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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Qué es Trello y cómo dominarlo

By Emprendimiento, Podcast, Proyectos, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Trello es el programa del que te hablo en el podcast y artículo de hoy.

Dominar Trello puede llevarte al éxito en tus proyectos. A que puedas pasar de ilusiones y deseos a hechos realizados.

Trello es fácil, intuitiva y sencilla de usar. ¡Si quieres conocer cómo puedes dominarlo, no lo dudes y dale al play! Como siempre además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

Trello es una gran herramienta de gestión de proyectos con la que aplicar el método posiblemente más sencillo de gestionar, que no es otro que Kanban.

Como te conté en el episodio 12, los gestores de proyecto pueden ayudarte a pasar de ”deseos” a objetivos cumplidos. Y en el episodio 13 te expliqué cómo puede ayudarte Asana a gestionar tus tareas y tus proyectos.

Hoy le toca el turno a Trello.

Trello es también una aplicación web y móvil con el que puedes tener control absoluto del proyecto permitiéndote usar la metodología de gestión más sencilla (dicho entre comillas) de las que hay en este mundo nuestro de la gestión de proyectos. Está dicho entre comillas. Porque para aplicarlo a nuestro caso, en realidad, he quitado mucho “condimento”, he quitado mucho de la salsa que hace realmente a Kanban muy interseante, pero para lo que nos interesa, que es gestionar tareas de nuestro día a día que nos lleven a lograr un objetivo final, nos vale.

En esta metodología, tenemos en su modo más sencillo, tres columnas. Las tareas, se apuntan en un post-it o tarjeta, física o virtual y se mueven de una columna a otra.

Las columnas más sencillas serían “pendiente”, “en curso”, “finalizado”.

A diferencia de la metodología en cascada, aquí no esperamos a una tarea para arrancar otra, salvo que sea demasiado dependiente entre sí. Lo ideal es ir haciendo pequeños cambios. Lo veremos todo ahora con un ejemplo.

Cómo usar Trello para gestionar tus proyectos

Trello es un gestor de tareas online intuitivo, sencillo y gratuito. Se basa en lista de tareas y trabaja con los tableros de Kanban. Estos tableros, como te he explicado antes, en el mundo real serían tableros físicos y habría uno por proyecto.

Es decir, el proyecto “crear mi web para vender por el online” tendrá un tablero, distinto al proyecto “escribir en el blog”

Esos tableros en los que insisto tanto se dividen en columnas y de la manera que mejor se ajuste a cada caso.

Una vez te des de alta en la web de Trello, la propia aplicación te hace de guía. Esto es algo que deberían copiar otras muchas herramientas. Esa guía lo primero que te explica es que debes crear un tablero.

Los tableros pueden ser públicos o privados y puedes invitar a miembros, externos a tu organización, a que visualicen un tablero. Por supuesto, cuentas con gestión de permisos para que vean sólo lo que necesiten ver.

Usando tableros y tarjetas

Una vez tengas el tablero creado, toca crear la lista de tareas o columnas. No es obligatorio, no está escrito en piedra, que tengan que ser “pendiente”, “en curso” y “hecho”. Si trabajas en una empresa donde claramente hay una cadena de trabajo en un proyecto, puedes dividir las columnas por secciones o departamentos.

En este caso el tablero sería toda la cadena de producción. Y cada columna, los estados o departamentos por los que pasa el producto.

Después añadiremos las tarjetas, que son las tareas donde queda recogido qué es lo que hay que hacer. Y en este punto, es donde Trello despliega su magia, por decirlo así.

Asociada a cada tarjeta puedes añadir todo lo que se te ocurra.

  • Puedes crear comentarios asociados a la tarea.
  • Asignar a una o más personas del equipo para que la lleven a cabo.
  • Puedes adjuntar ficheros.
  • Añadir fechas de vencimiento.
  • O indicar etiquetas con colores…

Las etiquetas te sirven para identificar de forma visual qué tipo de tarea es, o por ejemplo, en una empresa, qué equipo está involucrado en la misma.

Mediante los colores, de un vistazo puedes comprobar quién tiene que hacer qué y cuándo. Que al final es en lo que se basa toda la herramienta. En hacer algo fácil y visual que te permita llevar el control del proyecto.

Lo vemos todo con un ejemplo

Recuperemos de nuevo el ejemplo que te puse en el episodio 12 del podcast donde una persona quería crear la página web de su empresa para entrar en el mundo online.

En este caso, el proyecto y tablero sería: Crear la web.

Las diferentes columnas podrían ser perfectamente

  • Por hacer
  • En curso
  • Finalizado

Una de sus tareas, era contratar a un programador y aquí hay dos opciones, según te guste.

O bien indicas en la tarjeta “contratar a un programador” y añades dentro de la tarjeta las diferentes tareas mediante un checklist como te explicaré a continuación o aplicas la metodología kanban y mediante pequeños cambios incrementales, especificas las subtareas como tarjetas.

Mi recomendación es precisamente, desglosar en las tarjetas las subtareas a hacer. En este caso, serían:

  • Realizar una búsqueda en google para encontrar programadores en mi zona.
  • Contactar con tres programadores.
  • Revisar los presupuestos.
  • Contactar con el programador elegido.

Recuerda lo de pequeños cambios incrementales. Que parece que no digo nada pero digo mucho. Aquí sí que tiene sentido desglosar tan a fondo porque al final, lo que da sensación de avance del proyecto es mover la tarjeta de “realizar la búsqueda en google” de la columna “Pendiente” a “Hecho”.

Porque una cosa que no te he dicho es que sí, la tarjeta se mueve físicamente de una a otra columna.

Puedes moverla directamente al final, puedes moverla de final a principio… como quieras. Pero siempre tienes que tener la tarjeta en el punto en el que estés.

En caso de que la tarea sea larga, por ejemplo de varias horas de duración, puedes dejarla en la columna correspondiente. Si tienes una tarjeta que es: escribir un artículo para el blog, puedes dejarla en la columna de “en curso” durante el tiempo en que la estés haciendo.

Creo que es obvio pero hay que mencionarlo.

Como te contaba antes, si la tarea es compleja, puedes añadirle una checklist, una lista de subtareas, que puedes ir tachando. Siguiendo con el ejemplo de la web, una de las tarjetas podría ser

Contactar con tres programadores y pedirle presupuesto

Y a su vez esta tendría las siguientes subtareas:

  • Buscar en google
  • Contactar con los programadores

Si vas marcando como realizadas esa lista de tareas, tendrás una visual de cómo de avanzado está el tema gracias a un porcentaje en forma de línea que se va rellenando.

A la hora de nombrar las tareas, y dado que es algo muy visual, lo ideal sería que el título y la descripción quedaran perfectamente definido para que de un simple vistazo, vuelvo a lo mismo, entiendas de qué va el tema. Si quieres entrar en detalle, pincha dentro de la tarea.

En la vista de tablero, dentro de cada tarjeta, un icono representará todo lo que has incluido.

Si has añadido ficheros adjuntos, como pueden ser los presupuestos, aparecerá el icono del clip típico. Si está asignada a una persona, aparece su foto o su icono.

¿Qué pasa si quieres eliminar definitivamente una tarjeta?

Pues puedes archivarla para que desaparezca de tu vista o borrarla definitivamente.

Cuando estableces fechas de vencimiento en la tarjeta, Trello envía avisos a modo de recordatorio ya sea mediante la app o por e-mail. Esto es totalmente configurable.

Sólo con esto, ya podríamos empezar a manejar todos nuestros proyectos en Trello pero por supuesto, hay mucho más.

Podríamos, pinchando en el nombre de un miembro del equipo, ver toda la actividad que ha realizado.

Si pinchas en tu propio nombre dentro del tablero, puedes ver y organizar, todas las tarjetas que tienes asignadas.

Su buscador es otra herramienta bien potente que te permite encontrar lo que buscas en cualquier parte en la que se encuentre.

Y cómo no, integraciones:

Es difícil explicar aquí todas las integraciones disponibles, lo mejor es que lo busques directamente con trello pero como te puedes imaginar, tiene integraciones o power-ups como ellos les llaman con las principales herramientas de trabajo colaborativo como Google Drive, que  te permite crear y adjuntar toda clase de archivos de google que aparecerán en el reverso de la tarjeta.

O Slack, para compartir con el equipo tarjetas.

Con Microsoft Teams, con Mailchimp, Evernote, Google Calendar o Dropbox.

Incluso con otras herramientas con las que no tienen integraciones, como Toggl, la cual mencioné en el episodio anterior como un buen sistema de revisión de tiempo dedicado a las tareas, la puedes integrar a través de otra herramienta externa llamada Zapier.

Zapier, por dejarla definida, es una aplicación web que permite conectar herramientas entre sí

Automatizaciones con Butler

Butler o Mayordomo es una herramienta que te permite automatizar tareas. Puedes crear botones, reglas y órdenes programadas para realizar acciones dentro de los tableros.

