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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Tik Tok y su aplicación en empresas tradicionales

By Podcast No Comments

2020 fue sin duda el año del despegue de Tik Tok. Debido al Coronavirus y la necesidad de quedarnos en casa, muchos de nosotros nos abrimos esa red social pensando únicamente en ver de qué se reían los adolescentes y más jóvenes de la casa.

Lo que nos encontramos, espanta y refresca a partes casi iguales. Lo que nadie podía sospechar es que entre tanto creador de contenido, hay empresas que lo están haciendo realmente bien y son empresas tradicionales, de las de a pie de calle.

Tik Tok es fácil de usar y sólo necesitas un móvil para hacerlo. Lo «difícil» como siempre, es el contenido. Y eso lo he puesto entre comillas con razón.

En este episodio espero que encuentres inspiración, para que comprendas que hasta en esa red social, una empresa de electrodomésticos o un garaje de los de toda la vida, lo pueden hacer muy muy bien. Para muestra, las notas del episodio.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio quiero inspirarte, quiero que conozcas que hay un montón de casos de éxito de gente normal, de gente que tiene un supermercado, de gente que tiene una tienda de electrodomésticos, que lo están petando en sus negocios gracias a utilizar redes sociales tan sumamente distintas como pueden ser por ejemplo Tik Tok. Es posible que te estalle la cabeza cuando te diga esto pero sí, se puede estar en directo sin hacer el idiota. Se puede estar haciendo contenido interesante, divertido y útil para tu usuario. El mismo contenido o un contenido muy parecido al que podrías hacer en Youtube, puede ser utilizado en una plataforma tan radicalmente nueva, por decirlo así, (y estoy hablando entre comillas) como Tik Tok.

Así que si te interesa cómo puedes sacar partido a esta red social teniendo en cuenta que tú lo que tienes es un negocio a pie de calle, no dejes de escuchar este episodio.

Origen de Tik Tok

Lo primero es definir Tik Tok. Para aquellos que todavía no conozcáis esta red social, nació hace un tiempo ya En China de la mano de dos emprendedores que decidieron crear una red social para los adolescentes americanos. Me explico. voy a poner un ejemplo que he puesto antes muchas veces cuando hablaba de Tik Tok en alguna conferencia para padres. Si tuvisteis una adolescencia o juventud relacionada con los años 90, sabréis que existe una serie llamada Blossom donde la protagonista, en aquel momento (una adolescente Mayim Bialik a la que posteriormente habéis conocido como Amy Farrah Fowler en The Big Bang Theory), aparecía en la cabecera de la serie con una videocámara cantando y bailando.

Inspirados en esa idea de que a los americanos les gusta la cámara más que un tonto un lápiz (hablando mal y pronto) y que todos tenemos ese puntito creativo y con ganas de mostrarnos a los demás tal y como somos y que nos premien con un like por ello (dopamina ven a mí) decidieron crear una red social donde básicamente tú te pones delante de la cámara y haces cosas. En principio cantabas. Ahora ya hay muchísimo genio en Tik Tok.

Diferencias con otras redes sociales

Además la aplicación tiene muchísimos más filtros que Instagram, y muchísimas más canciones que podías añadir a lo que ya estabas haciendo. Así han surgido cosas como los bailes de Tik Tok en los que un grupo de personas inicia un hilo viral donde todo el mundo empieza a bailar de la misma manera la misma canción. Este es el origen de Tik Tok. ¿Qué pasa? Que hoy en día se ha expandido mucho más y podemos considerar que es una red social donde la creatividad manda. No necesitas hacer bailes de Tik Tok para estar presente en esa red. No necesitas saber la última tendencia de moda de baile o de canción que se lleva para estar en esa red. Tik Tok ha acercado a tu móvil lo que otras personas estaban haciendo ya en Youtube, con una diferencia: que aquí los vídeos son más cortos.

