también forman parte del proceso. 

¿Qué sería lo ideal? Tener lo que se conoce como mapa de procesos para tener bien claro qué proceso es de un tipo y de otro.

Te dejo en las notas del podcast un blog donde explican de forma más exhaustiva todo esto del mapa de procesos. Es muy interesante y estoy segura que le sacarás partido.

Cómo podemos identificar esos procesos

Bien, hay varias formas. Partimos que normalmente, vuelvo a lo de antes, dependiendo del tamaño de la empresa, por lo general se realizan muchas tareas distintas. Y todas las tareas, por más pequeñas o nimias que sean, forman parte de un proceso

Qué pasa, que, por lo general, el proceso global, no se desconoce. Esto nos pasa mucho en informática, y es algo que siempre me he empeñado en erradicar. Hay empresas donde hay una persona que toma los requisitos y le dice al programador qué tiene que hacer. Y algunos analistas (los menos) se quedan en eso, en decirle al programador qué debe hacer sin tener en cuenta que posiblemente ese programador tenga más conocimiento que el que hace los requisitos… La información ha de compartirse, el objetivo del proceso también. Porque no conocer la situación de la tarea dentro del proceso evita las posibles mejoras que pueden realizarse.

Puedes identificar los procesos relacionando las tareas que realizan las personas, luego se agrupan y se asocian a un proceso.

Y al revés, identificas un proceso a partir del producto o servicio que se presta. De cada resultado final, se va para atrás: quién lo hace y cómo lo hace. De ahí te salen las tareas que engloban cada proceso.

Otra forma más es identificar los procesos operativos y luego buscar el resto de procesos de la empresa.

Haz las siguientes preguntas:

  • Cuál es el objetivo de ese proceso.
  • Qué le llega
  • Lo que sale de ese proceso: qué se produce.
  • Recursos (materiales e inmateriales) que se necesita para hacerlo.
  • El proceso en sí mismo, los detalles del proceso.

Qué hacer una vez identificados los procesos de trabajo

Cuando los tengas identificados, hay que documentarlos. ¿Hace falta todo? En principio los clave, los operativos sí necesitaría documentarse, por lo que te he dicho en los primeros minutos del podcast. 

Hay varias formas de documentar los procesos de trabajo, pero la más común es establecer un diagrama de flujo y crear fichas de procesos. 

En la ficha de procesos, se determina el para qué ese proceso, cuándo se inicia y cuándo finaliza. Quién tiene que hacerlo, qué otras personas intervienen, qué controles existen para confirmar que es correcto lo que se está haciendo, qué tareas se hacen, dónde puede haber problemas y algo muy importante: el indicador, o KPI en el mundo anglosajón, que te servirá para medir si ese proceso cumple con el objetivo. 

Ese indicador ha de medirse de forma periódica para saber si vas por el buen camino o algo se está torciendo.

Ejemplos de indicadores si estuviéramos, por ejemplo, en una empresa de artes gráficas sería:

  • Nivel de satisfacción de los clientes con el servicio prestado.
  • Tiempo medio de realización del producto o del presupuesto.

Si fuera un despacho de abogados podríamos medir el tiempo medio de resolución de un expediente… Si hablamos de incidencias, porcentaje de incidencias resueltas al mes.

Una vez tengamos las fichas de los procesos toca revisar y empezar a hacerse preguntas:

  • ¿Qué herramientas hay para hacer esto más sencillo?
  • ¿Se puede acortar algún paso sin pérdida de información?
  • ¿Puedo automatizar algo mediante algún software para hacer este proceso más ágil?
  • ¿Merece la pena hacer un manual para que no se pierda información?

Después toca analizar esos procesos, controlarlos de forma regular para comprobar que las mejoras, si las ha habido, surten efecto, o simplemente para saber si las cosas siguen marchando como estaba previsto.

