Asana: cómo usarlo para para gestionar tus proyectos

Asana es una herramienta de gestión de proyectos que te ayudará a controlar, planificar y sacar adelante todos los proyectos que te propongas. Ya sean empresariales o personales. En su versión gratuita contiene muchísimas funcionalidades que te harán mucho más fácil la gestión de tus proyectos.

Si quieres conocer cómo puedes usar Asana para gestionar tus proyectos, dale al play.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast y Youtube.

 

 

Como te he contado, el objetivo del episodio de hoy es que conozcas un poco más qué es Asana y cómo puedes usarlo para gestionar tus proyectos.

En el episodio 12 te conté que los gestores de proyecto pueden ayudarte a pasar de ”deseos” a objetivos cumplidos. Por eso hoy y en el siguiente podcast voy a hablarte de las dos herramientas que te pueden ayudar a gestionar cualquier proyecto que te propongas.

Asana, es el primero de ellos. Se trata de una aplicación web y móvil con el que puedes tener control absoluto del proyecto permitiéndote usar diferentes metodologías.

En el podcast anterior, si recuerdas, te hablé de las dos metodologías que más fácilmente podemos aplicar en nuestro día a día ya sea empresarial o no.

Son la metodología de “cascada” donde una tarea se hace detrás de otra y la metodología “kanban” donde las tareas, pasan de una columna a otra. De pendiente a estamos trabajando en ello y de ahí a finalizado.

Cómo usar Asana para gestionar tus proyectos

Asana es intuitivo y fácil de usar. Se basa en listas de tareas.

Para empezar tienes que crear un espacio de trabajo y tu propio proyecto y a partir de ahí puedes empezar a añadir todas las tareas del mundo.

Partimos de una tarea “grande” y la vamos separando en tareas que se pueden que realizar de forma independiente.

Es decir, partimos de una tarea principal. En el ejemplo que te puse en el episodio 12 donde una persona quería crear la página web de su empresa para entrar en el mundo online, una tarea principal sería, por ejemplo:

Contratar a un programador.

Y como subtareas podríamos tener:

• Realizar una búsqueda en google para encontrar programadores en mi zona.
• Hablar con X para que me diga que programador le creó la web.
• Contactar con tres programadores.
• Revisar los presupuestos.
• Contactar con el programador elegido.

Por lo general, mis subtareas tienen una duración de 1 hora. Si hay algo que no puedo hacer en una hora, es porque hay que dividirla un poco más.

Aquí ya entra en juego cómo gestiones tu tiempo. En el caso anterior, podríamos unir realizar la búsqueda en google y contactar con los programadores en la misma tarea porque no tardas una hora en hacer una búsqueda en google…

Cuando creas las tareas en Asana, en el momento de crearlas, le das un título y aparece una casilla de verificación, la típica de “check” que te sirve para dar la tarea como finalizada. Cuando haces clic ahí una vez has acabado la tarea y sólo si tienes suerte, podrás ver una criatura unicorniana y con mucho brillibrilli y arcoíris que le encantaría a La Vecina Rubia.

Después de creada la tarea, en un panel desplegable que aparece a la derecha puedes hacer lo siguiente:

• Asignársela a la persona responsable de hacer la tarea. Si eres tú pues tú mismo. Es recomendable hacerlo porque tienes una vista particular donde podrás ver ordenadas por fechas de entrega, todas las tareas.
• Añadir una fecha de vencimiento.
• Puedes añadir una descripción, poner etiquetas, añadir comentarios y algo interesante: añadir archivos.

A las tareas, puedes añadirles, subtareas. ¿Cuándo sería útil esto?

Por ejemplo, digamos que tienes que ir hacer un trámite con varios papeles que tienes que conseguir en diferentes sitios. Podrías crear subtareas con la lista de documentación que tienes que preparar e incluso, una vez los tengas, ir añadiéndolos en formato pdf, o Word… Incluso puedes crear una subtarea para que te envíe una notificación una semana antes de la gestión de forma que te recuerde que tienes que tener toda la documentación preparada para esa fecha.

A la hora de subir archivos, tienes que saber que no hay límite. Puedes subir todos los archivos que quieras. Incluso en el plan gratuito. Eso sí, el límite por fichero es de 100mb.

Otra opción que necesitas conocer es que puedes poner las tareas como recurrentes.