De esta forma han aparecido muchísimos médicos, enfermeras, psicólogos y muchísimas muchísimas personas que se dedican al marketing, hacer una mezcla de bailes con letras que aparecen flotando por la pantalla intentando que tú aprendas algo. Quedémonos con esto porque esto es lo realmente interesante.

Muchas veces nos olvidamos de esas redes sociales visuales como son Youtube principalmente, que podemos utilizar para resolver dudas y cuestiones que tenemos en nuestra casa. Quién no ha ido alguna vez a buscar un video de Youtube a ver cómo se arregla una persiana o a ver cómo cambiar un grifo, cómo puedo solucionar un problema que tengo con un radiador que no está funcionando correctamente y quiero ver cómo se puede purgar, ya que estamos en invierno.

Toda esa clase de material, toda esa clase de información, está efectivamente en Youtube. Yo he cambiado grifos enteros utilizando un canal concreto de Youtube. Pero qué pasa cuando el video de Youtube es demasiado largo. Pues ahí surge Tik Tok.

Cómo usar Tik Tok

¿Necesitas bailar para informar de qué le ocurre a tu nevera cuando no la limpias? No, no necesitas ponerte a bailar pero efectivamente puedes informar a tus clientes sobre curiosidades del mantenimiento de cualquier cosa, que no te lleve más de treinta segundos explicar y hacerlo de forma visual.

¿Tienes que seguir las modas del último baile? No. ¿Tienes que utilizar el último filtro? No. Basta con que te pongas delante de la cámara y empieces, con la práctica que tengas, a hacer vídeos.

Y si no me crees te animo desde aquí a que utilices el enlace que te he puesto en las notas del podcast para ver qué están haciendo en esta red social empresas tan tradicionales como es un taller mecánico o una tienda de electrodomésticos. Y cómo están subiendo de número de seguidores, lo que a su vez implica más clientes.

Qué tener en cuenta

La creatividad

En estas redes sociales de vídeos debes tener en cuenta que prima la creatividad. Si no te consideras una persona creativa, te voy a hacer un apunte: déjame decirte que estás muy equivocado. Todo el mundo somos creativos. Todos tenemos imaginación. Otra cosa es que esa imaginación no aparezca en el momento que quieres porque quizás estás bloqueado con otros pensamientos. Pero para eso hay una solución: para un momento, date tiempo, respira, piensa, imagina. Estoy segura de que tienes ciertas preguntas frecuentes que hacen tus clientes. Empieza por ahí: qué preguntas son las que te hacen normalmente.

La forma de comunicar

Hay una habilidad todavía más importante que la creatividad: la forma de comunicar. Si eres capaz de hacer una comunicación sencilla, que tu cliente sepa exactamente de lo que estás hablando cuando estás hablando, ¡enhorabuena! ya tienes mucho ganado.

¿Hace falta que salgas tú en persona? No. Solo tienes que fijarte en vídeos que sube gente como el Forn Sant Francesc de Inca a Instagram. Joan, la persona detrás del horno, prácticamente nunca sale en el video.

Y si no tienes miedo a la cámara (y esto te aseguro que se entrena) y eres buen comunicador, yo te animaría a que lo hagas. Esto es cuestión de probar. La verdad es que, por experiencia propia, te diré que mis primeros vídeos son una auténtica basura. Pero hay que probar.

Probar y aprender

Y además hay otra cosa: al principio no vas a tener nada más que tus amigos alrededor, con lo cual aprovecha. Aprovecha con todos esos errores y todas esas cosas que te van diciendo tus amigos.

Yo te recomiendo sí o sí que tengas un plan de contenido calendarizado. Para eso, puedes utilizar cualquiera de las herramientas que hay en la nube y de las que hemos hablado cientos de veces. Tienes Google Drive, Onedrive, Notion, etcétera, etcétera. Para programar comunicaciones hay herramientas como puede ser Hootsuite (como siempre el enlace en las notas del episodio). Y ojo: es importante saber qué tienes que publicar y cuándo en cada red social.

