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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

El bloqueo de tiempo: técnicas de productividad

By Podcast, Proyectos, Tecnologías No Comments

La técnica del bloqueo del tiempo es una de esas técnicas que en cuanto aplicas más te sorprenden.

La técnica de bloqueo de tiempo consiste en algo tan sencillo como dedicarte a hacer una única cosa a la vez.

Espero que en el último episodio de la temporada de este podcast te lleves  la sensación de que vas a poder ponerlo en práctica sin problema.

Encuentras el episodio en Spotify y además, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Este es el último episodio de la temporada, ya os adelanto que en Septiembre retomamos con fuerza y tengo un montón de episodios pensados y planificados.

Así que como broche final a la primera temporada del podcast voy a hablaros sobre una de las técnicas que particularmente más me han sorprendido. Si aplicas esta técnica (o estas técnicas), te aseguro que tu rendimiento, tu productividad, crecerá mucho más de lo que podías imaginarte.

No hay mejor forma de hacer crecer tu empresa que planificando y centrándote en ello. Pero como managers, o directivos, autoempleados, no hay cosa más complicada que precisamente esa, verdad? Centrarte es todo un logro.

Las constantes interrupciones, las reuniones con clientes, proveedores… La gran cantidad de trabajo que vamos acumulando día tras día no nos permite enfocarnos.

Por eso, trabajar en mejorar este aspecto acaba proporcionando grandes resultados. Aunque te pongas tres pequeños objetivos cada día, si lo multiplicas por 365 día… Más de 1000 objetivos conseguidos en un año. Tenemos que acostumbrarnos a ver las cosas a largo plazo.

En el episodio anterior, os decía que había que conocerse a uno mismo. Que nuestro propio cuerpo nos dice cuándo es mejor para nosotros crear o levantar pesas. El problema es que no nos prestamos atención. Vamos con las orejeras puestas y no nos paramos a mirar para adentro.

Así que lo primero es conocerse, parar y entender cuándo hacer según qué.

Una vez que te conoces es cuando puedes emplear técnicas y herramientas para trabajar aún mejor de lo que ya lo estás haciendo.

Por ejemplo, la automatización o la programación de correos electrónicos. Herramienta que no existía hasta hace unos años y que nos hace la vida más sencilla a muchos.

Descansar es necesario, por supuesto, pero ponerte dos horas un domingo a adelantar trabajo no implica que tus clientes, tus empleados o tus proveedores tengan que saber que lo estás haciendo.

Hay técnicas llamadas “inbox zero” que te dan paz mental. Y que directamente consisten en dejar la bandeja de entrada limpia cada día. Para ello, utilizan herramientas como la de posponer, que permite que un correo que llega a tu bandeja de entrada si no puede ser tratado hoy, sea reenviado de nuevo en unos días para tratarlo más adelante.

En qué consiste el bloqueo de tiempo

Hay diferentes técnicas de bloqueo de tiempo pero todas se basan en lo mismo.

La técnica del pomodoro

Si me sigues en instagram o en alguna otra red social, seguro que me has oído hablar de ella. El pomodoro se basa en dividir las horas en tiempos de 25 minutos descansando 5 entre bloques. Es decir, te pones a trabajar sólo 25 minutos. Pasado ese tiempo, descansas 5 y vuelves con otros 25. Te costará dejar de trabajar una vez estés centrado.

Después de una hora, te tomas un descanso algo más largo de unos 15 o 20 minutos.

Esta técnica, se usa mucho para estudiar porque nos da algo de respiro cada 25 minutos de estudio intenso.

Y se basa en el conocimiento de que nos cuesta ponernos con algo. Sobre todo si es algo pesado y costoso de hacer o incluso aburrido. Pero como sólo son 20 minutos…

La técnica 52/17 y la 90/20

Otra técnica más es la del 52/17 que consiste en trabajar 52 minutos y descansar esos 17. Y esos 17 son desconexión total, te vas a dar un paseo, hablas con tus compañeros, lees… lo que quieras. Otra más, la de 90/20. Trabajas 90 minutos y recuperas 20.

Estas técnicas sólo son posibles si eliminas las distracciones, si dejas tu móvil en silencio por un rato, aunque nos cueste hacerlo.

Biológicamente, no podemos mantener la atención durante más de 90-120 minutos. No tiene sentido forzarnos a trabajar tres horas seguidas a la máxima concentración. No lo lograremos. Salvo que seas Elon Musk. O Bill Gates.

Todo esto al final, no son más que técnicas de bloqueo de tiempo.

¿Cómo aplicamos estas técnicas de bloqueo de tiempo a un calendario sobre saturado de cosas?

No nos queda otra.

Bloqueando, eliminando y delegando. Hay que aprender a decir no.

No es lo mismo ser eficaz que ser eficiente, ya lo vimos en el episodio anterior. Además, la productividad es muy subjetiva. Pero creo que convienes conmigo en que tener la agenda llenas de cosas por hacer sólo consigue una cosa. Agobiarte.

Para saber realmente si una tarea tienes que hacerla tú o no te recomiendo la matriz de Eisenhower, es una herramienta muy sencilla de aplicar que te ayudará a tener una visión más clara de si algo merece la pena o no.

Una vez determines de esa lista interminable de tareas si lo que tienes que hacer merece la pena que lo hagas o no, es el momento de dedicarte a bloquear tu tiempo.

¿Cómo lo hacemos?

Hemos visto por encima distintas técnicas de bloqueo de tiempo. Ahora, se trata de ajustar y utilizar la que más te guste.

Vete probando, tal vez la técnica 90/20 sea demasiado para ti porque tus obligaciones te lo impiden.

Por lo general, con tareas que no requieren mucha concentración la pomodoro, funciona muy bien.

Vale, todo esto es la teoría, lo sé. Toca la práctica. Y te aseguro que vas a tener muchísimas resistencias a la hora de ponerlo en marcha. Sé consistente. Hazlo una semana. No lo dejes al tercer día, créeme, merecerá la pena.

La idea que vamos a trabajar aquí es: en este rato sólo me voy a dedicar a esto y a nada más.

Por nada más, se entiende nada de interrupciones. Nada de llamadas de teléfono, nada de e-mail. Nada. Sólo una cosa.

Para empezar vamos a pillar tu calendario. Me da igual si llevas una agenda, si usas el calendario de google, el de Outlook… no importa. Empieza eligiendo un día para planificar. Puede ser el lunes a primera hora o el domingo a última hora. Hay mucha gente a la que la tarde del domingo le viene bien porque la planificación le ayuda a liberarse de la ansiedad de precisamente la “tarde de domingo”.

Es lo primero que vas a bloquear en tu calendario. Tu rato de planificación.

Lo siguiente es… tu rato de descanso. El tiempo que vas a dedicar a comer, a hacerte la comida, a descansar, a leer, a relajarte, a hacer ejercicio.Es algo que se nos olvida y jamás debemos olvida que la salud, es lo primero y más importante. Así que ponlo en tu calendario.

Ahora, sabiendo ya cómo se mueve tu energía, qué horas son tus horas pico, bloquealas a esas tareas que son duras, las más importantes.

Esto ya lo tocamos cuando te expliqué cómo planificar tu tiempo, trabaja en tareas de máximo una hora de duración. A la hora de estimar, no te preocupes, todos fallamos.

Estimando, estimando… me la di patinando

Elon Musk estimaba que en 3 o 4 años tendría Space X funcionando y tardaron 6 años en hacer su primera órbita. 15 años más tarde, lograron reutilizar un cohete. Y recientemente, 18 años después, lograron llevar a gente a la Estación Internacional.

He de confesar que conocer esto a mi me ha ayudado a relajarme, uno de los principales problemas que los gestores tenemos siempre son precisamente las estimaciones. Y mira, si un tipo con la cabeza de Elon Musk puede fallar, también podemos el resto de los mortales.

Fallamos todos a la hora de estimar. Una estimación es eso, una estimación.

No te juzgues pero tampoco te sientes a remolonear.

Ahí está la ley de Parkinson que dice que una tarea se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para realizarla.

Es decir, si crees que puedes hacer una tarea en 6 horas, seguramente será cierto. Y posiblemente podrías haberla hecho en 3. Exactamente la misma tarea.

