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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Aplicaciones de la Inteligencia Artificial

By Podcast No Comments

Conocidos ya los diferentes tipos de Inteligencia Artificial que existen a día de hoy, veamos ejemplos de aplicaciones de Inteligencia Artificial en distintos sectores: desde la educación a la banca, pasando, por supuesto, por el marketing o la fotografía.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy continúo con el temazo de la Inteligencia Artificial. No te voy a buscar herramientas específicas para tu empresa, porque esto depende muy mucho del tipo de empresa que tengas. Voy a darte ejemplos de las aplicaciones que puede tener la Inteligencia Artificial en diferentes sectores.

Hay un montón de empresas que hoy en día ya están aplicando todas estas técnicas y herramientas. Veamos algunos ejemplos:

Ya hablamos de Sophia The Robot y Watson como los dos exponentes de la Inteligencia Artificial hoy en día. La primera, es una Inteligencia Artificial conversacional, de las que se supone que aprenden con visión artificial para conocer las expresiones. Y a partir de ahí, evalúa y proporciona respuestas. La segunda, de IBM, es un motor que recoge, analiza e interpreta datos aportando información que para el ojo humano es un problema ver.

Educación

Voy a empezar hablando de las diferentes aplicaciones de la Inteligencia Artificial en un sector tan importante como es el de la educación. La Inteligencia Artificial está para ayudarnos en tareas repetitivas y análisis de datos. Más tarea repetitiva que la de calificar a los alumnos, ¡no hay! De hecho, hace años que se usa OCR para evaluar a alumnos de la universidad.

Pero es mucho mas interesante la parte de análisis de datos. He encontrado un blog, que te dejo en la parte de Notas, donde analizan con mucha más profundidad, esta información que te estoy dando.

Hay instituciones que ya están usando la Inteligencia Artificial para sugerir a los alumnos, rutas de estudio personalizadas, según los intereses de cada uno de ellos. También pueden usarse para analizar el rendimiento y poder predecir si un alumno va a abandonar los estudios o no. Incluso se puede proporcionar a Watson toda la información referente a una determinada materia, y construir un sistema conversacional para hacer que Watson responda a las dudas más comunes del alumnado en lugar del profesor.

Y aquí llega el factor miedo. Porque el profesor dirá:»¿ y entonces yo qué hago?» El profesor no solo está para responder a todas las preguntas los estudiantes. Un profesor está para un millón de cosas más. Un profesor tiene que inspirar, motivar, ayudar, lograr que los alumnos se interesen por la materia,… No solo es transmitir conocimientos.

Sector médico

En el sector médico, la Inteligencia Artificial va a pegar una patada brutal de aquí a unos años. Hoy en día, ya se aplica Inteligencia Artificial para analizar resultados de  mamografías,  tomografías, radiografías, etc computarizadas, para saber dónde puede haber un problema.

Hay Inteligencia Artificial que ya diagnostica cánceres de mama con 5 años de antelación. ¿Y cómo hacen esto? Pues porque ven patrones que nosotros no somos capaces de ver .

Aparte del diagnóstico, también está la parte del desarrollo de fármacos.

Sector del derecho

Otras aplicaciones de la Inteligencia Artificial en el sector del derecho: algunos despachos de abogados ya lo usan para saber si el juez que les ha tocado es proclive a su causa o no, por ejemplo. ¿Cómo lo saben? Con análisis de datos. Vuelvo a incidir: una Inteligencia Artificial analiza millones de datos para buscar patrones.

Sector comercial

Más casos: el Corte Inglés ha usado chatbots, por ejemplo en las campañas de San Valentín, desde hace años. Este chatbot ayuda a las personas que se comunican con él, a encontrar el regalo perfecto para su pareja. Va preguntando cosa para conocer los gustos de la persona a la que se quiere regalar. La ventaja que tiene un chatbot es que incrementa la productividad del empleado.

Ha habido casos donde se han introducido algoritmos dentro de una empresa, que han llevado a sustituir a una persona. Esto es así, pero lo que debería haber pasado era que ese empleado debería haber sido movido a otro puesto de trabajo donde pudiera desarrollar todas sus habilidades y no hacer tareas repetitivas constantemente. Esto nos lleva otra vez al miedo de que las Inteligencias Artificiales nos reemplacen. Nunca podrán reemplazar la creatividad de las personas. Jamás.

Más allá de los chatbots está la parte de análisis de sentimientos. Hay Inteligencias Artificiales que permiten conocer cómo está la persona cuando hablas con ella. Otra vez pongo como ejemplo a Watson. En su página web tiene la posibilidad de que analice cómo eres tú a partir de lo que dice tu Twitter.

La banca

Otro sector más: la banca. Aparte de los asistentes virtuales, tienen sistemas para controlar el fraude. También se usa para fondos de inversión. Con la Inteligencia Artificial y el Big Data, analizan la información, elaboran predicciones  y deciden en qué puedes invertir. Pueden decidir por su cuenta si comprar o vender acciones. Eliminan el error humano y el sesgo que todos tenemos y que nos lleva a invertir en una u otra acción. Y por supuesto, también tiene aplicación en la parte de asesoramiento.

Marketing

Más aplicaciones de la Inteligencia Artificial: aplicándola en el marketing, tienes la posibilidad de hacer ventas más inteligentes. Puedes conocer si tu producto se vende en determinados meses del año, pero puedes no saber si eso ocurre en todos las Comunidades de España o no. Con la Inteligencia Artificial, puedes analizar los datos, puedes saber sonde se vende más pero centrado por edades, perfiles profesionales, zonas….lo que te permite hacer mejores anuncios para llegar mejor a esas personas.

Todos tenemos claro que tenemos un asistente virtual en nuestro móvil, ¿verdad?. Pero tb tenemos Inteligencia Artificial en,  por ejemplo, la toma de fotos: en el pixel, la tecnología HDR+, usa algoritmos de Inteligencia Artificial para tomar fotos con zoom en muy alta definición. Y el procesamiento de fotos de cielo nocturno en los Google Pixel’s son impresionantes. Es muy parecido a usar una cámara de verdad con varios segundos de exposición. Y esto es gracias a la utilización de algoritmos de Inteligencia Artificial para el procesamiento de este tipo de fotografías. Lo mismo ocurre en Apple y Huawei. En Apple, por ejemplo, tienes la realidad aumentada más potente del mundo móvil.

Otras aplicaciones de la Inteligencia Artificial

Hablando de comunicación, aparte del chatbot y los asistentes virtuales, tienes opciones para crear contenido. Hay herramientas que escanean noticias en Twitter y realizan resúmenes sobre ellas. Y también hay otras que son capaces de producir noticias falsas con una apariencia extremadamente real.

También tienes aplicaciones de Inteligencia Artificial en los vehículos autónomos, en la selección del talento humano, herramientas para automatizar el marketing,…

Hay multitud de campos donde la Inteligencia Artificial puede impactar en tu negocio. Hay mucha vida mas allá de los chatbots.

Notas:

La Inteligencia Artificial en la educación

Cinco aportaciones de la Inteligencia Artificial en el sector financiero

La Inteligencia Artificial en la predicción del cáncer

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Inteligencia Artificial en 10 minutos

By Podcast No Comments

Todos tenemos más o menos claro el concepto de inteligencia artificial. Pero seguramente nadie te ha explicado el otro lado. Vamos a comentar los diferentes tipos de inteligencia artificial que existen, cómo se entrenan y por supuesto las diferentes aplicaciones que pueden tener en la empresa.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy te traigo un temazo. Algo que disfruto muchísimo. Y lo que quiero en realidad es que te tomes un café conmigo. Voy a contarte y sobre todo a humanizar qué es la inteligencia artificial y cómo puede aplicarse en una empresa. Pero como más o menos todos tenemos claro el concepto, lo que quiero contarte en este episodio en concreto es, qué tipos de inteligencia artificial existen y cómo se entrenan y en los próximos episodios hablaremos un poco más de las diferentes herramientas que existen para la empresa.