Si crees de verdad que cualquier Tik Tok de los mayores influencers de este país no está previamente medido, analizado y teniendo exactamente controlado cuándo el mayor número de sus seguidores está conectado a esa red social, y piensas que realmente se han levantado así y lo han publicado en el mismo momento, déjame decirte que estás bastante equivocado.

Muchos expertos, como por ejemplo Gaby Castellano, que me parece uno de los máximos referentes en publicidad hoy en día, dicen que no necesitas programar. Eso depende. Las herramientas están ahí por algo. Si tú eres la única persona encargada de gestionar tus redes sociales y no tienes tiempo para hacer una publicación más o menos a la hora en la que el mayor número de tus seguidores está conectado, te recomiendo que programes.

Por el contrario, si crees que en determinado momento tienes esa chispa de creatividad y te apetece subir un video, precisamente esta es una de las grandes ventajas que tiene Tik Tok. Es muy rápido y bastante sencillo de utilizar. Aquí te estoy hablando únicamente de Tik Tok. Pero esto mismo que te estoy diciendo es válido para Instagram y es válido para Youtube. La única diferencia es la longitud de la información. Quizás de un video de Youtube puedes sacar tres o cuatro vídeos de Tik Tok o de Instagram.

Por qué usar Tik Tok

Y como siempre tu web es tu casa. Todo el núcleo de tu negocio pasa por tu página web. De nada sirve tener toda tu tienda en una red social si el día de mañana cambian las condiciones de esta red social. Porque como siempre digo, esa red social no es tuya. Tú subes contenido a ella para llamar la atención sobre tu web, para que la gente sepa que tu web está ahí y que en el caso de determinados tipos de empresas, puedes hacer la compra online.

Solo tienes que probar, fijarte en otros, y confiar en ti. El resto es aprender.

Notas:

La vida de tres negocios tras viralizarse Tik Tok

Forn Sant Francesc

hootsuite.com

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Digitalización aplicada: dame 10 minutos y digitalizo tu despacho profesional

By Podcast No Comments

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Siguiendo con el «arco» de la digitalización aplicada, hoy os digitalizo los despachos profesionales en 10 minutos de nada. Sirva este episodio como ejemplo de dónde y en qué parte del proceso aplicar muchas de las herramientas que he ido mencionando hasta ahora.

Por lo general los despachos profesionales suelen tener una alta movilidad, trabajan en varios proyectos o clientes al mismo tiempo y colaboran con externos a su empresa para gestionar dichos proyectos. En esta clasificación nos encontramos con abogados, arquitectos, asesores, contables, etc. Espero que te sirva de ayuda y sobre todo, te anime a darle un meneo a esos procesos que vienes haciendo hasta ahora porque «esto siempre lo he hecho así».

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En este episodio voy a ponerte ejemplos de digitalización aplicada. Voy a contarte cómo digitalizar en pequeños despachos de profesionales independientes: arquitectos, abogados… etc. Profesionales que pasan su día trabajando en una oficina, ya sea en un despacho con otros profesionales, un coworking o algo similar a un despacho propio. Todos tienen una alta movilidad porque lo mismo pueden trabajar en casa del cliente que en su propia casa. Esta movilidad les exige tener bien claro dónde está la información de sus clientes. Suelen ser profesionales que trabajan en varios proyectos paralelos y que tratan con más de un cliente evidentemente al mismo tiempo.

En estos casos tenemos varios puntos que podemos digitalizar. Si te interesa, quédate a leer el episodio de hoy.

A quién va dirigida esta digitalización

Como digo se trata de profesionales independientes que tienen que tratar a varios clientes al mismo tiempo. También entran en este tipo de digitalización aplicada asesorías fiscales, laborales, pequeños despachos, en resumen, que trabajan con mucho papel, muchos clientes a la vez y métodos arrastrados del “esto siempre se ha hecho así”.