En mi caso, tengo una tarea que es “Escribir el guión de un episodio para el podcast”. Esta tarea, que hago una vez a la semana, la tengo establecida como recurrente de forma que, cuando la completo una semana, automáticamente me vuelve a aparecer en la lista con fecha de entrega de la siguiente semana. Y quien dice semana, dice mes…

Una vez que tenemos todas las tareas introducidas con una fecha de vencimiento necesitas echarle un vistazo a la vista de tareas y mejor aún, a la vista de Calendario. Hasta que no llegas a este punto es probable que no descubras lo mal que te organizas. Desde esta vista, puedes reorganizar las fechas de entrega para que sean equilibradas. A mí me pasa, me cargo de tareas los primeros 7 días del mes y luego… el vacío. Hasta que no llego a ver en el calendario cómo está el tema de distribuido, no veo realmente, cómo está la situación.

Además de la vista del calendario, tienes la opción de crear un cronograma. para poder tener claro quién hace qué y cuando puede hacerlo. Un cronograma es básicamente un calendario de trabajo donde se representa de forma gráfica el tiempo de duración de una tarea y las tareas previas y posteriores que hay que realizar. Esta opción del cronograma, también es verdad que sólo te dejan usarla en los planes de pago, pero es interesante saber que está ahí.

Integraciones

Por supuesto, Asana también cuenta con integraciones.

Puedes crear y compartir archivos y documentos con el resto de tu equipo con herramientas como Dropbox o Google Drive.

Una integración muy muy interesante es la que tienen con herramientas de control de horas. Por ejemplo, con Toggl. Toggl es una herramienta que permite controlar el tiempo que dedicas a una tarea. Con esta integración, podemos usar Asana para llevar dicho registro.

Esto es muy útil cuando trabajas para varios clientes o en diferentes proyectos, por horas. Te permite conocer cómo gastas tu tiempo porque muchas veces pensamos que tardamos tres horas en hacer una tarea y realmente estás tardando 6 u 8. Y sí, estos desvíos son totalmente normales. La tecnología falla.

Otra integración que puedes usar y que recomiendo encarecidamente es la integración con los calendarios, ya sea Google Calendar o Outlook Calendar. Con esta integración, las tareas aparecen en la fecha de vencimiento establecidas de forma conjunta al resto de tu día a día.

Otra interesante, para aquellos que llevamos la vida en el e-mail es que tanto en Gmail como en Outlook podemos integrar Asana con el propio correo.  Por ejemplo, puedes agregar e-mails a tareas ya existentes, o crear tareas a raíz de un e-mail. Luego, en el gestor, ya podrás convertirla en proyecto o enviarla a uno que ya estuviera creado, añadiendo subtareas, fechas, etc.

Si te preguntas si puedes usar Kanban con Asana, la respuesta es sí. Puedes gestionar tableros sin problemas.

Incluso indicarle a la herramienta que te envíe un correo con lo que tienes planificado para acabar esa semana.

Automatizaciones

Los programadores de Asana han empezado a hacer automatizaciones. Las tareas más rutinarias, esas que hay que hacer una y otra vez (añadir una tarea en un proyecto, por ejemplo) ahora se hacen de forma automática. De momento sólo tienen 5 automatizaciones pero está claro que van a seguir trabajando en más. Esto lo encontrarás en la versión de pago.

Al ser colaborativo, Asana permite reducir la cantidad de e-mails que se envían entre los miembros del equipo.

Otro punto interesante es que puedes añadir invitados. Estos usuarios sólo tendrán acceso limitado al espacio de trabajo o proyecto.

Sé que no es lo mismo que yo te cuente todo esto como verlo en acción así que te dejo aquí las notas del podcast donde podrás ver vídeos de aprendizaje de la herramienta.

Y otra cosa, que no tiene que ver con el programa en sí.

No te agobies, no pasa nada si no cumples con algo. Una cosa es que este tipo de herramientas ayuden a controlar el proyecto y otra que te fustiguen porque no eres capaz a cumplirlo.

En el podcast de la semana que viene hablaremos de la otra gran aplicación que recomiendo a todo el mundo que no es otra que Trello.

Si tienes curiosidad con cómo puedes aplicar Asana en tu día a día, no dudes en contactar conmigo.

Notas del podcast:

Qué es Asana y cómo usarlo

Conoce más sobre las automatizaciones

Guía de uso de Asana