Qué entendemos por productividad. Técnicas para ser más productivo

¡Y ojo que vengo a desterrar mitos! Sobre todo a la hora de hablar de esas técnicas que algunos gurús de la productividad te explican. Si quieres aprender un poquito más sobre cómo enfocamos esto algunos profesionales, no te preocupes que te lo cuento todo ahora.

¿Qué es la productividad? ¿Qué entendemos por productividad?

Pues bien, la definición que más me gusta es la que da la RAE: Relación entre lo producido y los medios empleados

Aplicado a nuestro mundo empresarial, está claro, ¿verdad?

Si hablamos de una empresa de servicios, sería cuánto trabajo sacamos adelante en las horas que tenemos destinadas para ello.

Si hablamos de una empresa de productos, cuántos productos creamos a lo largo del tiempo. Bien sea al día, la hora, el mes…

En la productividad empresarial entran factores tanto internos como externos a la propia empresa. Por ejemplo, para crear un producto, por lo general, tenemos que disponer de materias primas, de la infraestructura necesaria para trasladarlos a nuestra empresa, incluso de las diferentes políticas gubernamentales que pueden afectar…

En la productividad personal, tenemos que conocernos, fundamentalmente.

Y por supuesto, la productividad empresarial depende también de como de productivo sea tu personal…

Podemos pensar, y estamos en lo cierto, que la productividad tiene mucho que ver con la eficacia o la eficiencia.

Ser eficaz implica que hemos alcanzado unos objetivos fijados, no importa cómo.

Ser efectivo, es ser eficaz con el menor uso de tus recursos. Por ejemplo, en el menor tiempo posible, o en con el mínimo gasto energético.

¿Cómo se puede medir la productividad?

Depende de en qué entorno o sobre qué tipo de empresa estemos hablando. En una empresa que produce bienes no podemos pensar sólo en cuánto sale de la fábrica cada hora por ejemplo. También tenemos tener en cuenta el volumen de ventas de nuestro equipo.

Además, depende absolutamente de la complejidad. No es lo mismo una fábrica de electrodomésticos, que un despacho de abogados.

Además, nosotros podemos utilizar diferentes indicadores.

Los programadores a veces usamos algo tan “tonto” como contar cuántas líneas de código escribíamos en una hora para estimar cuánto nos podía llevar un programa y a partir de ahí, determinar si estabas siendo o no productivo.

Cuántas palabras escribes en una hora. Cuántos correos respondes. Cuánto tiempo has dedicado a escribir los posts de tu empresa en RRSS.

Y en muchas ocasiones, las personas que entregamos servicios, los psicólogos, abogados, arquitectos, lo tenemos aún más difícil que una empresa más tradicional para conocer nuestra productividad.

Si trabajamos con un ordenador o en el móvil, déjame recomendarte herramientas como Toggl o Tracking Time para ayudarte a determinar cuánto tiempo le dedicas a una tarea.

Recuerda que lo que no se mide, no se conoce.

¿Cómo podemos ser más productivos?

Hay múltiples formas que aplican a los diferentes ámbitos que estamos tratando en este episodio.

Desde instalar un gestor de proyectos (como los que te expliqué en los dos episodios anteriores) a tener un entorno de trabajo agradable con buena ventilación y una gran iluminación, darles ratos de ocio a nuestros empleados o permitir que teletrabajen cuando lo necesiten…

Y aquí entro en la parte de productividad personal que quiero tratar ahora.

Es en estos casos donde nos encontramos con uno de esos mitos que quiero desterrar en este podcast.

Muchos gurús te dirán: levántate temprano, aprovecha tu mañana, a las 5 en pie, vamos, que sólo te arrastrarás los primeros días… haz ejercicio, medita, y ya está, ¡a trabajar!

Y lo siento, pero no. No puedo levantarme a las 5 de la mañana, si no es para tomar un avión. Y lo hago dormida. No puedo tomarme un zumo verde o un bullet cofee (que para los no iniciados, es un café con mantequilla de ghee) para empezar motivado. Sólo me entra el café, con el objetivo de hacer que mi melatonina reaccione…

Y es que, sorpresa sorpresa, no funcionan las mismas técnicas para todos.

Tenemos que conocernos.

Y sobre todo, no luchar contra nosotros mismos. Particularmente, dejarme llevar en este sentido, supuso un alivio. Hay mucha, muchísima gente que sabe de esto, diciendo: levántate a las 5. Medita, aprovecha tu día…

Y los que literalmente, no podemos hacerlo, ¡nos sentimos hasta mal! He pensado muchas veces, soy una inútil. Y no, no se trata de eso. Es que mi cuerpo no da.

Tenemos que ser capaces de ver dónde están nuestras horas pico y nuestras horas valle. Tenemos que comprender que hay gente que rinde mejor por la mañana que por la tarde, otros, al revés.