Ejemplos:

Podríamos crear una regla de forma que, cuando alguien introduzca una tarjeta en la columna de “pendiente” automáticamente se asigne un miembro del equipo a la tarjeta y se mueva a la primera posición de la lista de tareas de esa persona.

Estas automatizaciones están limitadas, es decir, en la versión gratis de la herramienta se hace 1 automatización por tipo. En las notas del podcast te dejo el enlace al funcionamiento de Butler y su coste.

Como en todas estas herramientas, tienes versión gratis y luego diferentes niveles de pago. Como última recomendación, si quieres conocer Trello a fondo, no dudes en consultar su base de datos de conocimiento que te dejo entre las notas.

Notas del podcast:

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día

By Podcast, Recomendaciones, Redes sociales, Tecnologías No Comments

Hoy voy a hablarte de una de mis tareas favoritas, la gestión y el gestor de proyectos.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Te dejo con el episodio!

 

La gestión de proyectos es una vorágine formada por los clientes, los trabajadores y en ocasiones, los jefes. Y todos piden lo mismo. Resultados. Pero más que de la gestión en sí, quiero hablarte de por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día. No creas que por ser un autónomo sin equipo o una persona que no tiene empresa, ni proyecto… este podcast no es para ti.

Verás que es algo que nos afecta a todos, que todos podemos aplicarlo y os aseguro que muchos de vosotros ya lo estáis haciendo pero no le ponéis nombre. Para empezar por el principio, vamos a definir qué es la gestión del proyecto. Voy a tirar de mi admirada Wikipedia:

La gestión de proyectos es la disciplina que estudia el planeamiento, la organización, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado a producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo o agregará valor.

Dicho así parece cosa de grandes empresas, de mucha gente… y sí, es así en algunos casos… pero….

Pero.

Cuando se acerca el 1 de Enero o el 1 de Septiembre, nos motivamos con nuevos objetivos anuales. Dejar de fumar. Hacer ejercicio. Ir más al cine. ¿Cuántos de vosotros habéis logrado completar uno de esos objetivos? ¿Lo habéis logrado alguna vez?

Si la respuesta es no es porque eso, son deseos. No objetivos. Los proyectos son algo que se emprende para alcanzar objetivos. Si revisamos de nuevo la Wikipedia podemos ver que si los limitamos en tiempo, si los definimos bien y los planificamos… podremos aterrizar esos “deseos” en algo conseguible a través de proyectos.

¿Por qué necesitas un gestor de proyecto en tu día a día?

Es fácil, para trabajar los objetivos que quieres cumplir. Si no pones control, el “dejar de fumar” no sirve. Hay que meterle mano a ese deseo. Porque si no, se queda en eso, un deseo, algo que ojalá ocurra sólo… que no tenga yo que currar, eh? Ps, twitter haz tu magia…

Como digo, gestionar esos deseos como objetivos, como proyectos, harán que llegues al éxito. Es necesario planificar. Con la planificación pasamos de un  “deseo” a algo tangible, algo con lo que empezar a trabajar.

¿Pero cómo lo hacemos si no sabemos ni por dónde empezar? Pues para eso está el gestor de proyecto. Antes de seguir, voy a sentar las bases de la gestión  y lo vamos a hacer con un ejemplo.

Imaginemos que soy un emprendedor y a 1 de Enero en mi lista de deseos escribo: vender más con mi tienda.

Reformulemos esto a algo con lo que podamos trabajar… una de las cosas que puedo hacer es pasar del mundo físico al mundo online y vender así mis productos. Entonces, el proyecto será: crear una página web para empezar a vender los productos físicos de mi tienda en el mundo online.

Vale, eso, dicho así, parece mucho más real que “vender más”. También es verdad que quizás, no sea tan fácil. No hay sólo que crear una página web, eso es toda una rama de marketing que no voy a tratar aquí y que es bastante compleja, así que vamos a creernos que por tener una web con tienda online, vamos a vender más.

Ya tenemos nuestro objetivo.

Ahora debemos empezar a planificar. Tenemos que establecer, cuándo lo queremos funcionando. Pongamos, tres meses. Ahora hay que dar un paso más, ¿qué tengo que hacer para que, en tres meses, pueda tener una web funcionando?

Necesito hablar con un diseñador. Que me de un presupuesto. Necesito hablar con un programador y que me de un presupuesto. Tomar la decisión de si puedo embarcarme en el proyecto o no. Si puedo embarcarme en el proyecto, les doy el sí a ambos y podemos empezar a trabajar. Ambos tienen que indicarme qué necesitan de mí.

Cuando me lo pasen, tengo que gestionarlo y enviárselo de nuevo… Revisar cómo van las cosas, también es necesario… Y podríamos seguir bajando más y más… Tengo que sacar fotos a los productos o hacer que otros me las saquen.

Una vez tenga esa enorme lista de tareas, hay que ponerle horas. Si no quieres ponerle horas, tienes que agendarlo y bloquear un tiempo de cómo mínimo, una hora. Pongamos que ya lo tienes en marcha. Cuántos productos vas a poner a la venta? Cuántas fotos necesitas, 15, 20? Pues te toca añadir en tu agenda un día y bloquear horas, para sacar las fotos. O para crear los textos…

De eso se trata la planificación.

De definir cuándo y cómo vas a llevar a cabo todas las tareas que necesitas para sacar adelante ese proyecto. Y ahí es donde entran los gestores de proyectos. 

Esto es una visión bastante sencilla. Es la del día a día de cualquiera de nosotros. Cuando se trata de proyectos muy grandes con muchas personas involucradas, puede complicarse bastante.

Incluso en un proyecto “pequeño” como el del ejemplo, vemos que hay tareas interdependientes. El programador no puede empezar hasta que no tenga el diseño. Y cuando lo tenga, seguramente habrá cosas que cambiar (tamaños, por ejemplo)

Para ayudarnos en esta gestión, hay diferentes métodos, metodologías, que podemos aplicar.

No me voy a meter muy a fondo en ellas, sólo quiero decirte que existen y que todas son adecuadas dependiendo del tipo de proyecto que tengas. Te voy a hablar de tres, dos muy comunes y aplicables a nuestro día a día y el tercero el friki.

Metodologías de gestión de proyectos

  • Metodología Waterfall o cascada: Es la más tradicional. Se utiliza en productos manufacturados, en construcción… y en nuestro día a día común. Se trata de desglosar las tareas en secuencias con un inicio y un fin y sólo saltas a una nueva tarea cuando has completado la anterior. En el caso del ejemplo que os he dado, por ejemplo, no podemos meter los productos en la web, hasta que no esté programada la web, ni esta esté diseñada. ¿Veis la cascada? Primero sería el diseño, luego la programación y por último añadir los productos.
  • Kanban: Esta es mi otra gran favorita por su sencillez de uso. Necesitas un tablero ya sea físico como una pizarra o virtual (como los gestores de los que te hablaré en los dos próximos podcast) y un montón de post-its o tarjetas. El tablero más básico se divide en tres columnas: por hacer, en proceso y hecho. Las tareas se escriben en los post-its y se van pasando de la primera columna “por hacer” a la última “hecho”. La idea es hacer cambios incrementales en el proyecto, es decir, tareas muy pequeñas que puedas ir pasando rápidamente de un estado a otro. Este flujo, puede ser todo lo complejo que quieras. Ejemplo, en una empresa que involucra tres departamentos, puedes tener tranquilamente seis columnas que empiecen por toma de requisitos, pasen por las diferentes fases del proyecto hasta acabar en, facturación.
  • Y ahora la aportación friki, Pert: Fue inventado por la oficina de proyectos especiales de la Marina de Guerra del Dpto. de Defensa de EEUU. Qué os imagináis que estaban intentando crear cuando se les ocurrió esto? Si habéis dicho un misil, estáis en lo cierto. El Pert funciona muy bien con productos manufacturados. Empiezas definiendo las tareas a ejecutar según los requisitos, cuál va delante de cual y la duración esperada de cada una de esas tareas. Trabajas con tiempos: Estimas cuánto vas a tardar en el mejor y en el peor caso. Y eso te lleva a deducir una fecha en la que tengas finalizado el proyecto. Es decir, lo que todo el mundo quiere saber: cuándo está lo mío. Pero como esta es más para empresas de producción, la vamos a dejar como anécdota.

Para tener claro qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y quién tiene que hacerlo, es necesario meter un gestor de proyecto. Por mucho que nos guste, las listas de tareas se pueden volverse complejas y eternas. No vemos el final. Con un gestor de proyecto, tenemos el final claro.

Aplicando cualquiera de las metodologías explicadas o alguna más de las que comparto en las notas del podcast, tendrás garantizado el correcto funcionamiento de tu empresa. O de cualquier proyecto que quieras emprender de esta forma.

¿Dónde entran el gestor de proyecto?

Los gestores de proyectos te permiten revisar y analizar el flujo de trabajo de tu empresa (o de tu vida). Te permiten visualizarlo, verlo es tremendamente importante, así como también establecer límites de tiempo.

Saber cuándo es probable que tengas terminado el proyecto es tan importante como saber por dónde vas.