Entiendo que pueden aburrirte estos episodios donde realmente no te doy técnicas ni herramientas. Pero uno de los motivos por los que hago el podcast es para que la gente, los que no estáis puestos en tecnología, entendáis qué es lo que hay detrás de algunas de estas siglas. No pretendo, ni mucho menos, ahondar en el tema. Quiero que conozcáis pinceladas, que sepáis qué son las cosas que pueden intentar venderos. Que no os dejéis influenciar por los PALABROS. 

Así que vamos a hablar del principio. Qué es lo que se conoce como Inteligencia Artificial. Bueno, a estas alturas habiendo visto series, películas, etc, donde de repente algo toma conciencia y se rebela contra la humanidad, creo que no te digo nada nuevo al definir este campo de la ciencia. Antes de seguir, déjame decirte que AÚN estamos muy lejos de ese punto de “me voy a rebelar contra tí”. Pero algunos ya se han tenido que plantear, no los derechos que una supuesta IA pueda tener con respecto a nosotros, si no qué derechos vamos a tener nosotros con respecto a ellos porque, efectivamente, nos superarán. Tenemos que tenerlo todos muy claro que lo van a hacer.

Hasta hace unos años nadie se planteaba que hubiera una máquina que pudiera derrotar a un gran maestro de ajedrez, y ahí está Deep Blue y los ya míticos encuentros contra Kasparov… Y Deep Blue era un supercomputador… No una IA.

Pero vamos al lío, vamos a empezar con las definiciones. Antes de nada, como siempre, todo estas notas, están recogidas en la descripción del podcast y en el blog. 

Qué es la Inteligencia Artificial

La definición de la Wikipedia de la IA que más me gusta es la que indica lo siguiente:

En 1956, John McCarthy acuñó la expresión «inteligencia artificial», y la definió como «la ciencia e ingenio de hacer máquinas inteligentes, especialmente programas de cómputo inteligentes».7

Al final esta definición ha extendido un poco (entre comillas) el concepto: la IA se centra en hacer que las máquinas, los ordenadores, piensen como seres humanos.

Sophia The Robot

Creo que todos conocemos a Sophia The Robot. Sophia es el primer robot considerado humano, curiosamente en un país donde las mujeres tienen menos valor en algunas casas que los propios perros… ahora directamente menos que una máquina. 

Pero cómo funciona Sophia. Para empezar, es un robot humanoide: tiene gestos y expresiones faciales, puede contestar preguntas y tener conversaciones sencillas. Pobre de tí como le preguntes algo complejo o como la red esté saturada que se queda bloqueada y patitiesa. El caso es que usa reconocimiento facial, reconocimiento de voz de una compañía que igual os suena, Alphabet… sí, la antes conocida como Google y su programación, su software, está pensado para interactuar y aprender.

Viéndola de cerca, impresiona. Uno no sabe hasta qué punto lo que está diciendo es programado o aprendido. Yo sospecho que se le puede pillar en la velocidad. Si responde demasiado rápido, eso lo ha programado alguien. Si tarda un poco más o se queda mirando al infinito, es cuando empiezas a pensar que ahí hay algo más. Las interacciones en general, en sus presentaciones, están muy trabajadas. Así que no, no es tan inteligente como parece a primera vista. 

Y repito que me pareció impresionante vista relativamente de cerca. El tema es que a Sophia se le carga un texto, digamos que va a hacer una presentación, le meten lo que quieren que diga y luego con aprendizaje automático, lo que hace es gesticular y hacer las pausas a la hora de hablar. Cuando habla con alguien, en realidad pasa la información desde el audio a texto y busca una respuesta escrita previamente basada en lo que dijera previamente esa persona. Y amplia la conversación. Está entrenada para comprender cómo se siente la persona con la que está hablando.

¿Que su Inteligencia Artificial está preparada para seguir aprendiendo? Por supuesto. Pero hoy por hoy Sophia es un chatbot. Funciona exactamente igual. En un chatbot, cualquiera de los que podemos encontrar en muchas páginas de internet, funciona así: el programador introduce una serie de preguntas y respuestas asociadas y si te sales de ahí, error. Espera que te paso con un humano.

IBM Watson

Luego tenemos otras inteligencias artificiales que no tienen cara pero que han demostrado ser más útiles y eficientes que Sophia. Ejemplo: IBM Watson.

A mí, es que estas cosas me dejan totalmente impresionadas. Asistí a la presentación de Watson en España y me pareció absolutamente espectacular. No lo puedo comparar con Sophia porque son dos cosas completamente distintas.

Watson se programó para analizar datos. Y lo hizo tan bien que logró hacer que una de sus creadoras viviera más años de lo esperado cambiándole el tratamiento del cáncer que padecía. Por probar, pidió al sistema que se conectara con las BBDD abiertas de salud del mundo, le introdujo los datos de su cáncer… y el resultado fue que cambiando el tratamiento podía alargar su vida. Cosa que hizo. Si buscáis “jeopardy (el famoso programa de la televisión estadounidense Watson), le veréis ganar.

Para poder llegar a ese punto, el sistema necesita: analizar y procesar preguntas, evaluar las diferentes respuestas, reconocer relacionar y aprender el sentido y el contexto de las preguntas… estrategia para encontrar y evaluar las respuestas, estimar cuál es la correcta y estrategia de competición.

Esto básicamente es lo que hacemos nosotros. Procesamos el lenguaje y entre los conocimientos que tenemos del tema, razonamos y damos la respuesta. 

Watson es el ejemplo de utilización de IA para hallar patrones donde un humano no alcanza. Lo que viene siendo analizar ese BIG DATA, esa cantidad ingente de información que se genera hora sí y hora también en internet.

Conocer toda esa información te da la posibilidad de predecir cuándo ocurrirán determinados eventos. Por ejemplo, si tienes a Watson analizando elementos (puertas automáticas, por ejemplo) se puede predecir cuándo se va a averiar una en concreto y estar preparado para su reparación.

Más allá de la parte de customer experience, es decir, de los chatbots. 

Qué hay detrás de Watson? Pues básicamente programación y servidores. 

Pero en qué tecnologías se basa la inteligencia artificial

Empezamos por el Machine Learning. Es la primera etapa. Os pongo el ejemplo que he obtenido de My Computer Pro (está en las notas). Vamos a enseñarle a un ordenador, a un algoritmo, qué es un gato. Para ello empezamos introduciendo, miles de fotos de gatos hasta que en determinado momento, la máquina pueda reconocer a los gatos: tienen cuatro patas, rabo, bigotes, ojos almendrados, dos orejas puntiagudas, caminan como si dominaran el mundo, son blanditos… bueno, esto no sé si lo entenderá una máquina, pero ya me entiendes. Le enseñamos a reconocer los patrones que conforman el gato. Igual que cuando nos ponen un captcha que dice: marca todos los autobuses. Es exactamente igual, estás entrenando al sistema a que reconozca los autobuses con la esperanza de que cuando vean uno en la calle en un coche autómata, no se estampe contra uno.

Luego está el Deep Learning: Es la siguiente capa y también se conocen como redes neuronales porque simulan a nuestras neuronas. Lo que ocurre es que cuando la máquina ya sabe que es un gato, lo siguiente que debería poder determinar es si es un gato de una raza o de otra. Dicho muy llanamente es: ya tengo claro los gatos, ahora voy a buscar todos los gatos de una raza concreta. Cuando me sepa todas las razas, podré determinar si la imagen que introducen en el sistema es un siamés o un gato persa.

