El bloqueo de tiempo: técnicas de productividad

Este es el último episodio de la temporada, ya os adelanto que en Septiembre retomamos con fuerza y tengo un montón de episodios pensados y planificados.

Así que como broche final a la primera temporada del podcast voy a hablaros sobre una de las técnicas que particularmente más me han sorprendido. Si aplicas esta técnica (o estas técnicas), te aseguro que tu rendimiento, tu productividad, crecerá mucho más de lo que podías imaginarte.

No hay mejor forma de hacer crecer tu empresa que planificando y centrándote en ello. Pero como managers, o directivos, autoempleados, no hay cosa más complicada que precisamente esa, verdad? Centrarte es todo un logro.

Las constantes interrupciones, las reuniones con clientes, proveedores… La gran cantidad de trabajo que vamos acumulando día tras día no nos permite enfocarnos.

Por eso, trabajar en mejorar este aspecto acaba proporcionando grandes resultados. Aunque te pongas tres pequeños objetivos cada día, si lo multiplicas por 365 día… Más de 1000 objetivos conseguidos en un año. Tenemos que acostumbrarnos a ver las cosas a largo plazo.

En el episodio anterior, os decía que había que conocerse a uno mismo. Que nuestro propio cuerpo nos dice cuándo es mejor para nosotros crear o levantar pesas. El problema es que no nos prestamos atención. Vamos con las orejeras puestas y no nos paramos a mirar para adentro.

Así que lo primero es conocerse, parar y entender cuándo hacer según qué.

Una vez que te conoces es cuando puedes emplear técnicas y herramientas para trabajar aún mejor de lo que ya lo estás haciendo.

Por ejemplo, la automatización o la programación de correos electrónicos. Herramienta que no existía hasta hace unos años y que nos hace la vida más sencilla a muchos.

Descansar es necesario, por supuesto, pero ponerte dos horas un domingo a adelantar trabajo no implica que tus clientes, tus empleados o tus proveedores tengan que saber que lo estás haciendo.

Hay técnicas llamadas “inbox zero” que te dan paz mental. Y que directamente consisten en dejar la bandeja de entrada limpia cada día. Para ello, utilizan herramientas como la de posponer, que permite que un correo que llega a tu bandeja de entrada si no puede ser tratado hoy, sea reenviado de nuevo en unos días para tratarlo más adelante.

En qué consiste el bloqueo de tiempo

Hay diferentes técnicas de bloqueo de tiempo pero todas se basan en lo mismo.

La técnica del pomodoro

Si me sigues en instagram o en alguna otra red social, seguro que me has oído hablar de ella. El pomodoro se basa en dividir las horas en tiempos de 25 minutos descansando 5 entre bloques. Es decir, te pones a trabajar sólo 25 minutos. Pasado ese tiempo, descansas 5 y vuelves con otros 25. Te costará dejar de trabajar una vez estés centrado.

Después de una hora, te tomas un descanso algo más largo de unos 15 o 20 minutos.

Esta técnica, se usa mucho para estudiar porque nos da algo de respiro cada 25 minutos de estudio intenso.

Y se basa en el conocimiento de que nos cuesta ponernos con algo. Sobre todo si es algo pesado y costoso de hacer o incluso aburrido. Pero como sólo son 20 minutos…

La técnica 52/17 y la 90/20

Otra técnica más es la del 52/17 que consiste en trabajar 52 minutos y descansar esos 17. Y esos 17 son desconexión total, te vas a dar un paseo, hablas con tus compañeros, lees… lo que quieras. Otra más, la de 90/20. Trabajas 90 minutos y recuperas 20.

Estas técnicas sólo son posibles si eliminas las distracciones, si dejas tu móvil en silencio por un rato, aunque nos cueste hacerlo.

Biológicamente, no podemos mantener la atención durante más de 90-120 minutos. No tiene sentido forzarnos a trabajar tres horas seguidas a la máxima concentración. No lo lograremos. Salvo que seas Elon Musk. O Bill Gates.

Todo esto al final, no son más que técnicas de bloqueo de tiempo.

¿Cómo aplicamos estas técnicas de bloqueo de tiempo a un calendario sobre saturado de cosas?

No nos queda otra.

Bloqueando, eliminando y delegando. Hay que aprender a decir no.

No es lo mismo ser eficaz que ser eficiente, ya lo vimos en el episodio anterior. Además, la productividad es muy subjetiva. Pero creo que convienes conmigo en que tener la agenda llenas de cosas por hacer sólo consigue una cosa. Agobiarte.

Para saber realmente si una tarea tienes que hacerla tú o no te recomiendo la matriz de Eisenhower, es una herramienta muy sencilla de aplicar que te ayudará a tener una visión más clara de si algo merece la pena o no.