Cuando planifiques, tenlo en cuenta. Pero no te juzgues, que estamos en proceso de aprendizaje constante.

Si te puedo dar un consejo, si bloqueas una hora, no lo hagas de forma completa, es decir bloquea 50 minutos. Los otros 10 son “cambio de contexto”.

Y por supuesto, sé flexible. No somos máquinas.

Si te llama uno de tus mejores clientes en medio de tu hora de gestionar el correo electrónico, pues tendrás que atenderle. Y no pasa nada. Pero comprende el valor de tu tiempo. Igual tu mejor cliente no tendría que estar hablando contigo para según qué. Quizás tienes que delegarlo a otra persona. Quizás puedas atenderle 5 minutos pero pasarle la tarea a alguien más.

Acostumbra a tus clientes y a tus empleados, si los tienes, a que entiendan que hay un horario de consulta. Un horario en el que vas a responder y un horario en el que no.

Por último, otro mito que nos vamos a cargar hoy… la multitarea no existe. A poco que estudies un poco sobre el funcionamiento del cerebro humano te darás cuenta de que es un mito. Y lo peor, esas interrupciones son negativas para nuestro cerebro.

Reflexiones finales sobre el bloqueo de tiempo

  • Conócete, comprueba qué horas son mejores para qué.
  • Planifica
  • Bloquea tu calendario, bloquea tu tiempo con la estrategia que más te guste.
  • Elimina al máximo las distracciones.
  • Trabaja en una única cosa a la vez.

Volveré como te he prometido en Septiembre con muchas más técnicas y herramientas que te ayudarán a hacer crecer tu empresa.

Un abrazo fuerte y nos vemos, pronto.

Notas del podcast:

¡Nos vemos en Septiembre!

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Qué entendemos por productividad. Técnicas para ser más productivo

By Podcast, Proyectos, Tecnologías No Comments
¿Qué entendemos por productividad? ¿Cómo se puede medir la productividad?
A estas preguntas voy a intentar dar respuesta en este episodio.
Te dejo el episodio, en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

¡Y ojo que vengo a desterrar mitos! Sobre todo a la hora de hablar de esas técnicas que algunos gurús de la productividad te explican. Si quieres aprender un poquito más sobre cómo enfocamos esto algunos profesionales, no te preocupes que te lo cuento todo ahora.

¿Qué es la productividad? ¿Qué entendemos por productividad?

Pues bien, la definición que más me gusta es la que da la RAE: Relación entre lo producido y los medios empleados

Aplicado a nuestro mundo empresarial, está claro, ¿verdad?

Si hablamos de una empresa de servicios, sería cuánto trabajo sacamos adelante en las horas que tenemos destinadas para ello.

Si hablamos de una empresa de productos, cuántos productos creamos a lo largo del tiempo. Bien sea al día, la hora, el mes…

En la productividad empresarial entran factores tanto internos como externos a la propia empresa. Por ejemplo, para crear un producto, por lo general, tenemos que disponer de materias primas, de la infraestructura necesaria para trasladarlos a nuestra empresa, incluso de las diferentes políticas gubernamentales que pueden afectar…

En la productividad personal, tenemos que conocernos, fundamentalmente.

Y por supuesto, la productividad empresarial depende también de como de productivo sea tu personal…

Podemos pensar, y estamos en lo cierto, que la productividad tiene mucho que ver con la eficacia o la eficiencia.

Ser eficaz implica que hemos alcanzado unos objetivos fijados, no importa cómo.

Ser efectivo, es ser eficaz con el menor uso de tus recursos. Por ejemplo, en el menor tiempo posible, o en con el mínimo gasto energético.

¿Cómo se puede medir la productividad?

Depende de en qué entorno o sobre qué tipo de empresa estemos hablando. En una empresa que produce bienes no podemos pensar sólo en cuánto sale de la fábrica cada hora por ejemplo. También tenemos tener en cuenta el volumen de ventas de nuestro equipo.

Además, depende absolutamente de la complejidad. No es lo mismo una fábrica de electrodomésticos, que un despacho de abogados.

Además, nosotros podemos utilizar diferentes indicadores.

Los programadores a veces usamos algo tan “tonto” como contar cuántas líneas de código escribíamos en una hora para estimar cuánto nos podía llevar un programa y a partir de ahí, determinar si estabas siendo o no productivo.

Cuántas palabras escribes en una hora. Cuántos correos respondes. Cuánto tiempo has dedicado a escribir los posts de tu empresa en RRSS.

Y en muchas ocasiones, las personas que entregamos servicios, los psicólogos, abogados, arquitectos, lo tenemos aún más difícil que una empresa más tradicional para conocer nuestra productividad.

Si trabajamos con un ordenador o en el móvil, déjame recomendarte herramientas como Toggl o Tracking Time para ayudarte a determinar cuánto tiempo le dedicas a una tarea.

Recuerda que lo que no se mide, no se conoce.

¿Cómo podemos ser más productivos?

Hay múltiples formas que aplican a los diferentes ámbitos que estamos tratando en este episodio.

Desde instalar un gestor de proyectos (como los que te expliqué en los dos episodios anteriores) a tener un entorno de trabajo agradable con buena ventilación y una gran iluminación, darles ratos de ocio a nuestros empleados o permitir que teletrabajen cuando lo necesiten…

Y aquí entro en la parte de productividad personal que quiero tratar ahora.

Es en estos casos donde nos encontramos con uno de esos mitos que quiero desterrar en este podcast.

Muchos gurús te dirán: levántate temprano, aprovecha tu mañana, a las 5 en pie, vamos, que sólo te arrastrarás los primeros días… haz ejercicio, medita, y ya está, ¡a trabajar!

Y lo siento, pero no. No puedo levantarme a las 5 de la mañana, si no es para tomar un avión. Y lo hago dormida. No puedo tomarme un zumo verde o un bullet cofee (que para los no iniciados, es un café con mantequilla de ghee) para empezar motivado. Sólo me entra el café, con el objetivo de hacer que mi melatonina reaccione…

Y es que, sorpresa sorpresa, no funcionan las mismas técnicas para todos.

Tenemos que conocernos.

Y sobre todo, no luchar contra nosotros mismos. Particularmente, dejarme llevar en este sentido, supuso un alivio. Hay mucha, muchísima gente que sabe de esto, diciendo: levántate a las 5. Medita, aprovecha tu día…

Y los que literalmente, no podemos hacerlo, ¡nos sentimos hasta mal! He pensado muchas veces, soy una inútil. Y no, no se trata de eso. Es que mi cuerpo no da.

Tenemos que ser capaces de ver dónde están nuestras horas pico y nuestras horas valle. Tenemos que comprender que hay gente que rinde mejor por la mañana que por la tarde, otros, al revés.

Cronotipos al poder

Asumo que conoces o has oído hablar de los cronotipos y como en este podcast estoy desterrando mitos, desterremos el mito de los búhos y las alondras.

Conocer tu cronotipo, conocer cómo funciona tu cuerpo, es fundamental para esto de la productividad. Michael Breus, psicólogo, al que conocí por Sandra Guerrero (todos los enlaces en la parte final) establece que existen cuatro tipos de personas.

En el artículo de la Vanguardia que te enlazo, explican de una forma resumida los cuatro tipos que este psicólogo propone.

Si no tienes aún claro qué cronotipo eres, siempre puedes hacer el test (está en inglés pero es sencillo) o comprar su libro.

Por qué te hablo de todo esto… pues porque esta es la razón por la que algunas personas somos “amables” y “activos” a partir de las 10 de la mañana y no a las 7 como muchos proponen.

Déjame darte ejemplo:

Puedo pasar sin desayunar. Dame un café. Y déjame dar vueltas por la casa, sin hacer nada hasta mi hora de trabajo… de hecho, mis horas picos son a partir de las 12 del medio día… Tengo un pequeño bajón pasadas las 16h y a las 18 ya estoy en marcha otra vez…

Una de mis mejores amigas, es de las que se despiertan a las 5:30 de la mañana, desayuna, hace ejercicio y se va a trabajar… Ole ella.

Conozco a otra persona que es claramente un delfín, como lo define el Dr. Breus. Literalmente, su energía va pegando botes durante las 24 horas.

