fbpx

La digitalización de una empresa es una tarea fácil si sabes cómo hacerlo. Si no sabes por dónde empezar o sí, pero no estás convencido del todo, aquí tienes las claves para hacer realidad la digitalización de tu empresa. 

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En qué consiste la digitalización de una empresa

En episodios atrás, os hablé de la diferencia entre digitalización, digitación y transformación digital. No hay forma de ponerlo en castellano. Son dos derivados del inglés y te expliqué la diferencia en el episodio 2 del podcast.

En qué consiste digitalizarse, entonces. Consiste en utilizar las tecnologías para trabajar con menos esfuerzo y sobre todo de forma más eficiente. Por supuesto, nos tenemos que adaptar a las necesidades de los clientes. Abrir nuevos canales de comunicación, como las redes sociales, sería una de esas formas, una de esas patas más bien.

Inciso: digo tecnologías y no “nuevas tecnologías” porque a estas alturas, llamar nueva tecnología a un sistema de OCR pues no es. Es algo que salió en los años 80. Hace 40 años, era nuevo, hoy no. Hasta los móviles llevan un OCR, si me apuras.

Nueva tecnología es la IA porque aún no está implementada o desarrollada en su amplitud. Nueva tecnología es Blockchain, por lo mismo.

Pero hoy hablo de tecnología, la normal, la que venimos utilizando los últimos años.

Por qué llevar a cabo la digitalización de tu empresa

Te decía, usar la tecnología para ser más eficiente a la hora de trabajar. Bien. Digitalizar tu empresa aporta flexibilidad (podremos cambiar más rápidamente la estrategia si estamos digitalizados), permite ser más competitiva, nos permite crecer… y por supuesto personalizar la experiencia del cliente con respecto a nuestro producto o servicio.

Si es algo tan fácil, por qué el 80% de las pymes no están digitalizadas aún? 

Por varias razones:

  • El miedo al cambio.
  • El dinero que nos va a costar llevarlo todo a cabo.
  • No tener ni idea de por dónde empezar.

Con respecto al dinero, tengo un episodio de la temporada anterior del podcast que os puede ayudar a ver que realmente se trata de una inversión y no un gasto. A medio/largo plazo nos va a reportar beneficios. No se trata de algo que no vaya a tener retorno. Al contrario, aunque sea en satisfacción de tus empleados… La digitalización siempre tiene un retorno de la inversión. Te hablo de ello en el episodio 3.

Con respecto al miedo al cambio, tienes dos episodios, el 4 y el 5 donde te ayudo a desterrar estos mitos. Así que sólo me queda desterrar uno: por dónde empezamos.

Paso 1: conocer el estado de madurez digital de tu empresa

Pues bien, voy a tomar de base una guía, la correspondiente a la Cámara de Comercio, que nos permite ir paso a paso en este proceso de digitalizar tu empresa. Y sobre todo voy a ampliar mucho de lo que nos dice esa guía porque está bien, pero… es una guía que se puede quedar un poco corta cuando no sabes por dónde empezar.

En la guía, la Cámara nos dice que el primer punto es: «Conocer el estado de madurez digital de tu pyme». Es decir, dónde estás ahora. Cómo de digitalizado estás. 

Teniendo claro cómo está la empresa de digitalizada, la Cámara nos propone definir objetivos y por último elegir los socios adecuados a los objetivos marcados.

Para ayudarte un poco con el primer punto, he desarrollado una guía que está disponible en la sección de recursos y que te dará una idea de cómo de digitalizada está tu empresa. En ella te propongo diferentes preguntas, desde si tienes una web a si haces copia de seguridad y backups, pasando por qué medios de pago se permiten. Todo esto te dará, como digo, una idea. Cuantos más “no” hayas respondido, más hay que trabajar. 

Además, el gobierno tiene a nuestra disposición el sistema HADA, que permite evaluar de una manera mucho más profunda este estado. Te dejo la información en las notas del podcast. Está más enfocada a industria 4.0 pero hace un repaso sobre procesos e infraestructuras más en profundidad. 

Paso 2: establecer objetivos

Entonces, una vez tengamos claro cómo está la situación, tendremos que ponernos las pilas en cuanto a objetivos. ¿Qué quieres conseguir con la digitalización?

Básicamente, todos queremos lo mismo:

  • Ahorrar. O bajar costes.
  • Ganar más, o mejorar las ventas.
  • Trabajar menos pero ganar más. O aumentar la productividad, ser más eficiente.

Pero puede haber más objetivos: aprovechar los datos recogidos durante todo el proceso de negocio para tomar mejores decisiones utilizando tecnologías de Business Inteligence y Big Data.

Para empezar, los tres objetivos que propone la Cámara de Comercio en su guía, son más que adecuados. 

