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transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Mejorar la comunicación por texto: los mejores trucos

By Podcast, Recomendaciones, Redes sociales, Tecnologías No Comments

Con este podcast acabo el «arco» dedicado a cómo mejorar la comunicación y la forma de teletrabajar en las empresas. Pero no te confundas, que este episodio ¡es válido para todos!

Nos comunicamos más por texto ahora que en los últimos 40 años. Por eso, en este episodio, te voy a contar todos los consejos que los profesionales llevamos años aplicando para mejorar la comunicación, en este caso, por texto.

Como siempre, además de en Sporify, lo tienes en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple PodcastYoutube.

 

Al pasar a este tipo de comunicación por texto, nos faltan las señales no verbales. Todas aquellas que hacen que la comunicación sea más fluida. El tono de voz, los ojos, la expresión facial… Todo eso influye.

¿Quieres saber cómo mejorar la comunicación?

1) Revisa el mensaje y confirma que estás usando el tono correcto

No es lo mismo hablar con tu jefe, que con tu compañero. Hablar con un cliente que con un proveedor, con alguien con quien tenemos confianza o con un perfecto desconocido. Cuando digo que revises el tono, lo que quiero decir es que tengas en cuenta a quién te estás dirigiendo. Por ello, hazte estas preguntas para mejorar la comunicación por texto:

¿Puedo gastarle bromas? ¿Cómo me tengo que dirigir a esa persona? ¿Tú o usted? ¿Puedo ser un poco más duro por que es algo que ya se está repitiendo en exceso? ¿O puedo enviar el mensaje con un tono firme pero sin pecar en la dureza?

Todo esto es lo que podemos plantearnos al comprobar el tono del mensaje. Son comprobaciones que realmente cuando las tienes interiorizadas no son más que leer el mensaje y comprobar si tu tono de voz en ese texto queda correctamente reflejado.

Usa los emojis o emoticonos si son necesarios

No tengas miedo a hacerlo en mensajes de e-mail donde no se suelen poner, aunque siempre según la confianza que tengas con el receptor. De acuerdo al tono que estés utilizando.

El emoji, en nuestro cerebro, se interpreta como una cara, como una emoción. La misma frase cambia, si pongo al final una carita sonriente o una carita triste. O los monos que molan tanto… O un gatete…

Haz la prueba. Escribe: hoy es un día para estar feliz 🙂

Da la sensación de que ha pasado algo bueno y que estás feliz por ello… genial… positivo…

Ahora escribe hoy es un día para ser feliz 🙁

Verás que cambia completamente el sentido de la frase. Pienses lo que pienses es negativa! Algo ha pasado para que la otra persona haya puesto una carita triste.

Otra más. Hoy es un día para ser feliz y el mono que no puede hablar… ¿Qué interpretas? Que algo ha pasado que puede ser feliz pero no te lo pueden contar… y todo eso, ¡es la misma frase!

Pero la emoción con que la interpretamos cambia… ¿no es fascinante? Que con sólo poner un emoticono, ¿cambie completamente la interpretación?

2) Comprueba que has indicado todas las cosas importantes que quieres que se hagan.

Me pasa, a veces, que recibo tres correos sobre la misma cuestión: porque se van acordando de las cosas después de enviar el primero de ellos.

Hay que hacer eso, y… esto… y… Al final algo que podría haberse recogido en una única comunicación tienes 3 mails, 2 whatsapp y puede que hasta un mensaje en Messenger.

No hace falta correr.

Si es un mensaje de texto implica que no es tan importante como para llamar, así que, no corras.

Si tienes muchos puntos, puedes unirlos en un único correo o texto y así te aseguras que de una sóla vez, todo lo relacionado a ese asunto, está especificado.

Es más fácil hacer esto por e-mail, que por whatsapp. Pensemos que el whatsapp es otra red social adicional, por eso nunca la recomiendo para el trabajo, porque realmente es terrible para ello.

Incluso por whatsapp es más fácil escribir un párrafo que 30 líneas. Además, desde hace tiempo añadir negritas o cursivas. Si te resulta más sencillo, usa el audio. Y ten en cuenta que el resto de la gente no tiene por qué enterarse de ese audio, así que si arrancas el mensaje de audio y lo pones en tu oreja, lo oirás igual que si te llamaran. La privacidad es importante.

En cualquier caso, otro consejo, utiliza las negritas, las cursivas, las numeraciones o las viñetas. Ten en cuenta que leemos en pantallas. Y por lo general, en diagonal.

Es importante, tanto la longitud de la frase como el número de frases en un párrafo. Por eso es cada vez más necesario, hacer uso de todas estas herramientas que los sistemas disponen para que podamos llevar la atención de la persona que lee hacia aquello que realmente nos interesa.

Cuando tengas interiorizado este consejo, te aseguro que vas a mejorar la comunicación por texto muchísimo.

3) Verifica que todo lo que te preguntan está contestado

Me encuentro muchas veces que si hago una comunicación que tiene tres puntos, me devuelven un correo con sólo un punto y listo… Y las otras dos, se pierden en el éter… Eso cuando no me contestan en otro nuevo… O me mandan un whtasapp…

Es fácil que nos despistemos o que las prisas nos lleven a otra cosa. Es preferible echar algo de tiempo en contestar todo el correo a la misma vez, que sólo un trozo y darlo por hecho.

Por eso, para mejorar la comunicación, antes de enviar tu mensaje de contestación, verifica que todo está contestado. Y repito lo de antes, no hay prisa, es un correo.

De igual manera: Fíjate en qué se te pide y actúa en consecuencia… Lee bien el mensaje. Nos dejamos llevar por el sonido y la necesidad que nos surge de contestar lo más pronto posible… y contestamos a cosas que no tienen que ver con lo que se nos está pidiendo…

Ser eficiente y eficaz no tiene nada que ver con correr intentando apagar fuegos que en muchas ocasiones, ni existen

Y por otro lado, la tiranía del whatsapp, si no se contesta a un mensaje en el momento, de verdad que no pasa nada. Si no contesta a tu mensaje y es urgente, recuerda que siempre puedes llamar.

4) Lo que para ti es importante, para la otra persona no lo es.

Esto va en línea de las creencias y prejuicios de cada uno. Para mi puede ser importante que algo esté hecho en X tiempo porque amo la eficiencia. Para otra persona puede ser importante la belleza. Cuando estemos leyendo una comunicación, tengamos en cuenta que la persona que nos lo envía tiene su visión y la está plasmando en ese texto. ¿Qué quiero decir con esto?

Ocurre por ejemplo, que leemos el mensaje y vemos que falta algo que para nosotros debería estar ahí o debería estar más claro y no lo está. No lo tomemos por el lado personal, simplemente es que para la otra persona no es importante. Así que si para ti sí lo es, reclámaselo. Tranquilamente, pero pídeselo… No es personal.

