gestión del conocimiento archivos > Vanesa Ramos

Evernote es la forma más sencilla, la que no te permite utilizar ninguna excusa, para empezar a recopilar los procesos de tu empresa. Cierto, en empresas más grandes, Evernote no sería la herramienta más recomendable. Evernote funciona muy bien para recopilar información de la web. Puedes capturar una página de forma rápida y sencilla con una de las mejores herramientas que nadie ha inventado jamás: web clipper.

Con Evernote, no tienes excusa para empezar a guardar todas aquellas cosas que están automatizadas en nuestro día a día.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast y Youtube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Si en el anterior episodio, hablamos de Notion y todo lo que es capaz de hacer, esta semana hablaremos de otras herramientas para gestionar el conocimiento de la empresa.

Te recuerdo que hay un episodio del podcast que habla de cómo gestionar el conocimiento. Cómo hacer que la información se quede en tu empresa y no perdida por ahí y dependiente de una única persona. La única forma de hacerlo es sacarlo de la cabeza de dicha persona y ponerlo claro en algún lado. Ese algún lado, debe ser accesible a todo el mundo. Por tanto debería poder ser una web o un documento interno que permita encontrar la información de manera rápida y sencilla.

Y ahí es donde entran herramientas como Notion o Evernote. Como te comentaba en el anterior episodio, hablo de estas dos fundamentalmente porque son muy sencillas de utilizar. Además están disponibles con planes gratuitos que no te dejan tener ninguna excusa a la hora de crear tu propio sistema de gestión del conocimiento.

En qué destaca Evernote

Pues entre otras muchas, la sencillez de uso que te permite crear notas, bien escribiendo, bien a través de correo electrónico (mediante el envío de un correo electrónico a una dirección determinada) o bien haciendo capturas directamente con un plugin adicional (llamado web Clipper) de la propia empresa de Evernote, que te permite seleccionar un trozo y automáticamente coger ese artículo destacado e introducirlo dentro del propio Evernote.

Al arrancar Evernote tienes un notebook, una libreta principal donde irás poniendo tus nuevas notas. Y además tienes algo que es similar a los sticky notes (o posts de toda la vida), que es una libreta adicional donde puedes añadir ideas de forma rápida. Hay una herramienta nueva que es la opción de crear Tareas. Y también es nuevo la interacción que tiene con otros elementos Google como Google Drive o el Calendario, de forma que, por ejemplo, cuando creas una nota puedes vincularla a un evento del calendario y acceder a ella de forma más rápida.

También puedes integrarlo con Slack, que es un sistema de chat para poder eliminar correos electrónicos y te permite combinar los mensajes de Slack con las notas relacionadas, capturando conversaciones importantes dentro de Evernote, algo que puedes hacer también con Teams. ¿Para qué sirve esto? Pues para tener un contexto de lo que has estado hablando en dicho chat.

Algo que me encanta de Evernote son las etiquetas. A cada una de las notas que tú crees, puedes añadirle una etiqueta que te servirá para localizar todas las notas de esa misma etiqueta de una manera muy sencilla. Ejemplos de etiquetas pueden ser «leer porque está pendiente» o «información importante», el proyecto al que pertenece esa nota,… etcétera etcétera.

Tipos de notas

En cuanto al tipo de notas que puedes crear, admite:

Otras ventajas de Evernote

Por supuesto puedes compartir notas con otras personas fuera de la organización.

Otra cosa que me encanta de Evernote es el web Clipper con el que puedes directamente guardar artículos o páginas web mediante capturas de pantalla de forma directa. Tú te descargas este pequeño plugin y en el momento de estar visitando una página web, le das a un punto determinado de tu navegador y automáticamente te guarda la captura de pantalla con las páginas enteras o solo aquellas partes que tú desees, sin anuncios ni barras laterales que distraigan la atención. Es decir, puedes personalizar las capturas de pantalla que hagas de los sitios web para tenerlo todo más organizados dentro de Evernote. El web clipper es una de las mejores ideas que a nadie se le ocurrido jamás.

La opción de crear tareas y asignarlas marcándolas como finalizadas e incluir una fecha de finalización, es mediante pago. Es verdad que tienes 30 días gratuitos para utilizar esa herramienta y ver si te gusta pero luego hay que pagar por ella, es decir, es una opción adicional.

¿Para qué te animo yo a que utilices Evernote?