Algunas ineficiencias en los procesos de trabajo y soluciones

Y como no quiero cerrar el podcast así, te voy a dar unas pistas unas ideas de dónde puede haber ineficiencia en los procesos de trabajo y cómo solucionarlos:

  • Dónde están los datos. Esto es algo a lo que nos enfrentamos todos, desde empresas individuales a empresas grandes. Cuando tienes que recopilar información, ¿dónde la pones? Muchas veces, donde cuadra y acabas teniendo tres blocs de notas diferentes con un Excel, el sistema contable por un lado, el CRM por el otro… Concentra los datos. Recopila toda la información en un único punto. Si usas diferentes software, mira de integrarlos todos en un único sistema de información. Si simplemente quieres tener un único sitio donde ir recopilando notas, tienes Evernote y Notion, por ejemplo. Ambas estupendas aplicaciones para recopilar datos. O One Note, si eres de Microsoft.
  • Trabajo duplicado. Imagina que una persona de tu empresa aprende a hacer algo nuevo o a mejorar algo de su proceso pero no se lo transmite a nadie más. Pues puede ocurrir que estén duplicando el esfuerzo en la realización de las tareas y vuelva ineficiente al equipo. Todo por no transmitir información, así que ya sabes. Hay que mejorar la comunicación interna y que toda la información sea compartida. Y si me permites recomendarte una aplicación, Zapiens es una herramienta brutal para compartir el conocimiento.
  • Latencias. Esto los gamers lo conocen bien. El lag, el tiempo que tardas entre hacer algo y que ese algo pase, no es sólo propio de la informática o los gamers. También se da en las empresas. Supongamos que en el proceso hay varias personas implicadas. El tiempo que tarda X en enviar la tarea a Y puede ser mayor del necesario por muchas razones: algo no funciona y hay un retraso, le interrumpen… El tiempo es un recurso limitado. Esa ineficiencia puede ser solventable fácilmente con una automatización, de forma que si X acaba el trabajo y pasado un tiempo no se le ha enviado a Y, automáticamente se envíe.

Otros ejemplos

Estos son sólo tres ejemplos pero tienes muchos más: normalmente, si hay un trabajo manual hay un proceso susceptible de ser mejorado. Si  hay alguien emitiendo facturas de forma manual, revisando papeles o validando datos generados, ahí tienes una amplia posibilidad de mejora.

Notas:

Sobre mapeo de procesos: https://aprendiendocalidadyadr.com/mapeo-de-procesos-iso-90012015/

Gestión del conocimiento en una organización: https://zapiens.ai/que-es-zapiens/

Para tomar notas y crear una base de datos de conocimiento básica:

Evernote: https://evernote.com/

Notion: https://www.notion.so/

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Digitalización de la empresa: por dónde empezar

By Podcast No Comments

La digitalización de una empresa es una tarea fácil si sabes cómo hacerlo. Si no sabes por dónde empezar o sí, pero no estás convencido del todo, aquí tienes las claves para hacer realidad la digitalización de tu empresa. 

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En qué consiste la digitalización de una empresa

En episodios atrás, os hablé de la diferencia entre digitalización, digitación y transformación digital. No hay forma de ponerlo en castellano. Son dos derivados del inglés y te expliqué la diferencia en el episodio 2 del podcast.

En qué consiste digitalizarse, entonces. Consiste en utilizar las tecnologías para trabajar con menos esfuerzo y sobre todo de forma más eficiente. Por supuesto, nos tenemos que adaptar a las necesidades de los clientes. Abrir nuevos canales de comunicación, como las redes sociales, sería una de esas formas, una de esas patas más bien.

Inciso: digo tecnologías y no “nuevas tecnologías” porque a estas alturas, llamar nueva tecnología a un sistema de OCR pues no es. Es algo que salió en los años 80. Hace 40 años, era nuevo, hoy no. Hasta los móviles llevan un OCR, si me apuras.

Nueva tecnología es la IA porque aún no está implementada o desarrollada en su amplitud. Nueva tecnología es Blockchain, por lo mismo.

Pero hoy hablo de tecnología, la normal, la que venimos utilizando los últimos años.

