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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Procesos operativos: ideas para automatizar

By Podcast No Comments

Los procesos operativos son aquellos que permiten desarrollar los productos o los servicios a las diferentes empresas. Hay muchos otros procesos, pero quizás estos son los que podemos empezar a automatizar antes. Reconocerlos es importante para empezar a trabajar en ellos.

Os pongo tres ejemplos de empresas totalmente diferentes con sus procesos operativos. Y hablo no sólo de ellos si no también de elementos que se pueden empezar a sistematizar y después, automatizar.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La semana pasada te contaba cómo podíamos identificar procesos y para qué nos podía servir identificarlos. Esta semana quiero darte ejemplos comunes de procesos operativos, con la idea de que puedas identificar procesos similares y puedas mejorarlos.

Como te comenté, uno de los «para qué», era la optimización de tu trabajo, la mejora de la eficiencia. Esto es fácil de conseguir si tienes claro qué procesos haces en tu empresa. Hoy en día hay muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a conseguir una mejora de la eficiencia sin apenas tocar nada.

También te explicaba que los que más nos pueden importar de primeras, sobre todo a nosotros (pymes, micropymes, empresarios individuales), son los procesos operativos. Digo de primeras porque, evidentemente, si tienes procesos de soporte también tendrían que ser tenidos en cuenta, pero como digo, los operativos van delante.

Empecemos por los procesos operativos, los que forman el núcleo de la producción. Luego podremos pasar a los demás.

Ejemplo 1: Diseñadores, programadores o empresas de software

No me enrollo más. Empezamos con los procesos y subprocesos correspondientes a un diseñador gráfico freelance. Este mismo ejemplo es válido para programadores o empresas que desarrollen software.

  • Análisis: se analizan las solicitudes del cliente: qué quiere diseñar (un logo, una marca completa con papelería… ), si es un diseño desde cero o si se trata de un rediseño, qué colores priman, qué misión y que valores tiene la marca… Asumamos que se trata del diseño de una marca desde cero.
  • Producción: El diseñador se sienta y hace su magia. Arrancar los trabajos.
  • Entrega del producto: el momento en el que el diseñador entrega al cliente el diseño y las diferentes aplicaciones del mismo.
  • Postventa: posibles cambios en el diseño, entrega física de tarjetas, papelería, manual de marca, etc.

Podéis preguntaros dónde está el proceso de facturación. La facturación sería un claro ejemplo de un subproceso de un proceso aún más grande y que os comenté que iría antes del proceso de análisis, que es el proceso comercial.

Relación entre procesos operativos

Los procesos están relacionados entre sí. En el proceso comercial, tenemos la presentación del presupuesto pero también la gestión de la facturación, tanto a clientes como a proveedores.

Y a su vez, el proceso de entrega del producto puede generar varios subprocesos, como por ejemplo:
Creación de presentación para el cliente 🡪 reunión con el cliente y realización de la presentación 🡪 entrega de la presentación con la información para el estudio por parte del cliente.

Como os comentaba en el anterior episodio, hay que tener en cuenta que hay que sacarlo de nuestras cabezas y plasmarlo en diagramas de flujo, para tener claro qué hay que hacer en cada momento. Esto parece sencillo de decir y es difícil de hacer, no os engaño, porque al ser tareas que tenemos automatizadas, no caemos en que son procesos y tareas.

Para el caso de una empresa de software, el proceso operativo es similar. Cambian ligeramente los subprocesos. Aunque lo de hacer magia se mantiene. Y en este caso, incluso cobra más sentido hacer una documentación para que, tareas repetitivas, todo el mundo pueda hacerlas sin pérdida (lo que viene siendo una wikipedia)

¿Más procesos que podemos tener? Formación, por ejemplo. Que estaría dentro del proceso de soporte o apoyo.

Una vez identificados los procesos operativos

En cualquier caso, cuando tengamos claros los procesos, podremos hacernos preguntas:

  • ¿Dónde pierdo tiempo? ¿Puedo mejorar el subproceso de la presentación del cliente? ¿Puedo crear, por ejemplo, una plantilla estándar y cambiarla para cada presentación? ¿Qué pasa si llega alguien nuevo al equipo? Si le doy esta información a otra persona para que trabaje conmigo y haga esta parte, ¿lo entiende fácilmente o tengo que explicárselo con detalle? ¿Cómo puedo mejorar ese aprendizaje? ¿Convendría tenerlo todo en un manual o no hace falta?

