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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Principales características de Notion

By Podcast No Comments

Notion es una de esas herramientas que empiezan pareciéndote ser una cosa pero acaban siendo muchas, muchísimas más.

La puedes utilizar para tantas cosas que es prácticamente imposible que entre todo en un episodio. Sobre todo porque lo interesante de Notion es probar a usarla y trastear con ella. Su gran cantidad de plantillas, la comunidad y amantes de la aplicación y la versatilidad de uso, hacen de ella una herramienta indescriptible para gestionar el conocimiento o aumentar tu productividad.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy vengo a hablarte de una herramienta que se ha convertido en una de esas herramientas top típicas de ranking de las 20 Mejores herramientas para productividad que hay ahora mismo en el mercado.

Entre otras muchas cosas, tiene un diseño muy limpio y una funcionalidad que, de primeras no te esperas. Y te aviso ya que voy a dedicarle a este tipo de herramientas al menos un par de episodios del podcast. Las voy a clasificar como herramientas de gestión de documentos pero ojo que la herramienta que hoy te traigo precisamente está entre las top de productividad por que es mucho, muchísimo más. La herramienta de la que te vengo a hablar hoy es Notion.

Por qué usar una herramienta como Notion

Desde hace mucho tiempo, desde que comenzé en informática, he ido llevando un registro de las cosas típicas que suelen ocurrir de forma estandarizada. Por ejemplo, qué hacer para formatear un ordenador. Piensa que antes la información no la teníamos más que en nuestras cabezas y en revistas… sí, hablo de la era pre-internet.

Supongo que por eso cuando entré a trabajar empecé a apuntar las tareas, los procesos… en una libreta y cuando llegó internet y este tipo de herramientas a nuestras vidas, seguí haciéndolo. Cuando estaba trabajando hace unos años en una consultoría, teníamos muchos procesos, que eran muy repetitivos. Había que hacer siempre prácticamente lo mismo.

Había cosas como que cada vez que llegaba una nueva empresa había que configurar el sistema de una manera. O había que dar de alta una serie de parámetros para que el sistema fuera multi idioma.

Hablo no sólo de procesos manuales, también guardaba las consultas que hacía a la base de datos para recuperar determinada información.

Procesos repetitivos de las empresas

Creo que todos somos conscientes de que en las empresas tenemos muchos procesos repetitivos y que conllevan una serie de pasos determinados. Ocurre por lo general que suelen estar dentro de las cabezas de las personas que los realiza. Por eso, cuando llega un nuevo empleado y tienes que enseñarle cómo funciona todo, cómo se hacen determinados pasos, cómo se ejecutan determinados procesos, las cosas se complican.

Además, corremos el riesgo de que si esa persona se va pues… nos deje fastidiados, por decirlo finamente.

Esta recopilación de procesos, esta documentación, pocas empresas la tienen bien resuelta. Ahora se están poniendo de moda hacer vídeos. Soy partidaria de hacerlos cuando es algo muy concreto: un proceso que tiene una curva de complejidad que sea más fácil explicarlo visualmente, por ejemplo, que hacer un manual. Ya sé que nos cuesta mucho leer, pero donde esté un buen manual que se quite lo demás.

Opciones a utilizar

Vamos al grano. ¿Qué herramientas podemos utilizar para hacer este tipo de recopilación de datos? Pues Evernote y Notion, por ejemplo.

Particularmente, al principio utilizaba Evernote para tener localizados siempre todos los procesos que son repetitivos. Ejemplo: la llegada de un nuevo cliente al programa de facturación, qué tienes que hacer, hay que darla de alta en esta base de datos, hay que configurar el nivel, hay que indicar el tipo de facturación que tenía, etcétera, etcétera.

Igual que está Evernote, en otras empresas existen las wikipedias internas con el objetivo de hacer exactamente lo mismo. Es decir, tener una base de conocimientos común, de forma que cuando tú te encontrabas con un problema buscabas en esta wiki interna la información y simplemente recuperabas lo que otra persona había escrito sobre eso.

Evernote, lo vamos a dejar para otro día, así que hoy voy directamente a hablarte de Notion y las principales características que hacen que Notion se haya comido con patatas a otro tipo de herramientas como la misma Evernote.

