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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Descubriendo la nube de Google

By Podcast No Comments

Todos los que emprendemos un poco por nuestra cuenta y riesgo, pero también aquellos que ya tienen una empresa y desean hacerla crecer, debemos conocer las herramientas en la nube de los dos grandes de este mundo (dejo de lado a Amazon a Apple… y lo sé): Google y Microsoft. En concreto, en esta ocasión, voy a hablaros de las herramientas de la nube de Google.

En este episodio en concreto, hablamos de todo lo que puede llegar a ofrecer la nube de Google.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Herramientas de la nube de Google

En esta ocasión, seguimos hablando de las nubes. En concreto, voy a hablaros de una de las que más cacho de pastel, por así decirlo, se está llevando: las herramientas de la nube de Google, todo lo que Google nos ofrece en su plataforma.

Antes de seguir, si te preocupa la privacidad y la seguridad de los datos, te recomiendo ir al podcast de hace un par de episodios, en el que ya hablé del tema. Más que nada, porque no quiero repetirme.

Desde ya, te digo que las herramientas de Google son demasiado, es decir, lo que aparece cuando buscas en Google «soluciones en la nube de Google» es demasiado hasta para mí. Y siendo sinceros, siendo Google, que tiene muy claro quiénes son sus clientes, les falta un poco.

Puedes buscar por sectores, por colaboración, por Inteligencia Artificial,… Llega un momento en que te abruma y que ya no sabes por dónde tirar. ¿Por qué te digo esto? Porque hay una cantidad de cosas que te ofrecen en su plataforma que hasta yo desconocía.

Soluciones para medianas y grandes empresas

En este punto, déjame recomendarte una cosa… si no tienes en tu empresa un experto en seguridad o un experto en infraestructura, busca a alguien externo que te pueda ayudar, porque aquí se necesita. Necesitas a alguien que sepa determinar lo que la empresa (y en este caso me refiero a empresas medianas o grandes) necesita. Necesitas tener a tu lado a alguien que vea la empresa como tú la ves y que entienda este idioma. Porque hasta a mí me ha costado.

Si te pones a buscar por sectores, ves un montón de posibilidades, empezando por la migración de tu plataforma de comercio electrónico. ¿Que tú tienes el hosting en otro sitio? No te preocupes. Pásate con nosotros, que nosotros lo organizamos todo.

Una de las ventajas de la nube es que te permiten crecer de una forma bastante rápida y sencilla y más barata de lo que podrías imaginarte.

Soluciones para minoristas

Cuando buscas soluciones para minoristas llega un momento en que te vuelves loco. En este caso, también necesitas a alguien que te eche un cable, que revise cuáles son tus necesidades e identifique dónde puedes aprovechar la nube de Google, sí o sí.

Una cosa que es interesante implantar en cualquier tipo de empresa, es la Inteligencia Artificial. Por ejemplo, puedes ofrecer un servicio de atención al cliente gracias a una Inteligencia Artificial que puede hablar, comprende cosas e interactúa contigo. Todo esto también está incluido en la nube de Google.

Si, por ejemplo, eres una empresa que distribuye contenido por todo el mundo, necesitas algo que te permita hacer postproducción, migración de archivos, procesamiento de videos,… Todo esto también está en la nube de Google.

Además puedes encontrarte con estadísticas, con sistemas de recuperación de fallos, escritorios virtuales, soluciones para realizar análisis empresariales….Todo está en la nube de Google.

Google Workspace

Y en medio de todo esto, están las soluciones que ya conocemos. Antes se llamaban Google Suite, luego Google Business y ahora Google Workspace. Solo es un cambio de nombre. Te ofrecen lo mismo:

  • Gmail,
  • Calendar,
  • Drive,
  • Google Docs y
  • la parte de reuniones (Meet, Hangout)

Lo que Google te ofrece para trabajar, son esos cinco elementos. Además, te ofrece sugerencias inteligentes, que te ayudan a escribir más rápido. Entiende el contexto y si ve que estoy escribiendo de economía por ejemplo, me ofrece frases para ese contexto. Es algo que han implantado hace poco y a mí particularmente me gusta. Pero es es totalmente configurable. Si no te gusta, puedes desactivarlo.

Inteligencia Artificial en la nube de Google

Fuera de cómo funciona Drive, Gmail, etc, lo que me resulta muy interesante es la parte de Inteligencia Artificial: la cantidad de cosas que se están trabajando sobre este tema. Por ejemplo:

  • Vision, que extrae información de las imágenes de Google para detectar emociones, reconocer objetos,…
  • Natural Language, que extrae información de textos sin estructurar.

Como ves, hay un montón de soluciones, que existen, que están ahí y que están para utilizar.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Comparación de CRM’s: Zoho, Hubspot, Odoo y Agile CRM

By Podcast No Comments

Vamos a hacer una comparativa entre los cuatro CRM’s: Zoho, Hubspot, Odoo y Agile CRM. ¿Por qué esos y no otros? ¿Cuál es mejor de los cuatro y cuál recomiendas?

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La importancia de un CRM

En los dos episodios anteriores hablé sobre CRM’s. Escúchalos, de verdad. Ahí tienes el por qué y el para qué usar CRM’s y cómo de ventajoso va a ser tenerlo desde el primer día. Cualquier comercial te diría que no hay nada mejor que un CRM. Y me he emperrado en decirte el por qué, el para qué, cómo poder escoger uno. Y hoy te voy a dar una comparativa entre los mejores CRM’s para autónomos y emprendedores.

Si no te interesa, si no eres autónomo o emprendedor o estás interesado en montar un negocio, si eres un gerente, CEO de una empresa grande,… pues si a estas alturas no tienes un CRM estás perdiendo el tiempo y este podcast no es para ti, fundamentalmente porque en una empresa de 10 o más trabajadores, a pesar de que los CRM’s que voy a comentar pueden ser utilizados, es más complicado que esté integrado con el resto de tus sistemas y quizás hay que trabajar en buscar uno más adecuado.

No voy a hablar de los grandes:

Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP CRM, Sage CRM… de todos esos nos vamos a alejar porque… no sé si os acordáis de un anuncio famosísimo que decía “la potencia sin control no sirve de nada”. Pues eso. Extremadamente potente. Y caros. Enfocados a grandes empresas.

Voy a hablaros de los que ya os he hablado en algún momento:

Zoho CRM, Hubspot, Odoo y alguno más como Agile CRM (como siempre todo en las notas del podcast)

CRM’s gratuitos

Lo primero: ¿cuáles son gratis?:

  • Hubspot
  • Odoo
  • Agile CRM
  • Zoho

Por eso me centro en estos. Por la sencilla razón que si eres emprendedor o autónomo querrás algo sencillo y fácil de usar y que no te cueste mucho. Además, si no tienes CRM puedes empezar a probar. En las notas del podcast te dejo una página web estupenda para comparar CRM’s y que tengas una visión un poco más global. 

Todos son similares en cuanto a características y las pequeñas diferencias tendrás que valorarlas tú si quieres probar o no.

Hubspot

De todos estos, el que particularmente te recomiendo por muchas razones y porque tienen una gran base de conocimiento que te ayudará a saber aún más sobre marketing y automatizaciones es Hubspot.

Como ya te he hablado de él en otras ocasiones, te diré que además de gestionar contactos, lo puedes integrar con los correos, permitiéndote saber en cada momento qué ha hecho tu cliente, tiene sistemas de gestión de leads, te permite crear automatizaciones y consultar todo tu embudo en cualquier momento además de informes y analíticas. Lo único que no te permite es crear presupuestos o propuestas, pero mira, para esto existen otras herramientas

Es muy fácil de usar y con sus guías, lo tendrás configurado y funcionando en muy poco tiempo.

Zoho

Otro del que te he hablado alguna vez, o al menos he mencionado es Zoho CRM.

Zoho añade todas las características que te he comentado de Hubspot y una más. Te permite configurar presupuestos de forma automática, enviarlos a tus clientes, saber cuántas veces ha abierto el presupuesto, si le ha dado al botón de aceptar, etc, etc. Es un gran gestor de clientes, permite por supuesto automatizaciones. Pero claro, todo esto, en las versiones de pago. En la versión gratuita, no te da información de los correos electrónicos, ni te permite hacer presupuestos o facturas. En la propia web, tienen un comparador de las diferentes versiones.

Agile CRM

Agile CRM tiene sus cosas positivas y sus cosas negativas. ¿Positivo? Que incluye un servicio de asistencia y atención al cliente y que desde la plataforma puedes hacer envíos de e-mail marketing. ¿Negativo? En su versión gratuita, no te permite hacer automatizaciones de marketing, pero su primera versión de pago que no llega a 10 dólares al mes, te permite ya incluir esto. Tampoco te deja crear presupuestos, esto en ninguna versión. Creo que merece la pena echarle un vistazo a la demo que está disponible en su página web. Este no lo he probado en persona pero por lo que he investigado tiene muy buena pinta. Sobre todo por la diferenciación que le supone la gestión del servicio de asistencia a los clientes.