Uno de los procesos más fácilmente optimizables es el de facturación. Hay muchas herramientas online para hacer una facturación automatizada al 100%. ¿Qué implica? Que llega fin de mes y no voy cliente a cliente recopilando las facturas, enviándoselas, etc. Si no que cada vez que le dé a un botón, el sistema me saque automáticamente todas las facturas y me las envíe.

Otros sistemas te permiten crear presupuestos, que el cliente los acepte con un clic y cuando finaliza el proceso, se cobra o se factura de forma automática.

Ejemplo 2: Bares y cafeterías

Os voy a poner el ejemplo de una empresa ligeramente diferente: un bar o una cafetería. Podríamos tener los siguientes procesos:

  • Proceso de análisis: qué quiere el cliente. Esto implica la atención del cliente en la barra o en la mesa y analizar la solicitud del mismo.
  • Proceso de producción: preparación de los pedidos.
  • Proceso de entrega: donde servimos el pedido a los clientes.
  • Proceso de postventa: donde podemos atender dudas o reclamaciones una vez entregado el producto.

Pero, hay más procesos. ¿Qué pasa con el stock?

  • Ahí entra el proceso de compras: acudir a los proveedores que nos sirven para la gestión de las mismas.

Y alguno más como el mantenimiento de las máquinas necesarias para hacer la producción que encajaría en el proceso de soporte.

Hay empresas que pueden no tener un servicio postventa. Por ejemplo, un notario, si hay dudas una vez finalizada la entrega del servicio entraríamos en un nuevo ciclo de producción. Una vez realizado el servicio, ahí se acaba. Otra cosa es la notaría que puede decir que una persona se encargue durante X tiempo de las dudas que puedan surgirle a una persona concreta, pero un notario como tal, acaba su proceso productivo entregado el servicio.

Ejemplo 3: Gestorías

Tercer ejemplo: Una gestoría fiscal y laboral.

  • Proceso de análisis: revisión de las necesidades que tienen los clientes.
  • Proceso de producción: Cuando se empieza a llevar la gestión administrativa de la empresa, podemos hablar de asesoramiento, cobros y pagos, seguimiento a morosos si los hubiera, peticiones que pueda tener el cliente, etc.
  • Proceso de entrega del servicio: Entrega de los libros de cuentas cuando el cliente los solicite, presentación de la contabilidad y ante las las entidades legales correspondientes, etc. (El famoso trimestre de hacienda en España, por ejemplo).

Por supuesto, hay procesos de apoyo, informáticos, de personal, formación

Este es un ejemplo de uno de ese tipo de empresas que no tiene un servicio postventa porque está integrado dentro del propio proceso de producción.

Ideas de automatización de procesos operativos

Como os he dicho, una de las tareas más fácilmente optimizables, es la correspondiente al proceso comercial. Automatización de emisión de facturas y cobro de las mismas. Automatización de los contactos con el cliente, automatización de la gestión de las facturas de proveedor, creación de los libros de cuentas…

Hoy en día no hay necesidad de hacer nada de esto a mano… Mejora la eficiencia y te ahorrará disgustos porque es más fácil que nos equivoquemos nosotros que lo haga una máquina.

Las llamadas a los posibles clientes, esas que nos han molestado a todos alguna vez, las hace un sistema automático conectado al CRM de la empresa. Se ha automatizado ese apartado, hasta que llega el humano a hablar con el otro humano al otro lado de la línea. Se deja marcado si el contestador salta, si no contesta al teléfono de forma automática. Y se programa otra llamada para dentro de X horas también de forma automática…

Automatizar el proceso de ventas puede ser tan fácil como automatizar la creación de una base de datos de clientes potenciales (os suena la fórmula de página web + lead magnet o pieza gratis a cambio de nuestros datos, ¿verdad?)

De ahí pasa a un CRM que a su vez envía de forma automática el e-mail con lo requerido por el cliente y, dependiendo de su funcionamiento, tres mails más para conocer más a fondo a la persona. Estamos más que familiarizados ya con el proceso…

También se puede automatizar la agenda, por ejemplo.

Caso particular: el subproceso de selección

Un proceso que también se ha automatizado mucho es el subproceso de selección dentro del proceso correspondiente a recursos humanos. Aquí hay mucha controversia. Se sabe que los programadores que han creado la automatización de algunos procesos, tienen sesgos, prejuicios, y sin darse cuenta por más que a veces huyan de ello, en ocasiones, lo plasman en estas automatizaciones. Hoy en día, raro es el reclutador que mira un CV sin haber pasado antes por una máquina que analiza si lo que se ha indicado se ajusta a lo solicitado. Cuando llega a un reclutador ya es una fase II.