Procesamiento natural del lenguaje: aquí lo que se hace es enseñar al sistema cómo nos comunicamos los unos con los otros. El resultado lo vemos todos los días en los asistentes virtuales, en Alexa o en Siri. Además, es lo que se aplica para buscar información en elementos no estructurados, es decir: correos electrónicos, redes sociales, registros médicos… 

Visión artificial: Os lo podéis imaginar, no? Hacer que la IA reconozca objetos, imágenes igual que haríamos cualquiera de nosotros. Este reconocimiento facial tiene o puede llegar a tener muchísimas aplicaciones prácticas.

Notas:

Deep Blue

Inteligencia Artificial

Sophia the robot

Watson de IBM

Programar Inteligencia Artificial

Cómo funciona Watson

Cinco tecnologías en las que se apoya la Inteligencia Artificial

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Las mejores herramientas de Microsoft en la nube

By Podcast No Comments

Si en el podcast anterior hablábamos de Google, hoy vamos a ver cuáles son las herramientas de Microsoft en la nube. Puede que sólo conozcamos una parte, sabemos que tiene Office 365 pero no sabemos más, o quizás sólo quizás, si estás dentro de este mundillo, sí sabes del reto de cosas que te ofrecen. ¡Vamos a por ellas!

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Herramientas de Microsoft en la nube

Cuando estaba preparando el podcast me venía todo el rato la sensación de caos. Microsoft tiene muchísimas aplicaciones y tendemos a pensar que cuando hablamos de Office 365 sólo hablamos de las conocidas, Word, Excel, etc. 

De hecho llegué a escribir que iba a ser un caos. No es así. Creo que tienen problemas de nomenclatura como todos las empresas que empiezan con servicios por separado y luego quieren unificarlo bajo una misma marca. 

Si quieres saber cuáles son las herramientas de Microsoft en la nube, lo primero que te aparece en las búsquedas (tanto en Bing como en el propio Google) es One Drive. Y esto es el equivalente al Drive de Google o al Dropbox. Es almacenamiento en la nube. Pero como te puedes imaginar, es mucho, mucho más.

Ya sabemos que la solución ofimática que Microsoft creó hace años y que es usada amplia y masivamente, está en la nube. Se llama Office 365 y tienes un montón de opciones de uso, desde usar únicamente el sistema online a poder sincronizar con tu propio disco duro. 

Para mi gusto, hay cosas que están mucho mejor hechas en el Word local que en el Word la versión Web. Muchísimo mejor. Pero, quizás es sólo falta de adaptación.

Como sabes, Office 365 lleva dentro Word, Outlook, Excel pero también One Drive y Sharepoint. Los ha ido “absorbiendo” por decirlo así. De hecho, acabo de contar y, en la versión que hay instalada en una de las empresas con las que trabajo tenemos algo así como 32 aplicaciones. Desde Excel a Forms, One Note o Powerpoint. 

Otras herramientas de Microsoft más allá de Office 365

Pero también otras muy interesantes como Dynamics, que es el CRM que te ofrece Microsoft, Power BI (sistema de Business Inteligence que te permite realizar de forma más sencilla las decisiones de negocios) o Power Automate que es algo que me chifla y que espero que algún día esté implementado en Google, que todo lo copia. Automate te permite realizar automatizaciones. Por ejemplo, haces una reunión vía Teams y cuando acabas la reunión, envías el acta por correo electrónico a todos los participantes. De forma automatizada. Puedes decirle al sistema que te envíe una notificación a tu móvil sólo cuando tu jefe te envíe un correo. Así puedes eliminar otras notificaciones… 

Es un servicio similar al que ofrecen plataformas como Zapier o IFTTT pero todo bajo el entorno de Office. Y está muy muy guay.

Almacenamiento

Pero por alejarnos un poco de las herramientas de gestión y día a día, también tenemos Azure. Así es como se llama la nube pública de pago por uso que permite implementar, crear y administrar aplicaciones. Es decir, es un IAAS (te recuerdo que tienes, en unos episodios ahí atrás, el significado de estas siglas) que te permite gestionar aplicaciones. Por ejemplo, digamos que tienes una aplicación de gestión empresarial propia. Puedes tenerla en el servidor físico o subirla a Azure. Siempre que el resto de cosas funcione, es decir, que no haya problemas de incompatibilidades entre uno y otros sistemas. Esto es, si la aplicación está pensada para ejecutarse en un Windows por mucho que te empeñes sin hacer algo de magia no puede ejecutarse en un entorno Linux. Y al revés. 

Básicamente es trasladar el sistema de servidores que tienes en tu empresa, el que quiera que sea, a la nube. Almacenamiento de datos, máquinas de Linux, discos SSD…

Y por supuesto Inteligencia Artificial ya que cuenta con asistentes virtuales para pequeñas/medianas empresas y soluciones para industria, etc. Para analizar imágenes, reconocimiento de voz, predicciones de datos, etc.

Justo la semana pasada salió una noticia por parte de Microsoft que presentaba una patente en EEUU para hacer un chatbot para “hablar” con alguien que ya hubiera fallecido. Siempre y cuando esta persona tuviera cuentas en redes sociales y siguieran activas, el sistema que se intenta patentar es precisamente recopilar esa información, fotos, audios etc y contestar como lo haría esa persona. 

Bueno, si habéis visto Black Mirror ya sabéis de qué va el tema. 

Contrata la ayuda de un experto

Para el caso de Microsoft, sí que recomendaría muy fuerte que contactaras con alguien que supiera qué necesidades tienes en tu oficina, porque aunque el caos no pueda parecer tal en el nombre, sí lo hay en las tarifas. Si eres una institución sin ánimo de lucro o un centro educativo puede salirte gratis o a un coste mucho menor que el que aplican a otras licencias. Esto ocurre también con Google. 

Y creo recordar que si tienes una licencia comprada, te hacen una rebaja o te sale algo más barato.

Si quieres pasarte a Microsoft, sí que te recomendaría, contratar a un experto. Alguien que sea partner de Microsoft y que pueda ayudarte a comprender cómo funciona todo el ecosistema, te guíe a la hora de hacer el paso a la nube y pueda orientarte a nivel de seguridad. La parte de administración es muy muy compleja porque viene heredada de sistemas de protección físicos, por decirlo así, que lo estoy diciendo a la ligera y algún experto en sistemas es posible que me corrija, a mi la impresión que me da, es que viene todo heredado de algo que no está pensado para funcionar de otra manera y lo han arrastrado y complicado aún más.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Descubriendo la nube de Google

By Podcast No Comments

Todos los que emprendemos un poco por nuestra cuenta y riesgo, pero también aquellos que ya tienen una empresa y desean hacerla crecer, debemos conocer las herramientas en la nube de los dos grandes de este mundo (dejo de lado a Amazon a Apple… y lo sé): Google y Microsoft. En concreto, en esta ocasión, voy a hablaros de las herramientas de la nube de Google.

En este episodio en concreto, hablamos de todo lo que puede llegar a ofrecer la nube de Google.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Herramientas de la nube de Google

En esta ocasión, seguimos hablando de las nubes. En concreto, voy a hablaros de una de las que más cacho de pastel, por así decirlo, se está llevando: las herramientas de la nube de Google, todo lo que Google nos ofrece en su plataforma.

Antes de seguir, si te preocupa la privacidad y la seguridad de los datos, te recomiendo ir al podcast de hace un par de episodios, en el que ya hablé del tema. Más que nada, porque no quiero repetirme.

Desde ya, te digo que las herramientas de Google son demasiado, es decir, lo que aparece cuando buscas en Google «soluciones en la nube de Google» es demasiado hasta para mí. Y siendo sinceros, siendo Google, que tiene muy claro quiénes son sus clientes, les falta un poco.