En los dos próximos podcasts hablaré de dos herramientas que uso y recomiendo a todo el mundo que permiten gestionar proyectos como si fueras un maestro.

Estoy segura que si me seguís en redes me habréis oído hablar de ellas más de una vez. Son Asana y Trello.

Espero que el podcast de hoy te haya resultado útil y hayas visto que incluir un gestor de proyecto en tu día a día te ayudará a visualizar y sacar adelante esos proyectos que, hasta ahora, se habían quedado parados en “deseos”. Te animo desde aquí a ponerlo en marcha. Y si necesitas mi ayuda, no dudes en contactarme.

Notas del podcast:

Para conocer un poco más a fondo Kanban, no dudes en consultar este enlace.

Y si quieres conocer más metodologías de gestión de proyectos aquí hablan de las 12 principales.

Además, la definición de la Wikipedia sobre qué es la gestión de proyectos, la tienes aquí.

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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Qué es Whatsapp Business y cómo dominarlo

By Podcast, Recomendaciones, Redes sociales, Tecnologías No Comments

Whatsapp Business es la herramienta que traigo en este nuevo espisodio del podcast.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Te dejo con el episodio!

Si recuerdas, en episodios anteriores, te hablé de Teams y de Slack,  y hoy le llega el turno a Whatsapp pero no la versión que todos tenemos en nuestros móviles, si no la versión para negocios conocida como Whatsapp Business.

Utilizada para lo que realmente es, se convertirá un aliado para tu empresa. Una forma sencilla y eficiente de comunicarte con tus clientes y de vender más.

¿Qué es Whatsapp Business?

Como su propio nombre indica es la versión que tienen para los negocios los creadores de Whatsapp. En la versión para empresas, dispones de una serie de funciones y características que la convierten en una gran opción para atender a tus clientes las 24 horas los 7 días de la semana.

Al ser una aplicación ampliamente conocida y usada desde hace años para comunicarnos con nuestros amigos y familiares, elimina una de las principales barreras de entrada que pueden tener tus clientes a la hora de comunicarse con tu empresa.

Te permite ofrecer un gran servicio postventa. Ten en cuenta, que con Whatsapp Business estás llegando al móvil de tus clientes de forma directa. Igual que si fueras un amigo más. Esa cercanía y confianza te permite mejorar la relación con ellos y llegarles de forma directa y sin intermediarios.

Whatsapp es la red social más utilizada en España, en su mayoría la usan mujeres aunque está muy igualada con los hombres y nos conectamos a ella más de 6 veces al día.

¿Por qué la versión de empresa?

Hay bastantes diferencias entre el Whatsapp normal y la versión de empresa.

Una característica que lo diferencia, es que puedes tenerlo activo en un teléfono móvil o en un teléfono fijo. Cuando te instalas la aplicación, puedes indicarle que no quieres usar el número de la tarjeta del móvil donde la has instalado. La verificación del número de teléfono, la haces mediante una llamada telefónica.

De esta forma, asocias al teléfono fijo de tu empresa el whatsapp, sin necesidad de disponer de un móvil específico para ello.

Whatsapp Business cuenta con las siguientes características adicionales:

  • Ajustes del negocio: puedes indicar qué tipo de negocio tienes, qué productos y servicios ofreces, dónde se encuentra físicamente (asociándolo a un mapa), el horario de atención al público y la página o páginas web del mismo.
  • Puedes crear un catálogo de productos. Esto permite enviar los productos directamente desde tu catálogo a tus clientes cuando te preguntan por alguno de ellos. De forma similar a las páginas de productos de Facebook, puedes añadir fotos, descripción y los precios. Cuando alguien te pregunte por qué producto tienes disponibles sólo tienes que compartirlo.
  • Puedes crear un enlace directo, una URL para que puedan iniciar un chat de Whatsapp contigo. Ejemplo, quieres que te manden un whatsapp desde una publicidad que haces online (u offline). Pondrías el enlace de whatsapp busines y listo.
  • Mensajes: De forma similar a otras aplicaciones puedes indicar mensajes de bienvenida, cuando alguien te escribe por primera vez, o de ausencia, cuando estés de vacaciones.
  • Respuestas rápidas: Si quieres escribir, por ejemplo, gracias por tu compra, esperamos volver a verte, no necesitas más que escribir /gracias. Puedes añadir tus propios atajos o respuestas rápidas a preguntas tales como: cuánto cuenta este producto. Hacéis envíos a domicilio? Hasta que hora estáis abiertos? ¿Qué tenéis en la carta?

De cara a los clientes, esa cercanía de la que te hablaba antes, la posibilidad de usar un tono profesional pero a la vez cercano es tremendamente beneficioso.

Ya sabes que es más difícil retener a los clientes que crear nuevos. Al usar esta aplicación, estás dando aún más confianza a tus clientes ya que tu perfil contiene toda la información correspondiente a la empresa. Al cliente le sirve para saber si es una empresa real quien está al otro lado de la línea y no alguien que intenta estafarle.

¿Cómo utilizo Whatsapp Business para dar a conocer mis productos o servicios?

Una de las cosas que necesitas hacer sí o sí es mantener una base de datos de clientes que puedan estar interesados en conocer nuevas ofertas o productos.

Ahí es donde entra esta herramienta.

En teoría cuando el contacto se pone en comunicación con vosotros, ya tenéis su consentimiento para enviarle información. Esto es muy teoría, sería cuestión de aclararlo con un experto en protección de datos.

En principio, para cumplir con la ley de protección de datos, cuando se recaba la información de un cliente, tenéis que indicar de forma expresa para qué van a ser utilizados esos datos. En este caso, tendríais que pedirle permiso para comunicaros con ese cliente vía telefónica y/o vía e-mail, etc.

Igual que en el Whatsapp normal, a través de esta herramienta puedes enviar un mensaje distribuido mediante la opción de “difusión”, que no es más que un mensaje de envío a diferentes contactos que no se verán entre ellos. Es decir, no es un grupo.

Con una buena segmentación de tus clientes unida a esta difusión, podrías enviar un mensaje, por ejemplo, a todos los clientes que te han comprado el producto A, por ejemplo, diciéndoles que ha salido un nuevo modelo o que tienes una oferta.

Aquí hay una línea fina entre spam y venta. No spameeis, pero no seáis tontos. Siempre que se trate de vuestros propios productos y vuestros clientes estén interesados, no debería haber problema.

Puedes lanzar una campaña con códigos de descuento. Felicitarles por su cumpleaños y darles un bono de regalo. Comunicar las ofertas que tengas en ese momento.

Eso sí, hazlo siempre a través de difusión y nunca en grupo.

Si los clientes te consideran spam, no te preocupes, que te lo harán saber. Te bloquearán y listo. Y tú no te enterarás. Hasta que te bloqueen la cuenta, lo cual ocurrirá si muchos de tus clientes te reportan como spammer.

Como te imaginarás, van a seguir introduciendo mejoras. 

El año pasado por estas fechas, Chris Daniels vicepresidente de la compañía, confirmó que para 2020 las empresas tendrían la opción de crear anuncios directamente en los estados de Whatsapp.

El sistema está pensado para las pequeñas y medianas empresas de forma que estas puedan ponerse en contacto con los clientes de una forma aún más directa.

La publicidad únicamente aparecerá en la pestaña de estados de los usuarios, así que sí, puede ser fácilmente ignorada. Sin embargo no debemos olvidar que hay mucha gente que sí consulta dicha pestaña. Más de 450 millones de personas según cálculos de la compañía.

Esto es lo que está confirmado.

Lo que aún no se sabe es si se van a mostrar los anuncios en medio de conversaciones entre usuarios. Es algo que está preparado pero aún no se han decidido a poner en marcha.

Facebook está haciendo muchos cambios, dentro de nada, ya lo están haciendo en EEUU van a poner en marcha Facebook Shop, que permitirá realizar pagos a través de la plataforma. Es decir, pondrás tus productos en Facebook y sin salir de Facebook, los clientes te comprarán y te pagarán.

Como ves, entre los planes a futuro de Facebook está la opción de integrar publicidad para pequeñas y medianas empresas en Whatsapp así que tenlo en cuenta.

Además, apenas unas semanas para cuando escuchéis este podcast, han anunciado que se permitirá el envío de dinero a través de Whatsapp. De ahí a permitir que hagas pagos a través de Whatsap Business comprando directamente del catálogo de tus productos, hay un paso.

Ponte ya a trabajar en tu estrategia de marketing con Whatsapp Business cuanto antes empieces, mejor posicionado estarás frente a tu competencia.

Aquí Chris Daniels hablando de la publicidad en Whatsapp

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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Teams: consejos después de un año de uso

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Hoy voy a hablarte de Teams, otra herramienta que se han puesto de moda para teletrabajar y sobre todo ¡hacer videoconferencias!.

Teams es mucho más que una herramienta para hacer videoconferencias, es una plataforma completamente integrada en Office 365. Cuenta además con bots y más de 200 herramientas con las que se integra. Y siguen creciendo día a día.

Si quieres conocer un poco más a fondo Teams, ya sabes. ¡Dale al play!