Odoo

Por último tenemos Odoo. Odoo tiene una gran ventaja sobre todos los demás y es que es open source, esto quiere decir, que se puede hacer a tu medida. Y los precios, vienen también a ser, a medida. Por ejemplo, que quieres sólo el CRM, es gratis. ¿Que quieres añadirle la posibilidad de hacer facturación? Te sube a un % al mes. ¿Que quieres añadir un apartado de gestión contable? Otro. Qué quieres añadirle la posibilidad de integrar llamadas de teléfono a través de VoIP, pues un dinero adicional. Hay diferentes versiones y tan adaptables que te permite hacer prácticamente de todo.

¿Mi recomendación personal? Empezad. Me da igual si es una hoja Excel, si es en el propio gestor de contactos de vuestro teléfono… Lo importante es empezar, tener los contactos organizados y categorizados para poder registrar aunque sea a mano qué hay que hacer con cada cliente, si es un lead, cuánto tiempo tardan en comprarte… etc, etc.

Toda esa información es tremendamente importante, no os lo puedo decir más veces ya, la verdad.

¿Mi recomendación cuando pasemos de hoja Excel? Zoho CRM o Hubspot. Yo he usado las dos y me he cambiado de Zoho a Hubspot porque no necesito la gestión de presupuestos y la versión gratuita de Hubspot me da más información que la de Zoho. Pero Zoho como os he contado, por una pequeña inversión mensual, te da la posibilidad de controlar todos los presupuestos y facturas y es también un gran gran gestor de CRM

Notas:

Zoho CRM

Hubspot

Agile CRM

Odoo

Web para ver y comparar muchos más CRMs

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Los tres pasos que no puedes ignorar al migrar a la nube

By Podcast No Comments

Cuando nos ponemos serios con la nube queremos saber qué pasos hay que dar y por dónde podemos empezar para migrar de forma segura y sencilla. Son tres los pasos que no puedes ignorar si quieres migrar a la nube.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Seas autónomo, pequeña, mediana o gran empresa, hoy voy a hablar de los tres pasos necesarios, aquellos que no puedes ignorar, los que tienes que realizar sí o sí, cuando estás pensando en migrar a la nube.

Cuando empezamos a mirar “nubes” porque estamos convencidos que es una buena idea para nuestra empresa, porque nos ayuda a descentralizar y nos da una flexibilidad total a la hora de trabajar desde cualquier lado, una de las dudas que nos surge es por dónde empezar.

Como sabes, en los episodios anteriores hemos hablado de qué es la nube y cuál es mejor y más segura. Si no los has escuchado, te recomiendo que lo hagas. Está todo, como siempre, en los principales reproductores.

El primer problema suele ser el “por dónde empiezo”. No hay una única forma de hacerlo. Como todo, depende del tamaño de tu empresa. Si has escuchado los anteriores episodios, tendrás claro ya qué vas a conseguir con este cambio. Aún así te voy a dar varias ideas: ahorrar dinero, ahorrar tiempo (gracias a los sistemas de búsqueda y a los gestores documentales), lograr más flexibilidad, no depender de un sistema físico que puede estropearse. Llegado el caso, ahorrarte ese sistema físico y el soporte del mismo…

Primer paso: qué migrar a la nube y para qué

Por tanto, el primer paso que no puedes ignorar para migrar a la nube es: tener claro qué quieres subir y para qué. Puede no ser todo, puede que no necesites tener en la nube el CRM de la empresa (lo desaconsejo, sinceramente) o puede que no necesites tener el sistema de recursos humanos… Quizás quieras tener el sistema de gestión de nóminas y no el de presupuestos. Tienes que tener claro qué necesitas sacar de los discos duros y por qué hacerlo.

En base a esa idea, en base a conocer qué quieres hacer, tienes que tener claro hacia qué modelo vas: privado, público o híbrido. Mi recomendación sería mantenerlo híbrido. Puedes aprovechar las ventajas de la nube pública compartiendo los archivos del día a día, los documentos de texto, hojas de cálculo, etc, y tener el sistema de negocio en una nube privada bien protegido y con copias diarias. De los diferentes sistemas te he hablado en episodios anteriores.

Tienes que conocer tus sistemas para saber si lo puedes subir o no, si hay incompatibilidades…

Paso dos: qué servicios vas a necesitar

Una vez que tienes claro qué modelo quieres utilizar y qué quieres subir, puedes plantearte qué servicios puedes contratar para empezar a trabajar en la nube. El paso 2 por tanto es determinar qué voy a necesitar para la migración.

Aquí hay diferentes modelos y te voy a explicar qué significan las siglas que estoy segura que ya has empezado a ver por ahí.

    • Tenemos el modelo SAAS: Esto viene de las siglas Software as a service: para que lo veas claro, es lo que ocurre cuando usas el google drive o el office 365 online. El software que estás usando está proporcionado por los proveedores de la nube.
    • Modelo IAAS: Infraestructure as a service. En este caso, vas a migrar la parte hardware a la nube. Si alguna vez has usado una máquina virtual es lo que ocurre, en una máquina virtual te estás conectando a una máquina externa que es quien ejecuta las acciones. ¿Cuándo puedes pensar en este modelo? Cuando estés preocupado por la seguridad y necesites algo muy personalizado. Casos de esto sería Azure, que es la opción que proporciona Microsoft o HP.
    • Y luego el modelo PaaS: platform as a service. Para que lo entiendas, te voy a poner el ejemplo de una empresa que vende una aplicación web a un cliente. Esa aplicación web, para crearla, usarla, etc, necesita de servidores físicos, de programadores que trabajen… Pues estas plataformas en la nube permiten que todo lo necesario para crear, manejar, ejecutar estas aplicaciones estén en la nube. Lo administran todo ellos. Te permite programar sin tener que gastarte dinero en elementos físicos… así para que lo entendamos.

Paso tres: esta no te la esperas: Planifica y comunica

Una vez que tienes claro si vas a una nube pública, privada o híbrida, si necesitas una infraestructura en la nube o prefieres utilizar la opción de servicio… te has asegurado que todo es compatible y no vas a tener muchos problemas… toca planificar la migración y comunicar de forma constante por qué y para qué.

Empezando por tomarte tiempo para elegir proveedor o proveedores que te ayuden a determinar lo que necesitas realmente sin comprar cosas que luego no vas a usar. Preparar el plan de seguridad, determinar qué sube antes, qué después qué procesos tienen que modificarse y qué formación vas a dar a los trabajadores.

Una migración siempre te va a dar dolores de cabeza, lo sé porque he estado en muchas. Los trabajadores tienen que ser pacientes y comprender por qué se hace y creéme cuando te digo que lo de ahorrar dinero, no es lo que más le pueda importar. ¿Qué beneficios va a tener para ellos? ¿Qué va a conseguir? ¿Cómo va a mejorar su rendimiento y su trabajo?

Igual, que le digas que va a poder trabajar más fácilmente desde casa, no le hace especial ilusión. Ahora que muchos han probado el teletrabajo, se encuentran mucho más tranquilos o más cómodos en la oficina. Quizá puedas aprovechar para preguntarle a tus trabajadores.
Esto, claro, que si hablamos de los que estamos con el ordenador o el móvil en ristre. Pero hay otros muchos que también pueden beneficiarse de trabajar en la nube. Prácticamente todos los servicios de reparto usan estos sistemas. Se trata de ajustar el trabajo que se hace día a día a un sistema que beneficia de muchísimas maneras a la empresa, a los clientes internos y a los externos.

Por supuesto que hay más pasos que no puedes perderte, pero estos tres son los pasos que no puedes ignorar cuando empezamos a hacer una migración a la nube: saber qué quieres subir, saber qué servicios vas a usar y planificar y comunicar.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Google se ha caído: y ahora qué

By Podcast No Comments

¡Horror! ¡Google se ha caído! ¿Y ahora? ¿Es tan grave? ¿Todo depende de Google? ¿Es Google un monopolio?

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Voy a hablar de la caída de hace nos días de Google. No soy experta en seguridad, pero quiero dejarte mi opinión sobre varios aspectos.

Se ha caído Google durante 45 minutos. ¡Oh, dios mío! Parece que todo el mundo se ha dado cuenta ahora de que tenemos dependencia de Google. Pues…. hasta cierto punto, nada más. qué significa tener dependencia de un servicio?

¿Es Google un monopolio?

