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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Mejorar la comunicación por texto: los mejores trucos

By Podcast, Recomendaciones, Redes sociales, Tecnologías No Comments

Con este podcast acabo el «arco» dedicado a cómo mejorar la comunicación y la forma de teletrabajar en las empresas. Pero no te confundas, que este episodio ¡es válido para todos!

Nos comunicamos más por texto ahora que en los últimos 40 años. Por eso, en este episodio, te voy a contar todos los consejos que los profesionales llevamos años aplicando para mejorar la comunicación, en este caso, por texto.

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Al pasar a este tipo de comunicación por texto, nos faltan las señales no verbales. Todas aquellas que hacen que la comunicación sea más fluida. El tono de voz, los ojos, la expresión facial… Todo eso influye.

¿Quieres saber cómo mejorar la comunicación?

1) Revisa el mensaje y confirma que estás usando el tono correcto

No es lo mismo hablar con tu jefe, que con tu compañero. Hablar con un cliente que con un proveedor, con alguien con quien tenemos confianza o con un perfecto desconocido. Cuando digo que revises el tono, lo que quiero decir es que tengas en cuenta a quién te estás dirigiendo. Por ello, hazte estas preguntas para mejorar la comunicación por texto:

¿Puedo gastarle bromas? ¿Cómo me tengo que dirigir a esa persona? ¿Tú o usted? ¿Puedo ser un poco más duro por que es algo que ya se está repitiendo en exceso? ¿O puedo enviar el mensaje con un tono firme pero sin pecar en la dureza?

Todo esto es lo que podemos plantearnos al comprobar el tono del mensaje. Son comprobaciones que realmente cuando las tienes interiorizadas no son más que leer el mensaje y comprobar si tu tono de voz en ese texto queda correctamente reflejado.

Usa los emojis o emoticonos si son necesarios

No tengas miedo a hacerlo en mensajes de e-mail donde no se suelen poner, aunque siempre según la confianza que tengas con el receptor. De acuerdo al tono que estés utilizando.

El emoji, en nuestro cerebro, se interpreta como una cara, como una emoción. La misma frase cambia, si pongo al final una carita sonriente o una carita triste. O los monos que molan tanto… O un gatete…

Haz la prueba. Escribe: hoy es un día para estar feliz 🙂

Da la sensación de que ha pasado algo bueno y que estás feliz por ello… genial… positivo…

Ahora escribe hoy es un día para ser feliz 🙁

Verás que cambia completamente el sentido de la frase. Pienses lo que pienses es negativa! Algo ha pasado para que la otra persona haya puesto una carita triste.

Otra más. Hoy es un día para ser feliz y el mono que no puede hablar… ¿Qué interpretas? Que algo ha pasado que puede ser feliz pero no te lo pueden contar… y todo eso, ¡es la misma frase!

Pero la emoción con que la interpretamos cambia… ¿no es fascinante? Que con sólo poner un emoticono, ¿cambie completamente la interpretación?

2) Comprueba que has indicado todas las cosas importantes que quieres que se hagan.

Me pasa, a veces, que recibo tres correos sobre la misma cuestión: porque se van acordando de las cosas después de enviar el primero de ellos.

Hay que hacer eso, y… esto… y… Al final algo que podría haberse recogido en una única comunicación tienes 3 mails, 2 whatsapp y puede que hasta un mensaje en Messenger.

No hace falta correr.

Si es un mensaje de texto implica que no es tan importante como para llamar, así que, no corras.

Si tienes muchos puntos, puedes unirlos en un único correo o texto y así te aseguras que de una sóla vez, todo lo relacionado a ese asunto, está especificado.

Es más fácil hacer esto por e-mail, que por whatsapp. Pensemos que el whatsapp es otra red social adicional, por eso nunca la recomiendo para el trabajo, porque realmente es terrible para ello.

Incluso por whatsapp es más fácil escribir un párrafo que 30 líneas. Además, desde hace tiempo añadir negritas o cursivas. Si te resulta más sencillo, usa el audio. Y ten en cuenta que el resto de la gente no tiene por qué enterarse de ese audio, así que si arrancas el mensaje de audio y lo pones en tu oreja, lo oirás igual que si te llamaran. La privacidad es importante.

En cualquier caso, otro consejo, utiliza las negritas, las cursivas, las numeraciones o las viñetas. Ten en cuenta que leemos en pantallas. Y por lo general, en diagonal.

Es importante, tanto la longitud de la frase como el número de frases en un párrafo. Por eso es cada vez más necesario, hacer uso de todas estas herramientas que los sistemas disponen para que podamos llevar la atención de la persona que lee hacia aquello que realmente nos interesa.