Trucos para mejorar la comunicación por email

5 y 6) Acostúmbrate a responder a todos y la trazabilidad es importante.

Acostúmbrate a darle al botón de responder a todos para mejorar la comunicación por e-mail.

Cuántas veces nos ha pasado que enviamos un correo a un grupo de personas que consideramos tienen que estar informadas del tema y por error, no respondemos más que a la que lo ha enviado.

Y por otro lado, tenemos el tema de la trazabilidad. El de dónde viene y poder verificar que todo aquello que se está comentando está solicitado y/o hecho… es fundamental.

En una empresa más o menos grande, acabamos con 3 o 4 e-mails enganchados uno detrás de otro. El problema viene cuando alguien decide borrar un trozo porque ve mucho escrito. ¡Error!

Si quieres empezar otro hilo de conversación haz un mensaje nuevo con un reenviar o un responder a todos y cambia el asunto.

Igualmente, si en algún momento, en ese mismo hilo, has hablado con otras personas y vas a responder, asegúrate de revisar si todos los que están en ese correo tienen que leer toda la conversación.

Creo que todos lo hemos hecho… pero yo soy de las que se leen todo el hilo de correos para ver de dónde viene… y en algunas ocasiones he visto cosas que no debería haber visto…

Así que antes de enviar el mensaje… otro consejo para ayudarte a mejorar la comunicación.

7) Relee el mensaje antes de enviar.

Recuerdo un día y si mi entonces jefa y hoy amiga, me está escuchando seguro que también lo recuerda, que recibí un correo que no me sentó nada bien. Por todo lo que te he comentado en los puntos anteriores. No recuerdo el mensaje, no recuerdo por qué, pero recuerdo que mi contestación era brusca. Soy una persona directa y muy impulsiva así que lo primero que me sale en plan reacción no suele ser una buena idea. El caso es que yo estaba escribiendo y de repente, siento a mi jefa a mi lado diciendo: Ni se te ocurra enviar eso.

Había estado leyendo mi mensaje y aquello era un despropósito.

Así que no lo envié. La lección es precisamente esa, que si respondemos a algo por impulso, con prisas, normalmente, ni acertamos en el fondo ni en la forma.

Y ya sea por impulso o no, antes de enviar nada, párate a reflexionar teniendo en cuenta todos los consejos que te he dado.

Este último consejo es el más importante de todos. Recuerda esto siempre.

Detrás de la pantalla hay una persona

Hay muchas razones por las que una persona puede escribir un mensaje borde. Muchísimas.

Si el mensaje que te ha llegado es excesivamente brusco o borde, puede que la persona que lo ha escrito no haya pasado un buen día, puede que esté sufriendo un problema y puede ocurrir que la bilis salga a flote. Quizás es su forma de desahogarse.

Por eso, el mensaje negativo, no te lo tomes del lado personal.

Si es algo que ha ocurrido como parte de tu trabajo, analízalo y responde tranquilamente y según tu punto de vista.

Sin embargo, si es un mensaje repetitivo, es decir, si ves que todo lo que escribe es así, sinceramente, no te metas en fregaos. No merece la pena. ¿Para qué vas a gastar tiempo y energía en mancharte de barro?

De verdad, pon tu energía en algo menos penoso que un troll.

Y si tú eres quien está a punto de enviar un mensaje que pueda resultar borde, te pido por favor, que antes de enviarlo, te pares. Te analices a ti mismo y luego decidas si quieres seguir enviando ese mensaje o no.

 

Espero que todos estos trucos te sirvan para mejorar la comunicación . Si quieres que te ayude a poner en marcha algún truco en especial, recuerda que siempre puedes ponerte en contacto conmigo. ¡Nos vemos el próximo viernes!

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Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa

By Podcast, Tecnologías No Comments

Es viernes y hay podcast… y en este caso, con un artículo donde amplío aún más todo lo que te cuento en él.

En el episodio 07 del podcast no te hablo sobre cómo implementar el teletrabajo en tu empresa. En él, te cuento consejos fáciles para teletrabajar. Dado que ya tengo un artículo con este tema que puedes consultar desde este enlace, voy a complementarlo con un artículo extra. 

La comunicación es uno de los pilares en los que tiene que apoyarse cualquier proyecto. No es el principal, pero es el menos valorado, el más dejado de la mano y el que más resultados positivos da a poco que apliques alguno de los trucos y consejos que te doy.

Antes de continuar con el «extra» del episodio, te lo dejo a continuación. Está disponible en  Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast Youtube y Spotify.

 

Como complemento y dado que se trata de algo que ya he tratado, voy a darte unos cuantos consejos más sobre cómo implementar el teletrabajo en tu empresa.

¿Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa?

  • Prepara tu empresa: De nada sirve que quieras teletrabajar si tu empresa no está preparada para ello. ¿Tienes un servidor propio? Entonces habla con tu equipo o proveedor de sistemas para hacer que todo el mundo pueda conectarse al mismo. Internet se inventó para esto, ¡aprovéchalo!
  • Asegúrate de que tus empleados pueden teletrabajar: ¿tienen el equipo necesario para ello? ¿los accesos a los programas? Si trabajan con un portátil de empresa es más fácil, ya que toda la seguridad ya estará implementada. Si tienen que trabajar desde un ordenador propio, lamento decir que no es ni lo más seguro, ni lo más adecuado.
  • Decide cómo vas a comunicarte con tus empleados: Precisamente de eso va el artículo que te dejé aquí. Recuerda que no es necesario estar reunido todos los días.
  • Decide también cómo quieres tener controlado al equipo: Es decir, saber qué está haciendo cada uno, en qué proyecto o trabajo está, cuánto le queda por acabar o si necesita ayuda.
  • Establece los objetivos a nivel de equipo y trabajador: Recuerda que los objetivos tienen que ser ‘SMART’, específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un plazo determinado de tiempo para cumplirlo.
  • Da formación a tus empleados: Todos los empleados tienen que saber manejar no sólo las herramientas que ya manejan en su día a día, si no las nuevas que estás utilizando para teletrabajar.
  • Controla los horarios: Particularmente, no soy muy fan de controlar todo lo que ocurre con un trabajador. Estoy en contra de los controles horarios porque prefiero que se autogestionen. Pero si eres un maniático del control o alguno te ha dado problemas (esto es así) recuerda que puedes utilizar herramientas para controlar el tiempo que dedican a trabajar en la empresa. El control horario se debe registrar como si fuera presencial. Y atención: ¡¡Tienen derecho a desconectarse!! Utilizar la excusa del «es que como estás en casa, podrías hacer un poquito más» no sólo es ilegal, es completamente inmoral y carente de ética.

Espero que con estos consejos tengas ya suficientemente claro cómo implementar el teletrabajo en tu empresa y puedas seguir teletrabajando cuando el virus nos dé permiso de volver a la oficina.