Cuando Google se fue a la porra, en Twitter hubo un montón de comentarios, inclusive de políticos, quejándose de que Google es un monopolio. Google no es un monopolio. Google no entra en la definición de monopolio. De hecho, Facebook, es más monopolio que Google, porque este último tiene competencia directa con Microsoft. De hecho, es el que ha hecho que Microsoft se ponga las pilas.

Desde mi punto de vista, Microsoft se ha puesto las pilas gracias a Google y no al revés. Antes de que apareciera Google, Microsoft estaba orientado a herramientas de sobremesa. Todos conocemos Windows, Word, Excel,… y todas sus herramientas de ofimática. Pero aparece Google y hace una competencia directa y brutal. Microsoft, se ha puesto las pilas y ha lanzado sus mismas versiones de escritorio pero en la nube. No hay mas que ver Teams: que es gloria comparado con los servicios de comunicación que Google intenta meternos una y otra vez.

No soporto Google Meet porque hay muchas cosas que no me deja hacer. Pero amo Teams, porque tiene una capacidad para hacer integraciones con más herramientas de Microsoft que no se lo he visto a Google. Google no ha puesto el foco todavía en crear una gran herramienta de comunicación online que integre con otras herramientas. Las birguerías que puedo hacer con Teams no las puedo hacer con Meets… así que, monopolio….no.

Google se ha caído: ¿dependemos tanto de él?

¿Tenemos dependencia del servicio de Google? Pues depende. Unas veces se cae Google, pero es que en otras ocasiones lo hace Amazon, por ejemplo. Estas cosas pasan… y el mundo no se acaba. Pero claro… es fundamental que no pongamos todos los huevos en la misma cesta.

Si el servicio se cae 24 horas…preocúpate, pero por 45 minutos….no. Vuelvo a insistir: estas cosas pasan. Así que, como mínimo, para no tener problemas, tengamos un backup (una copia de seguridad) en discos duros, en tu servidor,…exporta y guarda todos los correos electrónicos….Expórtalos y tenlos guardados.

Cualquier empresa debería hacer un backup diario, un respaldo de seguridad. Por un montón de razones: porque me atacan el servidor y me lo hacen inservible, me introducen un virus que me bloquea todo hasta que no pague un rescate…. ¿Voy a pagar un rescate? Desde luego que no. Borro el servidor, pongo la copia de seguridad de ayer y… ¡a correr! Hay muchísimas cosas que puedes tener salvadas haciendo una copia diaria de tu gestión. Pero depende del tamaño de tu empresa.

Por ejemplo, un autónomo, podría hacer un backup cada 6 meses,… cada 3. Ten siempre un backup en tu disco duro. No puedes depender nunca al 100% de las nubes. Es mejor tener un dominio propio. No es algo caro. Y puedes tener el nombre que quieras (mejor el de tu empresa). Un dominio .com o .es, no importa. Lo importante es tener un hosting propio con un dominio propio donde tengas guardados tus correos. Es preferible no depender de Gmail, aunque lo utilices. Así previenes los problemas de que Google se ha caído.

Solución: diversifica

Y no perdamos de vista, que suelen ser caídas de a, a lo sumo, cuarenta y cinco minutos. ¡No te preocupes! Estas empresas cuyo negocio se centra en la nube (Amazon, Dropbox,….), ya se ponen las pilas para recuperar el servicio mas rápido posible. Ellos viven de esto y su empresa depende de que sus clientes quieran ese servicio.  Necesitan sí o sí tener funcionando esto siempre, así que tened la seguridad que si hay caídas….el servicio se va a recuperar. No nos preocupemos nosotros… Ya lo hacen ellos.

Y sobre todo… diversifiquemos. Todo está pensado para diversificar y usar distintas herramientas, así que…hagámoslo.

Notas:

Curso de Gmail

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Cuál es la mejor nube y la más segura

By Podcast No Comments

En el episodio de hoy voy a intentar responder a dos preguntas, o al menos arrojar algo de luz, sobre qué nube es mejor y qué nube es más segura. te contaré cómo de seguras son las nubes públicas más conocidas y te doy mi opinión sobre alguna otra. Y para finalizar hablaremos de qué hay que tener en cuenta para considerar una u otra

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Cuando me estaba planteando qué contarte en este segundo episodio sobre la nube, tanteé varias opciones, varias ideas. Una de ellas, y lo adelanto aquí ya, es la pregunta de qué nube da más espacio de almacenamiento gratis actualmente, que no os voy a contar porque hay comparativas estupendas en la web. Encontraréis fácilmente la respuesta si hacéis una búsqueda.

Lo cuál me lleva a las dos preguntas a las que voy a intentar, ya me diréis si lo consigo, arrojar algo de luz: qué nube es mejor y qué nube es más segura.

Seguridad en la nube

Bien. Voy a empezar por el tema de la seguridad. Prácticamente cualquier nube es más segura que tu ordenador personal. Hay profesionales de la seguridad informática que se ocupan cada día de actualizar, modificar, cambiar parámetros…

Ventajas: yo no me ocupo de esto. Sé que mis datos están seguros porque el riesgo de que alguien obtenga información es muy bajo, pero nunca cero. Nunca cero porque una parte de la seguridad eres tú: contraseñas seguras, no le des la información a nadie, usa plataformas como kepass, lastpass, etc… No las tengas en un Word en tu ordenador que lleva sin actualizar el antivirus, o pasarse un antivirus, dos años porque te da pereza…

Para esto hay profesionales.

Cuál es la más segura

En términos de protección, tanto DropBox como Google, Microsoft o Apple, cumplen con todos los requisitos que se le presupone a un servicio de este tipo. A nivel empresarial, os puedo asegurar (y a poco que busquéis lo encontráis), que todas cumplen con las normativas empresariales e internacionales, como son la RGPD y la HIPAA, copias de seguridad respaldadas,… en fin, un montón de cosas técnicas. Y además, son auditadas por personal externo que se encarga de verificar que esto es así.

Además, tanto Microsoft como Google tienen un programa de recompensas por detectar vulnerabilidades.

Las conexiones que se hacen para subir/bajar archivos también son seguras al ir cifradas con protocolos de seguridad (fijaos siempre en la S de https). Los correos igual.

Hablo sobre todo de estas, porque son las más conocidas. Tengo mis dudas al respecto de otras, porque hoy en día quien no tiene una nube, parece que no hace nada bien en la vida. Pienso ahora en Samsung y Xiaomi. Yo particularmente, no subo nada a ninguna nube que no sea de las mencionadas (Dropbox, Google, Microsoft, App o Amazon). Y con Amazon tengo mis dudas.

Con respecto a si los datos en los servidores están cifrados, pues sí. También allí se cifran precisamente para evitar que cualquier acceso no autorizado pueda acceder a la información de esos archivos. Pero volvemos a lo de antes… Si el problema eres tú, no le eches la culpa a Apple, ¿no? ¿Os acordáis del celebgate? Aquel robo masivo de fotos de famosas actrices en momentos delicados que se subió a la red en 2014. El hacker accedió a las fotos de la nube de Apple a través del phising: dame tu contraseña.

La vulnerabilidad al final somos nosotros. Mil ojos!

La mejor nube

Si la seguridad no es un problema, porque todas (las grandes) son seguras… la contestación a la pregunta de qué nube es mejor, depende de muchas circunstancias.

La primera de ella es: para qué. De qué estamos hablando. Lo que suelo aconsejar es apostar por un modelo de nube pública tirando de privada cuando sea necesario. Lo que viene siendo un modelo mixto.

Pública

Con la nube pública, podemos prescindir de licencias por software ofimático, si nos decidimos por Google o por Microsoft con distintos niveles de pago, obviamente, dependiendo de los usuarios que accedan a la nube y del tamaño que se ocupe en cuanto a datos.

Voy a hacer un inciso para darte varias buenas noticias: Si eres una empresa de formación o un colegio: Tango Google como Microsoft tienen planes especiales para ti. Si eres una ONG o una Organización sin ánimo de lucro, también puedes optar a planes especiales de precio, llegando a salirte gratis las licencias.

La ventaja de la nube es obvia: poder tener a varios usuarios trabajando de forma colaborativa en el mismo documento al mismo tiempo, lo que me parece fundamental hoy en día. Poder hacer clases, formaciones online y reunir a toda la organización, mantener a la organización conectada desde cualquier parte (ojo, en horas de trabajo).

Y en el caso de Microsoft, el Gestor documental de Sharepoint o incluso el Flow, con el que a mí me parece que puedes hacer virguerías. En el caso de Google, su buscador, son puntos a tener en cuenta a la hora de decidirte por una o por otra.