Desde la entrada del proyecto hasta la salida del mismo se puede digitalizar muchísima gestión.

En el caso de los arquitectos, por ejemplo, muchos colegios ya les piden la generación de los proyectos en formato digital. También la firma y el visado se realizan con aplicaciones propias. En el caso de los abogados, está Lexnet que es el intento de digitalización del Ministerio de Justicia. Y digo intento porque el tema da para un podcast aparte.

Estos profesionales, por lo general, utilizan el correo electrónico como herramienta principal de consulta y atención a sus clientes. Hablo de modo muy genérico por los profesionales que he ido conociendo hasta ahora. Tienen carpetas en su disco duro donde por cada proyecto redactan la documentación y en su caso, utilizan herramientas externas para gestionar dichos documentos, pero no suelen tener un gestor documental integrado en el sistema, sólo el buscador del propio sistema operativo. Esto resta velocidad a la hora de encontrar algo similar a lo que están haciendo porque al final, todos los trabajos que suelen hacer son muy repetitivos.

Una vez gestionado el proyecto, o bien pasan a sus colegios profesionales (como he explicado antes, es el caso de un proyecto de arquitectura) o bien gestionan la documentación y finalizan el proyecto.

Para gestionar el proyecto, no usan herramientas adicionales, de nuevo, muy general todo. Un Excel con apuntes de cómo van las cosas y eso en el mejor de los casos.

Y por último emisión de factura, finales o recurrentes y gestión con sus asesorías contables.

Pasos para la digitalización aplicada a estos profesionales

Algo aparentemente tan sencillo puede dar mucho para digitalizar. Para empezar, tendríamos que revisar los procesos y ver dónde podemos mejorar el negocio.

Un ejemplo sería la opción de pasar a tener un CRM donde saber en qué estado está cada cliente que llega a tu mesa. Con Gmail puedes tener un CRM totalmente integrado en el sistema que te permite conocer el estado de los clientes de forma visual. Esto lo vemos en profundidad en mi curso de productividad con Gmail. También puedes usar opciones externas como Hubspot que te da la opción de gestionar tus contactos de una forma muy sencilla y rápida o Zoho CRM que también te permite emitir facturas.

Para la gestión del proyecto en sí, puedes utilizar herramientas de gestión. Siempre recomiendo Trello o Asana, de las cuales tienes un episodio dedicado a cada una, pero baste decir que te permiten obtener estadísticas y datos para revisar dónde se te van las horas y en qué punto está cada proyecto (muy útil si tienes compañeros o asociados que hacen partes de esos trabajos).

Todos estos gestores te dan la opción de subir documentos asociados a las tareas que componen el proyecto (y para esto, necesitamos conocer todos los procesos que se realizan en la empresa) pero mi recomendación es que uses o Google Workspace que se llamaba Google Suite cuando empecé este podcast o Microsoft Office 365.

Ambas, las conoces, son las herramientas que estas empresas ponen a tu disposición para gestionar la nube. Y aquí déjame decirte varias cosas:

  • Son mucho menos caras de lo que piensas. Por 15€ por usuario al mes puedes tener toda la información subida a la nube si lo necesitas dándote fiabilidad, seguridad y buscadores que son parte de gestores documentales en sí mismos.
  • Puedes hacer que todo esté sincronizado: ambas te ofrecen la posibilidad de trabajar sólo en la nube, sin pisar tu disco duro jamás (no es la idea) o de trabajar de forma sincronizada mediante programas de sincronización que hacen que lo que escribes en un documento o cuando guardas un pdf, quede sincronizado directamente en los servidores remotos. Un arquitecto puede generar todos los planos desde el AutoCad en formato PDF a una carpeta que está en la nube para poder enseñárselos desde una Tablet a su cliente, por ejemplo. Aquí atacamos directamente a la movilidad de este tipo de profesionales.
  • Puedes ahorrar espacio en el disco duro. Me explico: hay una opción que te permite tener la información en la nube y que cuando trabajes sobre ella se descargue a tu disco duro y luego se vuelva a subir, desapareciendo de tu disco duro… o no. Puedes decirle en este caso que quieres trabajar todo el rato en local pero con sincronización. De la primera forma, si no tienes internet, no tienes datos. Ese es el principal inconveniente. Pero hoy en día si no tienes internet estamos casi sin manos. Y siempre tienes los datos del móvil.
  • Son amigables. No tienen mayor misterio a la hora de instalar o darnos de alta en estos sistemas. Todos hemos usado Word y Excel en diferentes formas. La barrera de entrada, por tanto, es muy baja. Salvo, Teams. Teams no, pero ahora no hablamos de Teams. Teams tiene una barrera de entrada altita, pero os prometo que compensa, tenéis un hermoso episodio dedicado a él, como siempre en las notas del podcast.