Hace dos años salió una noticia que indicaba que Amazon, mejor dicho, la IA de Amazon no seleccionaba mujeres para los puestos. ¿Qué ocurría? Que a la IA que utilizaban para ello, se le había enseñado a examinar a los solicitantes nuevos revisando los patrones de los CV enviados a la compañía durante los anteriores 10 años. Y como la mayoría eran hombres…. acabó penalizando aquellos que incluían la palabra “femenino”.

Conclusión

Como ves, hay mucha tela que cortar, como decía mi madre, en todo este tema de procesos. Quédate con lo importante:

  • Aprende a identificar los diferentes procesos de tu empresa. Haz un esbozo de los mismos, aunque sea.
  • Ponte un objetivo, no quieras sistematizar todo a la vez.
  • Empieza a preguntarte cómo puedes hacer ese proceso más ágil.

Y cualquier duda que tengas, me llamas y me preguntas.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.[/vc_column_text]

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Identificar los procesos de trabajo de una empresa

By Podcast No Comments

Es importante conocer qué procesos de trabajo hay en tu empresa, cómo identificarlos y sobre todo, qué hacer con ellos. 

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Siempre que hablamos de digitalizar, hablamos de procesos. Es la primera cosa que soltamos prácticamente. Al menos yo, porque para mí es el núcleo de cualquier organización y por donde se debe empezar a atacar algo tan complejo como la digitalización de una pyme.

Pero claro, cómo reconocer esos procesos de trabajo y cómo documentarlos y sobre todo el para qué meternos en este «fregao», es algo que no se suele decir de primeras. 

Analizar procesos de trabajo no es fácil, obviamente depende mucho de tu empresa o emprendimiento. Sobre todo cuando estás empezando, que empezamos siempre siendo hombres (o mujeres) «orquesta». Donde todo lo hacemos nosotros y tal y como nos gusta hacerlo a nosotro. Y cuando alguien nuevo llega al equipo, explicarle todo eso nos cuesta horrores. 

Cuando se trata de una pyme, con años ya de vida, es aún más complicado. Normalmente, no hay unas guías que te dicen cómo hacer las cosas. Si tienes suerte, te sientan con alguien que te da formación durante un tiempo. 

Digo normalmente, porque es raro donde haya algún manual que te explique cómo se hacen las cosas. Raro, no implica que no exista.  Y digo si tienes suerte por lo mismo, porque muchas veces al llegar a una empresa, es el nuevo quien tiene que mover el culo para aprender… 

Pero bueno, a lo que voy.

Necesidad de identificar los procesos de trabajo

Ya tenéis el para qué:

  • Si sois emprendedores y hombres/mujeres orquesta… Es la forma perfecta para sistematizar y estructurar lo que hacéis para que, cuando llegue alguien al equipo, que llegará, sepa cómo se hacen las cosas exactamente.
  • Si sois gerentes o directores de pyme: además de aplicar lo mismo que para los emprendedores, tenéis una razón aún más poderosa y es que no haya procesos duplicados ni repetidos ni redundantes. Conocer si hay diferencias entre lo que se está haciendo y lo que se debería estar haciendo. Y sobre todo, medir la eficiencia.

Pasa en todas las empresas, se empiezan a hacer las cosas de una manera porque siempre se ha hecho así y nadie te ha explicado que eso quizá ya no tenga sentido, porque ha pasado algo que te cambia la forma de trabajar. O tienes procesos duplicados porque “es que a veces la máquina falla y hay que revisarlo” y te quedas con la sensación que eso hay que controlarlo.

Si quieres ser más productivo, si quieres que tus trabajadores no pierdan el tiempo, es obligatorio revisar los procesos de tu empresa. 

Que realmente, esto mismo se aplica independientemente del número de trabajadores, salvo que, como digo, seamos orquesta y nosotros lo hagamos todo. Aunque el tema de medir eficiencia ya os digo que lo necesitáis porque puede, que tú no seas la persona más eficiente del mundo para hacer lo que estás haciendo…. 

Qué son los procesos de trabajo

Empecemos, entonces.

Por si no lo sabes, un proceso, tal y como se define en varias fuentes es el conjunto de actividades y recursos que transforman elementos de entrada en elementos de salida, añadiendo valor para el cliente o el usuario.

