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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Aprovechar las redes sociales: cómo sacarles partido

By Podcast, Tecnologías No Comments

Dejando de lado que son lo que son, más allá de conectar con personas, las redes sociales pueden ser una gran baza a la hora de darte a conocer. Por eso en el episodio de hoy, voy a contarte un poco más sobre cómo puedes aprovechar las redes sociales.

Antes de las notas, te dejo el episodio en Spotify y aquí en el resto de plataformas en las que aparece una que se está poniendo de moda: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Lo que buscamos en redes sociales es que nos conozca y se anime a comprar nuestro producto y servicio. Pero sobre todo, si quieres aprovechar las redes sociales, tienes que darles valor.

Es evidente, que toda la estrategia tiene que centrarse en el cliente. Es el centro de cualquier transformación digital. Hay muchas empresas que sólo miran para la parte del marketing sin entender que centrarse en el cliente, tanto interno como externo, va mucho más allá.

Por eso, para aprovechar las redes sociales y antes de lanzarte, deberías preguntarte: ¿quién es mi cliente y dónde está? ¿Qué me diferencia de la competencia?

Una de las huellas más importantes es la que dejamos en el mundo online. Planteate, qué huella quieres dejar tú. Este podcast es parte de esa huella, por ejemplo. Lo hago con la confianza en que pueda ayudarle al menos, a una persona.

¿Qué puedes aportar tú? Cuando lo sepas, déjalo salir. Dar contenido de valor por todos los medios hablando de lo que quiere tu cliente. No hay más truco que ese para crecer en redes sociales y formar una comunidad.

Así que pregúntate ¿Qué puedo dar yo? Y hazlo.

Notas del podcast:

Gente a la que seguir en el mundo marketero (fundamentalmente en Twitter)

@gabycastellanos [No os perdais su «A calzón quitao» en Instagram]
@Maria Lázaro
@MarketingDirecto

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Las redes sociales, la nueva esclavitud

By Podcast, Tecnologías No Comments

Las redes sociales son la nueva forma de esclavitud. Somos esclavos de una pantalla, de un like, de un me gusta.

Somos esclavos porque nos da gustirrinín. El like nos mola. Nos produce placer.

Te dejo el episocio en Spotify aunque también, como siempre, lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Al mismo tiempo, para una empresa, es imperativo estar en las redes sociales.

Son un escaparate enorme, con una potencia en forma de publicidad que nos proporciona una ventaja sobre todo si conocemos a nuestro cliente.

¿Tienes que estar en todas? ni mucho menos. ¿Tiene que haber contenido generado casi cada día? pues te diría que sí, de ahí la otra parte de la esclavitud. No sólo estamos obligados a compartir constantemente y el sistema nos lo «echa en cara» cuando esto no ocurre, que, del otro lado, estamos siendo consumidos por problemas relacionados con la autoestima y «el postureo».

No sé qué preferís vosotros pero yo al menos prefiero darme cuenta de qué ocurre.

Va siendo hora ya de que comprendamos el juego y al menos, sepamos jugarlo. Saber que darle un like a algo provoca una descarga química en mi cerebro y que al mismo tiempo mis datos, mis likes, mis intereses están «en manos» de una empresa que a su vez lo revende a otra por la cual compro y adquiero productos y servicios.

Todo esto viene a colación del documental de Netflix. A ver si con él, al menos, nos entra en la cabeza.

Puede que te parezca un poco exagerado todo lo que estoy diciendo… o tal vez no. En cualquier caso, ¿has escuchado el podcast? ¿tú, qué opinas?

Notas del podcast:

Charla de Simon Sinek a la que hago referencia.

Crítica al documental de Netflix en Espinof.

En Xataka

El estudio al que hago referencia de IAB Spain

¿Quieres saber más?

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Google Analytics: 5 motivos para invertir tiempo y/o dinero en la herramienta

By Podcast, Tecnologías No Comments

Google Analytics es la herramienta fundamental en el desarrollo de tu web y si bien, tú no puedes dedicarte a revisarla al 100% tienes que conocerla y al menos dedicarle algo de tiempo.

A continuación te dejo el episodio donde te doy los cinco motivos por los que tienes que invertir algo de tiempo o dinero en Google Analytics en Spotify o en cualquiera de estas plataformas: Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Google Analytics es la parte de analítica que te permite comprobar qué hace la gente cuando está en tu web, cómo llega, cuáles son las páginas más visitadas, cómo se mueve por la web, dónde la abandona, cuánto tiempo se pasa en tu web, cuántos rebotes se producen…

Aprovecho para aclarar la palabra rebote: esto ocurre cuando haces una búsqueda en Google, pinchas en una web, le das un vistazo rapido y te vas. Porque no es lo que estás buscando.

Google, odia los rebotes, porque de cara al usuario implican que el buscador está haciendo mal su trabajo, te ha ofrecido algo que no te gusta y te vas… y sí, baja el posicionamiento del que hablábamos en episodios anteriores.

¿Y cómo lo hace? Como te comento en el podcast, gracias a las cookies. Pequeñas piezas de código que se dejan en nuestros ordenadores. En las notas tienes más información de qué son las cookies.

Google Analytics como te comentaba, mide todo lo que ocurre en la web. Todo. Absolutamente todo. Bueno, siempre que lo tengas “enganchado”. Para empezar hay que darse de alta en la herramienta y luego vincular tu web a dicha plataforma, pero una vez lo tienes hecho, sí. Todo.

Eso sí, mantiene la privacidad del visitante. Jamás te dará nombre, apellidos o e-mails y en muchas ocasiones, ocultará también las palabras clave que le han llevado a tu web.

¿Y tú, vas a dedicarle algo de tiempo o dinero a tu Google Analytics?

Notas del podcast:

 

Creador de url para campañas 

¿Qué son las cookies?

¿Quieres conocer más?

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Diferencias entre SEO y SEM

By Podcast, Tecnologías No Comments

¿Cuáles son las diferencias entre SEO y SEM? ¿Qué hace un analista SEO? ¿Sabes explicar las diferencias entre ambas siglas? ¿Y si te digo que una de ellas es incorrecta?

En realidad la diferencia es muy sencilla pero para conocerla, deberás escuchar el episodio disponible en Spotify o en cualquiera de estas plataformas: Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

¿Qué significan las siglas SEO? Pues SEO es SEARCH ENGINE OPTIMIZATION, en castellano, optimización de motores de búsqueda y hace referencia a que tu web esté construida de tal forma que, sin que pagues dinero, puedas aparecer al menos en la primera página, si no en las primeras posiciones, de los buscadores de Internet.

El rey de los buscadores, en general, es Google. En Rusia, en cambio, es Yandex. En China está Baidú. Y luego por uso, están los buscadores de Bing (Microsoft) y Yahoo que se mantiene en un digno tercer puesto.

Y aparecen en el ranking que te he dejado en las notas otros rivales como Duck Duck Go o Ecosia. He de reconocer que este último lo desconocía.

Cuando queremos vender online, tenemos que tener en cuenta que lo que nosotros hacemos no necesariamente lo hace nuestro cliente. Si una parte de tu mercado es Rusia o China, hay que tener en cuenta que a esos buscadores también hay que llegar y por supuesto, posicionar por encima de la competencia.