Por qué llevar a cabo la digitalización de tu empresa

Te decía, usar la tecnología para ser más eficiente a la hora de trabajar. Bien. Digitalizar tu empresa aporta flexibilidad (podremos cambiar más rápidamente la estrategia si estamos digitalizados), permite ser más competitiva, nos permite crecer… y por supuesto personalizar la experiencia del cliente con respecto a nuestro producto o servicio.

Si es algo tan fácil, por qué el 80% de las pymes no están digitalizadas aún? 

Por varias razones:

  • El miedo al cambio.
  • El dinero que nos va a costar llevarlo todo a cabo.
  • No tener ni idea de por dónde empezar.

Con respecto al dinero, tengo un episodio de la temporada anterior del podcast que os puede ayudar a ver que realmente se trata de una inversión y no un gasto. A medio/largo plazo nos va a reportar beneficios. No se trata de algo que no vaya a tener retorno. Al contrario, aunque sea en satisfacción de tus empleados… La digitalización siempre tiene un retorno de la inversión. Te hablo de ello en el episodio 3.

Con respecto al miedo al cambio, tienes dos episodios, el 4 y el 5 donde te ayudo a desterrar estos mitos. Así que sólo me queda desterrar uno: por dónde empezamos.

Paso 1: conocer el estado de madurez digital de tu empresa

Pues bien, voy a tomar de base una guía, la correspondiente a la Cámara de Comercio, que nos permite ir paso a paso en este proceso de digitalizar tu empresa. Y sobre todo voy a ampliar mucho de lo que nos dice esa guía porque está bien, pero… es una guía que se puede quedar un poco corta cuando no sabes por dónde empezar.

En la guía, la Cámara nos dice que el primer punto es: «Conocer el estado de madurez digital de tu pyme». Es decir, dónde estás ahora. Cómo de digitalizado estás. 

Teniendo claro cómo está la empresa de digitalizada, la Cámara nos propone definir objetivos y por último elegir los socios adecuados a los objetivos marcados.

Para ayudarte un poco con el primer punto, he desarrollado una guía que está disponible en la sección de recursos y que te dará una idea de cómo de digitalizada está tu empresa. En ella te propongo diferentes preguntas, desde si tienes una web a si haces copia de seguridad y backups, pasando por qué medios de pago se permiten. Todo esto te dará, como digo, una idea. Cuantos más “no” hayas respondido, más hay que trabajar. 

Además, el gobierno tiene a nuestra disposición el sistema HADA, que permite evaluar de una manera mucho más profunda este estado. Te dejo la información en las notas del podcast. Está más enfocada a industria 4.0 pero hace un repaso sobre procesos e infraestructuras más en profundidad. 

Paso 2: establecer objetivos

Entonces, una vez tengamos claro cómo está la situación, tendremos que ponernos las pilas en cuanto a objetivos. ¿Qué quieres conseguir con la digitalización?

Básicamente, todos queremos lo mismo:

  • Ahorrar. O bajar costes.
  • Ganar más, o mejorar las ventas.
  • Trabajar menos pero ganar más. O aumentar la productividad, ser más eficiente.

Pero puede haber más objetivos: aprovechar los datos recogidos durante todo el proceso de negocio para tomar mejores decisiones utilizando tecnologías de Business Inteligence y Big Data.

Para empezar, los tres objetivos que propone la Cámara de Comercio en su guía, son más que adecuados. 

Orden de consecución de los objetivos

Y ojo que para mí hay un orden. Si logras aumentar la productividad, es muy probable que ganes más dinero. Pero no necesariamente ganar más dinero hace que mejore tu productividad, ¿me explico?

Hay un orden. Todo debe comenzar por el orden interno: mejora la productividad, haz que tus empleados sean más eficientes y como consecuencia trabajarán mejor y ganarás más dinero. Y para ser más eficiente, no hace falta gastar muchos recursos económicos. Por ahí viene también, de forma transversal, el ahorro de costes. 

Tú mejor que nadie tienes que saber qué quieres conseguir con tu empresa. Pero a veces el primer objetivo “aumentar ventas” no es el más urgente e importante. Sobre todo porque en muchas ocasiones, como digo, uno es el resultado de otro.

