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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Automatización y contabilización de facturas

By Podcast No Comments

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¿Hay algo más engorroso que la facturación en una empresa? Pocas cosas, me temo.

La gran mayoría de profesionales trabajamos con expertos asesores que se encargan de este tramo de nuestro negocio. Externalizamos porque nosotros ni podemos ni queremos hacerlo.

Esto mismo ocurre con muchas pequeñas empresas que bastante tienen con su propio negocio. Seguimos arrastrando procesos de hace años, cuando no existía tanto software y tanta automatización.

Este episodio, es sin filtros. Tómatelo como un sacudidor. Como si te agarrara por los hombros y te dijera: ¡¿qué demonios estás haciendo?! Porque esa es exactamente mi intención. Sacudir un poco la manera de hacer las cosas y enseñarte que hay formas de hacerlo que son muchísimo más fáciles y sencillas.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Este es otro de esos podcast que va un poquito en crudo. Los podcasts en crudo son aquellos que directamente no tienen guion y salen de mi boca y de mi cabeza de forma directa. Últimamente estoy yendo a muchas empresas, afortunadamente, a ver cómo están digitalizadas y lo que más me llama la atención es que sobre todo en las que son pymes o incluso micro pymes(1, 2,… hasta 5 o 6 personas), veo en todas el mismo gran, gran problema, que es la emisión de las facturas y la integración en los sistemas contables.

Ocurre que normalmente este tipo de empresas tienen contratado o tienen externalizado el servicio de contabilidad. Yo misma lo tengo así. Tenemos ese servicio externalizado, primero porque no somos expertos en hacer la contabilidad de la empresa y luego porque, al final, las políticas fiscales van cambiando y ese cambio indica que yo tendría que estar completamente actualizado. Que nosotros tendríamos que estar todo el rato conociendo las nuevas normas. Para eso pagamos un precio y hay un experto que nos lo lleva.

¿Qué ocurre? Que lo que veo una y otra vez es que estas empresas generan facturas, las imprimen y las llevan a la oficina de estas asesorías, de estas gestorías. Y estas gestorías o las vuelven a escanear o directamente pican a mano toda la información contable. Es decir, no hay ninguno tipo de automatización en el proceso.

Ahora vamos a ponernos un poco en la piel de esa gestoría: qué ocurre si tiene a su vez 304050 pequeñas empresas qué hacen exactamente lo mismo. Pues que acaban el mes con una cantidad ingente de documento físico impreso que luego tienen que escanear por su cuenta o directamente tienen que introducir y picar a mano la información en los sistemas contables y esto es una pérdida de tiempo tan grande y tan fácilmente solucionable que, sinceramente, no entiendo cómo demonios es que todavía estamos así.

Automatización en la generación de facturas

Así que de eso vamos a hablar hoy: vamos a hablar de cómo demonios agilizar estos procesos, de cómo llevar a cabo su automatización. Para empezar, si tienes tres o cuatro facturas que emites mensualmente, yo entiendo (soy la primera que lo haría) que generes esa factura tú a mano con tu Word, con tu Excel, etcétera etcétera. Pero a partir de determinado nivel de facturación, a partir de determinado número de facturas al mes, tienes que plantearte muy seriamente meter un programa que te ayude a generar esas facturas, que te ayude con la automatización de ese proceso.

Además es que hay cientos de programas de este tipo que lo pueden hacer. Simplemente plantéate cuánto tiempo echas tú en generar 10 facturas, en crear esas 10 facturas. De verdad, te animo a que con un cronómetro te pongas desde el minuto 1 a crear las 10 facturas que tienes que emitir y verás cuánto tiempo tardas. Si tardas más de una hora en emitir todas las facturas que tienes para este mes, en serio, plantéate contratar una plataforma que te ayude a crear dichas facturas. Plataformas para crear facturas hay 200: está Quaderno, está Billin, está Zoho que además es un CRM,…