Ya tenemos digitalizadas tres de las cuatro patas de este tipo de despachos:

  • La gestión de clientes en el mail con CRM’s integrados o no.
  • Gestión de proyectos profesionalizados con Asana o Trello.
  • Gestión de carpetas en la nube.

Nos queda el cierre, la factura, el lacito. De esto, justo te hablé la semana pasada. Te expliqué en el episodio anterior las opciones que existen hoy en día para generar facturas automáticamente. Tienes herramientas que además te permiten integrarlas con software contable de diferentes empresas y que puedes gestionarlo todo de una forma más eficiente con ellas. Como ya te hablé de ellas en el episodio 61 no voy a darte más la turra por aquí.

Como ves, he digitalizado tu despacho en unos 10 minutos.

Otras posibilidades de digitalización

¿Hay más cosas a tener en cuenta? Pues seguro que sí, esto al final es un episodio que sale de mis experiencias hasta ahora pero no profundiza porque como digo para profundizar necesitamos (tú y yo) saber qué haces, por qué lo haces y cómo lo haces.

Y fíjate que en ningún momento he puesto la atención en el exterior, en cómo atraes tus clientes (¿te he dicho ya que tienes que tener una web y una ficha de Google MyBusiness?), tu marketing online (para un arquitecto tener Instagram es casi fundamental porque bien trabajado es un escaparate perfecto… un abogado, quizá deba ir directamente vía Linkedin… ) o que hacer vídeos de determinadas preguntas frecuentes… o un podcast junto con un blog… puedan ser vías de atracción de clientes muy interesantes.

Porque sigo insistiendo, de nada sirve tener una web preciosa si luego pierdes los clientes porque nadie está leyendo el e-mail que tienes en la web o te llegan a spam y no los gestionas… o directamente, pierdes información una y otra vez porque todo lo haces a través de Whatsapp… Mal, por cierto.

La gestión NO se puede hacer por Whatsapp. Olvídate de enviar presupuestos a través de Whatsapp, no es su cometido. Puedes resolver dudas, gestionar citas, hablar con los clientes pero NO enviar facturas y presupuestos. Eso es una auténtica aberración. Es un mal uso de las herramientas que tienes disponibles que son mucho más eficientes que Whatsapp en ese tema porque además, si cambias de móvil y no tienes copia de seguridad lo pierdes todo y esto puede ser un drama. Además, que si cambias de iPhone a Android o al revés, es posible que las copias sean irrecuperables.

En fin, olvídate del Whatsapp, pásate a la nube y vive con mucho, muchísimo menos estrés.

Notas:
Episodios anteriores sobre Asana, Trello y por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día.

Por qué necesitas un gestor de proyectos en tu día a día – EP 12

Cómo usar Asana para gestionar tus proyecto – EP 13

Qué es Trello y cómo dominar – EP 14

Descubriendo la nube de Google – EP 34

Las mejores herramientas de Microsoft en la nube al descubierto – EP 35

Preguntas que hacerte para elegir un buen CRM – EP 39

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Automatización y contabilización de facturas

By Podcast No Comments

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¿Hay algo más engorroso que la facturación en una empresa? Pocas cosas, me temo.