Recuerda que además, siempre puedes contar con mi ayuda para sacarlo adelante. ¿Quieres saber cómo? Nos hacemos un café cuando tú quieras 😉

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Dominar el miedo al cambio: las mejores estrategias

By Podcast, Tecnologías No Comments

¡Bienvenido sea un viernes más de podcast! Y ojo que aquí te voy a hablar de las mejores estrategias para dominar el miedo al cambio.

Es aplicable a todo el mundo, sean empresarios o emprendedores, porque hablo directamente de las mejores estrategias para dominar el miedo al cambio en cualquier ámbito.

Te dejo con el podcast en Spotify aunque ya sabes que lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, Google Podcast, Apple Podcast y las principales plataformas de podcasting, además de en mi canal de Youtube.

 

 

Como te decía, hoy quiero compartir contigo mis mejores estrategias para gestionar el miedo al cambio.

Lo vengo hablando durante los últimos podcasts. El miedo es sano, nos ha traído hasta aquí. El problema no es el miedo en sí. Es lo que nos hace ese miedo. No nos gusta cambiar y hay razones físicas para ello. No nos gusta el cambio porque desconocemos lo que hay detrás.

Nuestro cerebro busca la comodidad y la seguridad.

Todos tenemos miedo a cambiar pero el cambio forma parte de nosotros desde que estamos aquí. Estamos cambiando constantemente. No somos inmutables y si alguien cree que lo es, permíteme dirigirme a ti concretamente y decirte que sólo crees que lo eres. Tus células cambian. Tus neuronas cambian… Tu forma de ver la vida con el paso de los años, cambian…

¿Cómo dominar el miedo al cambio?

La primera estrategia que yo utilizo para que tus empleados adopten las nuevas tecnologías, es explicarles en qué les va a ayudar esa tecnología. Y te recomendaba que tuvieras reuniones con tus empleados donde poder ponerse al día.

La primera estrategia para dominar el miedo al cambio es cuestionar si es realmente malo ese cambio.

En esas reuniones que te comentaba, aparecerán cientos de razones negativas para no implantar esa herramienta. Es miedo al cambio. Así que oblígales a que se cuestionen cómo de horrible es ese cambio. ¿Qué es lo peor que podría pasar?

Anota todo lo que les salga. Haz un brainstorming ahí mismo, que te digan qué es lo peor que les puede pasar. Y rebate punto a punto cada una de sus objeciones. Si quieres hacerlo bien, llévate todas sus ideas negativas y haz otra reunión donde habléis en un entorno abierto, de todo lo que ha surgido.

  • ¿Tienen miedo a que la herramienta les quite el trabajo y ellos se vayan a la calle? Explícales qué esperas que hagan tras la implantación de la herramienta.
  • ¿Tienen miedo a que ellos no sepan adaptarse? Comprométete a darles formación. Trabaja en la confianza de tus empleados.
  • ¿Tienen miedo a que haya un castigo? Explícales que el trabajo es en equipo y que los fallos son oportunidades de mejora. De hecho, si puedes, quita de tu vocabulario la palabra error o fracaso y sustitúyela por mejoras.
  • ¿Tienen miedo, incluso, a que después de hecho el esfuerzo de aceptar el cambio no se recompense? La empresa es un barco, o remamos todos o nos vamos a pique. Todos los esfuerzos deben recompensarse.

Dales aquello que están buscando: seguridad

Comunicación

La segunda estrategia que siempre utilizo para dominar el miedo al cambio es la comunicación.

Comunicar e incluso sobre comunicar. Vale más que seas un pesado explicando las cosas que quedarte con la información y que tu equipo no sepa por qué ni para qué todo lo que están pasando.

Porque no nos engañemos: no he visto jamás y llevo más de 10 años trabajando en esto, ningún sólo cambio o implantación que sea fácil y sencillo. Siempre siempre hay problemas. Siempre.

Así que prepárate para estar todo el rato sobrecomunicando.

También tendrás que plantearte quién tiene que hacer esa comunicación: Depende muchísimo del tamaño de la empresa. Si eres el gerente de una micropime quizás no haya una persona clara que tenga que ser tu “guía” y necesitas a alguien externo que te ayude a ello. En una pyme los “estratos” o niveles pueden estar algo más definidos y ahí podrás elegir a un grupo de personas, un equipo, que te ayuden a trasladar toda la información por todas las partes de la empresa. Además, te ayudarán a vencer las resistencias de los trabajadores.

Se trata de ser lo más transparente posible.

Además, volvemos al punto anterior. La comunicación es una calle bidireccional y más en cualquier proceso de implantación o cambio. Escucha qué te dicen. Recibe todo el feedback que puedas y trabaja de nuevo sobre ello.

Esta retroalimentación te ayudará a comprobar cómo estáis avanzando en los cambios.

Y las dos últimas estrategias que quiero explicarte hoy: Establecer siempre objetivos a corto plazo y ser persistentes.

Sí, el final es que tengamos esa herramienta que mejora el proceso X de la empresa instalado y funcionando al cien por cien, en el menor tiempo posible.

Si me admites una recomendación, aumenta un 40% ese “menor tiempo posible” y tendrás una primera visión del tiempo real de implantación.

Repito, como siempre, todo esto depende de la empresa pero hablando en líneas generales.

Ese objetivo final, lleva asociados elementos que hay que verificar con el paso de los días para ver si realmente se está consiguiendo. Tenemos una meta final. A la que sólo podemos llegar pasando etapas. Como la vuelta ciclista.

En muchos casos la definición de las etapas y de los objetivos ya estarán bastante definidas.

Si no están, toca definir las etapas y explicarlas a las personas implicadas.

Y siempre, haz un seguimiento del tema. Ya seas tú mismo quien se encargue de llevarlo a cabo o ese equipo que te he propuesto anteriormente, hay que hacer un seguimiento cada cierto tiempo para ver cómo se van quemando etapas.

Esas etapas, esos objetivos a corto plazo, son los que tienen que llevarse a cabo en el día a día.

Al final, tras pasar por todas las etapas, tendremos cumplido el objetivo principal sin darnos cuenta.

Cuando creas que ya se han cumplido, recompensa a tus trabajadores de alguna forma. Todos los éxitos por pequeños que sean, han de ser recompensados.

Dominar el miedo al cambio… si no eres una empresa

Hasta ahora te he dado estrategias para aplicar si eres una pime o micropime. Pero las mismas, con algunos cambios, son las que tenemos que utilizar cuando queremos hacer cambios en el terreno personal o de autónomos.

Podemos cambiar una, la de comunicación, por otra que he tocado por encima: ser consistente o disciplinado, pero el resto de estrategias podemos aplicarlas exactamente igual.

El miedo al cambio puede gestionarse de una forma muy sencilla. Planteémonos si realmente eso nuevo que quiero instalar en mi día a día es tan terrible.