Características de Notion

La principal característica de Notion es su gran variedad de plantillas, igual que Evernote te sirve para tomar notas (o al menos servía) por ejemplo, Evernote utilizaba muchísimo cuando quería leer determinados artículos y quería acordarme de que tengo una serie de artículos para leer. Cogía el enlace y lo ponía en un punto concreto y una vez a la semana me dedicaba a leer todos esos artículos. Pues Notion permite hacer lo mismo en una lista.

Pero al mismo tiempo lo puedes utilizar para muchísimas otras cosas más.

Tienes plantillas para hacer tableros kanban. Un tablero kanban es aquello que también hace, Trello.

También tienes plantillas para hacer páginas web. Literalmente, puedes hacer tu página web con pocos clics y tenerla funcionando en Google en horas.

Plantillas para hacer listas de tareas (sustituye a otras grandes aplicaciones como remember the Milk o Wunderlist o Todoist).

Puedes utilizar Notion como bloc de notas, como calendario, como wiki, etc.

La verdad es que en la gran cantidad de plantillas que tiene es lo que marca la diferencia de Notion sobre todo lo demás.

Puedes gestionar proyectos enteros. Dentro de las páginas, puedes añadir comentarios para guiar a tus compañeros en el momento de estar trabajando e incluso utilizarlo para mandarte recordatorios a ti mismo.

Y algo que me gusta mucho, es que puedes bloquear páginas de Notion para evitar notificaciones que es algo que muchas herramientas no te permiten hacer.

¿Lo puedes utilizar como CRM? Por supuesto. Otro tutorial que te voy a dejar dentro de las notas de podcasts

Otra gran característica es que, igual que ocurre con otras aplicaciones que hemos hablado en este mismo podcasts como Drive Dropbox, es que puedes compartir tu contenido con otros usuarios, ya sea que estén dentro de la misma aplicación o con personas externas.

Puedes añadir imágenes vídeos puedes añadir audio,… Cada vez que pones una URL en una página de Notion te pregunta si quieres que se convierta en un marcador (bookmark) y te saca un pequeño texto para que veas las primeras líneas de dicha url. Puedes hacer lo mismo con vídeos y se convierte en embed, es decir, integrado dentro de la propia Notion.

De verdad que no te puedes perder esta aplicación porque va a mejorar tu productividad. Tener un único lugar donde poder hacer tantas cosas distintas nos centra, nos ofrece foco. Y el foco es tu gran amigo en cuestiones productivas.

¿Cómo puedes utilizar Notion dentro de una empresa como gestor del conocimiento?

Cuando algo ocurra, cuando un proceso sea repetitivo, simplemente añádela a Notion. Lo ideal sería que todas las personas de tu organización lo hicieran.

Otro punto importante es que puedes importar contenido de otras aplicaciones, en mi caso, como ya te he contado y utilizaba Evernote. En determinado momento a raíz de una noticia, decidí buscar otras opciones. Notion permite hacer una importación directa desde muchas aplicaciones: Evernote, Asana, incluso documentos de Google Docs.

Otra característica más, la comunidad es una pasada, la cantidad de gente que utiliza notion y que además te ayuda a crear y a mejorar tu propio uso de tu aplicación. Por ejemplo, si quieres saber cómo crear una agenda, simplemente vas a un video de Youtube y lo ves. Si quieres ver cómo crear una pizarra, un dashboard con toda la información porque resulta que tienes un montón de documentos muy desordenados en diferentes carpetas en distintas plataformas, pues podemos tenerlo todo incorporado en la misma página de Notion. Te dejo un vídeo enlazado en las notas.

Notion es una aplicación web que además también tiene una aplicación que puedes utilizar en tu móvil. Es evidente que está todo sincronizado. Además, si te gusta el diseño minimalista, pues enhorabuena, porque es literalmente una página en blanco y negro, sin estridencias y súper simple.

Planes de pago

¿Cuánto cuesta? Tienes varios planes. En todos los planes la parte de páginas y de bloques, que es lo que puedes usar para crear todo lo que necesites, son ilimitadas, es decir, esas siempre vas a tener acceso a ellas, independientemente del plan que tengas contratado. En el plan gratuito para una única persona con hasta 5 colaboradores externos y hasta 5MB de ficheros que puedes incluir.