Si os preguntáis qué es un gestor documental: pues es un sistema que está pensado para almacenar y controlar todos los documentos de una organización.

Que también os digo, tengo la sensación cada vez más que Sharepoint tiende más hacia Google ahora que hace unos años, si no fuera porque puedes desarrollar aplicaciones específicas que pueden servir para organizar de una forma mejor, los flujos de trabajo.

Privada

Y el caso de nube privada sería cuando tenemos una aplicación propia de la organización, un software hecho a medida o instalado en nuestros servidores y al que queremos poder acceder desde distintos sitios con seguridad y acceso controlado… pues necesitas una nube privada. Si ya lo tienes en tu servidor, tú mismo puedes montarte esa nube privada. Si quieres externalizar ese tema, que te lo lleve un profesional que se dedique a esto, pues es tan fácil como buscar algún proveedor que te ofrezca este servicio.

Eso sí, asegúrate que sean unos obsesos de la seguridad. Que sepan qué están haciendo. Porque al final tus datos estará en sus servidores y quieres tener un control sobre toda esa información.

Así que como resumen: normalmente, un modelo mixto o uno público funciona en la mayoría de las organizaciones. Considera cambiar a la nube porque mejorarás la seguridad de tu documentación y los accesos a la misma

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Nube o Cloud: qué es y diferentes tipos

By Podcast No Comments

Todo el mundo, actualmente, lleva una nube en su teléfono. Pero, ¿qué tipos diferentes de nubes hay? ¿Qué las diferencia? ¿Puedo usar la misma para mis cosas que para los datos de la empresa?

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Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Hoy en día, todos sabemos lo que es una nube y nos guste o no, hasta llevamos una en nuestro móvil. Por eso, no me voy a extender en explicar lo que es la nube: la nube es un almacenamiento remoto, es decir, un conjunto de servidores que dan servicio de almacenamiento.

Y, ¿cómo podemos desarrollar esto y aprovecharlo para nuestra empresa?

Tipos de nube

Lo primero a tener en cuenta son los tipos de nubes que existen. Básicamente hay tres:

  • Pública
  • Privada
  • Híbrida

La nube pública requiere de una persona que haga un control, es decir, una persona o un grupo de personas, que sean administradores y que te permiten o no usar los servicios. Las nubes públicas, cuentan con sus propios sistemas de seguridad.

También son las que más bajo coste tienen y además requieren poco mantenimiento.

En cuanto a la nube privada, son solo aquellas empresas o usuarios que tienen un control específico. Suelen estar localizados en otros sitios. La ventaja es que te dan la posibilidad de configurar el sistema de almacenamiento según lo que tú necesites.

Luego está la combinación de los dos sistemas anteriores: la nube híbrida. Por ejemplo, una empresa que tenga parte de los datos, por ejemplo, la parte correspondiente a contabilidad en una nube privada, y otra parte de los datos, que solo requieran una seguridad estándar, en una nube pública.

Pero tenemos que ser conscientes de que la nube también tiene sus riesgos, ya que tú te conectas a un ente a través de internet, y este ente puede funcionar o no, dependiendo de su la nube se ha caído o no.

Amazon lidera el 33% del mercado. Azure, que es Microsoft, y GoogleCloud, representan el resto.

Ejemplos de nubes

Tipos de nubes que hay:

  • Amazon
  • Google Cloud
  • Azure, que es Microsoft
  • Dropbox, que es la que inició todo esto
  • iCloud, de Apple
  • Mega
  • Mediafire

La primera nube que salió, Dropbox, sigue funcionando muy bien y teniendo miles de usuarios. Pero a una empresa no se la recomendaría. Para almacenar los datos de una empresa, lo mejor sería Google o Microsoft o, incluso, una combinación híbrida entre nube privada y pública, pero no Dropbox.
Dropbox la veo para almacenamiento de cosas tuyas, de las que quieres tener una copia de seguridad, o para compartir archivos con otras personas. Pero profesionalmente, no recomiendo Dropbox, pq para las capacidades que tiene una pequeña o mediana empresa, nos vamos a Google o Microsoft.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Procesos operativos: ideas para automatizar

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Los procesos operativos son aquellos que permiten desarrollar los productos o los servicios a las diferentes empresas. Hay muchos otros procesos, pero quizás estos son los que podemos empezar a automatizar antes. Reconocerlos es importante para empezar a trabajar en ellos.

Os pongo tres ejemplos de empresas totalmente diferentes con sus procesos operativos. Y hablo no sólo de ellos si no también de elementos que se pueden empezar a sistematizar y después, automatizar.

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

La semana pasada te contaba cómo podíamos identificar procesos y para qué nos podía servir identificarlos. Esta semana quiero darte ejemplos comunes de procesos operativos, con la idea de que puedas identificar procesos similares y puedas mejorarlos.

Como te comenté, uno de los «para qué», era la optimización de tu trabajo, la mejora de la eficiencia. Esto es fácil de conseguir si tienes claro qué procesos haces en tu empresa. Hoy en día hay muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a conseguir una mejora de la eficiencia sin apenas tocar nada.

También te explicaba que los que más nos pueden importar de primeras, sobre todo a nosotros (pymes, micropymes, empresarios individuales), son los procesos operativos. Digo de primeras porque, evidentemente, si tienes procesos de soporte también tendrían que ser tenidos en cuenta, pero como digo, los operativos van delante.

Empecemos por los procesos operativos, los que forman el núcleo de la producción. Luego podremos pasar a los demás.

Ejemplo 1: Diseñadores, programadores o empresas de software

No me enrollo más. Empezamos con los procesos y subprocesos correspondientes a un diseñador gráfico freelance. Este mismo ejemplo es válido para programadores o empresas que desarrollen software.

  • Análisis: se analizan las solicitudes del cliente: qué quiere diseñar (un logo, una marca completa con papelería… ), si es un diseño desde cero o si se trata de un rediseño, qué colores priman, qué misión y que valores tiene la marca… Asumamos que se trata del diseño de una marca desde cero.
  • Producción: El diseñador se sienta y hace su magia. Arrancar los trabajos.
  • Entrega del producto: el momento en el que el diseñador entrega al cliente el diseño y las diferentes aplicaciones del mismo.
  • Postventa: posibles cambios en el diseño, entrega física de tarjetas, papelería, manual de marca, etc.

Podéis preguntaros dónde está el proceso de facturación. La facturación sería un claro ejemplo de un subproceso de un proceso aún más grande y que os comenté que iría antes del proceso de análisis, que es el proceso comercial.

Relación entre procesos operativos

Los procesos están relacionados entre sí. En el proceso comercial, tenemos la presentación del presupuesto pero también la gestión de la facturación, tanto a clientes como a proveedores.

Y a su vez, el proceso de entrega del producto puede generar varios subprocesos, como por ejemplo:
Creación de presentación para el cliente 🡪 reunión con el cliente y realización de la presentación 🡪 entrega de la presentación con la información para el estudio por parte del cliente.

Como os comentaba en el anterior episodio, hay que tener en cuenta que hay que sacarlo de nuestras cabezas y plasmarlo en diagramas de flujo, para tener claro qué hay que hacer en cada momento. Esto parece sencillo de decir y es difícil de hacer, no os engaño, porque al ser tareas que tenemos automatizadas, no caemos en que son procesos y tareas.

Para el caso de una empresa de software, el proceso operativo es similar. Cambian ligeramente los subprocesos. Aunque lo de hacer magia se mantiene. Y en este caso, incluso cobra más sentido hacer una documentación para que, tareas repetitivas, todo el mundo pueda hacerlas sin pérdida (lo que viene siendo una wikipedia)

¿Más procesos que podemos tener? Formación, por ejemplo. Que estaría dentro del proceso de soporte o apoyo.

Una vez identificados los procesos operativos

En cualquier caso, cuando tengamos claros los procesos, podremos hacernos preguntas:

  • ¿Dónde pierdo tiempo? ¿Puedo mejorar el subproceso de la presentación del cliente? ¿Puedo crear, por ejemplo, una plantilla estándar y cambiarla para cada presentación? ¿Qué pasa si llega alguien nuevo al equipo? Si le doy esta información a otra persona para que trabaje conmigo y haga esta parte, ¿lo entiende fácilmente o tengo que explicárselo con detalle? ¿Cómo puedo mejorar ese aprendizaje? ¿Convendría tenerlo todo en un manual o no hace falta?

Uno de los procesos más fácilmente optimizables es el de facturación. Hay muchas herramientas online para hacer una facturación automatizada al 100%. ¿Qué implica? Que llega fin de mes y no voy cliente a cliente recopilando las facturas, enviándoselas, etc. Si no que cada vez que le dé a un botón, el sistema me saque automáticamente todas las facturas y me las envíe.