¿Qué es lo peor que puede ocurrir? ¿Que no puedas adaptarte? Te puedo asegurar que hay mucha gente que ya lo ha hecho y lo más seguro es que haya un tutorial en Youtube explicándote cómo hacerlo.

Comunicar el por qué y para qué, quizás no sea, como apuntaba antes, del todo necesario pero no viene mal tener un pos-it, una nota, una imagen, algo que te recuerde cuál es el motivo por el que estás implementando ese cambio o esa mejora.

Vas a liberar tiempo. Vas a dedicar dos horas a hacer las facturas en vez de siete… piensa en una imagen o escribe una frase que te lo recuerde.

Porque esa es otra trampa de nuestro cerebro: es un poco mentirosillo y de repente, te olvidas por qué estás haciendo ese cambio salvo que lo tengas tremendamente interiorizado o ya lo hayas conseguido.

Establece también objetivos a corto plazo y revisa que los vayas cumpliendo. Y no dudes en plantearte un sistema de recompensas.

Y sé consistente en la utilización de la herramienta y vencer el miedo al cambio.

Es verdad que cuanto más sencilla es la herramienta más fácil es utilizarla y menos disciplina vas a necesitar para seguir utilizándola. Por eso, no busquemos herramientas complejas. Útiles, sencillas de usar y fáciles de entender.

Como conclusión, te recuerdo aquí las estrategias a utilizar:

  • Haz que tus empleados cuestionen cómo de malo es ese cambio y dales seguridad.
  • Sobrecomunica, sé lo más transparente posible.
  • Establece objetivos a corto plazo
  • Haz seguimiento y sé consistente en el tiempo.

Como siempre, si tienes dudas o quieres que te ayude a poner en práctica estas técnicas, ya sabes, contáctame

¡Gracias!

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Tres técnicas para que tus empleados amen la tecnología

By Podcast, Tecnologías No Comments

¡Un viernes más hay podcast en la casa! Hoy te voy a compartir tres técnicas. Tres recomendaciones cruciales y 100% efectivas para que tus empleados acaben amando la tecnología que quieres implantar.

Como siempre te dejo con el podcast en Spotify y lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y  las principales plataformas de podcasting.

 

Cuando nos liamos a implantar algo, si nos damos cuenta, podemos ver muchos muchos miedos.

Todos esos miedos están relacionados con el aprendizaje: tenemos miedo al fracaso. Miedo a arriesgarnos. Miedo a que nos echen la bronca por hacerlo, miedo a cometer errores.

Y el más grande de todos: el miedo a las propias competencias.

Todos esos miedos hacen que se vea la tecnología como algo “para otra gente”. Personas que saben de qué va el tema. Y nosotros, lo acabamos viendo como algo complicado, complejo…

Estas técnicas que hoy comparto contigo son las mismas técnicas que llevo aplicando los últimos años para hacer que personas que odian la tecnología, pasen a aceptarlas y en algunos casos… ¡a amarlas!

La primera técnica

La primera técnica 100% efectiva para hacer que tus empleados acaben adaptando la tecnología que quieres implantar no es otra que:

Explicarles en qué les va a ayudar esa tecnología.

Ante el primer momento de rechazo es fundamental que les expliques por qué y para qué estáis implantando esa nueva tecnología.

En el episodio cuatro te ponía el ejemplo de un trabajador que de repente ve liberada su mañana porque una herramienta automatizada hace en tres minutos un informe que a él le llevaba tres horas Y te conté que la respuesta del trabajador fue “no lo quiero y no lo necesito”.

En esa empresa, la herramienta no se llegó a implantar porque esa persona era la responsable de tomar esa decisión. Y ante el miedo, optó por el refrán de “virgencita virgencita, que me quede como estoy”

¿Qué podíamos haber hecho mejor?

Para empezar, explicarle por qué queríamos esa herramienta en la empresa. Queríamos esa herramienta porque no es necesario que una persona dedique tres horas a pintar cosas en un Excel. Eso es desaprovechar a la persona.

Hay que hablar con esos trabajadores que van a utilizar esas nuevas herramientas tecnológicas que de base son un no. Y aquí entras tú o el responsable directo del trabajador… Quien mejor les conoce tiene que explicarles las razones de ese cambio.

Y una recomendación adicional, la imposición no funciona a largo plazo. Puede funcionar a corto, pero a largo acabará olvidándose.

En algunos casos incluso llegarán a sabotear la herramienta y tu empresa acabará con un “mueble” precioso, un rolls royce por el que estás pagando una pasta pero al que, al final, no le sacas partido porque a tu chófer le gusta más el coche que estáis usando ahora.

Es una analogía muy simplista pero creo que funciona para ilustrar lo que quiero explicarte.

Tienen que entender y ver lo que tú ves cuando hablas de esa nueva herramienta tecnológica que quieres implantar. Explica claramente los beneficios que van a obtener:

  • Reduciremos costes de almacenamiento
  • Serás más rápido y eficiente haciendo la tarea
  • Más tiempo para dedicarle a tareas más interesantes
  • Mejorarás tu currículum.

Hay mil razones que puedes esgrimir. Tienes que encontrar la que mejor funcione a cada caso.

Explicarles de forma razonada para que entiendan por qué y para qué se está implantando una nueva herramienta puede hacer que abran la puerta a empezar a utilizarla. Pero hay que ser constantes y consistentes y aquí entra la segunda idea.

La segunda de las técnicas

No es otra que:

formación, formación y formación.

De base, no nos gusta aquello que desconocemos. Entonces, por qué dejar que se enfrenten solos a algo que es completamente nuevo y que no habían visto nunca?

Creo en una formación continua. Creo en un soporte a largo plazo. Una formación de dos o tres horas para procesos que en cualquier empresa son más o menos complejos, no son válidas.

Necesitas tener a una persona “al otro lado de la línea” con una paciencia infinita y que te ayude a que tus empleados aprendan a manejar esa tecnología.

La formación y que ellos puedan hacer las preguntas durante más tiempo del planteado inicialmente son absolutamente necesarias.

¿Por qué digo esto?

He comprobado que por mucha formación que hagas siempre va a haber casos que no aparezcan en las mismas.

De por sí todas las formaciones se quedan cortas, te lo puedo asegurar. Además, durante las formaciones y he dado muchas durante los últimos 10 años, los empleados están más preocupados en cómo hacen ellos ahora las cosas que en aprender las nuevas formas que la herramienta les ofrece.

Esto provoca a su vez desconfianza en la herramienta y en sus propias capacidades.

Y empiezan las dudas.