Todos estos diferentes cronotipos y comportamientos te darán pistas sobre cómo puedes mejorar tu productividad.

No luches contra tu cuerpo, de verdad.

Procura adaptarte, porque al final todos tenemos que adaptarnos a un horario, pero no luches intentando levantarte a las 5 cuando no puedes. Igual necesitas permanecer despierto de noche, estirarla un poco, cuando los demás duermen, para conseguir avanzar en lo que te hayas propuesto hacer.

Incluso atado a un horario, puedes ajustarte… Si no puedes empezar a las 8 de la mañana con una reunión, retrásala un poco. A media mañana o antes de comer… Si trabajas de cara al público y por la mañana estás creativo, aprovecha para crear… lo que sea que hagas, desde los posts en tus redes sociales a pasteles…

Lo principal en cuanto a la productividad personal, es conocerse a uno mismo.

Luego podemos empezar a trabajar en mejorar.

¿Qué técnicas podemos utilizar para mejorar la productividad de nuestra empresa o de nosotros mismos?

Si tienes una empresa, algo que siempre siempre te ayudará a mejorar la productividad es tener empleados motivados y animados. Invierte tiempo en su formación, trabaja en la comunicación interna y procura tener una buena organización que permita que tus empleados sean proactivos. Cosas como tener una wikipedia interna para que todos conozcan cómo están organizados y sistematizados los procesos de la empresa, es súper útil.

Motivar a tus empleados, pasa por trabajar con ellos desde el plano emocional y mental. Escúchales, que se sientan involucrados. Dales reconocimiento y cuando puedas, prémiales. Ten en cuenta, que el tema dinero, en muchas ocasiones, no es lo más importante.

Procura modernizarte, innova con tu empresa. Planifica, por supuesto, trabaja en tareas y proyectos tal y como te he contado en el episodio 12 del podcast.

En cuanto a la productividad personal

Empieza por centrarte. Determina qué vas a hacer. Planifica, establece metas y recompensas. Y céntrate. Nuestro cerebro es un vaguete, ya me lo has oído decir en alguna píldora y le cuesta centrarse pero luego le cuesta dejar esa concentración.

Pon el modo avión si lo necesitas y no dejes que las notificaciones te molesten. Intenta trabajar en periodos de tiempo de 20 o 40 minutos haciendo pequeñas paradas cada hora.

Usa herramientas para programar tus correos o para posponer los que tengas que tratar. Hay algunos programas que te indican cuántos e-mails tienes en la bandeja de entrada, sin entrar en la bandeja de entrada.

Una de las técnicas que mejor funciona para ser súper productivos es el sistema de bloqueo de tiempo o time blocking. Lo recomiendo muchísimo y lo aplico de forma diaria. De esta técnica en concreto te hablaré la semana que viene en el último podcast de la temporada.

Como has podido leer, por si no estaba suficientemente claro al principio, la productividad empresarial está íntimamente relacionada con la productividad personal.

Es lógico, somos personas, somos humanos intentando dar lo mejor de nosotros mismos aunque a veces no lo consigamos.

Espero que mi punto de vista sobre la productividad y las técnicas y herramientas de las que te he hablado te ayuden a ser más productivo y sobre todo, a conocerte mejor.

¡¡El próximo viernes, último episodio del podcast por esta temporada!!

Notas del podcast:

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Qué es Trello y cómo dominarlo

By Emprendimiento, Podcast, Proyectos, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

Trello es el programa del que te hablo en el podcast y artículo de hoy.

Dominar Trello puede llevarte al éxito en tus proyectos. A que puedas pasar de ilusiones y deseos a hechos realizados.

Trello es fácil, intuitiva y sencilla de usar. ¡Si quieres conocer cómo puedes dominarlo, no lo dudes y dale al play! Como siempre además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

Trello es una gran herramienta de gestión de proyectos con la que aplicar el método posiblemente más sencillo de gestionar, que no es otro que Kanban.

Como te conté en el episodio 12, los gestores de proyecto pueden ayudarte a pasar de ”deseos” a objetivos cumplidos. Y en el episodio 13 te expliqué cómo puede ayudarte Asana a gestionar tus tareas y tus proyectos.

Hoy le toca el turno a Trello.

Trello es también una aplicación web y móvil con el que puedes tener control absoluto del proyecto permitiéndote usar la metodología de gestión más sencilla (dicho entre comillas) de las que hay en este mundo nuestro de la gestión de proyectos. Está dicho entre comillas. Porque para aplicarlo a nuestro caso, en realidad, he quitado mucho “condimento”, he quitado mucho de la salsa que hace realmente a Kanban muy interseante, pero para lo que nos interesa, que es gestionar tareas de nuestro día a día que nos lleven a lograr un objetivo final, nos vale.

En esta metodología, tenemos en su modo más sencillo, tres columnas. Las tareas, se apuntan en un post-it o tarjeta, física o virtual y se mueven de una columna a otra.

Las columnas más sencillas serían “pendiente”, “en curso”, “finalizado”.

A diferencia de la metodología en cascada, aquí no esperamos a una tarea para arrancar otra, salvo que sea demasiado dependiente entre sí. Lo ideal es ir haciendo pequeños cambios. Lo veremos todo ahora con un ejemplo.

Cómo usar Trello para gestionar tus proyectos

Trello es un gestor de tareas online intuitivo, sencillo y gratuito. Se basa en lista de tareas y trabaja con los tableros de Kanban. Estos tableros, como te he explicado antes, en el mundo real serían tableros físicos y habría uno por proyecto.

Es decir, el proyecto “crear mi web para vender por el online” tendrá un tablero, distinto al proyecto “escribir en el blog”

Esos tableros en los que insisto tanto se dividen en columnas y de la manera que mejor se ajuste a cada caso.

Una vez te des de alta en la web de Trello, la propia aplicación te hace de guía. Esto es algo que deberían copiar otras muchas herramientas. Esa guía lo primero que te explica es que debes crear un tablero.

Los tableros pueden ser públicos o privados y puedes invitar a miembros, externos a tu organización, a que visualicen un tablero. Por supuesto, cuentas con gestión de permisos para que vean sólo lo que necesiten ver.

Usando tableros y tarjetas

Una vez tengas el tablero creado, toca crear la lista de tareas o columnas. No es obligatorio, no está escrito en piedra, que tengan que ser “pendiente”, “en curso” y “hecho”. Si trabajas en una empresa donde claramente hay una cadena de trabajo en un proyecto, puedes dividir las columnas por secciones o departamentos.

En este caso el tablero sería toda la cadena de producción. Y cada columna, los estados o departamentos por los que pasa el producto.

Después añadiremos las tarjetas, que son las tareas donde queda recogido qué es lo que hay que hacer. Y en este punto, es donde Trello despliega su magia, por decirlo así.

Asociada a cada tarjeta puedes añadir todo lo que se te ocurra.

  • Puedes crear comentarios asociados a la tarea.
  • Asignar a una o más personas del equipo para que la lleven a cabo.
  • Puedes adjuntar ficheros.
  • Añadir fechas de vencimiento.
  • O indicar etiquetas con colores…

Las etiquetas te sirven para identificar de forma visual qué tipo de tarea es, o por ejemplo, en una empresa, qué equipo está involucrado en la misma.

Mediante los colores, de un vistazo puedes comprobar quién tiene que hacer qué y cuándo. Que al final es en lo que se basa toda la herramienta. En hacer algo fácil y visual que te permita llevar el control del proyecto.

Lo vemos todo con un ejemplo

Recuperemos de nuevo el ejemplo que te puse en el episodio 12 del podcast donde una persona quería crear la página web de su empresa para entrar en el mundo online.

En este caso, el proyecto y tablero sería: Crear la web.

Las diferentes columnas podrían ser perfectamente

  • Por hacer
  • En curso
  • Finalizado

Una de sus tareas, era contratar a un programador y aquí hay dos opciones, según te guste.

O bien indicas en la tarjeta “contratar a un programador” y añades dentro de la tarjeta las diferentes tareas mediante un checklist como te explicaré a continuación o aplicas la metodología kanban y mediante pequeños cambios incrementales, especificas las subtareas como tarjetas.