Cuando tengas interiorizado este consejo, te aseguro que vas a mejorar la comunicación por texto muchísimo.

3) Verifica que todo lo que te preguntan está contestado

Me encuentro muchas veces que si hago una comunicación que tiene tres puntos, me devuelven un correo con sólo un punto y listo… Y las otras dos, se pierden en el éter… Eso cuando no me contestan en otro nuevo… O me mandan un whtasapp…

Es fácil que nos despistemos o que las prisas nos lleven a otra cosa. Es preferible echar algo de tiempo en contestar todo el correo a la misma vez, que sólo un trozo y darlo por hecho.

Por eso, para mejorar la comunicación, antes de enviar tu mensaje de contestación, verifica que todo está contestado. Y repito lo de antes, no hay prisa, es un correo.

De igual manera: Fíjate en qué se te pide y actúa en consecuencia… Lee bien el mensaje. Nos dejamos llevar por el sonido y la necesidad que nos surge de contestar lo más pronto posible… y contestamos a cosas que no tienen que ver con lo que se nos está pidiendo…

Ser eficiente y eficaz no tiene nada que ver con correr intentando apagar fuegos que en muchas ocasiones, ni existen

Y por otro lado, la tiranía del whatsapp, si no se contesta a un mensaje en el momento, de verdad que no pasa nada. Si no contesta a tu mensaje y es urgente, recuerda que siempre puedes llamar.

4) Lo que para ti es importante, para la otra persona no lo es.

Esto va en línea de las creencias y prejuicios de cada uno. Para mi puede ser importante que algo esté hecho en X tiempo porque amo la eficiencia. Para otra persona puede ser importante la belleza. Cuando estemos leyendo una comunicación, tengamos en cuenta que la persona que nos lo envía tiene su visión y la está plasmando en ese texto. ¿Qué quiero decir con esto?

Ocurre por ejemplo, que leemos el mensaje y vemos que falta algo que para nosotros debería estar ahí o debería estar más claro y no lo está. No lo tomemos por el lado personal, simplemente es que para la otra persona no es importante. Así que si para ti sí lo es, reclámaselo. Tranquilamente, pero pídeselo… No es personal.

Trucos para mejorar la comunicación por email

5 y 6) Acostúmbrate a responder a todos y la trazabilidad es importante.

Acostúmbrate a darle al botón de responder a todos para mejorar la comunicación por e-mail.

Cuántas veces nos ha pasado que enviamos un correo a un grupo de personas que consideramos tienen que estar informadas del tema y por error, no respondemos más que a la que lo ha enviado.

Y por otro lado, tenemos el tema de la trazabilidad. El de dónde viene y poder verificar que todo aquello que se está comentando está solicitado y/o hecho… es fundamental.

En una empresa más o menos grande, acabamos con 3 o 4 e-mails enganchados uno detrás de otro. El problema viene cuando alguien decide borrar un trozo porque ve mucho escrito. ¡Error!

Si quieres empezar otro hilo de conversación haz un mensaje nuevo con un reenviar o un responder a todos y cambia el asunto.

Igualmente, si en algún momento, en ese mismo hilo, has hablado con otras personas y vas a responder, asegúrate de revisar si todos los que están en ese correo tienen que leer toda la conversación.

Creo que todos lo hemos hecho… pero yo soy de las que se leen todo el hilo de correos para ver de dónde viene… y en algunas ocasiones he visto cosas que no debería haber visto…

Así que antes de enviar el mensaje… otro consejo para ayudarte a mejorar la comunicación.

7) Relee el mensaje antes de enviar.

Recuerdo un día y si mi entonces jefa y hoy amiga, me está escuchando seguro que también lo recuerda, que recibí un correo que no me sentó nada bien. Por todo lo que te he comentado en los puntos anteriores. No recuerdo el mensaje, no recuerdo por qué, pero recuerdo que mi contestación era brusca. Soy una persona directa y muy impulsiva así que lo primero que me sale en plan reacción no suele ser una buena idea. El caso es que yo estaba escribiendo y de repente, siento a mi jefa a mi lado diciendo: Ni se te ocurra enviar eso.

Había estado leyendo mi mensaje y aquello era un despropósito.

Así que no lo envié. La lección es precisamente esa, que si respondemos a algo por impulso, con prisas, normalmente, ni acertamos en el fondo ni en la forma.

Y ya sea por impulso o no, antes de enviar nada, párate a reflexionar teniendo en cuenta todos los consejos que te he dado.

