Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día

Hoy voy a hablarte de una de mis tareas favoritas, la gestión y el gestor de proyectos.

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¡Te dejo con el episodio!

 

La gestión de proyectos es una vorágine formada por los clientes, los trabajadores y en ocasiones, los jefes. Y todos piden lo mismo. Resultados. Pero más que de la gestión en sí, quiero hablarte de por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día. No creas que por ser un autónomo sin equipo o una persona que no tiene empresa, ni proyecto… este podcast no es para ti.

Verás que es algo que nos afecta a todos, que todos podemos aplicarlo y os aseguro que muchos de vosotros ya lo estáis haciendo pero no le ponéis nombre. Para empezar por el principio, vamos a definir qué es la gestión del proyecto. Voy a tirar de mi admirada Wikipedia:

La gestión de proyectos es la disciplina que estudia el planeamiento, la organización, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.

Dicho así parece cosa de grandes empresas, de mucha gente… y sí, es así en algunos casos… pero….

Pero.

Cuando se acerca el 1 de Enero o el 1 de Septiembre, nos motivamos con nuevos objetivos anuales. Dejar de fumar. Hacer ejercicio. Ir más al cine. ¿Cuántos de vosotros habéis logrado completar uno de esos objetivos? ¿Lo habéis logrado alguna vez?

Si la respuesta es no es porque eso, son deseos. No objetivos. Los proyectos son algo que se emprende para alcanzar objetivos. Si revisamos de nuevo la Wikipedia podemos ver que si los limitamos en tiempo, si los definimos bien y los planificamos… podremos aterrizar esos “deseos” en algo conseguible a través de proyectos.

¿Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día?

Es fácil, para trabajar los objetivos que quieres cumplir. Si no pones control, el “dejar de fumar” no sirve. Hay que meterle mano a ese deseo. Porque si no, se queda en eso, un deseo, algo que ojalá ocurra sólo… que no tenga yo que currar, eh? Ps, twitter haz tu magia…

Como digo, gestionar esos deseos como objetivos, como proyectos, harán que llegues al éxito. Es necesario planificar. Con la planificación pasamos de un  “deseo” a algo tangible, algo con lo que empezar a trabajar.

¿Pero cómo lo hacemos si no sabemos ni por dónde empezar? Pues para eso está el gestor de proyecto. Antes de seguir, voy a sentar las bases de la gestión  y lo vamos a hacer con un ejemplo.

Imaginemos que soy un emprendedor y a 1 de Enero en mi lista de deseos escribo: vender más con mi tienda.

Reformulemos esto a algo con lo que podamos trabajar… una de las cosas que puedo hacer es pasar del mundo físico al mundo online y vender así mis productos. Entonces, el proyecto será: crear una página web para empezar a vender los productos físicos de mi tienda en el mundo online.

Vale, eso, dicho así, parece mucho más real que “vender más”. También es verdad que quizás, no sea tan fácil. No hay sólo que crear una página web, eso es toda una rama de marketing que no voy a tratar aquí y que es bastante compleja, así que vamos a creernos que por tener una web con tienda online, vamos a vender más.

Ya tenemos nuestro objetivo.

Ahora debemos empezar a planificar. Tenemos que establecer, cuándo lo queremos funcionando. Pongamos, tres meses. Ahora hay que dar un paso más, ¿qué tengo que hacer para que, en tres meses, pueda tener una web funcionando?

Necesito hablar con un diseñador. Que me de un presupuesto. Necesito hablar con un programador y que me de un presupuesto. Tomar la decisión de si puedo embarcarme en el proyecto o no. Si puedo embarcarme en el proyecto, les doy el sí a ambos y podemos empezar a trabajar. Ambos tienen que indicarme qué necesitan de mí.

Cuando me lo pasen, tengo que gestionarlo y enviárselo de nuevo… Revisar cómo van las cosas, también es necesario… Y podríamos seguir bajando más y más… Tengo que sacar fotos a los productos o hacer que otros me las saquen.

Una vez tenga esa enorme lista de tareas, hay que ponerle horas. Si no quieres ponerle horas, tienes que agendarlo y bloquear un tiempo de cómo mínimo, una hora. Pongamos que ya lo tienes en marcha. Cuántos productos vas a poner a la venta? Cuántas fotos necesitas, 15, 20? Pues te toca añadir en tu agenda un día y bloquear horas, para sacar las fotos. O para crear los textos…

De eso se trata la planificación.

De definir cuándo y cómo vas a llevar a cabo todas las tareas que necesitas para sacar adelante ese proyecto. Y ahí es donde entran los gestores de proyectos. 