Otros sistemas te permiten crear presupuestos, que el cliente los acepte con un clic y cuando finaliza el proceso, se cobra o se factura de forma automática.

Ejemplo 2: Bares y cafeterías

Os voy a poner el ejemplo de una empresa ligeramente diferente: un bar o una cafetería. Podríamos tener los siguientes procesos:

  • Proceso de análisis: qué quiere el cliente. Esto implica la atención del cliente en la barra o en la mesa y analizar la solicitud del mismo.
  • Proceso de producción: preparación de los pedidos.
  • Proceso de entrega: donde servimos el pedido a los clientes.
  • Proceso de postventa: donde podemos atender dudas o reclamaciones una vez entregado el producto.

Pero, hay más procesos. ¿Qué pasa con el stock?

  • Ahí entra el proceso de compras: acudir a los proveedores que nos sirven para la gestión de las mismas.

Y alguno más como el mantenimiento de las máquinas necesarias para hacer la producción que encajaría en el proceso de soporte.

Hay empresas que pueden no tener un servicio postventa. Por ejemplo, un notario, si hay dudas una vez finalizada la entrega del servicio entraríamos en un nuevo ciclo de producción. Una vez realizado el servicio, ahí se acaba. Otra cosa es la notaría que puede decir que una persona se encargue durante X tiempo de las dudas que puedan surgirle a una persona concreta, pero un notario como tal, acaba su proceso productivo entregado el servicio.

Ejemplo 3: Gestorías

Tercer ejemplo: Una gestoría fiscal y laboral.

  • Proceso de análisis: revisión de las necesidades que tienen los clientes.
  • Proceso de producción: Cuando se empieza a llevar la gestión administrativa de la empresa, podemos hablar de asesoramiento, cobros y pagos, seguimiento a morosos si los hubiera, peticiones que pueda tener el cliente, etc.
  • Proceso de entrega del servicio: Entrega de los libros de cuentas cuando el cliente los solicite, presentación de la contabilidad y ante las las entidades legales correspondientes, etc. (El famoso trimestre de hacienda en España, por ejemplo).

Por supuesto, hay procesos de apoyo, informáticos, de personal, formación

Este es un ejemplo de uno de ese tipo de empresas que no tiene un servicio postventa porque está integrado dentro del propio proceso de producción.

Ideas de automatización de procesos operativos

Como os he dicho, una de las tareas más fácilmente optimizables, es la correspondiente al proceso comercial. Automatización de emisión de facturas y cobro de las mismas. Automatización de los contactos con el cliente, automatización de la gestión de las facturas de proveedor, creación de los libros de cuentas…

Hoy en día no hay necesidad de hacer nada de esto a mano… Mejora la eficiencia y te ahorrará disgustos porque es más fácil que nos equivoquemos nosotros que lo haga una máquina.

Las llamadas a los posibles clientes, esas que nos han molestado a todos alguna vez, las hace un sistema automático conectado al CRM de la empresa. Se ha automatizado ese apartado, hasta que llega el humano a hablar con el otro humano al otro lado de la línea. Se deja marcado si el contestador salta, si no contesta al teléfono de forma automática. Y se programa otra llamada para dentro de X horas también de forma automática…

Automatizar el proceso de ventas puede ser tan fácil como automatizar la creación de una base de datos de clientes potenciales (os suena la fórmula de página web + lead magnet o pieza gratis a cambio de nuestros datos, ¿verdad?)

De ahí pasa a un CRM que a su vez envía de forma automática el e-mail con lo requerido por el cliente y, dependiendo de su funcionamiento, tres mails más para conocer más a fondo a la persona. Estamos más que familiarizados ya con el proceso…

También se puede automatizar la agenda, por ejemplo.

Caso particular: el subproceso de selección

Un proceso que también se ha automatizado mucho es el subproceso de selección dentro del proceso correspondiente a recursos humanos. Aquí hay mucha controversia. Se sabe que los programadores que han creado la automatización de algunos procesos, tienen sesgos, prejuicios, y sin darse cuenta por más que a veces huyan de ello, en ocasiones, lo plasman en estas automatizaciones. Hoy en día, raro es el reclutador que mira un CV sin haber pasado antes por una máquina que analiza si lo que se ha indicado se ajusta a lo solicitado. Cuando llega a un reclutador ya es una fase II.

Hace dos años salió una noticia que indicaba que Amazon, mejor dicho, la IA de Amazon no seleccionaba mujeres para los puestos. ¿Qué ocurría? Que a la IA que utilizaban para ello, se le había enseñado a examinar a los solicitantes nuevos revisando los patrones de los CV enviados a la compañía durante los anteriores 10 años. Y como la mayoría eran hombres…. acabó penalizando aquellos que incluían la palabra “femenino”.

Conclusión

Como ves, hay mucha tela que cortar, como decía mi madre, en todo este tema de procesos. Quédate con lo importante:

  • Aprende a identificar los diferentes procesos de tu empresa. Haz un esbozo de los mismos, aunque sea.
  • Ponte un objetivo, no quieras sistematizar todo a la vez.
  • Empieza a preguntarte cómo puedes hacer ese proceso más ágil.

Y cualquier duda que tengas, me llamas y me preguntas.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.[/vc_column_text]

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Identificar los procesos de trabajo de una empresa

By Podcast No Comments

Es importante conocer qué procesos de trabajo hay en tu empresa, cómo identificarlos y sobre todo, qué hacer con ellos. 

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

Siempre que hablamos de digitalizar, hablamos de procesos. Es la primera cosa que soltamos prácticamente. Al menos yo, porque para mí es el núcleo de cualquier organización y por donde se debe empezar a atacar algo tan complejo como la digitalización de una pyme.

Pero claro, cómo reconocer esos procesos de trabajo y cómo documentarlos y sobre todo el para qué meternos en este «fregao», es algo que no se suele decir de primeras. 

Analizar procesos de trabajo no es fácil, obviamente depende mucho de tu empresa o emprendimiento. Sobre todo cuando estás empezando, que empezamos siempre siendo hombres (o mujeres) «orquesta». Donde todo lo hacemos nosotros y tal y como nos gusta hacerlo a nosotro. Y cuando alguien nuevo llega al equipo, explicarle todo eso nos cuesta horrores. 

Cuando se trata de una pyme, con años ya de vida, es aún más complicado. Normalmente, no hay unas guías que te dicen cómo hacer las cosas. Si tienes suerte, te sientan con alguien que te da formación durante un tiempo. 

Digo normalmente, porque es raro donde haya algún manual que te explique cómo se hacen las cosas. Raro, no implica que no exista.  Y digo si tienes suerte por lo mismo, porque muchas veces al llegar a una empresa, es el nuevo quien tiene que mover el culo para aprender… 

Pero bueno, a lo que voy.

Necesidad de identificar los procesos de trabajo

Ya tenéis el para qué:

  • Si sois emprendedores y hombres/mujeres orquesta… Es la forma perfecta para sistematizar y estructurar lo que hacéis para que, cuando llegue alguien al equipo, que llegará, sepa cómo se hacen las cosas exactamente.
  • Si sois gerentes o directores de pyme: además de aplicar lo mismo que para los emprendedores, tenéis una razón aún más poderosa y es que no haya procesos duplicados ni repetidos ni redundantes. Conocer si hay diferencias entre lo que se está haciendo y lo que se debería estar haciendo. Y sobre todo, medir la eficiencia.

Pasa en todas las empresas, se empiezan a hacer las cosas de una manera porque siempre se ha hecho así y nadie te ha explicado que eso quizá ya no tenga sentido, porque ha pasado algo que te cambia la forma de trabajar. O tienes procesos duplicados porque “es que a veces la máquina falla y hay que revisarlo” y te quedas con la sensación que eso hay que controlarlo.

Si quieres ser más productivo, si quieres que tus trabajadores no pierdan el tiempo, es obligatorio revisar los procesos de tu empresa. 

Que realmente, esto mismo se aplica independientemente del número de trabajadores, salvo que, como digo, seamos orquesta y nosotros lo hagamos todo. Aunque el tema de medir eficiencia ya os digo que lo necesitáis porque puede, que tú no seas la persona más eficiente del mundo para hacer lo que estás haciendo…. 

Qué son los procesos de trabajo

Empecemos, entonces.

Por si no lo sabes, un proceso, tal y como se define en varias fuentes es el conjunto de actividades y recursos que transforman elementos de entrada en elementos de salida, añadiendo valor para el cliente o el usuario.

Es decir, lo que haces cuando recibes un e-mail con una petición de presupuesto, la generación de dicho presupuesto y el envío del mismo, no es un proceso en sí mismo. Es un subproceso de la fase de análisis. ¿Por qué? Porque no hay valor añadido para el cliente. 