Todas ellas tienen un sistema muy sencillo por el cual tú has de dar la información fiscal de tus clientes, y luego generas las facturas con solo darle a un botón. Claro que tienes que perder algo de tiempo en meter los datos de tus clientes, pero ya que pierdes una hora generando tus facturas, por lo menos intenta perder esa hora creando una información contable o creando la información de tus clientes en el sistema contable: en Billing, como digo, o en Quaderno. Y después le das a un botón que generará automáticamente todas las dichosas facturas. Y estoy hablando de verdad, o sea, le das a un botón y generas las facturas. De hecho, es más, Quaderno te las genera automáticamente a final de mes. Zoho se puede incluso automatizar más.

Si pierdes una hora en emitir tus facturas, plantéate ahora mismo cuánto te cuesta al mes una de estas plataformas y que te lo generen ellas. Esto es un software que ha sido desarrollado específicamente para hacerte la vida más fácil, así que, por favor, no seas rata y paga un poquito ¿vale?

Dicho esto, imaginemos que ya tenemos un sistema externo que se encarga de la automatización de la emisión de facturas. Os he dicho 3 pero hay cientos de plataformas que te ayudan a facturar de forma automatizada. En serio, que no merece la pena perder el tiempo haciéndolo tú mismo. Piensa cuánto cobras tú una hora y cuál es el coste de estar emitiendo las facturas o creándolas. Si te lleva más de una hora, contrata un sistema automático.

Todas estas plataformas son altamente configurables. Algunas tienen un modelo freemium donde puedes emitir un número de facturas gratis pero no puedes añadir, por ejemplo, tu logo. A veces vale más pagar. Yo entiendo que cuando estamos empezando esto es muy complicado pero es que según vas creciendo, según vamos haciendo crecer el negocio, no tiene sentido seguir con un sistema de antes que solamente nos da problemas. Porque nos quita tiempo y el tiempo es lo más preciado que tenemos. Por favor seamos conscientes. Esto es un típico caso de «siempre lo he hecho así». Bueno pues plantéate que es el momento de cambiar. Si tienes una facturación que va creciendo empieza a meter ya un sistema de facturación automatizada.

Las gestorías

Por otro lado tenemos la parte de las gestorías. Me sorprende ver cuántas gestorías hay todavía en este país que están haciendo las cosas picándolas a mano. Y ahora te hablo a ti, persona que estás dando de alta esa información en tu sistema contable. Porque tú sí tienes y estoy segura de que tienes porque lo normal es que haya sido comprobado por Hacienda.

Hacienda está pidiendo ya que todo lo generemos de forma digital. Entonces por qué demonios sigues haciendo las cosas a mano, es que no lo entiendo. Qué pérdida más tonta de tiempo. Tu trabajo no es picar cosas a mano. Tu trabajo es aprender, saber que hay una nueva subvención que uno de tus clientes puede aprovechar. Sacar la información contable para estas pequeñas y medianas empresas, para que puedan gestionar sus negocios, para que puedan pedir créditos. Ese es tu trabajo, no picar la información a mano. Y me enfado mucho con este tema pero es que tenemos que ser conscientes de que esto se hacía hace 20 años.

Si tú tienes ya un sistema contable dónde estás dando de alta la información, estoy prácticamente convencida de que tiene alguna forma de integración automática de datos. Y me explico: igual que las remesas a los bancos se envían a través de archivos XML que se generan en los programas, exactamente igual se puede hoy importar la información o exportar. Aquí la parte que nos interesa es la de importación. Te puedo asegurar que prácticamente el 80% de los sistemas contables o las plataformas que hay hoy en día en este país, tienen algún sistema de integración.

Es decir, la historia está en que hables con tu cliente y que tu cliente hable contigo. Es tan fácil como poneros a hablar más allá de «oye, te voy a mandar las facturas». Pregunta «¿qué sistema contable utilizas?» «Pues utilizo Contaplus, o utilizo A3, o Solmicro». «Muy bien, pues ¿cómo puedo hacer que la carga sea más rápida?, ¿genero un fichero en XML o genero un fichero CSV o puedo generar un fichero de algún tipo para que se integre directamente la información y no tengas que picar todos esos datos?…» Eso el cliente.