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¿Qué es Teams?

Teams es la herramienta que proporciona Microsoft para la comunicación de las empresas. Realmente, es un ecosistema propio. Una plataforma que unifica las necesidades de la comunicación de cualquier empresa en una única herramienta.

Si estás utilizando Office 365, conocerás el gestor documental de Sharepoint. Pues bien, Teams te permite tener el Sharepoint de la empresa totalmente integrado.

Además, sin salir de Teams podrás modificar o crear documentos de office, compartirlos, subirlos al Sharepoint o al OneDrive…

Por cierto, que si no sabes qué digo cuando hablo de Sharepoint esta es la mejor definición que he encontrado.

Antes era sólo el gestor documental que te permitía tener controlado toda la documentación de una empresa y ahora es eso con mucha más información.

Para qué está pensado Teams

Para colaborar

  • Por un lado, dispones de un chat para comunicarte con todos los miembros de la empresa.
  • Además, tienes los espacios de trabajo que son los canales de la organización: la parte que te comentaba donde podrás tener reuniones, trabajar con los documentos de Office, etc.
  • También tenemos integraciones: que permiten ampliar las funcionalidades de Teams, por ejemplo, tienes integraciones con herramientas como Asana o Trello de las que hablaré en podcasts posteriores.

Qué puedes hacer con Teams

No necesitamos nada más que Teams para acceder a toda la documentación de la organización.

Puedes crear documentos de Word, Excel o Porwerpoint. Colaborar con los documentos de otros compañeros de trabajo, compartir notas y añadir comentarios. Incluso puedes comenzar un chat desde dentro de un documento para hablar sobre un punto concreto.

¿La competencia de Slack?

En el episodio anterior, te contaba las 7 características de Slack para barrer a su competencia… pues bien. Aquí está la competencia.

Es posible que lo consiga en determinadas organizaciones, sobre todo, por la flexibilidad de uso con respecto a su propio ecosistema.

Es de las mejores plataformas que he probado para videollamadas.

Además de una gran calidad de video y audio, tienes la posibilidad incluso de hacer traducción simultánea de la persona que está hablando y añadir subtítulos. Puedes grabar las conferencias que quedan disponibles para la organización en su propio canal de Youtube” digámoslo así para que todos lo entendamos, que se llama Stream.

Y puedes compartir una pizarra. Es decir, dispones de la opción de escribir en la pantalla (en caso de usar una pantalla táctil) y que al mismo tiempo todos los miembros de la reunión lo vean.

Igual que en Slack puedes invitar a otras personas al chat o a la reunión que se crea para hablar con ellos. Aunque esto tiene que ser coordinado por el administrador de Office 365 ya que por defecto sólo los miembros de la organización tienen permiso para acceder a las reuniones de teams.

¿Desventajas?

No es nada amigable para el usuario. Posiblemente sea más compleja que otras herramientas como zoom o el propio slack. Esta falta de usabilidad se compensa por la potencia de uso.

El consejo más importante

El consejo más importante que puedo darte con respecto a Teams es este

Utiliza todos los recursos que pone a tu disposición Microsoft para aprender a manejar la herramienta. Si la tienes disponible en tu organización, no desistas. Forma a los usuarios o dales todas las herramientas para que lo hagan. Te aseguro que si te das tiempo para aprender te va a sorprender muchísimo.

Otro consejo después de llevar más de un año usando Teams es que no toques lo que no conoces.

Parece una tontería, pero realmente, cuando entiendes Teams como el sistema en el que se integra el Sharepoint y el resto de las herramientas de Microsoft, entiendes que quizás no necesitas crear un nuevo canal si ya han uno creado para ello. Crear un canal supone crear un nuevo Sharepoint. Y a tu administrador puede que no le guste…

Los Bots y las integraciones

Una de las cosas que más me gusta de Teams es el acceso a aplicaciones externas sin salir de la aplicación. Por ejemplo, si escribes en el buscador “@weather” puedes ver el tiempo siempre que este esté integrado en tu aplicación. O @Wikipedia Search, que permite hacer una búsqueda directamente en la wikipedia.

Esto se debe a las más de 200 aplicaciones que se integran con Teams. Has leído bien, 200.

Tienes incluso, bots conversacionales.

Un ejemplo es “Who” un bot que te ayuda a encontrar información sobre cualquier persona de tu organización.

Hay otro llamado Icebreaker:  facilita el acercamiento de tu equipo, emparejando al azar a dos miembros del equipo cada semana para que se reúnan, personalmente o bien online. El bot facilita la programación, sugiriendo automáticamente horarios libres que sean adecuados para ambos miembros. Esta aplicación es súper interesante si trabajas de forma remota, permitiéndote así reforzar las conexiones personales.

Vuelvo a mi primer consejo, asegúrate de conocer a fondo la herramienta, como te he comentado, estoy segura que te va a sorprender.

Con respecto a la privacidad y la seguridad… poco se puede decir. Estamos hablando de Microsoft. Una de las mayores empresas del mundo que no puede permitirse caídas o problemas de intento de acceso a sus sistemas porque serían el hazmerreir de buena parte de la industria.

Espero que con todo lo que te he contado veas que Teams va mucho más allá de un simple chat o sistema para hacer reuniones o videollamadas. Es realmente un competidor muy fuerte contra Slack.

Cada día van añadiendo nuevas integraciones a las ya existentes para hacer de Teams el punto central de colaboración y coordinación de tu empresa.

Te dejo a continuación todos los enlaces a los que hago referencia en el podcast:

Ebook para aprender Microsoft Teams

Qué son los bots conversacionales y cómo pueden ayudarte

Inicio rápido a Microsoft Teams

No voy a decir que sea gran experta en Teams pero, algo sé. Así que si quieres que hablemos de ello… ¡ya sabes dónde contactar conmigo!

¡Nos vemos en el próximo podcast!

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7 características de Slack que hacen que barra a la competencia

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Las 7 características de Slack que le permiten barrer a su competencia es el tema central del episodio número 9 del podcast Transforma tu empresa. 

En episodios anteriores ya dejábamos claro que nos estábamos comunicando como nunca por texto.

Slack se ha convertido, en apenas 7 años en una herramienta imprescindible en grandes y pequeñas empresas. IBM, Fox, BBC… son los nombres de algunos de sus principales clientes. Si esas grandes compañías la eligen para unificar su comunicación y depender poco o nada del email, algo tendrá.

¿Quieres saber las 7 características que lo hacen imbatible? ¡Dale al play!

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¿Qué es Slack?

Antes de entrar en las 7 características de slack que la hacen mejor que las herramientas de su competencia, déjame explicarte de qué estoy hablando.

Slack es una aplicación disponible en web, móvil y para el ordenador, que te ayudará a sustituir el correo electrónico cuando te comuniques con tu equipo. Es algo parecido a un chat pero que permite trabajar con diferentes equipos, clientes o proyectos.

7 características de Slack que le permiten barrer a la competencia

1

Puedes agrupar las conversaciones por temas gracias a los canales.

Añadir y quitar a usuarios (tu equipo) de los canales es muy fácil y en ningún caso, se pierden los mensajes que se han hablado en ese canal. Todas las conversaciones que tengas en un canal, son públicas para todos los miembros de ese canal. Y evidentemente, alguien que esté en el canal de “contabilidad” no tiene porqué estar en el canal de “recursos humanos”. Eso sí, siempre tienes disponible un canal general que contendrá a todos los empleados de tu empresa. Los canales, además, pueden ser públicos (visibles a todos los integrantes de la empresa o privados, visibles únicamente para aquellos que estén dentro del canal.
2

Puedes crear hilos

Dentro de un canal, puedes responder únicamente a un usuario concreto. Es decir, puedes tener la información organizada respondiendo a un sólo usuario pero siempre visible a todo el mundo que esté en ese canal.
3

Dispones de acceso directo a los documentos

No necesitas bajarte el documento a tu disco duro o a tu móvil para poder visualizarlo. Todo está en un mismo lugar y es accesible desde cualquier parte
4

Las integraciones

Si además de tener disponible los documentos en tu espacio de Slack la quieres subir a Google Drive o a One Drive, puedes hacerlo. Si quieres que una conversación esté asociado a un proyecto del que llevas la gestión del mismo en otra herramienta, puedes hacerlo… Por ejemplo, cada vez que alguien sube algún documento a Slack puedes enviarla directamente a tu Dropbox. Puedes crear una reunión de forma rápida en tu calendario o mantener tu estado de forma que, si en el calendario de Outlook o de Google estás reunido, aparecerás como reunido en la aplicación. Si has creado una reunión en Zoom, te aparece en el canal el recordatorio de que hay reunión por Zoom y te ofrecerá el enlace para acceder. Y así con muchas más aplicaciones. Todo esto ocurre gracias a que Slack está integrado con múltiples herramientas de proveedores externos.
5

El buscador

El buscador de Slack permite localizar en un periodo de tiempo casi inexistente qué hablaste con quién en qué momento. En su versión gratuita permite almacenar hasta 11.000 mensajes. Puedes buscar canales, personas, archivos, mensajes… el buscador es extremadamente potente y versátil.
6

Te permite centralizar la comunicación con tu equipo

Además de organizar por canales, o por mensajes privados toda la comunicación, Slack te permite añadir fuentes externas. Canales de información de tipo “RSS”. Esto es útil por ejemplo, si eres periodista y trabajas con información de determinados periódicos. Puedes tener un canal sólo para que se llene con las últimas noticias. O incluso, en caso de trabajar con redes sociales, puedes tener un canal asociado a la red social de un cliente de tal forma que nos llegue un mensaje si alguien hace algún comentario negativo o despectivo. Incluso puedes hacer que todos los mensajes de e-mail que recibas en una cuenta, se envíen automáticamente a Slack.
7

Ahorras tiempo y te permite mejorar la productividad

Puedes crear canales por proyectos, reuniendo allí a la gente y la información que necesitas. Puedes conectarla con herramientas externas que te permiten permanecer en una única herramienta y no ir saltando de un lado a otro. Se mejora la productividad, habrá mayor conexión en el equipo y tendrás disponible toda la información necesaria sobre un proyecto o cliente en el momento.