Fases de los procesos

Si ese proceso continúa, si el cliente te da el ok, podemos decir que hemos empezado el proceso en sí mismo. Es decir normalmente tenemos las siguientes fases:

  • Análisis: se revisan las peticiones o requisitos del cliente y se determinan sus necesidades.
  • Incluso podemos decir que hay una fase previa a todo esto que es la comercial, donde el cliente solicita un producto o servicio.
  • Producción: se comienza la producción del producto final o de los servicios.
  • Entrega: le das el producto o el servicio al cliente.
  • Postventa: donde atiendes los posibles problemas, errores, etc.

Al final, no es más que una secuencia de tareas que se realizan una detrás de la otra para alcanzar una meta concreta.

Hay muchos tipos de procesos. El caso que te he puesto serían procesos operativos porque producen algo, ya sea un producto o servicio. Pero hay muchos otros procesos como: los estratégicos, que son los que ayudan a determinar las metas de la empresa, o procesos de apoyo, donde entrarían recursos humanos, mantenimiento de instalaciones, informática, etc.

Y ojo que las personas que lo realizan también forman parte del proceso. 

¿Qué sería lo ideal? Tener lo que se conoce como mapa de procesos para tener bien claro qué proceso es de un tipo y de otro.

Te dejo en las notas del podcast un blog donde explican de forma más exhaustiva todo esto del mapa de procesos. Es muy interesante y estoy segura que le sacarás partido.

Cómo podemos identificar esos procesos

Bien, hay varias formas. Partimos que normalmente, vuelvo a lo de antes, dependiendo del tamaño de la empresa, por lo general se realizan muchas tareas distintas. Y todas las tareas, por más pequeñas o nimias que sean, forman parte de un proceso

Qué pasa, que, por lo general, el proceso global, no se desconoce. Esto nos pasa mucho en informática, y es algo que siempre me he empeñado en erradicar. Hay empresas donde hay una persona que toma los requisitos y le dice al programador qué tiene que hacer. Y algunos analistas (los menos) se quedan en eso, en decirle al programador qué debe hacer sin tener en cuenta que posiblemente ese programador tenga más conocimiento que el que hace los requisitos… La información ha de compartirse, el objetivo del proceso también. Porque no conocer la situación de la tarea dentro del proceso evita las posibles mejoras que pueden realizarse.

Puedes identificar los procesos relacionando las tareas que realizan las personas, luego se agrupan y se asocian a un proceso.

Y al revés, identificas un proceso a partir del producto o servicio que se presta. De cada resultado final, se va para atrás: quién lo hace y cómo lo hace. De ahí te salen las tareas que engloban cada proceso.

Otra forma más es identificar los procesos operativos y luego buscar el resto de procesos de la empresa.

Haz las siguientes preguntas:

  • Cuál es el objetivo de ese proceso.
  • Qué le llega
  • Lo que sale de ese proceso: qué se produce.
  • Recursos (materiales e inmateriales) que se necesita para hacerlo.
  • El proceso en sí mismo, los detalles del proceso.

Qué hacer una vez identificados los procesos de trabajo

Cuando los tengas identificados, hay que documentarlos. ¿Hace falta todo? En principio los clave, los operativos sí necesitaría documentarse, por lo que te he dicho en los primeros minutos del podcast. 

Hay varias formas de documentar los procesos de trabajo, pero la más común es establecer un diagrama de flujo y crear fichas de procesos. 

En la ficha de procesos, se determina el para qué ese proceso, cuándo se inicia y cuándo finaliza. Quién tiene que hacerlo, qué otras personas intervienen, qué controles existen para confirmar que es correcto lo que se está haciendo, qué tareas se hacen, dónde puede haber problemas y algo muy importante: el indicador, o KPI en el mundo anglosajón, que te servirá para medir si ese proceso cumple con el objetivo. 

Ese indicador ha de medirse de forma periódica para saber si vas por el buen camino o algo se está torciendo.

Ejemplos de indicadores si estuviéramos, por ejemplo, en una empresa de artes gráficas sería:

  • Nivel de satisfacción de los clientes con el servicio prestado.
  • Tiempo medio de realización del producto o del presupuesto.

Si fuera un despacho de abogados podríamos medir el tiempo medio de resolución de un expediente… Si hablamos de incidencias, porcentaje de incidencias resueltas al mes.

Una vez tengamos las fichas de los procesos toca revisar y empezar a hacerse preguntas:

  • ¿Qué herramientas hay para hacer esto más sencillo?
  • ¿Se puede acortar algún paso sin pérdida de información?
  • ¿Puedo automatizar algo mediante algún software para hacer este proceso más ágil?
  • ¿Merece la pena hacer un manual para que no se pierda información?

Después toca analizar esos procesos, controlarlos de forma regular para comprobar que las mejoras, si las ha habido, surten efecto, o simplemente para saber si las cosas siguen marchando como estaba previsto.

Algunas ineficiencias en los procesos de trabajo y soluciones

Y como no quiero cerrar el podcast así, te voy a dar unas pistas unas ideas de dónde puede haber ineficiencia en los procesos de trabajo y cómo solucionarlos:

  • Dónde están los datos. Esto es algo a lo que nos enfrentamos todos, desde empresas individuales a empresas grandes. Cuando tienes que recopilar información, ¿dónde la pones? Muchas veces, donde cuadra y acabas teniendo tres blocs de notas diferentes con un Excel, el sistema contable por un lado, el CRM por el otro… Concentra los datos. Recopila toda la información en un único punto. Si usas diferentes software, mira de integrarlos todos en un único sistema de información. Si simplemente quieres tener un único sitio donde ir recopilando notas, tienes Evernote y Notion, por ejemplo. Ambas estupendas aplicaciones para recopilar datos. O One Note, si eres de Microsoft.
  • Trabajo duplicado. Imagina que una persona de tu empresa aprende a hacer algo nuevo o a mejorar algo de su proceso pero no se lo transmite a nadie más. Pues puede ocurrir que estén duplicando el esfuerzo en la realización de las tareas y vuelva ineficiente al equipo. Todo por no transmitir información, así que ya sabes. Hay que mejorar la comunicación interna y que toda la información sea compartida. Y si me permites recomendarte una aplicación, Zapiens es una herramienta brutal para compartir el conocimiento.
  • Latencias. Esto los gamers lo conocen bien. El lag, el tiempo que tardas entre hacer algo y que ese algo pase, no es sólo propio de la informática o los gamers. También se da en las empresas. Supongamos que en el proceso hay varias personas implicadas. El tiempo que tarda X en enviar la tarea a Y puede ser mayor del necesario por muchas razones: algo no funciona y hay un retraso, le interrumpen… El tiempo es un recurso limitado. Esa ineficiencia puede ser solventable fácilmente con una automatización, de forma que si X acaba el trabajo y pasado un tiempo no se le ha enviado a Y, automáticamente se envíe.

Otros ejemplos

Estos son sólo tres ejemplos pero tienes muchos más: normalmente, si hay un trabajo manual hay un proceso susceptible de ser mejorado. Si  hay alguien emitiendo facturas de forma manual, revisando papeles o validando datos generados, ahí tienes una amplia posibilidad de mejora.

Notas:

Sobre mapeo de procesos: https://aprendiendocalidadyadr.com/mapeo-de-procesos-iso-90012015/

Gestión del conocimiento en una organización: https://zapiens.ai/que-es-zapiens/

Para tomar notas y crear una base de datos de conocimiento básica:

Evernote: https://evernote.com/

Notion: https://www.notion.so/

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Digitalización de la empresa: por dónde empezar

By Podcast No Comments

La digitalización de una empresa es una tarea fácil si sabes cómo hacerlo. Si no sabes por dónde empezar o sí, pero no estás convencido del todo, aquí tienes las claves para hacer realidad la digitalización de tu empresa. 

Antes de nada, como siempre, te dejo el episodio en Spotify y en el resto de plataformas: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

Además, te recuerdo: este post es un resumen de todo el contenido que doy en el episodio. Ahí doy mucho, mucho más de lo que hay aquí.

En qué consiste la digitalización de una empresa

En episodios atrás, os hablé de la diferencia entre digitalización, digitación y transformación digital. No hay forma de ponerlo en castellano. Son dos derivados del inglés y te expliqué la diferencia en el episodio 2 del podcast.

En qué consiste digitalizarse, entonces. Consiste en utilizar las tecnologías para trabajar con menos esfuerzo y sobre todo de forma más eficiente. Por supuesto, nos tenemos que adaptar a las necesidades de los clientes. Abrir nuevos canales de comunicación, como las redes sociales, sería una de esas formas, una de esas patas más bien.