Esto es una visión bastante sencilla. Es la del día a día de cualquiera de nosotros. Cuando se trata de proyectos muy grandes con muchas personas involucradas, puede complicarse bastante.

Incluso en un proyecto “pequeño” como el del ejemplo, vemos que hay tareas interdependientes. El programador no puede empezar hasta que no tenga el diseño. Y cuando lo tenga, seguramente habrá cosas que cambiar (tamaños, por ejemplo)

Para ayudarnos en esta gestión, hay diferentes métodos, metodologías, que podemos aplicar.

No me voy a meter muy a fondo en ellas, sólo quiero decirte que existen y que todas son adecuadas dependiendo del tipo de proyecto que tengas. Te voy a hablar de tres, dos muy comunes y aplicables a nuestro día a día y el tercero el friki.

Metodologías de gestión de proyectos

• Metodología Waterfall o cascada: Es la más tradicional. Se utiliza en productos manufacturados, en construcción… y en nuestro día a día común. Se trata de desglosar las tareas en secuencias con un inicio y un fin y sólo saltas a una nueva tarea cuando has completado la anterior. En el caso del ejemplo que os he dado, por ejemplo, no podemos meter los productos en la web, hasta que no esté programada la web, ni esta esté diseñada. ¿Veis la cascada? Primero sería el diseño, luego la programación y por último añadir los productos.
• Kanban: Esta es mi otra gran favorita por su sencillez de uso. Necesitas un tablero ya sea físico como una pizarra o virtual (como los gestores de los que te hablaré en los dos próximos podcast) y un montón de post-its o tarjetas. El tablero más básico se divide en tres columnas: por hacer, en proceso y hecho. Las tareas se escriben en los post-its y se van pasando de la primera columna “por hacer” a la última “hecho”. La idea es hacer cambios incrementales en el proyecto, es decir, tareas muy pequeñas que puedas ir pasando rápidamente de un estado a otro. Este flujo, puede ser todo lo complejo que quieras. Ejemplo, en una empresa que involucra tres departamentos, puedes tener tranquilamente seis columnas que empiecen por toma de requisitos, pasen por las diferentes fases del proyecto hasta acabar en, facturación.
• Y ahora la aportación friki, Pert: Fue inventado por la oficina de proyectos especiales de la Marina de Guerra del Dpto. de Defensa de EEUU. Qué os imagináis que estaban intentando crear cuando se les ocurrió esto? Si habéis dicho un misil, estáis en lo cierto. El Pert funciona muy bien con productos manufacturados. Empiezas definiendo las tareas a ejecutar según los requisitos, cuál va delante de cual y la duración esperada de cada una de esas tareas. Trabajas con tiempos: Estimas cuánto vas a tardar en el mejor y en el peor caso. Y eso te lleva a deducir una fecha en la que tengas finalizado el proyecto. Es decir, lo que todo el mundo quiere saber: cuándo está lo mío. Pero como esta es más para empresas de producción, la vamos a dejar como anécdota.

Para tener claro qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y quién tiene que hacerlo, es necesario meter un gestor de proyecto. Por mucho que nos guste, las listas de tareas se pueden volverse complejas y eternas. No vemos el final. Con un gestor de proyecto, tenemos el final claro.

Aplicando cualquiera de las metodologías explicadas o alguna más de las que comparto en las notas del podcast, tendrás garantizado el correcto funcionamiento de tu empresa. O de cualquier proyecto que quieras emprender de esta forma.

¿Dónde entran el gestor de proyecto?

Los gestores de proyectos te permiten revisar y analizar el flujo de trabajo de tu empresa (o de tu vida). Te permiten visualizarlo, verlo es tremendamente importante, así como también establecer límites de tiempo.

Saber cuándo es probable que tengas terminado el proyecto es tan importante como saber por dónde vas.

En los dos próximos podcasts hablaré de dos herramientas que uso y recomiendo a todo el mundo que permiten gestionar proyectos como si fueras un maestro.

Estoy segura que si me seguís en redes me habréis oído hablar de ellas más de una vez. Son Asana y Trello.

Espero que el podcast de hoy te haya resultado útil y hayas visto que incluir un gestor de proyecto en tu día a día te ayudará a visualizar y sacar adelante esos proyectos que, hasta ahora, se habían quedado parados en “deseos”. Te animo desde aquí a ponerlo en marcha. Y si necesitas mi ayuda, no dudes en contactarme.

Notas del podcast:

Para conocer un poco más a fondo Kanban, no dudes en consultar este enlace.

Y si quieres conocer más metodologías de gestión de proyectos aquí hablan de las 12 principales.

Además, la definición de la Wikipedia sobre qué es la gestión de proyectos, la tienes aquí.

¡Nos vemos en el próximo episodio!