Puedes buscar por sectores, por colaboración, por Inteligencia Artificial,… Llega un momento en que te abruma y que ya no sabes por dónde tirar. ¿Por qué te digo esto? Porque hay una cantidad de cosas que te ofrecen en su plataforma que hasta yo desconocía.

Soluciones para medianas y grandes empresas

En este punto, déjame recomendarte una cosa… si no tienes en tu empresa un experto en seguridad o un experto en infraestructura, busca a alguien externo que te pueda ayudar, porque aquí se necesita. Necesitas a alguien que sepa determinar lo que la empresa (y en este caso me refiero a empresas medianas o grandes) necesita. Necesitas tener a tu lado a alguien que vea la empresa como tú la ves y que entienda este idioma. Porque hasta a mí me ha costado.

Si te pones a buscar por sectores, ves un montón de posibilidades, empezando por la migración de tu plataforma de comercio electrónico. ¿Que tú tienes el hosting en otro sitio? No te preocupes. Pásate con nosotros, que nosotros lo organizamos todo.

Una de las ventajas de la nube es que te permiten crecer de una forma bastante rápida y sencilla y más barata de lo que podrías imaginarte.

Soluciones para minoristas

Cuando buscas soluciones para minoristas llega un momento en que te vuelves loco. En este caso, también necesitas a alguien que te eche un cable, que revise cuáles son tus necesidades e identifique dónde puedes aprovechar la nube de Google, sí o sí.

Una cosa que es interesante implantar en cualquier tipo de empresa, es la Inteligencia Artificial. Por ejemplo, puedes ofrecer un servicio de atención al cliente gracias a una Inteligencia Artificial que puede hablar, comprende cosas e interactúa contigo. Todo esto también está incluido en la nube de Google.

Si, por ejemplo, eres una empresa que distribuye contenido por todo el mundo, necesitas algo que te permita hacer postproducción, migración de archivos, procesamiento de videos,… Todo esto también está en la nube de Google.

Además puedes encontrarte con estadísticas, con sistemas de recuperación de fallos, escritorios virtuales, soluciones para realizar análisis empresariales….Todo está en la nube de Google.

Google Workspace

Y en medio de todo esto, están las soluciones que ya conocemos. Antes se llamaban Google Suite, luego Google Business y ahora Google Workspace. Solo es un cambio de nombre. Te ofrecen lo mismo:

  • Gmail,
  • Calendar,
  • Drive,
  • Google Docs y
  • la parte de reuniones (Meet, Hangout)

Lo que Google te ofrece para trabajar, son esos cinco elementos. Además, te ofrece sugerencias inteligentes, que te ayudan a escribir más rápido. Entiende el contexto y si ve que estoy escribiendo de economía por ejemplo, me ofrece frases para ese contexto. Es algo que han implantado hace poco y a mí particularmente me gusta. Pero es es totalmente configurable. Si no te gusta, puedes desactivarlo.

Inteligencia Artificial en la nube de Google

Fuera de cómo funciona Drive, Gmail, etc, lo que me resulta muy interesante es la parte de Inteligencia Artificial: la cantidad de cosas que se están trabajando sobre este tema. Por ejemplo:

  • Vision, que extrae información de las imágenes de Google para detectar emociones, reconocer objetos,…
  • Natural Language, que extrae información de textos sin estructurar.

Como ves, hay un montón de soluciones, que existen, que están ahí y que están para utilizar.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Comparación de CRM’s: Zoho, Hubspot, Odoo y Agile CRM

By Podcast No Comments

Vamos a hacer una comparativa entre los cuatro CRM’s: Zoho, Hubspot, Odoo y Agile CRM. ¿Por qué esos y no otros? ¿Cuál es mejor de los cuatro y cuál recomiendas?

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La importancia de un CRM

En los dos episodios anteriores hablé sobre CRM’s. Escúchalos, de verdad. Ahí tienes el por qué y el para qué usar CRM’s y cómo de ventajoso va a ser tenerlo desde el primer día. Cualquier comercial te diría que no hay nada mejor que un CRM. Y me he emperrado en decirte el por qué, el para qué, cómo poder escoger uno. Y hoy te voy a dar una comparativa entre los mejores CRM’s para autónomos y emprendedores.

Si no te interesa, si no eres autónomo o emprendedor o estás interesado en montar un negocio, si eres un gerente, CEO de una empresa grande,… pues si a estas alturas no tienes un CRM estás perdiendo el tiempo y este podcast no es para ti, fundamentalmente porque en una empresa de 10 o más trabajadores, a pesar de que los CRM’s que voy a comentar pueden ser utilizados, es más complicado que esté integrado con el resto de tus sistemas y quizás hay que trabajar en buscar uno más adecuado.

No voy a hablar de los grandes:

Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP CRM, Sage CRM… de todos esos nos vamos a alejar porque… no sé si os acordáis de un anuncio famosísimo que decía “la potencia sin control no sirve de nada”. Pues eso. Extremadamente potente. Y caros. Enfocados a grandes empresas.

Voy a hablaros de los que ya os he hablado en algún momento:

Zoho CRM, Hubspot, Odoo y alguno más como Agile CRM (como siempre todo en las notas del podcast)

CRM’s gratuitos

Lo primero: ¿cuáles son gratis?:

  • Hubspot
  • Odoo
  • Agile CRM
  • Zoho

Por eso me centro en estos. Por la sencilla razón que si eres emprendedor o autónomo querrás algo sencillo y fácil de usar y que no te cueste mucho. Además, si no tienes CRM puedes empezar a probar. En las notas del podcast te dejo una página web estupenda para comparar CRM’s y que tengas una visión un poco más global. 

Todos son similares en cuanto a características y las pequeñas diferencias tendrás que valorarlas tú si quieres probar o no.

Hubspot

De todos estos, el que particularmente te recomiendo por muchas razones y porque tienen una gran base de conocimiento que te ayudará a saber aún más sobre marketing y automatizaciones es Hubspot.

Como ya te he hablado de él en otras ocasiones, te diré que además de gestionar contactos, lo puedes integrar con los correos, permitiéndote saber en cada momento qué ha hecho tu cliente, tiene sistemas de gestión de leads, te permite crear automatizaciones y consultar todo tu embudo en cualquier momento además de informes y analíticas. Lo único que no te permite es crear presupuestos o propuestas, pero mira, para esto existen otras herramientas

Es muy fácil de usar y con sus guías, lo tendrás configurado y funcionando en muy poco tiempo.

Zoho

Otro del que te he hablado alguna vez, o al menos he mencionado es Zoho CRM.

Zoho añade todas las características que te he comentado de Hubspot y una más. Te permite configurar presupuestos de forma automática, enviarlos a tus clientes, saber cuántas veces ha abierto el presupuesto, si le ha dado al botón de aceptar, etc, etc. Es un gran gestor de clientes, permite por supuesto automatizaciones. Pero claro, todo esto, en las versiones de pago. En la versión gratuita, no te da información de los correos electrónicos, ni te permite hacer presupuestos o facturas. En la propia web, tienen un comparador de las diferentes versiones.

Agile CRM

Agile CRM tiene sus cosas positivas y sus cosas negativas. ¿Positivo? Que incluye un servicio de asistencia y atención al cliente y que desde la plataforma puedes hacer envíos de e-mail marketing. ¿Negativo? En su versión gratuita, no te permite hacer automatizaciones de marketing, pero su primera versión de pago que no llega a 10 dólares al mes, te permite ya incluir esto. Tampoco te deja crear presupuestos, esto en ninguna versión. Creo que merece la pena echarle un vistazo a la demo que está disponible en su página web. Este no lo he probado en persona pero por lo que he investigado tiene muy buena pinta. Sobre todo por la diferenciación que le supone la gestión del servicio de asistencia a los clientes.