La gran mayoría de profesionales trabajamos con expertos asesores que se encargan de este tramo de nuestro negocio. Externalizamos porque nosotros ni podemos ni queremos hacerlo.

Esto mismo ocurre con muchas pequeñas empresas que bastante tienen con su propio negocio. Seguimos arrastrando procesos de hace años, cuando no existía tanto software y tanta automatización.

Este episodio, es sin filtros. Tómatelo como un sacudidor. Como si te agarrara por los hombros y te dijera: ¡¿qué demonios estás haciendo?! Porque esa es exactamente mi intención. Sacudir un poco la manera de hacer las cosas y enseñarte que hay formas de hacerlo que son muchísimo más fáciles y sencillas.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Este es otro de esos podcast que va un poquito en crudo. Los podcasts en crudo son aquellos que directamente no tienen guion y salen de mi boca y de mi cabeza de forma directa. Últimamente estoy yendo a muchas empresas, afortunadamente, a ver cómo están digitalizadas y lo que más me llama la atención es que sobre todo en las que son pymes o incluso micro pymes(1, 2,… hasta 5 o 6 personas), veo en todas el mismo gran, gran problema, que es la emisión de las facturas y la integración en los sistemas contables.

Ocurre que normalmente este tipo de empresas tienen contratado o tienen externalizado el servicio de contabilidad. Yo misma lo tengo así. Tenemos ese servicio externalizado, primero porque no somos expertos en hacer la contabilidad de la empresa y luego porque, al final, las políticas fiscales van cambiando y ese cambio indica que yo tendría que estar completamente actualizado. Que nosotros tendríamos que estar todo el rato conociendo las nuevas normas. Para eso pagamos un precio y hay un experto que nos lo lleva.

¿Qué ocurre? Que lo que veo una y otra vez es que estas empresas generan facturas, las imprimen y las llevan a la oficina de estas asesorías, de estas gestorías. Y estas gestorías o las vuelven a escanear o directamente pican a mano toda la información contable. Es decir, no hay ninguno tipo de automatización en el proceso.

Ahora vamos a ponernos un poco en la piel de esa gestoría: qué ocurre si tiene a su vez 304050 pequeñas empresas qué hacen exactamente lo mismo. Pues que acaban el mes con una cantidad ingente de documento físico impreso que luego tienen que escanear por su cuenta o directamente tienen que introducir y picar a mano la información en los sistemas contables y esto es una pérdida de tiempo tan grande y tan fácilmente solucionable que, sinceramente, no entiendo cómo demonios es que todavía estamos así.

Automatización en la generación de facturas

Así que de eso vamos a hablar hoy: vamos a hablar de cómo demonios agilizar estos procesos, de cómo llevar a cabo su automatización. Para empezar, si tienes tres o cuatro facturas que emites mensualmente, yo entiendo (soy la primera que lo haría) que generes esa factura tú a mano con tu Word, con tu Excel, etcétera etcétera. Pero a partir de determinado nivel de facturación, a partir de determinado número de facturas al mes, tienes que plantearte muy seriamente meter un programa que te ayude a generar esas facturas, que te ayude con la automatización de ese proceso.

Además es que hay cientos de programas de este tipo que lo pueden hacer. Simplemente plantéate cuánto tiempo echas tú en generar 10 facturas, en crear esas 10 facturas. De verdad, te animo a que con un cronómetro te pongas desde el minuto 1 a crear las 10 facturas que tienes que emitir y verás cuánto tiempo tardas. Si tardas más de una hora en emitir todas las facturas que tienes para este mes, en serio, plantéate contratar una plataforma que te ayude a crear dichas facturas. Plataformas para crear facturas hay 200: está Quaderno, está Billin, está Zoho que además es un CRM,…

Todas ellas tienen un sistema muy sencillo por el cual tú has de dar la información fiscal de tus clientes, y luego generas las facturas con solo darle a un botón. Claro que tienes que perder algo de tiempo en meter los datos de tus clientes, pero ya que pierdes una hora generando tus facturas, por lo menos intenta perder esa hora creando una información contable o creando la información de tus clientes en el sistema contable: en Billing, como digo, o en Quaderno. Y después le das a un botón que generará automáticamente todas las dichosas facturas. Y estoy hablando de verdad, o sea, le das a un botón y generas las facturas. De hecho, es más, Quaderno te las genera automáticamente a final de mes. Zoho se puede incluso automatizar más.