Bueno pues, para capturar todos aquellos procesos, todas aquellas informaciones que hay que hacer de forma recurrente en tu empresa. Procesos que pueden ser complejos y que requieren de una serie de pasos, independientemente de que luego puedas hacer la nota más bonita o no.

Vamos a ponernos en modo imaginativo: imaginemos que en tu empresa, como en una gran mayoría de las empresas de este mundo, la verdad, tienes que hacer facturas y para poder hacer el cierre contable necesitas introducir facturas de proveedor en tu sistema. Y al mismo tiempo, emitir facturas. Ojo que dejo de lado los impuestos y demás pero eso también sería un proceso. Vamos a ir con el proceso de las facturas.

¿Qué es lo que hace tu contable en el mismo momento de recepcionar una factura de un proveedor? Imagina que recibe la factura por correo electrónico: ¿la descarga? ¿la pasa por un software ocr y automáticamente queda integrado en el sistema? Eso sería lo ideal, ¿verdad? Por lo general tienes que recepcionar la factura, leer lo que hay ahí e irte al software contable para introducir los datos: número de factura, base imponible, etcétera etcétera. Sí estoy hablando de un proceso muy sencillo pero es que realmente todos estos procesos son los que hay que capturar: desde el más sencillo hasta el más complicado o complejo.

Todo el proceso que hace tu contable desde el mismo momento en que recepciona una factura y que para esa persona está automatizado en su cabeza, es lo que tienes que guardar en Evernote. Así, si le ocurre algo a esta persona, no tendrás un problema a la hora de facturar.

Cosas como: a este cliente le tengo que emitir la factura al día porque si no, me ha dicho que no le llega correctamente. O un cliente al que no le puedo facturar hasta dentro de 3 meses porque es a 30, 60, 90 días. Ojo que estoy hablando desde un punto de vista donde no se tiene un sistema contable automático que te hace todas estas gestiones. Pero es que todas esas cosas que en el día a día tu contable hace, son las que tienes que introducir en Evernote.

¿Hay otras herramientas que permitan hacer lo mismo?

Hay otras herramientas donde poder introducir este conocimiento, pero para micro pymes y autónomos, Evernote, junto con Notion son de las más sencillas. Porque por lo general las pymes ya tenéis un sistema de facturación un poco más automatizado donde los procesos son más rápidos. Pero aún así hay muchos procesos que este tipo de empresas no tenéis en cuenta y que dependen de una única persona. Cuando esa persona no está (porque está de baja o tiene que ir a un determinado sitio) y hay que hacer algo en ese mismo momento, no lo tenéis registrado en ningún lugar y se pierde. Se pierde con esa persona.

Evernote es sencillo y fácil de utilizar y lo puedes usar tanto a nivel empresarial como a nivel privado. De hecho, como te digo, en mi caso lo he estado utilizando durante años para gestionar procesos recurrentes y dudas que me iban surgiendo. Pero a nivel personal también lo he usado muchísimo. Por ejemplo, cuando me apuntaba a un curso nuevo, tenía una nota, o una serie de notas en Evernote, indicando todas las webs que me gustaría leer y que estaban relacionadas con ese curso. Con el web Clipper todo esto es súper sencillo de capturar.

Diferencias con Notion

La principal diferencia es que Notion es muchísimo más potente que Evernote. Notion no solamente te permite crear notas, sino que también puedes crear calendarios, webs, etc.

Al final lo más importante en cuanto a la gestión del conocimiento, no es la herramienta (que también) si no que todos tus empleados sepan que hay que ir guardando todo lo que pase por sus manos en el día a día de la oficina.

Las ventajas de gestionar el conocimiento de la empresa en un único lugar y de diferentes formas, ya sea mediante una intranet, a través de vídeos, a través de preguntas y respuestas es que nos permite tener una empresa muchísimo más ágil y no dependiente de las personas que la forman. Y sí, aquí también entra el miedo de cada una de esas personas con las que hay que trabajar para que su conocimiento forme parte del núcleo de la empresa y no se agarren a él pensando que así se hacen imprescindibles. Porque realmente en una empresa imprescindible no hay nadie y te puedo asegurar que lo he visto una y otra vez. Tardarás más o tardarás menos, pero saldrás del problema en el que se ha metido la empresa en el momento en que una persona que se suponía que era imprescindible ya no está.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.