Si te preocupa la seguridad y la privacidad de la herramienta, debes saber que Slack cumple con la normativa de protección de datos y servicios en la nube con lo que se aseguran así de que la información de la empresa y de los clientes se mantenga totalmente protegida.

¿Tiene desventajas?

También, no voy a negarlo.

Al ser una herramienta en tiempo real y de texto, las principales desventajas son que “queremos contestar a todo de forma rápida y sin pararnos a pensar” y como he venido hablando en otros podcasts, el texto se interpreta de una forma diferente a como haríamos viéndonos las caras.

Esto lo podemos paliar con los emojis pero seguimos teniendo que tener en cuenta esta opción.

Además, si eres una persona que está en un montón de canales puedes acabar teniendo que leerte un montón de notificaciones. Algo que también harías con tu correo electrónico, siendo sinceros, verdad?

Conclusión: con Slack tu equipo será más productivo al comunicarte mejor.

¡Espero que las 7 ventajas que te he explicado hayan servido para que le des una oportunidad! Si aún dudas de cómo puede ayudarte la herramienta a mejorar la productividad y ahorrar tiempo, te recomiendo que veas la demo que ellos mismos han creado en su web.

Y por qué no, date de alta y prueba. Juega con la herramienta. ¿Recuerdas aquello de “abrirse a la curiosidad”?

Espero haberte convencido de que Slack es una gran gran herramienta para conectar con tu equipo. Si tienes dudas o preguntas, ¡contacta conmigo y hablamos!

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Mejorar la comunicación por texto: los mejores trucos

By Podcast, Recomendaciones, Redes sociales, Tecnologías No Comments

Con este podcast acabo el «arco» dedicado a cómo mejorar la comunicación y la forma de teletrabajar en las empresas. Pero no te confundas, que este episodio ¡es válido para todos!

Nos comunicamos más por texto ahora que en los últimos 40 años. Por eso, en este episodio, te voy a contar todos los consejos que los profesionales llevamos años aplicando para mejorar la comunicación, en este caso, por texto.

Como siempre, además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Al pasar a este tipo de comunicación por texto, nos faltan las señales no verbales. Todas aquellas que hacen que la comunicación sea más fluida. El tono de voz, los ojos, la expresión facial… Todo eso influye.

¿Quieres saber cómo mejorar la comunicación?

1) Revisa el mensaje y confirma que estás usando el tono correcto

No es lo mismo hablar con tu jefe, que con tu compañero. Hablar con un cliente que con un proveedor, con alguien con quien tenemos confianza o con un perfecto desconocido. Cuando digo que revises el tono, lo que quiero decir es que tengas en cuenta a quién te estás dirigiendo. Por ello, hazte estas preguntas para mejorar la comunicación por texto:

¿Puedo gastarle bromas? ¿Cómo me tengo que dirigir a esa persona? ¿Tú o usted? ¿Puedo ser un poco más duro por que es algo que ya se está repitiendo en exceso? ¿O puedo enviar el mensaje con un tono firme pero sin pecar en la dureza?

Todo esto es lo que podemos plantearnos al comprobar el tono del mensaje. Son comprobaciones que realmente cuando las tienes interiorizadas no son más que leer el mensaje y comprobar si tu tono de voz en ese texto queda correctamente reflejado.

Usa los emojis o emoticonos si son necesarios

No tengas miedo a hacerlo en mensajes de e-mail donde no se suelen poner, aunque siempre según la confianza que tengas con el receptor. De acuerdo al tono que estés utilizando.

El emoji, en nuestro cerebro, se interpreta como una cara, como una emoción. La misma frase cambia, si pongo al final una carita sonriente o una carita triste. O los monos que molan tanto… O un gatete…

Haz la prueba. Escribe: hoy es un día para estar feliz 🙂

Da la sensación de que ha pasado algo bueno y que estás feliz por ello… genial… positivo…

Ahora escribe hoy es un día para ser feliz 🙁

Verás que cambia completamente el sentido de la frase. Pienses lo que pienses es negativa! Algo ha pasado para que la otra persona haya puesto una carita triste.

Otra más. Hoy es un día para ser feliz y el mono que no puede hablar… ¿Qué interpretas? Que algo ha pasado que puede ser feliz pero no te lo pueden contar… y todo eso, ¡es la misma frase!

Pero la emoción con que la interpretamos cambia… ¿no es fascinante? Que con sólo poner un emoticono, ¿cambie completamente la interpretación?

2) Comprueba que has indicado todas las cosas importantes que quieres que se hagan.

Me pasa, a veces, que recibo tres correos sobre la misma cuestión: porque se van acordando de las cosas después de enviar el primero de ellos.

Hay que hacer eso, y… esto… y… Al final algo que podría haberse recogido en una única comunicación tienes 3 mails, 2 whatsapp y puede que hasta un mensaje en Messenger.

No hace falta correr.

Si es un mensaje de texto implica que no es tan importante como para llamar, así que, no corras.

Si tienes muchos puntos, puedes unirlos en un único correo o texto y así te aseguras que de una sóla vez, todo lo relacionado a ese asunto, está especificado.

Es más fácil hacer esto por e-mail, que por whatsapp. Pensemos que el whatsapp es otra red social adicional, por eso nunca la recomiendo para el trabajo, porque realmente es terrible para ello.

Incluso por whatsapp es más fácil escribir un párrafo que 30 líneas. Además, desde hace tiempo añadir negritas o cursivas. Si te resulta más sencillo, usa el audio. Y ten en cuenta que el resto de la gente no tiene por qué enterarse de ese audio, así que si arrancas el mensaje de audio y lo pones en tu oreja, lo oirás igual que si te llamaran. La privacidad es importante.

En cualquier caso, otro consejo, utiliza las negritas, las cursivas, las numeraciones o las viñetas. Ten en cuenta que leemos en pantallas. Y por lo general, en diagonal.

Es importante, tanto la longitud de la frase como el número de frases en un párrafo. Por eso es cada vez más necesario, hacer uso de todas estas herramientas que los sistemas disponen para que podamos llevar la atención de la persona que lee hacia aquello que realmente nos interesa.

Cuando tengas interiorizado este consejo, te aseguro que vas a mejorar la comunicación por texto muchísimo.

3) Verifica que todo lo que te preguntan está contestado

Me encuentro muchas veces que si hago una comunicación que tiene tres puntos, me devuelven un correo con sólo un punto y listo… Y las otras dos, se pierden en el éter… Eso cuando no me contestan en otro nuevo… O me mandan un whtasapp…

Es fácil que nos despistemos o que las prisas nos lleven a otra cosa. Es preferible echar algo de tiempo en contestar todo el correo a la misma vez, que sólo un trozo y darlo por hecho.

Por eso, para mejorar la comunicación, antes de enviar tu mensaje de contestación, verifica que todo está contestado. Y repito lo de antes, no hay prisa, es un correo.

De igual manera: Fíjate en qué se te pide y actúa en consecuencia… Lee bien el mensaje. Nos dejamos llevar por el sonido y la necesidad que nos surge de contestar lo más pronto posible… y contestamos a cosas que no tienen que ver con lo que se nos está pidiendo…

Ser eficiente y eficaz no tiene nada que ver con correr intentando apagar fuegos que en muchas ocasiones, ni existen

Y por otro lado, la tiranía del whatsapp, si no se contesta a un mensaje en el momento, de verdad que no pasa nada. Si no contesta a tu mensaje y es urgente, recuerda que siempre puedes llamar.

4) Lo que para ti es importante, para la otra persona no lo es.

Esto va en línea de las creencias y prejuicios de cada uno. Para mi puede ser importante que algo esté hecho en X tiempo porque amo la eficiencia. Para otra persona puede ser importante la belleza. Cuando estemos leyendo una comunicación, tengamos en cuenta que la persona que nos lo envía tiene su visión y la está plasmando en ese texto. ¿Qué quiero decir con esto?