Ese “sin pagar dinero” es lo que se conoce como orgánico. Es la forma natural por la que te posicionan los buscadores. Hay cientos de parámetros que ayudan a posicionar. Y esos cientos de parámetros son los que tienes que tener en cuenta en tu web.

Vamos ahora con el SEM. Las siglas de SEM corresponden a SEARCH ENGINE MARKETING y en realidad es lo que engloba tanto al SEO como a otra sigla que no se suele escuchar mucho que es PPC o pago por clic. Aunque debería hacer referencia a ambas, en realidad y cada vez más, hace referencia únicamente a las campañas de pago.

El SEM consiste en pagar, es decir, es el complemento al posicionamiento orgánico. Hay diferentes plataformas de pago, la más conocida es Google Adwords, pero también está MSN o Bing o incluso Amazon, que hace publicidad dentro de la propia herramienta.

¿Qué es mejor a largo plazo? Apostar por el SEO. ¿Qué es mejor a corto plazo? El SEM.

Las principales diferencias entre SEO y SEM, quedan claras y son fundamentalmente que una engloba a la otra. Ambas se basan en palabras clave, aunque en el PPC también se puede pagar por posicionar anuncios con imágenes o vídeos.

Notas del podcast:

Estudio dominio buscadores

Qué es el SEO y por qué lo necesitas

SEO on page y SEO off page

Qué hace un analista SEO

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Todo el mundo debería tener una web – Episodio 17 del Podcast – Temporada 2

By Podcast, Tecnologías No Comments

Tener una web ha dejado de ser algo caro o exclusivo de determinadas personas o empresas.

¿Merece la pena tener una web gratis? ¿Qué problemas hay con ello? ¿Cuánto cuesta tener una web? ¿Qué tiene que tener para que sea atractiva?

A todo esto respondo en el episodio de hoy. Puedes escucharlo en Spotify o en cualquiera de estas plataformas:

Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Te dejo todas las plataformas aunque te ponga el enlace del Spotify. ¡Suscríbete y no te pierdad ningún episodio!

Hoy, el mayor buscador del mundo, está a golpe de ratón o de dedo y tener una web hace que aparezcas en el radar de todo el mundo.

Pero, obviamente, hay muchas cosas que necesitas saber antes de lanzarte al mundo de Internet.

Si no me crees, simplemente planteate esta pregunta: ¿tú, cómo compras?

Vas a google, buscas información. En general, vas a la web y buscas información.

Puede ser que busques opiniones, que busques referencias, que busques algo relacionado con lo que estás pensando en comprar…

O puede que tengas en tu móvil una aplicación de la marca X que ya te da toda la información porque sabes que algo de esa marca es exactamente lo que estás buscando.

Si tú vas a la web o abres una aplicación. ¿Cómo crees que estará comprando todo el mundo?

En España, en el mercado español, hay una penetración móvil del 92%. Incluso los abuelos tienen móvil. Y muchísimos han descubierto un mundo entero de posibilidades que les hace la vida más sencilla o directamente, más divertida.

Esa es la razón más poderosa para tener una web. Más de un 90% de personas usan un Smartphone hoy en día.

Qué pasa si no eres una empresa ¿por qué deberías tener una web en ese caso?

Vamos hacia un mundo cada vez más tecnológico, te guste o no. ¿Le ves sentido al CV tradicional? En grandes empresas como Amazon o Google, están usando una fórmula que se llama Logro X que se mide por Y haciendo Z. Es decir, cada vez se enfocan más en los logros que una persona ha obtenido a lo largo de su vida profesional.

Y por supuesto, que luego van a consultar a la web. Y te buscarán. Buscarán tu nombre y apellidos y dependiendo de lo que salga, puede ser que dejes de ser el candidato ideal para un puesto de trabajo. Es lo que se llama marca personal que engloba, además, muchísimas otras cosas en las que no me voy a entrar.

La presencia en Internet. Lo que dicen tus redes sociales de ti. ¿Te has puesto a buscar tu nombre y apellidos? Hazlo y dejame un comentario con lo que sale.

Notas del podcast:

Consumo móvil en España

Por qué no me gustan Wix ni 1&1 ni similares.

Por qué trabajar con WordPress

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El bloqueo de tiempo: técnicas de productividad

By Podcast, Proyectos, Tecnologías No Comments

La técnica del bloqueo del tiempo es una de esas técnicas que en cuanto aplicas más te sorprenden.

La técnica de bloqueo de tiempo consiste en algo tan sencillo como dedicarte a hacer una única cosa a la vez.

Espero que en el último episodio de la temporada de este podcast te lleves  la sensación de que vas a poder ponerlo en práctica sin problema.

Encuentras el episodio en Spotify y además, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Este es el último episodio de la temporada, ya os adelanto que en Septiembre retomamos con fuerza y tengo un montón de episodios pensados y planificados.

Así que como broche final a la primera temporada del podcast voy a hablaros sobre una de las técnicas que particularmente más me han sorprendido. Si aplicas esta técnica (o estas técnicas), te aseguro que tu rendimiento, tu productividad, crecerá mucho más de lo que podías imaginarte.

No hay mejor forma de hacer crecer tu empresa que planificando y centrándote en ello. Pero como managers, o directivos, autoempleados, no hay cosa más complicada que precisamente esa, verdad? Centrarte es todo un logro.

Las constantes interrupciones, las reuniones con clientes, proveedores… La gran cantidad de trabajo que vamos acumulando día tras día no nos permite enfocarnos.

Por eso, trabajar en mejorar este aspecto acaba proporcionando grandes resultados. Aunque te pongas tres pequeños objetivos cada día, si lo multiplicas por 365 día… Más de 1000 objetivos conseguidos en un año. Tenemos que acostumbrarnos a ver las cosas a largo plazo.

En el episodio anterior, os decía que había que conocerse a uno mismo. Que nuestro propio cuerpo nos dice cuándo es mejor para nosotros crear o levantar pesas. El problema es que no nos prestamos atención. Vamos con las orejeras puestas y no nos paramos a mirar para adentro.

Así que lo primero es conocerse, parar y entender cuándo hacer según qué.

Una vez que te conoces es cuando puedes emplear técnicas y herramientas para trabajar aún mejor de lo que ya lo estás haciendo.

Por ejemplo, la automatización o la programación de correos electrónicos. Herramienta que no existía hasta hace unos años y que nos hace la vida más sencilla a muchos.

Descansar es necesario, por supuesto, pero ponerte dos horas un domingo a adelantar trabajo no implica que tus clientes, tus empleados o tus proveedores tengan que saber que lo estás haciendo.

Hay técnicas llamadas “inbox zero” que te dan paz mental. Y que directamente consisten en dejar la bandeja de entrada limpia cada día. Para ello, utilizan herramientas como la de posponer, que permite que un correo que llega a tu bandeja de entrada si no puede ser tratado hoy, sea reenviado de nuevo en unos días para tratarlo más adelante.

En qué consiste el bloqueo de tiempo

Hay diferentes técnicas de bloqueo de tiempo pero todas se basan en lo mismo.

La técnica del pomodoro

Si me sigues en instagram o en alguna otra red social, seguro que me has oído hablar de ella. El pomodoro se basa en dividir las horas en tiempos de 25 minutos descansando 5 entre bloques. Es decir, te pones a trabajar sólo 25 minutos. Pasado ese tiempo, descansas 5 y vuelves con otros 25. Te costará dejar de trabajar una vez estés centrado.