Odoo

Por último tenemos Odoo. Odoo tiene una gran ventaja sobre todos los demás y es que es open source, esto quiere decir, que se puede hacer a tu medida. Y los precios, vienen también a ser, a medida. Por ejemplo, que quieres sólo el CRM, es gratis. ¿Que quieres añadirle la posibilidad de hacer facturación? Te sube a un % al mes. ¿Que quieres añadir un apartado de gestión contable? Otro. Qué quieres añadirle la posibilidad de integrar llamadas de teléfono a través de VoIP, pues un dinero adicional. Hay diferentes versiones y tan adaptables que te permite hacer prácticamente de todo.

¿Mi recomendación personal? Empezad. Me da igual si es una hoja Excel, si es en el propio gestor de contactos de vuestro teléfono… Lo importante es empezar, tener los contactos organizados y categorizados para poder registrar aunque sea a mano qué hay que hacer con cada cliente, si es un lead, cuánto tiempo tardan en comprarte… etc, etc.

Toda esa información es tremendamente importante, no os lo puedo decir más veces ya, la verdad.

¿Mi recomendación cuando pasemos de hoja Excel? Zoho CRM o Hubspot. Yo he usado las dos y me he cambiado de Zoho a Hubspot porque no necesito la gestión de presupuestos y la versión gratuita de Hubspot me da más información que la de Zoho. Pero Zoho como os he contado, por una pequeña inversión mensual, te da la posibilidad de controlar todos los presupuestos y facturas y es también un gran gran gestor de CRM

Notas:

Zoho CRM

Hubspot

Agile CRM

Odoo

Web para ver y comparar muchos más CRMs

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Los tres pasos que no puedes ignorar al migrar a la nube

By Podcast No Comments

Cuando nos ponemos serios con la nube queremos saber qué pasos hay que dar y por dónde podemos empezar para migrar de forma segura y sencilla. Son tres los pasos que no puedes ignorar si quieres migrar a la nube.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Seas autónomo, pequeña, mediana o gran empresa, hoy voy a hablar de los tres pasos necesarios, aquellos que no puedes ignorar, los que tienes que realizar sí o sí, cuando estás pensando en migrar a la nube.

Cuando empezamos a mirar “nubes” porque estamos convencidos que es una buena idea para nuestra empresa, porque nos ayuda a descentralizar y nos da una flexibilidad total a la hora de trabajar desde cualquier lado, una de las dudas que nos surge es por dónde empezar.

Como sabes, en los episodios anteriores hemos hablado de qué es la nube y cuál es mejor y más segura. Si no los has escuchado, te recomiendo que lo hagas. Está todo, como siempre, en los principales reproductores.

El primer problema suele ser el “por dónde empiezo”. No hay una única forma de hacerlo. Como todo, depende del tamaño de tu empresa. Si has escuchado los anteriores episodios, tendrás claro ya qué vas a conseguir con este cambio. Aún así te voy a dar varias ideas: ahorrar dinero, ahorrar tiempo (gracias a los sistemas de búsqueda y a los gestores documentales), lograr más flexibilidad, no depender de un sistema físico que puede estropearse. Llegado el caso, ahorrarte ese sistema físico y el soporte del mismo…

Primer paso: qué migrar a la nube y para qué

Por tanto, el primer paso que no puedes ignorar para migrar a la nube es: tener claro qué quieres subir y para qué. Puede no ser todo, puede que no necesites tener en la nube el CRM de la empresa (lo desaconsejo, sinceramente) o puede que no necesites tener el sistema de recursos humanos… Quizás quieras tener el sistema de gestión de nóminas y no el de presupuestos. Tienes que tener claro qué necesitas sacar de los discos duros y por qué hacerlo.

En base a esa idea, en base a conocer qué quieres hacer, tienes que tener claro hacia qué modelo vas: privado, público o híbrido. Mi recomendación sería mantenerlo híbrido. Puedes aprovechar las ventajas de la nube pública compartiendo los archivos del día a día, los documentos de texto, hojas de cálculo, etc, y tener el sistema de negocio en una nube privada bien protegido y con copias diarias. De los diferentes sistemas te he hablado en episodios anteriores.

Tienes que conocer tus sistemas para saber si lo puedes subir o no, si hay incompatibilidades…

Paso dos: qué servicios vas a necesitar

Una vez que tienes claro qué modelo quieres utilizar y qué quieres subir, puedes plantearte qué servicios puedes contratar para empezar a trabajar en la nube. El paso 2 por tanto es determinar qué voy a necesitar para la migración.

Aquí hay diferentes modelos y te voy a explicar qué significan las siglas que estoy segura que ya has empezado a ver por ahí.

    • Tenemos el modelo SAAS: Esto viene de las siglas Software as a service: para que lo veas claro, es lo que ocurre cuando usas el google drive o el office 365 online. El software que estás usando está proporcionado por los proveedores de la nube.
    • Modelo IAAS: Infraestructure as a service. En este caso, vas a migrar la parte hardware a la nube. Si alguna vez has usado una máquina virtual es lo que ocurre, en una máquina virtual te estás conectando a una máquina externa que es quien ejecuta las acciones. ¿Cuándo puedes pensar en este modelo? Cuando estés preocupado por la seguridad y necesites algo muy personalizado. Casos de esto sería Azure, que es la opción que proporciona Microsoft o HP.
    • Y luego el modelo PaaS: platform as a service. Para que lo entiendas, te voy a poner el ejemplo de una empresa que vende una aplicación web a un cliente. Esa aplicación web, para crearla, usarla, etc, necesita de servidores físicos, de programadores que trabajen… Pues estas plataformas en la nube permiten que todo lo necesario para crear, manejar, ejecutar estas aplicaciones estén en la nube. Lo administran todo ellos. Te permite programar sin tener que gastarte dinero en elementos físicos… así para que lo entendamos.

Paso tres: esta no te la esperas: Planifica y comunica

Una vez que tienes claro si vas a una nube pública, privada o híbrida, si necesitas una infraestructura en la nube o prefieres utilizar la opción de servicio… te has asegurado que todo es compatible y no vas a tener muchos problemas… toca planificar la migración y comunicar de forma constante por qué y para qué.

Empezando por tomarte tiempo para elegir proveedor o proveedores que te ayuden a determinar lo que necesitas realmente sin comprar cosas que luego no vas a usar. Preparar el plan de seguridad, determinar qué sube antes, qué después qué procesos tienen que modificarse y qué formación vas a dar a los trabajadores.

Una migración siempre te va a dar dolores de cabeza, lo sé porque he estado en muchas. Los trabajadores tienen que ser pacientes y comprender por qué se hace y creéme cuando te digo que lo de ahorrar dinero, no es lo que más le pueda importar. ¿Qué beneficios va a tener para ellos? ¿Qué va a conseguir? ¿Cómo va a mejorar su rendimiento y su trabajo?

Igual, que le digas que va a poder trabajar más fácilmente desde casa, no le hace especial ilusión. Ahora que muchos han probado el teletrabajo, se encuentran mucho más tranquilos o más cómodos en la oficina. Quizá puedas aprovechar para preguntarle a tus trabajadores.
Esto, claro, que si hablamos de los que estamos con el ordenador o el móvil en ristre. Pero hay otros muchos que también pueden beneficiarse de trabajar en la nube. Prácticamente todos los servicios de reparto usan estos sistemas. Se trata de ajustar el trabajo que se hace día a día a un sistema que beneficia de muchísimas maneras a la empresa, a los clientes internos y a los externos.