Inciso: digo tecnologías y no “nuevas tecnologías” porque a estas alturas, llamar nueva tecnología a un sistema de OCR pues no es. Es algo que salió en los años 80. Hace 40 años, era nuevo, hoy no. Hasta los móviles llevan un OCR, si me apuras.

Nueva tecnología es la IA porque aún no está implementada o desarrollada en su amplitud. Nueva tecnología es Blockchain, por lo mismo.

Pero hoy hablo de tecnología, la normal, la que venimos utilizando los últimos años.

Por qué llevar a cabo la digitalización de tu empresa

Te decía, usar la tecnología para ser más eficiente a la hora de trabajar. Bien. Digitalizar tu empresa aporta flexibilidad (podremos cambiar más rápidamente la estrategia si estamos digitalizados), permite ser más competitiva, nos permite crecer… y por supuesto personalizar la experiencia del cliente con respecto a nuestro producto o servicio.

Si es algo tan fácil, por qué el 80% de las pymes no están digitalizadas aún? 

Por varias razones:

  • El miedo al cambio.
  • El dinero que nos va a costar llevarlo todo a cabo.
  • No tener ni idea de por dónde empezar.

Con respecto al dinero, tengo un episodio de la temporada anterior del podcast que os puede ayudar a ver que realmente se trata de una inversión y no un gasto. A medio/largo plazo nos va a reportar beneficios. No se trata de algo que no vaya a tener retorno. Al contrario, aunque sea en satisfacción de tus empleados… La digitalización siempre tiene un retorno de la inversión. Te hablo de ello en el episodio 3.

Con respecto al miedo al cambio, tienes dos episodios, el 4 y el 5 donde te ayudo a desterrar estos mitos. Así que sólo me queda desterrar uno: por dónde empezamos.

Paso 1: conocer el estado de madurez digital de tu empresa

Pues bien, voy a tomar de base una guía, la correspondiente a la Cámara de Comercio, que nos permite ir paso a paso en este proceso de digitalizar tu empresa. Y sobre todo voy a ampliar mucho de lo que nos dice esa guía porque está bien, pero… es una guía que se puede quedar un poco corta cuando no sabes por dónde empezar.

En la guía, la Cámara nos dice que el primer punto es: «Conocer el estado de madurez digital de tu pyme». Es decir, dónde estás ahora. Cómo de digitalizado estás. 

Teniendo claro cómo está la empresa de digitalizada, la Cámara nos propone definir objetivos y por último elegir los socios adecuados a los objetivos marcados.

Para ayudarte un poco con el primer punto, he desarrollado una guía que está disponible en la sección de recursos y que te dará una idea de cómo de digitalizada está tu empresa. En ella te propongo diferentes preguntas, desde si tienes una web a si haces copia de seguridad y backups, pasando por qué medios de pago se permiten. Todo esto te dará, como digo, una idea. Cuantos más “no” hayas respondido, más hay que trabajar. 

Además, el gobierno tiene a nuestra disposición el sistema HADA, que permite evaluar de una manera mucho más profunda este estado. Te dejo la información en las notas del podcast. Está más enfocada a industria 4.0 pero hace un repaso sobre procesos e infraestructuras más en profundidad. 

Paso 2: establecer objetivos

Entonces, una vez tengamos claro cómo está la situación, tendremos que ponernos las pilas en cuanto a objetivos. ¿Qué quieres conseguir con la digitalización?

Básicamente, todos queremos lo mismo:

  • Ahorrar. O bajar costes.
  • Ganar más, o mejorar las ventas.
  • Trabajar menos pero ganar más. O aumentar la productividad, ser más eficiente.

Pero puede haber más objetivos: aprovechar los datos recogidos durante todo el proceso de negocio para tomar mejores decisiones utilizando tecnologías de Business Inteligence y Big Data.

Para empezar, los tres objetivos que propone la Cámara de Comercio en su guía, son más que adecuados. 

Orden de consecución de los objetivos

Y ojo que para mí hay un orden. Si logras aumentar la productividad, es muy probable que ganes más dinero. Pero no necesariamente ganar más dinero hace que mejore tu productividad, ¿me explico?

Hay un orden. Todo debe comenzar por el orden interno: mejora la productividad, haz que tus empleados sean más eficientes y como consecuencia trabajarán mejor y ganarás más dinero. Y para ser más eficiente, no hace falta gastar muchos recursos económicos. Por ahí viene también, de forma transversal, el ahorro de costes. 

Tú mejor que nadie tienes que saber qué quieres conseguir con tu empresa. Pero a veces el primer objetivo “aumentar ventas” no es el más urgente e importante. Sobre todo porque en muchas ocasiones, como digo, uno es el resultado de otro.

Ten en cuenta además, que estos objetivos son muy genéricos. La productividad, por ejemplo, incluye desde tener dispositivos móviles que accedan a todas las partes del proceso productivo (de forma que si alguien de tu fuerza de ventas está delante de un cliente, pueda conectarse y revisar en ese momento su pedido, por ejemplo), a revisar cómo comunicarnos dentro de la propia empresa. Eso implica, además, conexión móvil para tu fuerza de ventas, ¿verdad? ¿Tienes tarifa plana? ¿Cuántos móviles en tu empresa? 

Por supuesto, deberías tener clara la incorporación de un CRM. Y lo que es más importante: informar a tus empleados de cómo se utiliza y de que es absolutamente necesario mantenerlo al día.

Tener una empresa más eficiente, logrará fidelizar a tus clientes actuales al darles un servicio mucho más rápido.

Análisis de cada objetivo

Analizar cada uno de estos objetivos te va a llevar tiempo. No se puede tomar a la ligera. 

Aumentar las ventas, incluye por ejemplo, el cómo te comunicas con el cliente. ¿Tienes un sistema de soporte? ¿Das servicio de chat o de whatsapp (business, por favor)? ¿Dónde están comprando tus clientes? ¿Cómo está vendiendo tu competencia? Tienes que tener un canal online, ok, pero si vendes a otras empresas, no necesitas un carrito de la compra en tu web. Pero sí un gran canal de comunicación. Da a conocer tu empresa en el medio digital. Quizás necesites dar formación a personas dentro de tu empresa o buscar a profesionales que lo hagan. 

Como te explico, son muchas cosas las que hay que revisar cuando decides “mejorar las ventas”. Qué significa esto, exactamente…. Ahí es donde hay que mojarse.

Y entramos en la automatización. ¿Tienes un sistema de facturación? ¿O lo haces de forma “antigua”? Es decir, ¿uno a uno y a mano?

Piensa en el tiempo que ahorras si tu sistema de emisión de facturas te permitiese generar y enviar por correo electrónico todas las facturas en el momento en que tú lo determines. O bien apretando un botón.

Es totalmente posible hoy en día. Menos errores, menos problemas, menos gastos ineficientes de tiempo y dinero… 

Paso 3: elegir socios adecuados para la digitalización

Bueno, ¿tienes ya claro qué quieres conseguir? Pues el tercer punto no es otro que buscar socios. Y desde mi experiencia te diría algo más: busca en tu empresa quién puede llevar a cabo todo este proceso. Si no lo tienes dentro de tu empresa, puedes encontrarlo fuera. Yo mismamente. 

En este punto ya entra el tema tecnológico por fin. Desde tus objetivos, habrá que empezar a comprobar qué puedes ir mejorando. 

Por ejemplo: Conectividad -> está claro que tienes internet fija, ¿pero cuántos móviles tienes y quienes los tienen?

El CRM, para mi una parte fundamental, ¿cuál usar? Depende de muchas cosas, del tamaño de la empresa, de la facilidad de uso… Hay muchas herramientas en el mercado. 

El sistema contable y el ERP, lo mismo. Busca aquellos que se ajusten lo máximo posible a tu empresa porque siempre habrá problemas. Ninguna implantación ha ido como la seda jamás. Te lo digo desde mis más de 10 años de experiencia. Mejoras sí, claro. Siempre que esté bien definido, perfecto. Lo que particularmente intento es que los problemas sean mínimos. Pero problemas, siempre va a haber.

Sobro todo porque hay que gestionar a los humanos que hay detrás de todas las herramientas tecnológicas que se vayan a implantar. Hay que gestionar sus miedos, sus frustraciones y sus deseos.

Y esta es la parte más complicada de todo, gestionar a tus empleados para que vean como tú ves, que la digitalización es necesaria porque la otra opción es… el cierre de la compañía.

Notas:

Test de autodiagnóstico de madurez digital

Guía básica para la transformación digital de la pyme

Autodiagnóstico para la industria conectada

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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Teletrabajo y motivación: apoya a tus clientes internos

By Podcast No Comments

El teletrabajo ha llegado para quedarse. Creo que eso es indiscutible. Pero las herramientas tecnológicas no lo son todo. Lo más difícil es mantener la motivación de nuestros clientes internos, nuestros empleados. A continuación tienes una serie de técnicas para conseguir ese binomio, a priori, complicado: teletrabajo y motivación.