Después de una hora, te tomas un descanso algo más largo de unos 15 o 20 minutos.

Esta técnica, se usa mucho para estudiar porque nos da algo de respiro cada 25 minutos de estudio intenso.

Y se basa en el conocimiento de que nos cuesta ponernos con algo. Sobre todo si es algo pesado y costoso de hacer o incluso aburrido. Pero como sólo son 20 minutos…

La técnica 52/17 y la 90/20

Otra técnica más es la del 52/17 que consiste en trabajar 52 minutos y descansar esos 17. Y esos 17 son desconexión total, te vas a dar un paseo, hablas con tus compañeros, lees… lo que quieras. Otra más, la de 90/20. Trabajas 90 minutos y recuperas 20.

Estas técnicas sólo son posibles si eliminas las distracciones, si dejas tu móvil en silencio por un rato, aunque nos cueste hacerlo.

Biológicamente, no podemos mantener la atención durante más de 90-120 minutos. No tiene sentido forzarnos a trabajar tres horas seguidas a la máxima concentración. No lo lograremos. Salvo que seas Elon Musk. O Bill Gates.

Todo esto al final, no son más que técnicas de bloqueo de tiempo.

¿Cómo aplicamos estas técnicas de bloqueo de tiempo a un calendario sobre saturado de cosas?

No nos queda otra.

Bloqueando, eliminando y delegando. Hay que aprender a decir no.

No es lo mismo ser eficaz que ser eficiente, ya lo vimos en el episodio anterior. Además, la productividad es muy subjetiva. Pero creo que convienes conmigo en que tener la agenda llenas de cosas por hacer sólo consigue una cosa. Agobiarte.

Para saber realmente si una tarea tienes que hacerla tú o no te recomiendo la matriz de Eisenhower, es una herramienta muy sencilla de aplicar que te ayudará a tener una visión más clara de si algo merece la pena o no.

Una vez determines de esa lista interminable de tareas si lo que tienes que hacer merece la pena que lo hagas o no, es el momento de dedicarte a bloquear tu tiempo.

¿Cómo lo hacemos?

Hemos visto por encima distintas técnicas de bloqueo de tiempo. Ahora, se trata de ajustar y utilizar la que más te guste.

Vete probando, tal vez la técnica 90/20 sea demasiado para ti porque tus obligaciones te lo impiden.

Por lo general, con tareas que no requieren mucha concentración la pomodoro, funciona muy bien.

Vale, todo esto es la teoría, lo sé. Toca la práctica. Y te aseguro que vas a tener muchísimas resistencias a la hora de ponerlo en marcha. Sé consistente. Hazlo una semana. No lo dejes al tercer día, créeme, merecerá la pena.

La idea que vamos a trabajar aquí es: en este rato sólo me voy a dedicar a esto y a nada más.

Por nada más, se entiende nada de interrupciones. Nada de llamadas de teléfono, nada de e-mail. Nada. Sólo una cosa.

Para empezar vamos a pillar tu calendario. Me da igual si llevas una agenda, si usas el calendario de google, el de Outlook… no importa. Empieza eligiendo un día para planificar. Puede ser el lunes a primera hora o el domingo a última hora. Hay mucha gente a la que la tarde del domingo le viene bien porque la planificación le ayuda a liberarse de la ansiedad de precisamente la “tarde de domingo”.

Es lo primero que vas a bloquear en tu calendario. Tu rato de planificación.

Lo siguiente es… tu rato de descanso. El tiempo que vas a dedicar a comer, a hacerte la comida, a descansar, a leer, a relajarte, a hacer ejercicio.Es algo que se nos olvida y jamás debemos olvida que la salud, es lo primero y más importante. Así que ponlo en tu calendario.

Ahora, sabiendo ya cómo se mueve tu energía, qué horas son tus horas pico, bloquealas a esas tareas que son duras, las más importantes.

Esto ya lo tocamos cuando te expliqué cómo planificar tu tiempo, trabaja en tareas de máximo una hora de duración. A la hora de estimar, no te preocupes, todos fallamos.

Estimando, estimando… me la di patinando

Elon Musk estimaba que en 3 o 4 años tendría Space X funcionando y tardaron 6 años en hacer su primera órbita. 15 años más tarde, lograron reutilizar un cohete. Y recientemente, 18 años después, lograron llevar a gente a la Estación Internacional.

He de confesar que conocer esto a mi me ha ayudado a relajarme, uno de los principales problemas que los gestores tenemos siempre son precisamente las estimaciones. Y mira, si un tipo con la cabeza de Elon Musk puede fallar, también podemos el resto de los mortales.

Fallamos todos a la hora de estimar. Una estimación es eso, una estimación.

No te juzgues pero tampoco te sientes a remolonear.

Ahí está la ley de Parkinson que dice que una tarea se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para realizarla.

Es decir, si crees que puedes hacer una tarea en 6 horas, seguramente será cierto. Y posiblemente podrías haberla hecho en 3. Exactamente la misma tarea.

Cuando planifiques, tenlo en cuenta. Pero no te juzgues, que estamos en proceso de aprendizaje constante.

Si te puedo dar un consejo, si bloqueas una hora, no lo hagas de forma completa, es decir bloquea 50 minutos. Los otros 10 son “cambio de contexto”.

Y por supuesto, sé flexible. No somos máquinas.

Si te llama uno de tus mejores clientes en medio de tu hora de gestionar el correo electrónico, pues tendrás que atenderle. Y no pasa nada. Pero comprende el valor de tu tiempo. Igual tu mejor cliente no tendría que estar hablando contigo para según qué. Quizás tienes que delegarlo a otra persona. Quizás puedas atenderle 5 minutos pero pasarle la tarea a alguien más.

Acostumbra a tus clientes y a tus empleados, si los tienes, a que entiendan que hay un horario de consulta. Un horario en el que vas a responder y un horario en el que no.

Por último, otro mito que nos vamos a cargar hoy… la multitarea no existe. A poco que estudies un poco sobre el funcionamiento del cerebro humano te darás cuenta de que es un mito. Y lo peor, esas interrupciones son negativas para nuestro cerebro.

Reflexiones finales sobre el bloqueo de tiempo

  • Conócete, comprueba qué horas son mejores para qué.
  • Planifica
  • Bloquea tu calendario, bloquea tu tiempo con la estrategia que más te guste.
  • Elimina al máximo las distracciones.
  • Trabaja en una única cosa a la vez.

Volveré como te he prometido en Septiembre con muchas más técnicas y herramientas que te ayudarán a hacer crecer tu empresa.

Un abrazo fuerte y nos vemos, pronto.

Notas del podcast:

¡Nos vemos en Septiembre!

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Qué entendemos por productividad. Técnicas para ser más productivo

By Podcast, Proyectos, Tecnologías No Comments
¿Qué entendemos por productividad? ¿Cómo se puede medir la productividad?
A estas preguntas voy a intentar dar respuesta en este episodio.
Te dejo el episodio, en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Y ojo que vengo a desterrar mitos! Sobre todo a la hora de hablar de esas técnicas que algunos gurús de la productividad te explican. Si quieres aprender un poquito más sobre cómo enfocamos esto algunos profesionales, no te preocupes que te lo cuento todo ahora.

¿Qué es la productividad? ¿Qué entendemos por productividad?