Ocurre por ejemplo, que leemos el mensaje y vemos que falta algo que para nosotros debería estar ahí o debería estar más claro y no lo está. No lo tomemos por el lado personal, simplemente es que para la otra persona no es importante. Así que si para ti sí lo es, reclámaselo. Tranquilamente, pero pídeselo… No es personal.

Trucos para mejorar la comunicación por email

5 y 6) Acostúmbrate a responder a todos y la trazabilidad es importante.

Acostúmbrate a darle al botón de responder a todos para mejorar la comunicación por e-mail.

Cuántas veces nos ha pasado que enviamos un correo a un grupo de personas que consideramos tienen que estar informadas del tema y por error, no respondemos más que a la que lo ha enviado.

Y por otro lado, tenemos el tema de la trazabilidad. El de dónde viene y poder verificar que todo aquello que se está comentando está solicitado y/o hecho… es fundamental.

En una empresa más o menos grande, acabamos con 3 o 4 e-mails enganchados uno detrás de otro. El problema viene cuando alguien decide borrar un trozo porque ve mucho escrito. ¡Error!

Si quieres empezar otro hilo de conversación haz un mensaje nuevo con un reenviar o un responder a todos y cambia el asunto.

Igualmente, si en algún momento, en ese mismo hilo, has hablado con otras personas y vas a responder, asegúrate de revisar si todos los que están en ese correo tienen que leer toda la conversación.

Creo que todos lo hemos hecho… pero yo soy de las que se leen todo el hilo de correos para ver de dónde viene… y en algunas ocasiones he visto cosas que no debería haber visto…

Así que antes de enviar el mensaje… otro consejo para ayudarte a mejorar la comunicación.

7) Relee el mensaje antes de enviar.

Recuerdo un día y si mi entonces jefa y hoy amiga, me está escuchando seguro que también lo recuerda, que recibí un correo que no me sentó nada bien. Por todo lo que te he comentado en los puntos anteriores. No recuerdo el mensaje, no recuerdo por qué, pero recuerdo que mi contestación era brusca. Soy una persona directa y muy impulsiva así que lo primero que me sale en plan reacción no suele ser una buena idea. El caso es que yo estaba escribiendo y de repente, siento a mi jefa a mi lado diciendo: Ni se te ocurra enviar eso.

Había estado leyendo mi mensaje y aquello era un despropósito.

Así que no lo envié. La lección es precisamente esa, que si respondemos a algo por impulso, con prisas, normalmente, ni acertamos en el fondo ni en la forma.

Y ya sea por impulso o no, antes de enviar nada, párate a reflexionar teniendo en cuenta todos los consejos que te he dado.

Este último consejo es el más importante de todos. Recuerda esto siempre.

Detrás de la pantalla hay una persona

Hay muchas razones por las que una persona puede escribir un mensaje borde. Muchísimas.

Si el mensaje que te ha llegado es excesivamente brusco o borde, puede que la persona que lo ha escrito no haya pasado un buen día, puede que esté sufriendo un problema y puede ocurrir que la bilis salga a flote. Quizás es su forma de desahogarse.

Por eso, el mensaje negativo, no te lo tomes del lado personal.

Si es algo que ha ocurrido como parte de tu trabajo, analízalo y responde tranquilamente y según tu punto de vista.

Sin embargo, si es un mensaje repetitivo, es decir, si ves que todo lo que escribe es así, sinceramente, no te metas en fregaos. No merece la pena. ¿Para qué vas a gastar tiempo y energía en mancharte de barro?

De verdad, pon tu energía en algo menos penoso que un troll.

Y si tú eres quien está a punto de enviar un mensaje que pueda resultar borde, te pido por favor, que antes de enviarlo, te pares. Te analices a ti mismo y luego decidas si quieres seguir enviando ese mensaje o no.

 

Espero que todos estos trucos te sirvan para mejorar la comunicación . Si quieres que te ayude a poner en marcha algún truco en especial, recuerda que siempre puedes ponerte en contacto conmigo. ¡Nos vemos el próximo viernes!

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Miedo a la tecnología o tecnofobia. ¿Cómo vencerla?

By Podcast, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

¡Miedo! Ese es el tema del cuarto podcast de Transforma tu empresa con Vanesa Ramos. El miedo a la tecnología o tecnofobia que al contrario de lo que puedas suponer existe y en diferentes grados.

Es el episodio que completa el primer mes del podcast. Para mi es el más especial hasta ahora porque toco un tema que trato mucho en mi trabajo diario con usuario y personas que sienten un rechazo profundo hacia los cambios.

Como siempre te dejo con el podcast en Spotify y lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y  las principales plataformas de podcasting.

Miedo a la tecnología o tecnofobia

La Wikipedia la define de esta forma:

La tecnofobia o miedo a la tecnología, es el miedo o aversión hacia las nuevas tecnologías o dispositivos complejos, especialmente ordenadores. Y la misma wikipedia da tres posibles tipos de tecnófobos.

Los «usuarios incómodos», los «tecnofóbicos cognitivos» y «tecnofóbicos ansiosos»

Se han hecho estudios sobre la tecnofobia… y queda claro no es una fobia como otras… además, es curioso que tenga más que ver con el ordenador que con otras herramientas tecnológicas… hablando llanamente, podríamos definir la tecnofobia como “el repelús” que nos da cuando nos enfrentamos a algo nuevo.

Pero ese “algo nuevo” es… ¡TODO!

Al margen del tema tecnológico

Los primeros médicos (allá por el siglo I) eran considerados brujos y daban miedo (la verdad es que algunos sí lo daban). Las medicinas… la electricidad? Miedo. El tren… los médicos tuvieron miedo del ferrocarril porque decían, que al pasar rápidamente de un clima a otro, las vías respiratorias no lo aguantarían.

Y por supuesto, el hecho de la existencia misma del tren era absurda porque:

quién pagaría por ir de un lado a otro en una hora cuando puede ir en su caballo de forma gratuita

La cita es del Rey Guillermo I de Prusia allá hacia 1851

Las vacunas… hace falta que hablemos del movimiento antivacunas? Miedo.

¿Por qué ocurre esto?

Por si tienes curiosidad, te dejo un artículo que resume muy bien cómo funciona el miedo en nuestro cerebro

Nuestro cerebro no ha evolucionado tan rápidamente como lo hemos hecho nosotros. Y hemos evolucionado principalmente porque una parte de nuestro cerebro se encarga de meternos miedo. La parte de nuestro cerebro que antes nos protegía de un león en la sabana, es la misma que hoy nos protege de no acabar bajo de un coche al cruzar la calle.

No nos gusta cambiar y hay una razón física para ello.

Esa parte más visceral es la que de primeras rechaza todos los cambios. Solo cuando el cambio se ha revelado inofensivo y demuestra un beneficio es cuando nuestro cerebro nos da la luz verde de “tranquilo, todo va bien”

¿Qué ocurre con nosotros y nuestras empresas?

De primeras, cualquier cambio es un no. Y puede ser un no más o menos duro dependiendo de nuestro grado de flexibilidad ante el mismo.

Pensemos ahora en una empresa donde un empleado, una vez a la semana, tienen que redactar un informe de resultados sobre las ventas que les proporcionan todos y cada uno de los productos que tienen en el catálogo. Digamos que no son muchos y que son tres horas de la vida semanal de un trabajador, es decir, tres horas dedicadas a recopilar la información y pintarla bonita en un Excel.

Llega a la empresa una mejora, un sistema que dándole a un botón, te genera el resultado esperado en 3 minutos. ¿Qué piensas que dice el usuario que dedica sus tres horas a hacer ese informe?

No. Yo esto no lo quiero. Me quita trabajo. ¿Qué hago yo entonces?

Os puedo asegurar que estas palabras son literales.

Ese es el problema. Que cuando una nueva herramienta se implanta hay que dejarles muy claro a nuestros empleados el por qué y el para qué.

Somos creativos. Usemos esa creatividad para trabajar codo con codo con la tecnología. Aprovechemos esas tres horas de tiempo extra que nos han salido para investigar, para mejorar alguna área que quieras que se mejore…

Vale, Vanesa, pero me hablas todo el rato de empresas…

Sí, pero como autónomos, ¿acaso no pasamos por los mismos problemas? Cada vez que aparece algo nuevo en el horizonte el rechazo aparece.

¿Cómo vencemos este miedo?

Debemos ser flexibles… y curiosos… esa curiosidad que teníamos de niños por todas las cosas nuevas, esa es la que nos ayudará a adaptarnos a estos tiempos inciertos donde todo promete ser automatizado.

Si nos ponemos del lado de la curiosidad estamos sí o sí más abiertos a los cambios. Seremos más creativos, porque esa misma curiosidad hace que nos abramos a la espontaneidad y a la imaginación…

Seamos curiosos con la tecnología. Y también, responsables a la hora de manejarla, cuanto más responsables seamos más seguros podemos estar.

Es igual que manejar los cuchillos a la hora de cocinar, o nuestros antepasados con el fuego!