Mi recomendación es precisamente, desglosar en las tarjetas las subtareas a hacer. En este caso, serían:

  • Realizar una búsqueda en google para encontrar programadores en mi zona.
  • Contactar con tres programadores.
  • Revisar los presupuestos.
  • Contactar con el programador elegido.

Recuerda lo de pequeños cambios incrementales. Que parece que no digo nada pero digo mucho. Aquí sí que tiene sentido desglosar tan a fondo porque al final, lo que da sensación de avance del proyecto es mover la tarjeta de “realizar la búsqueda en google” de la columna “Pendiente” a “Hecho”.

Porque una cosa que no te he dicho es que sí, la tarjeta se mueve físicamente de una a otra columna.

Puedes moverla directamente al final, puedes moverla de final a principio… como quieras. Pero siempre tienes que tener la tarjeta en el punto en el que estés.

En caso de que la tarea sea larga, por ejemplo de varias horas de duración, puedes dejarla en la columna correspondiente. Si tienes una tarjeta que es: escribir un artículo para el blog, puedes dejarla en la columna de “en curso” durante el tiempo en que la estés haciendo.

Creo que es obvio pero hay que mencionarlo.

Como te contaba antes, si la tarea es compleja, puedes añadirle una checklist, una lista de subtareas, que puedes ir tachando. Siguiendo con el ejemplo de la web, una de las tarjetas podría ser

Contactar con tres programadores y pedirle presupuesto

Y a su vez esta tendría las siguientes subtareas:

  • Buscar en google
  • Contactar con los programadores

Si vas marcando como realizadas esa lista de tareas, tendrás una visual de cómo de avanzado está el tema gracias a un porcentaje en forma de línea que se va rellenando.

A la hora de nombrar las tareas, y dado que es algo muy visual, lo ideal sería que el título y la descripción quedaran perfectamente definido para que de un simple vistazo, vuelvo a lo mismo, entiendas de qué va el tema. Si quieres entrar en detalle, pincha dentro de la tarea.

En la vista de tablero, dentro de cada tarjeta, un icono representará todo lo que has incluido.

Si has añadido ficheros adjuntos, como pueden ser los presupuestos, aparecerá el icono del clip típico. Si está asignada a una persona, aparece su foto o su icono.

¿Qué pasa si quieres eliminar definitivamente una tarjeta?

Pues puedes archivarla para que desaparezca de tu vista o borrarla definitivamente.

Cuando estableces fechas de vencimiento en la tarjeta, Trello envía avisos a modo de recordatorio ya sea mediante la app o por e-mail. Esto es totalmente configurable.

Sólo con esto, ya podríamos empezar a manejar todos nuestros proyectos en Trello pero por supuesto, hay mucho más.

Podríamos, pinchando en el nombre de un miembro del equipo, ver toda la actividad que ha realizado.

Si pinchas en tu propio nombre dentro del tablero, puedes ver y organizar, todas las tarjetas que tienes asignadas.

Su buscador es otra herramienta bien potente que te permite encontrar lo que buscas en cualquier parte en la que se encuentre.

Y cómo no, integraciones:

Es difícil explicar aquí todas las integraciones disponibles, lo mejor es que lo busques directamente con trello pero como te puedes imaginar, tiene integraciones o power-ups como ellos les llaman con las principales herramientas de trabajo colaborativo como Google Drive, que  te permite crear y adjuntar toda clase de archivos de google que aparecerán en el reverso de la tarjeta.

O Slack, para compartir con el equipo tarjetas.

Con Microsoft Teams, con Mailchimp, Evernote, Google Calendar o Dropbox.

Incluso con otras herramientas con las que no tienen integraciones, como Toggl, la cual mencioné en el episodio anterior como un buen sistema de revisión de tiempo dedicado a las tareas, la puedes integrar a través de otra herramienta externa llamada Zapier.

Zapier, por dejarla definida, es una aplicación web que permite conectar herramientas entre sí

Automatizaciones con Butler

Butler o Mayordomo es una herramienta que te permite automatizar tareas. Puedes crear botones, reglas y órdenes programadas para realizar acciones dentro de los tableros.

Ejemplos:

Podríamos crear una regla de forma que, cuando alguien introduzca una tarjeta en la columna de “pendiente” automáticamente se asigne un miembro del equipo a la tarjeta y se mueva a la primera posición de la lista de tareas de esa persona.

Estas automatizaciones están limitadas, es decir, en la versión gratis de la herramienta se hace 1 automatización por tipo. En las notas del podcast te dejo el enlace al funcionamiento de Butler y su coste.

Como en todas estas herramientas, tienes versión gratis y luego diferentes niveles de pago. Como última recomendación, si quieres conocer Trello a fondo, no dudes en consultar su base de datos de conocimiento que te dejo entre las notas.

Notas del podcast:

¡Nos vemos en el próximo episodio!

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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Asana: cómo usarlo para para gestionar tus proyectos

By Podcast, Proyectos, Tecnologías No Comments

Asana es una herramienta de gestión de proyectos que te ayudará a controlar, planificar y sacar adelante todos los proyectos que te propongas. Ya sean empresariales o personales. En su versión gratuita contiene muchísimas funcionalidades que te harán mucho más fácil la gestión de tus proyectos.

Si quieres conocer cómo puedes usar Asana para gestionar tus proyectos, dale al play.

Recuerda que además de en Spotify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

 

Como te he contado, el objetivo del episodio de hoy es que conozcas un poco más qué es Asana y cómo puedes usarlo para gestionar tus proyectos.

En el episodio 12 te conté que los gestores de proyecto pueden ayudarte a pasar de ”deseos” a objetivos cumplidos. Por eso hoy y en el siguiente podcast voy a hablarte de las dos herramientas que te pueden ayudar a gestionar cualquier proyecto que te propongas.

Asana, es el primero de ellos. Se trata de una aplicación web y móvil con el que puedes tener control absoluto del proyecto permitiéndote usar diferentes metodologías.

En el podcast anterior, si recuerdas, te hablé de las dos metodologías que más fácilmente podemos aplicar en nuestro día a día ya sea empresarial o no.

Son la metodología de “cascada” donde una tarea se hace detrás de otra y la metodología “kanban” donde las tareas, pasan de una columna a otra. De pendiente a estamos trabajando en ello y de ahí a finalizado.

Cómo usar Asana para gestionar tus proyectos

Asana es intuitivo y fácil de usar. Se basa en listas de tareas.

Para empezar tienes que crear un espacio de trabajo y tu propio proyecto y a partir de ahí puedes empezar a añadir todas las tareas del mundo.

Partimos de una tarea “grande” y la vamos separando en tareas que se pueden que realizar de forma independiente.

Es decir, partimos de una tarea principal. En el ejemplo que te puse en el episodio 12 donde una persona quería crear la página web de su empresa para entrar en el mundo online, una tarea principal sería, por ejemplo:

Contratar a un programador.

Y como subtareas podríamos tener:

  • Realizar una búsqueda en google para encontrar programadores en mi zona.
  • Hablar con X para que me diga que programador le creó la web.
  • Contactar con tres programadores.
  • Revisar los presupuestos.
  • Contactar con el programador elegido.

Por lo general, mis subtareas tienen una duración de 1 hora. Si hay algo que no puedo hacer en una hora, es porque hay que dividirla un poco más.

Aquí ya entra en juego cómo gestiones tu tiempo. En el caso anterior, podríamos unir realizar la búsqueda en google y contactar con los programadores en la misma tarea porque no tardas una hora en hacer una búsqueda en google…

Cuando creas las tareas en Asana, en el momento de crearlas, le das un título y aparece una casilla de verificación, la típica de “check” que te sirve para dar la tarea como finalizada. Cuando haces clic ahí una vez has acabado la tarea y sólo si tienes suerte, podrás ver una criatura unicorniana y con mucho brillibrilli y arcoíris que le encantaría a La Vecina Rubia.

Después de creada la tarea, en un panel desplegable que aparece a la derecha puedes hacer lo siguiente:

  • Asignársela a la persona responsable de hacer la tarea. Si eres tú pues tú mismo. Es recomendable hacerlo porque tienes una vista particular donde podrás ver ordenadas por fechas de entrega, todas las tareas.
  • Añadir una fecha de vencimiento.
  • Puedes añadir una descripción, poner etiquetas, añadir comentarios y algo interesante: añadir archivos.