Si pierdes una hora en emitir tus facturas, plantéate ahora mismo cuánto te cuesta al mes una de estas plataformas y que te lo generen ellas. Esto es un software que ha sido desarrollado específicamente para hacerte la vida más fácil, así que, por favor, no seas rata y paga un poquito ¿vale?

Dicho esto, imaginemos que ya tenemos un sistema externo que se encarga de la automatización de la emisión de facturas. Os he dicho 3 pero hay cientos de plataformas que te ayudan a facturar de forma automatizada. En serio, que no merece la pena perder el tiempo haciéndolo tú mismo. Piensa cuánto cobras tú una hora y cuál es el coste de estar emitiendo las facturas o creándolas. Si te lleva más de una hora, contrata un sistema automático.

Todas estas plataformas son altamente configurables. Algunas tienen un modelo freemium donde puedes emitir un número de facturas gratis pero no puedes añadir, por ejemplo, tu logo. A veces vale más pagar. Yo entiendo que cuando estamos empezando esto es muy complicado pero es que según vas creciendo, según vamos haciendo crecer el negocio, no tiene sentido seguir con un sistema de antes que solamente nos da problemas. Porque nos quita tiempo y el tiempo es lo más preciado que tenemos. Por favor seamos conscientes. Esto es un típico caso de «siempre lo he hecho así». Bueno pues plantéate que es el momento de cambiar. Si tienes una facturación que va creciendo empieza a meter ya un sistema de facturación automatizada.

Las gestorías

Por otro lado tenemos la parte de las gestorías. Me sorprende ver cuántas gestorías hay todavía en este país que están haciendo las cosas picándolas a mano. Y ahora te hablo a ti, persona que estás dando de alta esa información en tu sistema contable. Porque tú sí tienes y estoy segura de que tienes porque lo normal es que haya sido comprobado por Hacienda.

Hacienda está pidiendo ya que todo lo generemos de forma digital. Entonces por qué demonios sigues haciendo las cosas a mano, es que no lo entiendo. Qué pérdida más tonta de tiempo. Tu trabajo no es picar cosas a mano. Tu trabajo es aprender, saber que hay una nueva subvención que uno de tus clientes puede aprovechar. Sacar la información contable para estas pequeñas y medianas empresas, para que puedan gestionar sus negocios, para que puedan pedir créditos. Ese es tu trabajo, no picar la información a mano. Y me enfado mucho con este tema pero es que tenemos que ser conscientes de que esto se hacía hace 20 años.

Si tú tienes ya un sistema contable dónde estás dando de alta la información, estoy prácticamente convencida de que tiene alguna forma de integración automática de datos. Y me explico: igual que las remesas a los bancos se envían a través de archivos XML que se generan en los programas, exactamente igual se puede hoy importar la información o exportar. Aquí la parte que nos interesa es la de importación. Te puedo asegurar que prácticamente el 80% de los sistemas contables o las plataformas que hay hoy en día en este país, tienen algún sistema de integración.

Es decir, la historia está en que hables con tu cliente y que tu cliente hable contigo. Es tan fácil como poneros a hablar más allá de «oye, te voy a mandar las facturas». Pregunta «¿qué sistema contable utilizas?» «Pues utilizo Contaplus, o utilizo A3, o Solmicro». «Muy bien, pues ¿cómo puedo hacer que la carga sea más rápida?, ¿genero un fichero en XML o genero un fichero CSV o puedo generar un fichero de algún tipo para que se integre directamente la información y no tengas que picar todos esos datos?…» Eso el cliente.