Este último consejo es el más importante de todos. Recuerda esto siempre.

Detrás de la pantalla hay una persona

Hay muchas razones por las que una persona puede escribir un mensaje borde. Muchísimas.

Si el mensaje que te ha llegado es excesivamente brusco o borde, puede que la persona que lo ha escrito no haya pasado un buen día, puede que esté sufriendo un problema y puede ocurrir que la bilis salga a flote. Quizás es su forma de desahogarse.

Por eso, el mensaje negativo, no te lo tomes del lado personal.

Si es algo que ha ocurrido como parte de tu trabajo, analízalo y responde tranquilamente y según tu punto de vista.

Sin embargo, si es un mensaje repetitivo, es decir, si ves que todo lo que escribe es así, sinceramente, no te metas en fregaos. No merece la pena. ¿Para qué vas a gastar tiempo y energía en mancharte de barro?

De verdad, pon tu energía en algo menos penoso que un troll.

Y si tú eres quien está a punto de enviar un mensaje que pueda resultar borde, te pido por favor, que antes de enviarlo, te pares. Te analices a ti mismo y luego decidas si quieres seguir enviando ese mensaje o no.

 

Espero que todos estos trucos te sirvan para mejorar la comunicación . Si quieres que te ayude a poner en marcha algún truco en especial, recuerda que siempre puedes ponerte en contacto conmigo. ¡Nos vemos el próximo viernes!

el teletrabajo lleva unidos problemas de comunicación

Teletrabajo: Mejora la comunicación con tu equipo

By Proyectos, Recomendaciones, Tecnologías, Transformación Digital No Comments

El coronavirus ha lanzado a muchas empresas al teletrabajo.

Es posible que puedas hacer gran parte del trabajo de tu empresa de forma remota, conectándose a VPN’s y a escritorios virtuales… De todo esto, sabe mucho más alguien de sistemas que yo y no pienso meterme en esos charcos.

Donde sí voy a procurar poner un poco de luz es en la parte de gestión que es sobre lo que controlo.

De acuerdo, ya tienes a todo el mundo en su casa con teletrabajo.

¿Y ahora qué?

Con un equipo a distancia, el rendimiento no depende de la tecnología si no de la persona que la utiliza. De nada sirve hacer teletrabajo si tu equipo no sabe exactamente qué debe hacer y cuándo tiene que hacerlo.

Pero hay mucho más, por supuesto.

La comunicación

Pasamos de una comunicación cara a cara, física, a una comunicación online y esto no es nada sencillo. Debemos recordar que lo que lees se interpreta según la emoción que tú tienes en ese momento. Y la misma frase cambia estés de un humor u otro. Igual que la sonrisa de la Mona Lisa.

¿Qué herramientas de comunicación utilizas?

Tenemos cientos, Teams, Skype, Hangouts, Telegram, Whatsapp, Slack, el e-mail, Teamviewer, Yarooms, Zoom, Workplace (de FB), Facetime…

Hay tecnologías que se adaptan mejor que otras a nuestra forma de trabajar y elegir la incorrecta, acaba dando problemas. En el online se pierde la capacidad de “ver” a la otra persona, de escuchar su tono de voz, de sentir su humor, todas esas claves no verbales que nos ayudan en nuestro día a día. En esta crisis estoy segura de que muchos vais a recuperar las llamadas telefónicas.

¿Qué necesitas? ¿Dar y recibir feedback? ¿Evitar malentendidos? Todo esto se debe tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de comunicación online.

Si se trata de hacer circular la información o compartir ideas, hay que utilizar medios de texto.

El e-mail, debe quedar rezagado a lo mínimo posible. No necesitas enviar un e-mail para dar un ok.

Si alguien se ha equivocado y le ha mandado la información incorrecta a otra persona, si no ha cumplido con su tarea o ha hecho algo que ha molestado a alguien del equipo, hay que tirar de videoconferencia.

No te olvides de disponer de un lugar común (equivalente a la fuente de agua o la máquina del café de tu oficina) donde poder chismorrear un rato. Yuval Noah Harari, autor de Sapiens, sostiene que el cotilleo nos hizo sobrevivir como especie porque es la forma que tienes de conocer al resto del grupo y la manera de saber si esa persona es de fiar o no.

Por eso es recomendable ese lugar común donde preguntarle al compañero cómo va todo fuera del trabajo y mantener las relaciones interpersonales. Aunque sea virtual.

Por cierto, una cosa es cotillear y otra despellejar.