No son capaces a ver que todo tiene solución. Si hay algún proceso que ahora es redundante y con esa nueva tecnología lo cambian, van a corregir un problema. Si no es redundante y la nueva herramienta no lo hace, se puede añadir…

Y en cualquier caso, google tiene respuestas para todo. Siempre encontrarás un tutorial gratuito que poder usar. Hay muchas herramientas que tienen incorporada una base de datos de aprendizaje y te permiten aprender por ti mismo. Aprovéchalas.

La tercera técnica

Y por último, la tercera de las técnicas que quiero compartir contigo es esta:

Trabaja la confianza de tus empleados.

Hay muchas formas de darles y transmitirles esa confianza. Muchas fórmulas y técnicas que puedes usar.

Pero todas pasan por darles espacio. Que sean conscientes de que los errores, existen, van a existir durante un tiempo y no pasa nada… que haya un lugar donde poder hacer pruebas sin miedo, es absolutamente necesario. Un entorno donde podamos jugar con la herramienta, ver sus capacidades y cómo funciona… Ver los posibles casos de errores y procesos que no acaban de encajar… Dedicar tiempo en el día a día a que puedan entrenar con la herramienta es casi obligación.

Que sean conscientes que estamos aprendiendo, que el aprendizaje humano es a base de prueba y error. Dales libertad para que puedan investigar y aprender por su cuenta.

Y si hay errores, repito, no pasa nada. Estamos aprendiendo. De todos los errores se aprenden cosas.

Paso a paso, utilizando el juego para despertar esa curiosidad que les hará adaptar la tecnología que quieres implantar en tu empresa.

Reúnete con ellos para que te pongan al día de los problemas que tienen con la herramienta, que vean que estás interesado en su funcionamiento y en su utilización. Que vean implicación por parte de los directivos es necesario.

Gracias por estar ahí y como siempre, si tienes dudas o quieres que te ayude a poner en práctica estas herramientas, contáctame

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Miedo a la tecnología o tecnofobia. ¿Cómo vencerla?

By Podcast, Recomendaciones, Tecnologías No Comments

¡Miedo! Ese es el tema del cuarto podcast de Transforma tu empresa con Vanesa Ramos. El miedo a la tecnología o tecnofobia que al contrario de lo que puedas suponer existe y en diferentes grados.

Es el episodio que completa el primer mes del podcast. Para mi es el más especial hasta ahora porque toco un tema que trato mucho en mi trabajo diario con usuario y personas que sienten un rechazo profundo hacia los cambios.

Como siempre te dejo con el podcast en Spotify y lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y  las principales plataformas de podcasting.

Miedo a la tecnología o tecnofobia

La Wikipedia la define de esta forma:

La tecnofobia o miedo a la tecnología, es el miedo o aversión hacia las nuevas tecnologías o dispositivos complejos, especialmente ordenadores. Y la misma wikipedia da tres posibles tipos de tecnófobos.

Los «usuarios incómodos», los «tecnofóbicos cognitivos» y «tecnofóbicos ansiosos»

Se han hecho estudios sobre la tecnofobia… y queda claro no es una fobia como otras… además, es curioso que tenga más que ver con el ordenador que con otras herramientas tecnológicas… hablando llanamente, podríamos definir la tecnofobia como “el repelús” que nos da cuando nos enfrentamos a algo nuevo.

Pero ese “algo nuevo” es… ¡TODO!

Al margen del tema tecnológico

Los primeros médicos (allá por el siglo I) eran considerados brujos y daban miedo (la verdad es que algunos sí lo daban). Las medicinas… la electricidad? Miedo. El tren… los médicos tuvieron miedo del ferrocarril porque decían, que al pasar rápidamente de un clima a otro, las vías respiratorias no lo aguantarían.

Y por supuesto, el hecho de la existencia misma del tren era absurda porque:

quién pagaría por ir de un lado a otro en una hora cuando puede ir en su caballo de forma gratuita

La cita es del Rey Guillermo I de Prusia allá hacia 1851

Las vacunas… hace falta que hablemos del movimiento antivacunas? Miedo.

¿Por qué ocurre esto?

Por si tienes curiosidad, te dejo un artículo que resume muy bien cómo funciona el miedo en nuestro cerebro

Nuestro cerebro no ha evolucionado tan rápidamente como lo hemos hecho nosotros. Y hemos evolucionado principalmente porque una parte de nuestro cerebro se encarga de meternos miedo. La parte de nuestro cerebro que antes nos protegía de un león en la sabana, es la misma que hoy nos protege de no acabar bajo de un coche al cruzar la calle.

No nos gusta cambiar y hay una razón física para ello.

Esa parte más visceral es la que de primeras rechaza todos los cambios. Solo cuando el cambio se ha revelado inofensivo y demuestra un beneficio es cuando nuestro cerebro nos da la luz verde de “tranquilo, todo va bien”

¿Qué ocurre con nosotros y nuestras empresas?

De primeras, cualquier cambio es un no. Y puede ser un no más o menos duro dependiendo de nuestro grado de flexibilidad ante el mismo.

Pensemos ahora en una empresa donde un empleado, una vez a la semana, tienen que redactar un informe de resultados sobre las ventas que les proporcionan todos y cada uno de los productos que tienen en el catálogo. Digamos que no son muchos y que son tres horas de la vida semanal de un trabajador, es decir, tres horas dedicadas a recopilar la información y pintarla bonita en un Excel.

Llega a la empresa una mejora, un sistema que dándole a un botón, te genera el resultado esperado en 3 minutos. ¿Qué piensas que dice el usuario que dedica sus tres horas a hacer ese informe?

No. Yo esto no lo quiero. Me quita trabajo. ¿Qué hago yo entonces?

Os puedo asegurar que estas palabras son literales.

Ese es el problema. Que cuando una nueva herramienta se implanta hay que dejarles muy claro a nuestros empleados el por qué y el para qué.

Somos creativos. Usemos esa creatividad para trabajar codo con codo con la tecnología. Aprovechemos esas tres horas de tiempo extra que nos han salido para investigar, para mejorar alguna área que quieras que se mejore…

Vale, Vanesa, pero me hablas todo el rato de empresas…

Sí, pero como autónomos, ¿acaso no pasamos por los mismos problemas? Cada vez que aparece algo nuevo en el horizonte el rechazo aparece.

¿Cómo vencemos este miedo?

Debemos ser flexibles… y curiosos… esa curiosidad que teníamos de niños por todas las cosas nuevas, esa es la que nos ayudará a adaptarnos a estos tiempos inciertos donde todo promete ser automatizado.

Si nos ponemos del lado de la curiosidad estamos sí o sí más abiertos a los cambios. Seremos más creativos, porque esa misma curiosidad hace que nos abramos a la espontaneidad y a la imaginación…

Seamos curiosos con la tecnología. Y también, responsables a la hora de manejarla, cuanto más responsables seamos más seguros podemos estar.

Es igual que manejar los cuchillos a la hora de cocinar, o nuestros antepasados con el fuego!