Pero por el otro lado, tú como contable, puedes hablar con el soporte de Contaplus o de A3, o de Solmicro o de cualquiera de los sistemas que estés utilizando. Y puedes preguntarle «oye ¿hay alguna forma de que yo pueda integrar la información más fácilmente, más rápidamente, que estoy hasta el moño de picar datos?». Con lo que te diga el Soporte te vas a los clientes y les dices «esto es lo que me han dicho de Soporte que podemos hacer: necesitas un sistema que te permita exportar en XML o generar CSV (que es un archivo separado por puntos y comas)». Al final hay que buscar un sistema integrado, hay que buscar una manera en que ambos programas se hablen.

Sistemas OCR

Imaginemos el caso extremo: no me bajo del burro. No tengo ninguna plataforma porque vivo todavía con cuatro facturas mensuales y no merece la pena comprar una plataforma porque las genero muy rápido, bla, bla, bla. Imaginemos que no quiero emitir un CSV, no quiero emitir los datos en XML, me da todo igual, no quiero ningún tipo de automatización. Pues entonces el tema está en que yo como contable puedo hablar con el proveedor del sistema de software o con el Soporte de alguno de estos sistemas contables y preguntarles ¿oye tenéis un OCR?

OCR es un sistema de reconocimiento de datos. A3 lo tiene integrado y si no plantéate pagar uno. Pagas un sistema OCR que te ayude. Que funcionan estupendamente, ya no son como hace 20 años cuando empezamos a utilizar estos sistemas y te diría incluso más que 20 años. ¿Verdad que tú no eres igual que hace 20 años? Seguramente seas mejor. Pues en la informática pasa lo mismo. Según vamos avanzando, vamos mejorando y ahora mismo los sistemas de OCR, funcionan estupendamente.

Plantéate comprar un software OCR que permita que todas las facturas que recibas queden correctamente integradas en el sistema. Es cierto que hay casos donde no vas a poder pasar un sistema OCR (que son los menos) o imaginemos que en nuestro caso los clientes que me llevan las facturas en un túper. Pues aún así puedes realizar la automatización e integrar todas las facturas de proveedor vía OCR en tu sistema contable y eso ya te quita bastante carga de trabajo.

Este verano estuve haciendo un análisis precisamente para una asesoría contable sobre qué sistemas de reconocimiento de datos podíamos tener. Saqué una lista de tres y solo saqué tres porque no investigue más. De los tres me quedo con uno, si acaso dos, pero uno me pareció bastante, bastante bien trabajado y que funcionaba muy bien. No es caro y de nuevo os resultará muy fácil y el beneficio final que obtienes es tiempo.

Tiempo para hacer tu trabajo. Que tu trabajo no es dar de alta estas cosas. Tu trabajo es hacer que todo fluya con tu cliente. Es hacer un análisis de la información, es ver cómo va en el nivel de ingresos, ver si hay subvenciones a las que se pueda agarrar,… De verdad, planteáoslo muy seriamente: primero podrás emitir las facturas de una forma mucho más automatizada con las herramientas que te he comentado y por otro lado, si eres una gestoría habla con tu cliente, habla con el Soporte de tu empresa y mira a ver si podéis realizar la automatización del proceso. Porque os aseguro que el 80% de las plataformas lo permiten.

Plantéate estas cosas porque me estoy dando cuenta de que uno de los mayores problemas que tenemos en la pequeña y mediana empresa es que seguimos haciendo las cosas como hace 20 años, cuando ya no somos los que éramos hace 20 años. Aprovechemos la tecnología para lo que realmente tenemos que hacer: ganar tiempo para otras cosas.

Notas:

Billin

Quaderno

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Si quieres conocer software de OCR pregúntame a través de mi correo o mis redes sociales.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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