Pues bien, la definición que más me gusta es la que da la RAE: Relación entre lo producido y los medios empleados

Aplicado a nuestro mundo empresarial, está claro, ¿verdad?

Si hablamos de una empresa de servicios, sería cuánto trabajo sacamos adelante en las horas que tenemos destinadas para ello.

Si hablamos de una empresa de productos, cuántos productos creamos a lo largo del tiempo. Bien sea al día, la hora, el mes…

En la productividad empresarial entran factores tanto internos como externos a la propia empresa. Por ejemplo, para crear un producto, por lo general, tenemos que disponer de materias primas, de la infraestructura necesaria para trasladarlos a nuestra empresa, incluso de las diferentes políticas gubernamentales que pueden afectar…

En la productividad personal, tenemos que conocernos, fundamentalmente.

Y por supuesto, la productividad empresarial depende también de como de productivo sea tu personal…

Podemos pensar, y estamos en lo cierto, que la productividad tiene mucho que ver con la eficacia o la eficiencia.

Ser eficaz implica que hemos alcanzado unos objetivos fijados, no importa cómo.

Ser efectivo, es ser eficaz con el menor uso de tus recursos. Por ejemplo, en el menor tiempo posible, o en con el mínimo gasto energético.

¿Cómo se puede medir la productividad?

Depende de en qué entorno o sobre qué tipo de empresa estemos hablando. En una empresa que produce bienes no podemos pensar sólo en cuánto sale de la fábrica cada hora por ejemplo. También tenemos tener en cuenta el volumen de ventas de nuestro equipo.

Además, depende absolutamente de la complejidad. No es lo mismo una fábrica de electrodomésticos, que un despacho de abogados.

Además, nosotros podemos utilizar diferentes indicadores.

Los programadores a veces usamos algo tan “tonto” como contar cuántas líneas de código escribíamos en una hora para estimar cuánto nos podía llevar un programa y a partir de ahí, determinar si estabas siendo o no productivo.

Cuántas palabras escribes en una hora. Cuántos correos respondes. Cuánto tiempo has dedicado a escribir los posts de tu empresa en RRSS.

Y en muchas ocasiones, las personas que entregamos servicios, los psicólogos, abogados, arquitectos, lo tenemos aún más difícil que una empresa más tradicional para conocer nuestra productividad.

Si trabajamos con un ordenador o en el móvil, déjame recomendarte herramientas como Toggl o Tracking Time para ayudarte a determinar cuánto tiempo le dedicas a una tarea.

Recuerda que lo que no se mide, no se conoce.

¿Cómo podemos ser más productivos?

Hay múltiples formas que aplican a los diferentes ámbitos que estamos tratando en este episodio.

Desde instalar un gestor de proyectos (como los que te expliqué en los dos episodios anteriores) a tener un entorno de trabajo agradable con buena ventilación y una gran iluminación, darles ratos de ocio a nuestros empleados o permitir que teletrabajen cuando lo necesiten…

Y aquí entro en la parte de productividad personal que quiero tratar ahora.

Es en estos casos donde nos encontramos con uno de esos mitos que quiero desterrar en este podcast.

Muchos gurús te dirán: levántate temprano, aprovecha tu mañana, a las 5 en pie, vamos, que sólo te arrastrarás los primeros días… haz ejercicio, medita, y ya está, ¡a trabajar!

Y lo siento, pero no. No puedo levantarme a las 5 de la mañana, si no es para tomar un avión. Y lo hago dormida. No puedo tomarme un zumo verde o un bullet cofee (que para los no iniciados, es un café con mantequilla de ghee) para empezar motivado. Sólo me entra el café, con el objetivo de hacer que mi melatonina reaccione…

Y es que, sorpresa sorpresa, no funcionan las mismas técnicas para todos.

Tenemos que conocernos.

Y sobre todo, no luchar contra nosotros mismos. Particularmente, dejarme llevar en este sentido, supuso un alivio. Hay mucha, muchísima gente que sabe de esto, diciendo: levántate a las 5. Medita, aprovecha tu día…

Y los que literalmente, no podemos hacerlo, ¡nos sentimos hasta mal! He pensado muchas veces, soy una inútil. Y no, no se trata de eso. Es que mi cuerpo no da.

Tenemos que ser capaces de ver dónde están nuestras horas pico y nuestras horas valle. Tenemos que comprender que hay gente que rinde mejor por la mañana que por la tarde, otros, al revés.

Cronotipos al poder

Asumo que conoces o has oído hablar de los cronotipos y como en este podcast estoy desterrando mitos, desterremos el mito de los búhos y las alondras.

Conocer tu cronotipo, conocer cómo funciona tu cuerpo, es fundamental para esto de la productividad. Michael Breus, psicólogo, al que conocí por Sandra Guerrero (todos los enlaces en la parte final) establece que existen cuatro tipos de personas.

En el artículo de la Vanguardia que te enlazo, explican de una forma resumida los cuatro tipos que este psicólogo propone.

Si no tienes aún claro qué cronotipo eres, siempre puedes hacer el test (está en inglés pero es sencillo) o comprar su libro.

Por qué te hablo de todo esto… pues porque esta es la razón por la que algunas personas somos “amables” y “activos” a partir de las 10 de la mañana y no a las 7 como muchos proponen.

Déjame darte ejemplo:

Puedo pasar sin desayunar. Dame un café. Y déjame dar vueltas por la casa, sin hacer nada hasta mi hora de trabajo… de hecho, mis horas picos son a partir de las 12 del medio día… Tengo un pequeño bajón pasadas las 16h y a las 18 ya estoy en marcha otra vez…

Una de mis mejores amigas, es de las que se despiertan a las 5:30 de la mañana, desayuna, hace ejercicio y se va a trabajar… Ole ella.

Conozco a otra persona que es claramente un delfín, como lo define el Dr. Breus. Literalmente, su energía va pegando botes durante las 24 horas.

Todos estos diferentes cronotipos y comportamientos te darán pistas sobre cómo puedes mejorar tu productividad.

No luches contra tu cuerpo, de verdad.

Procura adaptarte, porque al final todos tenemos que adaptarnos a un horario, pero no luches intentando levantarte a las 5 cuando no puedes. Igual necesitas permanecer despierto de noche, estirarla un poco, cuando los demás duermen, para conseguir avanzar en lo que te hayas propuesto hacer.

Incluso atado a un horario, puedes ajustarte… Si no puedes empezar a las 8 de la mañana con una reunión, retrásala un poco. A media mañana o antes de comer… Si trabajas de cara al público y por la mañana estás creativo, aprovecha para crear… lo que sea que hagas, desde los posts en tus redes sociales a pasteles…

Lo principal en cuanto a la productividad personal, es conocerse a uno mismo.

Luego podemos empezar a trabajar en mejorar.

¿Qué técnicas podemos utilizar para mejorar la productividad de nuestra empresa o de nosotros mismos?

Si tienes una empresa, algo que siempre siempre te ayudará a mejorar la productividad es tener empleados motivados y animados. Invierte tiempo en su formación, trabaja en la comunicación interna y procura tener una buena organización que permita que tus empleados sean proactivos. Cosas como tener una wikipedia interna para que todos conozcan cómo están organizados y sistematizados los procesos de la empresa, es súper útil.