Cronotipos al poder

Asumo que conoces o has oído hablar de los cronotipos y como en este podcast estoy desterrando mitos, desterremos el mito de los búhos y las alondras.

Conocer tu cronotipo, conocer cómo funciona tu cuerpo, es fundamental para esto de la productividad. Michael Breus, psicólogo, al que conocí por Sandra Guerrero (todos los enlaces en la parte final) establece que existen cuatro tipos de personas.

En el artículo de la Vanguardia que te enlazo, explican de una forma resumida los cuatro tipos que este psicólogo propone.

Si no tienes aún claro qué cronotipo eres, siempre puedes hacer el test (está en inglés pero es sencillo) o comprar su libro.

Por qué te hablo de todo esto… pues porque esta es la razón por la que algunas personas somos “amables” y “activos” a partir de las 10 de la mañana y no a las 7 como muchos proponen.

Déjame darte ejemplo:

Puedo pasar sin desayunar. Dame un café. Y déjame dar vueltas por la casa, sin hacer nada hasta mi hora de trabajo… de hecho, mis horas picos son a partir de las 12 del medio día… Tengo un pequeño bajón pasadas las 16h y a las 18 ya estoy en marcha otra vez…

Una de mis mejores amigas, es de las que se despiertan a las 5:30 de la mañana, desayuna, hace ejercicio y se va a trabajar… Ole ella.

Conozco a otra persona que es claramente un delfín, como lo define el Dr. Breus. Literalmente, su energía va pegando botes durante las 24 horas.

Todos estos diferentes cronotipos y comportamientos te darán pistas sobre cómo puedes mejorar tu productividad.

No luches contra tu cuerpo, de verdad.

Procura adaptarte, porque al final todos tenemos que adaptarnos a un horario, pero no luches intentando levantarte a las 5 cuando no puedes. Igual necesitas permanecer despierto de noche, estirarla un poco, cuando los demás duermen, para conseguir avanzar en lo que te hayas propuesto hacer.

Incluso atado a un horario, puedes ajustarte… Si no puedes empezar a las 8 de la mañana con una reunión, retrásala un poco. A media mañana o antes de comer… Si trabajas de cara al público y por la mañana estás creativo, aprovecha para crear… lo que sea que hagas, desde los posts en tus redes sociales a pasteles…

Lo principal en cuanto a la productividad personal, es conocerse a uno mismo.

Luego podemos empezar a trabajar en mejorar.

¿Qué técnicas podemos utilizar para mejorar la productividad de nuestra empresa o de nosotros mismos?

Si tienes una empresa, algo que siempre siempre te ayudará a mejorar la productividad es tener empleados motivados y animados. Invierte tiempo en su formación, trabaja en la comunicación interna y procura tener una buena organización que permita que tus empleados sean proactivos. Cosas como tener una wikipedia interna para que todos conozcan cómo están organizados y sistematizados los procesos de la empresa, es súper útil.

Motivar a tus empleados, pasa por trabajar con ellos desde el plano emocional y mental. Escúchales, que se sientan involucrados. Dales reconocimiento y cuando puedas, prémiales. Ten en cuenta, que el tema dinero, en muchas ocasiones, no es lo más importante.

Procura modernizarte, innova con tu empresa. Planifica, por supuesto, trabaja en tareas y proyectos tal y como te he contado en el episodio 12 del podcast.

En cuanto a la productividad personal

Empieza por centrarte. Determina qué vas a hacer. Planifica, establece metas y recompensas. Y céntrate. Nuestro cerebro es un vaguete, ya me lo has oído decir en alguna píldora y le cuesta centrarse pero luego le cuesta dejar esa concentración.

Pon el modo avión si lo necesitas y no dejes que las notificaciones te molesten. Intenta trabajar en periodos de tiempo de 20 o 40 minutos haciendo pequeñas paradas cada hora.

Usa herramientas para programar tus correos o para posponer los que tengas que tratar. Hay algunos programas que te indican cuántos e-mails tienes en la bandeja de entrada, sin entrar en la bandeja de entrada.

Una de las técnicas que mejor funciona para ser súper productivos es el sistema de bloqueo de tiempo o time blocking. Lo recomiendo muchísimo y lo aplico de forma diaria. De esta técnica en concreto te hablaré la semana que viene en el último podcast de la temporada.

Como has podido leer, por si no estaba suficientemente claro al principio, la productividad empresarial está íntimamente relacionada con la productividad personal.

Es lógico, somos personas, somos humanos intentando dar lo mejor de nosotros mismos aunque a veces no lo consigamos.

Espero que mi punto de vista sobre la productividad y las técnicas y herramientas de las que te he hablado te ayuden a ser más productivo y sobre todo, a conocerte mejor.

¡¡El próximo viernes, último episodio del podcast por esta temporada!!

Notas del podcast:

¡Nos vemos en el próximo episodio!