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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Procesos ágiles y eficientes con la tecnología adecuada

By Podcast, Tecnologías No Comments

Procesos más ágiles y eficientes con la tecnología adecuada

¡Hola a todos!

Hoy sí, comienza ya oficialmente, el podcast de Transforma tu empresa con Vanesa Ramos: Gana en eficiencia y agilidad en los procesos de tu empresa con la tecnología adecuada.

En este primer episodio del podcast te contaré por qué es necesario revisar los procesos de tu empresa antes de tomar decisiones sobre qué tecnología implantar.

Tenemos que tener siempre en cuenta que la tecnología es el medio con el que tu empresa va a ser más eficiente y productiva pero no podemos dar este paso sin conocer cómo están trabajando nuestros empleados. Aunque no los tengamos.

Además, te doy ejemplos reales de cómo la tecnología puede ayudarte en tu empresa.

Te dejo ya con el podcast, como siempre, lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, Apple Podcast y por supuesto, Spotify.

 

Procesos empresariales

Un proceso empresarial es el trabajo secuencial que la organización da para producir el resultado esperado. El proceso predice quién va a realizar cada actividad, con qué herramientas, cómo debe hacerlo y el resultado que se espera al ejecutarlo. Los procesos no son más que la forma por la que se hacen las cosas en tu empresa.

Todos los procesos de la empresa deberían estar definidos al 100%. Es costoso de hacer pero los beneficios que se obtienen una vez hechos, están bastante claros. Incluso los autónomos sin nadie en nuestro equipo, debemos tener definidos todos los procesos que realizamos.

Cuando están bien definidos, los procesos reducen el coste de las operaciones y te permiten aprovechar mucho mejor los recursos de la empresa eliminando acciones innecesarias o duplicadas.

Cómo debemos analizar los procesos de la empresa

Es necesario hablar con los empleados y que uno a uno vayan explicando o documentando qué hace. Es normal que se olviden casos, por eso es necesario, mantener abierta la documentación para que cuando ocurra un nuevo caso, pueda indicarlo.

Una vez revisados, verás puntos de mejoras pero sólo cuando hayas obtenido una foto de lo que ocurre en la empresa, tendrás información para poder pararte a analizar:

¿es necesario? ¿Puede hacerse de otra forma? ¿Es más rápido que lo gestione otra persona del equipo? ¿o tiene que ser obligatoriamente esa? ¿Se puede eliminar este paso? ¿Es automatizable?

Sólo cuando esté completamente revisado, podemos empezar a buscar las mejores herramientas tecnológicas para ayudarnos a mejorar los procesos.

Ventajas de aplicar la tecnología

Te ayuda reduciendo el tiempo y los errores al ejecutar los procesos, te permite eliminar o sustituir tareas. Y puedes añadir nuevas funciones que aporten valor a los procesos que ya existen.

Buscamos automatizar al máximo los pasos que conforman todo el ciclo de creación, distribución y venta de los productos o servicios de tu empresa. Aumentar la eficacia y eficiencia de todos y cada uno de los miembros de la empresa, minimizar errores, automatizar procesos repetitivos… Todo esto es lo que se busca cuando introducimos herramientas tecnológicas.

Ejemplos

  • ¿Es necesario imprimir tanto papel? Teniendo acceso a las nubes privadas o públicas, lo que antes era imprimir, sellar y volver a escanear, ahora sólo es enviar, firmar online y enviar de nuevo. Ahorramos tiempo, papel y espacio físico en la oficina.
  • Utiliza un gestor de proyecto para tener una visión de lo que está haciendo cada persona de la empresa. Además de analizar el tiempo que dedica cada trabajador, puedes integrarlo con el sistema contable. De esta forma, sabrás si el cliente es un coste o un beneficio.
  • Utiliza herramientas para gestionar las comunicaciones de tu empresa, entre los miembros del equipo, no tiene sentido utilizar el mail.
  • Hay sistemas que te permiten realizar reuniones más ágiles generando de forma automatizada el acta de la misma.
  • El acceso al puesto de trabajo, no tiene por qué hacerse desde la oficina. Con herramientas de escritorio remoto o vpn’s, podemos usar nuestros equipos sin estar físicamente en las mismas. No estoy diciendo que dejemos de acudir a la oficina, pero acudir todos los días quizás  no sea necesario.
  • Poder acceder a las facturas o a la información de un cliente mientras estás hablando con él en una reunión para aclarar puntos, acaba dando la sensación de control y personalización que el cliente espera de nosotros. Para eso sólo necesitas usar el móvil siempre que tengas acceso a tu gestor contable.
  • Comprueba si puedes automatizar el pago de facturas y ten en cuenta que puedes incorporar un lector de documentos para agilizar la entrada de las facturas de los proveedores.

Como ves, sólo habiendo revisado los procesos que tienen lugar en tu empresa podemos empezar a trabajar en qué herramientas son las más útiles. No tiene sentido intentar mejorar los costes de producción de algo, si no sabes exactamente qué es lo que ocurre con ese algo. Espero que te haya quedado claro al menos, por dónde empezar. Gracias por escucharme y si te ha gustado el capítulo, ya sabes, dale a me gusta, comparte y comenta.

Y si quieres que me una a tu equipo para ayudarte a analizar los procesos de tu empresa, recuerda que tienes disponible mi servicio de Consultoría para la innovación

Te espero en el próximo episodio y de momento, nos vemos por las redes. Estoy en Linkedin, Instagram, Twitter y Youtube, todas accesibles desde aquí.

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