Y ojo que en las versiones de pago, ¡tienes versionado! Es decir, que te mantienen las versiones anteriores de los cambios que has hecho registrando fecha, hora y persona que ha hecho el cambio.

Notion es una aplicación brutal que no te puedes perder si sueles almacenar las cosas en listas que luego, nunca encuentras o si quieres mejorar tu productividad o empezar a gestionar el conocimiento de tu empresa.

Notas:

Cómo crear mi dashboard de empresa en Notion – YouTube

Using Notion as a CRM – YouTube

Dónde buscar plantillas gratuitas para usar con Notion (hipertextual.com)

Cómo crear una página web con Notion en pocos pasos (hipertextual.com)

Gestión del conocimiento en la empresa > Vanesa Ramos

Procesos de trabajo de una empresa: cómo identificarlos > Vanesa Ramos

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Técnicas de productividad que quizá no conozcas

By Podcast No Comments

Hay muchas técnicas de productividad que podemos aplicar para poder ser más eficientes. Lo ideal es buscar hasta encontrar la que mejor se ajuste a nosotros y por supuesto, aplicarla hasta el final.

Las tres técnicas de productividad que hoy te traigo, son sencillas de aplicar y sobre todo la última, bastante curiosa. Son las técnicas de Ivy Lee, Jay Shirley y Marc Andreessen.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Vamos con otro de esos temas que de vez en cuando me gusta traer y que toca ligeramente tecnología pero tiene más que ver con las personas y con cómo aprovechar el tiempo que tenemos para conseguir hacer más cosas.

Vuelvo a hablar de técnicas de productividad y quiero con esto hacer una mención a la necesidad de hacer hueco. Subestimamos lo que media hora al día puede hacer por nuestra vida y sobre estimamos lo que podemos hacer en una semana.

Hay que hacer hueco a aquellas cosas que nos lleven a mejorar y a ser más eficientes. Estamos en un momento donde no paramos de correr de un lado para otro para poder llegar a todo y acabamos frustrados, agotados y quemados. Si no paras media hora al día para abstraerte y visualizar desde un punto algo más alejado qué estás haciendo, en qué se te van las horas y cómo mejorar ese momento, acabará la vida parándote por ti porque no somos máquinas.

El estrés es bueno, en su justa medida. Está bien que nos pegue un chute cuando necesitamos hacer algo de forma inmediata pero no podemos tener cortisol corriendo de forma constante por nuestro organismo porque acaba afectando a nuestra salud.

Es necesario PARAR para ser más productivos y eficientes. Es necesario EVALUAR qué hacemos en nuestro día a día.

Y es necesario ser conscientes de las técnicas de productividad que pueden ayudarnos a ser más eficaces sin dejarnos llevar por niveles de ansiedad más elevados de lo que sería deseable.

Ya había hablado de este tema en el Podcast en los episodios que te dejo en las notas. En concreto había mencionado el bloqueo del tiempo, de otras técnicas y de varias herramientas que nos ayudan a ser más productivo, como es Trello o Asana. Así que vamos a por nuevos métodos que te recomiendo probar para que tú mismo decidas cuál te gusta más y te encaja mejor.

La primera de las técnicas de productividad: Método Ivy Lee

Pese a que no soy muy fan de las listas de tareas y lo digo yo que tengo un bullet journal lleno de listas de cosas por hacer, reconozco que son prácticas para liberar la hormona que nos da gustito al acabar una de esas tareas de la lista.
Vamos a empezar con una de estas formas de productividad: el método IVY LEE. Este método fue creado por el profesional del que ha tomado su nombre a inicios del siglo XX. Como veis el problema de buscar hueco para sacar más rendimiento de nuestras horas no es nuevo. ¿Que se ha complicado? Por supuesto. Pero novedad… pues no es.

Este método consiste en hacer una lista de 6 tareas. Únicamente seis. Además, se establece una prioridad, lo más urgente primero. ¿Cuándo lo tienes que hacer? Al finalizar tu día. De forma que al llegar al siguiente turno de trabajo, tienes claro en qué tienes que trabajar y en qué orden. Y como siempre, nos enfocamos en ESA tarea que tenemos que hacer y la acabamos antes de pasar a la siguiente.