Motivar a tus empleados, pasa por trabajar con ellos desde el plano emocional y mental. Escúchales, que se sientan involucrados. Dales reconocimiento y cuando puedas, prémiales. Ten en cuenta, que el tema dinero, en muchas ocasiones, no es lo más importante.

Procura modernizarte, innova con tu empresa. Planifica, por supuesto, trabaja en tareas y proyectos tal y como te he contado en el episodio 12 del podcast.

En cuanto a la productividad personal

Empieza por centrarte. Determina qué vas a hacer. Planifica, establece metas y recompensas. Y céntrate. Nuestro cerebro es un vaguete, ya me lo has oído decir en alguna píldora y le cuesta centrarse pero luego le cuesta dejar esa concentración.

Pon el modo avión si lo necesitas y no dejes que las notificaciones te molesten. Intenta trabajar en periodos de tiempo de 20 o 40 minutos haciendo pequeñas paradas cada hora.

Usa herramientas para programar tus correos o para posponer los que tengas que tratar. Hay algunos programas que te indican cuántos e-mails tienes en la bandeja de entrada, sin entrar en la bandeja de entrada.

Una de las técnicas que mejor funciona para ser súper productivos es el sistema de bloqueo de tiempo o time blocking. Lo recomiendo muchísimo y lo aplico de forma diaria. De esta técnica en concreto te hablaré la semana que viene en el último podcast de la temporada.

Como has podido leer, por si no estaba suficientemente claro al principio, la productividad empresarial está íntimamente relacionada con la productividad personal.

Es lógico, somos personas, somos humanos intentando dar lo mejor de nosotros mismos aunque a veces no lo consigamos.

Espero que mi punto de vista sobre la productividad y las técnicas y herramientas de las que te he hablado te ayuden a ser más productivo y sobre todo, a conocerte mejor.

¡¡El próximo viernes, último episodio del podcast por esta temporada!!

Notas del podcast:

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Qué es Trello y cómo dominarlo

By Emprendimiento, Podcast, Proyectos, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Trello es el programa del que te hablo en el podcast y artículo de hoy.

Dominar Trello puede llevarte al éxito en tus proyectos. A que puedas pasar de ilusiones y deseos a hechos realizados.

Trello es fácil, intuitiva y sencilla de usar. ¡Si quieres conocer cómo puedes dominarlo, no lo dudes y dale al play! Como siempre además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

Trello es una gran herramienta de gestión de proyectos con la que aplicar el método posiblemente más sencillo de gestionar, que no es otro que Kanban.

Como te conté en el episodio 12, los gestores de proyecto pueden ayudarte a pasar de ”deseos” a objetivos cumplidos. Y en el episodio 13 te expliqué cómo puede ayudarte Asana a gestionar tus tareas y tus proyectos.

Hoy le toca el turno a Trello.

Trello es también una aplicación web y móvil con el que puedes tener control absoluto del proyecto permitiéndote usar la metodología de gestión más sencilla (dicho entre comillas) de las que hay en este mundo nuestro de la gestión de proyectos. Está dicho entre comillas. Porque para aplicarlo a nuestro caso, en realidad, he quitado mucho “condimento”, he quitado mucho de la salsa que hace realmente a Kanban muy interseante, pero para lo que nos interesa, que es gestionar tareas de nuestro día a día que nos lleven a lograr un objetivo final, nos vale.

En esta metodología, tenemos en su modo más sencillo, tres columnas. Las tareas, se apuntan en un post-it o tarjeta, física o virtual y se mueven de una columna a otra.

Las columnas más sencillas serían “pendiente”, “en curso”, “finalizado”.

A diferencia de la metodología en cascada, aquí no esperamos a una tarea para arrancar otra, salvo que sea demasiado dependiente entre sí. Lo ideal es ir haciendo pequeños cambios. Lo veremos todo ahora con un ejemplo.

Cómo usar Trello para gestionar tus proyectos

Trello es un gestor de tareas online intuitivo, sencillo y gratuito. Se basa en lista de tareas y trabaja con los tableros de Kanban. Estos tableros, como te he explicado antes, en el mundo real serían tableros físicos y habría uno por proyecto.

Es decir, el proyecto “crear mi web para vender por el online” tendrá un tablero, distinto al proyecto “escribir en el blog”

Esos tableros en los que insisto tanto se dividen en columnas y de la manera que mejor se ajuste a cada caso.

Una vez te des de alta en la web de Trello, la propia aplicación te hace de guía. Esto es algo que deberían copiar otras muchas herramientas. Esa guía lo primero que te explica es que debes crear un tablero.

Los tableros pueden ser públicos o privados y puedes invitar a miembros, externos a tu organización, a que visualicen un tablero. Por supuesto, cuentas con gestión de permisos para que vean sólo lo que necesiten ver.

Usando tableros y tarjetas

Una vez tengas el tablero creado, toca crear la lista de tareas o columnas. No es obligatorio, no está escrito en piedra, que tengan que ser “pendiente”, “en curso” y “hecho”. Si trabajas en una empresa donde claramente hay una cadena de trabajo en un proyecto, puedes dividir las columnas por secciones o departamentos.

En este caso el tablero sería toda la cadena de producción. Y cada columna, los estados o departamentos por los que pasa el producto.

Después añadiremos las tarjetas, que son las tareas donde queda recogido qué es lo que hay que hacer. Y en este punto, es donde Trello despliega su magia, por decirlo así.

Asociada a cada tarjeta puedes añadir todo lo que se te ocurra.

  • Puedes crear comentarios asociados a la tarea.
  • Asignar a una o más personas del equipo para que la lleven a cabo.
  • Puedes adjuntar ficheros.
  • Añadir fechas de vencimiento.
  • O indicar etiquetas con colores…

Las etiquetas te sirven para identificar de forma visual qué tipo de tarea es, o por ejemplo, en una empresa, qué equipo está involucrado en la misma.

Mediante los colores, de un vistazo puedes comprobar quién tiene que hacer qué y cuándo. Que al final es en lo que se basa toda la herramienta. En hacer algo fácil y visual que te permita llevar el control del proyecto.

Lo vemos todo con un ejemplo

Recuperemos de nuevo el ejemplo que te puse en el episodio 12 del podcast donde una persona quería crear la página web de su empresa para entrar en el mundo online.

En este caso, el proyecto y tablero sería: Crear la web.

Las diferentes columnas podrían ser perfectamente

  • Por hacer
  • En curso
  • Finalizado

Una de sus tareas, era contratar a un programador y aquí hay dos opciones, según te guste.

O bien indicas en la tarjeta “contratar a un programador” y añades dentro de la tarjeta las diferentes tareas mediante un checklist como te explicaré a continuación o aplicas la metodología kanban y mediante pequeños cambios incrementales, especificas las subtareas como tarjetas.

Mi recomendación es precisamente, desglosar en las tarjetas las subtareas a hacer. En este caso, serían:

  • Realizar una búsqueda en google para encontrar programadores en mi zona.
  • Contactar con tres programadores.
  • Revisar los presupuestos.
  • Contactar con el programador elegido.

Recuerda lo de pequeños cambios incrementales. Que parece que no digo nada pero digo mucho. Aquí sí que tiene sentido desglosar tan a fondo porque al final, lo que da sensación de avance del proyecto es mover la tarjeta de “realizar la búsqueda en google” de la columna “Pendiente” a “Hecho”.

Porque una cosa que no te he dicho es que sí, la tarjeta se mueve físicamente de una a otra columna.