A las tareas, puedes añadirles, subtareas. ¿Cuándo sería útil esto?

Por ejemplo, digamos que tienes que ir hacer un trámite con varios papeles que tienes que conseguir en diferentes sitios. Podrías crear subtareas con la lista de documentación que tienes que preparar e incluso, una vez los tengas, ir añadiéndolos en formato pdf, o Word… Incluso puedes crear una subtarea para que te envíe una notificación una semana antes de la gestión de forma que te recuerde que tienes que tener toda la documentación preparada para esa fecha.

A la hora de subir archivos, tienes que saber que no hay límite. Puedes subir todos los archivos que quieras. Incluso en el plan gratuito. Eso sí, el límite por fichero es de 100mb.

Otra opción que necesitas conocer es que puedes poner las tareas como recurrentes.

En mi caso, tengo una tarea que es “Escribir el guión de un episodio para el podcast”. Esta tarea, que hago una vez a la semana, la tengo establecida como recurrente de forma que, cuando la completo una semana, automáticamente me vuelve a aparecer en la lista con fecha de entrega de la siguiente semana. Y quien dice semana, dice mes…

Una vez que tenemos todas las tareas introducidas con una fecha de vencimiento necesitas echarle un vistazo a la vista de tareas y mejor aún, a la vista de Calendario. Hasta que no llegas a este punto es probable que no descubras lo mal que te organizas. Desde esta vista, puedes reorganizar las fechas de entrega para que sean equilibradas. A mí me pasa, me cargo de tareas los primeros 7 días del mes y luego… el vacío. Hasta que no llego a ver en el calendario cómo está el tema de distribuido, no veo realmente, cómo está la situación.

Además de la vista del calendario, tienes la opción de crear un cronograma. para poder tener claro quién hace qué y cuando puede hacerlo. Un cronograma es básicamente un calendario de trabajo donde se representa de forma gráfica el tiempo de duración de una tarea y las tareas previas y posteriores que hay que realizar. Esta opción del cronograma, también es verdad que sólo te dejan usarla en los planes de pago, pero es interesante saber que está ahí.

Integraciones

Por supuesto, Asana también cuenta con integraciones.

Puedes crear y compartir archivos y documentos con el resto de tu equipo con herramientas como Dropbox o Google Drive.

Una integración muy muy interesante es la que tienen con herramientas de control de horas. Por ejemplo, con Toggl. Toggl es una herramienta que permite controlar el tiempo que dedicas a una tarea. Con esta integración, podemos usar Asana para llevar dicho registro.

Esto es muy útil cuando trabajas para varios clientes o en diferentes proyectos, por horas. Te permite conocer cómo gastas tu tiempo porque muchas veces pensamos que tardamos tres horas en hacer una tarea y realmente estás tardando 6 u 8. Y sí, estos desvíos son totalmente normales. La tecnología falla.

Otra integración que puedes usar y que recomiendo encarecidamente es la integración con los calendarios, ya sea Google Calendar o Outlook Calendar. Con esta integración, las tareas aparecen en la fecha de vencimiento establecidas de forma conjunta al resto de tu día a día.

Otra interesante, para aquellos que llevamos la vida en el e-mail es que tanto en Gmail como en Outlook podemos integrar Asana con el propio correo.  Por ejemplo, puedes agregar e-mails a tareas ya existentes, o crear tareas a raíz de un e-mail. Luego, en el gestor, ya podrás convertirla en proyecto o enviarla a uno que ya estuviera creado, añadiendo subtareas, fechas, etc.

Si te preguntas si puedes usar Kanban con Asana, la respuesta es sí. Puedes gestionar tableros sin problemas.

Incluso indicarle a la herramienta que te envíe un correo con lo que tienes planificado para acabar esa semana.

Automatizaciones

Los programadores de Asana han empezado a hacer automatizaciones. Las tareas más rutinarias, esas que hay que hacer una y otra vez (añadir una tarea en un proyecto, por ejemplo) ahora se hacen de forma automática. De momento sólo tienen 5 automatizaciones pero está claro que van a seguir trabajando en más. Esto lo encontrarás en la versión de pago.

Al ser colaborativo, Asana permite reducir la cantidad de e-mails que se envían entre los miembros del equipo.

Otro punto interesante es que puedes añadir invitados. Estos usuarios sólo tendrán acceso limitado al espacio de trabajo o proyecto.

Sé que no es lo mismo que yo te cuente todo esto como verlo en acción así que te dejo aquí las notas del podcast donde podrás ver vídeos de aprendizaje de la herramienta.

Y otra cosa, que no tiene que ver con el programa en sí.

No te agobies, no pasa nada si no cumples con algo. Una cosa es que este tipo de herramientas ayuden a controlar el proyecto y otra que te fustiguen porque no eres capaz a cumplirlo.

En el podcast de la semana que viene hablaremos de la otra gran aplicación que recomiendo a todo el mundo que no es otra que Trello.

Si tienes curiosidad con cómo puedes aplicar Asana en tu día a día, no dudes en contactar conmigo.

Notas del podcast:

Qué es Asana y cómo usarlo

Conoce más sobre las automatizaciones

Guía de uso de Asana

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el teletrabajo lleva unidos problemas de comunicación

Teletrabajo: Mejora la comunicación con tu equipo

By Proyectos, Recomendaciones, Tecnologías, Transformación Digital No Comments

El coronavirus ha lanzado a muchas empresas al teletrabajo.

Es posible que puedas hacer gran parte del trabajo de tu empresa de forma remota, conectándose a VPN’s y a escritorios virtuales… De todo esto, sabe mucho más alguien de sistemas que yo y no pienso meterme en esos charcos.

Donde sí voy a procurar poner un poco de luz es en la parte de gestión que es sobre lo que controlo.

De acuerdo, ya tienes a todo el mundo en su casa con teletrabajo.

¿Y ahora qué?

Con un equipo a distancia, el rendimiento no depende de la tecnología si no de la persona que la utiliza. De nada sirve hacer teletrabajo si tu equipo no sabe exactamente qué debe hacer y cuándo tiene que hacerlo.

Pero hay mucho más, por supuesto.

La comunicación

Pasamos de una comunicación cara a cara, física, a una comunicación online y esto no es nada sencillo. Debemos recordar que lo que lees se interpreta según la emoción que tú tienes en ese momento. Y la misma frase cambia estés de un humor u otro. Igual que la sonrisa de la Mona Lisa.

¿Qué herramientas de comunicación utilizas?

Tenemos cientos, Teams, Skype, Hangouts, Telegram, Whatsapp, Slack, el e-mail, Teamviewer, Yarooms, Zoom, Workplace (de FB), Facetime…

Hay tecnologías que se adaptan mejor que otras a nuestra forma de trabajar y elegir la incorrecta, acaba dando problemas. En el online se pierde la capacidad de “ver” a la otra persona, de escuchar su tono de voz, de sentir su humor, todas esas claves no verbales que nos ayudan en nuestro día a día. En esta crisis estoy segura de que muchos vais a recuperar las llamadas telefónicas.

¿Qué necesitas? ¿Dar y recibir feedback? ¿Evitar malentendidos? Todo esto se debe tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de comunicación online.

Si se trata de hacer circular la información o compartir ideas, hay que utilizar medios de texto.

El e-mail, debe quedar rezagado a lo mínimo posible. No necesitas enviar un e-mail para dar un ok.

Si alguien se ha equivocado y le ha mandado la información incorrecta a otra persona, si no ha cumplido con su tarea o ha hecho algo que ha molestado a alguien del equipo, hay que tirar de videoconferencia.

No te olvides de disponer de un lugar común (equivalente a la fuente de agua o la máquina del café de tu oficina) donde poder chismorrear un rato. Yuval Noah Harari, autor de Sapiens, sostiene que el cotilleo nos hizo sobrevivir como especie porque es la forma que tienes de conocer al resto del grupo y la manera de saber si esa persona es de fiar o no.

Por eso es recomendable ese lugar común donde preguntarle al compañero cómo va todo fuera del trabajo y mantener las relaciones interpersonales. Aunque sea virtual.

