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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Evernote como herramienta de gestión de conocimiento

By Podcast No Comments

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Evernote es la forma más sencilla, la que no te permite utilizar ninguna excusa, para empezar a recopilar los procesos de tu empresa. Cierto, en empresas más grandes, Evernote no sería la herramienta más recomendable. Evernote funciona muy bien para recopilar información de la web. Puedes capturar una página de forma rápida y sencilla con una de las mejores herramientas que nadie ha inventado jamás: web clipper.

Con Evernote, no tienes excusa para empezar a guardar todas aquellas cosas que están automatizadas en nuestro día a día.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Si en el anterior episodio, hablamos de Notion y todo lo que es capaz de hacer, esta semana hablaremos de otras herramientas para gestionar el conocimiento de la empresa.

Te recuerdo que hay un episodio del podcast que habla de cómo gestionar el conocimiento. Cómo hacer que la información se quede en tu empresa y no perdida por ahí y dependiente de una única persona. La única forma de hacerlo es sacarlo de la cabeza de dicha persona y ponerlo claro en algún lado. Ese algún lado, debe ser accesible a todo el mundo. Por tanto debería poder ser una web o un documento interno que permita encontrar la información de manera rápida y sencilla.

Y ahí es donde entran herramientas como Notion o Evernote. Como te comentaba en el anterior episodio, hablo de estas dos fundamentalmente porque son muy sencillas de utilizar. Además están disponibles con planes gratuitos que no te dejan tener ninguna excusa a la hora de crear tu propio sistema de gestión del conocimiento.

En qué destaca Evernote

Pues entre otras muchas, la sencillez de uso que te permite crear notas, bien escribiendo, bien a través de correo electrónico (mediante el envío de un correo electrónico a una dirección determinada) o bien haciendo capturas directamente con un plugin adicional (llamado web Clipper) de la propia empresa de Evernote, que te permite seleccionar un trozo y automáticamente coger ese artículo destacado e introducirlo dentro del propio Evernote.

Al arrancar Evernote tienes un notebook, una libreta principal donde irás poniendo tus nuevas notas. Y además tienes algo que es similar a los sticky notes (o posts de toda la vida), que es una libreta adicional donde puedes añadir ideas de forma rápida. Hay una herramienta nueva que es la opción de crear Tareas. Y también es nuevo la interacción que tiene con otros elementos Google como Google Drive o el Calendario, de forma que, por ejemplo, cuando creas una nota puedes vincularla a un evento del calendario y acceder a ella de forma más rápida.

También puedes integrarlo con Slack, que es un sistema de chat para poder eliminar correos electrónicos y te permite combinar los mensajes de Slack con las notas relacionadas, capturando conversaciones importantes dentro de Evernote, algo que puedes hacer también con Teams. ¿Para qué sirve esto? Pues para tener un contexto de lo que has estado hablando en dicho chat.

Algo que me encanta de Evernote son las etiquetas. A cada una de las notas que tú crees, puedes añadirle una etiqueta que te servirá para localizar todas las notas de esa misma etiqueta de una manera muy sencilla. Ejemplos de etiquetas pueden ser «leer porque está pendiente» o «información importante», el proyecto al que pertenece esa nota,… etcétera etcétera.

Tipos de notas

En cuanto al tipo de notas que puedes crear, admite:

  • vídeos
  • fotos
  • url’s que puedes capturar, es decir, páginas web que puedes capturar de forma directa.

Otras ventajas de Evernote

Por supuesto puedes compartir notas con otras personas fuera de la organización.

Otra cosa que me encanta de Evernote es el web Clipper con el que puedes directamente guardar artículos o páginas web mediante capturas de pantalla de forma directa. Tú te descargas este pequeño plugin y en el momento de estar visitando una página web, le das a un punto determinado de tu navegador y automáticamente te guarda la captura de pantalla con las páginas enteras o solo aquellas partes que tú desees, sin anuncios ni barras laterales que distraigan la atención. Es decir, puedes personalizar las capturas de pantalla que hagas de los sitios web para tenerlo todo más organizados dentro de Evernote. El web clipper es una de las mejores ideas que a nadie se le ocurrido jamás.

La opción de crear tareas y asignarlas marcándolas como finalizadas e incluir una fecha de finalización, es mediante pago. Es verdad que tienes 30 días gratuitos para utilizar esa herramienta y ver si te gusta pero luego hay que pagar por ella, es decir, es una opción adicional.

¿Para qué te animo yo a que utilices Evernote?