Orden de consecución de los objetivos

Y ojo que para mí hay un orden. Si logras aumentar la productividad, es muy probable que ganes más dinero. Pero no necesariamente ganar más dinero hace que mejore tu productividad, ¿me explico?

Hay un orden. Todo debe comenzar por el orden interno: mejora la productividad, haz que tus empleados sean más eficientes y como consecuencia trabajarán mejor y ganarás más dinero. Y para ser más eficiente, no hace falta gastar muchos recursos económicos. Por ahí viene también, de forma transversal, el ahorro de costes. 

Tú mejor que nadie tienes que saber qué quieres conseguir con tu empresa. Pero a veces el primer objetivo “aumentar ventas” no es el más urgente e importante. Sobre todo porque en muchas ocasiones, como digo, uno es el resultado de otro.

Ten en cuenta además, que estos objetivos son muy genéricos. La productividad, por ejemplo, incluye desde tener dispositivos móviles que accedan a todas las partes del proceso productivo (de forma que si alguien de tu fuerza de ventas está delante de un cliente, pueda conectarse y revisar en ese momento su pedido, por ejemplo), a revisar cómo comunicarnos dentro de la propia empresa. Eso implica, además, conexión móvil para tu fuerza de ventas, ¿verdad? ¿Tienes tarifa plana? ¿Cuántos móviles en tu empresa? 

Por supuesto, deberías tener clara la incorporación de un CRM. Y lo que es más importante: informar a tus empleados de cómo se utiliza y de que es absolutamente necesario mantenerlo al día.

Tener una empresa más eficiente, logrará fidelizar a tus clientes actuales al darles un servicio mucho más rápido.

Análisis de cada objetivo

Analizar cada uno de estos objetivos te va a llevar tiempo. No se puede tomar a la ligera. 

Aumentar las ventas, incluye por ejemplo, el cómo te comunicas con el cliente. ¿Tienes un sistema de soporte? ¿Das servicio de chat o de whatsapp (business, por favor)? ¿Dónde están comprando tus clientes? ¿Cómo está vendiendo tu competencia? Tienes que tener un canal online, ok, pero si vendes a otras empresas, no necesitas un carrito de la compra en tu web. Pero sí un gran canal de comunicación. Da a conocer tu empresa en el medio digital. Quizás necesites dar formación a personas dentro de tu empresa o buscar a profesionales que lo hagan. 

Como te explico, son muchas cosas las que hay que revisar cuando decides “mejorar las ventas”. Qué significa esto, exactamente…. Ahí es donde hay que mojarse.

Y entramos en la automatización. ¿Tienes un sistema de facturación? ¿O lo haces de forma “antigua”? Es decir, ¿uno a uno y a mano?

Piensa en el tiempo que ahorras si tu sistema de emisión de facturas te permitiese generar y enviar por correo electrónico todas las facturas en el momento en que tú lo determines. O bien apretando un botón.

Es totalmente posible hoy en día. Menos errores, menos problemas, menos gastos ineficientes de tiempo y dinero… 

Paso 3: elegir socios adecuados para la digitalización

Bueno, ¿tienes ya claro qué quieres conseguir? Pues el tercer punto no es otro que buscar socios. Y desde mi experiencia te diría algo más: busca en tu empresa quién puede llevar a cabo todo este proceso. Si no lo tienes dentro de tu empresa, puedes encontrarlo fuera. Yo mismamente. 

En este punto ya entra el tema tecnológico por fin. Desde tus objetivos, habrá que empezar a comprobar qué puedes ir mejorando. 

Por ejemplo: Conectividad -> está claro que tienes internet fija, ¿pero cuántos móviles tienes y quienes los tienen?

El CRM, para mi una parte fundamental, ¿cuál usar? Depende de muchas cosas, del tamaño de la empresa, de la facilidad de uso… Hay muchas herramientas en el mercado. 

El sistema contable y el ERP, lo mismo. Busca aquellos que se ajusten lo máximo posible a tu empresa porque siempre habrá problemas. Ninguna implantación ha ido como la seda jamás. Te lo digo desde mis más de 10 años de experiencia. Mejoras sí, claro. Siempre que esté bien definido, perfecto. Lo que particularmente intento es que los problemas sean mínimos. Pero problemas, siempre va a haber.

Sobro todo porque hay que gestionar a los humanos que hay detrás de todas las herramientas tecnológicas que se vayan a implantar. Hay que gestionar sus miedos, sus frustraciones y sus deseos.

Y esta es la parte más complicada de todo, gestionar a tus empleados para que vean como tú ves, que la digitalización es necesaria porque la otra opción es… el cierre de la compañía.

Notas:

Test de autodiagnóstico de madurez digital

Guía básica para la transformación digital de la pyme

Autodiagnóstico para la industria conectada

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

Leave a Reply

Open chat
¿Hablamos?
¡Hola! 👋
¿Puedo ayudarte?
Powered by