Busca un rato para conectarte con tu equipo en persona y hablar, o incluso tomar un café virtual. Debes encontrar la forma de mantener al grupo unido y motivado. Y esto, solo lo podrás hacer cara a cara.

Ojo con el texto

Hoy en día, nos comunicamos por texto más que en los últimos 40 años. El problema, es que la persona receptora lo filtra por sus creencias, por sus prejuicios, por su estado de ánimo… Y puede acabar provocando malentendidos y graves problemas en el equipo.

Cuando escribes, eres menos precavido, nos lanzamos a decir cosas que en persona no diríamos nunca. Como no ves la cara de la que recibe el mensaje, en muchas ocasiones nos ponemos a decir cosas negativas. Es más fácil quejarse y enfadarse. Lo que viene siendo «dejar salir al troll que todos llevamos dentro».

Esa falta de filtros a la hora de escribir va en ambos sentidos, por lo general, en el otro lado, nos situamos a la defensiva y las palabras recibidas hacen que nos sintamos atacados de forma más negativa que la que el remitente pretendía. ¿No os ha pasado? De repente lees un e-mail y el corazón te da un vuelco.

Esto se debe a que las emociones se transmiten por señales no verbales.

Hay investigaciones que sugieren que, al recibir un e-mail que intenta emitir emociones positivas, la interpretación a menudo es neutra. Y cuando se transmiten emociones negativas, el receptor lo interpreta en modo “hijo del infierno”.

Esto ocurre porque al leer un texto de otra persona, pensamos que los demás se centrarán en cosas que para nosotros son importantes. Y no tiene por qué ser así.

Si quieres mejorar en este punto, antes de enviar un e-mail, revisa el correo y confirma que estás usando el tono correcto, que has indicado todas las cosas importantes que quieres que se hagan o lo que contestas.

Acostúmbrate a resaltar las partes clave. Usa las negritas, da formato al e-mail y asegúrate de cubrir todos los puntos sin pasarte de negativo. Y usa emojis si son necesarios. No te pases, pero úsalos.

Falta de información

Cuando empezamos con teletrabajo perdemos el contacto del día a día y pueden ir ocurriendo situaciones en las que al final, la información no se distribuya uniformemente.

Ejemplo, en una empresa, si envías un e-mail a un grupo de personas y no a otras, es probable que alguno se de cuenta de que falta incluir a alguien y se lo lea al compañero en voz alta si comparten oficina. Esto, se nos puede ir de la cabeza cuando dejamos de vernos y de estar en compañía. Es necesario seguir manteniendo informados a todos los compañeros de qué está pasando o en qué situación se encuentra un proyecto. Si la información no fluye el agujero que se puede formar es grande… Porque por lo general como hemos visto antes, pensamos lo peor…

Por eso, se debe priorizar mantener la comunicación entre todos los miembros del equipo. Comparte toda la información que puedas sobre qué está ocurriendo, qué problemas y qué prioridades existen. Confirma siempre la recepción del mensaje (usa sistemas para «trackear» la llegada del mismo) y procura no sacar conclusiones precipitadas. Si alguien no te confirma que le ha llegado el mensaje después de un tiempo, pregúntale. Puede que no lo haya recibido porque la tecnología… ¡Falla!

La confianza

Confiar en los compañeros, es fundamental en un trabajo en equipo. Cuando arrancas con el teletrabajo, esa confianza se puede llegar a perder porque el compañero, “no está a tu lado”. Ayudar a establecerla en estas situaciones es prioritario. Algunas estrategias pueden ser:

  • Mantener un tono positivo y de apoyo en las comunicaciones.
  • Animar a responder a las peticiones de los compañeros lo más pronto posible.
  • Alentar a que reflexionen y aporten su punto de vista de forma positiva.
  • Sugerir soluciones a problemas por los que el equipo esté pasando.

El teletrabajo hace que los miembros del grupo no establezcan vínculos de manera sencilla. Puedes pedirles que compartan sus sugerencias y sus puntos de vista. Y si tienes que resolver diferencias de opinión intenta hacerlo, uniendo las mejores ideas del grupo. ¡Aliéntalos a que hablen entre ellos!

Para poder hacer un buen teletrabajo, es necesario un conjunto de habilidades de las llamadas “soft skill”: responsabilidad, capacidad de organización, el propio compromiso…

Si el equipo es pequeño, tendrás más posibilidades de trabajar con éxito en estos tiempos de coronavirus.

Espero haberte ayudado y si tienes cualquier duda o pregunta sobre cómo enfrentarse al teletrabajo y comunicarte mejor con el equipo, déjamela en los comentarios o contacta conmigo.

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