Por supuesto que hay más pasos que no puedes perderte, pero estos tres son los pasos que no puedes ignorar cuando empezamos a hacer una migración a la nube: saber qué quieres subir, saber qué servicios vas a usar y planificar y comunicar.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Google se ha caído: y ahora qué

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¡Horror! ¡Google se ha caído! ¿Y ahora? ¿Es tan grave? ¿Todo depende de Google? ¿Es Google un monopolio?

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Voy a hablar de la caída de hace nos días de Google. No soy experta en seguridad, pero quiero dejarte mi opinión sobre varios aspectos.

Se ha caído Google durante 45 minutos. ¡Oh, dios mío! Parece que todo el mundo se ha dado cuenta ahora de que tenemos dependencia de Google. Pues…. hasta cierto punto, nada más. qué significa tener dependencia de un servicio?

¿Es Google un monopolio?

Cuando Google se fue a la porra, en Twitter hubo un montón de comentarios, inclusive de políticos, quejándose de que Google es un monopolio. Google no es un monopolio. Google no entra en la definición de monopolio. De hecho, Facebook, es más monopolio que Google, porque este último tiene competencia directa con Microsoft. De hecho, es el que ha hecho que Microsoft se ponga las pilas.

Desde mi punto de vista, Microsoft se ha puesto las pilas gracias a Google y no al revés. Antes de que apareciera Google, Microsoft estaba orientado a herramientas de sobremesa. Todos conocemos Windows, Word, Excel,… y todas sus herramientas de ofimática. Pero aparece Google y hace una competencia directa y brutal. Microsoft, se ha puesto las pilas y ha lanzado sus mismas versiones de escritorio pero en la nube. No hay mas que ver Teams: que es gloria comparado con los servicios de comunicación que Google intenta meternos una y otra vez.

No soporto Google Meet porque hay muchas cosas que no me deja hacer. Pero amo Teams, porque tiene una capacidad para hacer integraciones con más herramientas de Microsoft que no se lo he visto a Google. Google no ha puesto el foco todavía en crear una gran herramienta de comunicación online que integre con otras herramientas. Las birguerías que puedo hacer con Teams no las puedo hacer con Meets… así que, monopolio….no.

Google se ha caído: ¿dependemos tanto de él?

¿Tenemos dependencia del servicio de Google? Pues depende. Unas veces se cae Google, pero es que en otras ocasiones lo hace Amazon, por ejemplo. Estas cosas pasan… y el mundo no se acaba. Pero claro… es fundamental que no pongamos todos los huevos en la misma cesta.

Si el servicio se cae 24 horas…preocúpate, pero por 45 minutos….no. Vuelvo a insistir: estas cosas pasan. Así que, como mínimo, para no tener problemas, tengamos un backup (una copia de seguridad) en discos duros, en tu servidor,…exporta y guarda todos los correos electrónicos….Expórtalos y tenlos guardados.

Cualquier empresa debería hacer un backup diario, un respaldo de seguridad. Por un montón de razones: porque me atacan el servidor y me lo hacen inservible, me introducen un virus que me bloquea todo hasta que no pague un rescate…. ¿Voy a pagar un rescate? Desde luego que no. Borro el servidor, pongo la copia de seguridad de ayer y… ¡a correr! Hay muchísimas cosas que puedes tener salvadas haciendo una copia diaria de tu gestión. Pero depende del tamaño de tu empresa.

Por ejemplo, un autónomo, podría hacer un backup cada 6 meses,… cada 3. Ten siempre un backup en tu disco duro. No puedes depender nunca al 100% de las nubes. Es mejor tener un dominio propio. No es algo caro. Y puedes tener el nombre que quieras (mejor el de tu empresa). Un dominio .com o .es, no importa. Lo importante es tener un hosting propio con un dominio propio donde tengas guardados tus correos. Es preferible no depender de Gmail, aunque lo utilices. Así previenes los problemas de que Google se ha caído.

Solución: diversifica

Y no perdamos de vista, que suelen ser caídas de a, a lo sumo, cuarenta y cinco minutos. ¡No te preocupes! Estas empresas cuyo negocio se centra en la nube (Amazon, Dropbox,….), ya se ponen las pilas para recuperar el servicio mas rápido posible. Ellos viven de esto y su empresa depende de que sus clientes quieran ese servicio.  Necesitan sí o sí tener funcionando esto siempre, así que tened la seguridad que si hay caídas….el servicio se va a recuperar. No nos preocupemos nosotros… Ya lo hacen ellos.

Y sobre todo… diversifiquemos. Todo está pensado para diversificar y usar distintas herramientas, así que…hagámoslo.

Notas:

Curso de Gmail

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Cuál es la mejor nube y la más segura

By Podcast No Comments

En el episodio de hoy voy a intentar responder a dos preguntas, o al menos arrojar algo de luz, sobre qué nube es mejor y qué nube es más segura. Te contaré cómo de seguras son las nubes públicas más conocidas y te doy mi opinión sobre alguna otra. Y para finalizar hablaremos de qué hay que tener en cuenta para considerar una u otra

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Cuando me estaba planteando qué contarte en este segundo episodio sobre la nube, tanteé varias opciones, varias ideas. Una de ellas, y lo adelanto aquí ya, es la pregunta de qué nube da más espacio de almacenamiento gratis actualmente, que no os voy a contar porque hay comparativas estupendas en la web. Encontraréis fácilmente la respuesta si hacéis una búsqueda.

Lo cuál me lleva a las dos preguntas a las que voy a intentar, ya me diréis si lo consigo, arrojar algo de luz: qué nube es mejor y qué nube es más segura.

Seguridad en la nube

Bien. Voy a empezar por el tema de la seguridad. Prácticamente cualquier nube es más segura que tu ordenador personal. Hay profesionales de la seguridad informática que se ocupan cada día de actualizar, modificar, cambiar parámetros…

Ventajas: yo no me ocupo de esto. Sé que mis datos están seguros porque el riesgo de que alguien obtenga información es muy bajo, pero nunca cero. Nunca cero porque una parte de la seguridad eres tú: contraseñas seguras, no le des la información a nadie, usa plataformas como kepass, lastpass, etc… No las tengas en un Word en tu ordenador que lleva sin actualizar el antivirus, o pasarse un antivirus, dos años porque te da pereza…

Para esto hay profesionales.

Cuál es la más segura

En términos de protección, tanto DropBox como Google, Microsoft o Apple, cumplen con todos los requisitos que se le presupone a un servicio de este tipo. A nivel empresarial, os puedo asegurar (y a poco que busquéis lo encontráis), que todas cumplen con las normativas empresariales e internacionales, como son la RGPD y la HIPAA, copias de seguridad respaldadas,… en fin, un montón de cosas técnicas. Y además, son auditadas por personal externo que se encarga de verificar que esto es así.

Además, tanto Microsoft como Google tienen un programa de recompensas por detectar vulnerabilidades.

Las conexiones que se hacen para subir/bajar archivos también son seguras al ir cifradas con protocolos de seguridad (fijaos siempre en la S de https). Los correos igual.

Hablo sobre todo de estas, porque son las más conocidas. Tengo mis dudas al respecto de otras, porque hoy en día quien no tiene una nube, parece que no hace nada bien en la vida. Pienso ahora en Samsung y Xiaomi. Yo particularmente, no subo nada a ninguna nube que no sea de las mencionadas (Dropbox, Google, Microsoft, App o Amazon). Y con Amazon tengo mis dudas.

Con respecto a si los datos en los servidores están cifrados, pues sí. También allí se cifran precisamente para evitar que cualquier acceso no autorizado pueda acceder a la información de esos archivos. Pero volvemos a lo de antes… Si el problema eres tú, no le eches la culpa a Apple, ¿no? ¿Os acordáis del celebgate? Aquel robo masivo de fotos de famosas actrices en momentos delicados que se subió a la red en 2014. El hacker accedió a las fotos de la nube de Apple a través del phising: dame tu contraseña.