Por cierto, una cosa es cotillear y otra despellejar.

Busca un rato para conectarte con tu equipo en persona y hablar, o incluso tomar un café virtual. Debes encontrar la forma de mantener al grupo unido y motivado. Y esto, solo lo podrás hacer cara a cara.

Ojo con el texto

Hoy en día, nos comunicamos por texto más que en los últimos 40 años. El problema, es que la persona receptora lo filtra por sus creencias, por sus prejuicios, por su estado de ánimo… Y puede acabar provocando malentendidos y graves problemas en el equipo.

Cuando escribes, eres menos precavido, nos lanzamos a decir cosas que en persona no diríamos nunca. Como no ves la cara de la que recibe el mensaje, en muchas ocasiones nos ponemos a decir cosas negativas. Es más fácil quejarse y enfadarse. Lo que viene siendo «dejar salir al troll que todos llevamos dentro».

Esa falta de filtros a la hora de escribir va en ambos sentidos, por lo general, en el otro lado, nos situamos a la defensiva y las palabras recibidas hacen que nos sintamos atacados de forma más negativa que la que el remitente pretendía. ¿No os ha pasado? De repente lees un e-mail y el corazón te da un vuelco.

Esto se debe a que las emociones se transmiten por señales no verbales.

Hay investigaciones que sugieren que, al recibir un e-mail que intenta emitir emociones positivas, la interpretación a menudo es neutra. Y cuando se transmiten emociones negativas, el receptor lo interpreta en modo “hijo del infierno”.

Esto ocurre porque al leer un texto de otra persona, pensamos que los demás se centrarán en cosas que para nosotros son importantes. Y no tiene por qué ser así.

Si quieres mejorar en este punto, antes de enviar un e-mail, revisa el correo y confirma que estás usando el tono correcto, que has indicado todas las cosas importantes que quieres que se hagan o lo que contestas.

Acostúmbrate a resaltar las partes clave. Usa las negritas, da formato al e-mail y asegúrate de cubrir todos los puntos sin pasarte de negativo. Y usa emojis si son necesarios. No te pases, pero úsalos.

Falta de información

Cuando empezamos con teletrabajo perdemos el contacto del día a día y pueden ir ocurriendo situaciones en las que al final, la información no se distribuya uniformemente.

Ejemplo, en una empresa, si envías un e-mail a un grupo de personas y no a otras, es probable que alguno se de cuenta de que falta incluir a alguien y se lo lea al compañero en voz alta si comparten oficina. Esto, se nos puede ir de la cabeza cuando dejamos de vernos y de estar en compañía. Es necesario seguir manteniendo informados a todos los compañeros de qué está pasando o en qué situación se encuentra un proyecto. Si la información no fluye el agujero que se puede formar es grande… Porque por lo general como hemos visto antes, pensamos lo peor…

Por eso, se debe priorizar mantener la comunicación entre todos los miembros del equipo. Comparte toda la información que puedas sobre qué está ocurriendo, qué problemas y qué prioridades existen. Confirma siempre la recepción del mensaje (usa sistemas para «trackear» la llegada del mismo) y procura no sacar conclusiones precipitadas. Si alguien no te confirma que le ha llegado el mensaje después de un tiempo, pregúntale. Puede que no lo haya recibido porque la tecnología… ¡Falla!

La confianza

Confiar en los compañeros, es fundamental en un trabajo en equipo. Cuando arrancas con el teletrabajo, esa confianza se puede llegar a perder porque el compañero, “no está a tu lado”. Ayudar a establecerla en estas situaciones es prioritario. Algunas estrategias pueden ser:

  • Mantener un tono positivo y de apoyo en las comunicaciones.
  • Animar a responder a las peticiones de los compañeros lo más pronto posible.
  • Alentar a que reflexionen y aporten su punto de vista de forma positiva.
  • Sugerir soluciones a problemas por los que el equipo esté pasando.

El teletrabajo hace que los miembros del grupo no establezcan vínculos de manera sencilla. Puedes pedirles que compartan sus sugerencias y sus puntos de vista. Y si tienes que resolver diferencias de opinión intenta hacerlo, uniendo las mejores ideas del grupo. ¡Aliéntalos a que hablen entre ellos!

Para poder hacer un buen teletrabajo, es necesario un conjunto de habilidades de las llamadas “soft skill”: responsabilidad, capacidad de organización, el propio compromiso…

Si el equipo es pequeño, tendrás más posibilidades de trabajar con éxito en estos tiempos de coronavirus.

Espero haberte ayudado y si tienes cualquier duda o pregunta sobre cómo enfrentarse al teletrabajo y comunicarte mejor con el equipo, déjamela en los comentarios o contacta conmigo.

aprende a realizar una correcta gestión del tiempo

Gestión del tiempo: Siete claves para dominarlo

By Proyectos, Tecnologías 4 Comments

Si hay algo a lo que los jefes de proyecto le tenemos respeto es la gestión del tiempo. Aprender a dominarlo, es algo que sólo te da la experiencia.

Dentro de cualquier proyecto (no sólo informático) pueden ocurrir mil factores que hagan que éste se dilate en el tiempo. Dominar esta gestión del tiempo es una de las tareas más complicadas en cualquier proyecto, junto con la gestión de las personas.

Por eso hoy te voy a dar siete claves para que tú seas tú quien domine el tiempo y no al revés:

7 claves para dominar la gestión del tiempo (y una más de regalo)

1

Ten claro qué hay que hacer

Ya sea pintar una casa, dibujar un cuadro o crear software informático el principal punto para gestionar bien el tiempo de cualquier proyecto es saber qué se necesita. Lista las tareas que forman parte el proyecto, no dejes ninguna y procura que sean tan pequeñas que puedan hacerse en una hora. ¡No más!
2

Usa el modo avión

Estamos hasta arriba de notificaciones. Cuando no suena el móvil, aparece un correo. Cuando no es el correo es que hay que necesitamos levantarnos del asiento. Céntrate, enfócate. Fuera notificaciones, pausa el correo (o no lo tengas abierto) y si trabajas frente a un ordenador, abre sólo aquello que necesites para trabajar.
3

Utiliza herramientas para saber dónde van a parar tus horas...

Lo mejor para hacer una buena gestión del tiempo es saber dónde va a parar... Existen herramientas como Rescue Time que monitoriza todo lo que ocurre en un ordenador. Hay apps que permiten revisar lo que ocurre en tu propio móvil. Parece una tontería pero sólo sabiendo dónde van a parar tus horas, podrás saber qué ocurre. Estoy convencida que te llevarás una sorpresa.
4

... y usa herramientas para enfocarte

Hay mil herramientas de gestión del tiempo que te servirán para estar centrado. Te puedo hablar de que el cerebro medio tarda unos 20 minutos en centrarse en la tarea pero cuando pasa ese tiempo es más difícil quitarlo de ella: nos cuesta arrancar pero a nuestro cerebro le gustan las cosas terminadas. Técnicas como el "Pomodoro" o la técnica "52/17" son tremendamente útiles para enfocarte.
5

Dedica tus primeros 15 o 20 minutos del día a determinar qué hacer

Ir apagando fuegos no es efectivo. Nada de ir a "salto de mata". Nada de correr de aquí para allá. Dedica un rato cada mañana nada más llegar a tu trabajo a definir qué tienes que hacer. Prioriza. Si tienes que desplazarte, busca hacerlo por el camino más corto y aprovecha el tiempo en el coche para llamar por teléfono. Si tienes una reunión lleva los temas preparados de antemano y ten en cuenta todas las dudas que puedan surgir. La clave es revisar y priorizar.
6

Haz las reuniones cortas y útiles

Quizás el mayor ladrón de tiempo de cualquier empresa son las reuniones eternas. Reuniones para todo. A todas horas. ¿Tiene sentido una reunión el viernes por la tarde para ver cómo va el proyecto? ¿Y el lunes por la mañana a primera hora para ver qué se ha avanzado desde el viernes? Pues esto pasa. Por lo general a los informáticos estas reuniones no nos gustan porque ¡¡quitan tiempo efectivo de trabajo!! Hoy en día existe el Skype, el Slack, el Teams... todas herramientas para poder hacer la reunión sin moverte de tu asiento y poder avanzar en el proyecto, mientras asistes a las mismas en remoto. Y si no te queda más remedio que hacerla: cortas, 20 minutos, al grano. Nada de distracciones. Cuando alguien proponga algo que no está en el tema del día: lo apuntamos y lo vemos más adelante.
7

Bloquea tu horario

Una de las formas más efectivas que existen para trabajar centrándonos al 100% es el Time Blocking o bloqueo de tiempo. Coge tu horario y empieza a bloquear y no permitas que nada interrumpa en ese trozo que bloqueas. Ejemplo, si de 9 a 10 decides que vas a gestionar el correo, sólo gestionas el correo. Si de 10 a 11 vas a ver al cliente X, en esa hora... sólo ves al cliente. No gestionas el correo y ves al cliente. La multitarea no existe. Es una falacia.