Bueno pues, para capturar todos aquellos procesos, todas aquellas informaciones que hay que hacer de forma recurrente en tu empresa. Procesos que pueden ser complejos y que requieren de una serie de pasos, independientemente de que luego puedas hacer la nota más bonita o no.

Vamos a ponernos en modo imaginativo: imaginemos que en tu empresa, como en una gran mayoría de las empresas de este mundo, la verdad, tienes que hacer facturas y para poder hacer el cierre contable necesitas introducir facturas de proveedor en tu sistema. Y al mismo tiempo, emitir facturas. Ojo que dejo de lado los impuestos y demás pero eso también sería un proceso. Vamos a ir con el proceso de las facturas.

¿Qué es lo que hace tu contable en el mismo momento de recepcionar una factura de un proveedor? Imagina que recibe la factura por correo electrónico: ¿la descarga? ¿la pasa por un software ocr y automáticamente queda integrado en el sistema? Eso sería lo ideal, ¿verdad? Por lo general tienes que recepcionar la factura, leer lo que hay ahí e irte al software contable para introducir los datos: número de factura, base imponible, etcétera etcétera. Sí estoy hablando de un proceso muy sencillo pero es que realmente todos estos procesos son los que hay que capturar: desde el más sencillo hasta el más complicado o complejo.

Todo el proceso que hace tu contable desde el mismo momento en que recepciona una factura y que para esa persona está automatizado en su cabeza, es lo que tienes que guardar en Evernote. Así, si le ocurre algo a esta persona, no tendrás un problema a la hora de facturar.

Cosas como: a este cliente le tengo que emitir la factura al día porque si no, me ha dicho que no le llega correctamente. O un cliente al que no le puedo facturar hasta dentro de 3 meses porque es a 30, 60, 90 días. Ojo que estoy hablando desde un punto de vista donde no se tiene un sistema contable automático que te hace todas estas gestiones. Pero es que todas esas cosas que en el día a día tu contable hace, son las que tienes que introducir en Evernote.

¿Hay otras herramientas que permitan hacer lo mismo?

Hay otras herramientas donde poder introducir este conocimiento, pero para micro pymes y autónomos, Evernote, junto con Notion son de las más sencillas. Porque por lo general las pymes ya tenéis un sistema de facturación un poco más automatizado donde los procesos son más rápidos. Pero aún así hay muchos procesos que este tipo de empresas no tenéis en cuenta y que dependen de una única persona. Cuando esa persona no está (porque está de baja o tiene que ir a un determinado sitio) y hay que hacer algo en ese mismo momento, no lo tenéis registrado en ningún lugar y se pierde. Se pierde con esa persona.

Evernote es sencillo y fácil de utilizar y lo puedes usar tanto a nivel empresarial como a nivel privado. De hecho, como te digo, en mi caso lo he estado utilizando durante años para gestionar procesos recurrentes y dudas que me iban surgiendo. Pero a nivel personal también lo he usado muchísimo. Por ejemplo, cuando me apuntaba a un curso nuevo, tenía una nota, o una serie de notas en Evernote, indicando todas las webs que me gustaría leer y que estaban relacionadas con ese curso. Con el web Clipper todo esto es súper sencillo de capturar.

Diferencias con Notion

La principal diferencia es que Notion es muchísimo más potente que Evernote. Notion no solamente te permite crear notas, sino que también puedes crear calendarios, webs, etc.

Al final lo más importante en cuanto a la gestión del conocimiento, no es la herramienta (que también) si no que todos tus empleados sepan que hay que ir guardando todo lo que pase por sus manos en el día a día de la oficina.

Las ventajas de gestionar el conocimiento de la empresa en un único lugar y de diferentes formas, ya sea mediante una intranet, a través de vídeos, a través de preguntas y respuestas es que nos permite tener una empresa muchísimo más ágil y no dependiente de las personas que la forman. Y sí, aquí también entra el miedo de cada una de esas personas con las que hay que trabajar para que su conocimiento forme parte del núcleo de la empresa y no se agarren a él pensando que así se hacen imprescindibles. Porque realmente en una empresa imprescindible no hay nadie y te puedo asegurar que lo he visto una y otra vez. Tardarás más o tardarás menos, pero saldrás del problema en el que se ha metido la empresa en el momento en que una persona que se suponía que era imprescindible ya no está.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Principales características de Notion

By Podcast No Comments

Notion es una de esas herramientas que empiezan pareciéndote ser una cosa pero acaban siendo muchas, muchísimas más.