Antes de las notas, te dejo el episodio en Spotify y aquí en el resto de plataformas en las que aparece una que se está poniendo de moda: Podimo, Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

En el episodio número 7 del podcast, os daba consejos sobre el teletrabajo. Parece que han pasado ya eones de eso… Pero seguimos en el mismo sitio. Recientemente, en España se ha aprobado el decreto para las empresas y el teletrabajo que, sinceramente, me genera muchas dudas.

Por resumir te hablaba de:

  • Preparar tu empresa.
  • Asegurarte de que pueden tus empleados pueden teletrabajar.
  • Decidir cómo te vas a comunicar con ellos, cómo quieres controlar al equipo.
  • Objetivos a nivel de equipo y trabajador.
  • Formación a tus empleados.
  • Ojo con los horarios.

Hoy vamos a ponernos en la piel de los que teletrabajamos en nuestras casas. Analizaré más en profundidad el tema de la comunicación y el control y os daré estrategias para mantenernos enfocados para ser lo más productivos que podamos ser en este mundo que nos está tocando vivir, porque sí, el teletrabajo y la motivación son posibles.

Qué tipos de clientes tiene nuestra empresa

En la transformación digital se dice que el centro es el cliente. Pero nos tenemos que parar unos minutos a pensar qué clientes tenemos. No sé si lo has pensado, pero una empresa tiene más de un cliente. Tienes el cliente externo, el que compra tus productos y servicios, y el cliente interno.

Los clientes internos son aquellos que tienen una relación con tu empresa, pero que no compran tu producto o servicio. Por lo general, hablamos de los empleados y los clientes o cualquier otra empresa con la que tengas alguna relación para ofrecer tu producto o servicio al cliente final, al externo.

Cómo vemos a nuestros empleados

En términos generales, y he de decir que cada vez menos, las empresas ven al empleado (voy a ser cruda) como un recurso, como un “cacho de carne”, siendo despectivos. Repito que creo que cada vez menos. Cada vez más empresas se van haciendo conscientes de que sí, hay una relación de trabajo, pero a su vez esos trabajadores son clientes de mi empresa, esperan algo más de la empresa que dinero a cambio de su tiempo.

Quizás te parezca una visión un poco idealista. Pero, sinceramente, creo que todo esto que nos está pasando está dejando cada vez más al descubierto a “esa otra gente” que sigue gobernando las empresas con una visión y unos valores obsoletos. El teletrabajo, los ha puesto en jaque. El empleado va a salir ganando. Porque entre dos lugares similares, con el mismo cargo, responsabilidad o sueldo pero con diferente grado de flexibilidad y posibilidad de teletrabajo, etc… ¿Se quedaría tu empleado en tu empresa?

Este cambio que estamos viviendo es profundo y va a dejar huella. Está cambiando la forma de trabajar y como creo que os he comentado desde hace tiempo, cuanto antes te adaptes, cuanto antes cambies tú y tu empresa, mejor posicionado estarás, más ventajas tendrás sobre el resto.

Cómo conjugar teletrabajo y motivación

¿Todas las empresas pueden teletrabajar? Sí. ¿Todos los puestos pueden ser ejecutados a distancia? No. Habrá puestos que no podrán realizar teletrabajo, pero puedes gestionar otras cosas como: la seguridad, la tranquilidad o la flexibilidad, que garanticen que, ese cliente interno también esté cómodo en tu empresa. Si tu trabajo es reparar una máquina, difícilmente puedes teletrabajar. Si te toca patear la calle para vender… lo mismo. Pero se pueden y se deben dar otros pasos.

Creo que todo esto que estoy diciendo es de sentido común, o al menos a mi me suena a sentido común. Podemos empezar por apoyar al empleado desde el momento silla…: ¿Dónde están teletrabajando? ¿En la cocina de casa? ¿En un espacio en la mesa del salón? Es más que probable si no tenías un despacho, o quizás en la habitación de los niños, que sí contaba con una mesa de escritorio y una silla más decente que la de la cocina y que “para un rato vale”, pero no para 8 horas.

¿Y la luz? ¿Qué pantalla está usando? ¿Es la más adecuada para su trabajo? Quizás necesita ayuda con ese tema y tú como empresa puedes ayudarle. Quizás puedes enviarle por mensajería alguna pantalla que tengas por la oficina y que no se está usando y que es mejor que la que tiene en su casa…

Hablando de tecnología: ¿Tienes claro ya cómo trabajáis?

Pese a ser una firme defensora del correo electrónico, no es eficiente cuando hay mucho ruido y ese ruido puede ser fácilmente generado porque en un mismo correo hay más de tres personas en copia. Hay empresas que tienen la política de que si hay más de tres personas en copia en un correo, debe pasar al chat. Porque si empiezan a hablar entre ellos y a dar su opinión… puede que nos perdamos el objetivo principal del correo electrónico. Así que en ese caso, abre un chat y un canal. Usa las herramientas que hemos comentado para ello. Slack nació precisamente con esa idea.

La tecnología no es buena ni mala, es una herramienta que tenemos que aprender a utilizar.

Establece unas normas sobre cómo comunicarte, cómo compartir archivos… Haz una guía de trabajo, puedes pedirle opinión a tus empleados sobre qué mejoras pueden hacer. Y si puedes, establece a una persona, como responsable de asegurar que todo esto se cumpla. Estoy segura que en cualquier organización hay gente a la que le encantan las normas y el orden. Esa es la persona ideal para este “puesto”.

Tenemos el correo, el chat… ¿dónde almacenamos la información? ¿cómo vais a compartir los archivos? ¿pueden vuestros sistemas soportar modificaciones de un mismo documento en paralelo? ¿cómo se gestiona la sincronización entre el trabajo local y el trabajo en red o en la nube?

Si la empresa es suficientemente grande, tal vez hacer una intranet con toda la información del empleado, no es mala idea. Establecer una wikipedia para aquellas cosas que “siempre son así” y tener los procedimientos estandarizados… En todo esto, puede ayudarte la tecnología.

Control: uno de los enemigos del binomio teletrabajo y motivación

La desconexión. NECESARIO si quieres mantener teletrabajo y motivación. Apoyar las medidas de quitar el correo del móvil cuando no se está trabajando, sus horarios y sus límites. Hay multitud de aplicaciones que pueden ayudar al empleado y a la empresa.

Odio la frase “controle al empleado”. He visto alguna aplicación de este estilo y prometo que he salido corriendo porque no hay cosa que menos me guste. Apostemos por la autogestión. Y sólo en el caso de aquellos que no sepan o no puedan autogestionarse pasemos a un control más estricto. Serán los menos.

En el podcast anterior os hablaba de la gestión por objetivos. Es exactamente lo mismo. Este mes, queremos conseguir X. Yo te ayudo, que para eso soy la persona que lidera (el equipo, la empresa), pero tú te encargas. Si te lleva 4 horas en vez de las 8, pues mira, eso que ganas.
Aquí también entra la forma de medir la eficiencia en lugar de medir las horas. Por eso el tema del control horario me parece tan absurdo hoy en día… Tienes Trello, Asana, Tracking Time… un montón de herramientas tecnológicas que he comentado una y otra vez…

Teletrabajar en equipo

Quizá la parte más complicada es la de seguir manteniendo el sentimiento de equipo. Pues oye, plantéate que los viernes de x a y horas, hacéis una reunión con una cerveza en la mano. Sé de equipos donde el viernes se iban a comer fuera. Pues por qué no hacer un café online justo después. Y hablar de lo mismo que hablarías si te fueras a comer fuera. ¡Nada de trabajo o lo menos posible!

Quizás la clave es encontrar un equilibrio entre el trabajo a distancia y el de oficina. Hay mucho trabajo que hacer, y hay mucho trabajo interno, de cada uno de los empleados, los gerentes o directores o socios. Y dejar de un lado esa gestión tan estricta y cambiar la cultura de la compañía hacia un modelo más flexible y autónomo.

Porque esto realmente es la transformación digital. Y no sólo hacer una web, una app o abrir un canal de venta online.

Espero haberte ayudado, haberte dado ideas y técnicas que puedes aplicar ya mismo para mantener a tu equipo teletrabajando con las mismas ganas que si lo hicieran desde la oficina, para conseguir eso que parece imposible: teletrabajo y motivación.

Espero que el post y el capítulo te hayan resultado interesantes y si quieres saber más o necesitas ayuda, ya sabes dónde estoy.

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