Y un consejo más de regalo: Sé realista.

Sobre estimamos lo que tardamos en hacer las cosas. Y al mismo tiempo, lo subestimamos. Estimar los tiempos en los que tardas en hacer algo es quizá el punto más complejo a la hora de hacer una correcta gestión del tiempo.

La Ley de Parkinson dice que: «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine». Es decir, si te das 4 horas para realizar una tarea es posible que tardes esas 4 horas… aunque en realidad la hubieras hecho en 2. Por eso es tan importante tener en cuenta cuánto tiempo empleas en una tarea, porque de esta forma podrás estimar realmente y no exagerarás.

De igual forma, si estimas que un proyecto te va a llevar 4 horas, ten en cuenta posibles problemas: Internet se cae, pinchas yendo a visitar al cliente, no puedes entrar en la oficina… Hay multitud de factores externos que no puedes controlar. Por defecto, los gestores añadimos un 30% adicional del tiempo dedicado a «problemas externos».

De esta forma si un proyecto son 4 horas, lo más normal es que digamos 5 o incluso 6 dependiendo de la complejidad de dichos elementos.

Estos sólo son algunos de los trucos para mejorar la gestión del tiempo. ¿Conoces alguno más? ¿Cuál te ha resultado más interesante y vas a aplicar ya?

Déjamelo en los comentarios o si tienes dudas o preguntas, ¡contacta conmigo y hablamos!

P.d.: La foto de cabecera, es de nile en Pixabay

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¿Por qué fracasan los procesos de transformación digital? 7 razones

By Proyectos, Tecnologías, Transformación Digital No Comments

Hace algo más de un año, la consultora McKinsey Digital publicaba un informe hablando de las principales razones por las que cerca de un 80% de empresas fracasaban en el proceso de transformarse digitalmente.

Leyendo el artículo, se ve que los procesos de transformación digital no fallan por una única causa. Después de llevar ya unos trabajando en transformación digital, puedo decirte:

Las 7 razones por las que fracasan los procesos de transformación digital

  • Concepto equivocado. Si te pregunto qué es la transformación digital, ¿sabrías responder? Pues eso es uno de los principales problemas que se deriva del informe. Muchos se centran en el marketing o en las ventas cuando en realidad afecta a toda la empresa. Se trata de transformar el modelo de negocio para que esta siga viva y funcionando en unos años. Lo expliqué en este post.
  • No entender el sector como un nuevo ecosistema. Hasta ahora, cuando en una empresa algo iba mal, nos podíamos fijar en la competencia para hacer las correcciones. Sin embargo, en esta nueva economía este sistema ya no es válido. Ahora no basta con mirar al competidor de «al lado», tenemos que ver toda la economía en su conjunto y a los competidores digitales si queremos sobrevivir al tsunami.
  • La resistencia al cambio. Este para mi es uno de los puntos más complejos. No nos gusta cambiar. Eso implica un desgaste que nuestro cerebro no quiere hacer. La resistencia al cambio es uno de los principales motivos por los que las empresas no están haciendo frente a la transformación digital y por ello es absolutamente necesario tener a los empleados como el centro de la transformación digital.
  • Mala comunicación entre equipos. Bueno, de todos es sabido que a los informáticos nos cuesta comunicarnos con el resto de las personas que no son técnicas. Al menos a algunos 🙂 Es importante tener en cuenta este punto ya que para toda la parte técnica, vas a necesitar comunicarte con ellos. Los procesos de transformación digital van mucho más allá de la digitalización de la empresa, pero por algún lado se debe empezar.
  • Falta de liderazgo. Ocurre en ocasiones que quien tiene que tomar las riendas de la transformación digital, no lo hace. Puede haber múltiples razones, desde que no lo entienden a que no comparten la visión de dirección a que… no pueden porque les falta tiempo para desarrollar esta tarea. Para llevar adelante este proyecto, necesitas tener a alguien que pueda tomar las decisiones al momento y que lleve a todo el equipo remando en el mismo sentido. Tenemos que tener en cuenta que siempre, estamos tratando con y para personas.
  • Falta de foco. O más bien, quien mucho abarca poco aprieta, como dice el refrán. Los procesos de transformación digital son  largos y pasan por diversas fases. En ocasiones, nos encontramos con que hay que hacer muchas cosas pero en lugar de poner el foco en lo urgente e importante, nos perdemos en el día a día de las operaciones.
  • Pensar que es cosa de la tecnología. Se refuerza así la idea del primer punto. ¿Tener un un departamento que te lleve las redes sociales es transformación digital? A estas alturas, yo diría que no. Tampoco se trata de aplicar Big Data o Inteligencia Artificial. Se trata de ver dónde está tu empresa y tu sector ahora, qué innovaciones hay en ellas y cómo adaptarse a los cambios. Se trata de cambiar tu empresa para hacer que ésta sobreviva. ¿No es suficientemente fuerte este punto para tomar las riendas?

Ya sabes las principales razones por las que este tipo de procesos fracasan o no se completan. La parte negativa es que si el proyecto fracasa, tu empresa también seguramente debido a la alta inversión necesaria para llevarla a cabo. Si quieres seguir hablando del tema, estaré encantada de compartir contigo una charla y juntos podremos ver cómo sacar adelante el proyecto.

Charla sobre redes sociales

Charla: Padres, Hijos y Redes sociales

By Personal, Proyectos, Tecnologías No Comments

Hace unos días, di una conferencia sobre redes sociales, menores e Internet para la AMIPA del Col·legi Santíssima Trinitat de Palma sobre menores y redes sociales.

Fue una charla totalmente enriquecedora que vino a reafirmarme en la gran necesidad que hay de hablar de este tema. A muchos padres, les pilla todo este mundo de las redes sociales a contrapié. Hay mil razones, desde que no las comprendemos a que no nos interesa o directamente, no podemos estar al día de lo que ocurre en Internet.

Sin embargo, es fundamental que como padres estemos al tanto de las redes sociales que pueden estar llamando la atención de los adolescentes. No para usarlas, simplemente para ver cómo se comportan en ellas.

Conocerlas permite poner el foco en los riesgos que les acechan. No nos olvidemos que Internet es un mundo maravilloso que abre muchísimas posibilidades pero también da permiso a muchos para hacer… el cafre, por decirlo finamente. 

Este pequeño vídeo, fue para mí uno de los más representativos de la charla.

El 90% de los asistentes no tenían Instagram

Y prácticamente ninguno sabía qué era Snapchat, conocían de oídas qué es un Storie y la gran mayoría tenían Facebook y Whatsapp. Sí, con eso confesaban la edad 🙂 

Uno de los grandes retos que tenemos hoy en día es estar un poco al tanto de todas las noticias que nos llegan. Cada vez hay más colegios con protocolos ante el ciber acoso o contra el bullying, sin embargo, no hay protocolos acerca de llevar el móvil a clase o usarlo en el recreo.

La tecnología siempre irá por delante de nosotros varios pasos. Por eso, este tipo de charlas donde profesionales como yo, en este caso, hablamos de estos temas son tremendamente interesantes para todos los padres cuyos hijos se encuentran en muchas ocasiones, solos, frente al vasto mundo de Internet.

Como dije al final de la misma, todo se resume en dos cosas: Límites y sentido común.