La puedes utilizar para tantas cosas que es prácticamente imposible que entre todo en un episodio. Sobre todo porque lo interesante de Notion es probar a usarla y trastear con ella. Su gran cantidad de plantillas, la comunidad y amantes de la aplicación y la versatilidad de uso, hacen de ella una herramienta indescriptible para gestionar el conocimiento o aumentar tu productividad.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy vengo a hablarte de una herramienta que se ha convertido en una de esas herramientas top típicas de ranking de las 20 Mejores herramientas para productividad que hay ahora mismo en el mercado.

Entre otras muchas cosas, tiene un diseño muy limpio y una funcionalidad que, de primeras no te esperas. Y te aviso ya que voy a dedicarle a este tipo de herramientas al menos un par de episodios del podcast. Las voy a clasificar como herramientas de gestión de documentos pero ojo que la herramienta que hoy te traigo precisamente está entre las top de productividad por que es mucho, muchísimo más. La herramienta de la que te vengo a hablar hoy es Notion.

Por qué usar una herramienta como Notion

Desde hace mucho tiempo, desde que comenzé en informática, he ido llevando un registro de las cosas típicas que suelen ocurrir de forma estandarizada. Por ejemplo, qué hacer para formatear un ordenador. Piensa que antes la información no la teníamos más que en nuestras cabezas y en revistas… sí, hablo de la era pre-internet.

Supongo que por eso cuando entré a trabajar empecé a apuntar las tareas, los procesos… en una libreta y cuando llegó internet y este tipo de herramientas a nuestras vidas, seguí haciéndolo. Cuando estaba trabajando hace unos años en una consultoría, teníamos muchos procesos, que eran muy repetitivos. Había que hacer siempre prácticamente lo mismo.

Había cosas como que cada vez que llegaba una nueva empresa había que configurar el sistema de una manera. O había que dar de alta una serie de parámetros para que el sistema fuera multi idioma.

Hablo no sólo de procesos manuales, también guardaba las consultas que hacía a la base de datos para recuperar determinada información.

Procesos repetitivos de las empresas

Creo que todos somos conscientes de que en las empresas tenemos muchos procesos repetitivos y que conllevan una serie de pasos determinados. Ocurre por lo general que suelen estar dentro de las cabezas de las personas que los realiza. Por eso, cuando llega un nuevo empleado y tienes que enseñarle cómo funciona todo, cómo se hacen determinados pasos, cómo se ejecutan determinados procesos, las cosas se complican.

Además, corremos el riesgo de que si esa persona se va pues… nos deje fastidiados, por decirlo finamente.

Esta recopilación de procesos, esta documentación, pocas empresas la tienen bien resuelta. Ahora se están poniendo de moda hacer vídeos. Soy partidaria de hacerlos cuando es algo muy concreto: un proceso que tiene una curva de complejidad que sea más fácil explicarlo visualmente, por ejemplo, que hacer un manual. Ya sé que nos cuesta mucho leer, pero donde esté un buen manual que se quite lo demás.

Opciones a utilizar

Vamos al grano. ¿Qué herramientas podemos utilizar para hacer este tipo de recopilación de datos? Pues Evernote y Notion, por ejemplo.

Particularmente, al principio utilizaba Evernote para tener localizados siempre todos los procesos que son repetitivos. Ejemplo: la llegada de un nuevo cliente al programa de facturación, qué tienes que hacer, hay que darla de alta en esta base de datos, hay que configurar el nivel, hay que indicar el tipo de facturación que tenía, etcétera, etcétera.

Igual que está Evernote, en otras empresas existen las wikipedias internas con el objetivo de hacer exactamente lo mismo. Es decir, tener una base de conocimientos común, de forma que cuando tú te encontrabas con un problema buscabas en esta wiki interna la información y simplemente recuperabas lo que otra persona había escrito sobre eso.

Evernote, lo vamos a dejar para otro día, así que hoy voy directamente a hablarte de Notion y las principales características que hacen que Notion se haya comido con patatas a otro tipo de herramientas como la misma Evernote.

Características de Notion

La principal característica de Notion es su gran variedad de plantillas, igual que Evernote te sirve para tomar notas (o al menos servía) por ejemplo, Evernote utilizaba muchísimo cuando quería leer determinados artículos y quería acordarme de que tengo una serie de artículos para leer. Cogía el enlace y lo ponía en un punto concreto y una vez a la semana me dedicaba a leer todos esos artículos. Pues Notion permite hacer lo mismo en una lista.

Pero al mismo tiempo lo puedes utilizar para muchísimas otras cosas más.