Tenemos que ser conscientes de que hay peligros, sí, llamese phising, heredero africano o robo de datos. Pero igual que con el fuego o los cuchillos… cuando aprendamos a manejarlo se abrirá ante nosotros un mundo de posibilidades.

Ábrete a la curiosidad. Ábrete a descubrir posibilidades. Ábrete a la creatividad. Y confía en tu instinto, sé responsable usando las nuevas tecnologías pero confía en ellas.

No tengamos miedo a que algo nuevo llegue porque hasta que no aprendamos sobre eso  vamos a tener algo de recelo. Y es normal, es nuestro cerebro protegiéndonos.

Lo que no podemos hacer es crear un muro ante esa innovación o cambio porque en ese caso, si no eres flexible, si no te adaptas, es cuando estás perdido.

Te espero en el próximo episodio y de momento, nos vemos por las redes. Estoy en Linkedin, Instagram, Twitter y Youtube, todas accesibles desde aquí.

el teletrabajo lleva unidos problemas de comunicación

Teletrabajo: Mejora la comunicación con tu equipo

By Proyectos, Recomendaciones, Tecnologías, Transformación Digital No Comments

El coronavirus ha lanzado a muchas empresas al teletrabajo.

Es posible que puedas hacer gran parte del trabajo de tu empresa de forma remota, conectándose a VPN’s y a escritorios virtuales… De todo esto, sabe mucho más alguien de sistemas que yo y no pienso meterme en esos charcos.

Donde sí voy a procurar poner un poco de luz es en la parte de gestión que es sobre lo que controlo.

De acuerdo, ya tienes a todo el mundo en su casa con teletrabajo.

¿Y ahora qué?

Con un equipo a distancia, el rendimiento no depende de la tecnología si no de la persona que la utiliza. De nada sirve hacer teletrabajo si tu equipo no sabe exactamente qué debe hacer y cuándo tiene que hacerlo.

Pero hay mucho más, por supuesto.

La comunicación

Pasamos de una comunicación cara a cara, física, a una comunicación online y esto no es nada sencillo. Debemos recordar que lo que lees se interpreta según la emoción que tú tienes en ese momento. Y la misma frase cambia estés de un humor u otro. Igual que la sonrisa de la Mona Lisa.

¿Qué herramientas de comunicación utilizas?

Tenemos cientos, Teams, Skype, Hangouts, Telegram, Whatsapp, Slack, el e-mail, Teamviewer, Yarooms, Zoom, Workplace (de FB), Facetime…

Hay tecnologías que se adaptan mejor que otras a nuestra forma de trabajar y elegir la incorrecta, acaba dando problemas. En el online se pierde la capacidad de “ver” a la otra persona, de escuchar su tono de voz, de sentir su humor, todas esas claves no verbales que nos ayudan en nuestro día a día. En esta crisis estoy segura de que muchos vais a recuperar las llamadas telefónicas.

¿Qué necesitas? ¿Dar y recibir feedback? ¿Evitar malentendidos? Todo esto se debe tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de comunicación online.

Si se trata de hacer circular la información o compartir ideas, hay que utilizar medios de texto.

El e-mail, debe quedar rezagado a lo mínimo posible. No necesitas enviar un e-mail para dar un ok.

Si alguien se ha equivocado y le ha mandado la información incorrecta a otra persona, si no ha cumplido con su tarea o ha hecho algo que ha molestado a alguien del equipo, hay que tirar de videoconferencia.

No te olvides de disponer de un lugar común (equivalente a la fuente de agua o la máquina del café de tu oficina) donde poder chismorrear un rato. Yuval Noah Harari, autor de Sapiens, sostiene que el cotilleo nos hizo sobrevivir como especie porque es la forma que tienes de conocer al resto del grupo y la manera de saber si esa persona es de fiar o no.

Por eso es recomendable ese lugar común donde preguntarle al compañero cómo va todo fuera del trabajo y mantener las relaciones interpersonales. Aunque sea virtual.

Por cierto, una cosa es cotillear y otra despellejar.

Busca un rato para conectarte con tu equipo en persona y hablar, o incluso tomar un café virtual. Debes encontrar la forma de mantener al grupo unido y motivado. Y esto, solo lo podrás hacer cara a cara.

Ojo con el texto

Hoy en día, nos comunicamos por texto más que en los últimos 40 años. El problema, es que la persona receptora lo filtra por sus creencias, por sus prejuicios, por su estado de ánimo… Y puede acabar provocando malentendidos y graves problemas en el equipo.

Cuando escribes, eres menos precavido, nos lanzamos a decir cosas que en persona no diríamos nunca. Como no ves la cara de la que recibe el mensaje, en muchas ocasiones nos ponemos a decir cosas negativas. Es más fácil quejarse y enfadarse. Lo que viene siendo «dejar salir al troll que todos llevamos dentro».

Esa falta de filtros a la hora de escribir va en ambos sentidos, por lo general, en el otro lado, nos situamos a la defensiva y las palabras recibidas hacen que nos sintamos atacados de forma más negativa que la que el remitente pretendía. ¿No os ha pasado? De repente lees un e-mail y el corazón te da un vuelco.

Esto se debe a que las emociones se transmiten por señales no verbales.

Hay investigaciones que sugieren que, al recibir un e-mail que intenta emitir emociones positivas, la interpretación a menudo es neutra. Y cuando se transmiten emociones negativas, el receptor lo interpreta en modo “hijo del infierno”.

Esto ocurre porque al leer un texto de otra persona, pensamos que los demás se centrarán en cosas que para nosotros son importantes. Y no tiene por qué ser así.

Si quieres mejorar en este punto, antes de enviar un e-mail, revisa el correo y confirma que estás usando el tono correcto, que has indicado todas las cosas importantes que quieres que se hagan o lo que contestas.

Acostúmbrate a resaltar las partes clave. Usa las negritas, da formato al e-mail y asegúrate de cubrir todos los puntos sin pasarte de negativo. Y usa emojis si son necesarios. No te pases, pero úsalos.

Falta de información

Cuando empezamos con teletrabajo perdemos el contacto del día a día y pueden ir ocurriendo situaciones en las que al final, la información no se distribuya uniformemente.

Ejemplo, en una empresa, si envías un e-mail a un grupo de personas y no a otras, es probable que alguno se de cuenta de que falta incluir a alguien y se lo lea al compañero en voz alta si comparten oficina. Esto, se nos puede ir de la cabeza cuando dejamos de vernos y de estar en compañía. Es necesario seguir manteniendo informados a todos los compañeros de qué está pasando o en qué situación se encuentra un proyecto. Si la información no fluye el agujero que se puede formar es grande… Porque por lo general como hemos visto antes, pensamos lo peor…

Por eso, se debe priorizar mantener la comunicación entre todos los miembros del equipo. Comparte toda la información que puedas sobre qué está ocurriendo, qué problemas y qué prioridades existen. Confirma siempre la recepción del mensaje (usa sistemas para «trackear» la llegada del mismo) y procura no sacar conclusiones precipitadas. Si alguien no te confirma que le ha llegado el mensaje después de un tiempo, pregúntale. Puede que no lo haya recibido porque la tecnología… ¡Falla!

La confianza

Confiar en los compañeros, es fundamental en un trabajo en equipo. Cuando arrancas con el teletrabajo, esa confianza se puede llegar a perder porque el compañero, “no está a tu lado”. Ayudar a establecerla en estas situaciones es prioritario. Algunas estrategias pueden ser:

  • Mantener un tono positivo y de apoyo en las comunicaciones.
  • Animar a responder a las peticiones de los compañeros lo más pronto posible.
  • Alentar a que reflexionen y aporten su punto de vista de forma positiva.
  • Sugerir soluciones a problemas por los que el equipo esté pasando.

El teletrabajo hace que los miembros del grupo no establezcan vínculos de manera sencilla. Puedes pedirles que compartan sus sugerencias y sus puntos de vista. Y si tienes que resolver diferencias de opinión intenta hacerlo, uniendo las mejores ideas del grupo. ¡Aliéntalos a que hablen entre ellos!

Para poder hacer un buen teletrabajo, es necesario un conjunto de habilidades de las llamadas “soft skill”: responsabilidad, capacidad de organización, el propio compromiso…

Si el equipo es pequeño, tendrás más posibilidades de trabajar con éxito en estos tiempos de coronavirus.

Espero haberte ayudado y si tienes cualquier duda o pregunta sobre cómo enfrentarse al teletrabajo y comunicarte mejor con el equipo, déjamela en los comentarios o contacta conmigo.

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Por qué deberías estar usando ya Google Drive

By Google, Proyectos, Recomendaciones No Comments

Google Drive es la nube de Google.

Mira qué fácil… ¿A que es bonita la frase, eh? Sí, diréis, preciosa. Google Drive es la nube de Google. Bien. Ahora explícalo para humanos. Anda bonita.

Para explicaros qué es Google Drive y por qué deberíais estar usándolo ya, vamos a retroceder a una pregunta previa:  ¿Qué es una nube?