Tenemos que ser conscientes de que hay peligros, sí, llamese phising, heredero africano o robo de datos. Pero igual que con el fuego o los cuchillos… cuando aprendamos a manejarlo se abrirá ante nosotros un mundo de posibilidades.

Ábrete a la curiosidad. Ábrete a descubrir posibilidades. Ábrete a la creatividad. Y confía en tu instinto, sé responsable usando las nuevas tecnologías pero confía en ellas.

No tengamos miedo a que algo nuevo llegue porque hasta que no aprendamos sobre eso  vamos a tener algo de recelo. Y es normal, es nuestro cerebro protegiéndonos.

Lo que no podemos hacer es crear un muro ante esa innovación o cambio porque en ese caso, si no eres flexible, si no te adaptas, es cuando estás perdido.

Te espero en el próximo episodio y de momento, nos vemos por las redes. Estoy en Linkedin, Instagram, Twitter y Youtube, todas accesibles desde aquí.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Inversión o coste: ¿qué es la transformación digital?

By Podcast, Transformación Digital No Comments

¡Hola a todos!

Vamos a por el tercer episodio del podcast Transforma tu empresa con Vanesa Ramos, que está estrechamente unido al episodio anterior. Si no lo has oído, te recomiendo que vayas ahora mismo a la entrada anterior y lo hagas. Es un episodio más corto que el anterior donde voy a intentar convencerte de por qué la transformación digital no se trata de un coste si no de una inversión.

Una de las principales barreras que tiene el impulsar la transformación digital es el coste. Sin embargo, teniendo en cuenta que el coste real de no llevarlo a cabo puede ser el cierre de la empresa, debemos empezar a verlo como una inversión en nuestro propio futuro.

Te dejo con el podcast de hoy en Spotify como cada viernes. Recuerda además, que lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y las principales plataformas de podcasting.

Inversión, ¿sí o no?

Hace un tiempo apareció un estudio de la empresa Siemens que te dejo disponible aquí, donde se analizaba el reto de la transformación digital y su impacto en la economía.

En este documento, se llegaban a una serie de conclusiones que quiero compartir contigo.

Por un lado, el 21% de las empresas encuestadas al respecto del proceso de transformación digital indica que el coste, es una de las principales barreras a la hora de llevarla a cabo. Hay más barreras, el cambio, es la primera.

En el estudio de se da a su vez una estimación de los beneficios de la digitalización en el sector industrial.

Y los datos son muy interesantes:

  • Los costes de producción y de logística pueden bajar entre un 10 y un 20%
  • El coste de inventario entre un 30 y un 50%.
  • El coste de complejidad se puede reducir hasta en un 70%
  • Los costes de calidad y mantenimiento pueden bajar entre un 10 y un 20%

Pero los beneficios de la transformación digital no se reducen al impacto en resultados operativos sino que van más allá y nos hablan de nuestros empleados.

Los efectos son muy positivos en cuanto a mejora de la productividad de los empleados, satisfacción, compromiso conciliación y ambiente laboral. Recordemos además que se refuerzan también sus capacidades y conocimientos.

Ejemplos:

Vamos a pensar en el ahorro que vas a conseguir por no utilizar tanto papel cuando consigas tener toda tu documentación en la nube.

No me alejo mucho de la realidad si pienso que al menos tienes dos armarios llenos de AZ’s con la información fiscal, de tu empresa. Ya sean facturas recibidas o emitidas.

Lo mismo si tienes expedientes con la documentación de tus clientes. Todo lo que has hecho con ellos. Quizás si tu empresa tiene más de 20 años, me puedo arriesgar a decir que tienes MUCHO papel.

¿Cuanto gasto tienes en papel, mantenimiento de impresoras, tinta o tóner al cabo del año?

Depende de tu empresa, obviamente, pero el gasto de la nube privada o pública, se aleja bastante de ese precio. Para que te hagas una idea, en Google, pagando 10€/mes por una cuenta tienes almacenamiento ilimitado.

Pongamos 10 empleados, 10€/mes, 12 meses: 1200€

Me niego a creer que anualmente, gastes menos de ese presupuesto en papel. De nuevo, depende de la empresa.

Añádele además los siguientes beneficios:

Ahorro de espacio, información siempre actualizada, seguridad documental con copias de resguardo y registro de quién ha cambiado qué, acceso a los documentos desde cualquier lugar…

Con respecto a tus empleados, el simple hecho de cambiar de gestor de correo hace que mejoren los tiempos de respuesta para con tus clientes. Un gestor de correo potente, consigue reducir el tiempo que tardas en localizar un e-mail que sabes que enviaste hace uno o dos años… O que te permite hacer seguimiento de si el usuario lo ha leído o no.

O por ejemplo, automatizar la toma de notas de una reunión de forma que en cuanto se acabe cada asistente tiene en su mail el resumen de la misma.

Y por supuesto la conciliación. Todos tenemos, en mayor o menor medida, niños, sobrinos, padres o abuelos que necesitan ayuda en un momento determinado.

El poder estar en casa, con acceso a toda la información de nuestro trabajo, es perfectamente posible (a la vista está).

No verás un retorno de la inversión de forma inmediata. Pero cuando inviertas en transformación digital, tienes que tener en cuenta que estás invirtiendo en hacer tu empresa más ágil y más competitiva de forma que las disrupciones en el sector donde se mueve no le afecte o le afecten lo menos posible.

Por eso se trata de una inversión.

Te espero en el próximo episodio y de momento, nos vemos por las redes. Estoy en Linkedin, Instagram, Twitter y Youtube, todas accesibles desde aquí.

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Transformación digital: Qué es y qué no es

By Podcast, Transformación Digital No Comments

¡Hola a todos!

Para este segundo episodio del podcast Transforma tu empresa con Vanesa Ramos, he elegido uno de esos temas que parece que nadie repara… hasta que me oyen soltar por la boca las cuatro verdades 🙂

Si empezamos a buscar información sobre transformación digital en Google, nos vamos a encontrar con que el concepto está enmarañado. En la mayoría de los casos, el concepto de transformación digital se queda corto porque se asocia de forma errónea a marketing digital. Es decir, a tener redes sociales, a tener una web donde poder vender online… y lamentablemente, el marketing digital es sólo una herramienta.

Te dejo con el podcast de hoy en Spotify. Recuerda además, que lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, y otras plataformas de podcasting.

Definiciones de Transformación Digital

La Wikipedia define la transformación digital como:

La transformación digital es el cambio asociado con la aplicación de tecnología digital en todos los aspectos de sociedad humana. La transformación digital puede ser considerada como la tercera etapa de adoptar las tecnologías digitales: la competencia digital → el uso digital → la transformación digital, con la capacidad de uso y de transformación transformadora que brinda la alfabetización digital.

Se trata del resultado de adoptar tecnologías digitales, empezamos por competencias digitales pasamos al uso digital y por último llegamos a la transformación digital.