Tienes plantillas para hacer tableros kanban. Un tablero kanban es aquello que también hace, Trello.

También tienes plantillas para hacer páginas web. Literalmente, puedes hacer tu página web con pocos clics y tenerla funcionando en Google en horas.

Plantillas para hacer listas de tareas (sustituye a otras grandes aplicaciones como remember the Milk o Wunderlist o Todoist).

Puedes utilizar Notion como bloc de notas, como calendario, como wiki, etc.

La verdad es que en la gran cantidad de plantillas que tiene es lo que marca la diferencia de Notion sobre todo lo demás.

Puedes gestionar proyectos enteros. Dentro de las páginas, puedes añadir comentarios para guiar a tus compañeros en el momento de estar trabajando e incluso utilizarlo para mandarte recordatorios a ti mismo.

Y algo que me gusta mucho, es que puedes bloquear páginas de Notion para evitar notificaciones que es algo que muchas herramientas no te permiten hacer.

¿Lo puedes utilizar como CRM? Por supuesto. Otro tutorial que te voy a dejar dentro de las notas de podcasts

Otra gran característica es que, igual que ocurre con otras aplicaciones que hemos hablado en este mismo podcasts como Drive Dropbox, es que puedes compartir tu contenido con otros usuarios, ya sea que estén dentro de la misma aplicación o con personas externas.

Puedes añadir imágenes vídeos puedes añadir audio,… Cada vez que pones una URL en una página de Notion te pregunta si quieres que se convierta en un marcador (bookmark) y te saca un pequeño texto para que veas las primeras líneas de dicha url. Puedes hacer lo mismo con vídeos y se convierte en embed, es decir, integrado dentro de la propia Notion.

De verdad que no te puedes perder esta aplicación porque va a mejorar tu productividad. Tener un único lugar donde poder hacer tantas cosas distintas nos centra, nos ofrece foco. Y el foco es tu gran amigo en cuestiones productivas.

¿Cómo puedes utilizar Notion dentro de una empresa como gestor del conocimiento?

Cuando algo ocurra, cuando un proceso sea repetitivo, simplemente añádela a Notion. Lo ideal sería que todas las personas de tu organización lo hicieran.

Otro punto importante es que puedes importar contenido de otras aplicaciones, en mi caso, como ya te he contado y utilizaba Evernote. En determinado momento a raíz de una noticia, decidí buscar otras opciones. Notion permite hacer una importación directa desde muchas aplicaciones: Evernote, Asana, incluso documentos de Google Docs.

Otra característica más, la comunidad es una pasada, la cantidad de gente que utiliza notion y que además te ayuda a crear y a mejorar tu propio uso de tu aplicación. Por ejemplo, si quieres saber cómo crear una agenda, simplemente vas a un video de Youtube y lo ves. Si quieres ver cómo crear una pizarra, un dashboard con toda la información porque resulta que tienes un montón de documentos muy desordenados en diferentes carpetas en distintas plataformas, pues podemos tenerlo todo incorporado en la misma página de Notion. Te dejo un vídeo enlazado en las notas.

Notion es una aplicación web que además también tiene una aplicación que puedes utilizar en tu móvil. Es evidente que está todo sincronizado. Además, si te gusta el diseño minimalista, pues enhorabuena, porque es literalmente una página en blanco y negro, sin estridencias y súper simple.

Planes de pago

¿Cuánto cuesta? Tienes varios planes. En todos los planes la parte de páginas y de bloques, que es lo que puedes usar para crear todo lo que necesites, son ilimitadas, es decir, esas siempre vas a tener acceso a ellas, independientemente del plan que tengas contratado. En el plan gratuito para una única persona con hasta 5 colaboradores externos y hasta 5MB de ficheros que puedes incluir.

Y ojo que en las versiones de pago, ¡tienes versionado! Es decir, que te mantienen las versiones anteriores de los cambios que has hecho registrando fecha, hora y persona que ha hecho el cambio.

Notion es una aplicación brutal que no te puedes perder si sueles almacenar las cosas en listas que luego, nunca encuentras o si quieres mejorar tu productividad o empezar a gestionar el conocimiento de tu empresa.

Notas:

Cómo crear mi dashboard de empresa en Notion – YouTube

Using Notion as a CRM – YouTube

Dónde buscar plantillas gratuitas para usar con Notion (hipertextual.com)

Cómo crear una página web con Notion en pocos pasos (hipertextual.com)

Gestión del conocimiento en la empresa > Vanesa Ramos

Procesos de trabajo de una empresa: cómo identificarlos > Vanesa Ramos

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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