Ten en cuenta además, que estos objetivos son muy genéricos. La productividad, por ejemplo, incluye desde tener dispositivos móviles que accedan a todas las partes del proceso productivo (de forma que si alguien de tu fuerza de ventas está delante de un cliente, pueda conectarse y revisar en ese momento su pedido, por ejemplo), a revisar cómo comunicarnos dentro de la propia empresa. Eso implica, además, conexión móvil para tu fuerza de ventas, ¿verdad? ¿Tienes tarifa plana? ¿Cuántos móviles en tu empresa? 

Por supuesto, deberías tener clara la incorporación de un CRM. Y lo que es más importante: informar a tus empleados de cómo se utiliza y de que es absolutamente necesario mantenerlo al día.

Tener una empresa más eficiente, logrará fidelizar a tus clientes actuales al darles un servicio mucho más rápido.

Análisis de cada objetivo

Analizar cada uno de estos objetivos te va a llevar tiempo. No se puede tomar a la ligera. 

Aumentar las ventas, incluye por ejemplo, el cómo te comunicas con el cliente. ¿Tienes un sistema de soporte? ¿Das servicio de chat o de whatsapp (business, por favor)? ¿Dónde están comprando tus clientes? ¿Cómo está vendiendo tu competencia? Tienes que tener un canal online, ok, pero si vendes a otras empresas, no necesitas un carrito de la compra en tu web. Pero sí un gran canal de comunicación. Da a conocer tu empresa en el medio digital. Quizás necesites dar formación a personas dentro de tu empresa o buscar a profesionales que lo hagan. 

Como te explico, son muchas cosas las que hay que revisar cuando decides “mejorar las ventas”. Qué significa esto, exactamente…. Ahí es donde hay que mojarse.

Y entramos en la automatización. ¿Tienes un sistema de facturación? ¿O lo haces de forma “antigua”? Es decir, ¿uno a uno y a mano?

Piensa en el tiempo que ahorras si tu sistema de emisión de facturas te permitiese generar y enviar por correo electrónico todas las facturas en el momento en que tú lo determines. O bien apretando un botón.

Es totalmente posible hoy en día. Menos errores, menos problemas, menos gastos ineficientes de tiempo y dinero… 

Paso 3: elegir socios adecuados para la digitalización

Bueno, ¿tienes ya claro qué quieres conseguir? Pues el tercer punto no es otro que buscar socios. Y desde mi experiencia te diría algo más: busca en tu empresa quién puede llevar a cabo todo este proceso. Si no lo tienes dentro de tu empresa, puedes encontrarlo fuera. Yo mismamente. 

En este punto ya entra el tema tecnológico por fin. Desde tus objetivos, habrá que empezar a comprobar qué puedes ir mejorando. 

Por ejemplo: Conectividad -> está claro que tienes internet fija, ¿pero cuántos móviles tienes y quienes los tienen?

El CRM, para mi una parte fundamental, ¿cuál usar? Depende de muchas cosas, del tamaño de la empresa, de la facilidad de uso… Hay muchas herramientas en el mercado. 

El sistema contable y el ERP, lo mismo. Busca aquellos que se ajusten lo máximo posible a tu empresa porque siempre habrá problemas. Ninguna implantación ha ido como la seda jamás. Te lo digo desde mis más de 10 años de experiencia. Mejoras sí, claro. Siempre que esté bien definido, perfecto. Lo que particularmente intento es que los problemas sean mínimos. Pero problemas, siempre va a haber.

Sobro todo porque hay que gestionar a los humanos que hay detrás de todas las herramientas tecnológicas que se vayan a implantar. Hay que gestionar sus miedos, sus frustraciones y sus deseos.

Y esta es la parte más complicada de todo, gestionar a tus empleados para que vean como tú ves, que la digitalización es necesaria porque la otra opción es… el cierre de la compañía.

Notas:

Test de autodiagnóstico de madurez digital

Guía básica para la transformación digital de la pyme

Autodiagnóstico para la industria conectada

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.