El problema viene de traducir mal los conceptos en inglés: son tres términos diferentes: Digitization, Digitalization y Digital transformation

Este es el artículo de Forbes donde se explica el tema.

Empezamos pasando todo a ceros y unos. Luego, al evolucionar los ordenadores, también evolucionó su uso. Y como consecuencia de estos efectos, tenemos la transformación digital.

«La transformación digital es el efecto social total y global de la digitalización». Es lo que ha ocurrido cuando hemos pasado por los dos procesos anteriores.

La transformación digital implica un cambio de mentalidad, se trata de crear una cultura (social y empresarial) que acepte el cambio.

Ejemplos, los bancos

Primero pasamos de escribir a lápiz y papel a introducir la información en los ordenadores.

Como consecuencia del desarrollo de las redes de telefonía, los propios ordenadores y más tarde internet y los smartphones, tenemos acceso online a nuestro saldo bancario. Y pasamos a hacer operaciones sin levantarnos del asiento, en cualquier momento y lugar gracias a las apps y a la conexión a internet de nuestros móviles.

Gracias a todas esas innovaciones, la sociedad de hoy no se parece en nada a la de 1980. La sociedad ha cambiado. Y las empresas, los bancos, también.

Cada vez acudimos menos a los bancos. ¿Qué ha implicado esto?

Los bancos han dejado de abrir oficinas y han empezado a cerrar, donde había 10 empleados ahora hay tres… Y todo ello derivado de los profundos cambios que algo tan aparentemente sencillo como el no necesitar acudir en persona a hacer una transferencia.

En Planeta Tándem dan otra definición que también me gusta mucho:

La transformación digital se puede definir como la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas de una empresa para cambiar su forma de funcionar. El objetivo es optimizar los procesos, mejorar su competitividad y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes. Por tanto, no se trata simplemente de comprar ordenadores más potentes, almacenar datos en la nube o instalar un ERP. La transformación digital implica un cambio en la mentalidad de los directivos y los empleados de las organizaciones. Es una apuesta de futuro hacia nuevos métodos de trabajo que aprovechen todo el potencial de la digitalización.

Se trata del proceso que consigue un cambio en la mentalidad porque al final de lo que se trata es de que sobrevivamos a la famosa ola que nos viene encima.

¿Qué se busca con la transformación digital en una empresa?

Que la empresa siga siendo rentable de aquí a 20 años, que no tenga que cerrar sus puertas. Las transformaciones se van a dar sí o sí, como empresas y como personas, necesitamos saber adaptarnos a los cambios que vienen.

¿Están los cambios provocados únicamente por la tecnología?

A la vista está que no… Hasta hace unos meses os hubiera hablado de las innovaciones en cualquier ámbito, la rueda fue una innovación en su día. La necesidad de cambio puede producirse por cientos de razones. Sólo tenemos que asomarnos a la ventana ahora mismo.

No es un proceso sencillo.

Hay que reorganizar los métodos de trabajo y las estrategias empresariales pero como resultado tenemos un mayor beneficio. Se busca conseguir aprovechar al máximo las innovaciones digitales para aprovechar oportunidades que antes no existían.

Las palabras no son mías, son de Jose Facchin.

Después de todo esto, no podemos seguir creyendo que la transformación digital sea una interpretación. No podemos pensar que únicamente estamos hablando de tener redes sociales y de aprovechar la venta online.

El mal uso de las palabras, al final consigue precisamente eso, que lo que sea un proceso complejo se interprete con que «tienes que tener una web responsive y crear redes sociales». No se trata de «tecnología por tecnología».

La transformación digital va mucho más allá.

Hablamos de Inteligencia Artificial, de coches autónomos, de robotización y automatización y de contratos inteligentes.

Lamentablemente, no podemos esperar. Estamos en un punto donde debemos ser conscientes de que hay mucho todavía por hacer. Y más cuando hablamos de pymes, micropymes o autónomos.

No es arriesgado decir que nos enfocamos en sobrevivir, cuando deberíamos estar enfocándonos en muchas otras cosas.

Por esto siempre digo que el centro de la transformación digital, son las personas.

Dónde encaja el marketing digital

Como te he comentado, el marketing digital no es la transformación digital que muchos quieren venderte.

El marketing digital es una herramienta más, que encaja en tu proceso productivo como una pieza adicional. Antes hay que analizar procesos, revisar qué hace cada persona, revisar qué herramientas se pueden aplicar, revisar innovaciones…

Como las cosas importantes de la vida, se trabaja de adentro hacia afuera.

La página web, las redes sociales, es la parte más externa de la empresa, es el último paso.

¿Tiene lógica tener una página web si no tienes optimizada la parte interna de tu proceso productivo? ¿Tiene lógica tener redes sociales si no puedes dedicarte a ellas?

Y aquí me da igual si eres autónomo, empresa de producto, de servicio, una cafetería o un spa. Una vez tengas optimizados tus procesos internos empezaremos a hablar de lo que ven los demás.

Cómo saber el grado de digitalización de mi empresa

Bueno, quizás no es necesario mirarlo en grados, puede que tu intuición ya te diga en qué nivel estás.

Por ejemplo, ¿todo el mundo tiene que tener una página web?

Dependiendo del tipo de negocio, teniendo en cuenta que puede ser un local pequeño o que no realiza venta de productos en su local… pues igual con aparecer en Google My Business es suficiente. Tener una web no es sólo tener una web, es mantenerla como te he contado antes y más sabiendo cómo funciona Google.

Lo siento pero no podemos empezar a hacer la casa por el tejado.

Si quieres que me una a tu equipo para ayudarte a analizar los procesos de tu empresa, recuerda que tienes disponible mi servicio de Consultoría para la innovación

Te espero en el próximo episodio y de momento, nos vemos por las redes. Estoy en Linkedin, Instagram, Twitter y Youtube, todas accesibles desde aquí.

transforma tu empresa con vanesa ramos es un podcast semanal donde te daré herramientas y técnicas para mejorar tu empresa gracias a la tecnología. Episodio 1.

Procesos ágiles y eficientes con la tecnología adecuada

By Podcast, Tecnologías No Comments

Procesos más ágiles y eficientes con la tecnología adecuada

¡Hola a todos!

Hoy sí, comienza ya oficialmente, el podcast de Transforma tu empresa con Vanesa Ramos: Gana en eficiencia y agilidad en los procesos de tu empresa con la tecnología adecuada.

En este primer episodio del podcast te contaré por qué es necesario revisar los procesos de tu empresa antes de tomar decisiones sobre qué tecnología implantar.

Tenemos que tener siempre en cuenta que la tecnología es el medio con el que tu empresa va a ser más eficiente y productiva pero no podemos dar este paso sin conocer cómo están trabajando nuestros empleados. Aunque no los tengamos.