Además de ser preciosas formaciones en el cielo que sirven para muchas cosas, en informática, cuando hablamos de nube, nube de internet o cloud estamos haciendo referencia a un servidor o grupo de servidores que se encuentra en Internet y que proporciona los mismos servicios que proporciona un ordenador normal y corriente.  O más… depende de lo que le pidas. Ya sabes que en Informática todo es posible.

Al estar en Internet, puedes acceder a él desde todas partes de forma que lo que subas estará siempre disponible te conectes desde donde te conectes.

Sus principales ventajas son:

  • Puedes acceder a ella desde cualquier parte siempre que tengas Internet.
  • Tus archivos estarán siempre disponibles.
  • Puedes ahorrar costes: principalmente de mantenimiento y de software.
  • Es escalable: puede crecer y a lo bestia con poca (poquísima) inversión.

Estas ventajas están haciendo que muchas empresas opten por acceder y trabajar desde la nube.

Seguridad y privacidad

La siguiente pregunta lógica sería: Entonces, al estar en Internet, si yo puedo conectarme ¿el resto también puede conectarse?

Pues sí y no. Si tienes una nube a la que accedes por usuario y contraseña (normalmente todas) y eres lo suficientemente listo como para no picar cuando te intentan hacer phising o tu contraseña es más compleja que ‘123456’, nadie más que tú con ese usuario y contraseña debería poder acceder. Al final es tan segura como tú la hagas.

Los servidores, normalmente, son de compañías que protegen muy mucho su acceso. A ninguna de las grandes compañías de Internet le conviene que puedan hackearla. Normalmente, casos como el Celebgate de 2014 han sido debidos a ataques a las propias cuentas a base de fuerza bruta o phishing. Y no ha sido de un día para otro. Estamos hablando de mucho tiempo de «trabajo».

Eso o la nube de Apple tiene más agujeros que un queso gruyere. Que a saber. Quizá por eso usan servidores de Google. 🙂

Todo el mundo quiere su nube

Me hace mucha gracia este tipo…

Además del servicio de Apple (iCloud), Microsoft (OneDrive), Google hay otras muchísimas empresas que tienen nube.

Ya está claro qué es una nube. Ahora, voy a explicarte de una vez qué es Google Drive y por qué debes usarla.

Para empezar, Google Drive es gratuita. Sólo con tu cuenta de Gmail ya dispones de 15GB para que puedas subir todo lo que quieras y tener accesibilidad total. Además, Google Drive se integra con Google Fotos (nube para fotos sin límite de tamaño aunque con condiciones… que puede que no te gusten) y el propio Gmail.

La fuerza está en los servicios adicionales

No sólo tienes acceso a todos tus archivos desde cualquier lugar desde el que tengas Internet con tu cuenta de Google. Hay más.

Para empezar, puedes descargarte una aplicación llamada Google Backup And Sync. Esta herramienta, una vez instalada, permite mantener sincronizados todos los archivos del disco duro de tu ordenador con Google Drive. Es decir, puedes subir todo lo que tienes y mantenerlo replicado en todos los sitios donde tengas instalado Backup And Sync.

Además, podrás usar todos tus documentos gracias a las aplicaciones que Google pone a tu disposición de forma gratuita:

  • Documentos de Google, Google Docs o la versión de Google de Microsoft Word.
  • Hojas de Cálculo de Google, Google Spreadsheet en inglés… o lo que viene siendo la versión de Excel.
  • Más: Google Presentaciones (adivina) o Google Formularios (maravillosos para hacer pequeñas encuestas).
  • Aplicaciones para leer PDF’s, notas de texto sencillas… y muchas muchas más que puedes integrar.

Por eso, contestando a la pregunta del título: Deberías estar usando ya Google Drive porque puedes manejar toda la ofimática de tu ordenador desde un único lugar, con aplicaciones gratuitas y con copias de seguridad que se sincronizan al momento.

Personalmente, tengo sincronizados todos mis documentos y fotos.  Cada vez que descargo una foto en la carpeta de Imágenes el sistema me las sincroniza con Google Fotos. Y cuando digo todos mis documentos, son to-dos y no uso más de 15GB.

Si aún así, necesitas más de 15GB las opciones de ampliación para cuentas particulares son muy baratas. También tienen disponibles planes de empresa.

Planes de pago disponibles en Google Drive

Planes de Google Drive disponibles

Ganando en seguridad y tranquilidad

La herramienta de sincronización me permite disponer, en mi caso, de tres copias de mi información:
una por cada uno de los ordenadores que uso y otra más, la de la nube. Puede parecer todo un despliegue pero soy informática… ¡no me juzguéis! 

La realidad es que soy muy comodona 😉

En mi caso, tengo muchos documentos creados en Word y me resulta más sencillo tenerlos sincronizados que abrirlos y trabajarlos desde GDocs. Si no tienes grandes despliegues de títulos, formatos, colores, etc, GDocs es más que suficiente.

Aún así, no pienses que Docs es insuficiente: es un gran editor de textos. De hecho, todas las herramientas lo son.

¿Sabéis lo mejor? A mi Google Drive me ha dado muchísima tranquilidad.

Ya no estoy preocupada por pérdida de información, roturas de disco duro o historias. Hace años, esto me obligaba a parar y a rehacer mi «mundo». Lo tengo todo replicado y bastante más seguro que en mi ordenador. Y no podéis imaginar lo tranquila que esto me hace estar. 🙂

Espero haberte convencido de que necesitas usar la nube de Google ya. Si quieres saber cómo exactamente puedes sacarle partido no te pierdas próximos artículos donde explicaré todo lo necesario para trabajar con ella.

Y como siempre, si tienes cualquier otra duda adicional ¡no te la quedes dentro! Coméntala en el post o mándame un email. ¡Estaré encantada de escuchar tu opinión!

instalar actualizaciones: necesario para tu seguridad

Aviso: por qué instalar actualizaciones puede ahorrarte disgustos

By Recomendaciones, Seguridad 2 Comments

Un día cualquiera en la vida de cualquiera de nosotros…

(Abriendo el móvil)
«Uffff… chorrocientas actualizaciones pendientes… de verdad, qué pereza…. paso… »
«Quizá no debería pasar pero… acabaré con problemas de capacidad…»
«No entiendo, la verdad, la razón de tanta actualización… Es una tontería…»

¿Te sientes reflejado con alguna de esas frases? Yo sí. Y quien dice abriendo el móvil dice arrancando el ordenador… Así que como ves, se trata de un problema muy común. A todos nos da pereza bajarnos todo ese mogollón de actualizaciones que cada dos o tres días (o esa es la sensación) aparecen en la barra de notificaciones. Pero… 🙂

Debes instalar actualizaciones.

Has leído bien, he dicho debes. Hay muchas buenas razones por las que instalar actualizaciones es lo correcto. Hay diferentes tipos de actualizaciones y cada una aporta algo que hace que el software (ya sea ordenador o móvil…) mejore. No es lo mismo dejar pasar una actualización de seguridad de Windows, que la última versión de la app de El Tiempo.

Aviso, entro en modo tía pesada

Nuestra vida está cada vez más en los ordenadores ¡no los dejes desatendidos si no quieres llevarte un disgusto!

  • Cualquier actualización de Windows / Apple / Google o cualquier otra aplicación que contenga información sensible como datos personales, e-mail o datos financieros, debe ser instalada a la mínima oportunidad. 
  • Utiliza los servicios en la nube cuando puedas y asegúrate de que sólo tú tienes acceso a ellos. La nube tiene grandes ventajas que comentaré en posts venideros (así que no dejéis de suscribiros al blog si no lo estáis ya) aunque estoy segura que has oído hablar de ataques y de famosos que de repente inundan la red con fotos que les han robado, ten en cuenta que la gran mayoría de esos ataques han sido debido a que nosotros somos el eslabón débil. Somos nosotros quienes dejamos la puerta abierta… Con todo lo que se juegan las grandes empresas en cuanto a seguridad ¿de verdad crees que es fácil hackearles? 

    La forma más común para realizar estos tipos de ataques son la «fuerza bruta»: pones a un programa a las puertas de una contraseña y a base de probar todas las combinaciones posibles acaba por descubrirla y ¡listo! Por eso las contraseñas deberían ser más complejas que el nombre de tu primera mascota… Algo más complejas, no nos pasemos tampoco. Alguna letra mayúscula, algún número, algún símbolo… y que no aparezca en el diccionario.

  • Las actualizaciones de antivirus y antispywares, deberían ser diarias. Instalar actualizaciones de este tipo de software debería ser como el respirar y el comer…
  • ¡No descuides los navegadores! Normalmente las actualizaciones de los navegadores mejoran la estabilidad, el consumo y la eficiencia general del mismo pero en ocasiones, también traen actualizaciones que redundan en la mejora de la navegación por Internet.

Y ahora, a actualizar vuestros dispositivos ¡que os estoy viendo venir! 😉

P.d.: En cualquier caso, si te resulta farragoso, no dudes en llamarme. Hacemos un Skype o una consultoría presencial, ponemos al día tus dispositivos y te marchas con la tranquilidad que da el saber que tienes todos los sistemas actualizados. 🙂

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