Una vez determines de esa lista interminable de tareas si lo que tienes que hacer merece la pena que lo hagas o no, es el momento de dedicarte a bloquear tu tiempo.

¿Cómo lo hacemos?

Hemos visto por encima distintas técnicas de bloqueo de tiempo. Ahora, se trata de ajustar y utilizar la que más te guste.

Vete probando, tal vez la técnica 90/20 sea demasiado para ti porque tus obligaciones te lo impiden.

Por lo general, con tareas que no requieren mucha concentración la pomodoro, funciona muy bien.

Vale, todo esto es la teoría, lo sé. Toca la práctica. Y te aseguro que vas a tener muchísimas resistencias a la hora de ponerlo en marcha. Sé consistente. Hazlo una semana. No lo dejes al tercer día, créeme, merecerá la pena.

La idea que vamos a trabajar aquí es: en este rato sólo me voy a dedicar a esto y a nada más.

Por nada más, se entiende nada de interrupciones. Nada de llamadas de teléfono, nada de e-mail. Nada. Sólo una cosa.

Para empezar vamos a pillar tu calendario. Me da igual si llevas una agenda, si usas el calendario de google, el de Outlook… no importa. Empieza eligiendo un día para planificar. Puede ser el lunes a primera hora o el domingo a última hora. Hay mucha gente a la que la tarde del domingo le viene bien porque la planificación le ayuda a liberarse de la ansiedad de precisamente la “tarde de domingo”.

Es lo primero que vas a bloquear en tu calendario. Tu rato de planificación.

Lo siguiente es… tu rato de descanso. El tiempo que vas a dedicar a comer, a hacerte la comida, a descansar, a leer, a relajarte, a hacer ejercicio.Es algo que se nos olvida y jamás debemos olvida que la salud, es lo primero y más importante. Así que ponlo en tu calendario.

Ahora, sabiendo ya cómo se mueve tu energía, qué horas son tus horas pico, bloquealas a esas tareas que son duras, las más importantes.

Esto ya lo tocamos cuando te expliqué cómo planificar tu tiempo, trabaja en tareas de máximo una hora de duración. A la hora de estimar, no te preocupes, todos fallamos.

Estimando, estimando… me la di patinando

Elon Musk estimaba que en 3 o 4 años tendría Space X funcionando y tardaron 6 años en hacer su primera órbita. 15 años más tarde, lograron reutilizar un cohete. Y recientemente, 18 años después, lograron llevar a gente a la Estación Internacional.

He de confesar que conocer esto a mi me ha ayudado a relajarme, uno de los principales problemas que los gestores tenemos siempre son precisamente las estimaciones. Y mira, si un tipo con la cabeza de Elon Musk puede fallar, también podemos el resto de los mortales.

Fallamos todos a la hora de estimar. Una estimación es eso, una estimación.

No te juzgues pero tampoco te sientes a remolonear.

Ahí está la ley de Parkinson que dice que una tarea se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para realizarla.

Es decir, si crees que puedes hacer una tarea en 6 horas, seguramente será cierto. Y posiblemente podrías haberla hecho en 3. Exactamente la misma tarea.

Cuando planifiques, tenlo en cuenta. Pero no te juzgues, que estamos en proceso de aprendizaje constante.

Si te puedo dar un consejo, si bloqueas una hora, no lo hagas de forma completa, es decir bloquea 50 minutos. Los otros 10 son “cambio de contexto”.

Y por supuesto, sé flexible. No somos máquinas.

Si te llama uno de tus mejores clientes en medio de tu hora de gestionar el correo electrónico, pues tendrás que atenderle. Y no pasa nada. Pero comprende el valor de tu tiempo. Igual tu mejor cliente no tendría que estar hablando contigo para según qué. Quizás tienes que delegarlo a otra persona. Quizás puedas atenderle 5 minutos pero pasarle la tarea a alguien más.

Acostumbra a tus clientes y a tus empleados, si los tienes, a que entiendan que hay un horario de consulta. Un horario en el que vas a responder y un horario en el que no.

Por último, otro mito que nos vamos a cargar hoy… la multitarea no existe. A poco que estudies un poco sobre el funcionamiento del cerebro humano te darás cuenta de que es un mito. Y lo peor, esas interrupciones son negativas para nuestro cerebro.

Reflexiones finales sobre el bloqueo de tiempo

• Conócete, comprueba qué horas son mejores para qué.
• Planifica
• Bloquea tu calendario, bloquea tu tiempo con la estrategia que más te guste.
• Elimina al máximo las distracciones.
• Trabaja en una única cosa a la vez.

Volveré como te he prometido en Septiembre con muchas más técnicas y herramientas que te ayudarán a hacer crecer tu empresa.

Un abrazo fuerte y nos vemos, pronto.

Notas del podcast:

¡Nos vemos en Septiembre!