Además, te doy ejemplos reales de cómo la tecnología puede ayudarte en tu empresa.

Te dejo ya con el podcast, como siempre, lo tienes disponible en Spreaker, Ivoox, Apple Podcast y por supuesto, Spotify.

 

Procesos empresariales

Un proceso empresarial es el trabajo secuencial que la organización da para producir el resultado esperado. El proceso predice quién va a realizar cada actividad, con qué herramientas, cómo debe hacerlo y el resultado que se espera al ejecutarlo. Los procesos no son más que la forma por la que se hacen las cosas en tu empresa.

Todos los procesos de la empresa deberían estar definidos al 100%. Es costoso de hacer pero los beneficios que se obtienen una vez hechos, están bastante claros. Incluso los autónomos sin nadie en nuestro equipo, debemos tener definidos todos los procesos que realizamos.

Cuando están bien definidos, los procesos reducen el coste de las operaciones y te permiten aprovechar mucho mejor los recursos de la empresa eliminando acciones innecesarias o duplicadas.

Cómo debemos analizar los procesos de la empresa

Es necesario hablar con los empleados y que uno a uno vayan explicando o documentando qué hace. Es normal que se olviden casos, por eso es necesario, mantener abierta la documentación para que cuando ocurra un nuevo caso, pueda indicarlo.

Una vez revisados, verás puntos de mejoras pero sólo cuando hayas obtenido una foto de lo que ocurre en la empresa, tendrás información para poder pararte a analizar:

¿es necesario? ¿Puede hacerse de otra forma? ¿Es más rápido que lo gestione otra persona del equipo? ¿o tiene que ser obligatoriamente esa? ¿Se puede eliminar este paso? ¿Es automatizable?

Sólo cuando esté completamente revisado, podemos empezar a buscar las mejores herramientas tecnológicas para ayudarnos a mejorar los procesos.

Ventajas de aplicar la tecnología

Te ayuda reduciendo el tiempo y los errores al ejecutar los procesos, te permite eliminar o sustituir tareas. Y puedes añadir nuevas funciones que aporten valor a los procesos que ya existen.

Buscamos automatizar al máximo los pasos que conforman todo el ciclo de creación, distribución y venta de los productos o servicios de tu empresa. Aumentar la eficacia y eficiencia de todos y cada uno de los miembros de la empresa, minimizar errores, automatizar procesos repetitivos… Todo esto es lo que se busca cuando introducimos herramientas tecnológicas.

Ejemplos

  • ¿Es necesario imprimir tanto papel? Teniendo acceso a las nubes privadas o públicas, lo que antes era imprimir, sellar y volver a escanear, ahora sólo es enviar, firmar online y enviar de nuevo. Ahorramos tiempo, papel y espacio físico en la oficina.
  • Utiliza un gestor de proyecto para tener una visión de lo que está haciendo cada persona de la empresa. Además de analizar el tiempo que dedica cada trabajador, puedes integrarlo con el sistema contable. De esta forma, sabrás si el cliente es un coste o un beneficio.
  • Utiliza herramientas para gestionar las comunicaciones de tu empresa, entre los miembros del equipo, no tiene sentido utilizar el mail.
  • Hay sistemas que te permiten realizar reuniones más ágiles generando de forma automatizada el acta de la misma.
  • El acceso al puesto de trabajo, no tiene por qué hacerse desde la oficina. Con herramientas de escritorio remoto o vpn’s, podemos usar nuestros equipos sin estar físicamente en las mismas. No estoy diciendo que dejemos de acudir a la oficina, pero acudir todos los días quizás  no sea necesario.
  • Poder acceder a las facturas o a la información de un cliente mientras estás hablando con él en una reunión para aclarar puntos, acaba dando la sensación de control y personalización que el cliente espera de nosotros. Para eso sólo necesitas usar el móvil siempre que tengas acceso a tu gestor contable.
  • Comprueba si puedes automatizar el pago de facturas y ten en cuenta que puedes incorporar un lector de documentos para agilizar la entrada de las facturas de los proveedores.

Como ves, sólo habiendo revisado los procesos que tienen lugar en tu empresa podemos empezar a trabajar en qué herramientas son las más útiles. No tiene sentido intentar mejorar los costes de producción de algo, si no sabes exactamente qué es lo que ocurre con ese algo. Espero que te haya quedado claro al menos, por dónde empezar. Gracias por escucharme y si te ha gustado el capítulo, ya sabes, dale a me gusta, comparte y comenta.

Y si quieres que me una a tu equipo para ayudarte a analizar los procesos de tu empresa, recuerda que tienes disponible mi servicio de Consultoría para la innovación

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VANESARAMOS

Podcast: Transforma tu empresa con Vanesa Ramos

By Podcast, Tecnologías No Comments

¡Hola a todos!

Este año tenía una palabra encima de mi mesa que no era otra que «acción».

Entre esa palabra y el lema «Más vale hecho que perfecto» ¡arranco con el podcast!

En este programa cero, encontrarás una breve presentación del mismo. Incluyendo el por qué y el para qué de este podcast.

Además de en Spotify, puedes encontrarme en Spreaker, Ivoox y Anchor.fm

En breve (cruzo los dedos) mi podcast aparecerá también en Apple (os lo avisaré convenientemente)

El objetivo de este primer episodio y por eso es episodio 0 no es otro que… presentarme y explicarte el por qué y el para qué de este podcast.

Estamos ante nuevo modelo de mercado lleno de incertidumbre y tenemos que pensar en formas más creativas de seguir creciendo y ayudando a nuestros clientes.

De ahí me surge la necesidad de poner en marcha este podcast.

Al final, lo que quiero hacer es poder ayudarte a integrar las tecnologías en todas las áreas de tu empresa para cambiar la forma de funcionar. Quiero ayudarte con técnicas y herramientas a que optimices procesos, a que mejores tu competitividad y a que tengas nuevas formas de ofrecer valor añadido a tus clientes. Eso, nada más y nada menos, es la transformación digital.

Quiero ayudarte a que transformes tu empresa.

El podcast será semanal, no tendrá una duración de más de 10 o 15 minutos y está pensado para que los viernes, al acabar la jornada, puedas dedicarte un rato a investigar qué cosas nuevas hay en el mundo tecnológico que pueden ayudar a tu empresa.

Además, estará disponible en mi canal de youtube y como ves, en mi web, para que no tengas que volverte loco con el lápiz y papel y puedas tener a mano todos los enlaces y recursos que te iré explicando.

Espero que me permitas acompañarte durante las próximas semanas. El próximo viernes, profundizaremos un poco más en cómo puede ayudarte la tecnología a tener una empresa más eficiente y ágil en sus procesos.

Si te interesa el tema del podcast, dale a me gusta, comparte y comenta todo lo que quieras. Si me ayudas a difundir, te estaré eternamente agradecida.

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