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aprende a realizar una correcta gestión del tiempo

Gestión del tiempo: Siete claves para dominarlo

By Proyectos, Tecnologías 4 Comments

Si hay algo a lo que los jefes de proyecto le tenemos respeto es la gestión del tiempo. Aprender a dominarlo, es algo que sólo te da la experiencia.

Dentro de cualquier proyecto (no sólo informático) pueden ocurrir mil factores que hagan que éste se dilate en el tiempo. Dominar esta gestión del tiempo es una de las tareas más complicadas en cualquier proyecto, junto con la gestión de las personas.

Por eso hoy te voy a dar siete claves para que tú seas tú quien domine el tiempo y no al revés:

7 claves para dominar la gestión del tiempo (y una más de regalo)

1

Ten claro qué hay que hacer

Ya sea pintar una casa, dibujar un cuadro o crear software informático el principal punto para gestionar bien el tiempo de cualquier proyecto es saber qué se necesita. Lista las tareas que forman parte el proyecto, no dejes ninguna y procura que sean tan pequeñas que puedan hacerse en una hora. ¡No más!
2

Usa el modo avión

Estamos hasta arriba de notificaciones. Cuando no suena el móvil, aparece un correo. Cuando no es el correo es que hay que necesitamos levantarnos del asiento. Céntrate, enfócate. Fuera notificaciones, pausa el correo (o no lo tengas abierto) y si trabajas frente a un ordenador, abre sólo aquello que necesites para trabajar.
3

Utiliza herramientas para saber dónde van a parar tus horas...

Lo mejor para hacer una buena gestión del tiempo es saber dónde va a parar... Existen herramientas como Rescue Time que monitoriza todo lo que ocurre en un ordenador. Hay apps que permiten revisar lo que ocurre en tu propio móvil. Parece una tontería pero sólo sabiendo dónde van a parar tus horas, podrás saber qué ocurre. Estoy convencida que te llevarás una sorpresa.
4

... y usa herramientas para enfocarte

Hay mil herramientas de gestión del tiempo que te servirán para estar centrado. Te puedo hablar de que el cerebro medio tarda unos 20 minutos en centrarse en la tarea pero cuando pasa ese tiempo es más difícil quitarlo de ella: nos cuesta arrancar pero a nuestro cerebro le gustan las cosas terminadas. Técnicas como el "Pomodoro" o la técnica "52/17" son tremendamente útiles para enfocarte.
5

Dedica tus primeros 15 o 20 minutos del día a determinar qué hacer

Ir apagando fuegos no es efectivo. Nada de ir a "salto de mata". Nada de correr de aquí para allá. Dedica un rato cada mañana nada más llegar a tu trabajo a definir qué tienes que hacer. Prioriza. Si tienes que desplazarte, busca hacerlo por el camino más corto y aprovecha el tiempo en el coche para llamar por teléfono. Si tienes una reunión lleva los temas preparados de antemano y ten en cuenta todas las dudas que puedan surgir. La clave es revisar y priorizar.
6

Haz las reuniones cortas y útiles

Quizás el mayor ladrón de tiempo de cualquier empresa son las reuniones eternas. Reuniones para todo. A todas horas. ¿Tiene sentido una reunión el viernes por la tarde para ver cómo va el proyecto? ¿Y el lunes por la mañana a primera hora para ver qué se ha avanzado desde el viernes? Pues esto pasa. Por lo general a los informáticos estas reuniones no nos gustan porque ¡¡quitan tiempo efectivo de trabajo!! Hoy en día existe el Skype, el Slack, el Teams... todas herramientas para poder hacer la reunión sin moverte de tu asiento y poder avanzar en el proyecto, mientras asistes a las mismas en remoto. Y si no te queda más remedio que hacerla: cortas, 20 minutos, al grano. Nada de distracciones. Cuando alguien proponga algo que no está en el tema del día: lo apuntamos y lo vemos más adelante.
7

Bloquea tu horario

Una de las formas más efectivas que existen para trabajar centrándonos al 100% es el Time Blocking o bloqueo de tiempo. Coge tu horario y empieza a bloquear y no permitas que nada interrumpa en ese trozo que bloqueas. Ejemplo, si de 9 a 10 decides que vas a gestionar el correo, sólo gestionas el correo. Si de 10 a 11 vas a ver al cliente X, en esa hora... sólo ves al cliente. No gestionas el correo y ves al cliente. La multitarea no existe. Es una falacia.

Y un consejo más de regalo: Sé realista.

Sobre estimamos lo que tardamos en hacer las cosas. Y al mismo tiempo, lo subestimamos. Estimar los tiempos en los que tardas en hacer algo es quizá el punto más complejo a la hora de hacer una correcta gestión del tiempo.

La Ley de Parkinson dice que: «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine». Es decir, si te das 4 horas para realizar una tarea es posible que tardes esas 4 horas… aunque en realidad la hubieras hecho en 2. Por eso es tan importante tener en cuenta cuánto tiempo empleas en una tarea, porque de esta forma podrás estimar realmente y no exagerarás.

De igual forma, si estimas que un proyecto te va a llevar 4 horas, ten en cuenta posibles problemas: Internet se cae, pinchas yendo a visitar al cliente, no puedes entrar en la oficina… Hay multitud de factores externos que no puedes controlar. Por defecto, los gestores añadimos un 30% adicional del tiempo dedicado a «problemas externos».

De esta forma si un proyecto son 4 horas, lo más normal es que digamos 5 o incluso 6 dependiendo de la complejidad de dichos elementos.

Estos sólo son algunos de los trucos para mejorar la gestión del tiempo. ¿Conoces alguno más? ¿Cuál te ha resultado más interesante y vas a aplicar ya?

Déjamelo en los comentarios o si tienes dudas o preguntas, ¡contacta conmigo y hablamos!

P.d.: La foto de cabecera, es de nile en Pixabay

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