Es decir, lo que haces cuando recibes un e-mail con una petición de presupuesto, la generación de dicho presupuesto y el envío del mismo, no es un proceso en sí mismo. Es un subproceso de la fase de análisis. ¿Por qué? Porque no hay valor añadido para el cliente. 

Fases de los procesos

Si ese proceso continúa, si el cliente te da el ok, podemos decir que hemos empezado el proceso en sí mismo. Es decir normalmente tenemos las siguientes fases:

  • Análisis: se revisan las peticiones o requisitos del cliente y se determinan sus necesidades.
  • Incluso podemos decir que hay una fase previa a todo esto que es la comercial, donde el cliente solicita un producto o servicio.
  • Producción: se comienza la producción del producto final o de los servicios.
  • Entrega: le das el producto o el servicio al cliente.
  • Postventa: donde atiendes los posibles problemas, errores, etc.

Al final, no es más que una secuencia de tareas que se realizan una detrás de la otra para alcanzar una meta concreta.

Hay muchos tipos de procesos. El caso que te he puesto serían procesos operativos porque producen algo, ya sea un producto o servicio. Pero hay muchos otros procesos como: los estratégicos, que son los que ayudan a determinar las metas de la empresa, o procesos de apoyo, donde entrarían recursos humanos, mantenimiento de instalaciones, informática, etc.

Y ojo que las personas que lo realizan también forman parte del proceso. 

¿Qué sería lo ideal? Tener lo que se conoce como mapa de procesos para tener bien claro qué proceso es de un tipo y de otro.

Te dejo en las notas del podcast un blog donde explican de forma más exhaustiva todo esto del mapa de procesos. Es muy interesante y estoy segura que le sacarás partido.

Cómo podemos identificar esos procesos

Bien, hay varias formas. Partimos que normalmente, vuelvo a lo de antes, dependiendo del tamaño de la empresa, por lo general se realizan muchas tareas distintas. Y todas las tareas, por más pequeñas o nimias que sean, forman parte de un proceso

Qué pasa, que, por lo general, el proceso global, no se desconoce. Esto nos pasa mucho en informática, y es algo que siempre me he empeñado en erradicar. Hay empresas donde hay una persona que toma los requisitos y le dice al programador qué tiene que hacer. Y algunos analistas (los menos) se quedan en eso, en decirle al programador qué debe hacer sin tener en cuenta que posiblemente ese programador tenga más conocimiento que el que hace los requisitos… La información ha de compartirse, el objetivo del proceso también. Porque no conocer la situación de la tarea dentro del proceso evita las posibles mejoras que pueden realizarse.

Puedes identificar los procesos relacionando las tareas que realizan las personas, luego se agrupan y se asocian a un proceso.

Y al revés, identificas un proceso a partir del producto o servicio que se presta. De cada resultado final, se va para atrás: quién lo hace y cómo lo hace. De ahí te salen las tareas que engloban cada proceso.

Otra forma más es identificar los procesos operativos y luego buscar el resto de procesos de la empresa.

Haz las siguientes preguntas:

  • Cuál es el objetivo de ese proceso.
  • Qué le llega
  • Lo que sale de ese proceso: qué se produce.
  • Recursos (materiales e inmateriales) que se necesita para hacerlo.
  • El proceso en sí mismo, los detalles del proceso.

Qué hacer una vez identificados los procesos de trabajo

Cuando los tengas identificados, hay que documentarlos. ¿Hace falta todo? En principio los clave, los operativos sí necesitaría documentarse, por lo que te he dicho en los primeros minutos del podcast. 

Hay varias formas de documentar los procesos de trabajo, pero la más común es establecer un diagrama de flujo y crear fichas de procesos. 

En la ficha de procesos, se determina el para qué ese proceso, cuándo se inicia y cuándo finaliza. Quién tiene que hacerlo, qué otras personas intervienen, qué controles existen para confirmar que es correcto lo que se está haciendo, qué tareas se hacen, dónde puede haber problemas y algo muy importante: el indicador, o KPI en el mundo anglosajón, que te servirá para medir si ese proceso cumple con el objetivo. 

Ese indicador ha de medirse de forma periódica para saber si vas por el buen camino o algo se está torciendo.

Ejemplos de indicadores si estuviéramos, por ejemplo, en una empresa de artes gráficas sería:

  • Nivel de satisfacción de los clientes con el servicio prestado.
  • Tiempo medio de realización del producto o del presupuesto.