La vulnerabilidad al final somos nosotros. Mil ojos!

La mejor nube

Si la seguridad no es un problema, porque todas (las grandes) son seguras… la contestación a la pregunta de qué nube es mejor, depende de muchas circunstancias.

La primera de ella es: para qué. De qué estamos hablando. Lo que suelo aconsejar es apostar por un modelo de nube pública tirando de privada cuando sea necesario. Lo que viene siendo un modelo mixto.

Pública

Con la nube pública, podemos prescindir de licencias por software ofimático, si nos decidimos por Google o por Microsoft con distintos niveles de pago, obviamente, dependiendo de los usuarios que accedan a la nube y del tamaño que se ocupe en cuanto a datos.

Voy a hacer un inciso para darte varias buenas noticias: Si eres una empresa de formación o un colegio: Tango Google como Microsoft tienen planes especiales para ti. Si eres una ONG o una Organización sin ánimo de lucro, también puedes optar a planes especiales de precio, llegando a salirte gratis las licencias.

La ventaja de la nube es obvia: poder tener a varios usuarios trabajando de forma colaborativa en el mismo documento al mismo tiempo, lo que me parece fundamental hoy en día. Poder hacer clases, formaciones online y reunir a toda la organización, mantener a la organización conectada desde cualquier parte (ojo, en horas de trabajo).

Y en el caso de Microsoft, el Gestor documental de Sharepoint o incluso el Flow, con el que a mí me parece que puedes hacer virguerías. En el caso de Google, su buscador, son puntos a tener en cuenta a la hora de decidirte por una o por otra.

Si os preguntáis qué es un gestor documental: pues es un sistema que está pensado para almacenar y controlar todos los documentos de una organización.

Que también os digo, tengo la sensación cada vez más que Sharepoint tiende más hacia Google ahora que hace unos años, si no fuera porque puedes desarrollar aplicaciones específicas que pueden servir para organizar de una forma mejor, los flujos de trabajo.

Privada

Y el caso de nube privada sería cuando tenemos una aplicación propia de la organización, un software hecho a medida o instalado en nuestros servidores y al que queremos poder acceder desde distintos sitios con seguridad y acceso controlado… pues necesitas una nube privada. Si ya lo tienes en tu servidor, tú mismo puedes montarte esa nube privada. Si quieres externalizar ese tema, que te lo lleve un profesional que se dedique a esto, pues es tan fácil como buscar algún proveedor que te ofrezca este servicio.

Eso sí, asegúrate que sean unos obsesos de la seguridad. Que sepan qué están haciendo. Porque al final tus datos estará en sus servidores y quieres tener un control sobre toda esa información.

Así que como resumen: normalmente, un modelo mixto o uno público funciona en la mayoría de las organizaciones. Considera cambiar a la nube porque mejorarás la seguridad de tu documentación y los accesos a la misma

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Nube o Cloud: qué es y diferentes tipos

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Todo el mundo, actualmente, lleva una nube en su teléfono. Pero, ¿qué tipos diferentes de nubes hay? ¿Qué las diferencia? ¿Puedo usar la misma para mis cosas que para los datos de la empresa?

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Hoy en día, todos sabemos lo que es una nube y nos guste o no, hasta llevamos una en nuestro móvil. Por eso, no me voy a extender en explicar lo que es la nube: la nube es un almacenamiento remoto, es decir, un conjunto de servidores que dan servicio de almacenamiento.

Y, ¿cómo podemos desarrollar esto y aprovecharlo para nuestra empresa?

Tipos de nube

Lo primero a tener en cuenta son los tipos de nubes que existen. Básicamente hay tres:

  • Pública
  • Privada
  • Híbrida

La nube pública requiere de una persona que haga un control, es decir, una persona o un grupo de personas, que sean administradores y que te permiten o no usar los servicios. Las nubes públicas, cuentan con sus propios sistemas de seguridad.

También son las que más bajo coste tienen y además requieren poco mantenimiento.

En cuanto a la nube privada, son solo aquellas empresas o usuarios que tienen un control específico. Suelen estar localizados en otros sitios. La ventaja es que te dan la posibilidad de configurar el sistema de almacenamiento según lo que tú necesites.

Luego está la combinación de los dos sistemas anteriores: la nube híbrida. Por ejemplo, una empresa que tenga parte de los datos, por ejemplo, la parte correspondiente a contabilidad en una nube privada, y otra parte de los datos, que solo requieran una seguridad estándar, en una nube pública.

Pero tenemos que ser conscientes de que la nube también tiene sus riesgos, ya que tú te conectas a un ente a través de internet, y este ente puede funcionar o no, dependiendo de su la nube se ha caído o no.

Amazon lidera el 33% del mercado. Azure, que es Microsoft, y GoogleCloud, representan el resto.

Ejemplos de nubes

Tipos de nubes que hay:

  • Amazon
  • Google Cloud
  • Azure, que es Microsoft
  • Dropbox, que es la que inició todo esto
  • iCloud, de Apple
  • Mega
  • Mediafire

La primera nube que salió, Dropbox, sigue funcionando muy bien y teniendo miles de usuarios. Pero a una empresa no se la recomendaría. Para almacenar los datos de una empresa, lo mejor sería Google o Microsoft o, incluso, una combinación híbrida entre nube privada y pública, pero no Dropbox.

Dropbox la veo para almacenamiento de cosas tuyas, de las que quieres tener una copia de seguridad, o para compartir archivos con otras personas. Pero profesionalmente, no recomiendo Dropbox, porque para las capacidades que tiene una pequeña o mediana empresa, nos vamos a Google o Microsoft.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Procesos operativos: ideas para automatizar

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Los procesos operativos son aquellos que permiten desarrollar los productos o los servicios a las diferentes empresas. Hay muchos otros procesos, pero quizás estos son los que podemos empezar a automatizar antes. Reconocerlos es importante para empezar a trabajar en ellos.

Os pongo tres ejemplos de empresas totalmente diferentes con sus procesos operativos. Y hablo no sólo de ellos si no también de elementos que se pueden empezar a sistematizar y después, automatizar.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La semana pasada te contaba cómo podíamos identificar procesos y para qué nos podía servir identificarlos. Esta semana quiero darte ejemplos comunes de procesos operativos, con la idea de que puedas identificar procesos similares y puedas mejorarlos.

Como te comenté, uno de los «para qué», era la optimización de tu trabajo, la mejora de la eficiencia. Esto es fácil de conseguir si tienes claro qué procesos haces en tu empresa. Hoy en día hay muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a conseguir una mejora de la eficiencia sin apenas tocar nada.

También te explicaba que los que más nos pueden importar de primeras, sobre todo a nosotros (pymes, micropymes, empresarios individuales), son los procesos operativos. Digo de primeras porque, evidentemente, si tienes procesos de soporte también tendrían que ser tenidos en cuenta, pero como digo, los operativos van delante.

Empecemos por los procesos operativos, los que forman el núcleo de la producción. Luego podremos pasar a los demás.

Ejemplo 1: Diseñadores, programadores o empresas de software

No me enrollo más. Empezamos con los procesos y subprocesos correspondientes a un diseñador gráfico freelance. Este mismo ejemplo es válido para programadores o empresas que desarrollen software.

  • Análisis: se analizan las solicitudes del cliente: qué quiere diseñar (un logo, una marca completa con papelería… ), si es un diseño desde cero o si se trata de un rediseño, qué colores priman, qué misión y que valores tiene la marca… Asumamos que se trata del diseño de una marca desde cero.
  • Producción: El diseñador se sienta y hace su magia. Arrancar los trabajos.
  • Entrega del producto: el momento en el que el diseñador entrega al cliente el diseño y las diferentes aplicaciones del mismo.
  • Postventa: posibles cambios en el diseño, entrega física de tarjetas, papelería, manual de marca, etc.