Pero ah, ¿las interrupciones? Bueno, una cosa son interrupciones y otra cosa imprevistos. Los imprevistos se tratan en el momento, con el compromiso de que una vez finalizados, volvemos a la lista de tareas. Las interrupciones…..

Ya te he contado lo negativo que es para nuestro cerebro la multitarea. Empieza a relacionarse con demencia y alzheimer y particularmente, no quiero nada de esto en mi vida, así que olvídate de interrupciones (adivina, siii, bloqueo de tiempo…). Focaliza todo tu esfuerzo en esa única tarea. Y si llegas al final del día con tareas por hacer, las pones en la lista para el día siguiente.

Anímate a probarla y si crees que no merece ni siquiera el esfuerzo, vamos a por la siguiente técnica.

:La técnica Jay Shirley

Jay es un desarrollador creador de una aplicación llamada The Daily Practice y lo que pretende es organizar mejor las tareas y el tiempo disponible para aumentar la productividad.

¿En qué consiste? Se trata en organizar una lista de tareas que responden a tres tipos de categorías:

  • Necesito: Lo que se debe hacer hoy.
  • Debería: Importante a largo plazo.
  • Quiero: Cosas que disfrutas haciendo.

En el apartado Necesito, meteríamos aquellas tareas que sería necesario hacer antes de acabar el día y que tienen un impacto inmediato.

En el Debería… bueno todos sabemos qué debería ir en el debería (hacer ejercicio, comer más sano, conectarme a la aplicación nueva y meter información,…) Son tareas que son necesarias para lograr objetivos a largo plazo.

Y el quiero son las cosas que te apetece hacer porque te gusta: quiero viajar, quiero ir a dar un paseo, quiero grabar un podcast… Estas son las que te permites hacer en tu tiempo libre.

Después de sacar esta lista de tareas, toca saber por dónde empezar. ¿Qué sería lo ideal? Pues dedicar tiempo a los diferentes grupos. Es decir, se trata de variar entre un grupo y otro de tareas. Por ejemplo, empezamos por el necesito, acabamos una tarea y podemos dedicarnos a una tarea de las de debería… Y por supuesto, a lo largo del día, haz tareas del apartado “quiero”: tareas que te gusten y con las que disfrutes.

Al día siguiente, analiza qué has hecho y comprueba si has realizado alguna tarea de las tres columnas. Y por cierto, no me digáis que no es ideal usar Trello para aplicar esta técnica de productividad. Es perfecta.

En esta técnica no sólo miramos el apartado trabajo, si no nuestro día de forma completo.

La técnica Marc Anderssen

Vamos a por la última técnica, la técnica Marc Anderssen. Esta técnica es una anti lista, se conoce como “anti to-do”. Y le da la vuelta a las cosas. Particularmente, no la considero como una técnica de productividad si no una técnica maravillosa para conocer y premiarte, por todo lo que has hecho durante el día.

En lugar de castigarte y fustigarte con todo lo que te ha faltado por hacer durante el día, lo que te propone esta técnica es que, llegado el final del día, apuntes TODO LO QUE SÍ HAS LOGRADO HACER.

La lista de cosas que hacer, nunca va a finalizarse al 100%. Siempre nos van a ocurrir problemas, o imprevistos, así que en lugar de enfocarte en lo negativo, este tipo de técnica te permite medir lo bien que lo estás haciendo. Después, sabiendo todo lo que haces puedes medir tu progreso, puedes calcular en qué has aprovechado tu tiempo. Y por supuesto, puedes mejorarlo.

El principal problema, bueno, que si vas como creo que puedes ir, como pollo sin cabeza que se dice habitualmente, no llevas una buena organización de tu día o las interrupciones son demasiadas… falta un poco de estructura que sí te dan otras técnicas. Pero a mi modo de ver, sirve mucho en combinación con otras técnicas para ver TODO lo que haces en tu día.

Enfócate en lo positivo, en todo lo que sacas adelante y prémiate por ello. Esto no lo dice la técnica, lo digo yo.

Notas:

Método Ivy Lee

El nivel de cortisol y tu salud

El bloqueo de tiempo

Técnicas para ser más productivo

Método Jay Shirley

Las listas anti-todo y cómo pueden ayudarte a ser más productivo

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.