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notion archivos > Vanesa Ramos

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Principales características de Notion

By Podcast No Comments

Notion es una de esas herramientas que empiezan pareciéndote ser una cosa pero acaban siendo muchas, muchísimas más.

La puedes utilizar para tantas cosas que es prácticamente imposible que entre todo en un episodio. Sobre todo porque lo interesante de Notion es probar a usarla y trastear con ella. Su gran cantidad de plantillas, la comunidad y amantes de la aplicación y la versatilidad de uso, hacen de ella una herramienta indescriptible para gestionar el conocimiento o aumentar tu productividad.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy vengo a hablarte de una herramienta que se ha convertido en una de esas herramientas top típicas de ranking de las 20 Mejores herramientas para productividad que hay ahora mismo en el mercado.

Entre otras muchas cosas, tiene un diseño muy limpio y una funcionalidad que, de primeras no te esperas. Y te aviso ya que voy a dedicarle a este tipo de herramientas al menos un par de episodios del podcast. Las voy a clasificar como herramientas de gestión de documentos pero ojo que la herramienta que hoy te traigo precisamente está entre las top de productividad por que es mucho, muchísimo más. La herramienta de la que te vengo a hablar hoy es Notion.

Por qué usar una herramienta como Notion

Desde hace mucho tiempo, desde que comenzé en informática, he ido llevando un registro de las cosas típicas que suelen ocurrir de forma estandarizada. Por ejemplo, qué hacer para formatear un ordenador. Piensa que antes la información no la teníamos más que en nuestras cabezas y en revistas… sí, hablo de la era pre-internet.

Supongo que por eso cuando entré a trabajar empecé a apuntar las tareas, los procesos… en una libreta y cuando llegó internet y este tipo de herramientas a nuestras vidas, seguí haciéndolo. Cuando estaba trabajando hace unos años en una consultoría, teníamos muchos procesos, que eran muy repetitivos. Había que hacer siempre prácticamente lo mismo.

Había cosas como que cada vez que llegaba una nueva empresa había que configurar el sistema de una manera. O había que dar de alta una serie de parámetros para que el sistema fuera multi idioma.

Hablo no sólo de procesos manuales, también guardaba las consultas que hacía a la base de datos para recuperar determinada información.

Procesos repetitivos de las empresas

Creo que todos somos conscientes de que en las empresas tenemos muchos procesos repetitivos y que conllevan una serie de pasos determinados. Ocurre por lo general que suelen estar dentro de las cabezas de las personas que los realiza. Por eso, cuando llega un nuevo empleado y tienes que enseñarle cómo funciona todo, cómo se hacen determinados pasos, cómo se ejecutan determinados procesos, las cosas se complican.

Además, corremos el riesgo de que si esa persona se va pues… nos deje fastidiados, por decirlo finamente.

Esta recopilación de procesos, esta documentación, pocas empresas la tienen bien resuelta. Ahora se están poniendo de moda hacer vídeos. Soy partidaria de hacerlos cuando es algo muy concreto: un proceso que tiene una curva de complejidad que sea más fácil explicarlo visualmente, por ejemplo, que hacer un manual. Ya sé que nos cuesta mucho leer, pero donde esté un buen manual que se quite lo demás.

Opciones a utilizar

Vamos al grano. ¿Qué herramientas podemos utilizar para hacer este tipo de recopilación de datos? Pues Evernote y Notion, por ejemplo.

Particularmente, al principio utilizaba Evernote para tener localizados siempre todos los procesos que son repetitivos. Ejemplo: la llegada de un nuevo cliente al programa de facturación, qué tienes que hacer, hay que darla de alta en esta base de datos, hay que configurar el nivel, hay que indicar el tipo de facturación que tenía, etcétera, etcétera.

Igual que está Evernote, en otras empresas existen las wikipedias internas con el objetivo de hacer exactamente lo mismo. Es decir, tener una base de conocimientos común, de forma que cuando tú te encontrabas con un problema buscabas en esta wiki interna la información y simplemente recuperabas lo que otra persona había escrito sobre eso.

Evernote, lo vamos a dejar para otro día, así que hoy voy directamente a hablarte de Notion y las principales características que hacen que Notion se haya comido con patatas a otro tipo de herramientas como la misma Evernote.

Características de Notion

La principal característica de Notion es su gran variedad de plantillas, igual que Evernote te sirve para tomar notas (o al menos servía) por ejemplo, Evernote utilizaba muchísimo cuando quería leer determinados artículos y quería acordarme de que tengo una serie de artículos para leer. Cogía el enlace y lo ponía en un punto concreto y una vez a la semana me dedicaba a leer todos esos artículos. Pues Notion permite hacer lo mismo en una lista.