Puedes moverla directamente al final, puedes moverla de final a principio… como quieras. Pero siempre tienes que tener la tarjeta en el punto en el que estés.

En caso de que la tarea sea larga, por ejemplo de varias horas de duración, puedes dejarla en la columna correspondiente. Si tienes una tarjeta que es: escribir un artículo para el blog, puedes dejarla en la columna de “en curso” durante el tiempo en que la estés haciendo.

Creo que es obvio pero hay que mencionarlo.

Como te contaba antes, si la tarea es compleja, puedes añadirle una checklist, una lista de subtareas, que puedes ir tachando. Siguiendo con el ejemplo de la web, una de las tarjetas podría ser

Contactar con tres programadores y pedirle presupuesto

Y a su vez esta tendría las siguientes subtareas:

  • Buscar en google
  • Contactar con los programadores

Si vas marcando como realizadas esa lista de tareas, tendrás una visual de cómo de avanzado está el tema gracias a un porcentaje en forma de línea que se va rellenando.

A la hora de nombrar las tareas, y dado que es algo muy visual, lo ideal sería que el título y la descripción quedaran perfectamente definido para que de un simple vistazo, vuelvo a lo mismo, entiendas de qué va el tema. Si quieres entrar en detalle, pincha dentro de la tarea.

En la vista de tablero, dentro de cada tarjeta, un icono representará todo lo que has incluido.

Si has añadido ficheros adjuntos, como pueden ser los presupuestos, aparecerá el icono del clip típico. Si está asignada a una persona, aparece su foto o su icono.

¿Qué pasa si quieres eliminar definitivamente una tarjeta?

Pues puedes archivarla para que desaparezca de tu vista o borrarla definitivamente.

Cuando estableces fechas de vencimiento en la tarjeta, Trello envía avisos a modo de recordatorio ya sea mediante la app o por e-mail. Esto es totalmente configurable.

Sólo con esto, ya podríamos empezar a manejar todos nuestros proyectos en Trello pero por supuesto, hay mucho más.

Podríamos, pinchando en el nombre de un miembro del equipo, ver toda la actividad que ha realizado.

Si pinchas en tu propio nombre dentro del tablero, puedes ver y organizar, todas las tarjetas que tienes asignadas.

Su buscador es otra herramienta bien potente que te permite encontrar lo que buscas en cualquier parte en la que se encuentre.

Y cómo no, integraciones:

Es difícil explicar aquí todas las integraciones disponibles, lo mejor es que lo busques directamente con trello pero como te puedes imaginar, tiene integraciones o power-ups como ellos les llaman con las principales herramientas de trabajo colaborativo como Google Drive, que  te permite crear y adjuntar toda clase de archivos de google que aparecerán en el reverso de la tarjeta.

O Slack, para compartir con el equipo tarjetas.

Con Microsoft Teams, con Mailchimp, Evernote, Google Calendar o Dropbox.

Incluso con otras herramientas con las que no tienen integraciones, como Toggl, la cual mencioné en el episodio anterior como un buen sistema de revisión de tiempo dedicado a las tareas, la puedes integrar a través de otra herramienta externa llamada Zapier.

Zapier, por dejarla definida, es una aplicación web que permite conectar herramientas entre sí

Automatizaciones con Butler

Butler o Mayordomo es una herramienta que te permite automatizar tareas. Puedes crear botones, reglas y órdenes programadas para realizar acciones dentro de los tableros.

Ejemplos:

Podríamos crear una regla de forma que, cuando alguien introduzca una tarjeta en la columna de “pendiente” automáticamente se asigne un miembro del equipo a la tarjeta y se mueva a la primera posición de la lista de tareas de esa persona.

Estas automatizaciones están limitadas, es decir, en la versión gratis de la herramienta se hace 1 automatización por tipo. En las notas del podcast te dejo el enlace al funcionamiento de Butler y su coste.

Como en todas estas herramientas, tienes versión gratis y luego diferentes niveles de pago. Como última recomendación, si quieres conocer Trello a fondo, no dudes en consultar su base de datos de conocimiento que te dejo entre las notas.

Notas del podcast:

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Asana: cómo usarlo para para gestionar tus proyectos

By Podcast, Proyectos, Tecnologías No Comments

Asana es una herramienta de gestión de proyectos que te ayudará a controlar, planificar y sacar adelante todos los proyectos que te propongas. Ya sean empresariales o personales. En su versión gratuita contiene muchísimas funcionalidades que te harán mucho más fácil la gestión de tus proyectos.

Si quieres conocer cómo puedes usar Asana para gestionar tus proyectos, dale al play.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

 

Como te he contado, el objetivo del episodio de hoy es que conozcas un poco más qué es Asana y cómo puedes usarlo para gestionar tus proyectos.

En el episodio 12 te conté que los gestores de proyecto pueden ayudarte a pasar de ”deseos” a objetivos cumplidos. Por eso hoy y en el siguiente podcast voy a hablarte de las dos herramientas que te pueden ayudar a gestionar cualquier proyecto que te propongas.

Asana, es el primero de ellos. Se trata de una aplicación web y móvil con el que puedes tener control absoluto del proyecto permitiéndote usar diferentes metodologías.

En el podcast anterior, si recuerdas, te hablé de las dos metodologías que más fácilmente podemos aplicar en nuestro día a día ya sea empresarial o no.

Son la metodología de “cascada” donde una tarea se hace detrás de otra y la metodología “kanban” donde las tareas, pasan de una columna a otra. De pendiente a estamos trabajando en ello y de ahí a finalizado.

Cómo usar Asana para gestionar tus proyectos

Asana es intuitivo y fácil de usar. Se basa en listas de tareas.

Para empezar tienes que crear un espacio de trabajo y tu propio proyecto y a partir de ahí puedes empezar a añadir todas las tareas del mundo.

Partimos de una tarea “grande” y la vamos separando en tareas que se pueden que realizar de forma independiente.

Es decir, partimos de una tarea principal. En el ejemplo que te puse en el episodio 12 donde una persona quería crear la página web de su empresa para entrar en el mundo online, una tarea principal sería, por ejemplo:

Contratar a un programador.

Y como subtareas podríamos tener:

  • Realizar una búsqueda en google para encontrar programadores en mi zona.
  • Hablar con X para que me diga que programador le creó la web.
  • Contactar con tres programadores.
  • Revisar los presupuestos.
  • Contactar con el programador elegido.

Por lo general, mis subtareas tienen una duración de 1 hora. Si hay algo que no puedo hacer en una hora, es porque hay que dividirla un poco más.

Aquí ya entra en juego cómo gestiones tu tiempo. En el caso anterior, podríamos unir realizar la búsqueda en google y contactar con los programadores en la misma tarea porque no tardas una hora en hacer una búsqueda en google…

Cuando creas las tareas en Asana, en el momento de crearlas, le das un título y aparece una casilla de verificación, la típica de “check” que te sirve para dar la tarea como finalizada. Cuando haces clic ahí una vez has acabado la tarea y sólo si tienes suerte, podrás ver una criatura unicorniana y con mucho brillibrilli y arcoíris que le encantaría a La Vecina Rubia.