Si te interesa este tema y estás en una AMIPA o te interesa que de una charla similar en el colegio de tus hijos, no dudes en contactar conmigo desde esta web.

Estaré encantada de arrojar luz sobre este tema.

transformación digital conectados

Qué se entiende por transformación digital

By Proyectos, Tecnologías, Transformación Digital No Comments

He escrito este artículo para aclarar el término y responder a la pregunta que hago en el título: qué se entiende por transformación digital. Porque he de reconocer que yo misma estaba equivocada. Errar es de humanos, dicen. 🙂

¿En qué me equivoqué? En creer que la transformación digital va únicamente de digitalizar la empresa.

Y es que en realidad, se apoya en la digitalización pero no se queda sólo en eso, porque la palabra digital se queda corta.

¿Qué se entiende por transformación digital?

Para empezar, se basa en las herramientas digitales. En aquellas que nos proporciona la tecnología, sí. Pero no sólo nos tenemos que centrar en ello.

  • La transformación digital es la «nueva» revolución industrial. Nueva porque aún no se ha implementado pero realmente viene de larrrgo.
  • Implica sí o sí cambiar los procesos de la empresa: simplificar, eliminar procesos redundantes, quitar papel, ahorrar espacio… Y automatizar. Esta palabra nos dará para otro artículo…
  • Mira por la subsistencia en el largo plazo de la compañía: ¿cómo vas a sobrevivir en un mundo cambiante cada dos años?
  • Pone al cliente en el centro de la empresa. Y para esto tienes que pensar: cómo me compra mi cliente ahora y sobre todo, ¿cómo me comprará en X años? ¿Cómo se va a comunicar conmigo? ¿Dónde están fallando mis procesos que hacen que me compre menos? ¿Cómo puedo ayudarle más?
  • Afecta a todas las industrias: No hay ni una sola que no se vaya a ver afectada. Desde las pesadas a la banca… Pensémoslo. Particularmente, Internet apareció en mi vida en 2004 cuando ya estaba la fibra presente en muchas casas. 15 años más tarde llevo un ordenador en el bolsillo que me permite estar conectada y hacer absolutamente cualquier cosa desde cualquier sitio. Si tú, CEO de tu empresa, ya estás así de hiperconectado… ¿cómo estarán tus clientes?
transformación digital conectados

La transformación digital es entender que tu cliente, está hiperconectado

Parece claro que si estudiamos a nuestros clientes y nuestro mercado, vamos viendo respuestas.

Y ahí es donde aparece otro problema de la transformación digital. Muchas empresas te dirán que tienes que instalar un CRM (sí, tienes que instalarlo) y un ERP (vale, aceptamos barco), abrir canales en las redes sociales (esto ya da un poco más de miedo) y por supuesto, abrir tu web.

Después de todo lo que has leído previamente, ¿sigues creyendo que esto es hacer la transformación digital de tu empresa? ¿Puedes ver ahora más claro qué se entiende por transformación digital?

Si quieres hablar del tema porque no sabes por dónde empezar, puedes dejarme tus comentarios en el artículo o contacta conmigo. Nos tomamos un café y hablamos.

La foto que ilustra el artículo pertenece a Danny Chiam. La foto de la cabecera pertenece a California National Guard. Ambas están obtenidas de Flickr y publicadas bajo licencia CC

WebSummit2018

Conferencia: Lo que me hubiera gustado que me hubiera dicho un inversor

By Emprendimiento, Proyectos, Tecnologías No Comments

Vuelvo a la carga con una nueva entrada sobre el Web Summit 2018. En la entrada anterior, os decía que tenía dos conferencias clavadas en la retina. Una fue la de Ben Goertzel, donde Sophia The Robot y Han The Robot nos pusieron los pelos de punta a todo el auditorio (por cierto, si os interesa, podéis ver la conferencia aquí) y la otra fue la de Alexis Ohanian.

Alexis Ohanian es el cofundador de Reddit. Para quien no la conozca, Reddit es un agregador de noticias donde los usuarios proponen y votan las noticias más interesantes y a nivel de números, es la tercera web más visitada en Estados Unidos y la sexta en el mundo con 234 millones de visitantes únicos al mes.

Alexis dio una conferencia de 15 minutos que llevaba por título «Lo que me hubiera gustado que me hubiera dicho un inversor».

En esos 15 minutos que tenéis disponibles en Youtube aquí desgranó una serie de ideas que cualquiera que esté emprendiendo o tenga un negocio necesita saber. Alexis se ha pasado al lado de la inversión así que os aseguro que sabe de lo que habla.

conferencia alexis ohanian en websummit 2018Resumen de la conferencia

Busca iguales, no mentores

Contacta y busca a gente que esté a tu nivel o por encima de ti, al nivel al que quieres llegar tú… pero no a un mentor. Seguramente tú conoces más de tus problemas que el mentor. Trabaja con gente que ha pasado por los mismo problemas que estás pasando tú y aprende de ellos. La gente con la que más tiempo pasas son los que te influyen. Por eso, deberían tener cualidades que admiras y te inspiran. Busca y trabaja con gente que te inspire.

Muestra autenticidad no autoridad

Al iniciar una stratup nadie te conoce, así que puedes ser realmente tú. Auténtico. Buscamos (todos) transparencia. Vas a meter la pata, seguro, así que… sé honesto y transparente, muéstrate como eres.

Opera a corto plazo pero planifica a largo plazo

¡¡Prioriza!! Valora tu tiempo. Hay un montón de cosas que deberías estar haciendo pero… Lo no urgente e importante es mucho más prioritario de lo que parece. No te centres en apagar fuegos, si no en aquello que te reportará beneficios a largo plazo.

Foco, no amplitud

No quieras abarcarlo todo, es mucho mejor enfocar toda tu energía en aquello que hace tu negocio diferente y especial. Obsesiónate con ello. Y el resto, apártalo.

Salud, no prisas ("hustle porn")

Vivimos en una sociedad donde parece que si no lo pasas mal, si no lo sufres, si no trabajas duro y te dejas la piel por ello, no estás trabajando bastante. Y al final lo pagas tú con tu salud. La salud debería ser lo primero, reserva espacios para cuidarte y trae a tu vida personas que cuiden de ti. No sólo a nivel mental si no también a nivel físico: ejercicio, buena comida. Invierte en ti, te hará mejor empresario.

Busca valores, no amistad

Si necesitas un cofundador, una persona en la que apoyarte que sea a largo plazo, no puedes limitarte a ser amigo de esa persona. Tenéis que compartir valores. Es algo fundamental que en ocasiones se deja de lado. Es para esa persona tan importante como para ti la calidad del trabajo? Imagínate que entre tus valores está la belleza, qué pasaría si a la otra persona esto le diera igual y el diseño de tu web o de tu app fuera una basura? Veis por dónde voy? Se trata de cómo ves el mundo.

Ciborgs no robots

Ahora mismo estamos viendo una época donde apenas hay crecimiento de nuevos puestos de trabajo. Vamos cada vez más hacia un proceso de trabajo y por tanto, trabajadores, cada vez más automatizados sobre todo en trabajos rutinarios. Los trabajos que crecen tienen mucho que ver con creatividad. No podemos imaginarnos a un T800 haciendo un corte de pelo porque… no tendrá la sensibilidad para hacerlo. Son humanos los que hacen el trabajo, sí, el software, la IA les ayudará a hacerlo más barato, más rápido y mucho mejor. Pero no podrán hacerlo por nosotros.

Sé implacable

Con tu visión, con tus ideas. Habrá haters, habrá detractores. Habrá miles de noes, vale, no hay problema. Prepárate para ello. Haz del no, una motivación. Y sigue adelante. Sé implacable.

En resumen, una gran conferencia. Muchos consejos concentrados en pocos minutos y lo que hace que sea precisamente una gran conferencia es el hecho de que un mes más tarde, sus ideas permanecen en mi mente.

A pesar de que creo que el resumen que he hecho concentra la mayoría de lo comentado en la conferencia, si tenéis 15 minutos o sois emprendedores que están arrancando sus negocios, o empresarios, os invito a ver la conferencia en Youtube. Sin duda podréis sacarle mucho más partido y estoy convencida que sus consejos pueden ser útiles en el día a día de mucha gente.

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