Si fuera un despacho de abogados podríamos medir el tiempo medio de resolución de un expediente… Si hablamos de incidencias, porcentaje de incidencias resueltas al mes.

Una vez tengamos las fichas de los procesos toca revisar y empezar a hacerse preguntas:

  • ¿Qué herramientas hay para hacer esto más sencillo?
  • ¿Se puede acortar algún paso sin pérdida de información?
  • ¿Puedo automatizar algo mediante algún software para hacer este proceso más ágil?
  • ¿Merece la pena hacer un manual para que no se pierda información?

Después toca analizar esos procesos, controlarlos de forma regular para comprobar que las mejoras, si las ha habido, surten efecto, o simplemente para saber si las cosas siguen marchando como estaba previsto.

Algunas ineficiencias en los procesos de trabajo y soluciones

Y como no quiero cerrar el podcast así, te voy a dar unas pistas unas ideas de dónde puede haber ineficiencia en los procesos de trabajo y cómo solucionarlos:

  • Dónde están los datos. Esto es algo a lo que nos enfrentamos todos, desde empresas individuales a empresas grandes. Cuando tienes que recopilar información, ¿dónde la pones? Muchas veces, donde cuadra y acabas teniendo tres blocs de notas diferentes con un Excel, el sistema contable por un lado, el CRM por el otro… Concentra los datos. Recopila toda la información en un único punto. Si usas diferentes software, mira de integrarlos todos en un único sistema de información. Si simplemente quieres tener un único sitio donde ir recopilando notas, tienes Evernote y Notion, por ejemplo. Ambas estupendas aplicaciones para recopilar datos. O One Note, si eres de Microsoft.
  • Trabajo duplicado. Imagina que una persona de tu empresa aprende a hacer algo nuevo o a mejorar algo de su proceso pero no se lo transmite a nadie más. Pues puede ocurrir que estén duplicando el esfuerzo en la realización de las tareas y vuelva ineficiente al equipo. Todo por no transmitir información, así que ya sabes. Hay que mejorar la comunicación interna y que toda la información sea compartida. Y si me permites recomendarte una aplicación, Zapiens es una herramienta brutal para compartir el conocimiento.
  • Latencias. Esto los gamers lo conocen bien. El lag, el tiempo que tardas entre hacer algo y que ese algo pase, no es sólo propio de la informática o los gamers. También se da en las empresas. Supongamos que en el proceso hay varias personas implicadas. El tiempo que tarda X en enviar la tarea a Y puede ser mayor del necesario por muchas razones: algo no funciona y hay un retraso, le interrumpen… El tiempo es un recurso limitado. Esa ineficiencia puede ser solventable fácilmente con una automatización, de forma que si X acaba el trabajo y pasado un tiempo no se le ha enviado a Y, automáticamente se envíe.

Otros ejemplos

Estos son sólo tres ejemplos pero tienes muchos más: normalmente, si hay un trabajo manual hay un proceso susceptible de ser mejorado. Si  hay alguien emitiendo facturas de forma manual, revisando papeles o validando datos generados, ahí tienes una amplia posibilidad de mejora.

Notas:

Sobre mapeo de procesos: https://aprendiendocalidadyadr.com/mapeo-de-procesos-iso-90012015/

Gestión del conocimiento en una organización: https://zapiens.ai/que-es-zapiens/

Para tomar notas y crear una base de datos de conocimiento básica:

Evernote: https://evernote.com/

Notion: https://www.notion.so/

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Procesos ágiles y eficientes con la tecnología adecuada

By Podcast No Comments

Procesos más ágiles y eficientes con la tecnología adecuada

¡Hola a todos!

Hoy sí, comienza ya oficialmente, el podcast de Transforma tu empresa con Vanesa Ramos: Gana en eficiencia y agilidad en los procesos de tu empresa con la tecnología adecuada.

En este primer episodio del podcast te contaré por qué es necesario revisar los procesos de tu empresa antes de tomar decisiones sobre qué tecnología implantar.

Tenemos que tener siempre en cuenta que la tecnología es el medio con el que tu empresa va a ser más eficiente y productiva pero no podemos dar este paso sin conocer cómo están trabajando nuestros empleados. Aunque no los tengamos.

Además, te doy ejemplos reales de cómo la tecnología puede ayudarte en tu empresa.

Te dejo ya con el podcast, como siempre, lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, Apple Podcast y por supuesto, Spotify.