Después de creada la tarea, en un panel desplegable que aparece a la derecha puedes hacer lo siguiente:

  • Asignársela a la persona responsable de hacer la tarea. Si eres tú pues tú mismo. Es recomendable hacerlo porque tienes una vista particular donde podrás ver ordenadas por fechas de entrega, todas las tareas.
  • Añadir una fecha de vencimiento.
  • Puedes añadir una descripción, poner etiquetas, añadir comentarios y algo interesante: añadir archivos.

A las tareas, puedes añadirles, subtareas. ¿Cuándo sería útil esto?

Por ejemplo, digamos que tienes que ir hacer un trámite con varios papeles que tienes que conseguir en diferentes sitios. Podrías crear subtareas con la lista de documentación que tienes que preparar e incluso, una vez los tengas, ir añadiéndolos en formato pdf, o Word… Incluso puedes crear una subtarea para que te envíe una notificación una semana antes de la gestión de forma que te recuerde que tienes que tener toda la documentación preparada para esa fecha.

A la hora de subir archivos, tienes que saber que no hay límite. Puedes subir todos los archivos que quieras. Incluso en el plan gratuito. Eso sí, el límite por fichero es de 100mb.

Otra opción que necesitas conocer es que puedes poner las tareas como recurrentes.

En mi caso, tengo una tarea que es “Escribir el guión de un episodio para el podcast”. Esta tarea, que hago una vez a la semana, la tengo establecida como recurrente de forma que, cuando la completo una semana, automáticamente me vuelve a aparecer en la lista con fecha de entrega de la siguiente semana. Y quien dice semana, dice mes…

Una vez que tenemos todas las tareas introducidas con una fecha de vencimiento necesitas echarle un vistazo a la vista de tareas y mejor aún, a la vista de Calendario. Hasta que no llegas a este punto es probable que no descubras lo mal que te organizas. Desde esta vista, puedes reorganizar las fechas de entrega para que sean equilibradas. A mí me pasa, me cargo de tareas los primeros 7 días del mes y luego… el vacío. Hasta que no llego a ver en el calendario cómo está el tema de distribuido, no veo realmente, cómo está la situación.

Además de la vista del calendario, tienes la opción de crear un cronograma. para poder tener claro quién hace qué y cuando puede hacerlo. Un cronograma es básicamente un calendario de trabajo donde se representa de forma gráfica el tiempo de duración de una tarea y las tareas previas y posteriores que hay que realizar. Esta opción del cronograma, también es verdad que sólo te dejan usarla en los planes de pago, pero es interesante saber que está ahí.

Integraciones

Por supuesto, Asana también cuenta con integraciones.

Puedes crear y compartir archivos y documentos con el resto de tu equipo con herramientas como Dropbox o Google Drive.

Una integración muy muy interesante es la que tienen con herramientas de control de horas. Por ejemplo, con Toggl. Toggl es una herramienta que permite controlar el tiempo que dedicas a una tarea. Con esta integración, podemos usar Asana para llevar dicho registro.

Esto es muy útil cuando trabajas para varios clientes o en diferentes proyectos, por horas. Te permite conocer cómo gastas tu tiempo porque muchas veces pensamos que tardamos tres horas en hacer una tarea y realmente estás tardando 6 u 8. Y sí, estos desvíos son totalmente normales. La tecnología falla.

Otra integración que puedes usar y que recomiendo encarecidamente es la integración con los calendarios, ya sea Google Calendar o Outlook Calendar. Con esta integración, las tareas aparecen en la fecha de vencimiento establecidas de forma conjunta al resto de tu día a día.

Otra interesante, para aquellos que llevamos la vida en el e-mail es que tanto en Gmail como en Outlook podemos integrar Asana con el propio correo.  Por ejemplo, puedes agregar e-mails a tareas ya existentes, o crear tareas a raíz de un e-mail. Luego, en el gestor, ya podrás convertirla en proyecto o enviarla a uno que ya estuviera creado, añadiendo subtareas, fechas, etc.

Si te preguntas si puedes usar Kanban con Asana, la respuesta es sí. Puedes gestionar tableros sin problemas.

Incluso indicarle a la herramienta que te envíe un correo con lo que tienes planificado para acabar esa semana.

Automatizaciones

Los programadores de Asana han empezado a hacer automatizaciones. Las tareas más rutinarias, esas que hay que hacer una y otra vez (añadir una tarea en un proyecto, por ejemplo) ahora se hacen de forma automática. De momento sólo tienen 5 automatizaciones pero está claro que van a seguir trabajando en más. Esto lo encontrarás en la versión de pago.

Al ser colaborativo, Asana permite reducir la cantidad de e-mails que se envían entre los miembros del equipo.

Otro punto interesante es que puedes añadir invitados. Estos usuarios sólo tendrán acceso limitado al espacio de trabajo o proyecto.

Sé que no es lo mismo que yo te cuente todo esto como verlo en acción así que te dejo aquí las notas del podcast donde podrás ver vídeos de aprendizaje de la herramienta.

Y otra cosa, que no tiene que ver con el programa en sí.

No te agobies, no pasa nada si no cumples con algo. Una cosa es que este tipo de herramientas ayuden a controlar el proyecto y otra que te fustiguen porque no eres capaz a cumplirlo.

En el podcast de la semana que viene hablaremos de la otra gran aplicación que recomiendo a todo el mundo que no es otra que Trello.

Si tienes curiosidad con cómo puedes aplicar Asana en tu día a día, no dudes en contactar conmigo.

Notas del podcast:

Qué es Asana y cómo usarlo

Conoce más sobre las automatizaciones

Guía de uso de Asana

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día

By Podcast, Recomendaciones, Redes sociales, Tecnologías No Comments

Hoy voy a hablarte de una de mis tareas favoritas, la gestión y el gestor de proyectos.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Te dejo con el episodio!

 

La gestión de proyectos es una vorágine formada por los clientes, los trabajadores y en ocasiones, los jefes. Y todos piden lo mismo. Resultados. Pero más que de la gestión en sí, quiero hablarte de por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día. No creas que por ser un autónomo sin equipo o una persona que no tiene empresa, ni proyecto… este podcast no es para ti.

Verás que es algo que nos afecta a todos, que todos podemos aplicarlo y os aseguro que muchos de vosotros ya lo estáis haciendo pero no le ponéis nombre. Para empezar por el principio, vamos a definir qué es la gestión del proyecto. Voy a tirar de mi admirada Wikipedia:

La gestión de proyectos es la disciplina que estudia el planeamiento, la organización, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.

Dicho así parece cosa de grandes empresas, de mucha gente… y sí, es así en algunos casos… pero….

Pero.

Cuando se acerca el 1 de Enero o el 1 de Septiembre, nos motivamos con nuevos objetivos anuales. Dejar de fumar. Hacer ejercicio. Ir más al cine. ¿Cuántos de vosotros habéis logrado completar uno de esos objetivos? ¿Lo habéis logrado alguna vez?

Si la respuesta es no es porque eso, son deseos. No objetivos. Los proyectos son algo que se emprende para alcanzar objetivos. Si revisamos de nuevo la Wikipedia podemos ver que si los limitamos en tiempo, si los definimos bien y los planificamos… podremos aterrizar esos “deseos” en algo conseguible a través de proyectos.

¿Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día?