Podéis preguntaros dónde está el proceso de facturación. La facturación sería un claro ejemplo de un subproceso de un proceso aún más grande y que os comenté que iría antes del proceso de análisis, que es el proceso comercial.

Relación entre procesos operativos

Los procesos están relacionados entre sí. En el proceso comercial, tenemos la presentación del presupuesto pero también la gestión de la facturación, tanto a clientes como a proveedores.

Y a su vez, el proceso de entrega del producto puede generar varios subprocesos, como por ejemplo:
Creación de presentación para el cliente ? reunión con el cliente y realización de la presentación ? entrega de la presentación con la información para el estudio por parte del cliente.

Como os comentaba en el anterior episodio, hay que tener en cuenta que hay que sacarlo de nuestras cabezas y plasmarlo en diagramas de flujo, para tener claro qué hay que hacer en cada momento. Esto parece sencillo de decir y es difícil de hacer, no os engaño, porque al ser tareas que tenemos automatizadas, no caemos en que son procesos y tareas.

Para el caso de una empresa de software, el proceso operativo es similar. Cambian ligeramente los subprocesos. Aunque lo de hacer magia se mantiene. Y en este caso, incluso cobra más sentido hacer una documentación para que, tareas repetitivas, todo el mundo pueda hacerlas sin pérdida (lo que viene siendo una wikipedia)

¿Más procesos que podemos tener? Formación, por ejemplo. Que estaría dentro del proceso de soporte o apoyo.

Una vez identificados los procesos operativos

En cualquier caso, cuando tengamos claros los procesos, podremos hacernos preguntas:

  • ¿Dónde pierdo tiempo? ¿Puedo mejorar el subproceso de la presentación del cliente? ¿Puedo crear, por ejemplo, una plantilla estándar y cambiarla para cada presentación? ¿Qué pasa si llega alguien nuevo al equipo? Si le doy esta información a otra persona para que trabaje conmigo y haga esta parte, ¿lo entiende fácilmente o tengo que explicárselo con detalle? ¿Cómo puedo mejorar ese aprendizaje? ¿Convendría tenerlo todo en un manual o no hace falta?

Uno de los procesos más fácilmente optimizables es el de facturación. Hay muchas herramientas online para hacer una facturación automatizada al 100%. ¿Qué implica? Que llega fin de mes y no voy cliente a cliente recopilando las facturas, enviándoselas, etc. Si no que cada vez que le dé a un botón, el sistema me saque automáticamente todas las facturas y me las envíe.

Otros sistemas te permiten crear presupuestos, que el cliente los acepte con un clic y cuando finaliza el proceso, se cobra o se factura de forma automática.

Ejemplo 2: Bares y cafeterías

Os voy a poner el ejemplo de una empresa ligeramente diferente: un bar o una cafetería. Podríamos tener los siguientes procesos:

  • Proceso de análisis: qué quiere el cliente. Esto implica la atención del cliente en la barra o en la mesa y analizar la solicitud del mismo.
  • Proceso de producción: preparación de los pedidos.
  • Proceso de entrega: donde servimos el pedido a los clientes.
  • Proceso de postventa: donde podemos atender dudas o reclamaciones una vez entregado el producto.

Pero, hay más procesos. ¿Qué pasa con el stock?

  • Ahí entra el proceso de compras: acudir a los proveedores que nos sirven para la gestión de las mismas.

Y alguno más como el mantenimiento de las máquinas necesarias para hacer la producción que encajaría en el proceso de soporte.

Hay empresas que pueden no tener un servicio postventa. Por ejemplo, un notario, si hay dudas una vez finalizada la entrega del servicio entraríamos en un nuevo ciclo de producción. Una vez realizado el servicio, ahí se acaba. Otra cosa es la notaría que puede decir que una persona se encargue durante X tiempo de las dudas que puedan surgirle a una persona concreta, pero un notario como tal, acaba su proceso productivo entregado el servicio.

Ejemplo 3: Gestorías

Tercer ejemplo: Una gestoría fiscal y laboral.

  • Proceso de análisis: revisión de las necesidades que tienen los clientes.
  • Proceso de producción: Cuando se empieza a llevar la gestión administrativa de la empresa, podemos hablar de asesoramiento, cobros y pagos, seguimiento a morosos si los hubiera, peticiones que pueda tener el cliente, etc.
  • Proceso de entrega del servicio: Entrega de los libros de cuentas cuando el cliente los solicite, presentación de la contabilidad y ante las las entidades legales correspondientes, etc. (El famoso trimestre de hacienda en España, por ejemplo).

Por supuesto, hay procesos de apoyo, informáticos, de personal, formación

Este es un ejemplo de uno de ese tipo de empresas que no tiene un servicio postventa porque está integrado dentro del propio proceso de producción.

Ideas de automatización de procesos operativos

Como os he dicho, una de las tareas más fácilmente optimizables, es la correspondiente al proceso comercial. Automatización de emisión de facturas y cobro de las mismas. Automatización de los contactos con el cliente, automatización de la gestión de las facturas de proveedor, creación de los libros de cuentas…

Hoy en día no hay necesidad de hacer nada de esto a mano… Mejora la eficiencia y te ahorrará disgustos porque es más fácil que nos equivoquemos nosotros que lo haga una máquina.

Las llamadas a los posibles clientes, esas que nos han molestado a todos alguna vez, las hace un sistema automático conectado al CRM de la empresa. Se ha automatizado ese apartado, hasta que llega el humano a hablar con el otro humano al otro lado de la línea. Se deja marcado si el contestador salta, si no contesta al teléfono de forma automática. Y se programa otra llamada para dentro de X horas también de forma automática…

Automatizar el proceso de ventas puede ser tan fácil como automatizar la creación de una base de datos de clientes potenciales (os suena la fórmula de página web + lead magnet o pieza gratis a cambio de nuestros datos, ¿verdad?)

De ahí pasa a un CRM que a su vez envía de forma automática el e-mail con lo requerido por el cliente y, dependiendo de su funcionamiento, tres mails más para conocer más a fondo a la persona. Estamos más que familiarizados ya con el proceso…

También se puede automatizar la agenda, por ejemplo.

Caso particular: el subproceso de selección

Un proceso que también se ha automatizado mucho es el subproceso de selección dentro del proceso correspondiente a recursos humanos. Aquí hay mucha controversia. Se sabe que los programadores que han creado la automatización de algunos procesos, tienen sesgos, prejuicios, y sin darse cuenta por más que a veces huyan de ello, en ocasiones, lo plasman en estas automatizaciones. Hoy en día, raro es el reclutador que mira un CV sin haber pasado antes por una máquina que analiza si lo que se ha indicado se ajusta a lo solicitado. Cuando llega a un reclutador ya es una fase II.

Hace dos años salió una noticia que indicaba que Amazon, mejor dicho, la IA de Amazon no seleccionaba mujeres para los puestos. ¿Qué ocurría? Que a la IA que utilizaban para ello, se le había enseñado a examinar a los solicitantes nuevos revisando los patrones de los CV enviados a la compañía durante los anteriores 10 años. Y como la mayoría eran hombres…. acabó penalizando aquellos que incluían la palabra “femenino”.

Conclusión

Como ves, hay mucha tela que cortar, como decía mi madre, en todo este tema de procesos. Quédate con lo importante:

  • Aprende a identificar los diferentes procesos de tu empresa. Haz un esbozo de los mismos, aunque sea.
  • Ponte un objetivo, no quieras sistematizar todo a la vez.
  • Empieza a preguntarte cómo puedes hacer ese proceso más ágil.

Y cualquier duda que tengas, me llamas y me preguntas.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.[/vc_column_text]