 

Procesos empresariales

Un proceso empresarial es el trabajo secuencial que la organización da para producir el resultado esperado. El proceso predice quién va a realizar cada actividad, con qué herramientas, cómo debe hacerlo y el resultado que se espera al ejecutarlo. Los procesos no son más que la forma por la que se hacen las cosas en tu empresa.

Todos los procesos de la empresa deberían estar definidos al 100%. Es costoso de hacer pero los beneficios que se obtienen una vez hechos, están bastante claros. Incluso los autónomos sin nadie en nuestro equipo, debemos tener definidos todos los procesos que realizamos.

Cuando están bien definidos, los procesos reducen el coste de las operaciones y te permiten aprovechar mucho mejor los recursos de la empresa eliminando acciones innecesarias o duplicadas.

Cómo debemos analizar los procesos de la empresa

Es necesario hablar con los empleados y que uno a uno vayan explicando o documentando qué hace. Es normal que se olviden casos, por eso es necesario, mantener abierta la documentación para que cuando ocurra un nuevo caso, pueda indicarlo.

Una vez revisados, verás puntos de mejoras pero sólo cuando hayas obtenido una foto de lo que ocurre en la empresa, tendrás información para poder pararte a analizar:

¿es necesario? ¿Puede hacerse de otra forma? ¿Es más rápido que lo gestione otra persona del equipo? ¿o tiene que ser obligatoriamente esa? ¿Se puede eliminar este paso? ¿Es automatizable?

Sólo cuando esté completamente revisado, podemos empezar a buscar las mejores herramientas tecnológicas para ayudarnos a mejorar los procesos.

Ventajas de aplicar la tecnología

Te ayuda reduciendo el tiempo y los errores al ejecutar los procesos, te permite eliminar o sustituir tareas. Y puedes añadir nuevas funciones que aporten valor a los procesos que ya existen.

Buscamos automatizar al máximo los pasos que conforman todo el ciclo de creación, distribución y venta de los productos o servicios de tu empresa. Aumentar la eficacia y eficiencia de todos y cada uno de los miembros de la empresa, minimizar errores, automatizar procesos repetitivos… Todo esto es lo que se busca cuando introducimos herramientas tecnológicas.

Ejemplos

  • ¿Es necesario imprimir tanto papel? Teniendo acceso a las nubes privadas o públicas, lo que antes era imprimir, sellar y volver a escanear, ahora sólo es enviar, firmar online y enviar de nuevo. Ahorramos tiempo, papel y espacio físico en la oficina.
  • Utiliza un gestor de proyecto para tener una visión de lo que está haciendo cada persona de la empresa. Además de analizar el tiempo que dedica cada trabajador, puedes integrarlo con el sistema contable. De esta forma, sabrás si el cliente es un coste o un beneficio.
  • Utiliza herramientas para gestionar las comunicaciones de tu empresa, entre los miembros del equipo, no tiene sentido utilizar el mail.
  • Hay sistemas que te permiten realizar reuniones más ágiles generando de forma automatizada el acta de la misma.
  • El acceso al puesto de trabajo, no tiene por qué hacerse desde la oficina. Con herramientas de escritorio remoto o vpn’s, podemos usar nuestros equipos sin estar físicamente en las mismas. No estoy diciendo que dejemos de acudir a la oficina, pero acudir todos los días quizás  no sea necesario.
  • Poder acceder a las facturas o a la información de un cliente mientras estás hablando con él en una reunión para aclarar puntos, acaba dando la sensación de control y personalización que el cliente espera de nosotros. Para eso sólo necesitas usar el móvil siempre que tengas acceso a tu gestor contable.
  • Comprueba si puedes automatizar el pago de facturas y ten en cuenta que puedes incorporar un lector de documentos para agilizar la entrada de las facturas de los proveedores.

Como ves, sólo habiendo revisado los procesos que tienen lugar en tu empresa podemos empezar a trabajar en qué herramientas son las más útiles. No tiene sentido intentar mejorar los costes de producción de algo, si no sabes exactamente qué es lo que ocurre con ese algo. Espero que te haya quedado claro al menos, por dónde empezar. Gracias por escucharme y si te ha gustado el capítulo, ya sabes, dale a me gusta, comparte y comenta.

Y si quieres que me una a tu equipo para ayudarte a analizar los procesos de tu empresa, recuerda que tienes disponible mi servicio de Consultoría para la innovación

Te espero en el próximo episodio y de momento, nos vemos por las redes. Estoy en Linkedin, Instagram, Twitter y Youtube, todas accesibles desde aquí.

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