Pero al mismo tiempo lo puedes utilizar para muchísimas otras cosas más.

Tienes plantillas para hacer tableros kanban. Un tablero kanban es aquello que también hace, Trello.

También tienes plantillas para hacer páginas web. Literalmente, puedes hacer tu página web con pocos clics y tenerla funcionando en Google en horas.

Plantillas para hacer listas de tareas (sustituye a otras grandes aplicaciones como remember the Milk o Wunderlist o Todoist).

Puedes utilizar Notion como bloc de notas, como calendario, como wiki, etc.

La verdad es que en la gran cantidad de plantillas que tiene es lo que marca la diferencia de Notion sobre todo lo demás.

Puedes gestionar proyectos enteros. Dentro de las páginas, puedes añadir comentarios para guiar a tus compañeros en el momento de estar trabajando e incluso utilizarlo para mandarte recordatorios a ti mismo.

Y algo que me gusta mucho, es que puedes bloquear páginas de Notion para evitar notificaciones que es algo que muchas herramientas no te permiten hacer.

¿Lo puedes utilizar como CRM? Por supuesto. Otro tutorial que te voy a dejar dentro de las notas de podcasts

Otra gran característica es que, igual que ocurre con otras aplicaciones que hemos hablado en este mismo podcasts como Drive Dropbox, es que puedes compartir tu contenido con otros usuarios, ya sea que estén dentro de la misma aplicación o con personas externas.

Puedes añadir imágenes vídeos puedes añadir audio,… Cada vez que pones una URL en una página de Notion te pregunta si quieres que se convierta en un marcador (bookmark) y te saca un pequeño texto para que veas las primeras líneas de dicha url. Puedes hacer lo mismo con vídeos y se convierte en embed, es decir, integrado dentro de la propia Notion.

De verdad que no te puedes perder esta aplicación porque va a mejorar tu productividad. Tener un único lugar donde poder hacer tantas cosas distintas nos centra, nos ofrece foco. Y el foco es tu gran amigo en cuestiones productivas.

¿Cómo puedes utilizar Notion dentro de una empresa como gestor del conocimiento?

Cuando algo ocurra, cuando un proceso sea repetitivo, simplemente añádela a Notion. Lo ideal sería que todas las personas de tu organización lo hicieran.

Otro punto importante es que puedes importar contenido de otras aplicaciones, en mi caso, como ya te he contado y utilizaba Evernote. En determinado momento a raíz de una noticia, decidí buscar otras opciones. Notion permite hacer una importación directa desde muchas aplicaciones: Evernote, Asana, incluso documentos de Google Docs.

Otra característica más, la comunidad es una pasada, la cantidad de gente que utiliza notion y que además te ayuda a crear y a mejorar tu propio uso de tu aplicación. Por ejemplo, si quieres saber cómo crear una agenda, simplemente vas a un video de Youtube y lo ves. Si quieres ver cómo crear una pizarra, un dashboard con toda la información porque resulta que tienes un montón de documentos muy desordenados en diferentes carpetas en distintas plataformas, pues podemos tenerlo todo incorporado en la misma página de Notion. Te dejo un vídeo enlazado en las notas.

Notion es una aplicación web que además también tiene una aplicación que puedes utilizar en tu móvil. Es evidente que está todo sincronizado. Además, si te gusta el diseño minimalista, pues enhorabuena, porque es literalmente una página en blanco y negro, sin estridencias y súper simple.

Planes de pago

¿Cuánto cuesta? Tienes varios planes. En todos los planes la parte de páginas y de bloques, que es lo que puedes usar para crear todo lo que necesites, son ilimitadas, es decir, esas siempre vas a tener acceso a ellas, independientemente del plan que tengas contratado. En el plan gratuito para una única persona con hasta 5 colaboradores externos y hasta 5MB de ficheros que puedes incluir.

Y ojo que en las versiones de pago, ¡tienes versionado! Es decir, que te mantienen las versiones anteriores de los cambios que has hecho registrando fecha, hora y persona que ha hecho el cambio.

Notion es una aplicación brutal que no te puedes perder si sueles almacenar las cosas en listas que luego, nunca encuentras o si quieres mejorar tu productividad o empezar a gestionar el conocimiento de tu empresa.

Notas:

Cómo crear mi dashboard de empresa en Notion – YouTube

Using Notion as a CRM – YouTube

Dónde buscar plantillas gratuitas para usar con Notion (hipertextual.com)

Cómo crear una página web con Notion en pocos pasos (hipertextual.com)

Gestión del conocimiento en la empresa > Vanesa Ramos

Procesos de trabajo de una empresa: cómo identificarlos > Vanesa Ramos

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.