Pero por el otro lado, tú como contable, puedes hablar con el soporte de Contaplus o de A3, o de Solmicro o de cualquiera de los sistemas que estés utilizando. Y puedes preguntarle «oye ¿hay alguna forma de que yo pueda integrar la información más fácilmente, más rápidamente, que estoy hasta el moño de picar datos?». Con lo que te diga el Soporte te vas a los clientes y les dices «esto es lo que me han dicho de Soporte que podemos hacer: necesitas un sistema que te permita exportar en XML o generar CSV (que es un archivo separado por puntos y comas)». Al final hay que buscar un sistema integrado, hay que buscar una manera en que ambos programas se hablen.

Sistemas OCR

Imaginemos el caso extremo: no me bajo del burro. No tengo ninguna plataforma porque vivo todavía con cuatro facturas mensuales y no merece la pena comprar una plataforma porque las genero muy rápido, bla, bla, bla. Imaginemos que no quiero emitir un CSV, no quiero emitir los datos en XML, me da todo igual, no quiero ningún tipo de automatización. Pues entonces el tema está en que yo como contable puedo hablar con el proveedor del sistema de software o con el Soporte de alguno de estos sistemas contables y preguntarles ¿oye tenéis un OCR?

OCR es un sistema de reconocimiento de datos. A3 lo tiene integrado y si no plantéate pagar uno. Pagas un sistema OCR que te ayude. Que funcionan estupendamente, ya no son como hace 20 años cuando empezamos a utilizar estos sistemas y te diría incluso más que 20 años. ¿Verdad que tú no eres igual que hace 20 años? Seguramente seas mejor. Pues en la informática pasa lo mismo. Según vamos avanzando, vamos mejorando y ahora mismo los sistemas de OCR, funcionan estupendamente.

Plantéate comprar un software OCR que permita que todas las facturas que recibas queden correctamente integradas en el sistema. Es cierto que hay casos donde no vas a poder pasar un sistema OCR (que son los menos) o imaginemos que en nuestro caso los clientes que me llevan las facturas en un túper. Pues aún así puedes realizar la automatización e integrar todas las facturas de proveedor vía OCR en tu sistema contable y eso ya te quita bastante carga de trabajo.

Este verano estuve haciendo un análisis precisamente para una asesoría contable sobre qué sistemas de reconocimiento de datos podíamos tener. Saqué una lista de tres y solo saqué tres porque no investigue más. De los tres me quedo con uno, si acaso dos, pero uno me pareció bastante, bastante bien trabajado y que funcionaba muy bien. No es caro y de nuevo os resultará muy fácil y el beneficio final que obtienes es tiempo.

Tiempo para hacer tu trabajo. Que tu trabajo no es dar de alta estas cosas. Tu trabajo es hacer que todo fluya con tu cliente. Es hacer un análisis de la información, es ver cómo va en el nivel de ingresos, ver si hay subvenciones a las que se pueda agarrar,… De verdad, planteáoslo muy seriamente: primero podrás emitir las facturas de una forma mucho más automatizada con las herramientas que te he comentado y por otro lado, si eres una gestoría habla con tu cliente, habla con el Soporte de tu empresa y mira a ver si podéis realizar la automatización del proceso. Porque os aseguro que el 80% de las plataformas lo permiten.

Plantéate estas cosas porque me estoy dando cuenta de que uno de los mayores problemas que tenemos en la pequeña y mediana empresa es que seguimos haciendo las cosas como hace 20 años, cuando ya no somos los que éramos hace 20 años. Aprovechemos la tecnología para lo que realmente tenemos que hacer: ganar tiempo para otras cosas.

Notas:

Billin

Quaderno

Invoice

Si quieres conocer software de OCR pregúntame a través de mi correo o mis redes sociales.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.