Es fácil, para trabajar los objetivos que quieres cumplir. Si no pones control, el “dejar de fumar” no sirve. Hay que meterle mano a ese deseo. Porque si no, se queda en eso, un deseo, algo que ojalá ocurra sólo… que no tenga yo que currar, eh? Ps, twitter haz tu magia…

Como digo, gestionar esos deseos como objetivos, como proyectos, harán que llegues al éxito. Es necesario planificar. Con la planificación pasamos de un  “deseo” a algo tangible, algo con lo que empezar a trabajar.

¿Pero cómo lo hacemos si no sabemos ni por dónde empezar? Pues para eso está el gestor de proyecto. Antes de seguir, voy a sentar las bases de la gestión  y lo vamos a hacer con un ejemplo.

Imaginemos que soy un emprendedor y a 1 de Enero en mi lista de deseos escribo: vender más con mi tienda.

Reformulemos esto a algo con lo que podamos trabajar… una de las cosas que puedo hacer es pasar del mundo físico al mundo online y vender así mis productos. Entonces, el proyecto será: crear una página web para empezar a vender los productos físicos de mi tienda en el mundo online.

Vale, eso, dicho así, parece mucho más real que “vender más”. También es verdad que quizás, no sea tan fácil. No hay sólo que crear una página web, eso es toda una rama de marketing que no voy a tratar aquí y que es bastante compleja, así que vamos a creernos que por tener una web con tienda online, vamos a vender más.

Ya tenemos nuestro objetivo.

Ahora debemos empezar a planificar. Tenemos que establecer, cuándo lo queremos funcionando. Pongamos, tres meses. Ahora hay que dar un paso más, ¿qué tengo que hacer para que, en tres meses, pueda tener una web funcionando?

Necesito hablar con un diseñador. Que me de un presupuesto. Necesito hablar con un programador y que me de un presupuesto. Tomar la decisión de si puedo embarcarme en el proyecto o no. Si puedo embarcarme en el proyecto, les doy el sí a ambos y podemos empezar a trabajar. Ambos tienen que indicarme qué necesitan de mí.

Cuando me lo pasen, tengo que gestionarlo y enviárselo de nuevo… Revisar cómo van las cosas, también es necesario… Y podríamos seguir bajando más y más… Tengo que sacar fotos a los productos o hacer que otros me las saquen.

Una vez tenga esa enorme lista de tareas, hay que ponerle horas. Si no quieres ponerle horas, tienes que agendarlo y bloquear un tiempo de cómo mínimo, una hora. Pongamos que ya lo tienes en marcha. Cuántos productos vas a poner a la venta? Cuántas fotos necesitas, 15, 20? Pues te toca añadir en tu agenda un día y bloquear horas, para sacar las fotos. O para crear los textos…

De eso se trata la planificación.

De definir cuándo y cómo vas a llevar a cabo todas las tareas que necesitas para sacar adelante ese proyecto. Y ahí es donde entran los gestores de proyectos. 

Esto es una visión bastante sencilla. Es la del día a día de cualquiera de nosotros. Cuando se trata de proyectos muy grandes con muchas personas involucradas, puede complicarse bastante.

Incluso en un proyecto “pequeño” como el del ejemplo, vemos que hay tareas interdependientes. El programador no puede empezar hasta que no tenga el diseño. Y cuando lo tenga, seguramente habrá cosas que cambiar (tamaños, por ejemplo)

Para ayudarnos en esta gestión, hay diferentes métodos, metodologías, que podemos aplicar.

No me voy a meter muy a fondo en ellas, sólo quiero decirte que existen y que todas son adecuadas dependiendo del tipo de proyecto que tengas. Te voy a hablar de tres, dos muy comunes y aplicables a nuestro día a día y el tercero el friki.

Metodologías de gestión de proyectos

  • Metodología Waterfall o cascada: Es la más tradicional. Se utiliza en productos manufacturados, en construcción… y en nuestro día a día común. Se trata de desglosar las tareas en secuencias con un inicio y un fin y sólo saltas a una nueva tarea cuando has completado la anterior. En el caso del ejemplo que os he dado, por ejemplo, no podemos meter los productos en la web, hasta que no esté programada la web, ni esta esté diseñada. ¿Veis la cascada? Primero sería el diseño, luego la programación y por último añadir los productos.
  • Kanban: Esta es mi otra gran favorita por su sencillez de uso. Necesitas un tablero ya sea físico como una pizarra o virtual (como los gestores de los que te hablaré en los dos próximos podcast) y un montón de post-its o tarjetas. El tablero más básico se divide en tres columnas: por hacer, en proceso y hecho. Las tareas se escriben en los post-its y se van pasando de la primera columna “por hacer” a la última “hecho”. La idea es hacer cambios incrementales en el proyecto, es decir, tareas muy pequeñas que puedas ir pasando rápidamente de un estado a otro. Este flujo, puede ser todo lo complejo que quieras. Ejemplo, en una empresa que involucra tres departamentos, puedes tener tranquilamente seis columnas que empiecen por toma de requisitos, pasen por las diferentes fases del proyecto hasta acabar en, facturación.
  • Y ahora la aportación friki, Pert: Fue inventado por la oficina de proyectos especiales de la Marina de Guerra del Dpto. de Defensa de EEUU. Qué os imagináis que estaban intentando crear cuando se les ocurrió esto? Si habéis dicho un misil, estáis en lo cierto. El Pert funciona muy bien con productos manufacturados. Empiezas definiendo las tareas a ejecutar según los requisitos, cuál va delante de cual y la duración esperada de cada una de esas tareas. Trabajas con tiempos: Estimas cuánto vas a tardar en el mejor y en el peor caso. Y eso te lleva a deducir una fecha en la que tengas finalizado el proyecto. Es decir, lo que todo el mundo quiere saber: cuándo está lo mío. Pero como esta es más para empresas de producción, la vamos a dejar como anécdota.

Para tener claro qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y quién tiene que hacerlo, es necesario meter un gestor de proyecto. Por mucho que nos guste, las listas de tareas se pueden volverse complejas y eternas. No vemos el final. Con un gestor de proyecto, tenemos el final claro.

Aplicando cualquiera de las metodologías explicadas o alguna más de las que comparto en las notas del podcast, tendrás garantizado el correcto funcionamiento de tu empresa. O de cualquier proyecto que quieras emprender de esta forma.

¿Dónde entran el gestor de proyecto?

Los gestores de proyectos te permiten revisar y analizar el flujo de trabajo de tu empresa (o de tu vida). Te permiten visualizarlo, verlo es tremendamente importante, así como también establecer límites de tiempo.

Saber cuándo es probable que tengas terminado el proyecto es tan importante como saber por dónde vas.

En los dos próximos podcasts hablaré de dos herramientas que uso y recomiendo a todo el mundo que permiten gestionar proyectos como si fueras un maestro.

Estoy segura que si me seguís en redes me habréis oído hablar de ellas más de una vez. Son Asana y Trello.

Espero que el podcast de hoy te haya resultado útil y hayas visto que incluir un gestor de proyecto en tu día a día te ayudará a visualizar y sacar adelante esos proyectos que, hasta ahora, se habían quedado parados en “deseos”. Te animo desde aquí a ponerlo en marcha. Y si necesitas mi ayuda, no dudes en contactarme.

Notas del podcast:

Para conocer un poco más a fondo Kanban, no dudes en consultar este enlace.

Y si quieres conocer más metodologías de gestión de proyectos aquí hablan de las 12 principales.

Además, la definición de la Wikipedia sobre qué es la gestión de proyectos, la tienes aquí.

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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